Tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất làm việc của người lao động tại trung tâm thông báo tin tức hàng không
- 107 trang
- file .pdf
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất
làm việc của người lao động tại Trung tâm
Thông báo tin tức hàng không
TRẦN BẮC HÀ
Ngành: Quản trị kinh doanh
Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Đăng Tuệ
Viện: Kinh tế và Quản lý
HÀ NỘI, 2020
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất
làm việc của người lao động tại Trung tâm
Thông báo tin tức hàng không
TRẦN BẮC HÀ
Ngành: Quản trị kinh doanh
Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Đăng Tuệ
Chữ ký của GVHD
Viện: Kinh tế và Quản lý
HÀ NỘI, 2020
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BẢN XÁC NHẬN CHỈNH SỬA LUẬN VĂN THẠC SĨ
Họ và tên tác giả luận văn: TRẦN BẮC HÀ.
Đề tài luận văn: Tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất làm việc của người
lao động tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không.
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh.
Mã số SV: CA190231.
Tác giả, Người hướng dẫn khoa học và Hội đồng chấm luận văn xác nhận
tác giả đã sửa chữa, bổ sung luận văn theo biên bản họp Hội đồng ngày 29/10/2020
với các nội dung sau:
- Rà soát lỗi chính tả, format, danh mục tài liệu tham khảo;
- Viết lại những mục tiêu, đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, phương pháp
nghiên cứu, lý do chọn đề tài;
Chương I nên sửa lại tên chương cho phù hợp hơn, rà soát các tiểu mục và nội
dung cho phù hợp;
- Bổ sung nguồn tài liệu cho chương I
Hà Nội, ngày tháng năm 2020
Giáo viên hướng dẫn Tác giả luận văn
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
LỜI CAM ĐOAN
Được sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo trong Viện Kinh tế và Quản lý và
Viện đào tạo Sau Đại học - Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, cùng với sự giúp
đỡ của cán bộ công nhân viên Trung tâm Thông báo tin tức hàng không, tôi đã
hoàn thành bài luận văn này, tôi xin cam đoan:
Bài luận văn này đảm bảo tính nguyên bản, không vi phạm quyền tác giả,
tác phẩm về sở hữu trí tuệ. Các số liệu được sử dụng là do chính tôi thu thập được,
có nguồn gốc rõ ràng và được trích dẫn đầy đủ theo quy định. Tôi xin cam đoan sẽ
chịu toàn bộ trách nhiệm đối với bài khóa luận này.
Tôi xin dành lời cảm ơn trân trọng nhất tới TS. Nguyễn Đăng Tuệ - người
đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi về mọi mặt trong quá trình thực hiện luận
văn.
Tôi cũng xin cảm ơn các thầy cô đã tham gia giảng dạy, giúp đỡ tôi trong
suốt quá trình học tập.
Xin cảm ơn các đồng nghiệp, bạn bè và gia đình đã giúp đỡ, động viên, tạo
điều kiện cho tôi trong quá trình học tập và hoàn thành bản luận văn này.
Dù đã có nhiều cố gắng nhưng do giới hạn về trình độ nghiên cứu, giới hạn
về tài liệu nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được
sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo, bạn bè đồng nghiệp và những người quan
tâm.
Hà Nội, ngày tháng năm 2020
Tác giả
Trần Bắc Hà
LỜI CẢM ƠN
Với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin chân thành cảm ơn giảng
viên huớng dẫn khoa học thầy giáo TS. Nguyễn Đăng Tuệ trong thời gian qua,
thầy đã dành nhiều thời gian và công sức, nhiệt huyết, tấm lòng và trách nhiệm để
hướng dẫn tôi thực hiện luận văn này.
Để có được kết quả như ngày hôm nay tôi cũng xin trân trọng cảm ơn các
quý thầy, cô ở Viện Kinh tế và quản lý, Phòng đào tạo, bộ phận sau đại học Trường
đại học Bách Khoa Hà Nội đã rất tâm huyết truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho
tôi trong suốt thời gian học tập tại trường.
Để hoàn thiện được luận văn, tôi xin trân trọng cảm ơn Ban lãnh đạo, các anh
chị đồng nghiệp của Trung tâm Thông báo tin tức hàng không đã cung cấp cho tôi
tư liệu thực hiện đề tài này.
Tôi xin cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và các bạn học viên lớp cao
học quản trị kinh doanh 2019A đã có nhiều đóng góp, hỗ trợ tôi trong suốt thời
gian học tập cũng như thực hiện đề tài
Xin chân thành cảm ơn!
Tác giả
Trần Bắc Hà
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÁI THIẾT KẾ CÔNG VIỆC TRONG
DOANH NGHIỆP ..................................................................................................... 5
1.1 Các khái niệm về thiết kế công việc và tái thiết kế công việc: ................. 5
1.1.1 Thiết kế công việc: .................................................................................. 5
1.1.2 Tái thiết kế công việc: ............................................................................. 9
1.2 Quy trình tái thiết kế công việc: ............................................................... 11
1.2.1 Giải thích các bước: .............................................................................. 11
1.2.2 Phân tích công việc: .............................................................................. 12
1.3 Các công cụ để tái thiết kế công việc: ...................................................... 14
1.3.1 Nhật ký công việc: ................................................................................ 14
1.3.2 Ma trận chức năng công việc (RACI):.................................................. 14
1.4 Mối quan hệ giữa thiết kế công việc và hiệu suất làm việc:................... 16
1.4.1 Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất công việc:............................... 16
1.4.2 Tác động của thiết kế công việc với hiệu suất làm việc: ...................... 21
1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến tái thiết kế công việc: ................................... 22
1.5.1 Các yếu tố bên trong: ............................................................................ 22
1.5.2 Các yếu tố bên ngoài:............................................................................ 22
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CHO
NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG BÁO TIN TỨC HÀNG
KHÔNG.................................................................................................................... 24
2.1. Tổng quan về Trung tâm Thông báo tin tức hàng không: .................... 24
2.1.1. Đặc điểm quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông báo
tin tức hàng không: ............................................................................................. 24
2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lí của Trung tâm Thông báo tin tức hàng
không: ............................................................................................................... 26
- Đặc điểm về lao động: ..................................................................................... 27
2.1.3. Đặc điểm tài chính và kết quả hoạt động:............................................. 27
i
2.2. Thực trạng thiết kế công việc và hiệu suất làm việc của người lao động
tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không: ..................................................29
2.2.1 Văn phòng: ............................................................................................29
2.2.2 Phòng Kế hoạch: ....................................................................................42
2.2.3 Phòng Tổ chức cán bộ - Lao động:........................................................51
2.2.4 Phòng Bản đồ - Phương thức bay: .........................................................61
CHƯƠNG 3: TÁI THIẾT KẾ CÔNG VIỆC ĐỂ NÂNG CAO HIỆU SUẤT
LÀM VIỆC CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG BÁO TIN
TỨC HÀNG KHÔNG .............................................................................................72
3.1 Mục tiêu, phương hướng về tái thiết kế công việc tại Trung tâm Thông
báo tin tức hàng không: .......................................................................................72
3.1.1 Mục tiêu về tái thiết kế công việc tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng
không: ..................................................................................................................72
3.1.2 Phương hướng của Trung tâm Thông báo tin tức hàng không về tái thiết kế
công việc. ............................................................................................................72
3.2 Một số phương pháp tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất làm
việc của người lao động tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không: .........73
3.2.1 Mở rộng nội dung công việc: .....................................................................73
3.2.2. Thực hiện luân chuyển công việc: ............................................................74
3.2.3. Làm phong phú nội dung công việc: .........................................................74
3.3 Tái thiết kế công việc tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không:...75
3.3.1 Văn phòng: ............................................................................................76
3.3.2 Phòng Kế hoạch .....................................................................................82
3.3.3 Phòng Tổ chức cán bộ - Lao động .........................................................86
3.3.4 Phòng Bản đồ - Phương thức bay: .........................................................91
KẾT LUẬN ...............................................................................................................94
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................96
ii
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG
CBNV Cán bộ nhân viên
PC Văn phòng Phó Chánh Văn phòng
Bộ phận TH-ĐN Bộ phận Tổng hợp - Đối ngoại
TBP Trưởng bộ phận
CV TH 1 Chuyên viên Tổng hợp 1
CV TH 2 Chuyên viên Tổng hợp 2
CV ĐN Chuyên viên Đối ngoại 1
Bộ phận Đ-ĐT Bộ phận Đảng - Đoàn thể
CV Đ - ĐT 1 Chuyên viên Đảng - Đoàn thể 1
CV Đ - ĐT 2 Chuyên viên Đảng - Đoàn thể 2
NV Đ - ĐT Nhân viên Đảng - Đoàn thể
Bộ phận HC Bộ phận Hành chính
NVLX Nhân viên Lái xe
NV KH, VT Nhân viên Kho, Vật tư
NV Phục vụ Nhân viên Phục vụ
Bộ phận VT - LT Bộ phận Văn thư-Lưu trữ
NVVT Nhân viên Văn thư
NVLT Nhân viên Lưu trữ
Bộ phận VT Bộ phận Vật tư
NV VT - TH Nhân viên Vật tư - Tổng hợp
NV CƯ - VT Nhân viên Cung ứng - Vật tư
iii
TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG
Bộ phận KH - TH Bộ phận Kế hoạch - Tổng hợp
Bộ phận ĐT - XD Bộ phận Đầu tư - Xây dựng
Bộ phận TL Bộ phận Tiền lương
Bộ phận ĐT - HL Bộ phận Đào tạo - Huấn luyện
Bộ phận NS - TĐ Bộ phận Nhân sự - Thi đua
Bộ phận BĐHK Bộ phận Bản đồ hàng không
Bộ phận DLHK Bộ phận Dữ liệu hàng không
Bộ phận PTB Bộ phận Phương thức bay
CV Chuyên viên
CV 1 Chuyên viên 1
CV 2 Chuyên viên 2
CV 3 Chuyên viên 3
NV Nhân viên
NV 1 Nhân viên 1
NV 2 Nhân viên 2
NV 3 Nhân viên 3
iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2. 1: Bảng ma trận chức năng công việc của Văn phòng ................................ 32
Bảng 2. 2: Bảng nhật ký công việc của Văn phòng .................................................. 35
Bảng 2. 3: Bảng ma trận chức năng công việc của phòng Kế hoạch ....................... 44
Bảng 2. 4: Bảng nhật ký công việc của phòng Kế hoạch.......................................... 47
Bảng 2. 5: Bảng ma trận chức năng công việc của phòng Tổ chức cán bộ - Lao động
................................................................................................................................... 54
Bảng 2. 6: Bảng nhật ký công việc của phòng Tổ chức cán bộ - Lao động ............. 58
Bảng 2. 7: Bảng ma trận chức năng công việc của phòng Bản đồ - Phương thức bay.
................................................................................................................................... 63
Bảng 2. 8: Bảng nhật ký công việc của phòng Bản đồ - Phương thức bay .............. 65
Bảng 3. 1: Bảng ma trận chức năng công việc sau khi tái thiết kế của Văn phòng . 78
Bảng 3. 2: Bảng ma trận chức năng công việc sau khi tái thiết kế của phòng Kế
hoạch. ........................................................................................................................ 83
Bảng 3. 3: Bảng ma trận chức năng công việc sau khi tái thiết kế của phòng Tổ chức
cán bộ - Lao động ..................................................................................................... 87
Bảng 3. 4: Bảng ma trận chức năng công việc sau khi tái thiết kế của phòng ......... 92
v
DANH MỤC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ
Hình 2. 1: Logo Trung tâm Thông báo tin tức hàng không .......................................24
Hình 2. 2: Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông báo tin tức hàng không ......................26
vi
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Năm 2007 Việt Nam chính thức gia nhập WTO, đánh dấu bước tiến dài trong
qúa trình hội nhập nền kinh tế quốc tế, mở ra một chương mới trong kế hoạch đổi
mới, hiện đại hóa đất nước. Thực hiện kế hoạch lớn của đất nước là đưa Việt Nam
nước công nghiệp. Để thực hiện điều đó thì đất nước đang tiến hành nhiều công cuộc
xây dựng đất nước, trong đó có lĩnh vực kinh tế. Các doanh nghiệp Việt Nam luôn tự
hào là mình hoạt động trong thị trường có nhiều tiềm năng như: thị trường rộng lớn,
được Nhà Nước đầu tư, hỗ trợ, thu hút nhiều nguồn vốn từ bên ngoài (đặc biệt là vốn
FDI và ODA) và đặc biệt là nguồn lao động dồi dào, rẻ. Nhưng khi các doanh nghiệp
nước ta còn chưa tận dụng được ưu thế này thì các doanh nghiệp phải đối mặt sự cạnh
tranh khắc nghiệt, rất lớn từ các doanh nghiệp nước ngoài. Các doanh nghiệp Việt
Nam luôn tự hào là lao động của nước ta dồi dào, như thế sẽ giúp cho các doanh
nghiệp sẽ tận dụng ưu thế này để có thể cạnh tranh tốt hơn, thu hút nhiều nguồn vốn
đầu tư của các doanh nghiệp, công ty lớn trên thế giới, nhưng mọi người hãy nhìn lại
nguồn lao động của nước ta hiện nay xem như thế nào. Theo thống kê thì hiện nay thì
lao động của Việt Nam có năng suất thấp, chưa được đào tạo kĩ (có khoảng 37% lao
động được đào tạo) còn lại là lao động phổ thông, có năng suất thấp. Điều đó ảnh
hưởng đến các doanh nghiệp nước ta trong quá trình sản xuất, kinh doanh, gây khó
khăn cho quá trình đổi mới đất nước của nước ta hiện nay. Do đó, để đẩy mạnh công
nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế hội nhập với khu vực và thế giới trong thời đại
của cuộc cách mạng 4.0, Việt Nam cần phải phát triển hơn nữa về mặt nhân lực, đặc
biệt là về năng suất lao động. Trong các yếu tố tác động tới năng suất lao động không
thể không kể đến vai trò của người lãnh đạo. Có nhiều yếu tố tạo nên một nhà lãnh
đạo giỏi, trong đó khả năng “ dụng người” không phải là duy nhất nhưng lại rất quan
trọng mà bất cứ ai muốn thành công trong việc lãnh đạo cũng cần phải có. Trong các
môn thể thao đồng đội, điển hình như bóng đá thì việc lựa chọn người sao cho phù
hợp với từng vị trí luôn khiến các huân luyện viên đau đầu. Dựa trên những kỹ thuật,
1
phong độ hiện tại của từng cá nhân cũng như những đánh giá kỹ lưỡng về đối thủ mà
huấn luyện viên có thể sắp xếp vị trí các cầu thủ sao cho hợp lý nhất. Không chỉ đúng
trong lĩnh vực thể thao, điều này còn đúng trong rất nhiều lĩnh vực khác. Một người
lãnh đạo giỏi luôn biết cách chiêu dụng người tài và có khả năng tổ chức nhân lực
tuyệt vời. Họ luôn biết cách sắp xếp nhiệm vụ phù hợp với năng lực và thế mạnh
riêng của từng người. Để trở thành “nhà cầm quân” thành công, như một huấn luyện
viên, bạn cần phải tìm hiểu rõ luật chơi, các kỹ năng cũng như năng lực cần có trong
môn thể thao đó. Nếu bắt một cầu thủ làm tiện đạo xuống làm thủ môn thì chằng khác
nào đầu hàng trận đấu đó. Do vậy việc bố trí đúng người đúng việc sẽ góp phần không
nhỏ vào thành công của tổ chức. Bố trí đúng người đúng việc chính là nội dung của
thiết kế công việc, là một trong những vấn đề quan trọng của Quản trị nguồn nhân lực.
Thiết kế công việc có hiệu quả là một quá trình tổng thể cần được xem xét từ nhiều
giác độ. Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tới mức tối
đa cho người lao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các
khả năng và kỹ năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc đều là những
nhìn nhận trong thiết kế công việc. Sự bỏ qua một trong những khía cạnh đó đều có
thể dẫn đến giảm hiệu quả và hiệu suất lao động của tổ chức cũng như sự thỏa mãn
của người lao động. Mục tiêu khi nghiên cứu thiết kế công việc trong Quản trị nguồn
nhân lực là để hiểu sâu sắc vai trò và lợi ích của thiết kế công việc, từ đó có thể xây
dựng quy trình thiết kế công việc cho doanh nghiệp, đồng thời ứng dụng thiết kế cộng
việc vào việc tổ chức, bố trí công việc một cách có hiệu quả nhất. Chính vì vậy, tôi
chọn đề tài “Tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất làm việc của người lao động
tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ quản trị
kinh doanh của mình.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
- Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở lý luận về thiết kế công việc, tái thiết kế công
việc, năng suất lao động, hiệu suất lao động và thực trạng thiết kế công việc, hiệu suất lao
động tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không từ đó đưa ra các đánh giá nhận xét về
2
ưu, nhược điểm để từ đó tái thiết kế công việc nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của
người lao động tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không trong những năm tới.
- Nhiệm vụ nghiên cứu: để thực hiện mục đích trên, đề tài xác định các nhiệm vụ
nghiên cứu cụ thể như sau:
- Thứ nhất: Xác lập cơ sở lý luận về thực hiện thiết kế công việc, tái thiết kế
công việc, năng suất lao động, hiệu suất lao động.
- Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng thiết kế công việc và hiệu suất lao động tại
Trung tâm Thông báo tin tức hàng không trong những năm gần đây.
- Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất lao
động của Trung tâm Thông báo tin tức hàng không trong những năm tới.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: Tái thiết kế công việc nhằm nâng cao hiệu suất lao động
tại Văn phòng, phòng Kế hoạch, phòng Tổ chức cán bộ - Lao động, phòng Bản đồ -
Phương thức bay thuộc Trung tâm Thông báo tin tức hàng không.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi các
phòng ban thuộc Trung tâm Thông báo tin tức hàng không, cụ thể là tại Văn phòng,
phòng Kế hoạch, phòng Tổ chức cán bộ - Lao động, phòng Bản đồ - Phương thức
bay.
+ Về mặt thời gian: Luận văn tập trung nghiên cứu vấn đề thiết kế công việc,
hiệu suất lao động tại Văn phòng, phòng Kế hoạch, phòng Tổ chức cán bộ - Lao động,
phòng Bản đồ - Phương thức bay thuộc Trung tâm Thông báo tin tức hàng không giai
đoạn 2017 - 2019.
4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu:
Cơ sở lý luận: Luận văn được thực hiện trên cơ sở các khái niệm, định nghĩa,
thế giới quan và phương pháp luận chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật
lịch của chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, Đảng, Nhà nước Việt Nam về
3
thiết kế công việc, hiệu suất công việc nói chung và của Trung tâm Thông báo tin tức
hàng không nói riêng.
Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp
nghiên cứu văn bản, phỏng vấn, trong đó đặc biệt chú ý có sử dụng phương pháp
nghiên cứu phân tích, tổng hợp, so sánh, thống kê, quan sát, minh họa để làm rõ nội
dung nghiên cứu một cách khoa học và logic.
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn:
- Ý nghĩa lý luận: Luận văn góp phần làm phong phú thêm cơ sở lý luận về
thiết kế công việc, tái thiết kế công việc, năng suất lao động, hiệu suất lao động trong
tổ chức ở nước ta trong giai đoạn hiện nay.
- Ý nghĩa thực tiễn: Qua kết quả nghiên cứu, sẽ minh chứng những vấn đề thực
tiễn trong việc vận dụng các lý thuyết để tiến hành thiết kế lại công việc nhằm tăng hiệu
suất lao động tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không.
6. Kết cấu đề tài:
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của bài nghiên cứu gồm
có:
CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về tái thiết kế công việc trong doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2: Thực trạng công tác thiết kế công việc cho người lao động tại
Trung tâm Thông báo tin tức hàng không.
CHƯƠNG 3: Tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất làm việc của người
lao động tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không.
4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÁI THIẾT KẾ CÔNG VIỆC TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1 Các khái niệm về thiết kế công việc và tái thiết kế công việc:
1.1.1 Thiết kế công việc:
a. Công việc:
Công việc là những việc làm mà một tổ chức đề ra để người lao động dựa vào
đó để thực hiện chức năng của mình trong tổ chức. Qua những việc đó góp phần đưa
tổ chức đạt tới mục tiêu của mình. Đồng thời, công việc là căn cứ để tổ chức kiểm tra,
đánh giá năng lực làm việc của từng người lao động dựa vào kết quả họ đạt được.
Ngoài ra, công việc còn có tác động đến chế độc lương bổng, thăng tiến trong tổ chức.
b. Khái niệm thiết kế công việc:
Thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể
được thực hiện bởi những người lao động trong tổ chức như các điều kiện cụ thể để
thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó.
Thiết kế công việc có hiệu quả là một quá trình tổng thể cần được xem xét từ
nhiều góc độ. Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tới
mức tối đa cho người lao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp
giữa các khả năng và kỹ năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc đều là
những nhìn nhận cơ bản trong thiết kế công việc. Sự bỏ qua một trong những khía
cạnh đó đều có thể dẫn đến giảm hiệu quả và hiệu suất hoạt động của tổ chức cũng
như sự thỏa mãn của người lao động.
Khi thiết kế công việc cần phải xác định ba yếu tố thuộc về công việc như sau:
Nội dung công việc: bao gồm tổng thể các hoạt động, các nghĩa vụ, các nhiệm
vụ, các trách nhiệm thuộc công việc cần phải thực hiện; các máy móc, các trang thiết
bị, dụng cụ cần phải sử dụng và các quan hệ cần phải thực hiện.
Các trách nhiệm đối với tổ chức: bao gồm tổng thể các hoạt động, các trách
nhiệm có liên quan tới tổ chức nói chung mà mỗi người lao động phải thực hiện.
Chẳng hạn như: tuân thủ các quy định và các chế độ làm việc.
5
Các điều kiện lao động: bao gồm một tập hợp các yếu tố thuộc môi trường vật
chất của công việc như nhiệt độ, chiếu sáng, các điều kiện an toàn.v.v.
Trong ba yếu tố thành phần thì nội dung công việc là yếu tố chủ yếu của công
việc và là yếu tố trung tâm của thiết kế công việc. Có nhiều cách để nghiên cứu về nội
dung công việc. Ví dụ: Ernst J. McCormick và những người cộng sự đã thiết kế nên
một bản câu hỏi bao gồm 190 yếu tố thành phần của công việc để sử dụng trong quá
trình phân tích công việc (được đề cập ở cuối chương). J. Richard Hackman và Greg
R. Oldham cho rằng có năm đặc trưng cơ bản để tạo nên nội dung của công việc:
Tập hợp các kỹ năng: là mức độ yêu cầu của công việc về một tập hợp các
hoạt động khác nhau cần được thực hiện để hoàn thành công việc, đòi hỏi sử dụng
một loạt các kỹ năng và tài khéo léo của con người.
Tính xác định của nhiệm vụ: là mức độ yêu cầu của công việc về sự hoàn thành
toàn bộ hay một phần xác định các hoạt động lao động để thực hiện công việc từ bắt
đầu cho đến kết thúc với một kết quả có thể trông thấy được.
Tầm quan trọng của nhiệm vụ: là mức độ ảnh hưởng của công việc tới những
người khác, tới tổ chức nói chung hay tới toàn xã hội.
Mức độ tự quản: là mức độ tự do và làm việc độc lập của người lao động khi
thực hiện công việc như: sắp xếp lịch làm việc, lựa chọn cách thức thực hiện công
việc...
Sự phản hồi: là mức độ mà sự thực hiện các hoạt động lao động được đòi hỏi
bởi công việc cung cấp cho người lao động các thông tin về tính hiệu quả của các hoạt
động của họ.
Ở từng công việc cụ thể, các đặc trưng cơ bản của công việc sẽ được kết cấu
theo những tỷ lệ khác và chúng dẫn đến những kết quả nhất định đối với cá nhân
người lao động hoặc đối với tổ chức. Sử dụng năm đặc trưng cơ bản của công việc để
phân tích các công việc có thể giúp các tổ chức thiết kế và thiết kế lại các công việc
nhằm tạo ra những công việc được thiết kế hợp lý. Các công việc được thiết kế hợp lý
là các công việc được thiết kế theo hướng có các đòi hỏi hợp lý đối với con người cả
về mặt thể lực và trí lực nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc với năng
6
suất cao, sử dụng hợp lý quỹ thời gian làm việc và có tính hấp dẫn, thách thức đối với
con người nhằm tối đa hóa động lực làm việc.
c. Bản mô tả công việc:
Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách
nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể.
Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung:
Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công
việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số
người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương....Phần này cũng còn thường bao gồm
một hoặc vài câu tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc.
Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường
thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công
việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì,
thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những
nhiệm vụ đó.
Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các
máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ
sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc các điều kiện khác
có liên quan.
Bản mô tả công việc nên ngắn gọn, súc tích và nên sử dụng các động từ hành
động có tính quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nghĩa vụ chính. Nói
chung, không có một hình thức cụ thể nào được coi là tốt nhất mà các công ty khác
nhau sẽ sử dụng các hình thức khác nhau để mô tả về công việc.
d. Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện:
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của
công việc với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có;
trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu
cầu cụ thể khác.
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện chỉ nên bao gồm các yêu cầu về
7
chuyên môn có liên quan rõ ràng tới việc thực hiện công việc ở mức có thể chấp nhận
được. Không nên có những yêu cầu quá cao mà không cần thiết để thực hiện công
việc, đặc biệt là những yêu cầu về đào tạo không cần thiết, hoặc thể hiện sự phân biệt
đối xử đối với người lao động (giới tính, dân tộc...). Các yêu cầu của công việc với
người thực hiện có thể được viết riêng thành một văn bản, cũng có thể được viết gộp
trong một văn bản cùng với phần mô tả công việc.
e. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh
các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định
trong bản mô tả công việc.
Ở các doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được thể
hiện dưới các dạng khác nhau. Có doanh nghiệp xây dựng một cách có hệ thống các
bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng công việc; có nơi lại chỉ giao hẹn bằng
miệng hoặc bằng các điều khoản nhất thời giữa người lãnh đạo và cấp dưới.
Đối với các công việc sản xuất, tiêu chuẩn chủ yếu của thực hiện công việc
chính là các mức lao động (số sản phẩm cần sản xuất trong một đơn vị thời gian;
lượng thời gian được phép tiêu hao cho một sản phẩm...) và thường gắn liền với một
hệ thống khuyến khích sự thực hiện vượt mức. Đối với các công việc quản lý và
chuyên môn nghiệp vụ, việc xác định các tiêu chuẩn thực hiện công việc thường khó
hơn. Tuy nhiên, nên cố gắng sử dụng các khả năng định lượng càng nhiều thì càng tốt.
Trong trường hợp không thể dùng các tiêu chuẩn định lượng để đánh giá sự thực hiện
công việc, có thể dùng các câu diễn đạt định tính để thực hiện tiêu chuẩn cần đạt
được, chẳng hạn: “Không để khách hàng phàn nàn vì xử sự thiếu lịch thiệp”. Quản lý
bằng mục tiêu cũng là phương pháp để xác định tiêu chuẩn thực hiện công việc cho
từng cá nhân. Tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được coi là sự mở rộng của bản
mô tả công việc.
Ưu điểm của các tiêu chuẩn thực hiện công việc được diễn đạt viết so với các
tiêu chuẩn bằng miệng là ở chỗ nó giúp cho tổ chức có thể kiểm soát được sự phát
triển của mình, đồng thời đó chính là một phương tiện thuận lợi cho trao đổi và tái
8
hiện thông tin giữa người lao động và người quản lý.
1.1.2 Tái thiết kế công việc:
a. Khái niệm tái thiết kế công việc:
Tái thiết kế công việc trong tiếng Anh là Job Redesign.
Tái thiết kế công việc là sự thay đổi một cách hệ thống nội dung của công việc
nhằm thay đổi những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác
cần thiết cho công việc hoặc tăng động cơ làm việc.
Quá trình này bao gồm sửa đổi nội dung, phân tích thông tin, thay đổi chi tiết,
sửa đổi mô tả công việc và cải tổ lại nội dung và phạm vi của công việc, để tăng sự đa
dạng của các chức năng và nhiệm vụ nhằm thúc đẩy nhân viên và khiến họ cảm thấy
mình là một phần quan trọng của tổ chức.
Mục tiêu chính của việc tiến hành tái thiết kế công việc là xếp đúng người vào
đúng công việc, tạo ra hiệu quả tối đa đồng thời tăng mức độ hài lòng của nhân viên
khi mà tổ chức có sự thay đổi.
b. Mục đích của tái thiết kế công việc:
Để có thể làm cho tổ chức ngày một phát triển, theo kịp với thời đại thì việc
nghiên cứu và tái thiết kế lại công việc là vô cùng cần thiết, những lợi ích mà nó mang
lại có thể kể đến như:
Nâng cao chất lượng đời sống làm việc: tái thiết kế công việc thúc đẩy nhân
viên và nâng cao chất lượng đời sống làm việc của họ; làm tăng năng suất công việc
và khuyến khích nhân viên thực hiện tốt hơn.
Tăng năng suất của tổ chức và nhân viên: thay đổi chức năng và nhiệm vụ công
việc giúp nhân viên thấy thoải mái hơn và tăng sự hài lòng. Trách nhiệm và nhiệm vụ
rõ ràng thúc đẩy nhân viên làm việc chăm chỉ hơn và tạo ra kết quả tốt nhất. Đồng
thời, tái thiết kế công việc cũng dẫn đến tăng năng suất của tổ chức.
Mang lại cảm giác thân thuộc đối với nhân viên: tái thiết kế công việc cho phép
nhân viên làm những gì họ giỏi, giúp nhân viên cảm thấy mình có vị trí vững chắc
trong tổ chức. Đây là một chiến lược hiệu quả để giữ chân nhân tài và khuyến khích
họ thực hiện trách nhiệm của mình tốt hơn.
9
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất
làm việc của người lao động tại Trung tâm
Thông báo tin tức hàng không
TRẦN BẮC HÀ
Ngành: Quản trị kinh doanh
Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Đăng Tuệ
Viện: Kinh tế và Quản lý
HÀ NỘI, 2020
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất
làm việc của người lao động tại Trung tâm
Thông báo tin tức hàng không
TRẦN BẮC HÀ
Ngành: Quản trị kinh doanh
Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Đăng Tuệ
Chữ ký của GVHD
Viện: Kinh tế và Quản lý
HÀ NỘI, 2020
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BẢN XÁC NHẬN CHỈNH SỬA LUẬN VĂN THẠC SĨ
Họ và tên tác giả luận văn: TRẦN BẮC HÀ.
Đề tài luận văn: Tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất làm việc của người
lao động tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không.
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh.
Mã số SV: CA190231.
Tác giả, Người hướng dẫn khoa học và Hội đồng chấm luận văn xác nhận
tác giả đã sửa chữa, bổ sung luận văn theo biên bản họp Hội đồng ngày 29/10/2020
với các nội dung sau:
- Rà soát lỗi chính tả, format, danh mục tài liệu tham khảo;
- Viết lại những mục tiêu, đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, phương pháp
nghiên cứu, lý do chọn đề tài;
Chương I nên sửa lại tên chương cho phù hợp hơn, rà soát các tiểu mục và nội
dung cho phù hợp;
- Bổ sung nguồn tài liệu cho chương I
Hà Nội, ngày tháng năm 2020
Giáo viên hướng dẫn Tác giả luận văn
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
LỜI CAM ĐOAN
Được sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo trong Viện Kinh tế và Quản lý và
Viện đào tạo Sau Đại học - Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, cùng với sự giúp
đỡ của cán bộ công nhân viên Trung tâm Thông báo tin tức hàng không, tôi đã
hoàn thành bài luận văn này, tôi xin cam đoan:
Bài luận văn này đảm bảo tính nguyên bản, không vi phạm quyền tác giả,
tác phẩm về sở hữu trí tuệ. Các số liệu được sử dụng là do chính tôi thu thập được,
có nguồn gốc rõ ràng và được trích dẫn đầy đủ theo quy định. Tôi xin cam đoan sẽ
chịu toàn bộ trách nhiệm đối với bài khóa luận này.
Tôi xin dành lời cảm ơn trân trọng nhất tới TS. Nguyễn Đăng Tuệ - người
đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi về mọi mặt trong quá trình thực hiện luận
văn.
Tôi cũng xin cảm ơn các thầy cô đã tham gia giảng dạy, giúp đỡ tôi trong
suốt quá trình học tập.
Xin cảm ơn các đồng nghiệp, bạn bè và gia đình đã giúp đỡ, động viên, tạo
điều kiện cho tôi trong quá trình học tập và hoàn thành bản luận văn này.
Dù đã có nhiều cố gắng nhưng do giới hạn về trình độ nghiên cứu, giới hạn
về tài liệu nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được
sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo, bạn bè đồng nghiệp và những người quan
tâm.
Hà Nội, ngày tháng năm 2020
Tác giả
Trần Bắc Hà
LỜI CẢM ƠN
Với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin chân thành cảm ơn giảng
viên huớng dẫn khoa học thầy giáo TS. Nguyễn Đăng Tuệ trong thời gian qua,
thầy đã dành nhiều thời gian và công sức, nhiệt huyết, tấm lòng và trách nhiệm để
hướng dẫn tôi thực hiện luận văn này.
Để có được kết quả như ngày hôm nay tôi cũng xin trân trọng cảm ơn các
quý thầy, cô ở Viện Kinh tế và quản lý, Phòng đào tạo, bộ phận sau đại học Trường
đại học Bách Khoa Hà Nội đã rất tâm huyết truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho
tôi trong suốt thời gian học tập tại trường.
Để hoàn thiện được luận văn, tôi xin trân trọng cảm ơn Ban lãnh đạo, các anh
chị đồng nghiệp của Trung tâm Thông báo tin tức hàng không đã cung cấp cho tôi
tư liệu thực hiện đề tài này.
Tôi xin cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và các bạn học viên lớp cao
học quản trị kinh doanh 2019A đã có nhiều đóng góp, hỗ trợ tôi trong suốt thời
gian học tập cũng như thực hiện đề tài
Xin chân thành cảm ơn!
Tác giả
Trần Bắc Hà
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÁI THIẾT KẾ CÔNG VIỆC TRONG
DOANH NGHIỆP ..................................................................................................... 5
1.1 Các khái niệm về thiết kế công việc và tái thiết kế công việc: ................. 5
1.1.1 Thiết kế công việc: .................................................................................. 5
1.1.2 Tái thiết kế công việc: ............................................................................. 9
1.2 Quy trình tái thiết kế công việc: ............................................................... 11
1.2.1 Giải thích các bước: .............................................................................. 11
1.2.2 Phân tích công việc: .............................................................................. 12
1.3 Các công cụ để tái thiết kế công việc: ...................................................... 14
1.3.1 Nhật ký công việc: ................................................................................ 14
1.3.2 Ma trận chức năng công việc (RACI):.................................................. 14
1.4 Mối quan hệ giữa thiết kế công việc và hiệu suất làm việc:................... 16
1.4.1 Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất công việc:............................... 16
1.4.2 Tác động của thiết kế công việc với hiệu suất làm việc: ...................... 21
1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến tái thiết kế công việc: ................................... 22
1.5.1 Các yếu tố bên trong: ............................................................................ 22
1.5.2 Các yếu tố bên ngoài:............................................................................ 22
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CHO
NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG BÁO TIN TỨC HÀNG
KHÔNG.................................................................................................................... 24
2.1. Tổng quan về Trung tâm Thông báo tin tức hàng không: .................... 24
2.1.1. Đặc điểm quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông báo
tin tức hàng không: ............................................................................................. 24
2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lí của Trung tâm Thông báo tin tức hàng
không: ............................................................................................................... 26
- Đặc điểm về lao động: ..................................................................................... 27
2.1.3. Đặc điểm tài chính và kết quả hoạt động:............................................. 27
i
2.2. Thực trạng thiết kế công việc và hiệu suất làm việc của người lao động
tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không: ..................................................29
2.2.1 Văn phòng: ............................................................................................29
2.2.2 Phòng Kế hoạch: ....................................................................................42
2.2.3 Phòng Tổ chức cán bộ - Lao động:........................................................51
2.2.4 Phòng Bản đồ - Phương thức bay: .........................................................61
CHƯƠNG 3: TÁI THIẾT KẾ CÔNG VIỆC ĐỂ NÂNG CAO HIỆU SUẤT
LÀM VIỆC CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG BÁO TIN
TỨC HÀNG KHÔNG .............................................................................................72
3.1 Mục tiêu, phương hướng về tái thiết kế công việc tại Trung tâm Thông
báo tin tức hàng không: .......................................................................................72
3.1.1 Mục tiêu về tái thiết kế công việc tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng
không: ..................................................................................................................72
3.1.2 Phương hướng của Trung tâm Thông báo tin tức hàng không về tái thiết kế
công việc. ............................................................................................................72
3.2 Một số phương pháp tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất làm
việc của người lao động tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không: .........73
3.2.1 Mở rộng nội dung công việc: .....................................................................73
3.2.2. Thực hiện luân chuyển công việc: ............................................................74
3.2.3. Làm phong phú nội dung công việc: .........................................................74
3.3 Tái thiết kế công việc tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không:...75
3.3.1 Văn phòng: ............................................................................................76
3.3.2 Phòng Kế hoạch .....................................................................................82
3.3.3 Phòng Tổ chức cán bộ - Lao động .........................................................86
3.3.4 Phòng Bản đồ - Phương thức bay: .........................................................91
KẾT LUẬN ...............................................................................................................94
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................96
ii
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG
CBNV Cán bộ nhân viên
PC Văn phòng Phó Chánh Văn phòng
Bộ phận TH-ĐN Bộ phận Tổng hợp - Đối ngoại
TBP Trưởng bộ phận
CV TH 1 Chuyên viên Tổng hợp 1
CV TH 2 Chuyên viên Tổng hợp 2
CV ĐN Chuyên viên Đối ngoại 1
Bộ phận Đ-ĐT Bộ phận Đảng - Đoàn thể
CV Đ - ĐT 1 Chuyên viên Đảng - Đoàn thể 1
CV Đ - ĐT 2 Chuyên viên Đảng - Đoàn thể 2
NV Đ - ĐT Nhân viên Đảng - Đoàn thể
Bộ phận HC Bộ phận Hành chính
NVLX Nhân viên Lái xe
NV KH, VT Nhân viên Kho, Vật tư
NV Phục vụ Nhân viên Phục vụ
Bộ phận VT - LT Bộ phận Văn thư-Lưu trữ
NVVT Nhân viên Văn thư
NVLT Nhân viên Lưu trữ
Bộ phận VT Bộ phận Vật tư
NV VT - TH Nhân viên Vật tư - Tổng hợp
NV CƯ - VT Nhân viên Cung ứng - Vật tư
iii
TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG
Bộ phận KH - TH Bộ phận Kế hoạch - Tổng hợp
Bộ phận ĐT - XD Bộ phận Đầu tư - Xây dựng
Bộ phận TL Bộ phận Tiền lương
Bộ phận ĐT - HL Bộ phận Đào tạo - Huấn luyện
Bộ phận NS - TĐ Bộ phận Nhân sự - Thi đua
Bộ phận BĐHK Bộ phận Bản đồ hàng không
Bộ phận DLHK Bộ phận Dữ liệu hàng không
Bộ phận PTB Bộ phận Phương thức bay
CV Chuyên viên
CV 1 Chuyên viên 1
CV 2 Chuyên viên 2
CV 3 Chuyên viên 3
NV Nhân viên
NV 1 Nhân viên 1
NV 2 Nhân viên 2
NV 3 Nhân viên 3
iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2. 1: Bảng ma trận chức năng công việc của Văn phòng ................................ 32
Bảng 2. 2: Bảng nhật ký công việc của Văn phòng .................................................. 35
Bảng 2. 3: Bảng ma trận chức năng công việc của phòng Kế hoạch ....................... 44
Bảng 2. 4: Bảng nhật ký công việc của phòng Kế hoạch.......................................... 47
Bảng 2. 5: Bảng ma trận chức năng công việc của phòng Tổ chức cán bộ - Lao động
................................................................................................................................... 54
Bảng 2. 6: Bảng nhật ký công việc của phòng Tổ chức cán bộ - Lao động ............. 58
Bảng 2. 7: Bảng ma trận chức năng công việc của phòng Bản đồ - Phương thức bay.
................................................................................................................................... 63
Bảng 2. 8: Bảng nhật ký công việc của phòng Bản đồ - Phương thức bay .............. 65
Bảng 3. 1: Bảng ma trận chức năng công việc sau khi tái thiết kế của Văn phòng . 78
Bảng 3. 2: Bảng ma trận chức năng công việc sau khi tái thiết kế của phòng Kế
hoạch. ........................................................................................................................ 83
Bảng 3. 3: Bảng ma trận chức năng công việc sau khi tái thiết kế của phòng Tổ chức
cán bộ - Lao động ..................................................................................................... 87
Bảng 3. 4: Bảng ma trận chức năng công việc sau khi tái thiết kế của phòng ......... 92
v
DANH MỤC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ
Hình 2. 1: Logo Trung tâm Thông báo tin tức hàng không .......................................24
Hình 2. 2: Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông báo tin tức hàng không ......................26
vi
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Năm 2007 Việt Nam chính thức gia nhập WTO, đánh dấu bước tiến dài trong
qúa trình hội nhập nền kinh tế quốc tế, mở ra một chương mới trong kế hoạch đổi
mới, hiện đại hóa đất nước. Thực hiện kế hoạch lớn của đất nước là đưa Việt Nam
nước công nghiệp. Để thực hiện điều đó thì đất nước đang tiến hành nhiều công cuộc
xây dựng đất nước, trong đó có lĩnh vực kinh tế. Các doanh nghiệp Việt Nam luôn tự
hào là mình hoạt động trong thị trường có nhiều tiềm năng như: thị trường rộng lớn,
được Nhà Nước đầu tư, hỗ trợ, thu hút nhiều nguồn vốn từ bên ngoài (đặc biệt là vốn
FDI và ODA) và đặc biệt là nguồn lao động dồi dào, rẻ. Nhưng khi các doanh nghiệp
nước ta còn chưa tận dụng được ưu thế này thì các doanh nghiệp phải đối mặt sự cạnh
tranh khắc nghiệt, rất lớn từ các doanh nghiệp nước ngoài. Các doanh nghiệp Việt
Nam luôn tự hào là lao động của nước ta dồi dào, như thế sẽ giúp cho các doanh
nghiệp sẽ tận dụng ưu thế này để có thể cạnh tranh tốt hơn, thu hút nhiều nguồn vốn
đầu tư của các doanh nghiệp, công ty lớn trên thế giới, nhưng mọi người hãy nhìn lại
nguồn lao động của nước ta hiện nay xem như thế nào. Theo thống kê thì hiện nay thì
lao động của Việt Nam có năng suất thấp, chưa được đào tạo kĩ (có khoảng 37% lao
động được đào tạo) còn lại là lao động phổ thông, có năng suất thấp. Điều đó ảnh
hưởng đến các doanh nghiệp nước ta trong quá trình sản xuất, kinh doanh, gây khó
khăn cho quá trình đổi mới đất nước của nước ta hiện nay. Do đó, để đẩy mạnh công
nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế hội nhập với khu vực và thế giới trong thời đại
của cuộc cách mạng 4.0, Việt Nam cần phải phát triển hơn nữa về mặt nhân lực, đặc
biệt là về năng suất lao động. Trong các yếu tố tác động tới năng suất lao động không
thể không kể đến vai trò của người lãnh đạo. Có nhiều yếu tố tạo nên một nhà lãnh
đạo giỏi, trong đó khả năng “ dụng người” không phải là duy nhất nhưng lại rất quan
trọng mà bất cứ ai muốn thành công trong việc lãnh đạo cũng cần phải có. Trong các
môn thể thao đồng đội, điển hình như bóng đá thì việc lựa chọn người sao cho phù
hợp với từng vị trí luôn khiến các huân luyện viên đau đầu. Dựa trên những kỹ thuật,
1
phong độ hiện tại của từng cá nhân cũng như những đánh giá kỹ lưỡng về đối thủ mà
huấn luyện viên có thể sắp xếp vị trí các cầu thủ sao cho hợp lý nhất. Không chỉ đúng
trong lĩnh vực thể thao, điều này còn đúng trong rất nhiều lĩnh vực khác. Một người
lãnh đạo giỏi luôn biết cách chiêu dụng người tài và có khả năng tổ chức nhân lực
tuyệt vời. Họ luôn biết cách sắp xếp nhiệm vụ phù hợp với năng lực và thế mạnh
riêng của từng người. Để trở thành “nhà cầm quân” thành công, như một huấn luyện
viên, bạn cần phải tìm hiểu rõ luật chơi, các kỹ năng cũng như năng lực cần có trong
môn thể thao đó. Nếu bắt một cầu thủ làm tiện đạo xuống làm thủ môn thì chằng khác
nào đầu hàng trận đấu đó. Do vậy việc bố trí đúng người đúng việc sẽ góp phần không
nhỏ vào thành công của tổ chức. Bố trí đúng người đúng việc chính là nội dung của
thiết kế công việc, là một trong những vấn đề quan trọng của Quản trị nguồn nhân lực.
Thiết kế công việc có hiệu quả là một quá trình tổng thể cần được xem xét từ nhiều
giác độ. Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tới mức tối
đa cho người lao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các
khả năng và kỹ năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc đều là những
nhìn nhận trong thiết kế công việc. Sự bỏ qua một trong những khía cạnh đó đều có
thể dẫn đến giảm hiệu quả và hiệu suất lao động của tổ chức cũng như sự thỏa mãn
của người lao động. Mục tiêu khi nghiên cứu thiết kế công việc trong Quản trị nguồn
nhân lực là để hiểu sâu sắc vai trò và lợi ích của thiết kế công việc, từ đó có thể xây
dựng quy trình thiết kế công việc cho doanh nghiệp, đồng thời ứng dụng thiết kế cộng
việc vào việc tổ chức, bố trí công việc một cách có hiệu quả nhất. Chính vì vậy, tôi
chọn đề tài “Tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất làm việc của người lao động
tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ quản trị
kinh doanh của mình.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
- Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở lý luận về thiết kế công việc, tái thiết kế công
việc, năng suất lao động, hiệu suất lao động và thực trạng thiết kế công việc, hiệu suất lao
động tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không từ đó đưa ra các đánh giá nhận xét về
2
ưu, nhược điểm để từ đó tái thiết kế công việc nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của
người lao động tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không trong những năm tới.
- Nhiệm vụ nghiên cứu: để thực hiện mục đích trên, đề tài xác định các nhiệm vụ
nghiên cứu cụ thể như sau:
- Thứ nhất: Xác lập cơ sở lý luận về thực hiện thiết kế công việc, tái thiết kế
công việc, năng suất lao động, hiệu suất lao động.
- Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng thiết kế công việc và hiệu suất lao động tại
Trung tâm Thông báo tin tức hàng không trong những năm gần đây.
- Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất lao
động của Trung tâm Thông báo tin tức hàng không trong những năm tới.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: Tái thiết kế công việc nhằm nâng cao hiệu suất lao động
tại Văn phòng, phòng Kế hoạch, phòng Tổ chức cán bộ - Lao động, phòng Bản đồ -
Phương thức bay thuộc Trung tâm Thông báo tin tức hàng không.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi các
phòng ban thuộc Trung tâm Thông báo tin tức hàng không, cụ thể là tại Văn phòng,
phòng Kế hoạch, phòng Tổ chức cán bộ - Lao động, phòng Bản đồ - Phương thức
bay.
+ Về mặt thời gian: Luận văn tập trung nghiên cứu vấn đề thiết kế công việc,
hiệu suất lao động tại Văn phòng, phòng Kế hoạch, phòng Tổ chức cán bộ - Lao động,
phòng Bản đồ - Phương thức bay thuộc Trung tâm Thông báo tin tức hàng không giai
đoạn 2017 - 2019.
4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu:
Cơ sở lý luận: Luận văn được thực hiện trên cơ sở các khái niệm, định nghĩa,
thế giới quan và phương pháp luận chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật
lịch của chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, Đảng, Nhà nước Việt Nam về
3
thiết kế công việc, hiệu suất công việc nói chung và của Trung tâm Thông báo tin tức
hàng không nói riêng.
Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp
nghiên cứu văn bản, phỏng vấn, trong đó đặc biệt chú ý có sử dụng phương pháp
nghiên cứu phân tích, tổng hợp, so sánh, thống kê, quan sát, minh họa để làm rõ nội
dung nghiên cứu một cách khoa học và logic.
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn:
- Ý nghĩa lý luận: Luận văn góp phần làm phong phú thêm cơ sở lý luận về
thiết kế công việc, tái thiết kế công việc, năng suất lao động, hiệu suất lao động trong
tổ chức ở nước ta trong giai đoạn hiện nay.
- Ý nghĩa thực tiễn: Qua kết quả nghiên cứu, sẽ minh chứng những vấn đề thực
tiễn trong việc vận dụng các lý thuyết để tiến hành thiết kế lại công việc nhằm tăng hiệu
suất lao động tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không.
6. Kết cấu đề tài:
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của bài nghiên cứu gồm
có:
CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về tái thiết kế công việc trong doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2: Thực trạng công tác thiết kế công việc cho người lao động tại
Trung tâm Thông báo tin tức hàng không.
CHƯƠNG 3: Tái thiết kế công việc để nâng cao hiệu suất làm việc của người
lao động tại Trung tâm Thông báo tin tức hàng không.
4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÁI THIẾT KẾ CÔNG VIỆC TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1 Các khái niệm về thiết kế công việc và tái thiết kế công việc:
1.1.1 Thiết kế công việc:
a. Công việc:
Công việc là những việc làm mà một tổ chức đề ra để người lao động dựa vào
đó để thực hiện chức năng của mình trong tổ chức. Qua những việc đó góp phần đưa
tổ chức đạt tới mục tiêu của mình. Đồng thời, công việc là căn cứ để tổ chức kiểm tra,
đánh giá năng lực làm việc của từng người lao động dựa vào kết quả họ đạt được.
Ngoài ra, công việc còn có tác động đến chế độc lương bổng, thăng tiến trong tổ chức.
b. Khái niệm thiết kế công việc:
Thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể
được thực hiện bởi những người lao động trong tổ chức như các điều kiện cụ thể để
thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó.
Thiết kế công việc có hiệu quả là một quá trình tổng thể cần được xem xét từ
nhiều góc độ. Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tới
mức tối đa cho người lao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp
giữa các khả năng và kỹ năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc đều là
những nhìn nhận cơ bản trong thiết kế công việc. Sự bỏ qua một trong những khía
cạnh đó đều có thể dẫn đến giảm hiệu quả và hiệu suất hoạt động của tổ chức cũng
như sự thỏa mãn của người lao động.
Khi thiết kế công việc cần phải xác định ba yếu tố thuộc về công việc như sau:
Nội dung công việc: bao gồm tổng thể các hoạt động, các nghĩa vụ, các nhiệm
vụ, các trách nhiệm thuộc công việc cần phải thực hiện; các máy móc, các trang thiết
bị, dụng cụ cần phải sử dụng và các quan hệ cần phải thực hiện.
Các trách nhiệm đối với tổ chức: bao gồm tổng thể các hoạt động, các trách
nhiệm có liên quan tới tổ chức nói chung mà mỗi người lao động phải thực hiện.
Chẳng hạn như: tuân thủ các quy định và các chế độ làm việc.
5
Các điều kiện lao động: bao gồm một tập hợp các yếu tố thuộc môi trường vật
chất của công việc như nhiệt độ, chiếu sáng, các điều kiện an toàn.v.v.
Trong ba yếu tố thành phần thì nội dung công việc là yếu tố chủ yếu của công
việc và là yếu tố trung tâm của thiết kế công việc. Có nhiều cách để nghiên cứu về nội
dung công việc. Ví dụ: Ernst J. McCormick và những người cộng sự đã thiết kế nên
một bản câu hỏi bao gồm 190 yếu tố thành phần của công việc để sử dụng trong quá
trình phân tích công việc (được đề cập ở cuối chương). J. Richard Hackman và Greg
R. Oldham cho rằng có năm đặc trưng cơ bản để tạo nên nội dung của công việc:
Tập hợp các kỹ năng: là mức độ yêu cầu của công việc về một tập hợp các
hoạt động khác nhau cần được thực hiện để hoàn thành công việc, đòi hỏi sử dụng
một loạt các kỹ năng và tài khéo léo của con người.
Tính xác định của nhiệm vụ: là mức độ yêu cầu của công việc về sự hoàn thành
toàn bộ hay một phần xác định các hoạt động lao động để thực hiện công việc từ bắt
đầu cho đến kết thúc với một kết quả có thể trông thấy được.
Tầm quan trọng của nhiệm vụ: là mức độ ảnh hưởng của công việc tới những
người khác, tới tổ chức nói chung hay tới toàn xã hội.
Mức độ tự quản: là mức độ tự do và làm việc độc lập của người lao động khi
thực hiện công việc như: sắp xếp lịch làm việc, lựa chọn cách thức thực hiện công
việc...
Sự phản hồi: là mức độ mà sự thực hiện các hoạt động lao động được đòi hỏi
bởi công việc cung cấp cho người lao động các thông tin về tính hiệu quả của các hoạt
động của họ.
Ở từng công việc cụ thể, các đặc trưng cơ bản của công việc sẽ được kết cấu
theo những tỷ lệ khác và chúng dẫn đến những kết quả nhất định đối với cá nhân
người lao động hoặc đối với tổ chức. Sử dụng năm đặc trưng cơ bản của công việc để
phân tích các công việc có thể giúp các tổ chức thiết kế và thiết kế lại các công việc
nhằm tạo ra những công việc được thiết kế hợp lý. Các công việc được thiết kế hợp lý
là các công việc được thiết kế theo hướng có các đòi hỏi hợp lý đối với con người cả
về mặt thể lực và trí lực nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc với năng
6
suất cao, sử dụng hợp lý quỹ thời gian làm việc và có tính hấp dẫn, thách thức đối với
con người nhằm tối đa hóa động lực làm việc.
c. Bản mô tả công việc:
Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách
nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể.
Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung:
Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công
việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số
người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương....Phần này cũng còn thường bao gồm
một hoặc vài câu tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc.
Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường
thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công
việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì,
thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những
nhiệm vụ đó.
Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các
máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ
sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc các điều kiện khác
có liên quan.
Bản mô tả công việc nên ngắn gọn, súc tích và nên sử dụng các động từ hành
động có tính quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nghĩa vụ chính. Nói
chung, không có một hình thức cụ thể nào được coi là tốt nhất mà các công ty khác
nhau sẽ sử dụng các hình thức khác nhau để mô tả về công việc.
d. Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện:
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của
công việc với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có;
trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu
cầu cụ thể khác.
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện chỉ nên bao gồm các yêu cầu về
7
chuyên môn có liên quan rõ ràng tới việc thực hiện công việc ở mức có thể chấp nhận
được. Không nên có những yêu cầu quá cao mà không cần thiết để thực hiện công
việc, đặc biệt là những yêu cầu về đào tạo không cần thiết, hoặc thể hiện sự phân biệt
đối xử đối với người lao động (giới tính, dân tộc...). Các yêu cầu của công việc với
người thực hiện có thể được viết riêng thành một văn bản, cũng có thể được viết gộp
trong một văn bản cùng với phần mô tả công việc.
e. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh
các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định
trong bản mô tả công việc.
Ở các doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được thể
hiện dưới các dạng khác nhau. Có doanh nghiệp xây dựng một cách có hệ thống các
bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng công việc; có nơi lại chỉ giao hẹn bằng
miệng hoặc bằng các điều khoản nhất thời giữa người lãnh đạo và cấp dưới.
Đối với các công việc sản xuất, tiêu chuẩn chủ yếu của thực hiện công việc
chính là các mức lao động (số sản phẩm cần sản xuất trong một đơn vị thời gian;
lượng thời gian được phép tiêu hao cho một sản phẩm...) và thường gắn liền với một
hệ thống khuyến khích sự thực hiện vượt mức. Đối với các công việc quản lý và
chuyên môn nghiệp vụ, việc xác định các tiêu chuẩn thực hiện công việc thường khó
hơn. Tuy nhiên, nên cố gắng sử dụng các khả năng định lượng càng nhiều thì càng tốt.
Trong trường hợp không thể dùng các tiêu chuẩn định lượng để đánh giá sự thực hiện
công việc, có thể dùng các câu diễn đạt định tính để thực hiện tiêu chuẩn cần đạt
được, chẳng hạn: “Không để khách hàng phàn nàn vì xử sự thiếu lịch thiệp”. Quản lý
bằng mục tiêu cũng là phương pháp để xác định tiêu chuẩn thực hiện công việc cho
từng cá nhân. Tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được coi là sự mở rộng của bản
mô tả công việc.
Ưu điểm của các tiêu chuẩn thực hiện công việc được diễn đạt viết so với các
tiêu chuẩn bằng miệng là ở chỗ nó giúp cho tổ chức có thể kiểm soát được sự phát
triển của mình, đồng thời đó chính là một phương tiện thuận lợi cho trao đổi và tái
8
hiện thông tin giữa người lao động và người quản lý.
1.1.2 Tái thiết kế công việc:
a. Khái niệm tái thiết kế công việc:
Tái thiết kế công việc trong tiếng Anh là Job Redesign.
Tái thiết kế công việc là sự thay đổi một cách hệ thống nội dung của công việc
nhằm thay đổi những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác
cần thiết cho công việc hoặc tăng động cơ làm việc.
Quá trình này bao gồm sửa đổi nội dung, phân tích thông tin, thay đổi chi tiết,
sửa đổi mô tả công việc và cải tổ lại nội dung và phạm vi của công việc, để tăng sự đa
dạng của các chức năng và nhiệm vụ nhằm thúc đẩy nhân viên và khiến họ cảm thấy
mình là một phần quan trọng của tổ chức.
Mục tiêu chính của việc tiến hành tái thiết kế công việc là xếp đúng người vào
đúng công việc, tạo ra hiệu quả tối đa đồng thời tăng mức độ hài lòng của nhân viên
khi mà tổ chức có sự thay đổi.
b. Mục đích của tái thiết kế công việc:
Để có thể làm cho tổ chức ngày một phát triển, theo kịp với thời đại thì việc
nghiên cứu và tái thiết kế lại công việc là vô cùng cần thiết, những lợi ích mà nó mang
lại có thể kể đến như:
Nâng cao chất lượng đời sống làm việc: tái thiết kế công việc thúc đẩy nhân
viên và nâng cao chất lượng đời sống làm việc của họ; làm tăng năng suất công việc
và khuyến khích nhân viên thực hiện tốt hơn.
Tăng năng suất của tổ chức và nhân viên: thay đổi chức năng và nhiệm vụ công
việc giúp nhân viên thấy thoải mái hơn và tăng sự hài lòng. Trách nhiệm và nhiệm vụ
rõ ràng thúc đẩy nhân viên làm việc chăm chỉ hơn và tạo ra kết quả tốt nhất. Đồng
thời, tái thiết kế công việc cũng dẫn đến tăng năng suất của tổ chức.
Mang lại cảm giác thân thuộc đối với nhân viên: tái thiết kế công việc cho phép
nhân viên làm những gì họ giỏi, giúp nhân viên cảm thấy mình có vị trí vững chắc
trong tổ chức. Đây là một chiến lược hiệu quả để giữ chân nhân tài và khuyến khích
họ thực hiện trách nhiệm của mình tốt hơn.
9