Phân tích thực trạng và hoạch định chính sách tồn kho thuốc tại bệnh viện đa khoa thiện hạnh giai đoạn 2015 2020
- 199 trang
- file .pdf
.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƢỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-----------------
TRẦN THỊ NGỌC HƢƠNG
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ HOẠCH ĐỊNH
CHÍNH SÁCH TỒN KHO THUỐC
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA THIỆN HẠNH
GIAI ĐOẠN 2015 – 2020
LUẬN VĂN CHUYÊN KHOA CẤP II
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2020
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƢỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-----------------
TRẦN THỊ NGỌC HƢƠNG
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ HOẠCH ĐỊNH
CHÍNH SÁCH TỒN KHO THUỐC
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA THIỆN HẠNH
GIAI ĐOẠN 2015 – 2020
CHUYÊN NGÀNH: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DƢỢC
MÃ SỐ: CK 62 73 20 01
LUẬN VĂN CHUYÊN KHOA CẤP II
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN THỊ HẢI YẾN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2020
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
iii
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả
nêu trong nghiên cứu là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công
trình nào khác.
Ngƣời cam đoan
Trần Thị Ngọc Hương
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
iv
TÓM TẮT TIẾNG VIỆT
Luận văn chuyên khoa cấp II – Năm 2020
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ HOẠCH ĐỊNH CHÍNH SÁCH TỒN KHO
THUỐC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA THIỆN HẠNH
GIAI ĐOẠN 2015 – 2020
TRẦN THỊ NGỌC HƢƠNG
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN THỊ HẢI YẾN
Mở đầu: Quản lý cung ứng thuốc là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất
của Khoa Dược tại bệnh viện nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc có chất lượng
cho nhu cầu điều trị và các yêu cầu đột xuất khác. Để đánh giá thực trạng tồn kho
thuốc nghiên cứu sử dụng riêng rẻ và ma trận kết hợp của bốn phân tích ABC,
VEN, XYZ và FSN, đây là một phương pháp cải tiến nhằm tối ưu hóa nhiệm vụ
quản trị tồn kho thuốc.
Mục tiêu: Phân tích thực trạng và hoạch định chính sách tồn kho thuốc tại bệnh
viện đa khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 -2020
Đối tƣợng và phƣơng pháp nghiên cứu:
Hồi cứu dữ liệu từ báo cáo tài chính - kế toán, báo cáo xuất - nhập - tồn của kho
thuốc Khoa Dược để phân tích thực trạng tồn kho thuốc tại bệnh viện Đa khoa
Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019. Thuật ngữ “thuốc” trong nghiên cứu này được
quy định là sản phẩm có cùng: (1) hoạt chất; (2) hàm lượng/nồng độ; (3) dạng bào
chế và (4) tiêu chuẩn kỹ thuật.
Nghiên cứu sử dụng bốn kỹ thuật phân tích là (1) phân tích dựa trên số lượng và
giá trị (ABC), (2) phân tích dựa trên tính thiết yếu (VEN), (3) phân tích dựa trên độ
ổn định của nhu cầu (XYZ) và (4) phân tích tốc độ luân chuyển thuốc trong kho
(FSN). Trong đó, phân tích ABC và VEN được thực hiện với tất cả các thuốc sử
dụng trong giai đoạn 2015 – 2019. Phân tích XYZ và FSN được thực hiện với các
thuốc sử dụng liên tục (là thuốc sử dụng trong năm 2019 và các năm 2015, 2016,
2017, 2018). Nghiên cứu phân đoạn thuốc bằng việc thiết lập ma trận ABC – VEN –
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
v
XYZ - FSN từ kết quả phân tích của từng kỹ thuật; xác định chính sách tồn kho;
hoạch định tồn kho thuốc phù hợp nhu cầu sử dụng thuốc tại bệnh viện.
Kết quả và bàn luận: Tổng số lượng và giá trị của thuốc thay đồi qua các năm
(969 – 1112 thuốc; 59,95 – 73,33 tỷ VND). Cấu trúc sử dụng thuốc theo phân tích
ABC, VEN, FSN tương đối ổn định; nhóm E (thiết yếu) và nhóm S (chậm) thường
chiếm tỷ lệ cao nhất. Với phân tích XYZ, nhóm Z (không ổn định) chiếm tỷ lệ cao
nhất về số lượng (72,87%). Ma trận ABC – VEN – XYZ - FSN năm 2019 bao gồm
35 nhóm thuốc từ 969 thuốc sử dụng liên tục, trong đó nhóm CEZS chiếm tỷ lệ cao
nhất về số lượng (412 thuốc) và có sự chênh lệch rõ rệt đối với các nhóm còn lại
(chênh lệch 42,42%), nhưng giá trị của nhóm CEZS lại thấp, chỉ chiếm 4,75% tổng
giá trị. Vì vậy, nhóm CEZS cần được theo dõi, cập nhật thường xuyên để đảm bảo
lượng tồn kho không quá lớn làm tiêu tốn chi phí và thời gian lưu kho không quá
dài gây khó khăn trong quá trình bảo quản, chiếm diện tích kho. Từ tổ hợp 35 nhóm
thuốc trong ma trận nghiên cứu xác định 4 chính sách lưu kho gồm mô hình EOQ
(44 thuốc), đặt hàng định kỳ (195 thuốc), lưu kho với mức dự trữ cố định (696
thuốc) và không lưu kho (34 thuốc). Tiến hành hoạch định 3 chính sách tồn kho và
lưu ý đối với chính sách không lưu kho. Từ đó, nhà quản trị bệnh viện sẽ làm cơ sở
để đưa ra những quyết định tồn kho hiệu quả cho từng nhóm thuốc cụ thể, góp phần
tiết kiệm nguồn ngân sách của bệnh viện và đáp ứng được nhu cầu thuốc trong
công tác khám bệnh, chữa bệnh.
Kết luận: Bước đầu từ nghiên cứu này, chúng tôi thấy được sự phù hợp trong việc
phân đoạn các thuốc dựa trên giá trị, nhu cầu, sự ổn định và tôc độ luân chuyển
nhằm tối ưu hóa được hoạt động quản trị tồn kho tại Khoa Dược cũng như tại bệnh
viện. Từ đó, chúng tôi đề xuất cơ quan quản lý sớm đưa ra văn bản hướng dẫn hoạt
động quản trị tồn kho ở các bệnh viện. Đồng thời, các hướng nghiên cứu tiếp theo
cần được thực hiện để thấy được hiệu quả về mặt kinh tế khi áp dụng các phương
pháp này
Từ khóa: Quản trị tồn kho thuốc, phân tích ABC, phân tích VEN, phân tích XYZ,
phân tích FSN, chính sách tồn kho, mô hình quản trị tồn kho.
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
vi
TÓM TẮT TIẾNG ANH
ENGLISH SUMMARY
Final thesis for Degree of Specialist II – Academic year 2020
ANALYZE THE SITUATION AND MAKE POLICY ON DRUG
INVENTORY AT THIEN HANH GENERAL HOSPITAL
PERIOD 2015 – 2020
TRAN THI NGOC HUONG
Supervisor: NGUYEN THI HAI YEN. PhD
Introduction: Inventory management is one of the most important tasks of
pharmacy department to ensure the balance between costs and needs of drug’s use.
To assess drug inventory situation at Thien Hanh general hospital in the period of
2015 – 2019, we apply the combination of ABC – VEN – XYZ – FSN analysis.
Objective: Analyze the situation and make policy on drug inventory at Thien Hanh
general hospital period 2015 - 2020
Materials and methods: Retrospectect the data of medicines and inventory holding
costs at Thien Hanh general hospital in period 2015 – 2019 to analyze the situation
and make policy on drug inventory at Thien Hanh general hospital period 2015 –
2020 by using 4 techniques including (1) quantity and value of drug (ABC); (2)
essential of drug (VEN); the stability of drug (XYZ); rotation speed of drug (FSN).
ABC and VEN analysis are used with total drugs; XYZ và FSN analysis with
continuously drugs. To segment drugs, we apply ABC – VEN – XYZ – FSN matrix
in 2019 from results of every technique.
Results and discussion: The total quantity and consumption value of drugs have
changed over the years (969 – 1112 drugs; 59,95 – 73,33 billion VND). The
structures of drugs utilization according to ABC, VEN, FSN analysis were
relatively stable; group E (essential) and group S (slow) always had the highest
rate. With XYZ analysis, group Z (unstable) had the most quantity (72,87%). ABC –
VEN – XYZ – FSN matrix in 2019 included 35 categories which were grouped from
969 drugs used continuously; the category CEZS had the greatest quantity which
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
vii
was 412 drugs (42,52%) and need to be concentrated in inventory management.
From 35 groups, the study confirms 4 inventory policy including EOQ model (44
drugs), recurring order (195 drugs), small amout of stock (696 drugs) and no
inventory (34 drugs). The end, the study makes inventory policy suitable for every
groups.
In conclusion: Implementing these techniques individually as well as applying the
combination of the four-analysis techniques are suitable in providing about the
situation of inventory management informatively (i.e. cost, essential drug, drug’s
uncertainty, drug’s comsumption). Hence, hospital’s manager can propose policies
to optimize the effectiveness of inventory management using these methods.
Keywords: Drug inventory management, ABC analysis, VEN analysis, XYZ
analysis, FSN analysis, inventory policy, inventory management model.
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
viii
MỤC LỤC
Trang
LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................iii
TÓM TẮT TIẾNG VIỆT ....................................................................................... iv
TÓM TẮT TIẾNG ANH ........................................................................................ vi
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ............................................................................... x
DANH MỤC CÁC BẢNG ...................................................................................... xi
DANH MỤC CÁC HÌNH .....................................................................................xiii
MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 1
Chƣơng 1. TỔNG QUAN TÀI LIỆU ..................................................................... 3
1.1. TỔNG QUAN VỀ TỒN KHO VÀ QUẢN TRỊ TỒN KHO .......................3
1.1.1. Tổng quan về tồn kho .................................................................................3
1.1.2. Tổng quan về tồn kho thuốc .......................................................................4
1.1.3. Tổng quan về quản trị tồn kho .................................................................12
1.2. KỸ THUẬT PHÂN TÍCH ABC, VEN, XYZ, FSN....................................16
1.2.1. Phân tích ABC, VEN................................................................................16
1.2.2. Phân tích XYZ, FSN ................................................................................21
1.2.3. Thiết lập ma trận ABC – VEN – XYZ – FSN .........................................25
1.3. CÁC MÔ HÌNH QUẢN LÝ TỒN KHO .....................................................26
1.3.1. Khái niệm về mô hình quản lý tồn kho ....................................................26
1.3.2. Các mô hình tồn kho trong quản trị tồn kho thuốc...................................26
1.3.3. Xây dựng định mức tồn kho .....................................................................28
1.4. GIỚI THIỆU VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA THIỆN HẠNH ....................29
1.4.1. Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh ...............................................................29
1.4.2. Khoa Dược Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh ...........................................30
1.5. TỔNG QUAN MỘT SỐ NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO ....32
Chƣơng 2. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ...................... 36
2.1. ĐỊA ĐIỂM, THỜI GIAN VÀ NỘI DUNG NGHIÊN CỨU ......................36
2.1.1. Địa điểm và thời gian nghiên cứu ............................................................36
2.1.2. Nội dung nghiên cứu ................................................................................36
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
ix
2.2. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................37
2.2.1. Phân tích đặc điểm và cơ cấu thuốc tồn kho tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019...............................................................................37
2.2.2. Hoạch định chính sách tồn kho thuốc phù hợp với nhu cầu sử dụng tại
Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh năm 2020 ........................................................46
2.3. QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU ......................................................................51
Chƣơng 3. KẾT QUẢ ............................................................................................ 52
3.1. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH ĐẶC ĐIỂM VÀ CƠ CẤU THUỐC TỒN KHO
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA THIỆN HẠNH GIAI ĐOẠN 2015 – 2019 ......52
3.1.1. Kết quả phân tích đặc điểm thuốc tồn kho giai đoạn 2015 – 2019 ..........52
3.1.2. Kết quả phân tích cơ cấu thuốc tồn kho giai đoạn 2015 – 2019 ..............67
3.2. HOẠCH ĐỊNH CHÍNH SÁCH TỒN KHO THUỐC PHÙ HỢP VỚI
NHU CẦU SỬ DỤNG TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA THIỆN HẠNH NĂM
2020 .......................................................................................................................77
3.2.1. Tổ hợp các nhóm thuốc có cùng đặc điểm về chính sách tồn kho ...........77
3.2.2. Hoạch định chính sách quản trị tồn kho thuốc phù hợp với nhu cầu sử
dụng ....................................................................................................................82
Chƣơng 4. BÀN LUẬN ........................................................................................ 107
4.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI ........................................107
4.2. CÁC KẾT QUẢ CHÍNH CỦA ĐỀ TÀI VÀ SO SÁNH KẾT QUẢ ĐẠT
ĐƢỢC VỚI CÁC NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ............................................108
Chƣơng 5. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .......................................................... 118
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1
PHỤ LỤC 2
PHỤ LỤC 3
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
x
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt
ATC Anatomical, Therapeutic, Giải phẫu, Điều trị,
Chemical Code Hóa học
ABC ABC analysis Kỹ thuật phân tích ABC
BDG Biệt dược gốc
BHYT Health insurance Bảo hiểm y tế
BYT Ministry of Health Bộ Y tế
CV Co-efficient of Variation Hệ số biến thiên
DSĐH Dược sĩ đại học
DSCĐ Dược sĩ cao đẳng
FSN FSN analysis Kỹ thuật phân tích FSN
GSP Good Storage Practices Thực hành tốt bảo quản thuốc,
nguyên liệu làm thuốc
VEN VEN analysis Kỹ thuật phân tích VEN
SD Standart Delivation Độ lệch chuẩn
TCKT Tiêu chuẩn kỹ thuật
XYZ XYZ analysis Kỹ thuật phân tích XYZ
WHO World Health Organization Tổ chức Y tế Thế giới
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
xi
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1.1. Danh mục thuốc hóa dược, sinh phẩm theo Thông tư 30/2018/TT-BYT .. 11
Bảng 1.2. Đặc điểm phân loại sản phẩm theo phân tích ABC ................................. 18
Bảng 1.3. Tiêu chuẩn để phân tích VEN được WHO khuyến cáo ........................... 20
Bảng 1.4. Ma trận ABC/VEN ................................................................................... 20
Bảng 1.5. Thiết lập ma trận ABC – VEN – XYZ – FSN .......................................... 25
Bảng 1.6. Các nghiên cứu về hoạt động quản trị tồn kho tại Khoa Dược bệnh
viện trên Thế giới ...................................................................................................... 32
Bảng 1.7. Các nghiên cứu về hoạt động quản trị tồn kho tại Khoa Dược bệnh
viện tại Việt Nam ...................................................................................................... 34
Bảng 2.8. Tiến độ nghiên cứu ................................................................................... 36
Bảng 3.9. Phân loại tồn kho thuốc theo nguồn gốc tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ..................................................................................... 52
Bảng 3.10. Phân loại tồn kho thuốc theo tiêu chuẩn kỹ thuật tại Bệnh viện Đa
khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 .................................................................. 55
Bảng 3.11. Phân loại tồn kho thuốc theo đơn vị đóng gói tại Bệnh viện Đa khoa
Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ........................................................................... 58
Bảng 3.12. Phân loại tồn kho thuốc theo hệ điều trị tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ..................................................................................... 62
Bảng 3.13. Phân tích giá trị và tính cần thiết của thuốc tồn kho theo kỹ thuật
ABC và VEN............................................................................................................. 68
Bảng 3.14. Phân loại thuốc tồn kho theo ma trận ABC/VEN tại Bệnh viện Đa
khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 .................................................................. 71
Bảng 3.15. Phân tích tính ổn định của thuốc tồn kho theo kỹ thuật XYZ tại
Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ........................................... 74
Bảng 3.16. Phân loại thuốc theo kỹ thuật FSN tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ..................................................................................... 75
Bảng 3.17. Tổ hợp các nhóm thuốc có cùng đặc điểm về chính sách tồn kho ......... 78
Bảng 3.18. Ma trận ABC – VEN – XYZ – FSN ....................................................... 80
Bảng 3.19. Chính sách tồn kho thuốc của các nhóm thuốc ...................................... 84
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
xii
Bảng 3.20. Chi phí mua hàng giai đoạn 2015 – 2019 ............................................... 85
Bảng 3.21. Chi phí đặt hàng giai đoạn 2015 – 2019 ................................................. 86
Bảng 3.22. Chi phí điện kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019 ....................................... 87
Bảng 3.23. Chi phí nước kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019...................................... 87
Bảng 3.24. Chi phí bảo hiểm kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019 ............................... 88
Bảng 3.25. Lương nhân viên kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019 ............................... 88
Bảng 3.26. Chi phí hư hỏng kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019 ................................ 89
Bảng 3.27. Chi phí lưu kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019 ........................................ 89
Bảng 3.28. Tổng chi phí tồn kho tại Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh giai đoạn
2015 – 2019 ............................................................................................................... 90
Bảng 3.29. Các thuốc được lựa chọn áp dụng mô hình EOQ ................................... 91
Bảng 3.30. Các thuốc lựa chọn để tình toán các thông số mô hình EOQ ................. 93
Bảng 3.31. Sự ổn định về thời gian chờ hàng của các thuốc áp dụng mô hình EOQ .. 93
Bảng 3.32. Chi phí đặt hàng một lần cho mỗi thuốc ................................................. 94
Bảng 3.33. Chi phí lưu kho cho từng đơn vị thuốc ................................................... 94
Bảng 3.34. Chi phí lưu kho cho từng thuốc áp dụng mô hình EOQ ......................... 94
Bảng 3.35. Lượng đặt hàng tối ưu cho các thuốc áp dụng mô hình EOQ ................ 95
Bảng 3.36. Điểm đặt hàng lại các thuốc áp dụng mô hình EOQ .............................. 95
Bảng 3.37. Các thuốc được lựa chọn áp dụng chính sách Đặt hàng định kỳ............ 96
Bảng 3.38. Mức dự trữ an toàn của các thuốc trong thời gian chờ hàng .................. 96
Bảng 3.39. Lượng đặt hàng hàng tháng của các thuốc: ............................................ 96
Bảng 3.40. Lượng đặt hàng hàng tháng của các thuốc theo mô hình giả lập ........... 97
Bảng 3.41. Các thuốc được lựa chọn áp dụng chính sách Lưu kho với mức dự
trữ cố định ................................................................................................................. 98
Bảng 3.42. Mức dự trữ cố định hàng tháng của các thuốc........................................ 99
Bảng 3.43. Các thuốc thuộc chính sách Không lưu kho ......................................... 100
Bảng 3.44. Các thuốc cần loại khỏi danh mục thuốc .............................................. 101
Bảng 3.45. Các thuốc hết hiệu lực hợp đồng, có thuốc khác thay thế .................... 102
Bảng 3.46. Thuốc có nhu cầu sử dụng ít ................................................................. 103
Bảng 3.47. Thuốc có nhu cầu sử dụng nhiều .......................................................... 103
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
xiii
DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh ......................................... 29
Hình 1.2. Sơ đồ tổ chức khoa Dược Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh ...................... 30
Hình 2.3. Sơ đồ chính sách tồn kho .......................................................................... 48
Hình 2.4. Quy trình nghiên cứu ................................................................................ 51
Hình 3.5. Phân loại tồn kho thuốc theo nguồn gốc tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ..................................................................................... 53
Hình 3.6. Phân loại tồn kho thuốc theo tiêu chuẩn kỹ thuật tại Bệnh viện Đa
khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 .................................................................. 56
Hình 3.7. Phân loại tồn kho thuốc theo đơn vị đóng gói tại Bệnh viện Đa khoa
Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ........................................................................... 59
Hình 3.8. Phân loại tồn kho thuốc theo hệ điều trị tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ..................................................................................... 65
Hình 3.9. Phân loại thuốc tồn kho theo kỹ thuật ABC giai đoạn 2015 – 2019 ......... 68
Hình 3.10. Phân loại thuốc tồn kho theo kỹ thuật VEN giai đoạn 2015 – 2019 ....... 69
Hình 3.11. Phân loại thuốc tồn kho theo ma trận ABC/VEN tại Bệnh viện Đa
khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 .................................................................. 72
Hình 3.12. Phân tích tính ổn định của thuốc tồn kho theo kỹ thuật XYZ................. 74
Hình 3.13. Phân loại thuốc theo kỹ thuật FSN tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ..................................................................................... 75
Hình 3.14. Biểu đồ biểu diễn số lượng và giá trị của 35 nhóm thuốc sử dụng
năm 2019 trong ma trận ABC – VEN – XYZ – FSN ............................................... 79
Hình 3.15. Chi phí lưu kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019 ......................................... 90
Hình 3.16. Mức dự trữ cố định hàng tháng thuốc I0789........................................... 98
Hình 3.17. Mức dự trữ cố định hàng tháng thuốc A0135 ......................................... 99
Hình 3.18. Mức dự trữ cố định hàng tháng thuốc B0268 ......................................... 99
Hình 3.19. Giải pháp quản trị tồn kho tổng thể Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh ... 105
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
1
MỞ ĐẦU
Hiện nay, nhu cầu chăm sóc, bảo vệ sức khỏe của nhân dân ngày càng cao và
đa dạng đã và đang tạo sức ép ngày càng lớn đối với ngành y tế nói chung và
việc cung cấp dịch vụ y tế nói riêng [14]. Bệnh viện là đơn vị khoa học kỹ thuật có
nghiệp vụ cao trong cung cấp dịch vụ y tế, có nhiệm vụ khám bệnh, chữa bệnh,
đào tạo cán bộ y tế, nghiên cứu khoa học, chỉ đạo tuyến, phòng bệnh, hợp tác
quốc tế, quản lý kinh tế y tế [4]. Để đảm bảo sự nghiệp chăm sóc sức khỏe toàn diện
cho người dân, một trong những nhiệm vụ có ảnh hưởng đến chất lượng khám và
điều trị là đảm bảo cung ứng thuốc, hóa chất, vật tư y tế đầy đủ, kịp thời [6].
Quản lý cung ứng thuốc là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của
Khoa Dược tại bệnh viện nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc có chất lượng cho
nhu cầu điều trị và các yêu cầu đột xuất khác [6]. Trong đó, quản trị tồn kho là một
hoạt động thường quy nhưng thực tế các bệnh viện vẫn chưa thực hiện hiệu quả
do việc thiếu phương pháp cũng như hướng dẫn. Ngay từ giai đoạn đầu tiên là
phân đoạn các thuốc trong kho cũng đang được các bệnh viện tiến hành thủ công,
thiếu khoa học và thiếu sự đầu tư dẫn đến tình trạng thiếu thuốc hoặc dư thừa
quá mức gây lãng phí trong công tác tồn trữ.
Trong ngân sách hoạt động của bệnh viện, hàng tồn kho luôn chiếm tỷ trọng lớn,
do đó, sự cấp thiết cũng như tính ý nghĩa để các bệnh viện không chỉ bệnh viện
tư nhân mà cả công lập cần tiến hành ngay việc áp dụng các kỹ thuật kinh tế khoa
học nhằm tối ưu hoạt động. Để giải quyết vấn đề này, hiện nay, các nghiên cứu
trong nước chủ yếu áp dụng phân tích ABC kết hợp phân tích VEN hoặc phân tích
theo nhóm điều trị theo Thông tư 21/2013/TT-BYT do Bộ Y tế quy định [7], [19],
[23]. Việc đưa thêm kỹ thuật thứ ba là XYZ vào phân tích cũng đã được thực hiện ở
một số nghiên cứu trên thế giới cũng như tại Việt Nam nhằm phân tích và đề ra các
biện pháp về quản trị tồn kho hợp lý cho các nhóm thuốc trong bệnh viện [26].
Thực tế, các kỹ thuật vẫn có một số hạn chế nhất định như chủ yếu tập trung
phân tích giai đoạn sử dụng thuốc thông qua giá trị, mức độ cần thiết, độ ổn định
của nhu cầu sử dụng thuốc. Tuy nhiên, trong quá trình cung ứng thuốc còn cần
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
2
chú trọng đến vấn đề nan giải là diện tích và tình trạng của kho thuốc. Phân tích
FSN là kỹ thuật sẽ cho thấy sự luân chuyển thuốc trong kho giúp tối ưu hóa diện
tích, chi phí tồn trữ và kiểm soát xuất, nhập, tồn nhằm sử dụng hợp lý kho thuốc.
Nghiên cứu ứng dụng ma trận ABC – VEN – XYZ – FSN là một phương pháp
cải tiến nhằm tối ưu hóa nhiệm vụ phân tích thực trạng quản trị tồn kho thuốc tại
Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh Đắk Lắk giai đoạn 2015 – 2019. Phương pháp sẽ
cho thấy bức tranh tổng quan về tồn kho của kho Dược bệnh viện thông qua các
phương diện về giá trị, mức độ thiết yếu, độ ổn định của nhu cầu sử dụng và tốc độ
luân chuyển trong kho của các thuốc. Từ đó, nhà quản trị bệnh viện sẽ làm cơ sở để
đưa ra những quyết định tồn kho hiệu quả cho từng nhóm thuốc cụ thể, góp phần
tiết kiệm nguồn ngân sách của bệnh viện và đáp ứng được nhu cầu thuốc trong
công tác khám bệnh, chữa bệnh.
Từ những lý do trên, nghiên cứu “Phân tích thực trạng và hoạch định chính sách
tồn kho thuốc tại Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2020”
được thực hiện với mục tiêu sau:
Mục tiêu tổng quát:
Phân tích thực trạng và hoạch định chính sách tồn kho thuốc tại Bệnh viện Đa khoa
Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2020.
Mục tiêu cụ thể:
1. Phân tích đặc điểm và cơ cấu thuốc tồn kho tại Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh
giai đoạn 2015 – 2019.
2. Hoạch định chính sách tồn kho thuốc phù hợp với nhu cầu sử dụng tại Bệnh viện
Đa khoa Thiện Hạnh năm 2020.
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
3
Chƣơng 1. TỔNG QUAN TÀI LIỆU
1.1. TỔNG QUAN VỀ TỒN KHO VÀ QUẢN TRỊ TỒN KHO
1.1.1. Tổng quan về tồn kho
1.1.1.1. Khái niệm
- Kho: là loại hình được sử dụng để bảo quản, lưu trữ, dự trữ và chuẩn bị hàng hoá
nhằm cung ứng cho khách hàng với mức độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất, là
cầu nối quan trọng giữa việc sản xuất và lưu thông [17].
- Hàng tồn kho: là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh
bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật
liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung
cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: hàng hóa mua về để bán (hàng hóa tồn kho,
hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến);
thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa
hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm);
nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua
đang đi trên đường; chi phí sản xuất kinh doanh dịch vụ dở dang [3].
- Tồn kho: không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà còn bao gồm cả quá
trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kỹ
thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong
kho. Để quản lý tốt tất cả những công đoạn trên cần có hệ thống sổ sách phù hợp để
ghi chép, đặc biệt là sổ sách ghi chép việc xuất nhập hàng hóa từng ngày [18].
1.1.1.2. Vai trò hoạt động tồn kho
Hoạt động tồn kho rất cần thiết, nó đem lại lợi thế nhất định cho tổ chức. Trong
hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức, tồn kho có những vai trò sau [2]:
- Giảm chi phí giá vốn hàng bán, từ đó tăng lợi nhuận tổ chức bằng cách chấp nhận
dự trữ hàng, mua hàng với số lượng lớn (lớn hơn nhu cầu sử dụng hiện tại) để được
hưởng chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp.
- Đảm bảo nguồn cung cấp ổn định cho sản xuất kinh doanh, chủ động trong việc
hoạch định sản xuất, tiếp thị và tiêu thụ sản phẩm, nhằm khai thác và thỏa mãn tối
đa nhu cầu thị trường bằng tồn kho thành phẩm, điều này giúp cho tổ chức luôn có
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
4
sẵn sản phẩm cho việc cung ứng, tạo niềm tin cho khách hàng về sự chuyên nghiệp,
linh động, luôn đầu tư cho phát triển của tổ chức.
- Làm tăng hiệu quả của các công đoạn trong khâu sản xuất, tối thiểu hóa chi phí do
giảm thời gian chờ và sự ngưng trệ giữa các khâu bằng việc lưu trữ sản phẩm dở
dang. Sản phẩm dở dang làm cho mỗi công đoạn của quá trình sản xuất trở nên độc
lập với nhau, công đoạn sau không phải chờ công đoạn trước.
- Tồn kho nguyên liệu giúp tổ chức chủ động trong sản xuất và năng động trong
việc mua nguyên liệu dự trữ. Việc này đảm bảo cho tổ chức luôn có sẵn nguyên liệu
để triển khai sản xuất theo kế hoạch đã đặt ra mà không phụ thuộc vào điều kiện của
nhà cung ứng (điều kiện sản xuất, thời gian giao hàng), tận dụng được triệt để thời
gian để sản xuất sản phẩm, cũng như hạn chế phát sinh những khoản chi phí tăng
thêm khi quá trình sản xuất bị gián đoạn.
1.1.2. Tổng quan về tồn kho thuốc
1.1.2.1. Khái niệm về thuốc
Thuốc là chế phẩm có chứa dược chất hoặc dược liệu dùng cho người nhằm mục
đích phòng bệnh, chẩn đoán bệnh, chữa bệnh, điều trị bệnh, giảm nhẹ bệnh, điều
chỉnh chức năng sinh lý cơ thể người bao gồm thuốc hóa dược, thuốc dược liệu,
thuốc cổ truyền, vắc xin và sinh phẩm [22]. Vì vậy, thuốc đóng vai trò cực kì quan
trọng trong công tác chăm sóc, bảo vệ sức khỏe. Mọi hoạt động về thuốc luôn được
cơ quan quản lý của Nhà nước kiểm duyệt khắt khe, để có được mọi nguồn thuốc
đảm bảo chất lượng nhằm cung cấp dịch vụ y tế tốt nhất cho nhân dân.
1.1.2.2. Tổng quan về Kho thuốc
Kho thuốc là nơi lưu giữ và bảo quản thuốc, công tác bảo quản và tồn kho thuốc tại
kho dược cần được thực hiện đúng theo quy định của Thông tư số 36/2018/TT-BYT
ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ Y tế về việc “Quy định về Thực hành tốt bảo
quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc” [11].
Nhằm bảo đảm và duy trì một cách tốt nhất an toàn và chất lượng của thuốc thông
qua việc kiểm soát đầy đủ trong suốt quá trình bảo quản, kho thuốc cần đạt những
tiêu chuẩn phù hợp theo quy định.
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
5
Kho phải được xây dựng nơi cao ráo, an toàn, có hệ thống cống rãnh thoát nước, để
đảm bảo thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt. Nhà kho
phải được thiết kế, xây dựng, sửa chữa và bảo trì một cách hệ thống sao cho có thể
bảo vệ thuốc tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có như: sự thay đổi nhiệt độ
và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng và không ảnh hưởng tới
chất lượng thuốc. Trần, tường, mái nhà kho cũng phải đảm bảo sự thông thoáng,
luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như
nắng, mưa, bão lụt. Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và không
được có các khe, vết nứt gãy... là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng.
Diện tích và cách sắp xếp bố trí trong kho ảnh hưởng trực tiếp tới công tác quản trị
tồn kho. Kho phải có đủ diện tích để bố trí các khu vực cho các hoạt động quan
trọng trong quá trình cung ứng thuốc: tiếp nhận, kiểm nhập, bảo quản, biệt trữ hàng
chờ xử lý, cấp phát thuốc; phải có biển hiệu chỉ rõ công năng từng khu vực [11].
Kho phải được trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp để đảm bảo các điều kiện
bảo quản như: quạt thông gió, điều hòa không khí, nhiệt kế, ẩm kế, phòng lạnh, tủ
lạnh…, các phương tiện phát hiện và cảnh báo tự động (chuông, đèn…) để kịp thời
phát hiện các sự cố, sai lệch về điều kiện bảo quản đối với các thuốc có yêu cầu bảo
quản đặc biệt (nhiệt độ). Các thiết bị phải được kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng, hiệu
chuẩn định kỳ đúng theo quy định để đảm bảo hoạt động ổn định, chính xác. Thiết
bị phòng cháy, chữa cháy, bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòng chống cháy
nổ như: hệ thống phòng cháy, chữa cháy tự động, hoặc các bình khí chữa cháy,
thùng cát, hệ thống nước và vòi nước chữa cháy cũng cần được trang bị đầy đủ.
Thuốc được sắp xếp trên giá, kệ và có khoảng cách với tường, nền kho đủ rộng,
đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra đối chiếu và xếp, dỡ hàng hóa.
Kho có đủ ánh sáng để đảm bảo tất cả các hoạt động được tiến hành một cách chính
xác và an toàn, nhưng không được để ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào thuốc.
Nơi rửa tay, phòng vệ sinh cần được thông gió tốt và bố trí cách ly với các khu vực
tiếp nhận, bảo quản, xử lý thuốc...
Để đảm bảo an toàn, cần đưa ra nội quy qui định việc ra vào khu vực kho và các
biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn đối với người không được phép vào kho thuốc.
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
6
Ngoài việc cất giữ đảm bảo an toàn, chất lượng của thuốc, kho còn góp phần kiểm
soát số lượng thuốc, cân đối với thay đổi của mô hình bệnh tật, phác đồ điều trị và
dự phòng khi có nhu cầu phát sinh, giữ những vai trò thiết yếu như: Đảm bảo tính
liên tục của quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa; giảm chi phí sản xuất, vận
chuyển, lưu thông; hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng được liền
mạch, không bị đứt đoạn [17].
1.1.2.3. Vai trò của tồn kho thuốc
Theo Hướng dẫn thực hiện cung ứng thuốc của Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), tồn
kho thuốc cần được thực hiện vì những lý do sau [37]:
- Để đảm bảo tính sẵn có: trong hệ thống cung ứng thuốc, khó có thể nào dự đoán
được nhu cầu với độ chính xác hoàn toàn về khả năng dịch vụ của nhà cung ứng.
Tồn kho thuốc là lượng dự trữ cho sự biến thiên của cung và cầu, giảm nguy cơ hết
hàng đột xuất.
- Giảm giá thành của đơn vị thuốc: thực hiện đơn đặt hàng với số lượng lớn sẽ
được chiết khấu và giảm chi phí vận chuyển từ phía nhà cung ứng.
- Để duy trì sự ổn định trong hệ thống quản lý: nếu tình trạng hết hàng xảy ra
thường xuyên, bệnh nhân sẽ bị mất lòng tin vào khả năng khám bệnh, chữa
bệnh/cấp phát thuốc của bệnh viện.
- Để giảm thiểu chi phí đặt hàng: chi phí mua hàng tăng lên khi hàng được đặt
hàng thường xuyên.
- Đáp ứng sự biến thiên nhu cầu của thị trường: thay đổi nhu cầu về các loại
thuốc đặc hiệu không thể dự báo trước được. Do đó, lượng tồn kho thích hợp sẽ
giúp bệnh viện đối phó với sự thay đổi bất ngờ.
1.1.2.4. Các mức tồn kho thuốc
Số tiêu thụ trung bình: mức tồn kho thuốc phụ thuộc vào số tiêu thụ trung bình.
Tuy nhiên, lượng tiêu thụ trung bình không phải là không đổi và thời gian chờ nhận
hàng từ các nhà cung cấp cũng luôn thay đổi. Do đó, hầu hết các hệ thống cung ứng
thuốc đều tăng lượng tồn kho an toàn, ít nhất là cho các mặt hàng thiết yếu để đối
phó với sự tăng giảm của lượng tiêu thụ cũng như thời gian nhận hàng.
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
7
Các mức tồn kho: bao gồm mức tồn kho an toàn, mức tồn kho tối thiểu và mức
tồn kho tối đa.
- Mức tồn kho an toàn: là lượng dự trữ thường xuyên, theo khuyến cáo thì số lượng
dự trữ thường xuyên cho kho thuốc bệnh viện bằng 1,5 – 2 lần số tiêu thụ trung
bình.
- Mức tồn kho tối đa: là lượng dự trữ bảo hiểm, để đề phòng các biến động như giá
USD tăng, mốc thời gian điểm điều chỉnh thuế nhập khẩu, dự phòng trong thời gian
hết hợp đồng cũ nhưng chưa kịp tổ chức đấu thầu.
- Mức tồn kho tối thiểu: theo nguyên tắc trong kho luôn phải lưu kho mức dự trữ tối
thiểu cần thiết để đảm bảo quá trình khám bệnh, chữa bệnh diễn ra liên tục trong
mọi điều kiện cung ứng bình thường và không bình thường. Tuy nhiên nếu thời gian
giao thuốc từ nhà cung ứng dài, nhu cầu sử dụng thuốc lớn thì lượng hàng dự trữ
sẽ cao hơn [5].
1.1.2.5. Phân loại tồn kho thuốc
Phân loại thuốc theo nguồn gốc xuất xứ
Phân loại theo nguồn gốc xuất xứ là cách phân loại dựa vào xuất xứ của thuốc,
nguyên liệu làm thuốc. Xuất xứ là nước, nhóm nước, hoặc vùng lãnh thổ nơi sản
xuất ra toàn bộ hoặc nơi thực hiện công đoạn chế biến cơ bản cuối cùng đối với
thuốc, nguyên liệu làm thuốc trong trường hợp có nhiều nước, nhóm nước, hoặc
vùng lãnh thổ tham gia vào quá trình sản xuất ra thuốc, nguyên liệu làm thuốc
[8], [15].
Xuất xứ của thuốc, nguyên liệu làm thuốc được ghi trên bao bì ngoài của thuốc,
nguyên liệu làm thuốc bằng cách ghi cụm từ “xuất xứ:”, “sản xuất tại:” hoặc
“sản xuất bởi:” kèm theo tên nước hoặc vùng lãnh thổ sản xuất ra thuốc, nguyên
liệu làm thuốc. Trường hợp thuốc, nguyên liệu làm thuốc có xuất xứ cùng với quốc
gia hoặc vùng lãnh thổ sản xuất ra thuốc, nguyên liệu làm thuốc thì chỉ yêu cầu ghi
tên nước sản xuất bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh trong trường hợp dịch ra tiếng
Việt không có ý nghĩa hoặc không dịch ra được. Trường hợp thuốc, nguyên liệu làm
thuốc có xuất xứ khác quốc gia hoặc vùng lãnh thổ sản xuất ra thuốc, nguyên liệu
làm thuốc thì phải ghi đầy đủ thông tin xuất xứ của thuốc [8].
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƢỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-----------------
TRẦN THỊ NGỌC HƢƠNG
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ HOẠCH ĐỊNH
CHÍNH SÁCH TỒN KHO THUỐC
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA THIỆN HẠNH
GIAI ĐOẠN 2015 – 2020
LUẬN VĂN CHUYÊN KHOA CẤP II
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2020
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƢỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-----------------
TRẦN THỊ NGỌC HƢƠNG
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ HOẠCH ĐỊNH
CHÍNH SÁCH TỒN KHO THUỐC
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA THIỆN HẠNH
GIAI ĐOẠN 2015 – 2020
CHUYÊN NGÀNH: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DƢỢC
MÃ SỐ: CK 62 73 20 01
LUẬN VĂN CHUYÊN KHOA CẤP II
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN THỊ HẢI YẾN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2020
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
iii
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả
nêu trong nghiên cứu là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công
trình nào khác.
Ngƣời cam đoan
Trần Thị Ngọc Hương
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
iv
TÓM TẮT TIẾNG VIỆT
Luận văn chuyên khoa cấp II – Năm 2020
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ HOẠCH ĐỊNH CHÍNH SÁCH TỒN KHO
THUỐC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA THIỆN HẠNH
GIAI ĐOẠN 2015 – 2020
TRẦN THỊ NGỌC HƢƠNG
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN THỊ HẢI YẾN
Mở đầu: Quản lý cung ứng thuốc là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất
của Khoa Dược tại bệnh viện nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc có chất lượng
cho nhu cầu điều trị và các yêu cầu đột xuất khác. Để đánh giá thực trạng tồn kho
thuốc nghiên cứu sử dụng riêng rẻ và ma trận kết hợp của bốn phân tích ABC,
VEN, XYZ và FSN, đây là một phương pháp cải tiến nhằm tối ưu hóa nhiệm vụ
quản trị tồn kho thuốc.
Mục tiêu: Phân tích thực trạng và hoạch định chính sách tồn kho thuốc tại bệnh
viện đa khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 -2020
Đối tƣợng và phƣơng pháp nghiên cứu:
Hồi cứu dữ liệu từ báo cáo tài chính - kế toán, báo cáo xuất - nhập - tồn của kho
thuốc Khoa Dược để phân tích thực trạng tồn kho thuốc tại bệnh viện Đa khoa
Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019. Thuật ngữ “thuốc” trong nghiên cứu này được
quy định là sản phẩm có cùng: (1) hoạt chất; (2) hàm lượng/nồng độ; (3) dạng bào
chế và (4) tiêu chuẩn kỹ thuật.
Nghiên cứu sử dụng bốn kỹ thuật phân tích là (1) phân tích dựa trên số lượng và
giá trị (ABC), (2) phân tích dựa trên tính thiết yếu (VEN), (3) phân tích dựa trên độ
ổn định của nhu cầu (XYZ) và (4) phân tích tốc độ luân chuyển thuốc trong kho
(FSN). Trong đó, phân tích ABC và VEN được thực hiện với tất cả các thuốc sử
dụng trong giai đoạn 2015 – 2019. Phân tích XYZ và FSN được thực hiện với các
thuốc sử dụng liên tục (là thuốc sử dụng trong năm 2019 và các năm 2015, 2016,
2017, 2018). Nghiên cứu phân đoạn thuốc bằng việc thiết lập ma trận ABC – VEN –
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
v
XYZ - FSN từ kết quả phân tích của từng kỹ thuật; xác định chính sách tồn kho;
hoạch định tồn kho thuốc phù hợp nhu cầu sử dụng thuốc tại bệnh viện.
Kết quả và bàn luận: Tổng số lượng và giá trị của thuốc thay đồi qua các năm
(969 – 1112 thuốc; 59,95 – 73,33 tỷ VND). Cấu trúc sử dụng thuốc theo phân tích
ABC, VEN, FSN tương đối ổn định; nhóm E (thiết yếu) và nhóm S (chậm) thường
chiếm tỷ lệ cao nhất. Với phân tích XYZ, nhóm Z (không ổn định) chiếm tỷ lệ cao
nhất về số lượng (72,87%). Ma trận ABC – VEN – XYZ - FSN năm 2019 bao gồm
35 nhóm thuốc từ 969 thuốc sử dụng liên tục, trong đó nhóm CEZS chiếm tỷ lệ cao
nhất về số lượng (412 thuốc) và có sự chênh lệch rõ rệt đối với các nhóm còn lại
(chênh lệch 42,42%), nhưng giá trị của nhóm CEZS lại thấp, chỉ chiếm 4,75% tổng
giá trị. Vì vậy, nhóm CEZS cần được theo dõi, cập nhật thường xuyên để đảm bảo
lượng tồn kho không quá lớn làm tiêu tốn chi phí và thời gian lưu kho không quá
dài gây khó khăn trong quá trình bảo quản, chiếm diện tích kho. Từ tổ hợp 35 nhóm
thuốc trong ma trận nghiên cứu xác định 4 chính sách lưu kho gồm mô hình EOQ
(44 thuốc), đặt hàng định kỳ (195 thuốc), lưu kho với mức dự trữ cố định (696
thuốc) và không lưu kho (34 thuốc). Tiến hành hoạch định 3 chính sách tồn kho và
lưu ý đối với chính sách không lưu kho. Từ đó, nhà quản trị bệnh viện sẽ làm cơ sở
để đưa ra những quyết định tồn kho hiệu quả cho từng nhóm thuốc cụ thể, góp phần
tiết kiệm nguồn ngân sách của bệnh viện và đáp ứng được nhu cầu thuốc trong
công tác khám bệnh, chữa bệnh.
Kết luận: Bước đầu từ nghiên cứu này, chúng tôi thấy được sự phù hợp trong việc
phân đoạn các thuốc dựa trên giá trị, nhu cầu, sự ổn định và tôc độ luân chuyển
nhằm tối ưu hóa được hoạt động quản trị tồn kho tại Khoa Dược cũng như tại bệnh
viện. Từ đó, chúng tôi đề xuất cơ quan quản lý sớm đưa ra văn bản hướng dẫn hoạt
động quản trị tồn kho ở các bệnh viện. Đồng thời, các hướng nghiên cứu tiếp theo
cần được thực hiện để thấy được hiệu quả về mặt kinh tế khi áp dụng các phương
pháp này
Từ khóa: Quản trị tồn kho thuốc, phân tích ABC, phân tích VEN, phân tích XYZ,
phân tích FSN, chính sách tồn kho, mô hình quản trị tồn kho.
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
vi
TÓM TẮT TIẾNG ANH
ENGLISH SUMMARY
Final thesis for Degree of Specialist II – Academic year 2020
ANALYZE THE SITUATION AND MAKE POLICY ON DRUG
INVENTORY AT THIEN HANH GENERAL HOSPITAL
PERIOD 2015 – 2020
TRAN THI NGOC HUONG
Supervisor: NGUYEN THI HAI YEN. PhD
Introduction: Inventory management is one of the most important tasks of
pharmacy department to ensure the balance between costs and needs of drug’s use.
To assess drug inventory situation at Thien Hanh general hospital in the period of
2015 – 2019, we apply the combination of ABC – VEN – XYZ – FSN analysis.
Objective: Analyze the situation and make policy on drug inventory at Thien Hanh
general hospital period 2015 - 2020
Materials and methods: Retrospectect the data of medicines and inventory holding
costs at Thien Hanh general hospital in period 2015 – 2019 to analyze the situation
and make policy on drug inventory at Thien Hanh general hospital period 2015 –
2020 by using 4 techniques including (1) quantity and value of drug (ABC); (2)
essential of drug (VEN); the stability of drug (XYZ); rotation speed of drug (FSN).
ABC and VEN analysis are used with total drugs; XYZ và FSN analysis with
continuously drugs. To segment drugs, we apply ABC – VEN – XYZ – FSN matrix
in 2019 from results of every technique.
Results and discussion: The total quantity and consumption value of drugs have
changed over the years (969 – 1112 drugs; 59,95 – 73,33 billion VND). The
structures of drugs utilization according to ABC, VEN, FSN analysis were
relatively stable; group E (essential) and group S (slow) always had the highest
rate. With XYZ analysis, group Z (unstable) had the most quantity (72,87%). ABC –
VEN – XYZ – FSN matrix in 2019 included 35 categories which were grouped from
969 drugs used continuously; the category CEZS had the greatest quantity which
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
vii
was 412 drugs (42,52%) and need to be concentrated in inventory management.
From 35 groups, the study confirms 4 inventory policy including EOQ model (44
drugs), recurring order (195 drugs), small amout of stock (696 drugs) and no
inventory (34 drugs). The end, the study makes inventory policy suitable for every
groups.
In conclusion: Implementing these techniques individually as well as applying the
combination of the four-analysis techniques are suitable in providing about the
situation of inventory management informatively (i.e. cost, essential drug, drug’s
uncertainty, drug’s comsumption). Hence, hospital’s manager can propose policies
to optimize the effectiveness of inventory management using these methods.
Keywords: Drug inventory management, ABC analysis, VEN analysis, XYZ
analysis, FSN analysis, inventory policy, inventory management model.
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
viii
MỤC LỤC
Trang
LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................iii
TÓM TẮT TIẾNG VIỆT ....................................................................................... iv
TÓM TẮT TIẾNG ANH ........................................................................................ vi
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ............................................................................... x
DANH MỤC CÁC BẢNG ...................................................................................... xi
DANH MỤC CÁC HÌNH .....................................................................................xiii
MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 1
Chƣơng 1. TỔNG QUAN TÀI LIỆU ..................................................................... 3
1.1. TỔNG QUAN VỀ TỒN KHO VÀ QUẢN TRỊ TỒN KHO .......................3
1.1.1. Tổng quan về tồn kho .................................................................................3
1.1.2. Tổng quan về tồn kho thuốc .......................................................................4
1.1.3. Tổng quan về quản trị tồn kho .................................................................12
1.2. KỸ THUẬT PHÂN TÍCH ABC, VEN, XYZ, FSN....................................16
1.2.1. Phân tích ABC, VEN................................................................................16
1.2.2. Phân tích XYZ, FSN ................................................................................21
1.2.3. Thiết lập ma trận ABC – VEN – XYZ – FSN .........................................25
1.3. CÁC MÔ HÌNH QUẢN LÝ TỒN KHO .....................................................26
1.3.1. Khái niệm về mô hình quản lý tồn kho ....................................................26
1.3.2. Các mô hình tồn kho trong quản trị tồn kho thuốc...................................26
1.3.3. Xây dựng định mức tồn kho .....................................................................28
1.4. GIỚI THIỆU VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA THIỆN HẠNH ....................29
1.4.1. Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh ...............................................................29
1.4.2. Khoa Dược Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh ...........................................30
1.5. TỔNG QUAN MỘT SỐ NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO ....32
Chƣơng 2. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ...................... 36
2.1. ĐỊA ĐIỂM, THỜI GIAN VÀ NỘI DUNG NGHIÊN CỨU ......................36
2.1.1. Địa điểm và thời gian nghiên cứu ............................................................36
2.1.2. Nội dung nghiên cứu ................................................................................36
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
ix
2.2. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................37
2.2.1. Phân tích đặc điểm và cơ cấu thuốc tồn kho tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019...............................................................................37
2.2.2. Hoạch định chính sách tồn kho thuốc phù hợp với nhu cầu sử dụng tại
Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh năm 2020 ........................................................46
2.3. QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU ......................................................................51
Chƣơng 3. KẾT QUẢ ............................................................................................ 52
3.1. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH ĐẶC ĐIỂM VÀ CƠ CẤU THUỐC TỒN KHO
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA THIỆN HẠNH GIAI ĐOẠN 2015 – 2019 ......52
3.1.1. Kết quả phân tích đặc điểm thuốc tồn kho giai đoạn 2015 – 2019 ..........52
3.1.2. Kết quả phân tích cơ cấu thuốc tồn kho giai đoạn 2015 – 2019 ..............67
3.2. HOẠCH ĐỊNH CHÍNH SÁCH TỒN KHO THUỐC PHÙ HỢP VỚI
NHU CẦU SỬ DỤNG TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA THIỆN HẠNH NĂM
2020 .......................................................................................................................77
3.2.1. Tổ hợp các nhóm thuốc có cùng đặc điểm về chính sách tồn kho ...........77
3.2.2. Hoạch định chính sách quản trị tồn kho thuốc phù hợp với nhu cầu sử
dụng ....................................................................................................................82
Chƣơng 4. BÀN LUẬN ........................................................................................ 107
4.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI ........................................107
4.2. CÁC KẾT QUẢ CHÍNH CỦA ĐỀ TÀI VÀ SO SÁNH KẾT QUẢ ĐẠT
ĐƢỢC VỚI CÁC NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ............................................108
Chƣơng 5. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .......................................................... 118
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1
PHỤ LỤC 2
PHỤ LỤC 3
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
x
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt
ATC Anatomical, Therapeutic, Giải phẫu, Điều trị,
Chemical Code Hóa học
ABC ABC analysis Kỹ thuật phân tích ABC
BDG Biệt dược gốc
BHYT Health insurance Bảo hiểm y tế
BYT Ministry of Health Bộ Y tế
CV Co-efficient of Variation Hệ số biến thiên
DSĐH Dược sĩ đại học
DSCĐ Dược sĩ cao đẳng
FSN FSN analysis Kỹ thuật phân tích FSN
GSP Good Storage Practices Thực hành tốt bảo quản thuốc,
nguyên liệu làm thuốc
VEN VEN analysis Kỹ thuật phân tích VEN
SD Standart Delivation Độ lệch chuẩn
TCKT Tiêu chuẩn kỹ thuật
XYZ XYZ analysis Kỹ thuật phân tích XYZ
WHO World Health Organization Tổ chức Y tế Thế giới
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
xi
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1.1. Danh mục thuốc hóa dược, sinh phẩm theo Thông tư 30/2018/TT-BYT .. 11
Bảng 1.2. Đặc điểm phân loại sản phẩm theo phân tích ABC ................................. 18
Bảng 1.3. Tiêu chuẩn để phân tích VEN được WHO khuyến cáo ........................... 20
Bảng 1.4. Ma trận ABC/VEN ................................................................................... 20
Bảng 1.5. Thiết lập ma trận ABC – VEN – XYZ – FSN .......................................... 25
Bảng 1.6. Các nghiên cứu về hoạt động quản trị tồn kho tại Khoa Dược bệnh
viện trên Thế giới ...................................................................................................... 32
Bảng 1.7. Các nghiên cứu về hoạt động quản trị tồn kho tại Khoa Dược bệnh
viện tại Việt Nam ...................................................................................................... 34
Bảng 2.8. Tiến độ nghiên cứu ................................................................................... 36
Bảng 3.9. Phân loại tồn kho thuốc theo nguồn gốc tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ..................................................................................... 52
Bảng 3.10. Phân loại tồn kho thuốc theo tiêu chuẩn kỹ thuật tại Bệnh viện Đa
khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 .................................................................. 55
Bảng 3.11. Phân loại tồn kho thuốc theo đơn vị đóng gói tại Bệnh viện Đa khoa
Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ........................................................................... 58
Bảng 3.12. Phân loại tồn kho thuốc theo hệ điều trị tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ..................................................................................... 62
Bảng 3.13. Phân tích giá trị và tính cần thiết của thuốc tồn kho theo kỹ thuật
ABC và VEN............................................................................................................. 68
Bảng 3.14. Phân loại thuốc tồn kho theo ma trận ABC/VEN tại Bệnh viện Đa
khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 .................................................................. 71
Bảng 3.15. Phân tích tính ổn định của thuốc tồn kho theo kỹ thuật XYZ tại
Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ........................................... 74
Bảng 3.16. Phân loại thuốc theo kỹ thuật FSN tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ..................................................................................... 75
Bảng 3.17. Tổ hợp các nhóm thuốc có cùng đặc điểm về chính sách tồn kho ......... 78
Bảng 3.18. Ma trận ABC – VEN – XYZ – FSN ....................................................... 80
Bảng 3.19. Chính sách tồn kho thuốc của các nhóm thuốc ...................................... 84
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
xii
Bảng 3.20. Chi phí mua hàng giai đoạn 2015 – 2019 ............................................... 85
Bảng 3.21. Chi phí đặt hàng giai đoạn 2015 – 2019 ................................................. 86
Bảng 3.22. Chi phí điện kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019 ....................................... 87
Bảng 3.23. Chi phí nước kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019...................................... 87
Bảng 3.24. Chi phí bảo hiểm kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019 ............................... 88
Bảng 3.25. Lương nhân viên kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019 ............................... 88
Bảng 3.26. Chi phí hư hỏng kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019 ................................ 89
Bảng 3.27. Chi phí lưu kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019 ........................................ 89
Bảng 3.28. Tổng chi phí tồn kho tại Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh giai đoạn
2015 – 2019 ............................................................................................................... 90
Bảng 3.29. Các thuốc được lựa chọn áp dụng mô hình EOQ ................................... 91
Bảng 3.30. Các thuốc lựa chọn để tình toán các thông số mô hình EOQ ................. 93
Bảng 3.31. Sự ổn định về thời gian chờ hàng của các thuốc áp dụng mô hình EOQ .. 93
Bảng 3.32. Chi phí đặt hàng một lần cho mỗi thuốc ................................................. 94
Bảng 3.33. Chi phí lưu kho cho từng đơn vị thuốc ................................................... 94
Bảng 3.34. Chi phí lưu kho cho từng thuốc áp dụng mô hình EOQ ......................... 94
Bảng 3.35. Lượng đặt hàng tối ưu cho các thuốc áp dụng mô hình EOQ ................ 95
Bảng 3.36. Điểm đặt hàng lại các thuốc áp dụng mô hình EOQ .............................. 95
Bảng 3.37. Các thuốc được lựa chọn áp dụng chính sách Đặt hàng định kỳ............ 96
Bảng 3.38. Mức dự trữ an toàn của các thuốc trong thời gian chờ hàng .................. 96
Bảng 3.39. Lượng đặt hàng hàng tháng của các thuốc: ............................................ 96
Bảng 3.40. Lượng đặt hàng hàng tháng của các thuốc theo mô hình giả lập ........... 97
Bảng 3.41. Các thuốc được lựa chọn áp dụng chính sách Lưu kho với mức dự
trữ cố định ................................................................................................................. 98
Bảng 3.42. Mức dự trữ cố định hàng tháng của các thuốc........................................ 99
Bảng 3.43. Các thuốc thuộc chính sách Không lưu kho ......................................... 100
Bảng 3.44. Các thuốc cần loại khỏi danh mục thuốc .............................................. 101
Bảng 3.45. Các thuốc hết hiệu lực hợp đồng, có thuốc khác thay thế .................... 102
Bảng 3.46. Thuốc có nhu cầu sử dụng ít ................................................................. 103
Bảng 3.47. Thuốc có nhu cầu sử dụng nhiều .......................................................... 103
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
xiii
DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh ......................................... 29
Hình 1.2. Sơ đồ tổ chức khoa Dược Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh ...................... 30
Hình 2.3. Sơ đồ chính sách tồn kho .......................................................................... 48
Hình 2.4. Quy trình nghiên cứu ................................................................................ 51
Hình 3.5. Phân loại tồn kho thuốc theo nguồn gốc tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ..................................................................................... 53
Hình 3.6. Phân loại tồn kho thuốc theo tiêu chuẩn kỹ thuật tại Bệnh viện Đa
khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 .................................................................. 56
Hình 3.7. Phân loại tồn kho thuốc theo đơn vị đóng gói tại Bệnh viện Đa khoa
Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ........................................................................... 59
Hình 3.8. Phân loại tồn kho thuốc theo hệ điều trị tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ..................................................................................... 65
Hình 3.9. Phân loại thuốc tồn kho theo kỹ thuật ABC giai đoạn 2015 – 2019 ......... 68
Hình 3.10. Phân loại thuốc tồn kho theo kỹ thuật VEN giai đoạn 2015 – 2019 ....... 69
Hình 3.11. Phân loại thuốc tồn kho theo ma trận ABC/VEN tại Bệnh viện Đa
khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 .................................................................. 72
Hình 3.12. Phân tích tính ổn định của thuốc tồn kho theo kỹ thuật XYZ................. 74
Hình 3.13. Phân loại thuốc theo kỹ thuật FSN tại Bệnh viện Đa khoa Thiện
Hạnh giai đoạn 2015 – 2019 ..................................................................................... 75
Hình 3.14. Biểu đồ biểu diễn số lượng và giá trị của 35 nhóm thuốc sử dụng
năm 2019 trong ma trận ABC – VEN – XYZ – FSN ............................................... 79
Hình 3.15. Chi phí lưu kho thuốc giai đoạn 2015 – 2019 ......................................... 90
Hình 3.16. Mức dự trữ cố định hàng tháng thuốc I0789........................................... 98
Hình 3.17. Mức dự trữ cố định hàng tháng thuốc A0135 ......................................... 99
Hình 3.18. Mức dự trữ cố định hàng tháng thuốc B0268 ......................................... 99
Hình 3.19. Giải pháp quản trị tồn kho tổng thể Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh ... 105
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
1
MỞ ĐẦU
Hiện nay, nhu cầu chăm sóc, bảo vệ sức khỏe của nhân dân ngày càng cao và
đa dạng đã và đang tạo sức ép ngày càng lớn đối với ngành y tế nói chung và
việc cung cấp dịch vụ y tế nói riêng [14]. Bệnh viện là đơn vị khoa học kỹ thuật có
nghiệp vụ cao trong cung cấp dịch vụ y tế, có nhiệm vụ khám bệnh, chữa bệnh,
đào tạo cán bộ y tế, nghiên cứu khoa học, chỉ đạo tuyến, phòng bệnh, hợp tác
quốc tế, quản lý kinh tế y tế [4]. Để đảm bảo sự nghiệp chăm sóc sức khỏe toàn diện
cho người dân, một trong những nhiệm vụ có ảnh hưởng đến chất lượng khám và
điều trị là đảm bảo cung ứng thuốc, hóa chất, vật tư y tế đầy đủ, kịp thời [6].
Quản lý cung ứng thuốc là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của
Khoa Dược tại bệnh viện nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc có chất lượng cho
nhu cầu điều trị và các yêu cầu đột xuất khác [6]. Trong đó, quản trị tồn kho là một
hoạt động thường quy nhưng thực tế các bệnh viện vẫn chưa thực hiện hiệu quả
do việc thiếu phương pháp cũng như hướng dẫn. Ngay từ giai đoạn đầu tiên là
phân đoạn các thuốc trong kho cũng đang được các bệnh viện tiến hành thủ công,
thiếu khoa học và thiếu sự đầu tư dẫn đến tình trạng thiếu thuốc hoặc dư thừa
quá mức gây lãng phí trong công tác tồn trữ.
Trong ngân sách hoạt động của bệnh viện, hàng tồn kho luôn chiếm tỷ trọng lớn,
do đó, sự cấp thiết cũng như tính ý nghĩa để các bệnh viện không chỉ bệnh viện
tư nhân mà cả công lập cần tiến hành ngay việc áp dụng các kỹ thuật kinh tế khoa
học nhằm tối ưu hoạt động. Để giải quyết vấn đề này, hiện nay, các nghiên cứu
trong nước chủ yếu áp dụng phân tích ABC kết hợp phân tích VEN hoặc phân tích
theo nhóm điều trị theo Thông tư 21/2013/TT-BYT do Bộ Y tế quy định [7], [19],
[23]. Việc đưa thêm kỹ thuật thứ ba là XYZ vào phân tích cũng đã được thực hiện ở
một số nghiên cứu trên thế giới cũng như tại Việt Nam nhằm phân tích và đề ra các
biện pháp về quản trị tồn kho hợp lý cho các nhóm thuốc trong bệnh viện [26].
Thực tế, các kỹ thuật vẫn có một số hạn chế nhất định như chủ yếu tập trung
phân tích giai đoạn sử dụng thuốc thông qua giá trị, mức độ cần thiết, độ ổn định
của nhu cầu sử dụng thuốc. Tuy nhiên, trong quá trình cung ứng thuốc còn cần
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
2
chú trọng đến vấn đề nan giải là diện tích và tình trạng của kho thuốc. Phân tích
FSN là kỹ thuật sẽ cho thấy sự luân chuyển thuốc trong kho giúp tối ưu hóa diện
tích, chi phí tồn trữ và kiểm soát xuất, nhập, tồn nhằm sử dụng hợp lý kho thuốc.
Nghiên cứu ứng dụng ma trận ABC – VEN – XYZ – FSN là một phương pháp
cải tiến nhằm tối ưu hóa nhiệm vụ phân tích thực trạng quản trị tồn kho thuốc tại
Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh Đắk Lắk giai đoạn 2015 – 2019. Phương pháp sẽ
cho thấy bức tranh tổng quan về tồn kho của kho Dược bệnh viện thông qua các
phương diện về giá trị, mức độ thiết yếu, độ ổn định của nhu cầu sử dụng và tốc độ
luân chuyển trong kho của các thuốc. Từ đó, nhà quản trị bệnh viện sẽ làm cơ sở để
đưa ra những quyết định tồn kho hiệu quả cho từng nhóm thuốc cụ thể, góp phần
tiết kiệm nguồn ngân sách của bệnh viện và đáp ứng được nhu cầu thuốc trong
công tác khám bệnh, chữa bệnh.
Từ những lý do trên, nghiên cứu “Phân tích thực trạng và hoạch định chính sách
tồn kho thuốc tại Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2020”
được thực hiện với mục tiêu sau:
Mục tiêu tổng quát:
Phân tích thực trạng và hoạch định chính sách tồn kho thuốc tại Bệnh viện Đa khoa
Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2020.
Mục tiêu cụ thể:
1. Phân tích đặc điểm và cơ cấu thuốc tồn kho tại Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh
giai đoạn 2015 – 2019.
2. Hoạch định chính sách tồn kho thuốc phù hợp với nhu cầu sử dụng tại Bệnh viện
Đa khoa Thiện Hạnh năm 2020.
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
3
Chƣơng 1. TỔNG QUAN TÀI LIỆU
1.1. TỔNG QUAN VỀ TỒN KHO VÀ QUẢN TRỊ TỒN KHO
1.1.1. Tổng quan về tồn kho
1.1.1.1. Khái niệm
- Kho: là loại hình được sử dụng để bảo quản, lưu trữ, dự trữ và chuẩn bị hàng hoá
nhằm cung ứng cho khách hàng với mức độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất, là
cầu nối quan trọng giữa việc sản xuất và lưu thông [17].
- Hàng tồn kho: là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh
bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật
liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung
cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: hàng hóa mua về để bán (hàng hóa tồn kho,
hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến);
thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa
hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm);
nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua
đang đi trên đường; chi phí sản xuất kinh doanh dịch vụ dở dang [3].
- Tồn kho: không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà còn bao gồm cả quá
trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kỹ
thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong
kho. Để quản lý tốt tất cả những công đoạn trên cần có hệ thống sổ sách phù hợp để
ghi chép, đặc biệt là sổ sách ghi chép việc xuất nhập hàng hóa từng ngày [18].
1.1.1.2. Vai trò hoạt động tồn kho
Hoạt động tồn kho rất cần thiết, nó đem lại lợi thế nhất định cho tổ chức. Trong
hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức, tồn kho có những vai trò sau [2]:
- Giảm chi phí giá vốn hàng bán, từ đó tăng lợi nhuận tổ chức bằng cách chấp nhận
dự trữ hàng, mua hàng với số lượng lớn (lớn hơn nhu cầu sử dụng hiện tại) để được
hưởng chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp.
- Đảm bảo nguồn cung cấp ổn định cho sản xuất kinh doanh, chủ động trong việc
hoạch định sản xuất, tiếp thị và tiêu thụ sản phẩm, nhằm khai thác và thỏa mãn tối
đa nhu cầu thị trường bằng tồn kho thành phẩm, điều này giúp cho tổ chức luôn có
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
4
sẵn sản phẩm cho việc cung ứng, tạo niềm tin cho khách hàng về sự chuyên nghiệp,
linh động, luôn đầu tư cho phát triển của tổ chức.
- Làm tăng hiệu quả của các công đoạn trong khâu sản xuất, tối thiểu hóa chi phí do
giảm thời gian chờ và sự ngưng trệ giữa các khâu bằng việc lưu trữ sản phẩm dở
dang. Sản phẩm dở dang làm cho mỗi công đoạn của quá trình sản xuất trở nên độc
lập với nhau, công đoạn sau không phải chờ công đoạn trước.
- Tồn kho nguyên liệu giúp tổ chức chủ động trong sản xuất và năng động trong
việc mua nguyên liệu dự trữ. Việc này đảm bảo cho tổ chức luôn có sẵn nguyên liệu
để triển khai sản xuất theo kế hoạch đã đặt ra mà không phụ thuộc vào điều kiện của
nhà cung ứng (điều kiện sản xuất, thời gian giao hàng), tận dụng được triệt để thời
gian để sản xuất sản phẩm, cũng như hạn chế phát sinh những khoản chi phí tăng
thêm khi quá trình sản xuất bị gián đoạn.
1.1.2. Tổng quan về tồn kho thuốc
1.1.2.1. Khái niệm về thuốc
Thuốc là chế phẩm có chứa dược chất hoặc dược liệu dùng cho người nhằm mục
đích phòng bệnh, chẩn đoán bệnh, chữa bệnh, điều trị bệnh, giảm nhẹ bệnh, điều
chỉnh chức năng sinh lý cơ thể người bao gồm thuốc hóa dược, thuốc dược liệu,
thuốc cổ truyền, vắc xin và sinh phẩm [22]. Vì vậy, thuốc đóng vai trò cực kì quan
trọng trong công tác chăm sóc, bảo vệ sức khỏe. Mọi hoạt động về thuốc luôn được
cơ quan quản lý của Nhà nước kiểm duyệt khắt khe, để có được mọi nguồn thuốc
đảm bảo chất lượng nhằm cung cấp dịch vụ y tế tốt nhất cho nhân dân.
1.1.2.2. Tổng quan về Kho thuốc
Kho thuốc là nơi lưu giữ và bảo quản thuốc, công tác bảo quản và tồn kho thuốc tại
kho dược cần được thực hiện đúng theo quy định của Thông tư số 36/2018/TT-BYT
ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ Y tế về việc “Quy định về Thực hành tốt bảo
quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc” [11].
Nhằm bảo đảm và duy trì một cách tốt nhất an toàn và chất lượng của thuốc thông
qua việc kiểm soát đầy đủ trong suốt quá trình bảo quản, kho thuốc cần đạt những
tiêu chuẩn phù hợp theo quy định.
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
5
Kho phải được xây dựng nơi cao ráo, an toàn, có hệ thống cống rãnh thoát nước, để
đảm bảo thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt. Nhà kho
phải được thiết kế, xây dựng, sửa chữa và bảo trì một cách hệ thống sao cho có thể
bảo vệ thuốc tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có như: sự thay đổi nhiệt độ
và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng và không ảnh hưởng tới
chất lượng thuốc. Trần, tường, mái nhà kho cũng phải đảm bảo sự thông thoáng,
luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như
nắng, mưa, bão lụt. Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và không
được có các khe, vết nứt gãy... là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng.
Diện tích và cách sắp xếp bố trí trong kho ảnh hưởng trực tiếp tới công tác quản trị
tồn kho. Kho phải có đủ diện tích để bố trí các khu vực cho các hoạt động quan
trọng trong quá trình cung ứng thuốc: tiếp nhận, kiểm nhập, bảo quản, biệt trữ hàng
chờ xử lý, cấp phát thuốc; phải có biển hiệu chỉ rõ công năng từng khu vực [11].
Kho phải được trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp để đảm bảo các điều kiện
bảo quản như: quạt thông gió, điều hòa không khí, nhiệt kế, ẩm kế, phòng lạnh, tủ
lạnh…, các phương tiện phát hiện và cảnh báo tự động (chuông, đèn…) để kịp thời
phát hiện các sự cố, sai lệch về điều kiện bảo quản đối với các thuốc có yêu cầu bảo
quản đặc biệt (nhiệt độ). Các thiết bị phải được kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng, hiệu
chuẩn định kỳ đúng theo quy định để đảm bảo hoạt động ổn định, chính xác. Thiết
bị phòng cháy, chữa cháy, bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòng chống cháy
nổ như: hệ thống phòng cháy, chữa cháy tự động, hoặc các bình khí chữa cháy,
thùng cát, hệ thống nước và vòi nước chữa cháy cũng cần được trang bị đầy đủ.
Thuốc được sắp xếp trên giá, kệ và có khoảng cách với tường, nền kho đủ rộng,
đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra đối chiếu và xếp, dỡ hàng hóa.
Kho có đủ ánh sáng để đảm bảo tất cả các hoạt động được tiến hành một cách chính
xác và an toàn, nhưng không được để ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào thuốc.
Nơi rửa tay, phòng vệ sinh cần được thông gió tốt và bố trí cách ly với các khu vực
tiếp nhận, bảo quản, xử lý thuốc...
Để đảm bảo an toàn, cần đưa ra nội quy qui định việc ra vào khu vực kho và các
biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn đối với người không được phép vào kho thuốc.
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
6
Ngoài việc cất giữ đảm bảo an toàn, chất lượng của thuốc, kho còn góp phần kiểm
soát số lượng thuốc, cân đối với thay đổi của mô hình bệnh tật, phác đồ điều trị và
dự phòng khi có nhu cầu phát sinh, giữ những vai trò thiết yếu như: Đảm bảo tính
liên tục của quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa; giảm chi phí sản xuất, vận
chuyển, lưu thông; hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng được liền
mạch, không bị đứt đoạn [17].
1.1.2.3. Vai trò của tồn kho thuốc
Theo Hướng dẫn thực hiện cung ứng thuốc của Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), tồn
kho thuốc cần được thực hiện vì những lý do sau [37]:
- Để đảm bảo tính sẵn có: trong hệ thống cung ứng thuốc, khó có thể nào dự đoán
được nhu cầu với độ chính xác hoàn toàn về khả năng dịch vụ của nhà cung ứng.
Tồn kho thuốc là lượng dự trữ cho sự biến thiên của cung và cầu, giảm nguy cơ hết
hàng đột xuất.
- Giảm giá thành của đơn vị thuốc: thực hiện đơn đặt hàng với số lượng lớn sẽ
được chiết khấu và giảm chi phí vận chuyển từ phía nhà cung ứng.
- Để duy trì sự ổn định trong hệ thống quản lý: nếu tình trạng hết hàng xảy ra
thường xuyên, bệnh nhân sẽ bị mất lòng tin vào khả năng khám bệnh, chữa
bệnh/cấp phát thuốc của bệnh viện.
- Để giảm thiểu chi phí đặt hàng: chi phí mua hàng tăng lên khi hàng được đặt
hàng thường xuyên.
- Đáp ứng sự biến thiên nhu cầu của thị trường: thay đổi nhu cầu về các loại
thuốc đặc hiệu không thể dự báo trước được. Do đó, lượng tồn kho thích hợp sẽ
giúp bệnh viện đối phó với sự thay đổi bất ngờ.
1.1.2.4. Các mức tồn kho thuốc
Số tiêu thụ trung bình: mức tồn kho thuốc phụ thuộc vào số tiêu thụ trung bình.
Tuy nhiên, lượng tiêu thụ trung bình không phải là không đổi và thời gian chờ nhận
hàng từ các nhà cung cấp cũng luôn thay đổi. Do đó, hầu hết các hệ thống cung ứng
thuốc đều tăng lượng tồn kho an toàn, ít nhất là cho các mặt hàng thiết yếu để đối
phó với sự tăng giảm của lượng tiêu thụ cũng như thời gian nhận hàng.
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
.
7
Các mức tồn kho: bao gồm mức tồn kho an toàn, mức tồn kho tối thiểu và mức
tồn kho tối đa.
- Mức tồn kho an toàn: là lượng dự trữ thường xuyên, theo khuyến cáo thì số lượng
dự trữ thường xuyên cho kho thuốc bệnh viện bằng 1,5 – 2 lần số tiêu thụ trung
bình.
- Mức tồn kho tối đa: là lượng dự trữ bảo hiểm, để đề phòng các biến động như giá
USD tăng, mốc thời gian điểm điều chỉnh thuế nhập khẩu, dự phòng trong thời gian
hết hợp đồng cũ nhưng chưa kịp tổ chức đấu thầu.
- Mức tồn kho tối thiểu: theo nguyên tắc trong kho luôn phải lưu kho mức dự trữ tối
thiểu cần thiết để đảm bảo quá trình khám bệnh, chữa bệnh diễn ra liên tục trong
mọi điều kiện cung ứng bình thường và không bình thường. Tuy nhiên nếu thời gian
giao thuốc từ nhà cung ứng dài, nhu cầu sử dụng thuốc lớn thì lượng hàng dự trữ
sẽ cao hơn [5].
1.1.2.5. Phân loại tồn kho thuốc
Phân loại thuốc theo nguồn gốc xuất xứ
Phân loại theo nguồn gốc xuất xứ là cách phân loại dựa vào xuất xứ của thuốc,
nguyên liệu làm thuốc. Xuất xứ là nước, nhóm nước, hoặc vùng lãnh thổ nơi sản
xuất ra toàn bộ hoặc nơi thực hiện công đoạn chế biến cơ bản cuối cùng đối với
thuốc, nguyên liệu làm thuốc trong trường hợp có nhiều nước, nhóm nước, hoặc
vùng lãnh thổ tham gia vào quá trình sản xuất ra thuốc, nguyên liệu làm thuốc
[8], [15].
Xuất xứ của thuốc, nguyên liệu làm thuốc được ghi trên bao bì ngoài của thuốc,
nguyên liệu làm thuốc bằng cách ghi cụm từ “xuất xứ:”, “sản xuất tại:” hoặc
“sản xuất bởi:” kèm theo tên nước hoặc vùng lãnh thổ sản xuất ra thuốc, nguyên
liệu làm thuốc. Trường hợp thuốc, nguyên liệu làm thuốc có xuất xứ cùng với quốc
gia hoặc vùng lãnh thổ sản xuất ra thuốc, nguyên liệu làm thuốc thì chỉ yêu cầu ghi
tên nước sản xuất bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh trong trường hợp dịch ra tiếng
Việt không có ý nghĩa hoặc không dịch ra được. Trường hợp thuốc, nguyên liệu làm
thuốc có xuất xứ khác quốc gia hoặc vùng lãnh thổ sản xuất ra thuốc, nguyên liệu
làm thuốc thì phải ghi đầy đủ thông tin xuất xứ của thuốc [8].
Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử.
Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.