Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự tại đội quản lý thị trường, huyện đồng hỷ, tỉnh thái nguyên

  • 67 trang
  • file .pdf
LỜI CẢM ƠN
Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn Khoa Hệ thống thông tin
kinh tế - Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên đã tạo điều kiện
cho chúng e thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa đã tận tình giảng dạy,
truyền đạt những kiến thức cần thiết, những kinh nghiệm quý báu trong suốt quá trình
học tập.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Mai Ngọc Anh và thầy Đỗ
Văn Đại, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ em trong suốt thời gian thực
hiện đề tài.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới Đội Quản lý thị trường, huyện Đồng Hỷ,
tỉnh Thái Nguyên đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu và học tập trong
suốt quá trình thực hiện đề tài này.
Mặc dù, Đã cố gắng hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp với tất cả những nỗ
lực của bản thân. Song chắc không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất
mong nhận được sự thông cảm, góp ý và tận tình chỉ bảo của các Thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày 03 tháng 05 năm 2017
Sinh viên
Nguyễn Thị Thu Thủy
i
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Ứng dụng công nghệ
thông tin vào quản lý nhân sự tại Đội quản lý thị trường, huyện Đồng Hỷ, tỉnh
Thái Nguyên” là công trình nghiên cứu của riêng cá nhân tôi, không sao chép bất kỳ
tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ đâu. Các kết quả nghiên cứu và các
số liệu trong bài báo cáo được sử dụng một cách trung thực, nguồn trích dẫn có chú
thích rõ ràng, minh bạch. Bài báo cáo này có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp
chí, các công trình nghiên cứu đã được công bố trên các website.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của mình.
Thái Nguyên, ngày 03 tháng 05 năm 2017
Người cam đoan
Nguyễn Thị Thu Thủy
ii
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. i
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................... v
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT............................................................................................. vi
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................. 1
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ ................................................ 3
1.1. Khái niệm của quản trị nhân sự ......................................................................... 3
1.2. Mục tiêu của quản trị nhân sự............................................................................ 6
1.3. Tìm hiểu một số công tác trong quản lý nhân sự ................................................ 6
1.3.1. Công tác quản lý hồ sơ nhân sự .................................................................. 6
1.3.2. Công tác quản lý khen thưởng - kỷ luật nhân sự .......................................... 9
1.4. Công tác quản trị nhân lực trong cơ quan nhà nước ......................................... 22
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI ĐỘI QUẢN LÝ
THỊ TRƯỜNG, HUYỆN ĐỒNG HỶ, TỈNH THÁI NGUYÊN.................................. 25
2.1. Khái quát về Đội quản lý thị trường, huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên ......... 25
2.1.1. Giới thiệu về Đội Quản lý thị trường Đồng Hỷ .......................................... 25
2.1.2. Vị trí và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Đội Quản lý
thị trường Đồng Hỷ ............................................................................................. 26
2.2. Cơ cấu tổ chức ................................................................................................. 28
2.3. Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Đội Quản lý thị trường Đồng Hỷ ....... 28
2.3.1. Thực trạng chung về công tác quản lý nhân sự tại Đội Quản lý thị trường . 28
2.3.2. Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ .................................................................. 29
2.4. Quy trình quản lý công tác khen thưởng – kỷ luật ........................................... 32
2.4.1. Quy trình xét khen thưởng ........................................................................ 32
2.4.2. Quy trình xét kỷ luật .................................................................................. 33
2.4.3. Ưu nhược điểm của công tác khen thưởng – kỷ luật tại Đội Quản lý thị
trường huyện Đồng Hỷ........................................................................................ 34
2.5. Những yếu tố tồn tại khác ảnh hưởng tới công tác quản lý nhân sự tại cơ quan 35
2.5.1. Về nguồn nhân lực .................................................................................... 35
iii
2.5.2. Về cơ sở vật chất ....................................................................................... 36
2.6. Biện pháp khắc phục những tồn tại trong các công tác về quản lý nhân sự tại
Đội QLTT huyện Đồng Hỷ..................................................................................... 36
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM PERFECT HRM 2012 TRONG CÔNG TÁC 38
QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI ĐỘI QUẢN LÝ THỊ TRƯỜNG, HUYỆN ĐỒNG HỶ,
TỈNH THÁI NGUYÊN ............................................................................................. 38
3.1. Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM 2012 ............................... 38
3.1.1. Những chức năng của phần mềm Perfect HRM 2012 ............................... 41
3.1.2. Những ưu việt khi ứng dụng phần mềm tại cơ quan .................................. 45
3.2. Kết quả ứng dụng phần mềm Perfect HRM 2012 trong các công tác về nhân sự
tại Đội QLTT huyện Đồng Hỷ ................................................................................ 46
3.2.1. Ứng dụng trong quản lý hồ sơ nhân sự ..................................................... 46
3.2.2. Ứng dụng phần mềm vào quản lý khen thưởng – kỷ luật ........................... 55
3.3. Đánh giá những kết quả đạt được sau khi đưa phần mềm quản lý nhân sự
Perfect HRM 2012 vào quản lý nhân sự tại Đội QLTT huyện Đồng Hỷ ................. 58
3.4. Giải pháp đối với nguồn nhân lực và cơ sở vật chất của Đội ............................ 58
3.4.1. Về nguồn nhân lực .................................................................................... 58
3.4.2. Về cơ sở vật chất ....................................................................................... 59
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 61
iv
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1. Hình ảnh nơi làm việc của Đội QLTT Đồng Hỷ ......................................... 25
Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Đội Quản lý thị trường huyện Đồng Hỷ ............. 28
Hình 2.3. Sơ đồ quy trình quản lý hồ sơ ..................................................................... 29
Hình 2.4. Sơ đồ quy trình xét khen thưởng ................................................................ 32
Hình 2.5. Sơ đồ quy trình xét kỷ luật ......................................................................... 33
Hình 3.1 Giao diện đăng nhập phần mềm .................................................................. 38
Hình 3.2 Giao diên nhập thông tin cơ quan ................................................................ 38
Hình 3.3. Danh sách nhân viên của cơ quan ............................................................... 46
Hình 3.4. Giao diện cập nhật thông tin cho từng nhân sự ........................................... 46
Hình 3.5. Các mục thông tin phải điền khi thêm mới nhân viên ................................. 47
Hình 3.6. Giao diện thông tin công việc ..................................................................... 47
Hình 3.7. Danh mục thông tin chức vụ....................................................................... 48
Hình 3.8. Danh mục thông tin chuyên môn ................................................................ 49
Hình 3.9. Danh mục thông tin bằng cấp ..................................................................... 49
Hình 3.10. Danh mục thông tin công việc .................................................................. 50
Hình 3.11. Danh mục thông tin quốc tich ................................................................... 50
Hình 3.12. Danh mục thông tin dân tộc ...................................................................... 51
Hình 3.13. Danh mục thông tin tôn giáo .................................................................... 51
Hình 3.14. Danh mục thông tin quan hệ gia đình ....................................................... 52
Hình 3.15. Danh mục thông tin học vấn ..................................................................... 52
Hình 3.16. Danh mục thông tin ngoại ngữ ................................................................. 53
Hình 3.17. Danh mục thông tin tin học ...................................................................... 53
Hình 3.18. Danh mục thông tin kỹ năng..................................................................... 54
Hình 3.19. Giao diện liên hệ xã hội của nhân viên ..................................................... 54
Hình 3.20. Giao diện quản lý khen thưởng theo đợt khen thưởng............................... 55
Hình 3.21. Danh sách những người được khen thưởng trong 1 đợt ............................ 56
Hình 3.22. Cửa sổ thêm chi tiết về đợt khen thưởng của nhân viên ............................ 56
Hình 3.23. Giao diện quản lý kỷ luật.......................................................................... 57
Hình 3.24. Cửa sổ thêm chi tiết về đợt kỷ luật của nhân viên ..................................... 57
v
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Perfect HRM Phần mềm quản lý nhân sự
KSVTT Kiểm sát viên thị trường
QLNS Quản lý nhân sự
QLTT Quản lý thị trường
CNTT Công nghệ thong tin
CB Cán bộ
NV Nhân viên
CBCC Cán bộ công chức
UBND Uỷ ban nhân dân
QLNL Quản lý nhân lực
CMTND Chứng minh thư nhân dân
vi
LỜI NÓI ĐẦU
Công nghệ thông tin ngày nay đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực,
chiếm một vị trí quan trọng trong xã hội. Cùng với sự phát triển của khoa học công
nghệ, hoạt động quản lý đang có nhiều đổi mới theo xu hướng hiện đại hóa đáp ứng
như cầu ngày càng cao của xu thế hội nhập và phát triển, càng có nhiều phát minh tiên
tiến thay thế sức lao động, giải phóng con người, giúp con người giải quyết công việc
nhanh chóng.
Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng vai
trò quan trọng trong công tác quản lý điều hành. Công tác quản lý nhân sự là hoạt
động đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho việc quản lý tất cả các hoạt
động, các thông tin chi tiết của từng cá nhân cán bộ, nhân viên trong các cơ quan nhà
nước, các tổ chức, các doanh nghiệp…
1. Lý do chọn đề tài
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý nhân sự của từng cơ quan,
đơn vị nói chung và đối với Đội quản lý thị trường, huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên
nói riêng. Vì vậy em chọn đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân
sự tại Đội quản lý thị trường, huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên” giới hạn ở phần
quản lý hồ sơ và quản lý thi đua khen thưởng- kỷ luật tại cơ quan cho bài khóa luận tốt
nghiệp của mình. Thông qua đề tài này, em muốn tìm hiểu kỹ hơn về công tác quản lý
nhân sự, từ đó làm cơ sở đề ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự tại cơ
quan nhằm cải thiện quy trình quản lý nhân sự tại đây trở nên hiệu quả hơn. Đồng thời
đây cũng là cơ hội đề em học hỏi thêm và vận dựng kiến thức mình đã học vào thực tế.
Qua đó làm cơ sở cho em sau này khi ra trường sẽ có được hành trang tốt nhất để xin
việc và làm việc.
2. Ý nghĩa khoa học thực tiễn
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự giúp cho cán bộ trong cơ
quan và người lãnh đạo cơ quan tra tìm một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh
chóng và tiện lợi cũng như quản lý thông tin của cán bộ, nhân viên cơ quan, tổ chức
được hiệu quả hơn.
1
Đồng thời việc ứng dụng công nghệ thông tin còn giúp cho cơ quan tiết kiệm được
về thời gian cũng như công việc của cán bộ quản lý nhân sự trong công tác quản lý nhân sự
của cơ quan một cách chặt chẽ khoa học phù hợp với sự phát triển của đất nước.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu tổng quan về công tác quản lý nhân sự tại cơ quan.
- Khảo sát thực tế công tác quản lý nhân sự tại Độ quản lý thị trường, huyện
Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự tại Đội quản lý thị trường,
huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái nguyên.
4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Công tác quản lý nhân sự tại Đội Quản lý thị trường, huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái
Nguyên vá ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự tại Dộ Quản lý thị
trường, huyện Đồng Hỷ.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp khảo sát thực tế;
- Phương pháp phân tích, thiết kế:
- Phương pháp phân tích – thống kê.
6. Kết cấu đề tài
Đề tài gồm 3 chương:
- Chương 1: Tổng quan về quản lý nhân sự
- Chương 2: Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Đội Quản lý thị trường,
huyện Đồng hỷ, tỉnh Thái Nguyên
- Chương 3: Ứng dụng phần mềm Perfect HRM2012 trong công tác quản lý
nhân sự tại Đội Quản lý thị trường, huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên
2
Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
1.1. Khái niệm của quản trị nhân sự
Doanh nghiệp hay bất cứ tổ chức nào cũng được tạo thành bởi các thành viên là
con người hay nguồn nhân lực của nó. Do đó, có thể nói nguồn nhân lực của một tổ
chức bao gồm tất cả những người lao động làm việc trong tổ chức đó, còn nhân lực
được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này gồm có thể lực và trí lực.
Thể lực chỉ sức khỏe của thân thể nó phụ thuộc vào sức vóc, tình trạng sức khỏe
của từng con người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc và nghỉ
ngơi, chế độ y tế. Thể lực con người còn tuỳ thuộc vào tuổi tác, thời gian công tác,
giới tính. . .
Trí lực chỉ sức suy nghĩ, sự hiểu biết, sự tiếp thu kiến thức, tài năng, năng khiếu
cũng như quan điểm, lòng tin, nhân cách... của từng con người. Trong sản xuất kinh
doanh truyền thống, việc tận dụng các tiềm năng về thể lực của con người là không
bao giờ thiếu hoặc lãng quên và có thể nói như đã được khai thác gần tới mức cạn kiệt.
Sự khai thác các tiềm năng về trí lực của con người mới còn ở mức mới mẻ, chưa bao
giờ cạn kiệt, vì đây là kho tàng còn nhiều bí ẩn của mỗi con người.
Có nhiều cách hiểu về Quản trị nhân lực (còn gọi là Quản trị nhân sự, Quản lý
nhân sự, Quản lý nguồn nhân lực). Khái niệm Quản trị nhân lực có thể được trình bày
ở nhiều giác độ khác nhau:
Thứ nhất: Dưới giác độ tổ chức quá trình lao động thì: QTNL là lĩnh vực theo
dõi, hướng dẫn, điều chỉnh, kiểm tra trao đổi chất (năng lượng, thần kinh, bắp thịt)
giữa con người với các yếu tố vật chất của tự nhiên (công cụ lao động, đối tượng lao
động, năng lượng. . . ) trong quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần để thỏa mãn
nhu cầu của con người nhằm duy trì, bảo vệ, sử dụng và phát triển tiềm năng vô tận
của con người.
Thứ hai: Với tư cách là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản
trị, thì QTNL bao gồm việc hoạch định (kế hoạch hóa), tổ chức, chỉ huy và kiểm soát
các hoạt động nhằm thu hút, sử dụng, và phát triển con người để có thể đạt được các
mục tiêu của tổ chức.
3
Thứ ba: Đi sâu vào việc làm của QTNL, người ta còn có thể hiểu QTNL là việc
tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp tiện nghi cho
nhân lực thông qua tổ chức của nó.
Song dù ở giác độ nào thì QTNL vẫn là tất cả các hoạt động của một tổ chức để
thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao
động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng.
Đối tượng của QTNL là người lao động nói chung với tư cách là những cá nhân
cán bộ, công nhân viên trong tổ chức và các vấn đề có liên quan đến họ trong tổ chức
như công việc và các quyền lợi, nghĩa vụ của họ.
Quản trị nhân lực là bộ phận cấu thành và không thể thiếu của Quản trị kinh
doanh. Nó nhằm củng cố và duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng lao động cần thiết
cho tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra. Quản trị nhân lực giúp tìm kiếm và phát triển
những hình thức, những phương pháp tốt nhất để người lao động có thể đóng góp
nhiều sức lực cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, đồng thời cũng tạo cơ hội để
phát triển không ngừng chính bản thân người lao động.
Bởi vậy, sử dụng có hiệu suất nguồn lực con người là mục tiêu của quản trị
nhân lực.
Tuy nhiên, không phải bất cứ tổ chức sản xuất - kinh doanh nào cũng nhận thức
rõ được vấn đề này. Có nơi còn chưa đặt vấn đề thành một chính sách, một biện pháp
để có kế hoạch trong sản xuất - kinh doanh. Vì vậy, một số tổ chức thường hay bị
động, gặp đâu làm đó, chạy theo tình hình sự việc. Có nơi thấy được vấn đề, lãnh đạo
có quan tâm, có tổ chức bộ phận chức năng làm tham mưu, nhưng chương trình kế
hoạch không đồng bộ. Tuy có nơi thành đạt trong lĩnh vực này hay lĩnh vực khác (như
tuyển chọn, đề bạt, khuyến khích. . . ) nhưng nói chung còn giải quyết rời rạc, không
mang lại hiệu quả chung. Một số nơi còn quản lý theo lối hành chính, chưa quản lý có
căn cứ khoa học.
Thực chất của QTNL là công tác quản lý con người trong phạm vi nội bộ một tổ
chức (một doanh nghiệp), là sự đối xử của tổ chức đối với người lao động. Nói cách
khác, QTNL chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào tổ chức giúp cho họ thực
hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ và giải quyết các vấn đề phát sinh.
4
Quản trị nhân lực đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức và
giúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường.
Tầm quan trọng của QTNL trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của
con người. Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức và quyết định
sự thành bại của tổ chức. Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực không thể
thiếu được của tổ chức nên QTNL chính là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong
mọi tổ chức. Mặt khác, quản lý các nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ
chức không quản lý tốt nguồn nhân lực, vì suy cho cùng mọi hoạt động quản lý đều là
quản lý con người.
Trong thời đại ngày nay, QTNL có tầm quan trọng ngày càng tăng vì những lý
do sau:
Do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường nên các tổ chức hoặc doanh
nghiệp muốn tồn tại và phát triển buộc phải cải tổ tổ chức của mình theo hướng tinh
giảm, gọn nhẹ, năng động trong đó yếu tố con người mang tính quyết định. Bởi vậy,
việc tìm đúng người phù hợp để giao đúng việc, đúng cương vị đang là vấn đề đáng
quan tâm đối với mọi loại hình tổ chức hiện nay.
Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật cùng với sự phát triển của nền kinh tế buộc các
nhà quản trị phải biết thích ứng. Do đó việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động
nhân sự trong tổ chức nhằm đạt hiệu quả tối ưu là vấn đề phải quan tâm hàng đầu.
Khi nghiên cứu về QTNL sẽ giúp cho các nhà quản trị học được cách giao tiếp
với người khác; biết cách đặt câu hỏi và biết cách lắng nghe, biết cách tìm ra ngôn ngữ
chung với nhân viên của mình và biết cách nhạy cảm với nhu cầu của nhân viên; biết
cách đánh giá nhân viên chính xác biết cách lôi cuốn nhân viên say mê với công việc
và tránh được các sai lầm trong việc tuyển chọn, sử dụng lao động để nâng cao chất
lượng thực hiện công việc và nâng cao hiệu quả của tổ chức.
Quản trị Nhân lực là một khoa học và một nghệ thuật
• Tính khoa học
Quản trị Nhân lực là một hệ thống các kiến thức, các nguyên tắc và các phương
pháp khoa học đã được đúc rút và kiểm nghiệm qua thực tế để thực hiện các chức năng
quản lý con người, tạo động lực để thúc đẩy hoạt động của họ, liên kết và phối hợp
hoạt động của con người, lãnh đạo và kiểm tra hoạt động của con người.
5
•Tính nghệ thuật
Để thực hiện được các chức năng quản lý con người đó, người quản lý phải biết
vận dụng linh hoạt các kiến thức, phương pháp quản lý cho phù hợp với từng người
lao động, trong từng trường hợp.
1.2. Mục tiêu của quản trị nhân sự
Không một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu "Quản trị
nhân lực". Quản trị nhân lực thường là nguyên nhân của thành công hay thất bại trong
các hoạt động sản xuất - kinh doanh. Mục tiêu cơ bản của bất kỳ tổ chức nào cũng là
sử dụng một cách có hiệu suất nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu của tổ chức đó.
Quản trị nhân sự cung cấp cho khâu hoạt động trong cơ quan, tổ chức và doanh
nghiệp một lực lượng lao động cần thiết (trí óc và chân tay), biết cách xác định nhu
cầu, tuyển dụng, đánh giá, duy trì và phát triển lực lượng này. Đó không phải là mục
tiêu cuối cùng mà đúng ra chỉ là một phương tiện để các cấp quản lý thực hiện mục tiêu
hoạt động của mình là góp phần làm cho doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả và không
ngừng phát triển.
Đặc trưng của quản lý nhân sự là gắn chặt với việc xây dựng tổ chức quản lý
(bộ máy điều hành) và tổ chức kinh doanh (cơ cấu sản xuất, dịch vụ), xuất phát từ yêu
cầu của tổ chức mà đáp ứng yêu cầu nhân sự, đảm bảo vừa đủ về số lượng, cơ cấu đội
ngũ và chất lượng. Mặt khác, quản lý nhân sự cũng phải tạo điều kiện để những người
lao động đạt các mục tiêu cá nhân, thỏa mãn các nhu cầu chính đáng, các quyền lợi
hợp pháp của họ, tạo ra động cơ làm việc mạnh mẽ để đề cao trách nhiệm, cần cù và
sáng tạo, nâng cao năng suất lao động, gắn bó với doanh nghiệp. Đương nhiên, quản lý
nhân sự phải tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ hiện hành và phải công tâm, khách
quan, công bằng, tránh tùy tiện, cục bộ, thiên vị.
Từ các đặc trưng đó, quản lý nhân sự có 2 phương diện, phương diện chế độ
chủ yếu do phòng, ban nhân sự thực hiện và phương diện thực tế do cán bộ quản lý các
cấp thực hiện.
1.3. Tìm hiểu một số công tác trong quản lý nhân sự
1.3.1. Công tác quản lý hồ sơ nhân sự
1.3.1.1. Khái niệm hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên quan hoặc đề cập đến một cá
nhân cụ thể. Hồ sơ nhân sự có nhiều loại như: Hồ sơ cán bộ, hồ sơ công chức, hồ sơ
6
viên chức, hồ sơ đảng viên, hồ sơ đoàn viên, hồ sơ sinh viên.
Hồ sơ nhân sự mang tính đặc thù nên các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải là
bản chính (hoặc bản sao hợp pháp – có đóng dấu đỏ xác nhận của cơ quan nhà nước có
thẩm quyền) để đảm bảo giá trị pháp lý. Tùy theo yêu cầu quản lý nhân sự của từng cơ
quan, tổ chức mà hồ sơ nhân sự có thể nhiều hay ít các văn bản, tài liệu bắt buộc.
Thông thường, hồ sơ nhân sự gồm các văn bản mang tính khuôn mẫu như:
+ Bản khai lý lịch tự thuật có đóng dấu xác nhận của cơ quan quản lý;
+ Phiếu khám sức khỏe của cơ quan chuyên môn;
+ Giấy khai sinh;
+ Các loại văn bằng, chứng chỉ về đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn;
+ Các quyết định tuyển dụng, nâng ngạch, đề bạt, điều động;
+ Các quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có)…
1.3.1.2. Vị trí, vai trò
Hồ sơ nhân sự là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công tác quản lý
nhân sự. Hồ sơ nhân sự là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực về
nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động
và mối quan hệ gia đình - xã hội của người lao động. Hồ sơ nhân sự là cơ sở giúp doanh
nghiệp, tổ chức nắm được một cách đầy đủ nhất về người lao động, cung cấp những
thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chất chính trị, năng lực công tác, đạo đức tác
phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội của từng nhân viên, phục vụ cho công tác sử
dụng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí nhân sự.
Hồ sơ nhân sự còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi và thực
hiện chế độ chính sách đối với từng nhân viên được đầy đủ và chính xác hơn; làm cơ
sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng những cán bộ, công chức tận tuỵ, gương mẫu
và thực hiện chế độ bảo hiểm đối với từng nhân viên.
1.3.1.3. Những nguyên tắc trong công tác quản lý hồ sơ
Trong quá trình quản lý hồ sơ để đảm bảo cho mọi hoạt động diễn ra thuận lợi
nhanh chóng cần có những nguyên tắc và tuân thủ nguyên tắc một số nguyên tắc sau:
Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ.
Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.
7
Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự
nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.
Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đến
tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.
Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính
có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với
khoảng trống sẵn có.
Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ
sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung
của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác.
Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham
chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực.
Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu
chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ
không bị tụt lại phía sau.
Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu
quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục
sắp xếp.
Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung.
Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với
các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc
biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị
hiện đại.
Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại
hồ sơ khác nhau.
Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức thời đối với
một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó.
Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng
được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ.
Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn
được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau
8
đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì
chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ sơ
dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên
được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng
từ đồng nghĩa.
Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy, tài liệu
trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A đến
F, G đến L, M đến R và từ S đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ
theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác.
1.3.1.4. Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân sự là việc làm chủ thiết yếu trong hoạt đông của mọi doanh
nghiệp, tổ chức. Do vậy, để nắm bắt thông tin về nhân sự ngoài việc tiếp xúc trực tiếp
hoặc thông qua các kênh thông tin khác như: nhận xét đánh giá của cấp quản lý trực
tiếp, kết quả công việc được giao,... thì nhất thiết phải tiến hành nghiên cứu hồ sơn
nhân sự. Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin đầy đủ, chính xác, toàn diện, tin cậy, có
tính pháp lý về quá trình hoạt động và trưởng thành của từng nhân viên và qua đó cũng
có thể hiểu thêm những vấn đề liên quan khác.
Trong công tác quản lý nhân sự việc xây dựng và quản lý hồ sơ là một nhiệm
vụ quan trọng. Làm tốt công tác này cũng sẽ góp phần đắc lực cho công tác thống kê,
tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ nhân viên về
phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng giai đoạn phát triển của doanh
nghiệp, tổ chức. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ nhân sự cùng với công tác thống
kê, tổng hợp về nhân sự góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính
sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng nhân sự.
1.3.2. Công tác quản lý khen thưởng - kỷ luật nhân sự
1.3.2.1. Cơ sở lý luận về khen thưởng
a. Khái niệm khen thưởng
Một tổ chức chỉ có thể đạt được năng suất cao khi có những nhân viên làm việc
tích cực và sáng tạo. Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào cách thức và phương pháp mà
người quản lý sử dụng để tạo động lực lao động cho nhân viên. Khen thưởng là một
trong những biện pháp có thể tạo động lực động viên, lôi cuốn, khuyến khích người
9
lao động phát huy tính năng động, sáng tạo vươn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao vì mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Theo luật thi đua khen thưởng ban hành năm 2003, Khen thưởng là việc ghi
nhận, biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với cá
nhân tập thể có thành tích trong việc xây dựng bảo vệ tổ quốc.
Trong phạm vi doanh nghiệp, khen thưởng chính là việc doanh nghiệp biểu
dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích tài chính đối với người lao động khi họ có
những thành tích trong việc phát triển doanh nghiệp.
Việc khen thưởng có thể là một công cụ khuyến khích tốt ngay cả đối với
những người đang làm công ở các doanh nghiệp nhỏ nhất. Khen thưởng cũng có thể là
một việc lãng phí về tiền bạc. Khen thưởng một cách đúng đắn và có tổ chức có thể
củng cố các nỗ lực dẫn tới sự thành công của tổ chức bởi vì khen thưởng động viên,
khuyến khích những người đã có đóng góp công sức cụ thể cho công ty. Khen thưởng
không thỏa đáng sẽ gây bức xúc cho những người đang mong chờ được khen thưởng
và họ có thể cảm thấy thất vọng với những gì mà họ nhận được. Vấn đề quan trọng là
lên kế hoạch và thực hiện khen thưởng như thế nào.
b. Các chuẩn mực khen thưởng:
- Xác định các tiêu chuẩn, tiêu chí;
- Đánh giá kết quả đạt được mục tiêu;
- Đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc;
- Khuyến khích những cải tiến, vượt khó ;
- Thể hiện tính chất tiêu biểu, tiên tiến .
c. Các hình thức khen thưởng
- Các hình thức khen thưởng gồm: Huân chương, huy chương, danh hiệu vinh
dự nhà nước, “Giải thưởng Hồ Chí Minh”, “Giải thưởng nhà nước”, kỷ niệm chương,
huy hiệu, bằng khen, giấy khen.
- Các hình thức động viên
+ Ngoài các hình thức khen thưởng theo quy định của Luật Thi đua, Khen
thưởng, tùy theo đặc điểm thực tiễn, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp, thủ trưởng cơ
quan, tổ chức, đơn vị có thể thực hiện gửi thư khen, tặng cờ lưu niệm, thưởng tiền,
tặng quà, công nhận điển hình tiên tiến tiêu biểu và các hình thức động viên khác để
10
kịp thời nêu gương tốt trong lao động, sản xuất, công tác hoặc có việc làm thiết thực
giúp đỡ người có hoàn cảnh khó khăn, gia đình có công với cách mạng; hỗ trợ, đóng
góp trí tuệ, công sức, vật chất mang lại nhiều lợi ích cho tỉnh, cơ quan, tổ chức, đơn vị
và cộng đồng xã hội.
+ Đối tượng, tiêu chuẩn, số lượng tập thể, cá nhân được nhận các hình thức
động viên: do Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp, thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị
quy định.
d. Các loại hình khen thưởng
- Khen thưởng theo công trạng và thành tích đạt được (khen thưởng thường
xuyên) là hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân đạt được thành tích xuất sắc
trong thực hiện nhiệm vụ xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
- Khen thưởng theo chuyên đề (hoặc theo đợt) là khen thưởng cho tập thể, cá nhân
đạt được thành tích xuất sắc sau khi kết thúc phong trào thi đua theo chuyên đề hoặc thi
đua theo đợt do Chủ tịch Nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân các cấp, thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị ở các cấp phát động.
- Khen thưởng đột xuất là khen thưởng cho tập thể, cá nhân đã đạt được thành
tích đột xuất xuất sắc trong lao động, sản xuất, chiến đấu, phục vụ chiến đấu; dũng
cảm cứu người, tài sản của nhân dân hoặc của Nhà nước (thành tích đột xuất là thành
tích lập được trong hoàn cảnh không được dự báo trước, diễn ra ngoài dự kiến kế
hoạch công việc bình thường mà tập thể, cá nhân phải đảm nhận).
- Khen thưởng quá trình cống hiến là khen thưởng cho cá nhân có quá trình tham
gia các giai đoạn cách mạng, giữ các chức vụ lãnh đạo, quản lý trong các cơ quan nhà
nước, các đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, có công lao,
thành tích xuất sắc đóng góp vào sự nghiệp cách mạng của Đảng và của dân tộc.
- Khen thưởng theo niên hạn là khen thưởng cho cá nhân thuộc lực lượng Quân
đội nhân dân và Công an nhân dân có thành tích, có thời gian tham gia xây dựng lực
lượng vũ trang nhân dân.
- Khen thưởng đối ngoại là khen thưởng tập thể, cá nhân người nước ngoài có
thành tích, đóng góp vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam trên lĩnh
vực: chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao hoặc lĩnh
vực khác.
11
e. Nguyên tắc khen thưởng
- Công khai, minh bạch, dễ hiểu.
Một hệ thống khen thưởng công khai minh bạch, dễ hiểu để người lao động làm
việc với tâm trạng thoải mái do họ biết rõ được mình sẽ được thưởng gì và họ biết
được tương lai tốt đẹp đang chờ đợi mình ở phía trước, qua đó thúc đẩy họ phấn đấu
vươn lên trong công việc, tạo sự phát triển toàn diện cho họ.
Trong quá trình thực hiện, có thể nảy sinh một số vướng mắc đòi hỏi phải điều
chỉnh hệ thống khen thưởng. Một hệ thống khen thưởng minh bạch giúp cho người lao
động dễ tham gia bàn luận , thương lượng để điều chỉnh. Bằng cách đó, hệ thống khen
thưởng luôn được người lao động chấp thuận và có tác động to lớn trong việc thực
hiện mục tiêu của tổ chức
- Kết hợp chặt chẽ động viên tinh thần với khuyến khích vật chất
Hệ thống khen thưởng phải đảm bảo thu hút được sự chú ý của người lao động.
Nên tránh hiện tượng khen thưởng suông, chỉ khen mà không có thưởng. Vì điều này,
dễ gây nhàm chán, không tạo được động lực cho sự phát triển của người lao động.
Khen thưởng bằng hiện vật cũng là một hình thức làm tăng thu nhập cho người lao
động. Do đó, khen thưởng cũng phải thỏa đáng, người lao động có nhiều cơ hội dể
phát triển và họ có được cảm giác rằng nơi họ đang làm việc là tương đối “ lý tưởng”,
họ sẽ có tương lai tốt đẹp khi làm việc lâu dài tại tổ chức.
- Một hình thức khen thưởng có thể áp dụng nhiều lần cho nhiều đối tượng
Điều này có nghĩa, với cùng một mức đóng góp như nhau thì người lao sộng sẽ
được hưởng khen thưởng như nhau, đảm bảo được sự công bằng, dân chủ và thống nhất,
đảm bảo được sự tin tưởng của người lao động đối hệ thống khen thưởng. Đồng thời giúp
cho tổ chức có được một hệ thống khen thưởng tinh gọn, thống nhất, dễ quản lý,
- Đảm bảo thống nhất giữa tính chất, hình thức và đối tượng khen thưởng:
Hệ thống khen thưởng cần được quản lý chặt chẽ và hiệu quả trên cơ sở hệ
thống tiêu chí đánh giá khen thưởng hợp lý, chính xác, Gắn chặt các mức khen thưởng
với hiệu quả thực hiện công việc. Tránh hiện tượng khen thưởng sai, khen thưởng
nhầm. Đảm bảo làm nhiều thưởng nhiều, làm ít thưởng ít, làm như nhau thưởng như nhau.
Thực hiện linh hoạt giữa khen thưởng, biểu dương, tôn vinh với khuyến khích vật chất để
thực hiện mục tiêu của khen thưởng, thu hút và giữ chân được nhân viên giỏi.
12
1.3.2.2. Cơ sở lý luận về kỷ luật lao động
a. Khái niệm kỷ luật lao động
Trong sử dụng nhân lực bên cạnh các hình thức động viên nhân viên cũng cần
thực hiện kỷ luật lao động để tạo dựng nề nếp, kỷ cương trong tổ chức
Kỷ lật lao độnglà những tiêu chuẩn quy định hành vi cá nhân của người lao
động do tổ chức xây dựng dựa trên những quy định pháp lý hiện hành, các chuẩn mực
đạo đức xã hội trên cơ sở những nét đặc thù riêng của tổ chức.
Như vậy, các tiêu chuẩn quy định hành vi cá nhân của người lao động có thể
thay đổi khi các quy đinh pháp lý có sự điều chỉnh, hoặc có sự thay đổi một số chuẩn
mực đạo đức xã hội hoặc có sự thay đổi trong quan điểm hướng đi của tổ chức.
Theo Bộ luật lao động sửa đổi bổ sung 2007.
Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian công nghệ và
điều hành sản xuất, kinh doanhthể hiện trong nội quy lao động.
Nội quy lao động không được trái với pháp luật lao động và pháp luật khác.
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải có nội quy bằng văn bản.
Người lao động thường vi phạm kỷ luật lao động do vi phạm các quy định của
bản nội quy lao động, thực hiện không đúng quy trình, quy định, yêu cầu, tiêu chuẩn
đã đặt ra gây ảnh hưởng xấu tới kết quả thực hiện công việc, uy tín và thương hiệu của
tổ chức.
- Nguyên nhân dẫn đến vi phạm kỷ luật lao động được xét từ hai phía:
Từ phía người lao động do vi phạm các quy định của bản nội quy lao động, đã
được phổ biến, quán triệt và công bố công khai. Thực hiện không đạt yêu cầu, tiêu
chuẩn thực hiện công việc; có biểu hiện thiếu nghiêm túc, lệch lạc trong suy nghĩ và
hành động…
Tứ phía người sử dụng lao động Nguyên nhân chính có thể do sai sót trong việc
xây dựng và thực hiện chính sách nhân sự như tuyển dụng không đúng người, đúng
việc,không phổ biến hoặc phổ biến không đầy đủ kiến thức, nội quy lao động khiến
người lao động không biết hoặc hiểu sai dẫn đến vi phạm kỷ luật lao động. Hoặc do
quản lý lao động không tốt khiến người lao động bất bình, chống đối, không thực hiện
đúng quy trình, quy định công việc.
13
b. Các hình thức kỷ luật đối với công chức, viên chức
 Áp dụng đối với công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý:
- Khiển trách;
- Cảnh cáo;
- Hạ bậc lương;
- Buộc thôi việc.
 Áp dụng đối với công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý:
- Khiển trách;
- Cảnh cáo;
- Hạ bậc lương;
- Giáng chức;
- Cách chức;
- Buộc thôi việc.
 Khiển trách
Hình thức kỷ luật khiển trách áp dụng đối với công chức có một trong các hành
vi vi phạm pháp luật sau đây:
- Có thái độ hách dịch, cửa quyền hoặc gây khó khăn, phiền hà đối với cơ quan,
tổ chức, đơn vị, cá nhân trong thi hành công vụ;
- Không thực hiện nhiệm vụ được giao mà không có lý do chính đáng;
- Gây mất đoàn kết trong cơ quan, tổ chức, đơn vị;
- Tự ý nghỉ việc, tổng số từ 03 đến dưới 05 ngày làm việc trong một tháng;
- Sử dụng tài sản công trái pháp luật;
- Xác nhận giấy tờ pháp lý cho người không đủ điều kiện;
- Vi phạm quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng; thực hiện tiết
kiệm, chống lãng phí; kỷ luật lao động; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn mại dâm
và các quy định khác của pháp luật liên quan đến công tác.
 Cảnh cáo
Hình thức kỷ luật cảnh cáo áp dụng đối với công chức có một trong các hành vi
vi phạm pháp luật sau đây:
- Cấp giấy tờ pháp lý cho người không đủ điều kiện;
- Sử dụng thông tin, tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị để vụ lợi;
14