Phân tích tình hình hoạt động của bộ phận kế toán tại khách sạn guoman
- 23 trang
- file .pdf
Lêi më ®Çu.
Theo chñ tr-¬ng cña tæng côc Du lÞch ViÖt Nam vµ ban gi¸m hiÖu tr-êng Cao
§¼ng Du LÞch Hµ Néi vÒ viÖc thùc hiÖn ®ît thùc tËp lÇn 2 tõ ngµy 24/11/2003 dÕn
ngµy 16/01/2004víi môc tiªu:
_ Lµm quen víi c«ng viÖc vµ m«i tr-êng lµm viÖc cña kh¸ch s¹n .
_ B-íc ®Çu t×m hiÓu vÒ c¸c ho¹t ®éng thùc tiÔn cña mét c¬ së kinh doanh
kh¸ch s¹n. §Æc biÖt lµ hÖ thèng tæ chøc, qu¶n lý ®iÒu hµnh vµ c¸c ho¹t ®éng
chuyªn m«n.
_ VËn dông nh÷ng kiÕn thøc chuyªn m«n vµo c«ng viÖc thùc tiÔn.
_ T×m hiÓu nh÷ng thuËn lîi vµ khã kh¨n cña nghÒ nghiÖp ®Ó x¸c ®Þnh ®-îc vÞ trÝ
c«ng viÖc phï hîp víi m×nh trong t-¬ng lai.
_ Häc hái vµ tÝch luü kinh nghiÖm trong c«ng t¸c qu¶n lý nh»m n©ng cao tr×nh
®é chuyªn m«n. §ång thêi tõ ®ã x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm cña m×nh trong t-¬ng lai gãp
phÇn ®-a ngµnh Du LÞch ph¸t triÓn, héi nhËp víi Du LÞch khu vùc vµ thÕ giíi.
§-îc sù ph©n c«ng, s¾p xÕp cña gi¸o viªn chñ nhiÖm khoa Lª Minh Ph-¬ng,
em ®-îc nhËn thùc tËp t¹i kh¸ch s¹n GUOMAN _ 38A Lý Th-êng KiÖt _Hµ Néi.
Trong thêi gian thùc tËp ®-îc sù gióp ®ì quan t©m cña kh¸ch s¹n, cña c¸c anh chÞ
nh©n viªn, ®Æc biÖt lµ sù gióp ®ì t¹o ®iÒu kiÖn thùc tËp cña anh Phïng An Ninh, em
®· thùc hiÖn tèt ®ît thùc tËp, gióp em hiÓu biÕt h¬n vÒ kÕ to¸n vµ quan träng h¬n lµ
n¾m thªm ®-îc nhiÒu nghiÖp vô liªn quan ®Õn ch-¬ng tr×nh häc cu¶ m×nh. Nh©n
®©y, em xin göi lêi c¶m ¬n ch©n thµnh nhÊt tíi toµn bé nh©n viªn kh¸ch s¹n
GUOMAN, c« gi¸o chñ nhiÖm vµ nhµ tr-êng ®· t¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì em trong thêi
gian võa qua.
Ngµy nay, xu thÕ chung cña toµn thÕ giíi lµ më cöa hîp t¸c vµ hoµ nhËp
víi c¸c n-íc trªn toµn cÇu. ChÝnh v× vËy nhu cÇu giao l-u kh«ng chØ xuÊt hiÖn trong
mèi quan hÖ kinh tÕ, chÝnh trÞ gi÷a c¸c n-íc... Nhu cÇu du lÞch cña ng-êi d©n còng
ngµy cµng t¨ng lªn ®ßi hái nhiÒu yÕu tè liªn quan còng ph¸t triÓn theo.
1
§Æc biÖt ®ßi hái ngµnh du lÞch cña mçi quèc gia ph¶i cã sù chuÈn bÞ tèt,
nh»m ®¸p øng mét c¸ch tho¶i m¸i nhÊt víi nh÷ng nhu cÇu du lÞch ®a d¹ng cña
kh¸ch. TÝnh trung b×nh hµng n¨m trªn thÕ giíi ®ãng gãp vµo GDP do ngµnh kinh
doanh du lÞch kh¸ch s¹n mang l¹i chiÕm dÕn 10% bªn c¹nh c¸c ngµnh kinh tÕ
kh¸c.
ViÖt Nam lµ quèc gia míi ph¸t triÓn ngµnh kinh doanh du lÞch kh¸ch s¹n
c¸ch ®©y kh«ng l©u nh-ng gãp phÇn kh«ng nhá trong viÖc lµm t¨ng thu nhËp quèc
d©n vµ gi¶i quyÕt vÊn ®Ò viÖc lµm cho mét lùc l-îng lao ®éng lín. ViÖt Nam trong
qu¸ tr×nh ®æi míi thùc hiÖn c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ nÒn kinh tÕ ®· x¸c
®Þnh:"...Ph¸t triÓn Du LÞch thùc sù trë thµnh mét ngµnh kinh tÕ mòi nhän, n©ng cao
chÊt l-îng vµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng trªn c¬ së khai th¸c lîi thÕ vµ ®iÒu kiÖn tù nhiªn,
sinh th¸i, truyÒn thèng, v¨n ho¸, lÞch sö, ®¸p øng nhu cÇu du lÞch trong n-íc vµ
ph¸t triÓn nhanh du lÞch quèc gia sím ®¹t tr×nh ®é du lÞch trong khu vùc ..."( TrÝch
v¨n kiÖn ®¹i héi §¶ng lÇn thø IX ). §©y thùc sù lµ mét c¬ héi lín nh-ng còng lµ
th¸ch thøc lín ®èi víi ngµnh du lich ViÖt Nam. Thùc tÕ, ngµnh du lÞch Kh¸ch s¹n
ViÖt Nam míi ®i vµo con ®uêng ph¸t triÓn nªn còng gÆp ph¶i nh÷ng khã kh¨n nhÊt
®Þnh nh-ng mét nguyªn nh©n quan träng lµ do chÊt l-îng du lÞch t¹i nh÷ng kh¸ch
s¹n trong n-íc cßn kÐm vµ ch-a ®-îc quan t©m ®óng møc.
MÆc dï vËy trong thêi gian gÇn ®©y c¸c doanh nghiÖp kh¸ch s¹n ®· b¾t ®Çu
quan t©m häc hái viÖc qu¶n lý vµ n©ng cao chÊt l-îng dÞch vô, x©y dùng c¸c dÞch
vô mét c¸ch hiÖu qu¶, ®Æt c¸c tiªu chuÈn vÒ chÊt l-îng dÞch vô nh»m thu hót kh¸ch
vµ n©ng cao hiÖu qu¶ chÊt l-îng kinh doanh.
Víi b¶n b¸o c¸o thùc tËp nµy gióp em hiÓu thªm vÒ kinh doanh kh¸ch s¹n
còng nh- n¾m ®-îc nh÷ng b-íc ph¸t triÓn cña nghµnh kinh doanh du lÞch kh¸ch
s¹n cña ViÖt nam nãi chung vµ ho¹t ®éng cña c¸c kh¸ch s¹n nãi riªng. Néi dung
b¸o c¸o thùc tËp gåm 4 phÇn:
PhÇn I : Giíi thiÖu kh¸i qu¸t vÒ kh¸ch s¹n GUOMAN.
PhÇn II : Ph©n tÝch t×nh h×nh ho¹t ®éng cña bé phËn kÕ to¸n t¹i kh¸ch s¹n
GUOMAN.
PhÇn III : ý kiÕn ®Ò suÊt vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n cña kh¸ch s¹n.
PhÇn IV : KÕt luËn .
************************
2
PhÇn I: Giíi thiÖu kh¸i qu¸t vÒ kh¸ch s¹n GUOMAN.
1- VÞ trÝ, qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña kh¸ch s¹n:
Kh¸ch s¹n GUOMAN lµ kh¸ch s¹n liªn doanh gi÷a tËp ®oµn Hong Leong cña
Malaysia vµ c«ng ty Transportation cña ViÖt Nam .
GUOMAN HANOI HOTEL lµ toµ nhµ 12 tÇng, n»m trªn trôc ®-êng Lý Th-êng
KiÖt. §-îc x©y dùng vµ b¾t ®Çu ho¹t ®éng vµo th¸ng 10/1997 víi tæng sè vèn ®Çu
t- ban ®Çu lµ 13.200.000 USD. Kh¸ch s¹n ®-îc thiÕt kÕ vµ x©y dùng theo tiªu
chuÈn 4* ®· ®-îc tæng côc Du LÞch ViÖt Nam c«ng nhËn th¸ng 4/ 2001.
Tæng diÖn tÝch cña kh¸ch s¹n lµ 2950 m2 gåm 151 phßng, trong dã 149 phßng
phôc vô kinh doanh l-u tró; 2 phßng dµnh cho tËp ®oµn; s©n b·i chøa ®-îc 30 xe
«t«; 2 nhµ hµng phôc vô tõ 6h ®Õn 23h víi c¸ch bµi trÝ tranh ¶nh, c©y c¶nh hîp lý,
dµn ©m thanh hiÖn ®¹i...
- Bé phËn bÕp ®-îc bè trÝ gÇn víi nhµ hµng t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc
phôc vô ¨n uèng cña kh¸ch l-u tró.
- Kh¸ch s¹n ®-îc trang bÞ hÖ thèng ®iÖn n-íc thiÕt bÞ b¸o ch¸y ho¹t déng
24/24h.
- Bé phËn b¶o vÖ víi hÖ thèng camera ®-îc trang bÞ ë c¸c hµnh lang, s¶nh, n¬i
®Ó xe... nh»m kÞp thêi sö lý nh÷ng t×nh huèng bÊt th-êng.
- Bé phËn lÔ t©n lµ n¬i ®Çu tiªn mµ kh¸ch tiÕp xóc víi kh¸ch s¹n nªn c¬ së vËt
chÊt t¹i ®©y ®-îc bè trÝ víi thÈm mü cao, lÞch sù sang träng.
C¸c trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i lµm gi¶m tèi ®a søc lao ®éng cña con ng-êi, ngay
c¹nh ®ã lµ phßng b¸n ®å l-u niÖm víi nhiÒu chñng lo¹i ®éc ®¸o, chÊt l-îng cao...
2- Chøc n¨ng chung cña kh¸ch s¹n:
- Kinh doanh l-u tró.
- Kinh doanh ho¹t ®éng ¨n uèng.- Cung cÊp c¸c dÞch vô vËn chuyÓn.
- Cung cÊp c¸c dÞch vô tham quan gi¶i trÝ.
- C¸c dÞch vô bªn trong vµ bªn ngoµi kh¸ch s¹n.
3
Cã thÓ nãi c¸c s¶n phÈm cña kh¸ch s¹n ngoµi s¶n phÈm vËt chÊt nh- ¨n uèng,
l-u niÖm cßn cã c¸c dÞch vô bæ xung kh¸c nh-: ®iÖn tho¹i, thÓ h×nh, truy cËp
internet, fax...
3- HÖ thèng tæ chøc vµ ®iÒu hµnh cña kh¸ch s¹n:
Kh¸ch s¹n GUOMAN kinh doanh l-u tró lµ chñ yÕu nªn bé m¸y tæ chøc cña
kh¸ch s¹n ®-îc s¾p xÕp theo kiÓu trùc tuyÕn tham m-u.
Tæng G§
Phã G§ Phã G§
G§ §iÒu Hµnh
Phßng Buång LÔ t©n TiÕp KÕ B¶o B¶o Bµn
nh©n thÞ to¸n vÖ d-ìng bÕp
sù
* Ban gi¸m ®èc ( 4 ng-êi ):
- Tæng gi¸m ®èc: do tËp ®oµn Hong Leong ®Ò cö, chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc tËp
®oµn vµ sù tån t¹i cña kh¸ch s¹n .
- Phã gi¸m ®èc (2 ng-êi ): Mét do c«ng ty vËn t¶i ®Ò cö, mét do phÝa tËp ®oµn
Malaysia ®Ò cö. ChÞu tr¸ch nhiÖm ®iÒu khiÓn sù ho¹t ®éng cña c«ng ty vµ b¸o c¸o
t×nh h×nh tµi chÝnh, ®-a ra ph-¬ng h-íng cho nh÷ng n¨m tiÕp theo.
- Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh: trùc tiÕp tham gia ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña kh¸ch s¹n,
®¶m b¶o vËn hµnh kh¸ch s¹n sao cho ®¹t ®-îc lîi Ých cao nhÊt.
* C¸c bé phËn kh¸c:
- §øng ®Çu lµ tr-ëng c¸c bé phËn, hä tham gia gi¸m s¸t, ®«n ®èc, kiÓm tra sao
cho c«ng viÖc ®¹t ®-îc hiÖu qu¶ cao nhÊt.
- Nh©n viªn cña c¸c bé phËn nµy gåm 121 ng-êi, hä tham gia trùc tiÕp vµo qu¸
tr×nh phôc vô kh¸ch.
****************
4
PhÇn II: T×nh h×nh ho¹t ®éng cña c«ng t¸c kÕ to¸n trong kh¸ch s¹n.
KÕ to¸n cã nhiÖm vô ®Æc biÖt quan träng trong bé m¸y tæ chøc cña kh¸ch s¹n
GUOMAN. Víi nhiÒu chøc n¨ng kh¸c nhau cho thÊy nhiÖm vô cña kÕ to¸n lµ v«
cïng cÇn thiÕt.
- Ghi chÐp, tÝnh to¸n, ph¶n ¸nh sè hiÖn cã, t×nh h×nh lu©n chuyÓn vµ sö dông tµi
s¶n, qu¸ tr×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, kÕt qu¶ sö dông kinh phÝ
cña doanh nghiÖp Du LÞch kh¸ch s¹n. NhiÖm vô nµy thÓ hiÖn râ chøc n¨ng thu
nhËn, sö lý th«ng tin vµ lµ nÒn t¶ng cho nhiÖm vô sau nµy cña kÕ to¸n.
- KiÓm tra t×nh h×nh thùc tÕ vµo cuèi th¸ng, lËp kÕ ho¹ch thu chi tµi chÝnh, t×nh
h×nh thu nép vµ thanh to¸n kinh phÝ.NhiÖm vô nµy thÓ hiÖn chøc n¨ng kiÓm tra cña
kÕ to¸n víi nh÷ng nghiÖp vô cña m×nh vµ c¸c nghiÖp vô liªn quan.
- Cung cÊp sè liÖu, tµi liÖu, kÕt qu¶ kinh doanh, t×nh h×nh tµi chÝnh phôc vô cho
viÖc ®iÒu hµnh, qu¶n lý cña l·nh ®¹o ban gi¸m ®èc. KiÓm tra, ph©n tÝch ho¹t ®éng
kinh tÕ tµi chÝnh, phôc vô cho c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch phôc vô c«ng t¸c thèng kª vµ
th«ng tin kinh tÕ.
1- C¬ cÊu tæ chøc, nhiÖm vô, chøc n¨ng cña phßng kÕ to¸n t¹i kh¸ch s¹n
GUOMAN.
1.1_ C¬ cÊu tæ chøc cña phßng kÕ to¸n kh¸ chÆt chÏ, ®ù¬c ph©n c«ng c«ng viÖc
tèi ®a vµ ®¶m b¶o tÝnh nhÊt qu¸n trong c«ng viÖc cña tõng c¸ nh©n.
h×nh vÏ: Bé m¸y tæ chøc cña phßng kÕ to¸n t¹i kh¸ch s¹n GUOMAN.
5
Trong c«ng viÖc, viÖc thiÕt kÕ vÞ trÝ cña tõng nh©n viªn theo chuyªn m«n c«ng
viÖc còng v« cïng cÇn thiÕt. Kh¸ch s¹n thiÕt kÕ theo m« h×nh lµm viÖc hiÖn ®¹i cña
c¸c n-íc ph¸t triÓn. Thªm vµo ®ã lµ hÖ thèng m¸y mãc phôc vô cho c¸c nghiÖp vô
trong v¨n phßng lµ hoµn toµn ®Çy ®ñ vµ phï hîp.
1.2_ NhiÖm vô chøc n¨ng cña tõng nh©n viªn thuéc bé phËn kÕ to¸n: Phßng kÕ
to¸n cña kh¸ch s¹n ®-îc qu¶n lý trùc tiÕp tõ tæng gi¸m ®èc kh¸ch s¹n lµ Mr
Richard vµ gi¸m dèc phßng kÕ to¸n lµ Mr John To. Nh- vËy, nh©n viªn thuéc
phßng kÕ to¸n gåm 15 nh©n viªn.
(1) Mr John To: Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh ( Hotel Controller ).
Chøc n¨ng: Qu¶n lý vµ gi¸m s¸t toµn bé ho¹t ®éng kinh doanh cña kh¸ch s¹n.
Trùc tiÕp qu¶n lý phßng kÕ to¸n, nhËn c¸c b¸o c¸o tõ toµn bé c¸c phßng ban t¹i
kh¸ch s¹n. §¸nh gi¸ tæng hîp t×nh h×nh cña c¸c phßng nh»m ®-a ra c¸c gi¶i ph¸p
t×nh thÕ cho h¹t ®éng kinh doanh cña kh¸ch s¹n. Thay mÆt Tæng gi¸m ®èc gi¸m s¸t
toµn bé kh¸ch s¹n khi Tæng gi¸m ®èc v¾ng mÆt.
(2) Ms Lª Mai Hoa: KÕ to¸n tæng hîp ( Hotel Accountant ).
Chøc n¨ng: §©y lµ vÞ trÝ hÕt søc quan träng sau gi¸m ®èc ®iÒu hµnh, nh»m kiÓm
tra vµ gi¸m s¸t chÆt chÏ nh÷ng c«ng viÖc cña phßng mµ ®Æc biÖt lµ nh-ng c«ng
viÖc cña gi¸m ®èc ®iÒu hµnh giao cho. KiÓm tra c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh cuèi th¸ng,
lËp b¸o c¸o thu chi cho gi¸m ®èc ®iÒu hµnh, ®«n ®èc c«ng viÖc cña nh©n viªn trong
phßng, lµm viÖc víi c¸c c¬ quan thuÕ cña nhµ n-íc. Thay mÆt ký c¸c quyÕt ®Þnh
quan träng khi gi¸m ®èc ®iÒu hµnh kÕ to¸n v¾ng mÆt.
(3) Ms NguyÔn Thanh H-¬ng: Th- ký kÕ to¸n (Ad.min Executive ).
Chøc n¨ng: Gióp c«ng viÖc giÊy tê cho Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh kÕ to¸n, s¾p xÕp lÞch
häp, lÞch c«ng t¸c cña phßng kÕ to¸n. Gi¸m s¸t lÞch lµm viÖc cña phßng, lµm b¸o
c¸o vÒ nh©n sù trong phßng.
(4) Ms Cung Minh Ch©u: Qu¶n lý phßng mua b¸n (Purchasing Officer ).
Chøc n¨ng: KiÓm so¸t, qu¶n lý viÖc mua vµ b¸n hµng phôc vô cho qu¸ tr×nh ®¸p
øng nhu cÇu cña kh¸ch. NhËn ®¬n ®Æt hµng tõ c¸c bé phËn vµ lµm viÖc víi kh¸ch
hµng ®Ó ®Æt hµng.
(5) Mr Vò ViÖt Hïng: Qu¶n lý phßng m¸y tÝnh (EDP Officer ).
6
Chøc n¨ng: KiÓm so¸t m¹ng m¸y tÝnh cña toµn bé kh¸ch s¹n, söa ch÷a vµ n©ng
cÊp m¸y, nhËp c¸c sè liÖu tµi chÝnh tõ c¸c bé phËn qua ®-êng chuyÒn cña m¸y
chñ.
(6) Ms Mai Hoµi H-¬ng: KÕ to¸n thu (Accounts Receivable/ General Cashier).
Chøc n¨ng: Tæng hîp b¸o c¸o tõ c¸c nh©n viªn thu ng©n, c©n ®èi sæ s¸ch tµi
kho¶n, lµm viÖc víi ng©n hµng vµ c¸c c«ng ty liªn quan ®Õn viÖc thanh to¸n víi
kh¸ch s¹n. Gi¸m s¸t viÖc tr¶ l-¬ng cho nh©n viªn cuèi th¸ng vµ cuèi n¨m.
(7) Mr NguyÔn H÷u NghÜa (Income Auditor ) vµ Mr §Æng TuÊn Anh (Night
Auditor ): KiÓm tra tµi chÝnh.
Chøc n¨ng: Theo dâi vµ kiÓm tra c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh tõ c¸c bé phËn trong
kh¸ch s¹n. Lµm b¸o c¸o cuèi th¸ng cho Tr-ëng c¸c bé phËn. Qu¶n lý viÖc xuÊt
nhËp hîp ®ång tµi chÝnh cña nhµ hµng vµ lµm thuÕ cña kh¸ch s¹n.
(8) Ms NguyÔn Ph-¬ng Th¾ng: KÕ to¸n chi (Account Payable/ General Ledger
Asst ).
Chøc n¨ng: Gióp cho c«ng viÖc thanh to¸n ®-îc thuËn lîi vµ chÝnh x¸c. KÕ to¸n
chi lu«n tæng hîp c¸c sè liÖu, ho¸ ®¬n tõ c¸c bé phËn kh¸ch hµng. KiÓm tra vµ viÕt
sÐc nh»m thanh to¸n cho kh¸ch hµng theo thêi gian quy ®Þnh.
(9) Mr TrÞnh V¨n M-êi: KiÓm so¸t gi¸ ( Material Asistant ).
Chøc n¨ng: KiÓm so¸t gi¸ c¶ hµng ho¸ tõ bªn ngoµi vµo kh¸ch s¹n, lµm b¸o c¸o
vÒ gi¸ c¶ chung cho hµng th¸ng, gióp ®ì phßng mua b¸n trao ®æi víi kh¸ch hµng.
(10) Mr Phïng An Ninh: §iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t kho (Store Controller/ Receiving
Office ).
Chøc n¨ng: KiÓm tra hµng ho¸ ®-îc nhËp vµo kho, nhËn c¸c ho¸ ®¬n chøng tõ
hµng ngµy vµ hµng th¸ng, qu¶n lý hµng ho¸ trong c¸c kho.
(11) Ms NguyÔn Ngäc DiÖp, Ms ph¹m Hoa Ly, Ms nguyÔn H¶i Ph-¬ng, Mr §µo
Hoµng Anh: (F & B Cashiers ) bé phËn nay thuéc sù qu¶n lý cña bé phËn Account.
1.3_ Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i kh¸ch s¹n, em thùc tËp t¹i bé phËn kÕ to¸n (
finance ) do anh Phïng An Ninh phô tr¸ch víi chøc vô ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t kho (
Receving and Store ).
7
- NhiÖm vô cña bé phËn ®iÒu hµnh ( Receving ): lµ l-u tr÷ nh÷ng liªn giÊy tê
thuéc quyÒn kiÓm so¸t cña bé phËn nµy. §Ò suÊt xuÊt, nhËp ( Order) nh÷ng s¶n
phÈm phôc vô cho c¸c bé phËn kh¸c cña kh¸ch s¹n trong qu¸ tr×nh phôc vô kh¸ch.
KiÓm tra hµng ho¸ ®-îc nhËp vµo kho, nhËn c¸c ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ngµy vµ
hµng th¸ng.
- NhiÖm vô cña bé phËn kiÓm so¸t kho ( Store ): chñ yÕu nhiÖm vô cña bé
phËn nµy lµ qu¶n lý hµng ho¸ trong kho thùc phÈm ( Food store ), kho l¹nh ( Cold
store ), kho tæng ( Store ), kho b¸t ®Üa cïng c¸c ho¸ chÊt tÈy röa (Food and
Beveret ), vµ kho ®å v¶i ( Linen store ). Ngoµi ra nhiÖm vô cña bé phËn kiÓm so¸t
kho thÓ hiÖn tÝnh c¸ch quan träng cña nã víi ho¹t ®éng cña kh¸ch s¹n bëi bé phËn
kiÓm so¸t kho ( Store ) nµy xuÊt hµng cho c¸c bé phËn trong kh¸ch s¹n nh- buång
( Linen), bÕp ( Food store ), bµn_bar (Store) ... Ngoµi ra, hµng ngµy nh©n viªn cña
bé phËn bÕp sÏ cïng bé phËn kho nhËn thùc phÈm t-¬i ®Ó sö dông cho ngµy h«m
sau, ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c, ®é t-¬i ngon cña s¶n phÈm vµ sè l-îng cña s¶n
phÈm.
2_ H×nh thøc sæ s¸ch kÕ to¸n mµ phßng kÕ to¸n t¹i kh¸ch s¹n GUOMAN sö
dông gåm:
2.1_ H×nh thøc sæ s¸ch mµ phßng kÕ to¸n sö dông: Sæ nhËt ký chung.
§Æc ®iÓm cña h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung chñ yÕu lµ ghi chÐp tÊt c¶ c¸c
ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh theo thø tù thêi gian vµ theo quan hÖ ®èi øng tµi kho¶n,
råi sö dông sè liÖu ë sæ NhËt ký chung ®Ó ghi sæ c¸i c¸c tµi kho¶n liªn quan.
HÖ thèng sæ kÕ to¸n sö dông trong h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung bao gåm:
c¸c sæ nhËt ký chuyªn dïng, sæ nhËt ký chung, c¸c sæ c¸i tµi kho¶n vµ c¸c sæ kÕ
to¸n chi tiÕt.
Tr×nh tù vµ ph-¬ng ph¸p ghi sæ kÕ to¸n trong h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chung:
(1) C¨n cø chøng tõ gèc ®· kiÓm tra ®¶m b¶o tÝnh hîp lÖ cña chøng tõ, tiÕn
hµnh lËp ®Þnh kho¶n kÕ to¸n vµ ghi trùc tiÕp vµo sæ nhËt ký chung theo thø tù thêi
gian vµ theo quan hÖ ®èi øng tµi kho¶n.
(2) Nh÷ng chøng tõ kÕ to¸n liªn quan ®Õn tiÒn mÆt th× thñ quü ghi vµo sæ quü,
cuèi ngµy chuyÓn sæ quü kÌm theo chøng tõ thu chi tiÒn mÆt cho kÕ to¸n, kÕ to¸n
8
tæng hîp sè liÖu lËp ®Þnh kho¶n kÕ to¸n vµ ghi vµo sæ nhËt ký thu, chi (sæ nhËt ký
chuyªn dïng ).
(3) C¨n cø sè liÖu ë sæ nhËt ký chuyªn dïng hµng ngµy hay ®Þnh kú, kÕ to¸n
ghi vµo sæ c¸i tµi kho¶n liªn quan.
(4) Cuèi th¸ng c¨n cø vµo sè liÖu ë c¸c sæ chi tiÕt lËp c¸c b¶ng chi tiÕt sè ph¸t
sinh, c¨n cø vµo sè liÖu ë sæ c¸i c¸c tµi kho¶n lËp b¶ng ®èi chiÕu sè ph¸t sinh.
(5) Sau khi ®èi chiÕu ®¶m b¶o sè liÖu phï hîp, cã thÓ lËp b¶ng c©n ®èi kÕ
to¸n vµ c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n kh¸c.
2.2_ T¹i bé phËn ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t kho (Receiving and Store ) cã nh÷ng
giÊy tê, sæ s¸ch liªn quan gåm:
- Bé phËn kho ( Store ) gåm: Market list, Issuing report, Stork card.
- Bé phËn kiÓm so¸t ( Receiving ) gåm: Order, Beverage, Food, General,
Vendor.
a. Market list: lµ b¶ng thùc ®¬n nhËn hµng cho bé phËn bÕp phôc vô cho 3
nhãm kh¸ch hµng ( do nh©n viªn phßng kÕ to¸n gäi mua ):
- Main kitchen: bÕp phôc vô kh¸ch ¢u.
- Asian kitchen: bÕp phôc vô kh¸ch ¸.
- Canteen : bÕp phôc vô nh©n viªn.
Ngoµi ra, cßn mét sè thùc phÈm trong kho phôc vô cho bÕp b¸nh dïng trong
c¸c b÷a ¨n cña kh¸ch, cña nh©n viªn vµ sö dông ®Ó lµm tiÖc.
Mét b¶ng Market list hoµn chØnh bao gåm ngµy th¸ng nhËp hµng, ghi ®Çy ®ñ
sè l-îng hµng cÇn nhËp, tªn ng-êi nhËp lo¹i hµng ®ã vµ ph¶i cã ch÷ ký cña bÕp
tr-ëng tr-íc khi gäi hµng.
B¶ng Market list gåm 3 liªn:
- Tr¾ng: Finance.
- Hång : Receiving.
- Vµng : Kitchen.
9
b. Issuing report: b¸o c¸o xuÊt hµng cho c¸c bé phËn kh¸c trong kh¸ch s¹n.
Mét b¶n Issuing report bao gåm 3 liªn:
- Xanh: kÕ to¸n ( Account )
- Vµng: c¸c bé phËn kh¸c trùc tiÕp nhËn hµng tõ kho ( Other )
- Tr¾ng: kho ( Store )
§a sè, phÇn lín lÊy hµng trong kho lµ bé phËn bÕp nªn kh¸c víi nh÷ng b¶n
kh¸c, liªn vµng ®-îc bÕp l-u l¹i.
Mét b¶n Issuing Report hoµn chØnh ph¶i ®iÒn ®Çy ®ñ c¸c cét: sè thø tù, tªn,
chñng lo¹i hµng ho¸, sè l-îng hµng ho¸ yªu cÇu, sè l-îng hµng thùc xuÊt, gi¸
thµnh trªn mét ®¬n vÞ s¶n phÈm vµ tæng céng.
PhiÕu nµy chØ cã t¸c dông khi: ng-êi yªu cÇu hµng ký, tr-ëng bé phËn yªu cÇu
ký, ng-êi qu¶n lý kho ký vµ ng-êi nhËn hµng ký.
Mét b¶n b¸o c¸o hoµn chØnh gåm: ghi râ sè l-îng hµng cÇn order, chñng lo¹i
hµng, m· sè hµng, chñng lo¹i hµng ®· nhËn, gi¸ thµnh tr-íc thuÕ, tæng tiÒn.
10
c. Stork card: gåm 3 lo¹i: Stork card food, Stork card beverage vµ Stork card
general )
Nh»m qu¶n lý viÖc xuÊt nhËp hµng mét c¸ch chÝnh x¸c vµ khoa häc, Stork
card food, Beverage vµ General qu¶n lý hµng nhËp vµo vµ xuÊt ra cña mÆt hµng
thùc phÈm, ®å kh«, hµng ®«ng l¹nh, ®å uèng, c¸c lo¹i n-íc gi¶i kh¸t vµ r-îu. Bªn
c¹nh ®ã lµ c¸c mÆt hµng tæng hîp nh- v¨n phßng phÈm, giÊy mùc, ho¸ chÊt. B¶n
Stock nh»m kiÓm so¸t hµng mét c¸ch khoa häc vµ chÆt chÏ cßn nh»m c©n ®èi sè
l-îng hµng tån kho vµ gióp cho viÖc nhËp c¸c mÆt hµng míi chÝnh x¸c, dÔ dµng vµ
thuËn lîi.
11
d. Order: lµ b¶ng yªu cÇu nhËp c¸c mÆt hµng trong kho ®· biÕt sau khi c¸c bé
phËn kh¸c nhËn hµng. B¶ng yªu cÇu order s¶n phÈm nµy gåm 3 liªn:
- Liªn tr¾ng: Purchasing ( phßng mua b¸n )
- Liªn vµng: Receiving ( phßng xuÊt nhËp )
-Liªn xanh: Accountion ( kÕ to¸n )
Mét b¶ng Order s¶n phÈm hoµn chØnh ph¶i ghi râ tªn s¶n phÈm, sè l-îng s¶n
phÈm cßn trong kho, sè l-îng s¶n phÈm cÇn nhËp thªm, m· sè cña s¶n phÈm cÇn
nhËp ( cost s¶n phÈm ) vµ ph¶i cã ch÷ ký cña Store room. Sau ®ã ®-a lªn cho
nh©n viªn cña phßng kÕ to¸n kiÓm tra, xin ch÷ ký cña gi¸m ®èc kÕ to¸n lµ Mr John
To míi ®-îc coi lµ hîp lÖ, lóc ®ã míi ®-îc gäi s¶n phÈm ®Õn.
Qu¸ tr×nh Order mét s¶n phÈm ph¶i qua rÊt nhiÒu b-íc, tuy nhiªn ®iÒu ®ã thÓ
hiÖn sù ®ång ®Òu trong c«ng viÖc cña phßng kÕ to¸n kh¸ch s¹n.
12
e. Receiving Report Beverage: ®-îc sö dông ®Ó nhËp nh÷ng s¶n phÈm nh-
n-íc, bia, ®å uèng nãi chung. Mét b¶n Beverage bao gåm 3 liªn:
- Tr¾ng: do bé phËn Receiving l-u.
- Hång: do bé phËn Cost Control l-u.
- Xanh: do bé phËn Accounting l-u.
Mét b¶ng Beverage hoµn chØnh gåm cã:
- Tªn cña n¬i mua s¶n phÈm.
- Bé phËn order s¶n phÈm ®ã ( tøc lµ s¶n phÈm ®ã ®-îc sö dông cho bé phËn
nµo ®ã cña kh¸ch s¹n ).
- Ngµy, th¸ng, n¨m nhËn s¶n phÈm.
- Gi¸ USD ®-îc ®æi hµng ngµy.
-Tªn s¶n phÈm ®-îc mua.
- M· s¶n phÈm ®-îc qui ®Þnh t¹i kh¸ch s¹n (code ).
- Sè l-îng s¶n phÈm nhËp vµo.
- Thµnh tiÒn.
- Khi nhËp vµo bé phËn nµo th× ®¸nh dÊu vµo bé phËn ®ã: + Store.
+ Direct.
+ Other.
- M· cña ®¬n ®Æt hµng.
- Ch÷ ký cña ng-êi viÕt Beverage.
- Ch÷ ký cña tr-ëng bé phËn nhËn hµng.
13
f. Food: ®-îc sö dông ®Ó nhËp nh÷ng s¶n phÈm d¹ng thøc ¨n dïng cho bÕp lµ
chñ yÕu, dïng cho quÇy bar nh- ®å ¨n nhÑ, r-îu, bia, n-íc gi¶i kh¸t...
Riªng b¶n Food bao gåm 4 liªn:
- Tr¾ng: Receiving.
- Xanh: Accounting.
- Vµng: Receiving.
- Hång: Accounting.
Mét b¶n food hoµn chØnh bao gåm c¸c yÕu tè sau:
- Tªn cña n¬i order s¶n phÈm.
- Bé phËn order s¶n phÈm ®ã ( th-êng lµ store order s¶n phÈm food ®Ó cung
cÊp cho bé phËn bÕp vµ c¸c bé phËn liªn quan ).
- Ngµy, th¸ng, n¨m nhËn s¶n phÈm.
- Gi¸ USD ®-îc ®æi hµng ngµy.
- Tªn s¶n phÈm food ®-îc mua.
- M· s¶n phÈm ®-îc kh¸ch s¹n quy ®Þnh.
- Sè l-îng s¶n phÈm mµ n¬i cung cÊp mang ®Õn.
- Thµnh tiÒn ( ®-îc tÝnh b»ng sè l-îng xuÊt ®¬n gi¸, sau ®ã ®-îc quy ®æi
thµnh tiÒn USD theo gi¸ USD cña ngµy h«m ®ã.)
- Khi nhËp vµo bé phËn nµo th× ®¸nh dÊu vµo bé phËn ®ã ( Store, Direct,
Other).
- M· cña ®¬n ®Æt hµng.
- Ch÷ ký cña ng-êi viÕt Food.
- Kh¸c víi nh÷ng b¶n kh¸c, ®a sè s¶n phÈm nhËp vµo kho nªn ph¶i cã ch÷ ký
cña kiÓm so¸t kho.
14
g. Receving Report General.
General ®-îc sö dông ®Ó nhËp nh÷ng s¶n phÈm kh¸c kh«ng ph¶i lµ ®å uèng
vµ thùc phÈm: vÝ dô nh- nh÷ng s¶n phÈm cho bé phËn giÆt lµ ( chÊt tÈy röa) bé phË
quÇy bar ( ly, cèc, ®å pha chÕ r-îu ... ).
B¶n General bao gåm 3 liªn:
- Tr¾ng: Receving .
- Xanh: Accounting.
- Hång: Cost control.
T-¬ng tù nh- Beverage vµ Food, mét b¶n Generage hoµn chØnh bao gåm:
- Tªn cña c«ng ty cung cÊp s¶n phÈm.
- Bé phËn order s¶n phÈm ®ã.
- Ngµy, th¸ng, n¨m nhËp s¶n phÈm.
- Gi¸ USD ®-îc ®æi hµng ngµy.
- M· s¶n phÈm ®-îc kh¸ch s¹n quy ®Þnh (code ).
- Sè l-îng s¶n phÈm nhËp vµo.
- Thµnh tiÒn ( lu«n ®-îc quy ®æi thµnh USD theo gi¸ USD cña ngµy h«m ®ã).
- Khi nhËp vµo bé phËn nµo th× ®¸nh dÊu vµo bé phËn ®ã ( store, direct,
other).
- M· cña ®¬n ®Æt hµng (nh»m so s¸nh sè l-îng vµ gi¸ thµnh cña s¶n phÈm
víi ho¸ ®¬n cña n¬i cung cÊp ).
- Ch÷ ký cña ng-êi viÕt Genarage.
- Ch÷ ký cña bé phËn kho ( b¾t buéc ph¶i th«ng qua bé phËn nµy v× c¸c s¶n
phÈm nµy th-êng ph¶i dù tr÷ nhiÒu, kh«ng thÓ do bé phËn cÇn trùc tiÕp gäi s¶n
phÈm ).
15
h. Vendor Shortage Advice:
Vendor lµ lo¹i giÊy tê ®Æc biÖt ®-îc sö dông tuú theo tõng tr-êng hîp, kh¶
n¨ng:
- Khi nhËp s¶n phÈm vµo kho, nh-ng n¬i cung cÊp l¹i cung cÊp thiÕu s¶n
phÈm ®ã ( kh«ng b»ng víi sè l-îng s¶n phÈm mµ kh¸ch s¹n order ) th× vendor
®-îc sö dông nh- b¶n l-u ®Ó sö dông tiÕp nh- mét ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch s¹n.
- Khi vendor ®-îc sö dông nh- ®¬n ®Æt hµng tøc lµ n¬i cung cÊp mang tiÕp sè
l-îng s¶n phÈm cßn thiÕu ®Õn th× 1 vendor kh¸c ®-îc sö dông nh- 1 b¶n nhËn sè
s¶n phÈm hoµn thiÖn ( b»ng víi sè s¶n phÈm mµ kh¸ch s¹n order).
Mét b¶n Vendor hoµn chØnh bao gåm theo thø tù:
- Ngµy, th¸ng, n¨m nhËp s¶n phÈm.
- Tªn cña c«ng ty cung cÊp s¶n phÈm.
- M· cña ®¬n ®Æt hµng.
- M· cña b¶n nhËp s¶n phÈm ®ã.
- Tªn s¶n phÈm ®-îc nhËp vµo cßn thiÕu ( hoÆc hoµn thiÖn ).
- M· s¶n phÈm ®-îc kh¸ch s¹n qui ®Þnh ( cost s¶n phÈm ).
- Sè l-îng s¶n phÈm mµ kh¸ch s¹n order.
- Sè l-îng nhËp vµo.
- Sè l-îng s¶n phÈm cßn thiÕu ( b»ng l-îng s¶n phÈm order_ l-îng s¶n phÈm
nhËp vµo ).
- §¬n gi¸ cña s¶n phÈm ®ã.
- Thµnh tiÒn ( sè l-îng s¶n phÈm cßn thiÕu nh©n ®¬n gi¸ ).
- NÕu cã thuÕ th× tæng tiÒn tÝnh c¶ thuÕ VAT.
16
i. Ngoµi nh÷ng giÊy tê chÝnh trªn, trong kho vµ phßng ®iÒu hµnh cßn sö dông
PO, PR lµ nh÷ng b¶n liªn quan ®Ó nhËp c¸c s¶n phÈm mµ kh¸ch s¹n gäi mua.
3. H×nh thøc ¸p dông c«ng nghÖ tin häc trong phßng kÕ to¸n:
Kh¸ch s¹n GUOMAN lµ mét kh¸ch s¹n lín 4* nªn viÖc liªn quan ®Õn t×nh h×nh
kinh doanh cña kh¸ch s¹n rÊt quan träng, nhÊt lµ t×nh h×nh tµi chÝnh cña kh¸ch s¹n.
§Ó qu¶n lý tèt kÕt qu¶ vµ qu¸ tr×nh kinh doanh, kh¸ch s¹n ®· ®Çu t- kh¸ tèt cho
phßng kÕ to¸n bao gåm 7 m¸y tÝnh cho bé phËn thuÕ, bé phËn thanh to¸n cho
kh¸ch hµng, bé phËn l-u tr÷ giÊy tê, bé phËn lµm mÉu giÊy tê, bé phËn qu¶n lý
chóng, bé phËn thanh to¸n l-¬ng cho nh©n viªn vµ bé phËn qu¶n lý toµn bé phßng
kÕ to¸n.
Ngoµi ra, phôc vô cho viÖc theo dâi, göi fax, nhËn fax, nhËn b¶n giÊy tê, kh¸ch
s¹n cßn cung cÊp cho phßng kÕ to¸n 1 m¸y in cho bé phËn thuÕ vµ 1 m¸y in cho
phßng kÕ to¸n sö dông, 1 m¸y photocopy,vµ tñ hå s¬ ®-îc cÊu t¹o kh¸ khoa häc
nh»m l-u tr÷ giÊy tê mét c¸ch cã hiÖu qu¶ h¬n.
Nãi chung, viÖc ¸p dông khoa häc c«ng nghÖ tin häc cña kh¸ch s¹n
GUOMAN lµ hoµn toµn hîp lý vµ triÖt ®Ó, nh»m phôc vô mét c¸ch tho¶ ®¸ng
mäi yªu cÇu liªn quan ®Õn nhu cÇu cña kh¸ch l-u tró, kh¸ch ¨n uèng vµ qu¸ tr×nh
qu¶n lý hiÖu qu¶ cña ban l·nh ®¹o.
17
4. §¸nh gi¸ qua t×nh h×nh ho¹t ®éng trong 2 n¨m gÇn ®©y cña kh¸ch s¹n
GUOMAN ( 2002 _ 2003 )vÒ c¸c mÆt:
4.1. T×nh h×nh kinh doanh cña kh¸ch s¹n:
STT ChØ tiªu §V N¨m 2002 N¨m 2003
1 Doanh thu USD 1.972.336 1.919.457
2 Tæng lîi nhuËn tr-íc thuÕ USD 1.175.831 1.274.637
3 Néi thu ngo¹i tÖ USD 1.212.175 989.277
4 Néi tiªu thô tiÒn ViÖt USD 760.161 930.180
5 Tæng sè lao ®éng ng 87 93
ViÖt Nam ng 85 90
N-íc ngoµi ng 2 3
6 TiÒn l-¬ng USD
Lao ®éng ViÖt Nam 175.628,73 180.981
Lao ®éng n-íc ngoµi USD 101.590,22 120.698
7 C¸c kho¶n nép ng©n s¸ch
ThuÕ tiªu thô ®Æc biÖt USD 4.77 4.178
ThuÕ thu nhËp USD 23.527 31.603
ThuÕ nhµ thÇu USD 13.505 16.703
* Vèn:
STT ChØ tiªu §V N¨m 2002 N¨m 2003
1 Vèn ®Çu t- x©y dùng c¬ b¶n
Vèn x©y l¾p USD 14.878.247 18.821.943
Vèn thiÕt bÞ USD 2.075.053 14.878.274
Vèn x©y dùng c¬ b¶n kh¸c USD 1.868.644 2.075.053
2 Vèn ®Çu t-
Vèn ph¸p ®Þnh USD 6.748.563 18.000.000
Vèn vay( thùc hiÖn trong n¨m) USD 11.643.803 11.843.630
18
Theo chñ tr-¬ng cña tæng côc Du lÞch ViÖt Nam vµ ban gi¸m hiÖu tr-êng Cao
§¼ng Du LÞch Hµ Néi vÒ viÖc thùc hiÖn ®ît thùc tËp lÇn 2 tõ ngµy 24/11/2003 dÕn
ngµy 16/01/2004víi môc tiªu:
_ Lµm quen víi c«ng viÖc vµ m«i tr-êng lµm viÖc cña kh¸ch s¹n .
_ B-íc ®Çu t×m hiÓu vÒ c¸c ho¹t ®éng thùc tiÔn cña mét c¬ së kinh doanh
kh¸ch s¹n. §Æc biÖt lµ hÖ thèng tæ chøc, qu¶n lý ®iÒu hµnh vµ c¸c ho¹t ®éng
chuyªn m«n.
_ VËn dông nh÷ng kiÕn thøc chuyªn m«n vµo c«ng viÖc thùc tiÔn.
_ T×m hiÓu nh÷ng thuËn lîi vµ khã kh¨n cña nghÒ nghiÖp ®Ó x¸c ®Þnh ®-îc vÞ trÝ
c«ng viÖc phï hîp víi m×nh trong t-¬ng lai.
_ Häc hái vµ tÝch luü kinh nghiÖm trong c«ng t¸c qu¶n lý nh»m n©ng cao tr×nh
®é chuyªn m«n. §ång thêi tõ ®ã x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm cña m×nh trong t-¬ng lai gãp
phÇn ®-a ngµnh Du LÞch ph¸t triÓn, héi nhËp víi Du LÞch khu vùc vµ thÕ giíi.
§-îc sù ph©n c«ng, s¾p xÕp cña gi¸o viªn chñ nhiÖm khoa Lª Minh Ph-¬ng,
em ®-îc nhËn thùc tËp t¹i kh¸ch s¹n GUOMAN _ 38A Lý Th-êng KiÖt _Hµ Néi.
Trong thêi gian thùc tËp ®-îc sù gióp ®ì quan t©m cña kh¸ch s¹n, cña c¸c anh chÞ
nh©n viªn, ®Æc biÖt lµ sù gióp ®ì t¹o ®iÒu kiÖn thùc tËp cña anh Phïng An Ninh, em
®· thùc hiÖn tèt ®ît thùc tËp, gióp em hiÓu biÕt h¬n vÒ kÕ to¸n vµ quan träng h¬n lµ
n¾m thªm ®-îc nhiÒu nghiÖp vô liªn quan ®Õn ch-¬ng tr×nh häc cu¶ m×nh. Nh©n
®©y, em xin göi lêi c¶m ¬n ch©n thµnh nhÊt tíi toµn bé nh©n viªn kh¸ch s¹n
GUOMAN, c« gi¸o chñ nhiÖm vµ nhµ tr-êng ®· t¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì em trong thêi
gian võa qua.
Ngµy nay, xu thÕ chung cña toµn thÕ giíi lµ më cöa hîp t¸c vµ hoµ nhËp
víi c¸c n-íc trªn toµn cÇu. ChÝnh v× vËy nhu cÇu giao l-u kh«ng chØ xuÊt hiÖn trong
mèi quan hÖ kinh tÕ, chÝnh trÞ gi÷a c¸c n-íc... Nhu cÇu du lÞch cña ng-êi d©n còng
ngµy cµng t¨ng lªn ®ßi hái nhiÒu yÕu tè liªn quan còng ph¸t triÓn theo.
1
§Æc biÖt ®ßi hái ngµnh du lÞch cña mçi quèc gia ph¶i cã sù chuÈn bÞ tèt,
nh»m ®¸p øng mét c¸ch tho¶i m¸i nhÊt víi nh÷ng nhu cÇu du lÞch ®a d¹ng cña
kh¸ch. TÝnh trung b×nh hµng n¨m trªn thÕ giíi ®ãng gãp vµo GDP do ngµnh kinh
doanh du lÞch kh¸ch s¹n mang l¹i chiÕm dÕn 10% bªn c¹nh c¸c ngµnh kinh tÕ
kh¸c.
ViÖt Nam lµ quèc gia míi ph¸t triÓn ngµnh kinh doanh du lÞch kh¸ch s¹n
c¸ch ®©y kh«ng l©u nh-ng gãp phÇn kh«ng nhá trong viÖc lµm t¨ng thu nhËp quèc
d©n vµ gi¶i quyÕt vÊn ®Ò viÖc lµm cho mét lùc l-îng lao ®éng lín. ViÖt Nam trong
qu¸ tr×nh ®æi míi thùc hiÖn c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ nÒn kinh tÕ ®· x¸c
®Þnh:"...Ph¸t triÓn Du LÞch thùc sù trë thµnh mét ngµnh kinh tÕ mòi nhän, n©ng cao
chÊt l-îng vµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng trªn c¬ së khai th¸c lîi thÕ vµ ®iÒu kiÖn tù nhiªn,
sinh th¸i, truyÒn thèng, v¨n ho¸, lÞch sö, ®¸p øng nhu cÇu du lÞch trong n-íc vµ
ph¸t triÓn nhanh du lÞch quèc gia sím ®¹t tr×nh ®é du lÞch trong khu vùc ..."( TrÝch
v¨n kiÖn ®¹i héi §¶ng lÇn thø IX ). §©y thùc sù lµ mét c¬ héi lín nh-ng còng lµ
th¸ch thøc lín ®èi víi ngµnh du lich ViÖt Nam. Thùc tÕ, ngµnh du lÞch Kh¸ch s¹n
ViÖt Nam míi ®i vµo con ®uêng ph¸t triÓn nªn còng gÆp ph¶i nh÷ng khã kh¨n nhÊt
®Þnh nh-ng mét nguyªn nh©n quan träng lµ do chÊt l-îng du lÞch t¹i nh÷ng kh¸ch
s¹n trong n-íc cßn kÐm vµ ch-a ®-îc quan t©m ®óng møc.
MÆc dï vËy trong thêi gian gÇn ®©y c¸c doanh nghiÖp kh¸ch s¹n ®· b¾t ®Çu
quan t©m häc hái viÖc qu¶n lý vµ n©ng cao chÊt l-îng dÞch vô, x©y dùng c¸c dÞch
vô mét c¸ch hiÖu qu¶, ®Æt c¸c tiªu chuÈn vÒ chÊt l-îng dÞch vô nh»m thu hót kh¸ch
vµ n©ng cao hiÖu qu¶ chÊt l-îng kinh doanh.
Víi b¶n b¸o c¸o thùc tËp nµy gióp em hiÓu thªm vÒ kinh doanh kh¸ch s¹n
còng nh- n¾m ®-îc nh÷ng b-íc ph¸t triÓn cña nghµnh kinh doanh du lÞch kh¸ch
s¹n cña ViÖt nam nãi chung vµ ho¹t ®éng cña c¸c kh¸ch s¹n nãi riªng. Néi dung
b¸o c¸o thùc tËp gåm 4 phÇn:
PhÇn I : Giíi thiÖu kh¸i qu¸t vÒ kh¸ch s¹n GUOMAN.
PhÇn II : Ph©n tÝch t×nh h×nh ho¹t ®éng cña bé phËn kÕ to¸n t¹i kh¸ch s¹n
GUOMAN.
PhÇn III : ý kiÕn ®Ò suÊt vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n cña kh¸ch s¹n.
PhÇn IV : KÕt luËn .
************************
2
PhÇn I: Giíi thiÖu kh¸i qu¸t vÒ kh¸ch s¹n GUOMAN.
1- VÞ trÝ, qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña kh¸ch s¹n:
Kh¸ch s¹n GUOMAN lµ kh¸ch s¹n liªn doanh gi÷a tËp ®oµn Hong Leong cña
Malaysia vµ c«ng ty Transportation cña ViÖt Nam .
GUOMAN HANOI HOTEL lµ toµ nhµ 12 tÇng, n»m trªn trôc ®-êng Lý Th-êng
KiÖt. §-îc x©y dùng vµ b¾t ®Çu ho¹t ®éng vµo th¸ng 10/1997 víi tæng sè vèn ®Çu
t- ban ®Çu lµ 13.200.000 USD. Kh¸ch s¹n ®-îc thiÕt kÕ vµ x©y dùng theo tiªu
chuÈn 4* ®· ®-îc tæng côc Du LÞch ViÖt Nam c«ng nhËn th¸ng 4/ 2001.
Tæng diÖn tÝch cña kh¸ch s¹n lµ 2950 m2 gåm 151 phßng, trong dã 149 phßng
phôc vô kinh doanh l-u tró; 2 phßng dµnh cho tËp ®oµn; s©n b·i chøa ®-îc 30 xe
«t«; 2 nhµ hµng phôc vô tõ 6h ®Õn 23h víi c¸ch bµi trÝ tranh ¶nh, c©y c¶nh hîp lý,
dµn ©m thanh hiÖn ®¹i...
- Bé phËn bÕp ®-îc bè trÝ gÇn víi nhµ hµng t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc
phôc vô ¨n uèng cña kh¸ch l-u tró.
- Kh¸ch s¹n ®-îc trang bÞ hÖ thèng ®iÖn n-íc thiÕt bÞ b¸o ch¸y ho¹t déng
24/24h.
- Bé phËn b¶o vÖ víi hÖ thèng camera ®-îc trang bÞ ë c¸c hµnh lang, s¶nh, n¬i
®Ó xe... nh»m kÞp thêi sö lý nh÷ng t×nh huèng bÊt th-êng.
- Bé phËn lÔ t©n lµ n¬i ®Çu tiªn mµ kh¸ch tiÕp xóc víi kh¸ch s¹n nªn c¬ së vËt
chÊt t¹i ®©y ®-îc bè trÝ víi thÈm mü cao, lÞch sù sang träng.
C¸c trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i lµm gi¶m tèi ®a søc lao ®éng cña con ng-êi, ngay
c¹nh ®ã lµ phßng b¸n ®å l-u niÖm víi nhiÒu chñng lo¹i ®éc ®¸o, chÊt l-îng cao...
2- Chøc n¨ng chung cña kh¸ch s¹n:
- Kinh doanh l-u tró.
- Kinh doanh ho¹t ®éng ¨n uèng.- Cung cÊp c¸c dÞch vô vËn chuyÓn.
- Cung cÊp c¸c dÞch vô tham quan gi¶i trÝ.
- C¸c dÞch vô bªn trong vµ bªn ngoµi kh¸ch s¹n.
3
Cã thÓ nãi c¸c s¶n phÈm cña kh¸ch s¹n ngoµi s¶n phÈm vËt chÊt nh- ¨n uèng,
l-u niÖm cßn cã c¸c dÞch vô bæ xung kh¸c nh-: ®iÖn tho¹i, thÓ h×nh, truy cËp
internet, fax...
3- HÖ thèng tæ chøc vµ ®iÒu hµnh cña kh¸ch s¹n:
Kh¸ch s¹n GUOMAN kinh doanh l-u tró lµ chñ yÕu nªn bé m¸y tæ chøc cña
kh¸ch s¹n ®-îc s¾p xÕp theo kiÓu trùc tuyÕn tham m-u.
Tæng G§
Phã G§ Phã G§
G§ §iÒu Hµnh
Phßng Buång LÔ t©n TiÕp KÕ B¶o B¶o Bµn
nh©n thÞ to¸n vÖ d-ìng bÕp
sù
* Ban gi¸m ®èc ( 4 ng-êi ):
- Tæng gi¸m ®èc: do tËp ®oµn Hong Leong ®Ò cö, chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc tËp
®oµn vµ sù tån t¹i cña kh¸ch s¹n .
- Phã gi¸m ®èc (2 ng-êi ): Mét do c«ng ty vËn t¶i ®Ò cö, mét do phÝa tËp ®oµn
Malaysia ®Ò cö. ChÞu tr¸ch nhiÖm ®iÒu khiÓn sù ho¹t ®éng cña c«ng ty vµ b¸o c¸o
t×nh h×nh tµi chÝnh, ®-a ra ph-¬ng h-íng cho nh÷ng n¨m tiÕp theo.
- Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh: trùc tiÕp tham gia ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña kh¸ch s¹n,
®¶m b¶o vËn hµnh kh¸ch s¹n sao cho ®¹t ®-îc lîi Ých cao nhÊt.
* C¸c bé phËn kh¸c:
- §øng ®Çu lµ tr-ëng c¸c bé phËn, hä tham gia gi¸m s¸t, ®«n ®èc, kiÓm tra sao
cho c«ng viÖc ®¹t ®-îc hiÖu qu¶ cao nhÊt.
- Nh©n viªn cña c¸c bé phËn nµy gåm 121 ng-êi, hä tham gia trùc tiÕp vµo qu¸
tr×nh phôc vô kh¸ch.
****************
4
PhÇn II: T×nh h×nh ho¹t ®éng cña c«ng t¸c kÕ to¸n trong kh¸ch s¹n.
KÕ to¸n cã nhiÖm vô ®Æc biÖt quan träng trong bé m¸y tæ chøc cña kh¸ch s¹n
GUOMAN. Víi nhiÒu chøc n¨ng kh¸c nhau cho thÊy nhiÖm vô cña kÕ to¸n lµ v«
cïng cÇn thiÕt.
- Ghi chÐp, tÝnh to¸n, ph¶n ¸nh sè hiÖn cã, t×nh h×nh lu©n chuyÓn vµ sö dông tµi
s¶n, qu¸ tr×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, kÕt qu¶ sö dông kinh phÝ
cña doanh nghiÖp Du LÞch kh¸ch s¹n. NhiÖm vô nµy thÓ hiÖn râ chøc n¨ng thu
nhËn, sö lý th«ng tin vµ lµ nÒn t¶ng cho nhiÖm vô sau nµy cña kÕ to¸n.
- KiÓm tra t×nh h×nh thùc tÕ vµo cuèi th¸ng, lËp kÕ ho¹ch thu chi tµi chÝnh, t×nh
h×nh thu nép vµ thanh to¸n kinh phÝ.NhiÖm vô nµy thÓ hiÖn chøc n¨ng kiÓm tra cña
kÕ to¸n víi nh÷ng nghiÖp vô cña m×nh vµ c¸c nghiÖp vô liªn quan.
- Cung cÊp sè liÖu, tµi liÖu, kÕt qu¶ kinh doanh, t×nh h×nh tµi chÝnh phôc vô cho
viÖc ®iÒu hµnh, qu¶n lý cña l·nh ®¹o ban gi¸m ®èc. KiÓm tra, ph©n tÝch ho¹t ®éng
kinh tÕ tµi chÝnh, phôc vô cho c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch phôc vô c«ng t¸c thèng kª vµ
th«ng tin kinh tÕ.
1- C¬ cÊu tæ chøc, nhiÖm vô, chøc n¨ng cña phßng kÕ to¸n t¹i kh¸ch s¹n
GUOMAN.
1.1_ C¬ cÊu tæ chøc cña phßng kÕ to¸n kh¸ chÆt chÏ, ®ù¬c ph©n c«ng c«ng viÖc
tèi ®a vµ ®¶m b¶o tÝnh nhÊt qu¸n trong c«ng viÖc cña tõng c¸ nh©n.
h×nh vÏ: Bé m¸y tæ chøc cña phßng kÕ to¸n t¹i kh¸ch s¹n GUOMAN.
5
Trong c«ng viÖc, viÖc thiÕt kÕ vÞ trÝ cña tõng nh©n viªn theo chuyªn m«n c«ng
viÖc còng v« cïng cÇn thiÕt. Kh¸ch s¹n thiÕt kÕ theo m« h×nh lµm viÖc hiÖn ®¹i cña
c¸c n-íc ph¸t triÓn. Thªm vµo ®ã lµ hÖ thèng m¸y mãc phôc vô cho c¸c nghiÖp vô
trong v¨n phßng lµ hoµn toµn ®Çy ®ñ vµ phï hîp.
1.2_ NhiÖm vô chøc n¨ng cña tõng nh©n viªn thuéc bé phËn kÕ to¸n: Phßng kÕ
to¸n cña kh¸ch s¹n ®-îc qu¶n lý trùc tiÕp tõ tæng gi¸m ®èc kh¸ch s¹n lµ Mr
Richard vµ gi¸m dèc phßng kÕ to¸n lµ Mr John To. Nh- vËy, nh©n viªn thuéc
phßng kÕ to¸n gåm 15 nh©n viªn.
(1) Mr John To: Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh ( Hotel Controller ).
Chøc n¨ng: Qu¶n lý vµ gi¸m s¸t toµn bé ho¹t ®éng kinh doanh cña kh¸ch s¹n.
Trùc tiÕp qu¶n lý phßng kÕ to¸n, nhËn c¸c b¸o c¸o tõ toµn bé c¸c phßng ban t¹i
kh¸ch s¹n. §¸nh gi¸ tæng hîp t×nh h×nh cña c¸c phßng nh»m ®-a ra c¸c gi¶i ph¸p
t×nh thÕ cho h¹t ®éng kinh doanh cña kh¸ch s¹n. Thay mÆt Tæng gi¸m ®èc gi¸m s¸t
toµn bé kh¸ch s¹n khi Tæng gi¸m ®èc v¾ng mÆt.
(2) Ms Lª Mai Hoa: KÕ to¸n tæng hîp ( Hotel Accountant ).
Chøc n¨ng: §©y lµ vÞ trÝ hÕt søc quan träng sau gi¸m ®èc ®iÒu hµnh, nh»m kiÓm
tra vµ gi¸m s¸t chÆt chÏ nh÷ng c«ng viÖc cña phßng mµ ®Æc biÖt lµ nh-ng c«ng
viÖc cña gi¸m ®èc ®iÒu hµnh giao cho. KiÓm tra c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh cuèi th¸ng,
lËp b¸o c¸o thu chi cho gi¸m ®èc ®iÒu hµnh, ®«n ®èc c«ng viÖc cña nh©n viªn trong
phßng, lµm viÖc víi c¸c c¬ quan thuÕ cña nhµ n-íc. Thay mÆt ký c¸c quyÕt ®Þnh
quan träng khi gi¸m ®èc ®iÒu hµnh kÕ to¸n v¾ng mÆt.
(3) Ms NguyÔn Thanh H-¬ng: Th- ký kÕ to¸n (Ad.min Executive ).
Chøc n¨ng: Gióp c«ng viÖc giÊy tê cho Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh kÕ to¸n, s¾p xÕp lÞch
häp, lÞch c«ng t¸c cña phßng kÕ to¸n. Gi¸m s¸t lÞch lµm viÖc cña phßng, lµm b¸o
c¸o vÒ nh©n sù trong phßng.
(4) Ms Cung Minh Ch©u: Qu¶n lý phßng mua b¸n (Purchasing Officer ).
Chøc n¨ng: KiÓm so¸t, qu¶n lý viÖc mua vµ b¸n hµng phôc vô cho qu¸ tr×nh ®¸p
øng nhu cÇu cña kh¸ch. NhËn ®¬n ®Æt hµng tõ c¸c bé phËn vµ lµm viÖc víi kh¸ch
hµng ®Ó ®Æt hµng.
(5) Mr Vò ViÖt Hïng: Qu¶n lý phßng m¸y tÝnh (EDP Officer ).
6
Chøc n¨ng: KiÓm so¸t m¹ng m¸y tÝnh cña toµn bé kh¸ch s¹n, söa ch÷a vµ n©ng
cÊp m¸y, nhËp c¸c sè liÖu tµi chÝnh tõ c¸c bé phËn qua ®-êng chuyÒn cña m¸y
chñ.
(6) Ms Mai Hoµi H-¬ng: KÕ to¸n thu (Accounts Receivable/ General Cashier).
Chøc n¨ng: Tæng hîp b¸o c¸o tõ c¸c nh©n viªn thu ng©n, c©n ®èi sæ s¸ch tµi
kho¶n, lµm viÖc víi ng©n hµng vµ c¸c c«ng ty liªn quan ®Õn viÖc thanh to¸n víi
kh¸ch s¹n. Gi¸m s¸t viÖc tr¶ l-¬ng cho nh©n viªn cuèi th¸ng vµ cuèi n¨m.
(7) Mr NguyÔn H÷u NghÜa (Income Auditor ) vµ Mr §Æng TuÊn Anh (Night
Auditor ): KiÓm tra tµi chÝnh.
Chøc n¨ng: Theo dâi vµ kiÓm tra c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh tõ c¸c bé phËn trong
kh¸ch s¹n. Lµm b¸o c¸o cuèi th¸ng cho Tr-ëng c¸c bé phËn. Qu¶n lý viÖc xuÊt
nhËp hîp ®ång tµi chÝnh cña nhµ hµng vµ lµm thuÕ cña kh¸ch s¹n.
(8) Ms NguyÔn Ph-¬ng Th¾ng: KÕ to¸n chi (Account Payable/ General Ledger
Asst ).
Chøc n¨ng: Gióp cho c«ng viÖc thanh to¸n ®-îc thuËn lîi vµ chÝnh x¸c. KÕ to¸n
chi lu«n tæng hîp c¸c sè liÖu, ho¸ ®¬n tõ c¸c bé phËn kh¸ch hµng. KiÓm tra vµ viÕt
sÐc nh»m thanh to¸n cho kh¸ch hµng theo thêi gian quy ®Þnh.
(9) Mr TrÞnh V¨n M-êi: KiÓm so¸t gi¸ ( Material Asistant ).
Chøc n¨ng: KiÓm so¸t gi¸ c¶ hµng ho¸ tõ bªn ngoµi vµo kh¸ch s¹n, lµm b¸o c¸o
vÒ gi¸ c¶ chung cho hµng th¸ng, gióp ®ì phßng mua b¸n trao ®æi víi kh¸ch hµng.
(10) Mr Phïng An Ninh: §iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t kho (Store Controller/ Receiving
Office ).
Chøc n¨ng: KiÓm tra hµng ho¸ ®-îc nhËp vµo kho, nhËn c¸c ho¸ ®¬n chøng tõ
hµng ngµy vµ hµng th¸ng, qu¶n lý hµng ho¸ trong c¸c kho.
(11) Ms NguyÔn Ngäc DiÖp, Ms ph¹m Hoa Ly, Ms nguyÔn H¶i Ph-¬ng, Mr §µo
Hoµng Anh: (F & B Cashiers ) bé phËn nay thuéc sù qu¶n lý cña bé phËn Account.
1.3_ Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i kh¸ch s¹n, em thùc tËp t¹i bé phËn kÕ to¸n (
finance ) do anh Phïng An Ninh phô tr¸ch víi chøc vô ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t kho (
Receving and Store ).
7
- NhiÖm vô cña bé phËn ®iÒu hµnh ( Receving ): lµ l-u tr÷ nh÷ng liªn giÊy tê
thuéc quyÒn kiÓm so¸t cña bé phËn nµy. §Ò suÊt xuÊt, nhËp ( Order) nh÷ng s¶n
phÈm phôc vô cho c¸c bé phËn kh¸c cña kh¸ch s¹n trong qu¸ tr×nh phôc vô kh¸ch.
KiÓm tra hµng ho¸ ®-îc nhËp vµo kho, nhËn c¸c ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ngµy vµ
hµng th¸ng.
- NhiÖm vô cña bé phËn kiÓm so¸t kho ( Store ): chñ yÕu nhiÖm vô cña bé
phËn nµy lµ qu¶n lý hµng ho¸ trong kho thùc phÈm ( Food store ), kho l¹nh ( Cold
store ), kho tæng ( Store ), kho b¸t ®Üa cïng c¸c ho¸ chÊt tÈy röa (Food and
Beveret ), vµ kho ®å v¶i ( Linen store ). Ngoµi ra nhiÖm vô cña bé phËn kiÓm so¸t
kho thÓ hiÖn tÝnh c¸ch quan träng cña nã víi ho¹t ®éng cña kh¸ch s¹n bëi bé phËn
kiÓm so¸t kho ( Store ) nµy xuÊt hµng cho c¸c bé phËn trong kh¸ch s¹n nh- buång
( Linen), bÕp ( Food store ), bµn_bar (Store) ... Ngoµi ra, hµng ngµy nh©n viªn cña
bé phËn bÕp sÏ cïng bé phËn kho nhËn thùc phÈm t-¬i ®Ó sö dông cho ngµy h«m
sau, ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c, ®é t-¬i ngon cña s¶n phÈm vµ sè l-îng cña s¶n
phÈm.
2_ H×nh thøc sæ s¸ch kÕ to¸n mµ phßng kÕ to¸n t¹i kh¸ch s¹n GUOMAN sö
dông gåm:
2.1_ H×nh thøc sæ s¸ch mµ phßng kÕ to¸n sö dông: Sæ nhËt ký chung.
§Æc ®iÓm cña h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung chñ yÕu lµ ghi chÐp tÊt c¶ c¸c
ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh theo thø tù thêi gian vµ theo quan hÖ ®èi øng tµi kho¶n,
råi sö dông sè liÖu ë sæ NhËt ký chung ®Ó ghi sæ c¸i c¸c tµi kho¶n liªn quan.
HÖ thèng sæ kÕ to¸n sö dông trong h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung bao gåm:
c¸c sæ nhËt ký chuyªn dïng, sæ nhËt ký chung, c¸c sæ c¸i tµi kho¶n vµ c¸c sæ kÕ
to¸n chi tiÕt.
Tr×nh tù vµ ph-¬ng ph¸p ghi sæ kÕ to¸n trong h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chung:
(1) C¨n cø chøng tõ gèc ®· kiÓm tra ®¶m b¶o tÝnh hîp lÖ cña chøng tõ, tiÕn
hµnh lËp ®Þnh kho¶n kÕ to¸n vµ ghi trùc tiÕp vµo sæ nhËt ký chung theo thø tù thêi
gian vµ theo quan hÖ ®èi øng tµi kho¶n.
(2) Nh÷ng chøng tõ kÕ to¸n liªn quan ®Õn tiÒn mÆt th× thñ quü ghi vµo sæ quü,
cuèi ngµy chuyÓn sæ quü kÌm theo chøng tõ thu chi tiÒn mÆt cho kÕ to¸n, kÕ to¸n
8
tæng hîp sè liÖu lËp ®Þnh kho¶n kÕ to¸n vµ ghi vµo sæ nhËt ký thu, chi (sæ nhËt ký
chuyªn dïng ).
(3) C¨n cø sè liÖu ë sæ nhËt ký chuyªn dïng hµng ngµy hay ®Þnh kú, kÕ to¸n
ghi vµo sæ c¸i tµi kho¶n liªn quan.
(4) Cuèi th¸ng c¨n cø vµo sè liÖu ë c¸c sæ chi tiÕt lËp c¸c b¶ng chi tiÕt sè ph¸t
sinh, c¨n cø vµo sè liÖu ë sæ c¸i c¸c tµi kho¶n lËp b¶ng ®èi chiÕu sè ph¸t sinh.
(5) Sau khi ®èi chiÕu ®¶m b¶o sè liÖu phï hîp, cã thÓ lËp b¶ng c©n ®èi kÕ
to¸n vµ c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n kh¸c.
2.2_ T¹i bé phËn ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t kho (Receiving and Store ) cã nh÷ng
giÊy tê, sæ s¸ch liªn quan gåm:
- Bé phËn kho ( Store ) gåm: Market list, Issuing report, Stork card.
- Bé phËn kiÓm so¸t ( Receiving ) gåm: Order, Beverage, Food, General,
Vendor.
a. Market list: lµ b¶ng thùc ®¬n nhËn hµng cho bé phËn bÕp phôc vô cho 3
nhãm kh¸ch hµng ( do nh©n viªn phßng kÕ to¸n gäi mua ):
- Main kitchen: bÕp phôc vô kh¸ch ¢u.
- Asian kitchen: bÕp phôc vô kh¸ch ¸.
- Canteen : bÕp phôc vô nh©n viªn.
Ngoµi ra, cßn mét sè thùc phÈm trong kho phôc vô cho bÕp b¸nh dïng trong
c¸c b÷a ¨n cña kh¸ch, cña nh©n viªn vµ sö dông ®Ó lµm tiÖc.
Mét b¶ng Market list hoµn chØnh bao gåm ngµy th¸ng nhËp hµng, ghi ®Çy ®ñ
sè l-îng hµng cÇn nhËp, tªn ng-êi nhËp lo¹i hµng ®ã vµ ph¶i cã ch÷ ký cña bÕp
tr-ëng tr-íc khi gäi hµng.
B¶ng Market list gåm 3 liªn:
- Tr¾ng: Finance.
- Hång : Receiving.
- Vµng : Kitchen.
9
b. Issuing report: b¸o c¸o xuÊt hµng cho c¸c bé phËn kh¸c trong kh¸ch s¹n.
Mét b¶n Issuing report bao gåm 3 liªn:
- Xanh: kÕ to¸n ( Account )
- Vµng: c¸c bé phËn kh¸c trùc tiÕp nhËn hµng tõ kho ( Other )
- Tr¾ng: kho ( Store )
§a sè, phÇn lín lÊy hµng trong kho lµ bé phËn bÕp nªn kh¸c víi nh÷ng b¶n
kh¸c, liªn vµng ®-îc bÕp l-u l¹i.
Mét b¶n Issuing Report hoµn chØnh ph¶i ®iÒn ®Çy ®ñ c¸c cét: sè thø tù, tªn,
chñng lo¹i hµng ho¸, sè l-îng hµng ho¸ yªu cÇu, sè l-îng hµng thùc xuÊt, gi¸
thµnh trªn mét ®¬n vÞ s¶n phÈm vµ tæng céng.
PhiÕu nµy chØ cã t¸c dông khi: ng-êi yªu cÇu hµng ký, tr-ëng bé phËn yªu cÇu
ký, ng-êi qu¶n lý kho ký vµ ng-êi nhËn hµng ký.
Mét b¶n b¸o c¸o hoµn chØnh gåm: ghi râ sè l-îng hµng cÇn order, chñng lo¹i
hµng, m· sè hµng, chñng lo¹i hµng ®· nhËn, gi¸ thµnh tr-íc thuÕ, tæng tiÒn.
10
c. Stork card: gåm 3 lo¹i: Stork card food, Stork card beverage vµ Stork card
general )
Nh»m qu¶n lý viÖc xuÊt nhËp hµng mét c¸ch chÝnh x¸c vµ khoa häc, Stork
card food, Beverage vµ General qu¶n lý hµng nhËp vµo vµ xuÊt ra cña mÆt hµng
thùc phÈm, ®å kh«, hµng ®«ng l¹nh, ®å uèng, c¸c lo¹i n-íc gi¶i kh¸t vµ r-îu. Bªn
c¹nh ®ã lµ c¸c mÆt hµng tæng hîp nh- v¨n phßng phÈm, giÊy mùc, ho¸ chÊt. B¶n
Stock nh»m kiÓm so¸t hµng mét c¸ch khoa häc vµ chÆt chÏ cßn nh»m c©n ®èi sè
l-îng hµng tån kho vµ gióp cho viÖc nhËp c¸c mÆt hµng míi chÝnh x¸c, dÔ dµng vµ
thuËn lîi.
11
d. Order: lµ b¶ng yªu cÇu nhËp c¸c mÆt hµng trong kho ®· biÕt sau khi c¸c bé
phËn kh¸c nhËn hµng. B¶ng yªu cÇu order s¶n phÈm nµy gåm 3 liªn:
- Liªn tr¾ng: Purchasing ( phßng mua b¸n )
- Liªn vµng: Receiving ( phßng xuÊt nhËp )
-Liªn xanh: Accountion ( kÕ to¸n )
Mét b¶ng Order s¶n phÈm hoµn chØnh ph¶i ghi râ tªn s¶n phÈm, sè l-îng s¶n
phÈm cßn trong kho, sè l-îng s¶n phÈm cÇn nhËp thªm, m· sè cña s¶n phÈm cÇn
nhËp ( cost s¶n phÈm ) vµ ph¶i cã ch÷ ký cña Store room. Sau ®ã ®-a lªn cho
nh©n viªn cña phßng kÕ to¸n kiÓm tra, xin ch÷ ký cña gi¸m ®èc kÕ to¸n lµ Mr John
To míi ®-îc coi lµ hîp lÖ, lóc ®ã míi ®-îc gäi s¶n phÈm ®Õn.
Qu¸ tr×nh Order mét s¶n phÈm ph¶i qua rÊt nhiÒu b-íc, tuy nhiªn ®iÒu ®ã thÓ
hiÖn sù ®ång ®Òu trong c«ng viÖc cña phßng kÕ to¸n kh¸ch s¹n.
12
e. Receiving Report Beverage: ®-îc sö dông ®Ó nhËp nh÷ng s¶n phÈm nh-
n-íc, bia, ®å uèng nãi chung. Mét b¶n Beverage bao gåm 3 liªn:
- Tr¾ng: do bé phËn Receiving l-u.
- Hång: do bé phËn Cost Control l-u.
- Xanh: do bé phËn Accounting l-u.
Mét b¶ng Beverage hoµn chØnh gåm cã:
- Tªn cña n¬i mua s¶n phÈm.
- Bé phËn order s¶n phÈm ®ã ( tøc lµ s¶n phÈm ®ã ®-îc sö dông cho bé phËn
nµo ®ã cña kh¸ch s¹n ).
- Ngµy, th¸ng, n¨m nhËn s¶n phÈm.
- Gi¸ USD ®-îc ®æi hµng ngµy.
-Tªn s¶n phÈm ®-îc mua.
- M· s¶n phÈm ®-îc qui ®Þnh t¹i kh¸ch s¹n (code ).
- Sè l-îng s¶n phÈm nhËp vµo.
- Thµnh tiÒn.
- Khi nhËp vµo bé phËn nµo th× ®¸nh dÊu vµo bé phËn ®ã: + Store.
+ Direct.
+ Other.
- M· cña ®¬n ®Æt hµng.
- Ch÷ ký cña ng-êi viÕt Beverage.
- Ch÷ ký cña tr-ëng bé phËn nhËn hµng.
13
f. Food: ®-îc sö dông ®Ó nhËp nh÷ng s¶n phÈm d¹ng thøc ¨n dïng cho bÕp lµ
chñ yÕu, dïng cho quÇy bar nh- ®å ¨n nhÑ, r-îu, bia, n-íc gi¶i kh¸t...
Riªng b¶n Food bao gåm 4 liªn:
- Tr¾ng: Receiving.
- Xanh: Accounting.
- Vµng: Receiving.
- Hång: Accounting.
Mét b¶n food hoµn chØnh bao gåm c¸c yÕu tè sau:
- Tªn cña n¬i order s¶n phÈm.
- Bé phËn order s¶n phÈm ®ã ( th-êng lµ store order s¶n phÈm food ®Ó cung
cÊp cho bé phËn bÕp vµ c¸c bé phËn liªn quan ).
- Ngµy, th¸ng, n¨m nhËn s¶n phÈm.
- Gi¸ USD ®-îc ®æi hµng ngµy.
- Tªn s¶n phÈm food ®-îc mua.
- M· s¶n phÈm ®-îc kh¸ch s¹n quy ®Þnh.
- Sè l-îng s¶n phÈm mµ n¬i cung cÊp mang ®Õn.
- Thµnh tiÒn ( ®-îc tÝnh b»ng sè l-îng xuÊt ®¬n gi¸, sau ®ã ®-îc quy ®æi
thµnh tiÒn USD theo gi¸ USD cña ngµy h«m ®ã.)
- Khi nhËp vµo bé phËn nµo th× ®¸nh dÊu vµo bé phËn ®ã ( Store, Direct,
Other).
- M· cña ®¬n ®Æt hµng.
- Ch÷ ký cña ng-êi viÕt Food.
- Kh¸c víi nh÷ng b¶n kh¸c, ®a sè s¶n phÈm nhËp vµo kho nªn ph¶i cã ch÷ ký
cña kiÓm so¸t kho.
14
g. Receving Report General.
General ®-îc sö dông ®Ó nhËp nh÷ng s¶n phÈm kh¸c kh«ng ph¶i lµ ®å uèng
vµ thùc phÈm: vÝ dô nh- nh÷ng s¶n phÈm cho bé phËn giÆt lµ ( chÊt tÈy röa) bé phË
quÇy bar ( ly, cèc, ®å pha chÕ r-îu ... ).
B¶n General bao gåm 3 liªn:
- Tr¾ng: Receving .
- Xanh: Accounting.
- Hång: Cost control.
T-¬ng tù nh- Beverage vµ Food, mét b¶n Generage hoµn chØnh bao gåm:
- Tªn cña c«ng ty cung cÊp s¶n phÈm.
- Bé phËn order s¶n phÈm ®ã.
- Ngµy, th¸ng, n¨m nhËp s¶n phÈm.
- Gi¸ USD ®-îc ®æi hµng ngµy.
- M· s¶n phÈm ®-îc kh¸ch s¹n quy ®Þnh (code ).
- Sè l-îng s¶n phÈm nhËp vµo.
- Thµnh tiÒn ( lu«n ®-îc quy ®æi thµnh USD theo gi¸ USD cña ngµy h«m ®ã).
- Khi nhËp vµo bé phËn nµo th× ®¸nh dÊu vµo bé phËn ®ã ( store, direct,
other).
- M· cña ®¬n ®Æt hµng (nh»m so s¸nh sè l-îng vµ gi¸ thµnh cña s¶n phÈm
víi ho¸ ®¬n cña n¬i cung cÊp ).
- Ch÷ ký cña ng-êi viÕt Genarage.
- Ch÷ ký cña bé phËn kho ( b¾t buéc ph¶i th«ng qua bé phËn nµy v× c¸c s¶n
phÈm nµy th-êng ph¶i dù tr÷ nhiÒu, kh«ng thÓ do bé phËn cÇn trùc tiÕp gäi s¶n
phÈm ).
15
h. Vendor Shortage Advice:
Vendor lµ lo¹i giÊy tê ®Æc biÖt ®-îc sö dông tuú theo tõng tr-êng hîp, kh¶
n¨ng:
- Khi nhËp s¶n phÈm vµo kho, nh-ng n¬i cung cÊp l¹i cung cÊp thiÕu s¶n
phÈm ®ã ( kh«ng b»ng víi sè l-îng s¶n phÈm mµ kh¸ch s¹n order ) th× vendor
®-îc sö dông nh- b¶n l-u ®Ó sö dông tiÕp nh- mét ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch s¹n.
- Khi vendor ®-îc sö dông nh- ®¬n ®Æt hµng tøc lµ n¬i cung cÊp mang tiÕp sè
l-îng s¶n phÈm cßn thiÕu ®Õn th× 1 vendor kh¸c ®-îc sö dông nh- 1 b¶n nhËn sè
s¶n phÈm hoµn thiÖn ( b»ng víi sè s¶n phÈm mµ kh¸ch s¹n order).
Mét b¶n Vendor hoµn chØnh bao gåm theo thø tù:
- Ngµy, th¸ng, n¨m nhËp s¶n phÈm.
- Tªn cña c«ng ty cung cÊp s¶n phÈm.
- M· cña ®¬n ®Æt hµng.
- M· cña b¶n nhËp s¶n phÈm ®ã.
- Tªn s¶n phÈm ®-îc nhËp vµo cßn thiÕu ( hoÆc hoµn thiÖn ).
- M· s¶n phÈm ®-îc kh¸ch s¹n qui ®Þnh ( cost s¶n phÈm ).
- Sè l-îng s¶n phÈm mµ kh¸ch s¹n order.
- Sè l-îng nhËp vµo.
- Sè l-îng s¶n phÈm cßn thiÕu ( b»ng l-îng s¶n phÈm order_ l-îng s¶n phÈm
nhËp vµo ).
- §¬n gi¸ cña s¶n phÈm ®ã.
- Thµnh tiÒn ( sè l-îng s¶n phÈm cßn thiÕu nh©n ®¬n gi¸ ).
- NÕu cã thuÕ th× tæng tiÒn tÝnh c¶ thuÕ VAT.
16
i. Ngoµi nh÷ng giÊy tê chÝnh trªn, trong kho vµ phßng ®iÒu hµnh cßn sö dông
PO, PR lµ nh÷ng b¶n liªn quan ®Ó nhËp c¸c s¶n phÈm mµ kh¸ch s¹n gäi mua.
3. H×nh thøc ¸p dông c«ng nghÖ tin häc trong phßng kÕ to¸n:
Kh¸ch s¹n GUOMAN lµ mét kh¸ch s¹n lín 4* nªn viÖc liªn quan ®Õn t×nh h×nh
kinh doanh cña kh¸ch s¹n rÊt quan träng, nhÊt lµ t×nh h×nh tµi chÝnh cña kh¸ch s¹n.
§Ó qu¶n lý tèt kÕt qu¶ vµ qu¸ tr×nh kinh doanh, kh¸ch s¹n ®· ®Çu t- kh¸ tèt cho
phßng kÕ to¸n bao gåm 7 m¸y tÝnh cho bé phËn thuÕ, bé phËn thanh to¸n cho
kh¸ch hµng, bé phËn l-u tr÷ giÊy tê, bé phËn lµm mÉu giÊy tê, bé phËn qu¶n lý
chóng, bé phËn thanh to¸n l-¬ng cho nh©n viªn vµ bé phËn qu¶n lý toµn bé phßng
kÕ to¸n.
Ngoµi ra, phôc vô cho viÖc theo dâi, göi fax, nhËn fax, nhËn b¶n giÊy tê, kh¸ch
s¹n cßn cung cÊp cho phßng kÕ to¸n 1 m¸y in cho bé phËn thuÕ vµ 1 m¸y in cho
phßng kÕ to¸n sö dông, 1 m¸y photocopy,vµ tñ hå s¬ ®-îc cÊu t¹o kh¸ khoa häc
nh»m l-u tr÷ giÊy tê mét c¸ch cã hiÖu qu¶ h¬n.
Nãi chung, viÖc ¸p dông khoa häc c«ng nghÖ tin häc cña kh¸ch s¹n
GUOMAN lµ hoµn toµn hîp lý vµ triÖt ®Ó, nh»m phôc vô mét c¸ch tho¶ ®¸ng
mäi yªu cÇu liªn quan ®Õn nhu cÇu cña kh¸ch l-u tró, kh¸ch ¨n uèng vµ qu¸ tr×nh
qu¶n lý hiÖu qu¶ cña ban l·nh ®¹o.
17
4. §¸nh gi¸ qua t×nh h×nh ho¹t ®éng trong 2 n¨m gÇn ®©y cña kh¸ch s¹n
GUOMAN ( 2002 _ 2003 )vÒ c¸c mÆt:
4.1. T×nh h×nh kinh doanh cña kh¸ch s¹n:
STT ChØ tiªu §V N¨m 2002 N¨m 2003
1 Doanh thu USD 1.972.336 1.919.457
2 Tæng lîi nhuËn tr-íc thuÕ USD 1.175.831 1.274.637
3 Néi thu ngo¹i tÖ USD 1.212.175 989.277
4 Néi tiªu thô tiÒn ViÖt USD 760.161 930.180
5 Tæng sè lao ®éng ng 87 93
ViÖt Nam ng 85 90
N-íc ngoµi ng 2 3
6 TiÒn l-¬ng USD
Lao ®éng ViÖt Nam 175.628,73 180.981
Lao ®éng n-íc ngoµi USD 101.590,22 120.698
7 C¸c kho¶n nép ng©n s¸ch
ThuÕ tiªu thô ®Æc biÖt USD 4.77 4.178
ThuÕ thu nhËp USD 23.527 31.603
ThuÕ nhµ thÇu USD 13.505 16.703
* Vèn:
STT ChØ tiªu §V N¨m 2002 N¨m 2003
1 Vèn ®Çu t- x©y dùng c¬ b¶n
Vèn x©y l¾p USD 14.878.247 18.821.943
Vèn thiÕt bÞ USD 2.075.053 14.878.274
Vèn x©y dùng c¬ b¶n kh¸c USD 1.868.644 2.075.053
2 Vèn ®Çu t-
Vèn ph¸p ®Þnh USD 6.748.563 18.000.000
Vèn vay( thùc hiÖn trong n¨m) USD 11.643.803 11.843.630
18