Tình hình tổ chức và quản lý các dự án của công ty kinh doanh nước sạch hà nội

  • 76 trang
  • file .pdf
LUẬN VĂN:
Tình hình tổ chức và quản lý các
dự án của công ty kinh doanh
nước sạch hà nội
Chương I
Những vấn đề chung về dự án và quản lý dự án
I. Những khái niệm cơ bản
1. Khái niệm về đầu tư
Khái niệm về đầu tư có nhiều cách hiểu khác nhau, tuỳ thuộc vào phạm vi phát huy tác
dụng của các kết quả đầu tư mà có quan niện về khác nhau.
Theo nghĩa rộng, đầu tư là sự hy sinh các nguồn lực hiện tại để tiến hành các hoạt động
nào đó nhằm thu về cho người đầu tư các kết quả nhất định trong tương lai lớn hơn các
nguồn lực đã bỏ ra để đạt được kết quả đó.
Theo nghĩa hẹp, đầu tư chỉ bao gồm các hoạt động sử dụng các nguồn nhân lực hiện
tại nhằm đem lại cho nền kinh tế xã hội những kết quả trong tương lai lớn hơn các nguồn
nhân lực đã sử dụng để đạt được kết quả đó.
Từ đây ta có định nghĩa như sau:
Đầu tư phát triển là hoạt động sử dụng các nguồn lực tài chính, nguồn lực vật chất,
nguồn nhân lực và tài sản trí tuệ, hoặc duy trì hoạt động của các tài sản và nguồn nhân lực
sẵn có thuộc phạm trù đầu tư theo nghĩa hẹp hay phạm trù đầu tư phát triển.
2. Khái niệm về dự án
Tầm quan trọng của hoạt động đầu tư, đặc điểm và sự phức tạp về mặt kỹ thuật, hậu
quả và hiệu quả tài chính, kinh tế xã hội của hoạt động đấu tư đòi hỏi hoạt động đầu tư phải
được tiến hành một cách thận trọng theo kế hoạch.
Khái niệm dự án đầu tư được xem xét trên nhiều góc độ.
Về mặt hình thức: Dự án đầu tư là một tập tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ
thống các hoạt động và chi phí theo một kế hoạch để đạt được kết quả và thực hiện nhữnh
mục tiêu nhất định trong tương lai.
Trên góc độ quản lý: dự án đầu tư là công cụ quản lý việc sử dụng vốn, vật tư, lao
động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế xã hội trong thời gian dài
Trên góc độ kế hoạch hoá: Dự án đầu tư là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiêu của
công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế xã hội, làm tiền đề cho các quan
điểm đầu tư và tài trợ.
Xét về mặt nội dung: Dự án đầu tư là một tập hợp các hoạt động có liên quan tới nhau
nhằm kế hoạch hoá các mục tiêu đã định, bằng việc tạo ra các kết quả cụ thể trong một thời
gian nhất định, thông qua việc sử dụng các nguồn nhân lực xác định.
Như vậy một dự án đầu tư bao gồm 4 thành phần chính:
Mục tiêu của dự án: bao gồm mục tiêu phát triển và mục tiêu trước mắt
+ Mục tiêu phát triển: là các lợi ích đem lại của dự án
+ Mục tiêu trước mắt là mục tiêu cụ thể cần đạt được của việc thực hiện dự
án
Các kết quả: là cái cụ thể được tạo ra từ các hoạt động khác nhau của dự án.
Các hoạt động: là những nhiện vụ hoặc hành động được thực hiện trong dự án để
tạo ra các kết quả nhất định. Các nhiệm vụ hoặc hành động này cùng với một lịch biểu
và trách nhiệm cụ thể của các bộ phận thực hiện sẽ tạo thành kế hoạch của dự án.
Các nguồn lực: về vật chất, tài chính và con người cần thiết để tiến hành các hoạt
động của dự án.
Trong 4 thành phần trên kết quả là cái cuối cùng của dự án, do vậy phải theo dõi
đánh giá dự án thông qua kết quả đạt được.
3. Khái niệm về hiệu quả
3.1 Khái niệm: Hiệu quả là sự so sánh giữa kết quả và chi phí bỏ ra để đạt được kết quả
đó.
3.2 Các tiêu chuẩn hiệu quả
Tiêu chuẩn cơ bản của hiệu quả tài chính là lợi nhuận cao nhất và ổn định.
Trong hoạt động của doanh nghiệp mình chủ doanh nghiệp thường đặt ra các mục tiêu
cụ thể sau:
+ Thu lợi nhuận cao nhất, lợi nhuận là tiêu chuẩn để thiết lập các chi tiêu về hiệu quả.
+ Chi phí nhỏ nhất.
+ Chiếm lĩnh thị trường hoặc đạt được lượng hàng hoá bán ra nhiều nhất.
+ Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
+ Duy trì sự tồn tại của doanh nghiệp, tránh sự phá sản.
+ Đạt được ổn định nội bộ.
+ Đạt được mức độ nào đó về lợi nhuận.
+ V.v....
Các mục tiêu trên có thể quy tụ thành mục tiêu cơ bản quyết định sự hoạt động của
doanh nghiệp, đó là lợi nhuận cao và ổn định. Với mục tiêu này tiêu chuẩn cơ bản của hiệu
quả tài chính là lợi nhuận ổn định.
Tiêu chuẩn cơ bản của hiệu quả kinh tế xã hội là giá trị gia tăng quốc gia
Trong hoạt động kinh tế của đất nước, xã hội thường đặt ra các mục tiêu sau:
+ Tăng thu nhập quốc dân.
+ Tạo công ăn việc làm.
+ Công bằng xã hội.
+ Bảo vệ môi sinh.
+ Đảm bảo chủ quyền đất nước.
Vậy nền kinh tế quốc dân là hệ thống đa mục tiêu: kinh tế, chính trị, xã hội và sinh
thái. Các mục tiêu này có quan hệ mật thiết với nhau, đôi khi lại mâu thuẫn với nhau. Các
mục tiêu này thường thể hiện trong quá trình phát triển kinh tế xã hội của đất nước.
4. Quản lý dự án
Phương pháp quản lý dự án là một phương pháp tiên tiến, ngày càng được áp dụng
rộng rãi trong thực tế. Có hai nhân tố thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của các phương pháp
quản lý dự án. Đó là nhu cầu ngày càng tăng về hàng hoá đòi hỏi sản xuất phức tạp, công
nghệ hiện đại, trong khi nhu cầu của con người ngày càng khắt khe, tri thức ngày càng mở
rộng.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoặch tổng thể điều phối và quản lý một dự án từ khi
bắt đầu tới khi kết thúc nhằm đạt được những mục tiêu về thời gian, chi phí, kỹ thuật và chất
lượng.
II. Quá trình hình thành và thực hiện một dự án đầu tư.
1. Các giai đoạn hình thành và thực hiện một dự án đầu tư
Quá trình hình thành và thực hiện dự án đầu tư trải qua ba giai đoạn: chuẩn bị đầu tư,
thực hiện đầu tư và vận hành các kết quả đầu tư.
Nội dung các bước công việc của mỗi giai đoạn, của mỗi dự án là không giống nhau
tuỳ thuộc vào lĩnh vực đầu tư, tính chất của tái sản xuất,... Do vậy khi vận dụng vào một dự
án cụ thể có thể thêm hoặc bớt một số công việc.
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư có thể bao gồm những hoạt động sau:
- Nghiên cứu phát hiện cơ hội đầu tư.
- Nghiên cứu tiền khả thi sơ bộ lựa chọn dự án.
- Nghiên cứu khả thi (lập dự án - luận chứng kinh tế kỹ thuật ).
- Đánh giá và quyết định (thẩm định dự án)
Giai đoạn thực hiện đầu tư.
- Đàm phán và ký hợp đồng.
- Thiết kế và lập dự án thi công xây lắp công trình.
- Thi công xây lắp công trình.
- Chạy thử và nghiệm thu sử dụng.
Giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư.
- Sử dụng chưa hết công suất.
- Sử dụng công suất ở mức cao nhất.
- Công suất giảm dần và thanh lý.
Các bước công việc này thực hiện một cách tuần tự, gối đầu nhau tạo nên tính liên tục
trong hoạt động của dự án, ở giai đoạn đầu vấn đề chất lượng độ chính xác của kết quả
nghiên cứu, tính toán và dự đoán là quan trọng nhất, chi phí cho giai đoạn này chiếm
khoảng 0,5 - 15% vốn đầu tư của dự án. Trong giai đoạn thứ hai thời gian là quan trọng hơn
cả. Chi phí của giai đoạn này chiếm từ 85-99,5% tổng vốn đầu tư và nắm khê đọng trong
suốt thời gian thực hiện đầu tư. Giai đoạn này kéo dài càng làm phát sinh chi phí.
Giai đoạn 3: Nếu kết quả tốt đạt được của giai đoạn 2 thì hiệu quả và mục tiêu của dự
án chỉ phụ thuộc vào tổ chức quản lý hoạt động của kết quả đầu tư. Soạn thảo dự án đầu tư
thuộc vào giai đoạn chuẩn bị đầu tư, bao gồm 3 bước:
- Nghiên cứu cơ hội đầu tư
- Nghiên cứu tiền khả thi
- Nghiên cứu khả thi
2. Quá trình soạn thảo dự án đầu tư.
2.1 Nghiên cứu cơ hội đầu tư.
Đây là giai đoạn hình thành dự án và là bước nghiên cứu sơ bộ nhằm đánh gía cơ hội
mang lại hiệu quả và phù hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, của
ngành trong chiến lược tổng thể của xã hội.
Trong nghiên cứu cơ hội đầu tư có cơ hội đầu tư chung và có cơ hội đầu tư cụ thể.
Cơ hội đầu tư chung là cơ hội đầu tư được xem xét ở cấp độ ngành, vùng hoặc cả
nước. Việc nghiên cứu này sẽ phát hiện ngành, lĩnh vực, những bộ phận hoạt động kinh tế
– xã hội có thể được đầu tư trong từng thời kỳ. Các bộ phận có liên quan tham gia vào việc
sàng lọc ra các dự án, chọn lọc ra một số dự án phù hợp và có hiệu quả.
Cơ hội đầu tư cụ thể là cơ hội đầu tư được xem xét ở cấp độ từng đơn vị sản xuất kinh
doanh dịch vụ nhằm phát hiện những khâu, những giải pháp kinh tế kỹ thuật trong hoạt
động sản xuất kinh doanh của đơn vị cần và có thể được đầu tư trong từng kỳ kế hoạch để
vừa phục vụ cho việc thực hiện chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của đơn vị vừa
đáp ứng mục tiêu phát triển của ngành, vùng và đất nước.
Để phát triển các cơ hội đầu tư cần căn cứ vào những yếu tố sau:
- Chiến lược phát triển kinh tế xã hội của vùng đất nước hoặc chiến lược phát triển kinh
doanh của ngành, cơ sở đó
- Nhu cầu trong nước và ngoài nước về loại hàng hoá sẽ được tạo ra
- Hiện trạng của của sản xuất và cung cấp các mặt hàng và hoạt động dịch vụ đó trong cả
nước và trên thế giới còn chỗ trống trong một thời gian dài, ít nhất cũng vượt thời gian thu
hồi vốn.
- Tiềm năng sẵn có về tài nguyên thiên nhiên, lao động, tài chính, quan hệ quốc tế …có khả
năng khai thác để có thể chiếm lĩnh được chỗ trống trong sản xuất và tiến hành các hoạt
động dịch vụ trong nước và thế giới. Những lợi thế so sánh, so với thị trường ngoài nước, so
với các địa phương và các đơn vị khác trong nước.
Những kết quả tài chính, kinh tế – xã hội sẽ đạt được nếu đầu tư.
Mục đích của việc nghiên cứu cơ hội để xác định liệu có nên triển khai tiếp tục các
giai đoạn tiếp theo không.
2.2 Nghiên cứu tiền khả thi.
Nghiên cứu tiền khả thi là bước tiếp theo của giai đoạn nghiên cứu cơ hội, giai đoạn
này sàng lọc các cơ hội đầu tư có khả thi không.
Giai đoạn này có thể bỏ qua với các dự án quy mô nhỏ, không phức tạp về khía cạnh
kinh tế – xã hội
Nội dung của nghiên cứu tiền khả thi bao gồm những vấn đề sau:
- Các bối cảnh chung về kinh tế, xã hội, pháp luật có ảnh hưởng đến dự án.
- Nghiên cứu thị trường.
- Nghiên cứu kỹ thuật.
- Nghiên cứu về tổ chức quản lý và nhân sự.
- Nghiên cứu tài chính.
- Nghiên cứu các lợi ích về kinh tế xã hội.
Sản phẩm của giai đoạn này là luận chứng tiền khả thi. Nội dung của luận chứng bao
gồm những vấn đề sau:
- Giới thiệu chung về cơ hội đầu tư.
- Chứng minh tính đúng đắn của việc quyết định đầu tư.
- Những vấn đề khó khăn cản trở cho đầu tư và vận hành kết quả đầu tư sau này, đòi hỏi
các tổ chức phải có nghiên cứu chức năng hoặc nghiên cứu hỗ trợ.
Nội đung của nghiên cứu hỗ trợ của các dự án thường khác nhau phụ thuộc vào từng
đặc điểm dự án. Nghiên cứu hỗ trợ có thể tiến hành song song với nghiên cứu khả thi và có
thể cũng nghiên cứu sau nghiên cứu khả thi tuỳ thuộc vào thời điểm phát hiện khía cạnh cần
phải tổ chức nghiên cứu sâu hơn. Chi phí cho nghiên cứu hỗ trợ nằm trong chi phí nghiên
cứu khả thi.
2.3 Nghiên cứu khả thi
Kết quả của bước này là lựa chọn được dự án tối ưu, ở giai đoạn này phải khẳng định
cơ hội đầu tư có khả thi không ? Có vững chắc không? Có hiệu quả không?
ở bước nghiên cứu này, nội dung nghiên cứu cũng tương tự ở giai đoạn nghiên cứu
tiền khả thi. Nhưng khác nhau ở mức độ chi tiết hơn, chính xác hơn. Mọi khía cạnh đều
được nghiên cứu trạng thái động. Xem xét sự vững chắc hay không của dự án trong điều
kiện có sự tác động của các yếu tố bất định, hoặc cần có biện pháp tác động gì bảo đảm cho
dự án có hiệu quả.
Tất cả ba giai đoạn nghiên cứu nói trên phải được tiến hành với các dự kiến đầu tư lớn,
đầy đủ và chi tiết hơn, phát hiện và khắc phục dần những sai sót ở các giai đoạn nghiên cứu
trước thông qua việc tính toán lại, đối chiếu các dữ kiện, các thông số, thông tin thu nhập
được qua mỗi giai đoạn. Điều này đảm bảo cho các hiệu quả nghiên cứu khả thi đạt độ
chính xác cao.
III. Quản lý dự án
1. Chức năng của quản lý dự án.
Chức năng kế hoạch: Hoạch định là một quá trình ổn định những nhiệm vụ những mục
tiêu và phương pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu và những nhiệm vụ đó.
Chức năng tổ chức: Chức năng tổ chức trong quản lý dự án bao gồm các nội dung
sau:
- Thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý dự án: lựa chọn một trong ba hình thức tổ chức quản
lý dự án cơ bản đó là cơ cấu chức năng, cơ cấu theo dự án, cơ cấu ma trận
- Xác định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của những đơn vị và cá nhân tham gia
quản lý dự án
- Lựa chọn, đào tạo và sử dụng cán bộ quản lý dự án
- Lựa chọn những đơn vị tham gia thực hiện dự án
Các công cụ chủ yếu được sử dụng để thực hiện chức năng tổ chức là:
Biểu đồ phân tích công việc của dự án
Sơ đồ tổ chức
Ma trận nhiệm vụ, trách nhiệm
Chức năng điều hành: Là quá trình tác động lên các con người trong doanh nghiệp một
cách có chủ đích để họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu đạt được các mục tiêu đề ra của
doanh nghiệp.
Chức năng kiểm tra và điều chỉnh:
Kiểm tra là một chức năng cơ bản của người có trách nhiệm trong doanh nghiệp. Là sự
đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm bảo đảm cho các mục tiêu và kế hoạch của
doanh nghiệp vạch ra để đạt tới mục tiêu này đã đang được hoàn thành.
Điều chỉnh là thường xuyên theo dõi sự vận động của hệ thống để kịp thời phát hiện
mọi sự rối loạn trong tổ chức và luôn luôn cố gắng duy trì các mối quan hệ bình thường
giữa bộ phận điều hành và bộ phận chấp hành.
2. Bản chất của quản lý dự án
Quản lý là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và dự án
đầu tư có thể được xem xét là tập hợp công việc cần làm để đạt được mục đích. Như vậy
quản lý dự án là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý trong quá trình lập và thực
hiện dự án.
Hoạt động của dự án có thể chia thành 2 loại cơ bản: Hoạt động vận hành và vận động
kinh doanh.
Hoạt động vận hành là các hoạt động trong nội bộ dự án, hoạt động kinh doanh là hoạt
Hoạt động của
Hoạt động vận Hoạt động kinh
Tổ Điều Kế Các Phâ Hoạt Hoạt Hoạt Qua
chứ hành hoạc định n động động động n
c sản h mức phố của của của hệ
bộ xuất sản kinh i dự dự dự của
máy kinh xuất tế thu án án án dự
và doan kinh kỹ nhậ trên trên trên án
sự h doan thuậ p(. thị thi thị đối
hoạ của h t ) trườ trườ trườ với
t dự của nội ng ng ng nhà
độn án dự bộ tài tư hàng nướ
động vượt ra ngoài phạm vi tổ chức của dự án. Hai hoạt động này có thể được minh hoạ
hình dưới đây:
Hình 1.1: Các hoạt động của dự án
3. Nội dung của quản lý dự án
Do vị trí quan trọng của dự án nên trong hoạt động quản lý của dự án cần phải xem xét
trên cả hai góc độ vĩ mô và vi mô.
3.1 Quản lý vĩ mô với các dự án.
Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước là tổng thể các biện pháp tác động đến các yếu tố
của quá trình hoạt động của dự án nhằm tạo ra môi trường thuận lợi cho sự hoạt động của
dự án, hướng được dự án hoạt động theo một qui chế và thực sự là hạt nhân của tăng trưởng
kinh tế.
Quản lý vĩ mô dự án sẽ được xem xét theo hoạt động vận hành và hoạt động kinh
doanh.
3.1.1 Quản lý vĩ mô với hoạt động vận hành của dự án
Trong quá trình đầu tư và vận hành các kết quả đầu tư, Nhà nước vừa là chủ thể thực
hiện những biện pháp hỗ trợ thúc đẩy đồng thời cũng là người theo dõi, định hướng cho các
dự án đi theo hướng mà Nhà nước, xã hội mong muốn.
Quản lý nhà nước với hoạt động kinh doanh của dự án.
Hoạt độnh vận hành của dự án có quan hệ chặt chẽ với hoạt động kinh doanh của chính
dự án
Dự án tồn tại trong mối quan hệ với thị trường cả đầu vào và đầu ra. Trong quá trình
hoạt động của dự án luôn quan hệ với cơ quan quản lý nhà nước
Nhà nước tác động đến các hoạt động kinh doanh thông qua một hệ thống pháp luật và
chính sách kinh tế xã hội. Các chính sách và pháp luật tác động tới dự án theo hai hướng:
một là khuyến khích thúc đẩy dự án mà mang lại lợi ích cho xã hội, chiều hướng thứ hai là
hạn chế việc đầu tư của các dự án vào những lĩnh vực cụ thể nào đó mà nhà nước không
mong muốn.
Quản lý tầm vĩ mô là vấn đề rất phức tạp hiện nay, đòi hỏi bức xúc là phải xây dựng
một hệ thống pháp luật đầy đủ để tạo ra sự thông thoáng trong hoạt động và với hành lang
pháp lý đầy đủ để tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý các dự án. Điều mà lâu nay được
quan tâm mới chỉ thuộc bộ phận của hoạt động đầu tư của dự án, đó là đầu tư xây dựng cơ
bản.
3.1.2 Công cụ của quản lý vĩ mô.
Chiến lược, định hướng và kế hoạch đầu tư.
Quy hoạch phát triển kinh tế xã hội tổng thể và quy hoạch xây dựng tổng thể theo các địa
phương và vùng lãnh thổ.
Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý đầu tư từ trung ương đến địa phương, đặc biệt là các tổ
chức quản lý đầu tư và phát triển ngân hàng, tài chính tổ chức quản lý xây lắp
Hệ thống luật pháp và các quy định có liên quan đến đầu tư như: luật đầu tư nước ngoài,
luật khuyến khích đầu tư trong nước, luật xây dựng, luật đất đai, điều lệ quản lý đầu tư và
xây dựng…
Hệ thống chính sách có liên quan tới dự án đầu tư: chính sách thuế, tín dụng, giá cả, chính
sách huy động các nguồn vốn, chính sách ưu đãi trong đầu tư…
Hệ thống chính sách, tiêu chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật có liên quan tới đầu tư và xây
dựng
Thông tin dự báo…các biện pháp khác để tạo môi trường thuận lợi cho các hoạt động đầu tư
trong khuôn khổ pháp luật
3.2 Quản lý vi mô với các dự án đầu
Quản lý vi mô là quá trình quản lý với các dự án cụ thể bao gồm các công việc lập kế
hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Các hoạt động của dự án, việc quản lý của dự án theo
các giai đoạn được minh hoạ trong hình 1.2, quản lý theo lĩnh vực được mô tả hình 1.3
Hình 1.2: Quá trình thực hiện dự án
Xác định nhu cầu về sản phẩm
Xác định mục tiêu và tầm quan
Lựa chọn tiêu chuẩn đo lường
Xác định kế Dự toán ngân Quy trình công
Tổng hợp kế hoạch dự án
Thực hiện dự án
Kiểm soát và điều phối dự
Đánh giá thành công của dự án
Hình 1.3: Các lĩnh vực quản lý dự án
Lập kế hoạch Quản lý phạm Quản lý thời
tổng quan vi gian
- Lập kế - Xác định - Xác định
hoạch phạm vi công việc
- Quản lý - Lập kế - Dự tính
những thay hoạch phạm thời gian
đổi vi -
Quản lý chi Quản lý chất Quản lý nhân
phí lượng lực
- lập kế -Lập kế hoạch - Lập kế
hoạch nguồn chất lượng hoạch
lực - Đảm bảo - Tuyển dụng
- Tính toán chất lượng - Quản lý
chi phí - Quản lý lương,thưởn
Quản lý thông Quản lý rủi Quản lý thời
tin ro gian
-Lập kế hoạch -Xác định rủi -Kế hoạch
-Phân phối ro cung ứng
thông tin -Chương trình -Lựa chọn
-Báo cáo tiến quản lý rủi nhà cung ứng
độ ro -Quản lý hợp
Quản lý phạm vi: Quản lý phạm vi dự án là việc xác định, giám sát thực hiện mực tiêu
của dự án, xác định công việc nào thuộc thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào
ngoài phạm vi dự án.
Quản lý thời gian: Quản lý thời gian là việc quản lý kế hoạch, phân phối và giám sát
tiến độ thời gian nhằm bảo đảm thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc tiến
hành trong bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ hoàn thành.
Quản lý chi phí: Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát việc
thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích
số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí.
Quản lý chất lượng: Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát tiêu
chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm của dự án phải
đáp ứng nhu cầu của chủ đầu tư.
Quản lý nhân lực: Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn phối hợp những nỗ lực của mọi
thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng
lực lượng lao động hiệu quả ở mức nào.
Quản lý thông tin: Quản lý thông tin là quá trình bảo đảm các dòng thông tin thông
suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và các cấp quản lý khác
nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự
án?, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?
Quản lý rủi ro: Quản lý rủi ro là việc xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá
mức độ rủi ro và các kế hoạch đối phó cho từng loại rủi ro.
Quản lý hợp đồng và các loại mua bán: quản lý hợp đồng và các loại mua bán là quá
trình lựa chọn thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật
liệu, trang thiết bị, dịch vụ…cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề:
bằng cách nào dự án nhận được hàng hoá, dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung
cấp cho dự án, tiến độ cung cấp, dạng cung như thế nào
Lập kế hoạch tổng quan: Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình đảm bảo các
lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ.
4. Quản lý theo chu kỳ dự án.
Chu kỳ của dự án đầu tư trải qua 3 giai đoạn lớn: Giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn
thực hiện đầu tư, vận hành kết quả đầu tư.
4.1 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Đây là giai đoạn khởi đầu của một dự án, tuy chiếm một phần chi phí không lớn
khoảng 0,5 - 15%, nhưng lại là giai đoạn quan trọng chứa toàn bộ những vấn đề chiến lược
quyết định sự thành bại của các giai đoạn tiếp theo, do vậy nghiên cứu trong giai đoạn này
cần phải tập chung nghiên cứu thận trọng, vấn đề quản lý được đặt ra là chất lượng của công
tác nghiên cứu
Các công việc cần làm trong giai đoạn này:
Giai đoạn hình thành
- Xây dựng ý tưởng, xem xét có thể làm được dự án nào.
- Cần thu thập thông tin có liên quan.
- Xác định cơ hội đầu tư
- Xác định mục tiêu.
- Đánh giá rủi ro
- Dự tính nguồn lực
Giai đoạn phát triển
Giai đoạn này xem xét dự án thực hiện như thế nào. Nó được xem là giai đoạn chứa
nhiều công việc phức tạp nhất của một dự án, nội dung tập chung vào công tác thiết kế, lập
kế hoạch tổng quan và lập kế hoạch chi tiết
- Thành lập nhóm dự án
- Lập kế hoạch tổng quan
- Phân tách công việc của dự án
- Lập kế hoạch tiến độ thời gian
- Lập kế hoạch ngân sách
- Thiết lập quy trình sản xuất
- Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết
- Lập kế hoạch chi phí và nguồn lực, dự báo dòng tiền thu
- Xin phê chuẩn thực hiện
4.2 Giai đoạn thực hiện đề án đầu tư
Giai đoạn này chiếm đại đa số vốn (80- 99%). Số vốn này bị khê đọng không sinh lời
trong suốt thời gian thực hiện dự án. Đây là giai đoạn tạo cơ sở vật chất cho sự vận hành
của dự nán sau này, bao gồm nội dung sau:
1. Xin giao hoặc thuê đất
2. Xin giấy phép xây dựng
3. Thực hiện giải phóng mặt bằng, thực hiện kế hoạch định cư và phục hồi chuẩn bị
xây dựng (nếu có)
4. Mua sắm thiết bị công nghệ
5. Thực hiện khảo sát thiết kế xây dựng
6. Thẩm định, phê duyệt thiết kế, tổng dự toán và dự toán công trình.
7. Tiến hành thi công xây lắp
8. Kiểm tra và thực hiện các hợp đồng
9. Quản lý kỹ thuật, chất lượng thiết bị, chất lượng xây dựng.
10. Vận hành thử, thử nghiệm, quyết toán vốn đầu tư, bàn giao và bảo hành sản
phẩm
Nội dung trọng tâm của các công việc, các hoạt động của giai đoạn này là phải thực
hiện theo lịch trình chặt chẽ và tuân thủ những yêu cầu về chất lượng, chi phí, thời gian mà
giai đoạn chuẩn bị đầu tư đã xem xét.
4.2.1 Quản lý thời gian và tiến độ dự án
Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thành lập mạng
công việc, xây dựng thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và lập kế
hoạch quản lý tiến độ thực hiện dự án. Mục đích của quản lý thời gian là đảm bảo cho dự án
hoàn thành đúng thời gian quy định trong phạm vi kinh phí và nguồn lực hạn chế
Quản lý thời gian là cơ sở để quản lý và giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác
cần cho dự án
Để quản lý thời gian một cách hiệu quả người ta thường sử dụng mạng công việc làm
cơ sở cho việc tiến hành các công việc của dự án.
Sơ đồ mạng là bản sao trình tự các hoạt động của dự án và các quan hệ lôgic của
những hoạt động đó. Trong sơ đồ mạng trình bày thứ tự của công việc cùng với thời gian
của từng công việc, thời điểm bắt đầu nắt đầu và kết thúc của mỗi công việc cũng như toàn
bộ dự án. Thời gian dự trữ của từng công việc và từ đó tìm ra cách bố trí lại tất cả các công
việc sao cho tổng chi phí là nhỏ nhất
4.2.2 Quản lý chi phí
Quản lý chi phí bao gồm các công việc: Phân tích dòng chi phí, kiểm soát chi phí và
thanh toán đầu tư
a/ Phân tích dòng chi phí
Là việc xem xét, phân tích các chi phí được thực hiện theo từng công việc và số ngày
hoàn thành công việc đó
Phân tích dòng chi phí giúp cho các nhà đầu tư có kế hoạch chủ động trong việc tìm
kiếm nguồn vốn để cung cấp theo tiến độ, đồng thời quản lý chi phí một cách hiệu quả
b/ Kiểm soát chi phí.
Kiểm soát chi phí là việc theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi theo kế
hoạch, trên cơ sở đề xuất những giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự án, kiểm soát chi
phí thực chất là việc qủan lý quá trình thanh toán vốn đầu tư nhằm:
Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch.
Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với đường chi phí cơ sở.
Thông tin cho cấp có thẩm quyền về những thay đổi được phép. Để theo dõi chi phí cần
xác định chi phí cơ sở, quản lý những thay đổi thực tế, xác định nguyên nhân tạo ra sự thay
đổi so với đường chi phí cơ sở.
c/ Quản lý thanh toán vốn đầu tư.
Là việc quản lý các hình thức thanh toán, khối lượng quy trình tạm ứng vốn, thu hồi
vốn tạm ứng đối với một dự án. Các quy định về quản lý quá trình thanh toán vốn đầu tư
được nhà nước quy định như sau:
- Đối với dự án hoặc gói thầu xây lắp thực hiện theo hình thức chỉ định thầu thì việc
thanh toán vốn đầu tư căn cứ theo khối lượng thực hiện được nghiệm thu hàng hoá
theo hợp đồng đã ký kết
- Trách nhiệm thanh toán cho chủ thầu thuộc về chủ đầu tư, cơ quan tài chính ngân
hàng (tuỳ theo nguồn vốn đầu tư của dự án)
- Với những dự án hoặc gói thầu xây lắp, tổ chức đấu thầu thực hiện tạm ứng và thanh
toán khối lượng hoàn thành theo quy định.
Tạm ứng vốn:
Không được vượt quá kế hoạch vốn hàng năm và được thực hiện ngay khi hợp đồng có
hiệu lực thi hành.
Giá trị vốn tạm ứng được quy định như sau:
- Đối với gói thầu từ 50 tỷ đồng trở lên, mức tạm ứng là 10% giá trị hợp đồng, nhưng
không vượt quá kế hoạch vốn hàng năm.
- Đối với gói thầu có giá trị từ 10 - 15 tỷ đồng, mức tạm ứng là 15% giá trị hợp đồng,
nhưng không vượt quá kế hoạch vốn hàng năm.
- Đối với gói thầu dưới 10 triệu đồng thì tạm ứng là 20%.
Thu hồi vốn tạm ứng.
Thời điểm thu hồi vốn bắt đầu từ lúc gói thầu được thanh toán khối lượng hoàn thành
đạt từ 20 - 30% giá trị khối lượng công trình.
Vốn tạm ứng sẽ thu hồi dần vào thời kỳ thanh toán khối lượng hoàn thành và được thu
hồi hết khi gói thầu được thanh toán khối kượng hoàn thành đến 80% giá trị khối lượng.
Đối với việc mua sắm thiết bị, vốn tạm ứng được cấp theo tiến độ thanh toán của chủ
đầu tư với đơn vị cung ứng, gia công chế tạo thiết bị đã được quy định thuộc hợp đồng kinh
tế, và được thực hiện cho đến khi thiết bị đã nhập kho của chủ đầu tư.
Đối với các hợp đồng tiền vốn, mức vốn tạm ứng tối thiểu là 25% giá trị gói thầu
nhưng không vượt kế hoạch vốn cả năm và được thu hồi khi đã thực hiện công việc đền bù
giải phóng mặt bằng.
Vốn tạm ứng cho công việc giải phóng mặt bằng nhiều nhất không vượt quá kế hoạch
vốn hàng năm và được thu hồi khi đã thực hiện công việc đền bù giải phóng mặt bằng.
Việc thanh toán vốn đầu tư được thực hiện theo tiến độ và theo giá trúng thầu (với
hợp đồng chọn gói) hoặc thanh toán theo đơn giá trúng thầu hoặc các điều kiện cụ thể ghi
trong hợp đồng (đối với hợp đồng có điều chỉnh giá) trên cơ sở nghiệm thu chất lượng, khối
lượng từng kỳ thanh toán. Sau khi kết thúc dự án, việc tính toán các gói thầu không vượt
quá tổng dự toán hoặc mức tổng đã đầu tư được người có thẩm quyền đầu tư quyết định
Trong những năm kết thúc xây dựng hoặc đưa hạng mục công trình, công trình vào
khai thác sử dụng, khối lượng xây lắp chỉ được thanh toán hết khi có đủ quyết toán công
trình với chủ đầu tư.
Trong quá trình thực hiện dự án, nếu chủ đầu tư chưa thanh toán khối lượng công việc
đã hoàn thành thì chủ đầu tư phải trả lãi cho nhà thầu đối với khối lượng chậm thanh toán
đó, kể cả trường hợp đấu thầu và chỉ định thầu hoặc các hình thức giao thầu khác. Ngược
lại, nhà thầu không thực hiện đủ cam kết của hợp đồng, gây thiệt hại thực tế cho các dự án
thì chủ đầu tư thực hiện phạt theo chế độ quy định của pháp luật.
4.2.3 Giám sát thi công
Giám sát thi công nhằm bảo đảm tiến độ, khối lượng chất lượng theo hợp đồng, thiết kế
đã được duyệt của cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư, quy chuẩn xây dựng, tiêu chuẩn kỹ
thuật hiện hành của ngành của nhà nước.
a. Quản lý chất lượng xây dựng công trình
Chất lượng công trình xây dựng là yêu cầu tổng hợp đối với đặc tính an toàn, bền
vững, mỹ quan kinh tế của công trình phù hợp với quy chuẩn xây dựng, tiêu chuẩn kỹ thuật,
hợp đồng kinh tế và pháp luật hiện hành của nhà nước.
Quản lý chất lượng công trình xây dựng là tập hợp các tác động của cơ quan chức
năng quản lý nhằm đảm bảo và cải tiến chất lượng của công trình.
Tham gia vào quản lý chất lượng công trình về phía nhà nước có Bộ xây dựng, uỷ ban
nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các bộ có xây dựng chuyên ngành.
Nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn là những người trực tiếp giám sát quản lý chất lượng
công trình.
Trách nhiệm của chủ đầu tư.
Chủ đầu tư chịu trách nhiệm quản lý chất lượng công trình thông qua các công việc
sau:
1. Thực hiện đầy đủ các quy định hiện hành của nhà nước về lập, thẩm định, trình duyệt báo
cáo, nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán, tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà
thầu.
2. Lựa chọn tổ chức tư vấn công ứng vật tư, thiết bị xây lắp có tư cách pháp nhân và đủ
năng lực phù hợp để đảm nhận các công việc chuẩn bị đầu tư, thiết kế kỹ thuật và tổng dự
toán, cung ứng vật tư thiết bị xây lắp và giám sát chất lượng công trình xây dựng.
3. Kiểm tra các loại vật liệu, cấu kiện, xây dựng, thiết kế lắp đặt theo đúng yêu cầu thiết kế
và tiêu chuẩn kỹ thuật.
4. Được quyền yêu cầu các tổ chức tư vấn, cung ứng, tổ chức nhận thầu xây dựng, giải trình
về chất lượng vật liệu, thiết bị, công việc do tổ chức này tiến hành. Đối với những công