Xây dựng trang web quản lý số điện thoại cho công ty bưu điện.
- 43 trang
- file .docx
Đề án Môn học
Lời nói đầu
Trong xã hội ngày nay các phương tiện truyền thông tin đóng vai trò vô cùng
quan trọng, đặc biệt là trong các hoạt động kinh tế chính trị. Chính nhờ có các
phương thức truyền thông này đã tạo cho con người ta xích lại gần nhau hơn,
khoảng cách về địa lý cũng bị thu hẹp lại. Một trong những phương tiện truyền
thông tin rất quan trọng đó là điện thoại, tuy điện thoại đã được phát minh ra từ lâu
nhưng đến nay điện thoại vẫn là một phương tiện truyền thông rất hữu hiệu, và đây
cũng là một phương tiện mà được rất nhiều người dân trên thế giới dùng .Tuy nhiên
ở Việt Nam ta mấy năm trước do nền kinh tế còn kém, đời sống nhân dân còn khó
khăn nên điện thoại mới chỉ được dùng ở các cơ quan, các gia đình ở các thành phố
lớn như thành phố Hà Nội, và thành phố Hồ Chí Minh. Nhưng trong những năm
gần đây do nền kinh tế nước ta đã có những cải thiệt đáng kể, đời sống của người
dân được nâng lên một bậc cho nên việc dùng điện thoại không còn ít như trước kia
nữa.Hầu như dân số nước ta đang sử dụng phương tiện truyền thông này. Chính vì
vậy nên nghành bưu chính đã gặp một số khó khăn nhất định đó là vì ngày càng có
nhiều người sử dụng nên công việc quản lý số điện thoại, khách hàng đã gặp không
it khó khăn những khó khăn này đã gây nên một số rắc rối, phiền hà cho khách
hàng, như nhấm số nhầm hoá đơn thu tiền v..v. Đây là một vấn đề vô cùng quan
trọng cần được giải quyết ngay, nên em đã quyết định chọn đề tài : Xây dựng
trang Web quản lý số điện thoại cho công ty bưu điện.
Và em cũng xin bày tỏ lòng biêt ơn vô cùng sâu sắc đến TS.Trương Văn
Tú (Trưởng bộ môn phân tích hệ thống thông tin Trường Đại Học Kinh Tế Quốc
Dân) đã giúp đỡ em rất nhiều trong các công việc thu thập tài liệu cũng như đã
hướng dẫn em trong suốt thòi gian thực hiện đề án này.
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Phần 1:Tầm quan trọng của thông tin trong hệ thống các doanh nghiệp
Trong những nhưng 80 chúng ta đã được chứng kiến sự phát triển vô cùng to lớn
của công nghệ thông tin và tầm quan trọng của nó trong các tổ chức xã hội cũng
như trong lĩnh vựuc kinh tế theo số liệu mới nhất của một tạp chí tin học của nước
Mỹ đã cho chúng ta thấy rằng mỗi ngày giới kinh doanh nước Mỹ sản sinh ra
khoảng gần 700 triệu trang dữ liệu về tin học, 235 triệu tờ phô tô copy và gần 78
triệu thư tín. Họ còn cho biết rằng hàng năm lượng thông tin này sẽ tăng khoảng
25%.
Trong thời đại ngày nay không những ở phương tây mà ngay cả ở phương đông
chúng ta phải công nhận một thực tế rằng số lượng nhân viên thu thập và xử lý
thông tin ngày càng tăng so với bất kỳ một ngành nào khác mỗi năm ước tính có
khoảng hàng triệu máy tính ra đời. Các hệ thống máy tính này đã nối chúng ta lại
với nhau, và có thể nói rằng xã hội của thời đại chúng ta ngày nay đó là thời đại
công nghệ thông tin, như ta đã biết trong những năm đầu của thế kỷ các doanh
nghiệp thường tập chung tiềm lực của họ vào công việc đó là tự động hoá các công
việc thủ công như nắp ráp để đem lại hiệu quả kinh tế, thì trong những năm gần đây
nhận thấy rằng chỉ có những công việc trí óc mới đem lại lợi nhuận cao và nền kinh
tế thế giới sẽ phát triển và ngày ngày càng cần nhiều những sản phẩm kỹ thuật cao
và nền kinh tế của nước ta sẽ đi lên nền kinh tế tri thức. Và một trong những nhân
tố để thúc đẩy nền kinh tế của chúng ta phát triển được như vậy đó chính là do sự
phát triển của công nghệ thông tin, công nghệ thông tin đã đóng một vai trò của một
lực lượng trợ giúp và là một chất xúc tác cho nền kinh tế phát triển những khái niệm
về cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ tư, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và vi tin
học là những công cụ quản lý vô cùng tốt cho các doanh nghịêp, sự phát tán của
những công cụ này đôi khi được thực hiện nhanh như chớp, như chúng ta đã biết.
Tổ chức là một hệ thống được tạo lên từ các cá thể để dễ dàng đạt được mục tiêu
thì tổ chức phải thực hiện phân công lao động chính vì thế chủ thể của quản lý phải
thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và từ chính đối tượng quản lý của mình
mà xây dựng nên mục tiêu và lập kế hoạch bố trí cán bộ sao cho phù hợp vì vậy kết
quả lao động quản lý chủ yếu là ra các quyết định để tác động vào đối tượng quản lý
để nhằm đạt được những mục tiêu đề ra chính vì vậy ta có thể nói rằng thông tin
vừa là nhiên liệu đầu vào vừa là nhiên liệu đầu ra của quản lý thông tin là thành
phần chính của chính bộ phận quản lý không có thông tin thì không thể thực hiện
quản lý được.
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Thông tin thông tin
Xử lý thông tin
đầu vào đầu ra
ra quyết định
Cán bộ
quản lý
Như chúng ta đã biết trong lịch sử có các loại quản lý sau :
Cấu trúc quản lý giản đơn:
là một loại quản lý mà chủ của tổ chức thâu tóm hết quyền lực và trách nhiệm và
vạch ra chiến lược sách lược .cấu trúc quản lý giản đơn có rất ít cán bộ trợ giúp ,và
phân cấp hầu như không có ,công việc không chuyên việt hoá và cũng ít thay đổi.
Cấu trúc quan chế máy móc:
Cấu trúc này xác định rõ ràng uy quyền ,quyền lực tập trung trong tay nhà quản lý
Cấu trúc quan chế chuyên môn:
Nhà quản lý thuê các nhà chuyên môn cho họ kiểm soát công việc của họ.lao động
chuyên môn của từng người cũng khá độc lập với lao động của các đồng nghiệp
Cấu trúc phân quyền
một tổ chức được phân thành nhiều tổ chức gần như tự trị ,không phụ thuộc nhau
Cấu trúc nhóm dự án
Các nhân viên phối hợp với các chuyên gia để thực hiện những dự án nhỏ
dựa trên yêu cầu của thị trường.
Chính vì quản lý có nhiều phương thức khác nhau với những cấp độ khác nhau
nên thông tin cũng có những cấp độ khác nhau, thông thường người ta thường chia
thông tin ra làm các cấp độ như sau
Thông tin cấp độ chiến lược
Thông tin với cấp độ chiến thuật
Thông tin với cấp độ tác nghiệp
Thông tin với cấp độ sử lý giao dịch
Chính vì thông tin có vai trò vô cúng to lớn trong các lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh
vực phát triển kinh tế xã hội, nên nước ta là một nước đang phát triển đứng trước
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
tình hình ấy các doanh nghiệp nước ta muốn theo kịp về trình độ quản lý với các
nước phát triển thì đặt ra cho chúng ta một thực tế đó là chúng ta phải áp dụng tin
học vào trong lĩnh vực quản lý vào doanh nghiệp của mình.
Đứng trước một thực tế như vậy một số doanh nghiệp đã nhận biết được điều
này nên đang và sẽ áp dụng hệ thống thông tin vào trong lĩnh vực quản lý của doanh
nghiệp mình. Một trong những doanh nghiệp đi tiên phong và cũng là doanh nghiệp
đã sớm nhận ra điều quan trọng này đó là doanh nghiệp Bưu điện thành phố hà nội
và Bưu điện thành phố hà nội đã yêu cầu Khoa Tin Học Kinh Tế Trường Đại Học
Kinh Tế Quốc Dân xây dựng cho họ một hệ thống thông tin quản lý nhân sự, quản
lý khác, quản lý số điện thoại của công ty.
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
PhầnII. Thiết Kế chi tiết
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu (Xây dựng dự án khả thi)
Tên đề tài:Xây dựng trang Web cho công ty Bưu điện thành phố Hà
Nội,Và cung cấp các dịch vụ tra cứu số điện thoại
1.Người yêu cầu :công ty bưu điện thành phố hà nội
2.Tóm lược những chức năng và nhiệm vụ của bưu điện thành phố
HàNội:
Công ty Bưu điện thành phố hà nội là một công ty chuyên cung cấp các
dịch vụ về bưu chính viễn thông cũng như dịch vụ điện thoại cố định điện thoại di
động (mobile) trong địa bàn hà nội công ty bưu chính viễn thông thành phố hà nội
là thành viên của tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam hay còn được gọi là
VDC(Viet Nam Data Communation) và dưới nó còn có các công ty con khác trực
thuộc nó như công ty bưu chính viễn thông của các quận huyện (công ty bưu chính
viễn thông huyện thanh trì, công ty bưu chính viễn thông quận hai bà trưng công ty
bưu chính viễn thông quận hoàn kiếm....)tổng cộng các công ty con của công ty bưu
chính viễn thông thành phố hà nội có thể lên đến hàng chục công ty ,công ty bưu
chính viễn thông thành phố hà nội không chỉ cung cấp các dịch vụ gọi điện thoại
trong nước mà công ty này còn cung cấp các dịch vụ các cuộc gọi đi đến các nước
khác trên thế giới như các cuộc gọi từ Việt Nam (Hà nội) đến các nước khác như,
Mỹ, Canada, Pháp, Thụyđiển, Angeri, Đanmạch, Anh, Đức......., ngoài việc cung
cấp dịch vụ điện thoại (cố định, di động, các loại thẻ điện thoại)thì công ty bưu
chính thành phố hà nội còn cung cấp các dịch vụ khác như dịch vụ Internet,dịch vụ
chuyển phát nhanh,dịch vụ điện hoa, dịch vụ tặng quà theo yêu cầu từ nhưng năm
90 lại đây trước sự phát triển như vũ bão của nghành công nghệ thông tin, cũng
như sự phát triển vô cùng mạnh của hệ thống công nghệ trong nghành bưu chính
viễn thông, cùng với sự xuất hiện của các công ty bưu chính khác ra đời, thêm vào
đó một vấn đề mới lại được nảy sinh đó là sự quá tải trong các dịch vụ 1080(dịch vụ
hỏi đáp thông qua điện thoại) một trong những thông tin mà khách hành hay hỏi
nhất đó là thông tin mà khi khách hàng của chúng ta biết số điện thoại mà không
biết chính xác địa của chủ nhân của số điện thoại ở đâu ,khu vực nào, thành phố
nào (ví dụ khi một người bạn muốn đi thăm người bạn thân của mình mà anh ta lại
không biết rõ địa chỉ của người bạn thân của mình ở đâu mà trong tay anh ta chỉ có
số điện thoại của người bạn thân để dành cho người bạn thân một sư bất ngờ khi
anh ta đến thăm anh ta gọi cho dịch vụ 1080 để hỏi địa chỉ dựa trên số điện thoại
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
nhưng dịch vụ này luôn qua tải nên đợi rất lâu gây phiền hà cho người hỏi giá thành
lại đắt )để quảng cáo cho mình bưu điện thành phố hà nội quyết định sẽ thiết kế một
trang Web để quảng cáo, giới thiệu những thông tin về công ty mình,khi đó nếu
anh bạn trên ví dụ trên không muốn gọi dịch vụ 1080 để hỏi địa chỉ anh ta có thể
vào trang Web của bưu điện, và vào trang tìm kiếm để tìm kiềm thông tin .
Mô tả qua cơ sở vật chất và nhân sự trong công ty:
Công ty bưu chính viễn thông thành phố hà nội nằm trên đường Đinh
Tiên Hoàng (ở thành phố hà nội) đối diện với hồ hoàn kiếm. Toàn bộ trụ sở của
công ty bao gồm có 5 tầng, có tổng số 35 phòng mỗi phòng vào khoảng 100m2 bao
gồm 1 phòng giám đốc, 10phòng lớn trong đó chứa các thiết bị máy móc phục vụ
cho việc kết nối các điện thoại, 8 phòng được đặt dùng cho mục đích kinh doanh
của công ty đó là, phòng cho dịch vụ gọi điện thoại, phòng bán các thiết bị bưu
chính viễn thông, phòng bán các tài liệu về bưu chính viễn thông phòng bán các
Internetcard, còn lại 9 phòng thì được dùng làm các phòng ban chính trong công ty,
cụ thể công ty có các phòng ban chính như sau
*Phòng giám đốc
*Phòng kế toán
*Phòng đáp ứng thắc mắc của khách hàng
*Phòng kỹ thuật
*Phòng Marketing
*Phòng quản trị
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Sơ đồ chức năng:
Phòng giám
đốc
Yêu cầu Giám Đốc
Phòng kỹ Phòng Phòng kế Phòng Phòng Phòng kế
thuật Markettin toán giải đáp quản trị hoạch
g Thắc
Mắc
b. Vấn đề nẩy sinh
Trong các phòng ban các dịch vụ của công ty đang hoạt động ngày càng xuất
hiện nhiều công việc mà nếu không dùng các công cụ mới khó có thể quản lý được,
và trong tương lai công ty lạiđang muốn mở thêm các chi nhánh ở các tỉnh khác, địa
bàn khác của tổ quốc, và công ty cũng đang có ý định tìm các đối tác nước ngoài, để
cùng hợp tác trong kinh doanh, mặt khác xây dựng một trang Web để giới thiệu cho
công ty mình là một công việc tất yếu mà nó không những chỉ cần với các công ty
lớn, mà ngay cả các công ty nhỏ cũng cần phải xây dưng trang Web cho riêng mình
để giới thiệu về công ty của mình, để cho các doanh nghiệp khác, kể cả những
doanh nghiệp trong nước lẫn doanh nghiệp nước ngoài đều biết đến công ty,để khi
cần thiết họ có thể liên hệ với công ty để hợp tác kinh tế, chính vì vậy công ty bưu
điện thành phố hà nội(Ha Noi Telecom) mới quyết định xây dựng trang Web cho
công ty mình.
c.Phác hoạ qua sơ đồ hệ thống thông tin bưu điện (Hà nội Telecom):
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
(sơ đồ DFD level1)
Phòng
kế
Phòng hoạch Đối tác
kế toán
Hệ thông thông tin
( Trang web)
Phòng Người
kỹ thuật khác
Khách
Phòng hàng
giải đáp Hồ sơ hệ thống
d.Đánh giá khả thi
Mặt tài chính:
Chi phí máy tính + máy In bao gồm tất cả 6 bộ máygiá tiền là: 11 triệu
Chi phí viết phần mềm quản lý : 10 triệu
Chi phí thuê xây dựng trang Web là :12 triệu
Chi phí đào tạo lại nhân lực: 2 triệu
Tổng chi phí là : 100 triệu
Mặt thời gian:
Tổng thời gian thực hiện là : 3 tháng 10 ngày
Giai đoạn 2 : Lập kế hoạch chi tiết
a. Đội ngũ phân tích viên bao gồm
Giám đốc :Lê Trung Dũng
Phân tích viên :Nguyễn Đăng Long
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Lập trình viên :Đỗ Trung Tuấn
Kỹ thuật viên : Lê Thành Nam
b.Thu thập thông tin (Phỏng vấn):
Phỏng vấn : Ông Lê trung Dũng (giám đốc công ty bưu điện thành phố)
Phỏng vấn :Ông Nguyễn văn Thành(Đại diện phòng tin học của công ty)
Phỏng vấn :Ông Dương manh Hùng(Đại diện phòng kỹ thuật) Phỏng
vấn : Bà Phan Huỳnh Điệp(Đại diện phòng kế toán) Phỏng vấn :Ông
Nguyễn văn Huân (Đại diện phòng kế hoạch)
Tài liệu nghiên cứu
+ Hồ sơ và những chặng đường lịch sử của công ty
+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên
+ Các loại hoá đơn thanh của toán công ty
+Những chiến Lược phát triển công ty (chặng đường 2000 -2005)
+ Xem bảng theo dõi lao động
+Những báo cáo tổng kết cuối kỳ,cuối năm
+ Thời gian nghiên cứu tài liêụ: 25 ngày
+ Chi phí tìm kiếm tài liệu : 1 triệu
3.Môi trường hệ thông thông tin
Một hệ thống thông tin không thể phát triển trong một môi trường trong suốt
mà nó bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó cũng ảnh
hưởng đến các nhân tố đó, tập hợp những nhân tố đó được gọi là dàng buộc hệ
thống.
Môi trường bên ngoài
Như ta đã biết hoạt động của công ty dịch vụ bưu điện thành phố hà nội chủ
yếu là cung cấp các thiết bị, dịch vụ trong nghành bưu điện, công ty là một công ty
con của công ty mẹ đó là tổng công ty bưu chính viễn thông việt nam(Viet Nam
Data Communication),và cùng với những khó khăn của công ty mẹ, cùng với sự
mở cửa thịo trường thì công ty dịch vụ bưu điện thành phố hà nội đang đứng trước
những cơ hội mới và những thách thức mới.
Cơ hội:
Trước sự tăng trưởng kinh tế của nước ta ngày càng có nhiều khách hàng đăng
ký thuê bao điện thoại, dần dần điện thoại đã trở thành thiết bị cần thiết trong mỗi
gia đình vậy nên công ty ngày càng có nhiều thuê bao hơn, thêm vào đó với sự mở
cửa thị trường công ty có nhiều cơ hội hợp tác với các công ty nước ngoài một cách
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
dễ dàng hơn, các đối tác kinh tế đến với công ty ngày một tăng tuy nhiên công ty
cũng phải đứng trước những thách thức mới do cơ chế thị trường gây ra.
Thách Thức:
Cùng với những thuận lợi do cơ chế thị trường đem lại thì đi cùng với nó
cũng là các khó thách thức, thách thức đó là khi thị trường mở cửa sẽ có nhiều công
ty cũng ra nhập ngành làm cho công ty phải chia sẻ thị trường với các đối thủ khác,
mặt khác chính vì có những đối thủ khác ra nhập thị trường cho nên đòi hỏi công ty
phải có những biện pháp để thu hút khách hàng về phía mình nên công ty phải thay
đổi trang thiết bị, máy móc, hệ thống truyền phát để phục vụ khách hàng tốt hơn,
mà trang thiết bị này trong nước chưa sản suất được công việc này thật khó.
Môi trường tổ chức
Công ty bưu điện thành phố hà nội có tất cả 100 nhân viên ,và vốn của công
ty đã lên đến hàng tỷ đồng, công ty có tất cả là 6 phòng ban với các chức năng
khácnhau
Mô tả chức năng các phòng :
Phòng kế toán
phòng kế toán là phòng có chức năng chính đó là lên các bảng cân đối về kế toán,
tính lương cho các nhân viên, lên các báo cáo cuối kỳ, lên các báo cáo tổng hợp để
trình giám đốc,ngoài ra phòng này còn có chức năng thu tiền của những khách hàng
mới đăng ký sử dụng số điện thoại, trưởng phòng kế toán còn phải ký các phiếu chi
để chi tiền mua sắm các thiết bị.
Mô hình chức năng phòng kế toán
Phòng kế toán
Nhận
Các phương thức thanh
toán
Tiền mặt Thẻ tín dụng Ngân hàng ngoại tệ
Khách hàng
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Sơ đồ luồng thông tin của phòng kế toán(DFD)
Khách Trả tiền1.0 Kiểm tra số tiền phải thu các2.0
khoản
Tính các khoản phải thu
hàng Phải
Thu đã
Kiểm tra
Phả
i
thu
3.0 Tính VAT
Trước
thuế
4.0
Lập phiếu thu
Bộ tài chính
5.0 Lập báo cáo
D3 kho hoá đơn
Ban giám đốc
Báo
Cáo
6.0 Viết phiếu phê duyệt chi
Yêu cầu chi tiền
Gửi đến
Gửi
Viết phiếu chi
đến
Gửiđến
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
c.chức năng phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật là phòng có chức năng chính đó là phòng sẽ phải sửa chữa
các thiết bị máy móc trong công ty,và còn phải khắc phục sự cố các thiết bị trong
công ty cũng như ở bên ngoài, ngoài ra phòng kỹ thuật còn phải chịu trách nhiệm đó
là khi công ty mua các thiết bị mới thì phòng kỹ thuật phải đi kiểm định chất lượng
các thiết bị mà bên bạn đã giao cho.
Sơ đồ chức năng phòng kỹ thuật(DFD):
2.0Kiểm tra yêu
cầu
1.0Tiếp nhận yêu cầu
Khách Yêu cầu
hàng gửi đi
thực hiện
3.0
Phân công sửa chữa,nắp đặt
Phòng kế toán
4.0 Phân
Thực hiện sửaCông
chữa
Trả
lại 5.0
Thu tiền sửa chữa
thông
báo
6.0Viết hoá đơn
yêu
cầu
gửi đến
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
D1
Kho hoá đơn
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Sơ đồ hệ thông trả lương phòng kế toán(DFD):
1.0
Nhân viên Ngày công
Tra ngày công Nhân viên
Ngày công
đã kiểm tra
Tính các khoản khấu trừ
phiếu lương
phiếu lương
Tổng hợp
Tổng hợp
Thu Nhập trước thuế Giám đốc
D1:HS thu nhập
Thu
Nhập
Tính
sau thuế Bộ tài chính
thuế
Phiếu thuế
Nhân viên
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Phiếu thuế
D1 Nhân viên
sơ đồ chức năng phòng giải đáp thắc mắc khách hàng(DFD):
Mô tả qua chức năng và nhiệm vụ của phòng này: phòng giải đáp thắc mắc
khách hàng bao gồm có tất cả 10 nhân viên công việc chính của phòng giải đáp thắc
mắc khách hàng trả lời những thông tin khi mà khách hàng gửi yêu cầu đến (khi
khách hàng muốn hỏi một thông tin gì đó về các vấn đề kinh tế xã hội, văn hoá, thể
thao ..... thì chỉ việc bấm số máy 1080 số máy này chính là số máy của phòng trả lời
khách hàng sau đó nhân viên trong phòng sẽ nhấc máy và trả lời những thắc mắc
mà khách hàng đưa ra ).
ngoài ra phòng trả lời thắc mắc khách hàng còn có một số các dịch vụ khác
như là dịch vụ về kể chuyện cổ tích cho các em thiếu niên,nhi đồng(khi một bé trai,
hoặc bé gái muốn nghe truyện cổ tích thì em bé đó chỉ cần bấm số máy 1080 thì lập
tức nhân viên của phòng trả lời thắc mắc khách hàng sẽ nhấc máy và sẽ đọc chuyện
cổ tích mà em bé đó yêu cầu ), dịch vụ chuyển phát nhanh (dịch vụ nhận điện hoa,
đó là khi một bạn nào đó muốn tặng hoa cho bạn của mình nhân một ngày nào đấy,
chẳng hạn ngày 8-3 mà bạn đó ở xa hoặc ngại không giám đến nhà, hay muốn dành
cho bạn mình một điều bất ngờ thì có thể gọi điện thoại đền phòng trả lời yêu cầu
khách hàng theo số 1080 hoặc yêu cầu đạt một lẵng hoa, hay một bó hoa theo ý
mình đến địa chỉ mà anh ta yêu cầu và anh ta phải cho biết số điện thoại của anh ta,
địa chỉ của anh ta sau khi nhận được yêu cầu trên nhân viên trong phòng giải đáp
thắc mắc khách hàng sẽ có nhiệm vụ gọi điện, liên hệ với tổ phục vụ của công ty để
đặt hoa cho khách hàng và nhân viên tổ phục vụ có nhiệm vụ là phải trở hoa đến địa
chỉ mà khách hàng yêu cầu, trong trường hợp khách hàng ở xa địa điểm của công ty
ví dụ như khách hàng ở Đà Nẵng thì núc này công ty sẽ phải liên hệ với bưu điện
Đà Nẵng để bưu điện Đà Nẵng sẽ chuyển hộ theo địa chỉ của công ty) chi phí cho
những lần đặt hoa sẽ được nhân viên của phòng giải đáp thắc mắc khách hàng thông
báo trước khi khách hàng đặt điện hoa, thanh toán chi phí sẽ được nhân viên điện
thoại khi thu tiền điện thoại sẽ thu (trong trường hợp thuê bao điện thoại cố định).
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Còn những trường hợp khác thì người đặt hoa phải có thẻ tín dụng, hoặc đặt
trước một khoản tiền cho đại lý bưu điện ở gần nơi mình ở
Sơ đồ biểu diễn chức năng phòng trả lời hỏi đáp
Yêu cầu khác
Những thắc mắc về dịch vụ bưu điện
đáp ứng đáp ứng
Phòng trả lời những thắc kể chuyện cho thiếu nhi
D1 kho dữ liệu lấy dữ liệu mắc đáp ứng
đáp ứng đáp ứng
đáp ứng
Yêu cầu tìm địa chỉ Yêu cầu điện hoa
Khách hàng yêu cầu thông tin kinh tế xã hội ...
Hình 3.4
Hình này mô tả qua chức năng mà phòng trả lời yêu cầu khách hàng phải thực
hiện
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Sơ đồ DFD của phòng trả lời yêu cầu khách hàng
Khách Yêu cầu
Hàng Phòng trả lời
yêu cầu
Thực hiện
T
hực hiện
1.0Xem xét đáp ứng dịch vụ đặt hàng
2.0 Xem xét và tìm
kiếm
Truy cập
D1:Khodữliệu
Gửiđến
3.0 Lưu trữ dữ liệu tìm thấy
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Mô tả qua chức năng các phòng khác (phòng mark,phòng giám đốc,
phòng quản trị).
•Phòng Marketing:
Phòng marketing là phòng rất quan trọng trong công ty chức năng chính của
phòng này đó là thu thập thông tin khách hàng, thông tin của các đối thủ cạnh tranh,
thông tin thị trường sau đó là xử lý thông tin để cung cấp cho các phòng ban liên
quan, để các phòng này ra các quyết định, vạch ra các chính sách, sách lược,đường
lối, các chiến lược kinh doanh của công ty trong tương lai, thông tin phòng
marketing cung cấp là vô cùng quan trọng, thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến
hiệu quả kinh doanh trong công ty trong tương lai, đến các chiến lược kinh doanh
trong công ty trong tương lai, cũng như lượng hàng bán được của công ty hiện tại,
ngoài ra phòng marketing còn có nhiệm vụ đưa ra các chính sách, các phương thức
để công ty bán được hàng trong tương lai vạch ra các chiến lược để xâm nhập các
thị trường mới, các chính sách để mở rộng thị trường
•Phòng quản trị:
Phòng quản trị có tất cả là 5 nhân viên, hoạt động chính của phòng này đó là
quản lý các hoạt động của nhân viên trong công ty, quản lý nguồn nhân lực trong
công ty, ngoài ra phòng này còn có nhiệm vụ tuyển nhân viên cho công ty, nếu công
ty có nhu cầu, và thêm vào đó thì phòng quản trị còn có nhiệm vụ giải quyết các
chính sách của cán bộ công nhân viên đang còn lao động, cũng như các công nhân
viên đã về hưu, thêm vào đó thì phòng quản trị còn phải có nhiệm vụ nữa đó là
phòng phải nên các báo cáo về các phong trào của nhân viên, các thành tựu và hạn
chế của cán bộ công nhân viên của công ty để báo cáo lên ban giám đốc để xét
duyệt khen thưởng kỷ luật cán bộ công nhân viên.
•Phòng giám đốc
Phòng giám đốc bao gồm có ba thành viên trong đó một giám đốc, một phó
giám đốc và một thư ký chức năng chính của phòng nàyđó là nhận báo cáo,phê
duyệt các báo cáo,ký các quyết định bổ nhiệm cán bộ trong công ty, đưa ra các
chiến lược kinh doanh của công ty trong tương lai .
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Sơ đồ chức năng của cả hệ thống(DFD):
Khách
Phòng kế đưa các hàng
hoạch lấy thông
1.0 Nhập các thông tin khách hàng
tin
báo cáo
lấy Đối tác kinh
lấy thông tin
tế
Phòng kế
đưa các
toán
báo cáo
đưa báo
cáo đưa
Phòng quản báo
trị cáo Giám đốc
gửi đến
Phòng kỹ Hồ sơ khách hàng
thuật Yê
Phòng kế
Yêucầu cầu 3.0
hoạch Yê
Lập báo cáo
Yêu cầu 2.0 tìm kiếm thông tin,nắp đặt điện thoại mới
Cá nhân
Tổ chức
Đơn vị khác
D2 kho dữ liệu
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Giai đoạn 3 :Thiết kế Lô gic
*Tài liệu nghiên cứu
Stt Tên tài liệu Mã tài liệu Cấp quản lý Mô tả
1 Hồ sơ khách hàng BDTP01 Phòng kinh Các bộ hồ sơ
doanh củakhách
hàng
2 Phiếu thanh toán BĐTP02 Phòng kế toán Hoá đơn thanh
toán của khách
hàng
3 Hồ sơ công nhân viên BDTP03 Phòng Quản trị Lưu trữ các
nhân lực thông tin về
các nhân viên
trong công ty,
như ngày sinh
ngày vào biên
chế,vào đảng
4 Phiếu yêu cầu mua BĐTP04 Phòng kế toán Phiếu này gi
trang thiết bị lại các yêu cầu
mua sắm, bán
hàng của cán
bộ công nhân
viên
5 Các loại báo cáo đã BĐTP05 Phòng giám đây là các loại
lên đốc báo cáo mà
các phòng đã
lên và báo cáo
cho giám đốc
6 Chiến lượcphát triển
Công ty 2003-2005 BĐTP Phòng giám
đốc ……………
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Lời nói đầu
Trong xã hội ngày nay các phương tiện truyền thông tin đóng vai trò vô cùng
quan trọng, đặc biệt là trong các hoạt động kinh tế chính trị. Chính nhờ có các
phương thức truyền thông này đã tạo cho con người ta xích lại gần nhau hơn,
khoảng cách về địa lý cũng bị thu hẹp lại. Một trong những phương tiện truyền
thông tin rất quan trọng đó là điện thoại, tuy điện thoại đã được phát minh ra từ lâu
nhưng đến nay điện thoại vẫn là một phương tiện truyền thông rất hữu hiệu, và đây
cũng là một phương tiện mà được rất nhiều người dân trên thế giới dùng .Tuy nhiên
ở Việt Nam ta mấy năm trước do nền kinh tế còn kém, đời sống nhân dân còn khó
khăn nên điện thoại mới chỉ được dùng ở các cơ quan, các gia đình ở các thành phố
lớn như thành phố Hà Nội, và thành phố Hồ Chí Minh. Nhưng trong những năm
gần đây do nền kinh tế nước ta đã có những cải thiệt đáng kể, đời sống của người
dân được nâng lên một bậc cho nên việc dùng điện thoại không còn ít như trước kia
nữa.Hầu như dân số nước ta đang sử dụng phương tiện truyền thông này. Chính vì
vậy nên nghành bưu chính đã gặp một số khó khăn nhất định đó là vì ngày càng có
nhiều người sử dụng nên công việc quản lý số điện thoại, khách hàng đã gặp không
it khó khăn những khó khăn này đã gây nên một số rắc rối, phiền hà cho khách
hàng, như nhấm số nhầm hoá đơn thu tiền v..v. Đây là một vấn đề vô cùng quan
trọng cần được giải quyết ngay, nên em đã quyết định chọn đề tài : Xây dựng
trang Web quản lý số điện thoại cho công ty bưu điện.
Và em cũng xin bày tỏ lòng biêt ơn vô cùng sâu sắc đến TS.Trương Văn
Tú (Trưởng bộ môn phân tích hệ thống thông tin Trường Đại Học Kinh Tế Quốc
Dân) đã giúp đỡ em rất nhiều trong các công việc thu thập tài liệu cũng như đã
hướng dẫn em trong suốt thòi gian thực hiện đề án này.
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Phần 1:Tầm quan trọng của thông tin trong hệ thống các doanh nghiệp
Trong những nhưng 80 chúng ta đã được chứng kiến sự phát triển vô cùng to lớn
của công nghệ thông tin và tầm quan trọng của nó trong các tổ chức xã hội cũng
như trong lĩnh vựuc kinh tế theo số liệu mới nhất của một tạp chí tin học của nước
Mỹ đã cho chúng ta thấy rằng mỗi ngày giới kinh doanh nước Mỹ sản sinh ra
khoảng gần 700 triệu trang dữ liệu về tin học, 235 triệu tờ phô tô copy và gần 78
triệu thư tín. Họ còn cho biết rằng hàng năm lượng thông tin này sẽ tăng khoảng
25%.
Trong thời đại ngày nay không những ở phương tây mà ngay cả ở phương đông
chúng ta phải công nhận một thực tế rằng số lượng nhân viên thu thập và xử lý
thông tin ngày càng tăng so với bất kỳ một ngành nào khác mỗi năm ước tính có
khoảng hàng triệu máy tính ra đời. Các hệ thống máy tính này đã nối chúng ta lại
với nhau, và có thể nói rằng xã hội của thời đại chúng ta ngày nay đó là thời đại
công nghệ thông tin, như ta đã biết trong những năm đầu của thế kỷ các doanh
nghiệp thường tập chung tiềm lực của họ vào công việc đó là tự động hoá các công
việc thủ công như nắp ráp để đem lại hiệu quả kinh tế, thì trong những năm gần đây
nhận thấy rằng chỉ có những công việc trí óc mới đem lại lợi nhuận cao và nền kinh
tế thế giới sẽ phát triển và ngày ngày càng cần nhiều những sản phẩm kỹ thuật cao
và nền kinh tế của nước ta sẽ đi lên nền kinh tế tri thức. Và một trong những nhân
tố để thúc đẩy nền kinh tế của chúng ta phát triển được như vậy đó chính là do sự
phát triển của công nghệ thông tin, công nghệ thông tin đã đóng một vai trò của một
lực lượng trợ giúp và là một chất xúc tác cho nền kinh tế phát triển những khái niệm
về cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ tư, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và vi tin
học là những công cụ quản lý vô cùng tốt cho các doanh nghịêp, sự phát tán của
những công cụ này đôi khi được thực hiện nhanh như chớp, như chúng ta đã biết.
Tổ chức là một hệ thống được tạo lên từ các cá thể để dễ dàng đạt được mục tiêu
thì tổ chức phải thực hiện phân công lao động chính vì thế chủ thể của quản lý phải
thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và từ chính đối tượng quản lý của mình
mà xây dựng nên mục tiêu và lập kế hoạch bố trí cán bộ sao cho phù hợp vì vậy kết
quả lao động quản lý chủ yếu là ra các quyết định để tác động vào đối tượng quản lý
để nhằm đạt được những mục tiêu đề ra chính vì vậy ta có thể nói rằng thông tin
vừa là nhiên liệu đầu vào vừa là nhiên liệu đầu ra của quản lý thông tin là thành
phần chính của chính bộ phận quản lý không có thông tin thì không thể thực hiện
quản lý được.
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Thông tin thông tin
Xử lý thông tin
đầu vào đầu ra
ra quyết định
Cán bộ
quản lý
Như chúng ta đã biết trong lịch sử có các loại quản lý sau :
Cấu trúc quản lý giản đơn:
là một loại quản lý mà chủ của tổ chức thâu tóm hết quyền lực và trách nhiệm và
vạch ra chiến lược sách lược .cấu trúc quản lý giản đơn có rất ít cán bộ trợ giúp ,và
phân cấp hầu như không có ,công việc không chuyên việt hoá và cũng ít thay đổi.
Cấu trúc quan chế máy móc:
Cấu trúc này xác định rõ ràng uy quyền ,quyền lực tập trung trong tay nhà quản lý
Cấu trúc quan chế chuyên môn:
Nhà quản lý thuê các nhà chuyên môn cho họ kiểm soát công việc của họ.lao động
chuyên môn của từng người cũng khá độc lập với lao động của các đồng nghiệp
Cấu trúc phân quyền
một tổ chức được phân thành nhiều tổ chức gần như tự trị ,không phụ thuộc nhau
Cấu trúc nhóm dự án
Các nhân viên phối hợp với các chuyên gia để thực hiện những dự án nhỏ
dựa trên yêu cầu của thị trường.
Chính vì quản lý có nhiều phương thức khác nhau với những cấp độ khác nhau
nên thông tin cũng có những cấp độ khác nhau, thông thường người ta thường chia
thông tin ra làm các cấp độ như sau
Thông tin cấp độ chiến lược
Thông tin với cấp độ chiến thuật
Thông tin với cấp độ tác nghiệp
Thông tin với cấp độ sử lý giao dịch
Chính vì thông tin có vai trò vô cúng to lớn trong các lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh
vực phát triển kinh tế xã hội, nên nước ta là một nước đang phát triển đứng trước
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
tình hình ấy các doanh nghiệp nước ta muốn theo kịp về trình độ quản lý với các
nước phát triển thì đặt ra cho chúng ta một thực tế đó là chúng ta phải áp dụng tin
học vào trong lĩnh vực quản lý vào doanh nghiệp của mình.
Đứng trước một thực tế như vậy một số doanh nghiệp đã nhận biết được điều
này nên đang và sẽ áp dụng hệ thống thông tin vào trong lĩnh vực quản lý của doanh
nghiệp mình. Một trong những doanh nghiệp đi tiên phong và cũng là doanh nghiệp
đã sớm nhận ra điều quan trọng này đó là doanh nghiệp Bưu điện thành phố hà nội
và Bưu điện thành phố hà nội đã yêu cầu Khoa Tin Học Kinh Tế Trường Đại Học
Kinh Tế Quốc Dân xây dựng cho họ một hệ thống thông tin quản lý nhân sự, quản
lý khác, quản lý số điện thoại của công ty.
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
PhầnII. Thiết Kế chi tiết
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu (Xây dựng dự án khả thi)
Tên đề tài:Xây dựng trang Web cho công ty Bưu điện thành phố Hà
Nội,Và cung cấp các dịch vụ tra cứu số điện thoại
1.Người yêu cầu :công ty bưu điện thành phố hà nội
2.Tóm lược những chức năng và nhiệm vụ của bưu điện thành phố
HàNội:
Công ty Bưu điện thành phố hà nội là một công ty chuyên cung cấp các
dịch vụ về bưu chính viễn thông cũng như dịch vụ điện thoại cố định điện thoại di
động (mobile) trong địa bàn hà nội công ty bưu chính viễn thông thành phố hà nội
là thành viên của tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam hay còn được gọi là
VDC(Viet Nam Data Communation) và dưới nó còn có các công ty con khác trực
thuộc nó như công ty bưu chính viễn thông của các quận huyện (công ty bưu chính
viễn thông huyện thanh trì, công ty bưu chính viễn thông quận hai bà trưng công ty
bưu chính viễn thông quận hoàn kiếm....)tổng cộng các công ty con của công ty bưu
chính viễn thông thành phố hà nội có thể lên đến hàng chục công ty ,công ty bưu
chính viễn thông thành phố hà nội không chỉ cung cấp các dịch vụ gọi điện thoại
trong nước mà công ty này còn cung cấp các dịch vụ các cuộc gọi đi đến các nước
khác trên thế giới như các cuộc gọi từ Việt Nam (Hà nội) đến các nước khác như,
Mỹ, Canada, Pháp, Thụyđiển, Angeri, Đanmạch, Anh, Đức......., ngoài việc cung
cấp dịch vụ điện thoại (cố định, di động, các loại thẻ điện thoại)thì công ty bưu
chính thành phố hà nội còn cung cấp các dịch vụ khác như dịch vụ Internet,dịch vụ
chuyển phát nhanh,dịch vụ điện hoa, dịch vụ tặng quà theo yêu cầu từ nhưng năm
90 lại đây trước sự phát triển như vũ bão của nghành công nghệ thông tin, cũng
như sự phát triển vô cùng mạnh của hệ thống công nghệ trong nghành bưu chính
viễn thông, cùng với sự xuất hiện của các công ty bưu chính khác ra đời, thêm vào
đó một vấn đề mới lại được nảy sinh đó là sự quá tải trong các dịch vụ 1080(dịch vụ
hỏi đáp thông qua điện thoại) một trong những thông tin mà khách hành hay hỏi
nhất đó là thông tin mà khi khách hàng của chúng ta biết số điện thoại mà không
biết chính xác địa của chủ nhân của số điện thoại ở đâu ,khu vực nào, thành phố
nào (ví dụ khi một người bạn muốn đi thăm người bạn thân của mình mà anh ta lại
không biết rõ địa chỉ của người bạn thân của mình ở đâu mà trong tay anh ta chỉ có
số điện thoại của người bạn thân để dành cho người bạn thân một sư bất ngờ khi
anh ta đến thăm anh ta gọi cho dịch vụ 1080 để hỏi địa chỉ dựa trên số điện thoại
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
nhưng dịch vụ này luôn qua tải nên đợi rất lâu gây phiền hà cho người hỏi giá thành
lại đắt )để quảng cáo cho mình bưu điện thành phố hà nội quyết định sẽ thiết kế một
trang Web để quảng cáo, giới thiệu những thông tin về công ty mình,khi đó nếu
anh bạn trên ví dụ trên không muốn gọi dịch vụ 1080 để hỏi địa chỉ anh ta có thể
vào trang Web của bưu điện, và vào trang tìm kiếm để tìm kiềm thông tin .
Mô tả qua cơ sở vật chất và nhân sự trong công ty:
Công ty bưu chính viễn thông thành phố hà nội nằm trên đường Đinh
Tiên Hoàng (ở thành phố hà nội) đối diện với hồ hoàn kiếm. Toàn bộ trụ sở của
công ty bao gồm có 5 tầng, có tổng số 35 phòng mỗi phòng vào khoảng 100m2 bao
gồm 1 phòng giám đốc, 10phòng lớn trong đó chứa các thiết bị máy móc phục vụ
cho việc kết nối các điện thoại, 8 phòng được đặt dùng cho mục đích kinh doanh
của công ty đó là, phòng cho dịch vụ gọi điện thoại, phòng bán các thiết bị bưu
chính viễn thông, phòng bán các tài liệu về bưu chính viễn thông phòng bán các
Internetcard, còn lại 9 phòng thì được dùng làm các phòng ban chính trong công ty,
cụ thể công ty có các phòng ban chính như sau
*Phòng giám đốc
*Phòng kế toán
*Phòng đáp ứng thắc mắc của khách hàng
*Phòng kỹ thuật
*Phòng Marketing
*Phòng quản trị
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Sơ đồ chức năng:
Phòng giám
đốc
Yêu cầu Giám Đốc
Phòng kỹ Phòng Phòng kế Phòng Phòng Phòng kế
thuật Markettin toán giải đáp quản trị hoạch
g Thắc
Mắc
b. Vấn đề nẩy sinh
Trong các phòng ban các dịch vụ của công ty đang hoạt động ngày càng xuất
hiện nhiều công việc mà nếu không dùng các công cụ mới khó có thể quản lý được,
và trong tương lai công ty lạiđang muốn mở thêm các chi nhánh ở các tỉnh khác, địa
bàn khác của tổ quốc, và công ty cũng đang có ý định tìm các đối tác nước ngoài, để
cùng hợp tác trong kinh doanh, mặt khác xây dựng một trang Web để giới thiệu cho
công ty mình là một công việc tất yếu mà nó không những chỉ cần với các công ty
lớn, mà ngay cả các công ty nhỏ cũng cần phải xây dưng trang Web cho riêng mình
để giới thiệu về công ty của mình, để cho các doanh nghiệp khác, kể cả những
doanh nghiệp trong nước lẫn doanh nghiệp nước ngoài đều biết đến công ty,để khi
cần thiết họ có thể liên hệ với công ty để hợp tác kinh tế, chính vì vậy công ty bưu
điện thành phố hà nội(Ha Noi Telecom) mới quyết định xây dựng trang Web cho
công ty mình.
c.Phác hoạ qua sơ đồ hệ thống thông tin bưu điện (Hà nội Telecom):
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
(sơ đồ DFD level1)
Phòng
kế
Phòng hoạch Đối tác
kế toán
Hệ thông thông tin
( Trang web)
Phòng Người
kỹ thuật khác
Khách
Phòng hàng
giải đáp Hồ sơ hệ thống
d.Đánh giá khả thi
Mặt tài chính:
Chi phí máy tính + máy In bao gồm tất cả 6 bộ máygiá tiền là: 11 triệu
Chi phí viết phần mềm quản lý : 10 triệu
Chi phí thuê xây dựng trang Web là :12 triệu
Chi phí đào tạo lại nhân lực: 2 triệu
Tổng chi phí là : 100 triệu
Mặt thời gian:
Tổng thời gian thực hiện là : 3 tháng 10 ngày
Giai đoạn 2 : Lập kế hoạch chi tiết
a. Đội ngũ phân tích viên bao gồm
Giám đốc :Lê Trung Dũng
Phân tích viên :Nguyễn Đăng Long
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Lập trình viên :Đỗ Trung Tuấn
Kỹ thuật viên : Lê Thành Nam
b.Thu thập thông tin (Phỏng vấn):
Phỏng vấn : Ông Lê trung Dũng (giám đốc công ty bưu điện thành phố)
Phỏng vấn :Ông Nguyễn văn Thành(Đại diện phòng tin học của công ty)
Phỏng vấn :Ông Dương manh Hùng(Đại diện phòng kỹ thuật) Phỏng
vấn : Bà Phan Huỳnh Điệp(Đại diện phòng kế toán) Phỏng vấn :Ông
Nguyễn văn Huân (Đại diện phòng kế hoạch)
Tài liệu nghiên cứu
+ Hồ sơ và những chặng đường lịch sử của công ty
+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên
+ Các loại hoá đơn thanh của toán công ty
+Những chiến Lược phát triển công ty (chặng đường 2000 -2005)
+ Xem bảng theo dõi lao động
+Những báo cáo tổng kết cuối kỳ,cuối năm
+ Thời gian nghiên cứu tài liêụ: 25 ngày
+ Chi phí tìm kiếm tài liệu : 1 triệu
3.Môi trường hệ thông thông tin
Một hệ thống thông tin không thể phát triển trong một môi trường trong suốt
mà nó bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó cũng ảnh
hưởng đến các nhân tố đó, tập hợp những nhân tố đó được gọi là dàng buộc hệ
thống.
Môi trường bên ngoài
Như ta đã biết hoạt động của công ty dịch vụ bưu điện thành phố hà nội chủ
yếu là cung cấp các thiết bị, dịch vụ trong nghành bưu điện, công ty là một công ty
con của công ty mẹ đó là tổng công ty bưu chính viễn thông việt nam(Viet Nam
Data Communication),và cùng với những khó khăn của công ty mẹ, cùng với sự
mở cửa thịo trường thì công ty dịch vụ bưu điện thành phố hà nội đang đứng trước
những cơ hội mới và những thách thức mới.
Cơ hội:
Trước sự tăng trưởng kinh tế của nước ta ngày càng có nhiều khách hàng đăng
ký thuê bao điện thoại, dần dần điện thoại đã trở thành thiết bị cần thiết trong mỗi
gia đình vậy nên công ty ngày càng có nhiều thuê bao hơn, thêm vào đó với sự mở
cửa thị trường công ty có nhiều cơ hội hợp tác với các công ty nước ngoài một cách
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
dễ dàng hơn, các đối tác kinh tế đến với công ty ngày một tăng tuy nhiên công ty
cũng phải đứng trước những thách thức mới do cơ chế thị trường gây ra.
Thách Thức:
Cùng với những thuận lợi do cơ chế thị trường đem lại thì đi cùng với nó
cũng là các khó thách thức, thách thức đó là khi thị trường mở cửa sẽ có nhiều công
ty cũng ra nhập ngành làm cho công ty phải chia sẻ thị trường với các đối thủ khác,
mặt khác chính vì có những đối thủ khác ra nhập thị trường cho nên đòi hỏi công ty
phải có những biện pháp để thu hút khách hàng về phía mình nên công ty phải thay
đổi trang thiết bị, máy móc, hệ thống truyền phát để phục vụ khách hàng tốt hơn,
mà trang thiết bị này trong nước chưa sản suất được công việc này thật khó.
Môi trường tổ chức
Công ty bưu điện thành phố hà nội có tất cả 100 nhân viên ,và vốn của công
ty đã lên đến hàng tỷ đồng, công ty có tất cả là 6 phòng ban với các chức năng
khácnhau
Mô tả chức năng các phòng :
Phòng kế toán
phòng kế toán là phòng có chức năng chính đó là lên các bảng cân đối về kế toán,
tính lương cho các nhân viên, lên các báo cáo cuối kỳ, lên các báo cáo tổng hợp để
trình giám đốc,ngoài ra phòng này còn có chức năng thu tiền của những khách hàng
mới đăng ký sử dụng số điện thoại, trưởng phòng kế toán còn phải ký các phiếu chi
để chi tiền mua sắm các thiết bị.
Mô hình chức năng phòng kế toán
Phòng kế toán
Nhận
Các phương thức thanh
toán
Tiền mặt Thẻ tín dụng Ngân hàng ngoại tệ
Khách hàng
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Sơ đồ luồng thông tin của phòng kế toán(DFD)
Khách Trả tiền1.0 Kiểm tra số tiền phải thu các2.0
khoản
Tính các khoản phải thu
hàng Phải
Thu đã
Kiểm tra
Phả
i
thu
3.0 Tính VAT
Trước
thuế
4.0
Lập phiếu thu
Bộ tài chính
5.0 Lập báo cáo
D3 kho hoá đơn
Ban giám đốc
Báo
Cáo
6.0 Viết phiếu phê duyệt chi
Yêu cầu chi tiền
Gửi đến
Gửi
Viết phiếu chi
đến
Gửiđến
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
c.chức năng phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật là phòng có chức năng chính đó là phòng sẽ phải sửa chữa
các thiết bị máy móc trong công ty,và còn phải khắc phục sự cố các thiết bị trong
công ty cũng như ở bên ngoài, ngoài ra phòng kỹ thuật còn phải chịu trách nhiệm đó
là khi công ty mua các thiết bị mới thì phòng kỹ thuật phải đi kiểm định chất lượng
các thiết bị mà bên bạn đã giao cho.
Sơ đồ chức năng phòng kỹ thuật(DFD):
2.0Kiểm tra yêu
cầu
1.0Tiếp nhận yêu cầu
Khách Yêu cầu
hàng gửi đi
thực hiện
3.0
Phân công sửa chữa,nắp đặt
Phòng kế toán
4.0 Phân
Thực hiện sửaCông
chữa
Trả
lại 5.0
Thu tiền sửa chữa
thông
báo
6.0Viết hoá đơn
yêu
cầu
gửi đến
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
D1
Kho hoá đơn
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Sơ đồ hệ thông trả lương phòng kế toán(DFD):
1.0
Nhân viên Ngày công
Tra ngày công Nhân viên
Ngày công
đã kiểm tra
Tính các khoản khấu trừ
phiếu lương
phiếu lương
Tổng hợp
Tổng hợp
Thu Nhập trước thuế Giám đốc
D1:HS thu nhập
Thu
Nhập
Tính
sau thuế Bộ tài chính
thuế
Phiếu thuế
Nhân viên
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Phiếu thuế
D1 Nhân viên
sơ đồ chức năng phòng giải đáp thắc mắc khách hàng(DFD):
Mô tả qua chức năng và nhiệm vụ của phòng này: phòng giải đáp thắc mắc
khách hàng bao gồm có tất cả 10 nhân viên công việc chính của phòng giải đáp thắc
mắc khách hàng trả lời những thông tin khi mà khách hàng gửi yêu cầu đến (khi
khách hàng muốn hỏi một thông tin gì đó về các vấn đề kinh tế xã hội, văn hoá, thể
thao ..... thì chỉ việc bấm số máy 1080 số máy này chính là số máy của phòng trả lời
khách hàng sau đó nhân viên trong phòng sẽ nhấc máy và trả lời những thắc mắc
mà khách hàng đưa ra ).
ngoài ra phòng trả lời thắc mắc khách hàng còn có một số các dịch vụ khác
như là dịch vụ về kể chuyện cổ tích cho các em thiếu niên,nhi đồng(khi một bé trai,
hoặc bé gái muốn nghe truyện cổ tích thì em bé đó chỉ cần bấm số máy 1080 thì lập
tức nhân viên của phòng trả lời thắc mắc khách hàng sẽ nhấc máy và sẽ đọc chuyện
cổ tích mà em bé đó yêu cầu ), dịch vụ chuyển phát nhanh (dịch vụ nhận điện hoa,
đó là khi một bạn nào đó muốn tặng hoa cho bạn của mình nhân một ngày nào đấy,
chẳng hạn ngày 8-3 mà bạn đó ở xa hoặc ngại không giám đến nhà, hay muốn dành
cho bạn mình một điều bất ngờ thì có thể gọi điện thoại đền phòng trả lời yêu cầu
khách hàng theo số 1080 hoặc yêu cầu đạt một lẵng hoa, hay một bó hoa theo ý
mình đến địa chỉ mà anh ta yêu cầu và anh ta phải cho biết số điện thoại của anh ta,
địa chỉ của anh ta sau khi nhận được yêu cầu trên nhân viên trong phòng giải đáp
thắc mắc khách hàng sẽ có nhiệm vụ gọi điện, liên hệ với tổ phục vụ của công ty để
đặt hoa cho khách hàng và nhân viên tổ phục vụ có nhiệm vụ là phải trở hoa đến địa
chỉ mà khách hàng yêu cầu, trong trường hợp khách hàng ở xa địa điểm của công ty
ví dụ như khách hàng ở Đà Nẵng thì núc này công ty sẽ phải liên hệ với bưu điện
Đà Nẵng để bưu điện Đà Nẵng sẽ chuyển hộ theo địa chỉ của công ty) chi phí cho
những lần đặt hoa sẽ được nhân viên của phòng giải đáp thắc mắc khách hàng thông
báo trước khi khách hàng đặt điện hoa, thanh toán chi phí sẽ được nhân viên điện
thoại khi thu tiền điện thoại sẽ thu (trong trường hợp thuê bao điện thoại cố định).
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Còn những trường hợp khác thì người đặt hoa phải có thẻ tín dụng, hoặc đặt
trước một khoản tiền cho đại lý bưu điện ở gần nơi mình ở
Sơ đồ biểu diễn chức năng phòng trả lời hỏi đáp
Yêu cầu khác
Những thắc mắc về dịch vụ bưu điện
đáp ứng đáp ứng
Phòng trả lời những thắc kể chuyện cho thiếu nhi
D1 kho dữ liệu lấy dữ liệu mắc đáp ứng
đáp ứng đáp ứng
đáp ứng
Yêu cầu tìm địa chỉ Yêu cầu điện hoa
Khách hàng yêu cầu thông tin kinh tế xã hội ...
Hình 3.4
Hình này mô tả qua chức năng mà phòng trả lời yêu cầu khách hàng phải thực
hiện
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Sơ đồ DFD của phòng trả lời yêu cầu khách hàng
Khách Yêu cầu
Hàng Phòng trả lời
yêu cầu
Thực hiện
T
hực hiện
1.0Xem xét đáp ứng dịch vụ đặt hàng
2.0 Xem xét và tìm
kiếm
Truy cập
D1:Khodữliệu
Gửiđến
3.0 Lưu trữ dữ liệu tìm thấy
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Mô tả qua chức năng các phòng khác (phòng mark,phòng giám đốc,
phòng quản trị).
•Phòng Marketing:
Phòng marketing là phòng rất quan trọng trong công ty chức năng chính của
phòng này đó là thu thập thông tin khách hàng, thông tin của các đối thủ cạnh tranh,
thông tin thị trường sau đó là xử lý thông tin để cung cấp cho các phòng ban liên
quan, để các phòng này ra các quyết định, vạch ra các chính sách, sách lược,đường
lối, các chiến lược kinh doanh của công ty trong tương lai, thông tin phòng
marketing cung cấp là vô cùng quan trọng, thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến
hiệu quả kinh doanh trong công ty trong tương lai, đến các chiến lược kinh doanh
trong công ty trong tương lai, cũng như lượng hàng bán được của công ty hiện tại,
ngoài ra phòng marketing còn có nhiệm vụ đưa ra các chính sách, các phương thức
để công ty bán được hàng trong tương lai vạch ra các chiến lược để xâm nhập các
thị trường mới, các chính sách để mở rộng thị trường
•Phòng quản trị:
Phòng quản trị có tất cả là 5 nhân viên, hoạt động chính của phòng này đó là
quản lý các hoạt động của nhân viên trong công ty, quản lý nguồn nhân lực trong
công ty, ngoài ra phòng này còn có nhiệm vụ tuyển nhân viên cho công ty, nếu công
ty có nhu cầu, và thêm vào đó thì phòng quản trị còn có nhiệm vụ giải quyết các
chính sách của cán bộ công nhân viên đang còn lao động, cũng như các công nhân
viên đã về hưu, thêm vào đó thì phòng quản trị còn phải có nhiệm vụ nữa đó là
phòng phải nên các báo cáo về các phong trào của nhân viên, các thành tựu và hạn
chế của cán bộ công nhân viên của công ty để báo cáo lên ban giám đốc để xét
duyệt khen thưởng kỷ luật cán bộ công nhân viên.
•Phòng giám đốc
Phòng giám đốc bao gồm có ba thành viên trong đó một giám đốc, một phó
giám đốc và một thư ký chức năng chính của phòng nàyđó là nhận báo cáo,phê
duyệt các báo cáo,ký các quyết định bổ nhiệm cán bộ trong công ty, đưa ra các
chiến lược kinh doanh của công ty trong tương lai .
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Sơ đồ chức năng của cả hệ thống(DFD):
Khách
Phòng kế đưa các hàng
hoạch lấy thông
1.0 Nhập các thông tin khách hàng
tin
báo cáo
lấy Đối tác kinh
lấy thông tin
tế
Phòng kế
đưa các
toán
báo cáo
đưa báo
cáo đưa
Phòng quản báo
trị cáo Giám đốc
gửi đến
Phòng kỹ Hồ sơ khách hàng
thuật Yê
Phòng kế
Yêucầu cầu 3.0
hoạch Yê
Lập báo cáo
Yêu cầu 2.0 tìm kiếm thông tin,nắp đặt điện thoại mới
Cá nhân
Tổ chức
Đơn vị khác
D2 kho dữ liệu
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Đề án Môn học
Giai đoạn 3 :Thiết kế Lô gic
*Tài liệu nghiên cứu
Stt Tên tài liệu Mã tài liệu Cấp quản lý Mô tả
1 Hồ sơ khách hàng BDTP01 Phòng kinh Các bộ hồ sơ
doanh củakhách
hàng
2 Phiếu thanh toán BĐTP02 Phòng kế toán Hoá đơn thanh
toán của khách
hàng
3 Hồ sơ công nhân viên BDTP03 Phòng Quản trị Lưu trữ các
nhân lực thông tin về
các nhân viên
trong công ty,
như ngày sinh
ngày vào biên
chế,vào đảng
4 Phiếu yêu cầu mua BĐTP04 Phòng kế toán Phiếu này gi
trang thiết bị lại các yêu cầu
mua sắm, bán
hàng của cán
bộ công nhân
viên
5 Các loại báo cáo đã BĐTP05 Phòng giám đây là các loại
lên đốc báo cáo mà
các phòng đã
lên và báo cáo
cho giám đốc
6 Chiến lượcphát triển
Công ty 2003-2005 BĐTP Phòng giám
đốc ……………
Sinh Viên : Trần Trung Thuận