Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại công ty tnhh thương mại vận tải an thái

  • 79 trang
  • file .doc
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................4
1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................................4
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu.........................................................................4
3. Đối tượng nghiên cứu..........................................................................................5
4. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................5
5. Kết cấu của khoá luận.........................................................................................6
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG.........7
1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phòng.................................................................7
1.1.1. Khái niệm văn phòng.....................................................................................7
1.1.2. Chức năng của văn phòng.............................................................................8
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng.............................................................................10
1.1.4. Vai trò của văn phòng..................................................................................16
1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng.............................................17
1.2.1.Khái niệm quản trị văn phòng......................................................................17
1.2.2. Các nội dung của quản trị văn phòng.........................................................16
1.2.3. Mục tiêu của quản trị văn phòng.................................................................20
1.2.4.Vai trò của quản trị văn phòng.....................................................................20
1.2.5.Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị văn phòng............................22
CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI VẬN TẢI AN THÁI...........................................................................................27
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái...27
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty........................................27
2.1.2. Mục đích hoạt động và trách nhiệm của Công ty.......................................27
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty..........................................29
2.1. 4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty............................................32
2.1.5. Mèi quan hÖ cña c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan........................................36
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 1
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
2.1.6. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới............................36
2.2 Thực tiễn công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại
Vận Tải An Thái....................................................................................................37
2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng trong công ty.....................................................37
2.2.2. Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phòng công ty..........................39
2.2.3. Trang thiết bị văn phòng.............................................................................44
2.2.4. Nội dung công tác quản trị văn phòng.......................................................46
1.Xây dựng chương trình kế hoạch công tác......................................................46
2. Bố trí, sắp xếp nơi làm việc cho các phòng, cán bộ nhân viên toàn công ty49
3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị văn phòng.................51
4. Phân công phối hợp trong công việc giữa nhân viên trong bộ phận văn
phòng và giữa các phòng ban...............................................................................52
5. Quản lý chi phí của công tác văn phòng.........................................................53
6. Quản trị cơ sở vật chất.....................................................................................53
7. Công tác quản lý nhân sự.................................................................................56
8. Quản lý con dấu và giấy tờ pháp lý của cơ quan............................................57
9. Quy trình quản l ý bản đến, văn bản đi...........................................................59
2.2.5. Đánh giá chung trong quá trình hoạt động của phòng hành chính..........65
CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI............................................68
3.1. Nâng cao chất lượng nhân sự........................................................................68
3.1.1. Đối với người lãnh đạo.................................................................................68
3.1.2. Đối với nhân viên văn phòng.......................................................................70
3.1.3. Quản trị nhân sự kết hợp khoa học và nghệ thuật.....................................71
3.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng.......................................................74
3.3. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty.................74
3.4. Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý......75
KẾT LUẬN............................................................................................................77
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................78
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 2
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
Hình Nội dung Trang
Hình 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty 30
Hình 2: Quy trình sản xuất kinh doanh 32
Hình 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 34
Hình 4: Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của doanh nghiệp 35
Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp 38
Hình6 : Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng tháng 3/2008 45
Hình 7 : Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến 61
Hình 8: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 64
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 3
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bước sang thế kỷ 21, đất nuớc ta có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh
tế, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội
nhập. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt hiện nay. Đất
nước ta đang đổi mới từng ngày, để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh hiệu quả
các doanh nghiệp cần đề ra hàng loạt các chiến lược và chính sách khác nhau.
Chính vì vậy một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề không thể thiếu bộ phận văn
phòng đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công ty, văn phòng là cửa ngõ
của mọi cơ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng
văn, phòng vệ của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan
trọng, cần thiết bộ phận văn phòng cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt
nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị của nhà quản lý.
Tuy nhiên để bộ phận văn phòng hoạt động có hiệu quả thực sự là cánh tay
đắc lực của nhà quản lý đòi hỏi phải có sự quản lý, theo dõi, đánh giá quá trình
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Nghiệp vụ quản lý quá trình hoạt
động của văn phòng gọi là quản trị văn phòng.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
tôi nhận thấy ban giám đốc công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận
văn phòng đã bước đầu quan tâm đến việc phát triển cung như định hướng mở
rộng bộ phận này. Vì vậy công tác quản trị văn phòng của công ty bên cạnh những
mặt tốt còn nhiều mặt hạn chế dấn đến hiệu quả công tác quản trị văn phòng chưa
cao. Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết tôi xin mạnh dạn trình bầy luân văn với đề tài:
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái.
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
a. Mục đích
Nội dung khoá luận tập trung nghiên cứu lý luân về văn phòng và quản trị
văn phòng. Phân tích thực trạng về công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 4
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
Thương Mại Vận Tải An Thái từ đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và những nguyên
nhân của chúng. Đặc biệt từ những nguyên nhân của những hạn chế, bất cập em
xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị văn phòng tại công
ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái để công tác quản trị văn phòng ngày càng
đạt được hiệu quả cao hơn
b. Nhiệm vụ
Nghiên cứu khóa luận về văn phòng bao gồm: khái nệm, chức năng, nhiêm
vụ, vai trò của văn phòng. Công tác văn phòng như: các hoạt đông của văn phòng,
nghiệp vụ văn phòng. Quản trị văn phòng: khái niệm, nội dung, mục tiêu, vai trò,
các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung quản trị văn phòng
Định hướng hoạt động văn phòng của công ty An Thái những mặt tích cực,
hạn chế và tìm ra nguyên nhân đề ra biện pháp khắc phục.
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là nội dung công tác quản trị văn phòng
tức là mọi hoạt động của văn phòng công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
làm thế nào để điều hành quản lý cho tốt hơn có hiệu quả cao hơn.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành khoá luận em đã sử dụng các phương pháp sau:
 Phương pháp duy vất biện chứng
 Phương pháp thống kê
 Phương pháp so sánh
 Phương pháp tổng hợp
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 5
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
5. Kết cấu của khoá luận
Ngoài lời mở đầu và kết luận chung khoá luận được kết cấu gồm 3 chương:
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG
CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI
CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 6
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Lý luận và thực tiễn đã chứng minh rằng, ngày nay trong nền kinh tế thị
trường đa dạng hóa hiện đại hóa tất bật của công ty hay doanh nghiệp nào muốn
hòa nhập và theo kịp nền kinh tế đều không thể không có vị trí của văn phòng. Đặc
biệt khi nước Việt Nam đang ra nhập WTO đã mở ra những cơ hội lớn để phát
triển và không ít những thách thức và khó khăn để có thể tồn tại và phát triển đúng
hướng.Vì thế mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một vị trí thế mạnh trên thị
trường để có sức cạnh tranh và khả năng phát triển.
Hơn bao giờ hết, các nhà quản lý doanh nghiệp phải là người biết đón nhận
thời cơ, linh hoạt, nhạy bén và sáng tạo và nắm bắt được nhiều thông tin một cách
chính xác, nhanh chóng. Công việc này phần lớn dựa vào hoạt động của văn phòng
trong doanh nghiệp.
Tùy theo quy mô của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn phòng
có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp có thẩm quyền
hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh nghiệp nhỏ thì có phòng
hành chính. Từ nội dung trên có một số khái niệm cơ bản về văn phòng với góc độ
khác nhau như sau.
 Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức.
 Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các
hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
 Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc
quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
 Ngoài ra văn phòng còn được hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ
quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan.
Tóm lại: văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan,là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 7
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo,là nơi chăm no mọi vấn đề về
hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động của cơ quan được
thông suốt và hiệu quả. Nguồn(Trần Thị Ngà 2008)
1.1.2. Chức năng của văn phòng
Văn phòng là một bộ phận tồn tại khách quan trong mối đơn vị, bởi vậy nó
cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thông qua mối quan
hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại tức là nó vận động theo quy luật và chức
năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động có ý thức, mục
tiêu, chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường .
Văn phòng có các chức năng chung như phục vụ sự lãnh đạo điều hành của
lãnh đạo cơ quan cụ thể là thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo điều kiện
vật chất, kỹ thuật cho sự hoạt động của công ty, tức là chăm lo công tác hậu cần,
quản trị cho toàn bộ cơ quan.
Có hai nhóm chức năng chính : chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng
hậu cần, chức năng tổ chức hội nghị.
a. Chức năng tham mưu tổng hợp.
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác
văn phòng
Văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình kế hoạch công tác, đề xuất
chủ trương chính sách và công tác quả lý của cơ quan trong từng thời kỳ, tham
mưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức
thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp xử lý
những tình huống cụ thể.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học.
Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực,
có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định kịp thời chính xác mọi vấn đề. Điều đó
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 8
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
vượt khả năng thực hiện của các nhà quản lý. Do đó đòi hỏi phải có một lực lượng
trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động
tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác tham
mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với
chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường dặt bộ phận tham mưu tại văn
phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và
bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc
trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận
nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu
như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Để có được những thông tin chuyên
sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ
phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với
lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp.
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu
nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho
lãnh đạo doanh nghiệp.
Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý của
lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ như: Xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thời
văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi
công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
b.Chức năng hậu cần.
Tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong công ty, để
thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra.
Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao
hiệu quả năng suât làm việc.
Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, tạo lên diện mạo công ty đoàng
hoàng khang trang, góp phần xây dụng cơ quan theo hướng hiện đại.
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 9
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương
chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, sửa chữa
lớn ,xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực
hiện nhiệm vụ.
- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo
cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy định.
- Đảm bảo an ninh trật tự an toàn lao động trong cơ quan.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữa vai trò chiếc cầu nối của đơn vị với
các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân.
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác tuần, tháng,
quý, năm của cơ quan hoặc thủ trưởng cơ quan.
Kế hoạch là hình ảnh tương lai của một cơ quan sau một khoảng thời gian.
Nếu không xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì hướng phát triển của cơ quan sẽ
không rõ ràng, không có bước đi và ít phải đến cho mỗi chặng đường. Trong cơ
chế càng có nhiều yếu tố “Động” thì kế hoạch càng phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro
nhiều hơn.
Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình
công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan
đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì nó
tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những
chương trình cần thiết của văn phòng.
Trong các loại kế hoạch thì kế hoạch tài chính có ý nghĩa đặc biệt. Thứ nhất, kế
hoạch tài chính đảm bảo nguồn lực quan trọng cho sự vận hành của cơ quan. Thứ
hai, kế hoạch tài chính phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ của quản lý nhà nước,
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 10
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
trong đó phải bám sát tình hình thực hiện để có bước điều chỉnh kịp thời. Kế hoạch
thật sự phải đi trước một bước.
2. Thu thập tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định.
Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo
khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên
ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý, những thay đổi thuộc tính của hệ thống
quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố
vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý.
Đặc biệt đối với văn phòng của cơ quan là nơi trực tiếp giúp lãnh đạo điều
hành bộ máy, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, công tác thông tin lại
càng quan trọng nó giữ vị trí then chốt trong công tác văn phòng.
Về cơ bản công tác thông tin của văn phòng phải cung cấp cho lãnh đạo cơ
quan, đơn vị những thông tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụ nghiên cưu thảo
luận, quyết định những công việc đã được đặt ra trong chương trình, kế hoạch công
tác.
Thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan giải quyết công việc
hàng ngày, phối hợp các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những
nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
3. Theo dõi và đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định,chỉ đạo của
lãnh đạo cơ quan.
Văn phòng phản ánh kết quả phải kiểm tra tình hình thực hiện các quyết
định, chỉ thị, chương trình, kế hoạch công tác đã ban hành. Qua việc thu thập thông
tin phản hồi, giúp lãnh đạo đơn vị năm được nhận thức, dư luận của cán bộ, công
chức và các đơn vị liên quan đối với các quyết định đã ban hành: những khó khăn,
thuận lợi trong thực hiện quyết định và kiến nghị của các cấp, công tác thông tin có
thể phát hiện các giả pháp hay và các mô hình sáng tạo để nhân ra diện rộng.
Văn phòng phải tổng hợp được tình hình hàng ngày, hàng tuần trên tất cả
các lĩnh vức hoạt động của cơ quan, để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh
đạo quyết định các chủ chương, biệp pháp lớn nhăm thực hiện chức năng, nhiệm
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 11
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
vụ của đơn vị và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai
trong cơ quan đơn vị.
4. Biên tập, ban hành văn bản.
Hàng ngày văn phòng là nơi tiếp nhận các loại văn bản ra vào doanh nghiệp
vì thế đây là hoạt động diễn ra thường xuyên, là công việc chính của văn phòng.
Việc tiếp nhận giả quyết các loại văn bản cũng phải được tiến hành một cách khoa
học, tuân theo các quy tắc nhất định thì giúp cho hoạt động của công ty được chính
xác kịp thời.
Văn bản là một phương tiện lưu trữ, truyền đạt thông tin khá hiệu quả, Hiện
nay nhiều doanh nghiệp sử dụng thông tin này trong quản lý điều hành hoạt động,
điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế,
chính trị, xã hội phải tuân thủ các quyết định một cách chặt chẽ về việc ban hành
văn bản.
5. Lưu trữ văn bản.
* Thu thập bổ sung tài liệu đã giải quyết xong từ giai đoạn văn thư của cơ
quan:
+Xác định rõ phạm vi thu tài liệu : ở đơn vị nào? thành phần tài liệu nào?
+Làm kế hoạch cụ thể để thu thập tài liệu từ giai đoạn văn thư.
+Phải hưỡng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ đồi với các cá nhân đơn vị về công tác
lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu để giao nộp.
* Thu thập tài liệu cũ còn để lại ở các cơ quan
+Lập kế hoạch tiến hành thu tài liệu
+Hưỡng dẫn các đơn vị lập hồ sơ, tất cả các tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cơ
quan, tiến hành chỉnh lý.
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 12
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
* Nội dung bảo quản tài liệu :
+ Xây dựng nhà kho để bảo quản tài liệu lưu trữ :khu vực kho phải là nơi có môi
trương sạch, không ô nhiếm môi trường.
+ khu vực kho phải xây dưng cao ráo, thoáng mát, cách xa ao hồ, sông ngòi cống
rãnh, mạch nước ngầm.
+Có trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ , có thiết bị vận chuyển tài liệu .
+ Thiết bị phong chống cháy : hệ thống chữa cháy, hệ thống chữa cháy tự
động ,thiết bị bảo vệ hệ thống cửa ra vào, phải làm bằng những vật liệu có độ bền
cao chịu được lửa, cửa sổ phải có lứa sắt, gắn kính phản quang.
+ Thiết bị thông gió chống ẩm : máy điều hoà, máy hút ẩm.
+Thiết bị nhân bản .
* Tổ chức quản lý tài liệu trong kho
+ Tài liệu trước khi vào kho phải khử trùng, kiểm tra sự chính xác giữa tài liệu và
số liệu thống kê.
+ Xếp trong cặp,trong hộp và có dán nhãn, tài liệu xếp trên giá theo trật tự số lưu
trữ trong hộp. trong kho lưu trữ phải có sơ đồ bảo quản.
+ Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác sử dụng phải kiểm tra tình trạng vật lí, chất
lượng của tài liệu. Những tài liệu hư hỏng nặng, quý hiếm thì phải trực tiếp giữ bản
gốc và không cho sử dụng bản gốc. Hàng năm phải kiểm tra tài liệu trong kho để
năm được số lượng, chất lượng của tài liệu.
6. Tổ chức phục vụ các cuộc họp
Có thể nói hội họp là nơi phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi
người bầy tỏ ý kiến quan điểm giúp lãnh đạo đưa ra những ý kiến đúng đắn, tìm ra
những biện pháp tối ưu.
Hội họp còn nâng cao tinh thần đoàn kết, tính tập thể trong công ty
Đánh giá, nhận xét một cách khách quan về hiệu quả công việc của nhân
viên, phương thức quản lý của lãnh đạo. Từ đó nhận thấy được ưu điểm, nhược
điểm trong công tác quản lý của lãnh đạo, đồng thời rút ra những kinh nghiệm
trong việc điều hành hoạt động của lãnh đạo công ty.
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 13
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
Công nhân viên được bầy tỏ ý kiến của mình để nâng cao công tác quản lý,
nâng cao hiệu quả lao động, phát huy tính sáng tạo của mỗi cá nhân.
Cuộc họp thường kỳ, tổng kết giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế
của công ty đồng thời còn khiến cho các nhân viên nhận xét được thái độ, phương
thức làm việc của mình ảnh hưởng đến hiệu quả lao động và chất lượng sản phẩm
của công ty để họ ý thức hơn nữa vai trò của mình với sự hoạt động, phát triển của
công tu nói chung và hoạt động của văn phòng nói riêng.
Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị với chi phí, thời gian ít nhất nhưng lại
có thể thu được kết quả cao nhất. Phần lớn công tác này đều được thực hiện bởi bộ
phận văn phòng trong công ty.
Trong công ty hàng quý, năm thường tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết nhằm
đánh giá những kết quả thực hiện và những khó khăn tồn tại để cùng họp bàn đưa
ra những giải pháp khắc phục.
Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các hoạt động khác là những hoạt động
diễn ra thường xuyên trong bất kỳ một doanh nghiệp nào nhằm tổng kết đánh giá
thảo luận những vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp và tăng mối quan hệ đoàn
kết, tạo ra sự gắn kết chặt chẽ, bền vững là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát
triển đi lên. Đảm bảo các hoạt động này diễn ra có hiệu quả là nhiệm vụ của công
tác văn phòng dưới sự quản lý điều hành của lãnh đạo.
7. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, lễ tân, tiếp khách của cơ quan. Xây dựng
và củng cố mối quan hệ của cơ quan nói chung, của văn phòng nói riêng với các
cơ quan cấp trên, ngang cấp với công dân và các bộ phận trong cơ quan.
Tiếp khách là một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để công ty
giao lưu, tiếp xúc vơi các cá nhân, tổ chức trong và ngoài cơ quan nhằm đảm bảo
sự hoạt động thông suốt của quá trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét,
đánh giá hiệu quả công việc từ phía bên ngoài.
Văn phòng là cầu nối của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác. Muốn
tồn tại và phát triển được thì không thể không hợp tác với các doanh nghiệp khác,
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 14
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
với môi trường bên ngoài. Vì vậy hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp muốn
được diễn ra thường xuyên cần có sự trợ giúp của bộ phận văn phòng.
Hoạt động lễ tân, tiếp khách là công tác đầu tiên của doanh nghiệp trong các
hoạt động giao lưu giao tiếp, hợp tác làm ăn vì thế hoạt động này được đánh giá
cách ứng xử của mỗi doanh nghiệp tạo ra thiện cảm, ấn tượng đầu tiên với mối
đối tác.
Khác với các hoạt động trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động
thường xuyên trong mọi lĩnh vực đối nội, đối ngoại, kiểm tra giám sát nhằm đảm
bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng đối với mọi hoạt động của
doanh nghiệp ngay cả khi đơn vị ngừng hoạt động thì bộ phận văn phòng vẫn phải
làm việc tiếp tục để đảm bảo công tác an ninh trật tự và thông tin thông suốt.
Mặt khác, cần phải củng cố bộ máy văn phòng bởi hoạt động của văn phòng
gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các đơn vị thông qua hoạt động tham mưu,
hậu cần vừa gắn với các phòng ban, bộ phận khác thông qua nhiệm vụ kiểm tra
đôn đốc, tự quản lý hoạt động của chính mình cho phù hợp với hoạt động của
doanh nghiệp. Vì thế để duy trì hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt
chẽ, đồng bộ của các phòng ban, bộ phận, các cấp quản lý trong doanh nghiệp.
Củng cố bộ máy trên mọi mặt cả về phương diện quản lý và đảm bảo tính
hiện đại của văn phòng đặc biệt là trong giai đoạn bùng nổ công nghệ thông tin đòi
hỏi các doanh nghiệp ra sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung của toàn
công ty. Yêu cầu đó đặt ra rất cao với văn phòng về mặt tổ chức và điều hành công
việc.
8. Bảo đảm nhu cầu hậu cần kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản của cơ quan.
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng, văn phòng làm
tốt công tác hậu cần sẽ góp phần vào việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Cung cấp các điều kiện phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên
thực hiện nhiệm vụ.
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 15
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
- Mua sắm quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm
bảo hoạt động của cơ quan hoạt động liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy
định.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối của đơn vị với cơ
quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân.
- Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa tạo lập diện mạo cơ
quan trang nghiêm, văn minh hiện đại.
1.1.4. Vai trò của văn phòng
Vai trò của công tác văn phòng được thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các
chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó như sau:
1. Hoạt động của văn phòng là khâu nối quan trọng trong dây truyền của cả
hệ thống cơ quan nhằm thực hiện các chủ trương chính sách của đảng và nhà nước
trong cuộc sống.
Với nhiệm vụ là đầu mối thu thập và sử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn
phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà
nước bảo đảm cho hoạt động thống nhất liên tục kịp thời của cơ quan, đơn vị, theo
đúng chức năng quyên hạn, nhiệm vụ nhà nước giao.
Thông tin xét vê mặt hiệu quả sư dụng, luôn găn liêm vời hiệu quả quản lý.
Mặt khác thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản
lý nhà nước. Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ,công chức, là công cụ đắc
lực của người quản lý, lá nhu cầu thường xuyên trong đời sống nhà nước, cũng như
từng con người. Bằng việc thu thập và xử lý thông tin của các phòng, các cấp quản
lý ban hành quyết định quản lý theo đúng trình tự thủ tục, thẩm quyền đến các đối
tượng quản lý đó là điều kiện tiên quyết để các chủ trương chính sách của đảng,
pháp luật nhà nước đi vào suộc sống. Đồng thời văn phòng cũng là nơi tiếp nhận,
trực tiếp triển khai hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan
mình có nghĩa vụ thực hiện.
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 16
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
2. Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động
thường xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan
hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói riêng. Góp phần duy trì sự
ổn định và phát triển toàn diện của xã hội. Hoạt động của văn phòng là một chuỗi
các hoạt động thường xuyên liên tục trước hết được đảm bảo thông qua việc lập và
đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện
theo kế hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của công sở.
Làm việc theo kế hoạch tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của công sở.
Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, thực hiện chức năng kiểm tra trong
điều hành hoạt động của công sở.
3. Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận
trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống. Hoạt động của văn
phòng có tác dụng nâng cao năng xuất lao động, hiệu quả công tác trong cơ quan.
Ngoài việc tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý, văn
phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định
của đơn vị có liên quan, chỉ ra các lệch chuẩn nếu có các khó khăn vướng mắc của
cơ sở để kịp thời trình lãnh đạo phương án giải quyết.
4. Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật, phục vụ các
hoạt động, đảm bảo trật tự an toàn của cơ quan.
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan đơn vị.
Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao
hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức.
1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng
1.2.1.Khái niệm quản trị văn phòng
Trước hết chúng ta cần nắm vững một số khái niệm sau:
Quản trị hay còn gọi là quản lý là khái niệm phổ biến trong khoa học xã hội
thực tiễn, trên thực tế có nhiều khái niệm về quản trị văn phòng sau đây là một số
khái nệm cụa thể:
 Quản trị là quá trình hoàn thành công việc thông qua người khác.
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 17
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
 Quản trị là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm soát công việc
để đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức.
 Quản trị là nghệ thuật hoàn thành mục tiêu thông qua con người.
 Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua quá trình
hoạch định tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu đề ra của tổ
chức.
Tóm lại: Quản trị là quá trình điều hành,phối hợp các yếu tố có trong tổ chức
để thực hiện các chức năng nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của
tổ chức.
Khái niệm quản trị văn phòng:
Để thực hiện tốt vai trò của mình văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn
tại chính thức trong mọi tổ chức. Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ
chức có định hướng của chủ thể đế các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt được
mục tiêu xác định. Nguồn( Trần Thị Ngà 2008)
1.2.2. Các nội dung của quản trị văn phòng
1. Phân tích dự báo mục tiêu và nguồn lực cho tổ chức
- Muốn hoạt động của văn phòng theo hướng phát triển vá hiện đại hoá đòi
hỏi các nhà quản lý phải phân tích được thực trạng về văn phòng, tiềm năng về các
nguồn lực có thể huy động được và nghiên cứu phát triển của văn phòng trong
tương lai.
- Kết quả phân tích được dùng để dự báo mục tiêu phát triển và dự báo
những thuận lợi, kho khăn trong quá trình thực hiện .
2. Xây dựng kế hoạch chương trình hành động.
- Kế hoạch hành động của văn phòng bao gồm: kế hoạch mục tiêu, kế hoạch
tổ chức, kế hoạch về nguồn lực, kế hoạch tiến độ.
- Những mục tiêu dài hạn phải được cụ thể hoá bằng những chương trình
hành động để tập trung nguồn lực thực hiện trong một thời gian nhất định.
3. Lãnh đạo điều hành thực hiện chương trình kế hoạch.
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 18
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
Chương trình kế hoạch được xây dụng mới chỉ là chú ý, định hướng nội
dung hoạt động việc thực hiện kế hoạch đó còn có sự tham gia của các cấp và toàn
thể cán bộ công chức của cơ quan tổ chức cho nên cần chuyển tải nội dung đến
từng bộ phận từng cá nhân để họ thực hiện thống nhất mục tiêu, biện pháp và tự
giác thực hiện .
Các nhà quản trị phải sát sao chỉ đạo điều hành việc thực hiện các nội dung
đã xây dụng.
4. Phân công phối hợp trong thực thi công vụ
+ Khi triển khai thực hiện kế hoạch chương trình từng phòng ban đơn vị và
cá nhân phải được phân giao cụ thể theo nguyên tắc:
+ Giao nhiệm vụ cho cá nhân phải dựa vào năng lực, trình độ và sở trường
của họ.
+ Đối với phòng ban đơn vị phải dựa vào chức năng.
+ Giữa hệ thống chức năng cũng phải có cơ chế phối hợp để tạo thành một
quy trình hành động thống nhất và gắn trách nhiệm trong thực hiện công việc.
5. Cung cấp nguồn lực
+ Quản trị văn phòng là quá trình tiêu hao các nguồn lực để đạt được mục
tiêu của tổ chức muốn duy trì được hoạt động của tổ chức thì quản trị văn phòng
cần cung cấp kịp thời đầy đủ nguồn lực theo yêu cầu.
+ Nguồn lực cần cho quá trình quản trị khong giống nhau vì vậy phải căn cứ
vào chương trình, kế hoạch và điều kiện thực tế của tổ chức để cung ứng cho hợp
lý.
6. Khích lệ các thành viên tham gia vào hoạt động văn phòng .
Mục tiêu của hoạt động văn phong chỉ có thể thực hiện được khi có sự tham
gia của các thành viên trong tổ chức họ không trực tiếp thực hiện kế hoạch bằng ý
thức tự giác mà còn chủ độnh sáng tạo trong việc cải tiến đề suất giải pháp để
nâng cao năng suất, chất lượng công việc.
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 19
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
7. Huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng lãnh đạo văn
phòng có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng hưỡng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho đội
ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng theo yêu cầu phát triển .
1.2.3. Mục tiêu của quản trị văn phòng
+ Quản trị văn phòng trước hết là công cụ và cũng là mục tiêu quan trọng
trong điều hành quản lý công ty liên quan đến yếu tố con người. Sự thành công hay
thất bại của một doanh nghiệp đều do con người. vì vậy mục tiêu hàng đầu của
quản trị văn phòng nhằm tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong doanh
nghiệp. Thông qua đó phát huy được khả năng, năng lực làm việc của từng nhân
viên trong văn phòng.
+ Quản trị văn phòng hướng tới khảng định và nâng cao uy tín của người
lãnh đạo trong doanh nghiệp. Một người lãnh đạo có uy tín là người có khả năng
tuyên truyền, giáo dục cho mọi nhân viên trong văn phòng đồng thời trong cơ quan
về quan điểm, đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước làm cho
nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, đưa nhân viên vào
trật tự, kỉ cương, đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, không cứng nhắc,
đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc.
+ Xây dựng nét văn hóa riêng cho doanh nghiệp, hiện đại, lịch sự phát huy
tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần làm việc tự giác của mỗi cá nhân đem
lại kết quả cao nhất cho hoạt động văn phòng.
+ Tổ chức, quản lý hệ thống thông tin, văn bản trong doanh nghiệp một cách
khoa học để sử dụng tối đa lời thế mà nguồn thông tin, văn bản đem lại.
+ Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động cho văn phòng mang tính khoa học,
chuyên nghiệp.
+ Đầu tư trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao công tác quản lý, điều hành văn
phong nói riêng và doanh nghiệp nói chung phù hợp với mục tiêu chính sách phát
triển của doanh nghiệp.
1.2.4.Vai trò của quản trị văn phòng
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 20