Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng
- 70 trang
- file .doc
Më ®Çu
Trong nh÷ng n¨m qua nÒn kinh tÕ níc ta ®· vµ ®ang chuyÓn ho¸ m¹nh
mÏ sang c¬ chÕ thÞ trêng, theo ®Þnh híng x· héi chñ nghÜa cã sù qu¶n lý cña
nhµ níc.
Trong c¬ chÕ thÞ trêng, ®Ó thùc hiÖn chiÕn lîc ph¸t triÓn cña nÒn kinh
tÕ, c¸c doanh nghiÖp ®· vµ ®ang kh¾c phôc nh÷ng khã kh¨n, víng m¾c cßn tån
t¹i cña cña chÕ cò. Tõ c¬ chÕ qu¶n lý tËp trung quan liªu bao cÊp bíc sang c¬
chÕ qu¶n trÞ kinh doanh phï hîp víi c¬ chÕ thÞ trêng. Sau h¬n mêi n¨m ®æi
míi nÒn kinh tÕ, níc ta ®· cã nh÷ng thµnh tùu lín t¹o nªn mét bíc ngoÆt lÞch
sö trong sù ph¸t triÓn kinh tÕ cña ®Êt níc. Do vËy c¸c doanh nghiÖp muèn
®øng v÷ng trªn thÞ trêng th× ph¶i n¾m v÷ng ®îc thÞ hiÕu cña ngêi tiªu dïng,
gi¶m chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh, n©ng cao chÊt lîng s¶n phÈm ®Ó ®¸p øng nhu cÇu,
thÞ hiÕu ®ã.
Tuy nhiªn kh«ng ph¶i ngÉu nhiªn mµ cã ®îc sù ph¸t triÓn nh vËy, nã
®ßi hái ph¶i cã sù t duy, lÒ lèi vµ phong c¸ch lµm viÖc trong nÒn kinh tÕ thÞ tr-
êng. §èi víi mçi doanh nghiÖp vai trß cña ngêi lao ®éng lµ rÊt quan träng,
®©y lµ ®iÒu kiÖn ®Ó cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn. Mét ngêi l·nh ®¹o tµi n¨ng,
quyÕt ®o¸n cã thÓ dÉn tíi doanh nghiÖp vît qua mäi khã kh¨n ®ång thêi cã
thÓ doanh nghiÖp ph¸t triÓn, toµn diÖn. ChÝnh v× vËy mµ viÖc n©ng cao hiÖu
qu¶ trong c«ng t¸c qu¶n trÞ lµ v« cïng quan träng.
Trong thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé em nhËn
thÊy c«ng ty nµy lµ c«ng ty nhµ níc vèn còng chuyÓn m×nh tõ c¬ chÕ tËp trung
quan liªu bao cÊp sang nÒn kinh tÕ thÞ trêng, ®Ó theo kÞp víi nhÞp ®é ph¸t triÓn
cña thêi ®¹i c«ng ty còng ®· cã rÊt nhiÒu sù thay ®æi vÒ ph¬ng thøc kinh
doanh cña m×nh, thay ®æi vÒ ph¬ng thøc b¸n hµng, ph¬ng thøc tiªu thô... tuy
nhiªn ho¹t ®éng mua hµng vÉn cha ®ù¬c quan t©m thùc sù. §©y lµ vÊn ®Ò mµ
kh«ng chØ cña c«ng ty nµy mµ gÇn nh nã tån t¹i trong hÇu hÕt c¸c doanh
nghiÖp quèc doanh. Ho¹t ®éng mua hµng rÊt Ýt ®îc quan t©m ®Õn nh ho¹t ®éng
b¸n hµng. C¸c doanh nghiÖp quan t©m ®Õn viÖc mang l¹i lîi nhuËn cho doanh
nghiÖp h¬n lµ quan t©m ®Õn tiÕt kiÖm chi phÝ mua hµng. ViÖc mua hµng cha ®-
îc ®¸nh gi¸ t¬ng xøng víi vÞ trÝ cña nã. Trong khi mua hµng l¹i lµ kh©u tiªn,
c¬ b¶n cña ho¹t ®éng kinh doanh, lµ ®iÒu kiÖn ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh cña
doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn. Mua hµng nh»m t¹o tiÒn ®Ò vËt chÊt cho
ho¹t ®éng b¸n hµng, ho¹t ®«ng b¸n hµng cã ®îc tèt hay kh«ng phô thuéc rÊt
nhiÒu vµo ho¹t ®éng mua hµng. H¬n n÷a mua hµng tèt t¹o ®iÒu kiÖn t¨ng lîi
1
nhuËn. ChÝnh v× vËy mµ em ®· chän ®Ò tµi “N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c
qu¶n trÞ mua hµng” lµm ®Ò tµi cho luËn v¨n tèt nghiÖp cña m×nh. §©y lµ mét
dÞp tèt ®Ó em cã thÓ hiÓu râ ¬n vÒ ho¹t ®éng qu¶n trÞ mua hµng trong doanh
nghiÖp kh«ng chØ trªn lý thuyÕt mµ cßn th«ng qua thùc tÕ.
Ngoµi phÇn më ®Çu vµ phÇn kÕt luËn ®Ò tµi gåm ba ch¬ng lín:
Ch¬ng 1: c¬ së lý luËn chung vÒ qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp
thng m¹i.
Ch¬ng 2: Kh¶o s¸t vµ ®¸nh gi¸ vÒ c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng
ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé.
Ch¬ng3: Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng
t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé.
Ch¬ng 1:
C¬ së lý luËn cña qu¶n trÞ mua hµng
trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i
1.1 Ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng
m¹i
1.1.1 TÇm quan träng cña ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng
m¹i
Mua hµng lµ ho¹t ®éng ®Çu tiªn nh»m t¹o ra yÕu tè ®Çu vµo (®èi víi
doanh nghiÖp th¬ng m¹i yÕu tè ®Çu vµo lµ nguån hµng) mét c¸ch ®Çy ®ñ, kÞp
thêi, ®ång bé, ®óng quy c¸ch, chñng lo¹i, chÊt lîng, phï hîp víi nhu cÇu cña
kh¸ch hµng vµ kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp.
Díi gãc ®é cña nhµ qu¶n trÞ th× mua hµng hoµn toµn tr¸i ngù¬c víi b¸n
hµng. NÕu b¸n hµng cã nghÜa lµ t¹o ra mét nhu cÇu vÒ s¶n phÈm hµng ho¸ vµ
2
dÞch vô mét c¸ch cã hÖ thèng vµ t×m c¸ch lµm t¨ng ý thøc vÒ nhu cÇu ®ã th×
mua hµng lµ phñ nhËn hoÆc ®×nh ho·n nhu cÇu ®ã cho tíi khi t×m ra ® îc ®iÒu
kiÖn mua hµng tèt. Thùc chÊt, mua hµng biÓu hiÖn mèi quan hÖ gi÷a ngêi víi
ngêi
Mua hµng lµ c¸c ho¹t ®éng nghiÖp vô cña c¸c doanh nghiÖp sau khi xem
xÐt, t×m hiÓu vÒ chñ hµng vµ cïng víi chñ hµng bµn b¹c, tho¶ thuËn ®iÒu kiÖn
mua b¸n, thùc hiÖn c¸c thñ tôc mua b¸n, thanh to¸n vµ c¸c nghiÖp vô giao
nhËn, vËn chuyÓn nh»m t¹o nªn lùc lîng hµng ho¸ t¹i doanh nghiÖp víi sè l-
îng, chÊt lîng, cu cÊu ®¸p øng c¸c nhu cÇu cña dù tr÷, b¸n hµng phôc vô cho
kh¸ch hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt.
+ VÞ trÝ cña ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i
Mua hµng lµ nghiÖp vô më ®Çu cho ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh
nghiÖp, ®©y lµ kh©u më ®Çu cho lu chuyÓn hµng ho¸, mua ®óng chñng lo¹i,
mÉu m·, sè lîng, vµ chÊt lîng th× dÉn ®Õn mua vµ b¸n tèt h¬n. Trong c¬ chÕ
thÞ trêng th× b¸n hµng lµ kh©u quan träng nhng mua hµng lµ tiÒn ®Ò t¹o ra lîng
hµng ban ®Çu ®Ó triÓn khai toµn bé hÖ thèng kinh doanh cña doanh nghiÖp.
VËy nªn mua hµng lµ nghiÖp vô më ®Çu quy tr×nh kinh doanh cña doanh
nghiÖp, mua lµ tiÒn ®Ò ®Ó b¸n vµ ®¹t ®îc lîi nhuËn. Trªn thùc tÕ kh©u b¸n
hµng khã h¬n mua hµng nhng hµng vi hay bÞ m¾c sai lÇm nhÊt l¹i lµ hµnh vi
mua hµng vµ nghiÖp vô mua hµng cã vÞ trÝ rÊt quan träng ®èi víi c¸c doanh
nghiÖp vµ c¸c nhµ kinh doanh.
+ Mua hµng cã vai trß quan träng trong ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh
nghiÖp ë chç:
- Mua hµng nh»m t¹o tiÒn ®Ò vËt chÊt cho ho¹t ®éng b¸n hµng. C¸c doanh
nghiÖp muèn b¸n hµng ra thÞ trêng th× ph¶i cã tiÒn ®Ò vËt chÊt tøc lµ ph¶i cã
yÕu tè ®Çu vµo. C¸c yÕu tè ®Çu vµo chÝnh lµ hµng ho¸, nguyªn nhiªn vËt liÖu
cña doanh nghiÖp. Mua hµng sÏ gióp cho doanh nghiÖp cã hµng ho¸ trong tay
tõ ®ã b¸n ra thÞ trêng. Víi chøc n¨ng mua ®i b¸n l¹i doanh nghiÖp lu«n mong
muèn phÊn ®Êu ®Ó mua ®îc hµng ho¸ víi chi phÝ thÊp nhÊt, cã thÓ tho¶ m·n
tèt nhÊt nhu cÇu cña kh¸ch hµng, ®¸p øng mét c¸ch tèt nhÊt nhu cÇu cña
kh¸ch hµng ®Ó thu hót kh¸ch hµng vÒ phÝa m×nh. Môc ®Ých kinh doanh cña
doanh nghiÖp lµ t×m kiÕm lîi nhuËn tèi ®a do ®ã ph¶i tÝnh ®Õn mua hµng víi
sè lîng vµ gi¸ c¶ hîp lý tr¸nh t×nh tr¹ng hµng thõa hay thiÕu ®Òu kh«ng tèt
cho ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. Mua hµng gãp phÇn n©ng cao
kh¶ n¨ng c¹nh tranh cho doanh nghiÖp trªn thÞ trêng. §iÒu nµy thÓ hiÖn chi
phÝ mua hµng cña doanh nghiÖp (bao gåm c¶ gi¸ mua hµng cña doanh nghiÖp
vµ nh÷ng chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng cu¶ doanh nghiÖp nh chi
3
phÝ ®Æt hµng, chi phÝ vËn chuyÓn... ) sÏ lµm cho gi¸ ®Çu vµo trªn mét ®¬n vÞ
cao vµ tõ ®ã lµm cho gi¸ b¸n cao.
- Mua hµng ®¶m b¶o cã ®ñ lîng hµng b¸n ra cho kh¸ch hµng theo ®óng yªu
cÇu cña hä. §èi víi doanh nghiÖp th¬ng m¹i khi mua hµng nÕu mua ph¶i hµng
kÐm chÊt lîng, kÐm phÈm chÊt, mÉu m·, chñng lo¹i, kÝch cì kh«ng phï hîp,
lçi mèt th× kh¸ch hµng sÏ kh«ng chÊp nhËn nh÷ng s¶n phÈm ®ã. Mµ kh¸ch
hµng ®· kh«ng chÊp nhËn nh÷ng s¶n phÈm ®ã th× ho¹t ®éng kinh doanh kh«ng
®¹t hiÖu qu¶. Môc ®Ých cña doanh nghiÖp lµ ph¶i lµm sao ®Ó kh¸ch hµng c¶m
thÊy hµi lßng vÒ s¶n phÈm cña m×nh ®Ó thu hót kh¸ch hµng. Kh¸ch hµng lµ ng-
¬× cuèi cïng bá tiÒn tói ra ®Ó mua s¶n phÈm cña doanh nghiÖp, lµ ng¬× quyÕt
®Þnh sù tån t¹i cña doanh nghiÖp hay kh«ng. Cho nªn cã kh¸ch hµng th× doanh
nghiÖp míi cã ®îc doanh thu vµ thu ®îc lîi nhuËn. Mua hµng phï hîp víi yªu
cÇu cña kh¸ch hµng, phï hîp víi yªu cÇu kinh doanh gióp cho ho¹t ®éng kinh
doanh th¬ng m¹i tiÕn hµnh thuËn lîi, kÞp thêi, ®Èy nhanh ®îc tèc ®é lu chuyÓn
hµng ho¸, t¹o ®iÒu kiÖn gi÷ chø tÝn vµ n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh. Mua
hµng lµ mét trong nh÷ng kh©u quan träng nh»m thóc ®Èy qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, l-
u th«ng hµng ho¸, t¹o ra lîi nhuËn trong kinh doanh, n©ng cao ®êi sèng c¸n bé
c«ng nh©n viªn, t¹o ®iÒu kiÖn tiÕp thu khoa häc kü thuËt cña thÕ giíi.
1.1.2 C¸c ph¬ng ph¸p vµ quy t¾c mua hµng trong doanh nghiÖp
th¬ng m¹i
1.1.2.1 C¸c ph¬ng ph¸p mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i.
a) C¨n cø vµo quy m« mua hµng
Mua hµng theo nhu cÇu: Lµ h×nh thøc mua hµng trong cña doanh
nghiÖp th¬ng m¹i trong ®ã khi doanh nghiÖp cÇn mua hµng víi sè lîng bao
nhiªu th× sÏ tiÕn hµnh mua bÊy nhiªu tøc lµ mçi lÇn mua hµng chØ mua võa ®ñ
nhu cÇu b¸n ra cña doanh nghiÖp trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh. §Ó cã ®uîc
quyÕt ®Þnh lîng hµng sÏ mua trong tõng lÉn, doanh nghiÖp ph¶i c¨n cø vµo
diÔn biÕn thÞ trêng, tèc ®é tiªu thô s¶n phÈm vµ xem xÐt lîng hµng thùc tÕ cña
doanh nghiÖp.
Lîng b¸n hµng dù kiÕn + tån ®Çu kú + tån cuèi k×
Lîng hµng thÝch hîp =
mét lÇn mua sè vßng chu chuyÓn hµng ho¸ dù kiÕn
Ph¬ng ph¸p nµy cã u ®iÓm sau:
4
+ C¬ së ®Ó x¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng ®¬n gi¶n. Nhu cÇu mua hµng ®îc x¸c
®Þnh xuÊt ph¸t tõ kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp hay cña c¸c bé phËn, lîng
hµng ho¸ dù tr÷ thùc tÕ ®Çu k× vµ kÕ ho¹ch dù tr÷ cho k× b¸n tiÕp theo.
+ Lù¬ng tiÒn bá ra cho tõng lÇn mua hµng lµ kh«ng lín l¾m nªn gióp cho
doanh nghiÖp thu håi vèn nhanh vµ do mua bao nhiªu b¸n hÕt bÊy nhiªu nªn
lù¬ng hµng ho¸ dù tr÷ Ýt. Do vËy sÏ tr¸nh ®îc t×nh tr¹ng ø ®äng vèn, tiÕt kiÖm
®ù¬c chi phÝ b¶o qu¶n, gi÷ g×n hµng ho¸ vµ c¸c chi phÝ kh¸c. §iÒu ®ã lµm t¨ng
nhanh tèc ®é chu chuyÓn cña vèn
+ Qu¸ tr×nh mua hµng diÔn ra nhanh chãng, thuËn lîi nªn gióp cho doanh
nghiÖp tr¸nh ®ù¬c nh÷ng rñi ro do biÕn ®éng vÒ gi¸ hay do nhu cÇu vÒ hµng
ho¸ thay ®æi, gi¶m thiÓu nh÷ng thiÖt h¹i do thiªn tai (ho¶ ho¹n, lò lôt... ) hay
chiÕn tranh g©y ra.
Bªn c¹nh ®ã mua hµng theo nhu cÇu cßn cã nhù¬c ®iÓm cÇn lu ý:
+ V× lù¬ng hµng mua vÒ Ýt chØ ®ñ b¸n ra ë møc ®é b×nh thêng nªn nÕu viÖc
nhËp hµng bÞ trÔ hay hµng b¸n ch¹y h¬n møc b×nh thõ¬ng th× doanh nghiÖp cã
nguy c¬ thiÕu hµng.
+ Chi phÝ mua hµng thõ¬ng cao, doanh nghiÖp kh«ng ®ù¬c hëng c¸c u ®·i mµ
ngêi b¸n hµng dµnh cho. Doanh nghiÖp bÞ mÊt c¬ héi kinh doanh trªn thÞ trêng
khi trªn thÞ trêng cã c¬n sèt vÒ hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp ®ang kinh doanh,
lóc ®ã môc tiªu lîi nhuËn cña doanh nghiÖp sÏ kh«ng ®¹t ®ù¬c, doanh nghiÖp
sÏ kh«ng thÓ thu ®îc lîi nhuËn “siªu ng¹ch ”.
Mua hµng theo l« lín: Mua hµng theo l« lín lµ lù¬ng hµng mua mét lÇn
nhiÒu h¬n nhu cÇu b¸n ra cña doanh nghiÖp trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh.
Trªn c¬ së dù ®o¸n nhu cÇu trong mét kho¶n thêi gian nhÊt ®Þnh nµo ®ã. Dùa
vµo mét sè luËn cø ta cã thÓ x¸c ®Þnh ®îc sè lîng hµng tèi u cÇn nhËp bëi vËy
ta biÕt r»ng tæng chi phÝ cho viÖc nh©p hµng sÏ nhá nhÊt khi chi phÝ lu tr÷ hµng
ho¸ b»ng víi chi phÝ mua hµng.
NÕu ta gäi: C-Tæng chi phÝ
- Chi phÝ mét lÇn mua hµng
- Chi phÝ b¶o qu¶n ®¬n vÞ hµng ho¸ trong mét ®¬n vÞ thêi gian
C - Sè lîng ®¬n vÞ hµng ho¸ cÇn thiÕt trong mét ®¬n vÞ thêi gian
Q - Sè lîng hµng ho¸ thu mua mét lÇn
Gi¶ thiÕt Q kh«ng ®æi vµ sè lîng hµng ho¸ dù tr÷ trong kho b»ng Q/2 th× ta
cã:
Q=
5
C= * (Q/2) + *Q/D)
C«ng thøc nµy cho ta thÊy lîng hµng nhËp tèi u víi tæng chi phÝ thu mua, b¶o
qu¶n lµ thÊp nhÊt.
Tõ ®ã cã thÓ thÊy mua theo l« cã nh÷ng u ®iÓm sau:
+ Chi phÝ mua hµng cã thÓ gi¶m ®îc vµ doanh nghiÖp cã thÓ nhËn ®îc nh÷ng u
®·i cña c¸c nhµ cung cÊp.
+ Chñ ®éng chän ®îc c¸c nhµ cung cÊp uy tÝn nªn Ýt gÆp rñi ro khi nhËp hµng
+ Cã thÓ chíp ®îc thêi c¬ nÕu cã nh÷ng “ c¬n sèt ” thÞ trêng, do ®ã cã thÓ thu
®îc lîi nhuËn “ siªu ng¹ch ”.
Song nã còng kh«ng tr¸nh ®îc nh÷ng nhîc ®iÓm ph¸t sinh nhÊt ®Þnh ®ã lµ:
+ Ph¶i sö dông mét lîng vèn hµng ho¸ lín ®iÒu nµy g©y ra nh÷ng khã kh¨n tµi
chÝnh cho doanh nghiÖp, lµm gi¶m hiÖu qu¶ sö dông vèn cña doanh nghiÖp
+ Chi phÝ b¶o qu¶n, b¶o hiÓm hµng ho¸ lín.
+ Rñi ro (thiªn tai, mÊt c¾p, l¹c mèt, h¹ gi¸ ) cao.
b) C¨n cø vµo h×nh thøc mua
TËp trung thu mua: Nh÷ng doanh nghiÖp cã quy m« lín thêng cã
nh÷ng bé phËn chuyªn tr¸ch thu mua theo nhãm hµng, mÆt hµng. Ph¬ng ph¸p
thu mua nµy cã u ®iÓm lµ tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ nhng nã cã nhîc ®iÓm lµ mua
b¸n t¸ch rêi nhau, nhiÒu khi mua hµng vÒ kh«ng b¸n ®îc v× kh«ng phï hîp víi
nhu cÇu cña ngêi tiªu dïng.
Ph©n t¸n thu mua: Trong ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp kho¸n cho tõng quÇy
hµng, hä ph¶i tù lo vèn vµ nguån hµng kinh doanh. ¦u ®iÓm cña ph¬ng ph¸p
nµy lµ n¾m ch¾c ®îc nhu cÇu, thÞ trêng mua vµ b¸n g¾n liÒn nhau. Nhîc ®iÓm
lµ sè lîng mua b¸n Ýt, gi¸ c¶ cao, chi phÝ kÝ kÕt t¨ng.
Liªn kÕt thu mua ph©n t¸n tiªu thô: §©y lµ h×nh thøc mµ c¸c doanh
nghiÖp nhá thêng ¸p dông do ®iÒu kiÖn vèn Ýt, mét sè cöa hµng liªn kÕt víi
nhau cïng thu mua hµng ho¸, sau ®ã ph©n phèi l¹i cho c¸c cöa hµng tiªu thô.
¦u ®iÓm cña h×nh thøc mua hµng nµy lµ do mua nhiÒu nªn mua ®îc gi¸ thÊp,
tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ vËn chuyÓn trªn mét ®¬n vÞ hµng ho¸, chi phÝ ®i l¹i cña
c¸n bé thu mua vµ mét sè chi phÝ kh¸c liªn quan. Nhng còng cã nhîc ®iÓm lµ
do mua nhiÒu nªn ph¶i chi phÝ b¶o qu¶n, hao hôt t¨ng, tèc ®é chu chuyÓn vèn
chËm.
c) C¨n cø vµo thêi h¹n tÝn dông
Mua ®Õn ®©u thanh to¸n ®Õn ®ã (mua thanh to¸n ngay) theo ph¬ng
thøc nµy th× khi nhËn ®îc hµng ho¸ do bªn b¸n giao th× doanh nghiÖp ph¶i lµm
thñ tôc cho bªn b¸n
6
Mua giao hµng tríc: sau khi bªn b¸n giao hµng cho doanh nghiÖp,
doanh nghiÖp ®· nhËn ®îc hµng ho¸ sau mét thêi gian doanh nghiÖp míi ph¶i
thanh to¸n l« hµng ®ã.
Mua ®Æt tiÒn tríc nhËn hµng sau: sau khi kÝ hîp ®ång mua b¸n hµng
ho¸ víi nhµ cung cÊp doanh nghiÖp ph¶i tr¶ mét kho¶n tiÒn (cã thÓ lµ mét
phÇn l« hµng hay toµn bé gi¸ trÞ cña l« hµng) ®Õn thêi h¹n giao hµng bªn b¸n
sÏ tiÕn hµnh giao hµng cho bªn mua.
d) C¨n cø theo nguån hµng:
Mua trong níc: §©y lµ h×nh thøc mua mµ mäi ho¹t ®éng mua cña
doanh nghiÖp ®îc tiÕn hµnh trong ph¹m vi mét quèc gia. Nguån hµng ®ã ®îc
s¶n xuÊt trong níc.
Mua tõ níc ngoµi(nhËp khÈu): §©y lµ h×nh thøc doanh nghiÖp mua
hµng tõ níc ngoµi vÒ ®Ó phôc vô cho viÖc kinh doanh ë trong níc. Trog ®ã cã
hai h×nh thøc nhËp khÈu:
+ NhËp khÈu uû th¸c lµ h×nh thøc nhËp khÈu trong ®ã c«ng ty ®ãng vai trß
lµm trung gian ®Ó tiÕn hµnh c¸c nghiÖp vô nhËp khÈu hµng ho¸ vµ thiÕt bÞ m¸y
mãc níc ngoµi vµo ViÖt Nam theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng ntrong níc. Trong
ho¹t ®éng dÞch vô nµy c«ng ty kh«ng ph¶i sö dông vèn cña m×nh vµ ®îc hëng
mét kho¶n gäi lµ phÝ uû th¸c.
+ NhËp khÈu trùc tiÕp lµ h×nh thøc nhËp khÈu trong ®ã c«ng ty thùc hiÖn tõ
kh©u ®Çu ®Õn kh©u cuèi tõ khi t×m hiÓu nhu cÇu cña thÞ trêng ®Ó mua ®Õn khi
b¸n hµng vµ thu tiÒn vÒ b»ng vèn cña m×nh.
Cïng víi c¸ch thøc ph©n lo¹i nh trªn cßn cã nhiÒu c¸ch ph©n lo¹i kh¸c
nh: ph©n lo¹i theo ph¬ng thøc mua theo hîp ®ång, ph¬ng thøc mua trùc tiÕp
hay gi¸n tiÕp, ph¬ng thøc mua theo hîp ®ång hay mua theo ®¬n hµng, mua
bu«n hay mua lÎ...Mçi ph¬ng ph¸p trªn ®Òu cã nh÷ng u vµ nhîc ®iÓm riªng
nªn c¸c doanh nghiÖp tuú vµo thùc tr¹ng cña m×nh trong tõng thêi ®iÓm, tõng
giai ®o¹n nhÊt ®Þnh ®Ó quyÕt ®Þnh xem m×nh nªn theo ph¬ng thøc nµo lµ thuËn
tiÖn nhÊt vµ tèt nhÊt.
1.1. 2. 2 C¸c quy t¾c ®¶m b¶o mua hµng cã hiÖu qu¶.
+ Quy t¾c mua hµng cña nhiÒu nhµ cung cÊp: doanh nghiÖp nªn lùa chän cho
m×nh mét sè lîng nhµ cung cÊp nhÊt ®Þnh. §iÒu ®ã sÏ gióp cho doanh nghiÖp
ph©n t¸n ®îc rñi ro bëi ho¹t ®éng mua hµng cã thÓ gÆp nhiÒu rñi ro tõ phÝa nhµ
cung cÊp. NÕu nh doanh nghiÖp chØ mua hµng cña mét nhµ cung cÊp duy nhÊt
hoÆc mét sè Ýt th× khi rñi ro x¶y ra doanh nghiÖp ph¶i g¸nh chÞu tÊt c¶ vµ rÊt
7
khã kh¾c phôc. Nh÷ng rñi ro x¶y ra trong mua hµng lµ rÊt ®a d¹ng: nã cã thÓ
x¶y ra do thÊt b¹i trong kinh doanh hay rñi ro kh¸c mµ b¶n th©n c¸c nhµ cung
cÊp gÆp ph¶i nh thiÕu nguyªn vËt liÖu, c«ng nh©n ®×nh c«ng, chiÕn tranh, do
nh÷ng trôc trÆc trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn hay do sù bÊt tÝn cña c¸c nhµ cung
cÊp. Víi ý nghÜ ph©n t¸n rñi ro, nhiÒu ngêi gäi nguyªn t¾c thø nhÊt lµ nguyªn
t¾c “kh«ng bá tiÒn vµo mét tói ”. Ngoµi ra nguyªn t¾c nµy cßn t¹o sù c¹nh
tranh gi÷a c¸c nhµ cung cÊp. NÕu hµng ho¸ ®Çu vµo cña doanh nghiÖp chØ ®îc
mua tõ mét hay mét sè rÊt Ýt nhµ cung cÊp th× nh÷ng nhµ cung cÊp nµy cã thÓ
Ðp gi¸ vµ ¸p ®Æt c¸c ®iÒu kiÖn mua b¸n hµng cho doanh nghiÖp. Khi doanh
nghiÖp tá ý ®Þnh mua hµng cña nhiÒu ngêi th× b¶n th©n c¸c nhµ cung cÊp sÏ ®a
ra nh÷ng ®iÒu kiÖn hÊp dÉn vÒ gi¸ c¶, giao nhËn, thanh to¸n ®Ó thu hót ngêi
mua vÒ phÝa m×nh.
Tuy nhiªn khi thùc hiÖn nguyªn t¾c nµy c¸c doanh nghiÖp cÇn lu ý lµ
trong sè c¸c nhµ cung cÊp cña m×nh nªn chän ra mét nhµ cung cÊp chÝnh ®Ó
x©y dùng mèi quan hÖ lµm ¨n l©u dµi, bÒn v÷ng dùa trªn c¬ së tin tëng vµ gióp
®ì lÉn nhau. Nhµ cung cÊp chÝnh lµ nhµ cung cÊp mµ doanh nghiÖp mua hµng
cña hä nhiÒu h¬n vµ thêng xuyªn. V× vËy doanh nghiÖp cã thÓ dÔ dµng nhËn
®îc nhiÒu u ®·i tõ phÝa nhµ cung cÊp nµy h¬n so víi nh÷ng kh¸ch hµng kh¸c,
thËm chÝ cßn ®îc hä gióp ®ì khi doanh nghiÖp gÆp khã kh¨n (®îc hëng tÝn
dông m¹i khi thiÕu vèn, ®îc u tiªn mua hµng khi hµng ho¸ khan hiÕm,...) vµ
doanh nghiÖp thêng trë thµnh kh¸ch hµng truyÒn thèng cña c¸c nhµ cung cÊp.
Ngîc l¹i doanh nghiÖp còng cÇn ph¶i gióp ®ì nhµ cung cÊp khi hä gÆp khã
kh¨n.
+ Quy t¾c lu«n gi÷ thÕ chñ ®éng tríc c¸c nhµ cung cÊp: nÕu ngêi b¸n hµng
cÇn ph¶i t¹o ra mét nhu cÇu vÒ s¶n phÈm hay dÞch vô mét c¸ch cã hÖ thèng vµ
t×m c¸ch ph¸t triÓn nhu cÇu ®ã ë c¸c kh¸ch hµng cña m×nh, th× ngêi mua hµng
l¹i ph¶i lµm ®iÒu ngîc l¹i, tøc lµ ph¶i t×m c¸ch phñ nhËn hay ®×nh ho·n nhu
cÇu ®ã mét c¸ch cã ý thøc cho ®Õn khi t×m ®îc nh÷ng ®iÒu kiÖn mua hµng tèt
h¬n. §i mua hµng lµ gi¶i mét sè bµi to¸n víi v« sè rµng buéc kh¸c nhau. Cã
nh÷ng “ rµng buéc chÆt ” (®iÒu kiÖn kh«ng thÓ nh©n nhîng ®îc) vµ cã nh÷ng “
rµng buéc láng ” (®iÒu kiÖn cã thÓ nh©n nhîng ®îc). Trong khi ®ã c¸c nhµ
cung cÊp lu«n lu«n ®a ra nh÷ng th«ng tin phong phó vµ hÊp dÉn vÒ gi¸ c¶, chÊt
lîng, ®iÒu kiÖn vËn chuyÓn vµ thanh to¸n, c¸c dÞch vô sau b¸n... nÕu kh«ng
tØnh t¸o, quyÒn chñ ®éng cña doanh nghiÖp víi t c¸ch lµ ngêi mua sÏ mÊt dÇn
vµ sÏ tù nguyÖn trë thµnh n« lÖ cho nhµ cung cÊp mµ quªn ®i nh÷ng “rµng
buéc chÆt ” ®Ó råi ph¶i lo ®èi phã víi c¸c rñi ro. V× vËy ®Ó kh«ng trë thµnh n«
8
lÖ cho nhµ cung cÊpv× vËy c¸ch ®¬n gi¶n nhÊt lµ ghi ®Çy ®ñ tÊt c¶ c¸c lêi høa
cña ngêi b¸n hµng, sau ®ã tæng hîp chóng vµo trong mét hîp ®ång vµ b¾t ngêi
b¸n kÝ vµo ®Êy. Lóc nµy ta sÏ buéc ngêi b¸n hµng th¬ng lîng víi m×nh mét
c¸ch chñ ®éng víi nh÷ng ®iÒu kiÖn cã lîi
+ Quy t¾c ®¶m b¶o “sù hîp lý ” trong t¬ng quan quyÒn lîi gi÷a doanh nghiÖp
víi nhµ cung cÊp: nÕu doanh nghiÖp khi mua hµng chÊp nhËn nh÷ng ®iÒu kiÖn
bÊt lîi cho m×nh th× sÏ ¶nh hëng xÊu ®Õn hiÖu qu¶ mua hµng vµ cã nguy c¬ bÞ
gi¶m ®¸ng kÓ vÒ lîi nhuËn kinh doanh. Ngîc l¹i, nÕu doanh nghiÖp cè t×nh
“Ðp ” nhµ cung cÊp ®Ó ®¹t ®îc lîi Ých cña m×nh mµ kh«ng quan t©m ®Õn lîi Ých
cña nhµ cung cÊp th× dÔ gÆp trôc trÆc trong viÖc tho¶ thuËn (kh«ng ®¹t ®îc sù
tho¶ thuËn) vµ thùc hiÖn hîp ®ång (hîp ®ång cã nguy c¬ kh«ng thùc hiÖn ®-
îc). §¶m b¶o sù “ hîp lý ” vÒ lîi Ých kh«ng chØ lµ ®iÒu kiÖn c¬ b¶n ®Ó doanh
nghiÖp vµ nhµ cung cÊp gÆp ®îc nhau vµ cïng nhau thùc hiÖn hîp ®ång, t¹o
ch÷ tÝn trong quan hÖ lµm ¨n l©u dµi, mµ cßn gióp cho doanh nghiÖp gi÷ ®îc
sù tØnh t¸o, s¸ng suèt trong ®µm ph¸n, tr¸nh nh÷ng ®iÒu ®¸ng tiÕc cã thÓ x¶y
ra.
1.2 Vai trß vµ néi dung cña qu¶n trÞ mua hµng trong
doanh nghiÖp th¬ng m¹i.
1.2.1 Môc tiªu vµ vai trß cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th-
¬ng m¹i.
+) Kh¸i niÖmvÒ qu¶n trÞ mua hµng:
Theo c¸ch tiÕp cËn qu¸ tr×nh: qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¸ tr×nh ho¹ch
®Þnh, tæ chøc, l·nh ®¹o ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t ho¹t ®éng mua hµng cña doanh
nghiÖp th¬ng m¹i nh»m thùc hiÖn môc tiªu b¸n hµng.
Theo c¸ch tiÕp cËn t¸c nghiÖp: Qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¶n trÞ b»ng c¸c
bíc c«ng viÖc nh x¸c ®Þnh nhu cÇu, t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp, theo dâi vµ
kiÓm tra viÖc giao nhËn, ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng nh»m ®¹t ®îc c¸c môc
tiªu ®· x¸c ®Þnh.
Qu¸ tr×nh mua hµng lµ qu¸ tr×nh ph©n tÝch ®Ó ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua
hµng g×? cña ai, víi sè lîng vµ gÝ c¶ nh thÕ nµo. §©y lµ mét qu¸ tr×nh phøc t¹p
®îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×, nã liªn quan ®Õn viÖc sö dông c¸c kÕt qu¶
ph©n tÝch c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ, cung øng.
+ Môc tiªu cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i:
Do mua hµng lµ kh©u ®Çu tiªn, c¬ b¶n cña ho¹t ®éng kinh doanh, lµ
®iÒu kiÖn ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn, ®Ó
c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cã hiÖu qu¶ th× môc tiªu c¬ b¶n cña ho¹t ®éng
9
mua hµng lµ ®¶m b¶o an toµn cho b¸n ra, ®¶m b¶o chÊt lîng mua hµng, vµ
mua hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt.
- §¶m b¶o an toµn cho b¸n ra thÓ hiÖn tríc hÕt lµ hµng mua ph¶i ®ñ vÒ sè l-
îng vµ c¬ cÊu tr¸nh t×nh tr¹ng thõa hay thiÕu dÉn ®Õn ø ®äng hµng ho¸ hay
gi¸n ®o¹n kinh doanh lµm ¶nh hëng ®Õn lu th«ng hµng ho¸. MÆt kh¸c hµng
mua ph¶i phï hîp víi nhu cÇu cña kh¸ch hµng v× kh¸ch hµng lµ ngêi tiªu dïng
s¶n phÈm do c«ng ty b¸n ra. C«ng ty cã tån t¹i hay kh«ng phô thuéc vµo
kh¸ch hµng. Cuèi cïng lµ ®¶m b¶o sao cho viÖc mua hµng, vËn chuyÓn Ýt gÆp
rñi ro (do giao hµng chËm, ¸ch t¾c trong kh©u vËn chuyÓn... ). Ch¼ng h¹n nh
®óng vµo thêi ®iÓm nµo ®ã, mét mÆt hµng ®ang lªn” c¬n sèt ” mµ theo ®óng
tÝnh to¸n cña doanh nghiÖp hµng sÏ vÒ ®óng vµo thêi ®iÓm ®ã nhng do viÖc
giao hµng chËm doanh nghiÖp sÏ mÊt ®i c¬ héi thu ®îc lîi nhuËn “siªu ng¹ch
” vµ cã thÓ sÏ dÉn ®Õn t×nh huèng doanh nghiÖp mÊt kh¸ch hµng do uy tÝn cña
hä bÞ gi¶m sót.
- §¶m b¶o chÊt lîng hµng mua vµo thÓ hiÖn ë chç hµng ph¶i cã chÊt lîng mµ
kh¸ch hµng cã thÓ chÊp nhËn ®îc. Quan ®iÓm phæ biÕn hiÖn nay trong c¶ s¶n
xuÊt, lu th«ng vµ tiªu dïng lµ cÇn cã nh÷ng hµng ho¸ cã chÊt lîng tèi u chø
kh«ng ph¶i cã chÊt lîng tèi ®a. ChÊt lîng tèi ®a lµ møc chÊt lîng mµ t¹i ®ã
hµng ho¸ ®¸p øng tèt nhÊt mét nhu cÇu nµo ®ã cña ngêi mua vµ nh vËy ngêi
b¸n hay ngêi s¶n xuÊt cã thÓ thu ®îc nhiÒu lîi nhuËn nhÊt. Cßn chÊt lîng tèi
®a lµ møc chÊt lîng ®¹t ®îc cao nhÊt cña doanh nghiÖp khi sö dông c¸c yÕu tè
®Çu vµo ®Ó t¹o ra s¶n phÈm, møc chÊt lîng nµy cã thÓ cao h¬n hoÆc thÊp h¬n
chÊt lîng tèi u nhng tr×nh ®é sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña doanh nghiÖp cha
tèi u
- §¶m b¶o mua hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt nh»m t¹o nh÷ng ®iÒu kiÖn thuËn
lîi cho viÖc x¸c ®Þnh gi¸ b¸n hµng. Doanh nghiÖp cã thÓ h¹ gi¸ b¸n thÊp h¬n
c¸c ®èi thñ c¹nh tranh ®Ó kÐo kh¸ch hµng vÒ phÝa m×nh. Chi phÝ mua hµng
kh«ng chØ thÓ hiÖn ë gi¸ b¸n mµ cßn thÓ hiÖn ë chç mua hµng ë ®©u, cña ai, sè
lîng lµ bao nhiªu... ®Ó chi phÝ giao dÞch, ®Æt hµng, chi phÝ vËn chuyÓn lµ thÊp
nhÊt. C¸c môc tiªu trªn kh«ng ph¶i lóc nµo còng thèng nhÊt nhau ®îc v× th«ng
thêng ®Ó ®¹t ®îc c¸i nµy con ngêi sÏ ph¶i hy sinh c¸i kh¸c hay mÊt ®i mét thø
kh¸c. Ch¼ng h¹n thêng x¶y ra m©u thuÉn gi÷a chÊt lîng vµ gi¸ c¶, chÊt lîng
tèt th× gi¸ cao vµ ngîc l¹i. Ngoµi ra môc tiªu mua hµng cßn m©u thuÉn víi c¸c
môc tiªu cña c¸c chøc n¨ng kh¸c. V× vËy khi x¸c ®Þnh môc tiªu mua hµng cÇn
®Æt chóng trong tæng thÓ c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp vµ tuú tõng ®iÒu kiÖn
cô thÓ mµ x¾p xÕp thø tù u tiªn gi÷a c¸c môc tiªu mua hµng ®¶m b¶o sao cho
10
ho¹t ®éng mua hµng ®ãng gãp tÝch cùc nhÊt vµo viÖc hoµn thµnh c¸c môc tiªu
chung cña doanh nghiÖp.
+) TÇm quan träng cña qu¶n trÞ mua hµng :
Qu¶n trÞ mua hµng cã ý nghÜa quan träng ®èi víi mét doanh nghiÖp thÓ
hiÖn ë chç ph¶i tæ chøc, chØ ®¹o, kiÓm so¸t ho¹t ®éng mua hµng sao cho mua
®îc hµng thêng xuyªn, ®Òu ®Æn vµ kÞp thêi, cung cÊp hµng ho¸ phï hîp víi
nhu cÇu vÒ sè lîng, c¬ cÊu, chñng lo¹i víi chÊt lîng tèt, gi¸ c¶ hîp lÝ. Qu¶n trÞ
mua hµng ®îc ph¶n ¸nh th«ng qua viÖc ph©n tÝch c¸c bíc cña qu¸ tr×nh mua
hµng ®ã lµ viÖc ph©n tÝch, lùa chän ®Ó ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua hµng. §©y lµ qu¸
tr×nh phøc t¹p ®îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×. Nã liªn quan ®Õn viÖc sö
dông c¸c kÕt qu¶ ph©n tÝch c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ cung øng nh: ®¸nh gi¸ m«i
trêng chung hiÖn t¹i vµ t¬ng lai; thùc tr¹ng vÒ cung cÇu hµng ho¸ ®ã trªn thÞ
trêng; cu cÊu thÞ trêng cña s¶n phÈm; gi¸ c¶ hiÖn hµnh vµ dù b¸o; thêi h¹n
giao hµng vµ c¸c ®iÒu kiÖn, ®iÒu kho¶n; t×nh h×nh tµi chÝnh; l·i suÊt trong níc
vµ ngoµi; chi phÝ lu kho vµ hµng lo¹t c¸c vÊn ®Ò kh¸c. Tæ chøc tèt viÖc mua
hµng lµ c¬ së ®Ó thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña qu¶n trÞ mua hµng vµ nãi réng ra
lµ cña doanh nghiÖp.
1.2.2 Néi dung cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i
§Ó triÓn khai cã hiÖu qu¶ ho¹t ®éng mua hµng, khai th¸c tèt nhÊt nguån
hµng phôc vô cho nhu cÇu kinh doanh, c¸c nhµ qu¶n trÞ mua hµng cÇn thùc
hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng. Qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¸ tr×nh ph©n tÝch,
lùa chän vµ ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua, mua c¸i g× ?, mua bao nhiªu ?, mua cña
ai ?, gi¸ c¶ vµ c¸c ®iÒu kiÖn thanh to¸n nh thÕ nµo ?... §©y lµ mét qu¸ tr×nh
phøc t¹p ®îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×, nã liªn quan ®Õn viÖc sö dông
c¸c kÕt qu¶ ph©n tÝch, c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ cung øng nh ®¸nh gi¸ m«i tr-
êng chung, hiÖn t¹i vµ triÓn väng, thùc tr¹ng vÒ cung - cÇu hµng ho¸ trªn thÞ
trêng c¬ cÊu thÞ trêng cña s¶n phÈm víi thùc tr¹ng vµ thùc tiÔn th¬ng m¹i, gi¸
c¶ hiÖn hµnh vµ dù b¸o, thêi h¹n giao hµng vµ c¸c ®iÒu kho¶n, t×nh h×nh vËn
t¶i vµ chi phÝ vËn chuyÓn, chi phÝ ®Æt hµng l¹i, t×nh h×nh tµi chÝnh, l·i suÊt
trongX¸c
níc®Þnh
vµ ngoµi íc, chi vµ lu
T×mphÝ lùakho... vµ hµng ng lc¸c vÊn ®ÒTheo
Th¬lo¹t kh¸c.dâi§Óvµqu¸
nhu cÇu chän nhµ îng vµ thùc hiÖn
tr×nh mua hµng ®îc tèt c¸c nhµ
cung cÊp hµng
qu¶n trÞ mua®Æt hµng tèt qu¸
cÇn thùc hiÖn giao tr×nh
hµng
mua hµng.
S¬ ®å qu¸ tr×nh mua hµng trong doanh nghiÖp
Tho¶ m·n Kh«ng tho¶ m·n
11
§¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng
a ) X¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng:
Mua hµng lµ ho¹t ®éng xuÊt ph¸t tõ nhu cÇu do vËy tríc khi mua hµng
nhµ qu¶n trÞ ph¶i x¸c ®Þnh ®îc nhu cÇu mua hµng cña doanh nghiÖp trong mçi
thêi k×. Thùc chÊt cña giai ®o¹n nµy lµ tr¶ lêi cho c©u tr¶ lêi lµ mua c¸i g×,
mua bao nhiªu, chÊt lîng nh thÕ nµo.
- Mua c¸i g×? phô thuéc vÇo nhu vÇu b¸n ra ®Ó x¸c ®Þnh. Mua c¸i g× doanh
nghiÖp cÇn tøc lµ thÞ trêng cÇn.
§Ó x¸c ®Þnh xem m×nh cÇn mua c¸i g× th× doanh nghiÖp ph¶i ®i nghiªn
cøu t×m hiÓu xem kh¸ch hµng cÇn g×, n¾m ch¾c nhu cÇu cña kh¸ch hµng ®Ó
tho¶ m·n. Nghiªn cøu thÞ trêng gióp cho c¸c doanh nghiÖp x¸c ®Þnh ®îc nhu
cÇu, tõ ®ã x¸c ®Þnh ®îc tæng cung hµng ho¸, ®©y lµ kÕ ho¹ch t¹o nguån vµ
mua hµng. §ång thêi x¸c ®Þnh cô thÓ lîng cung cña tõng khu vùc, tõng chñng
lo¹i ®Ó lùa chän chñ hµng, ph¬ng thøc mua hµng phï hîp, ®¶m b¶o sè lîng,
lo¹i hµng mua, thêi gian mua phï hîp víi kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp,
t¹o ra lîi nhuËn hîp ph¸p, hiÖu qu¶.
Mua víi sè lîng bao nhiªu? ®Ó x¸c ®Þnh ®îc sè lîng hµng ho¸ mua vµo
lµ bao nhiªu trªn thùc tÕ ngêi ta thêng dùa vµo c«ng thøc c©n ®èi lu chuyÓn.
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong ®ã:
M - Lîng hµng ho¸ cÇn mua vµo trong toµn bé k× kinh doanh.
B – Lîng hµng b¸n ra (theo kÕ ho¹ch) cña doanh nghiÖp trong k×
D dk- Lîng hµng ho¸ tån kho cña doanh nghiÖp ®Çu k× kinh doanh
D ck –Lîng hµng ho¸ dù tr÷ cuèi k× (kÕ ho¹ch) ®Ó chuÈn bÞ cho k× kinh
doanh tiÕp theo.
Dhh- §Þnh møc hao hôt (nÕu cã)
12
Tõ c«ng thøc c©n ®èi cã thÓ x¸c ®Þnh ®îc nhu cÇu mua vµo trong k× nh
sau:
M = B + D ck – D dk +Dhh
C«ng thøc trªn ®îc dïng ®Ó x¸c ®Þnh nhu cÇu mua vµo cña tõng mÆt
hµng. Tæng lîng hµng mua vµo cña doanh nghiÖp b»ng tæng c¸c lîng hµng
mua vµo cña tõng mÆt hµng.
ChÊt lîng mua vµo nh thÕ nµo? x¸c ®Þnh theo nhu cÇu b¸n ra cña doanh
nghiÖp. Mua vµo phô thuéc vµo møc b¸n ra cña doanh nghiÖp c¶ vÒ sè lîng,
chÊt lîng, c¬ cÊu.
Yªu cÇu vÒ chÊt lîng:
+ Doanh nghiÖp ph¶i ®a ra môc tiªu chÊt lîng ®èi víi hµng ho¸ mua vµo.
+ CÇn chó ý theo ®uæi môc tiªu chÊt lîng tèi u chø kh«ng ph¶i môc tiªu
chÊt lîng tèi ®a. ChÊt lîng tèi u lµ mµ t¹i ®ã hµng ho¸ ®¸p øng mét c¸ch tèt
nhÊt mét chu cÇu nµo ®o cña ngêi mua vµ nh vËy ngêi b¸n hay ngêi s¶n xuÊt
cã thÓ thu ®îc nhiÒu lîi nhuËn nhÊt. Cßn chÊt lîng tèi ®a lµ møc chÊt lîng ®¹t
®îc cao nhÊt cña doanh nghiÖp khi sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo ®Ó t¹o ra s¶n
phÈm, møc chÊt lîng nµy cã thÓ cao h¬n hoÆc thÊp h¬n møc chÊt lîng tèi u
nhng tr×nh ®é sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña doanh nghiÖp cha tèi u.
+ Ngoµi ra doanh nghiÖp cÇn chó ý ®Õn yªu cÇu vÒ c¬ cÊu, chñng lo¹i, mÉu
m·, thêi gian ®Ó ®¶m b¶o ®îc môc tiªu chi phÝ vµ môc tiªu an toµn.
ViÖc x¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng sÏ gióp doanh nghiÖp cã ®îc lîng
hµng tèi u mµ doanh nghiÖp sÏ mua tõ ®ã míi cã thÓ t×m vµ lùa chän nhµ cung
cÊp cho phï hîp.
b) T×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp.
Thùc chÊt lµ ®Ó tr¶ lêi c©u hái mua cña ai. §Ó thùc hiÖn ®îc môc tiªu
trªn doanh nghiÖp ph¶i ®i t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp. C©u hái ®Æt ra lµ
doanh nghiÖp sÏ t×m ë ®©u vµ nh thÕ nµo.
T×m nhµ cung cÊp: Cã rÊt nhiÒu c¸ch mµ doanh nghiÖp th¬ng m¹i cã
thÓ t×m kiÕm nh÷ng nhµ cung cÊp tiÒm tµng. Doanh nghiÖp cã thÓ t×m th«ng
qua c¸c h×nh thøc:
+ Th«ng qua ch¬ng tr×nh qu¶ng c¸o, giíi thiÖu cña nhµ cung cÊp.
+ Th«ng qua héi chî, triÓn l·m.
+ Th«ng qua ®¬n th chµo hµng.
+ Th«ng qua héi nghÞ kh¸ch hµng.
C¸c danh s¸ch trªn cµng ®Çy ®ñ cµng tèt.
13
Lùa chän nhµ cung cÊp: Khi lùa chän c¸c nhµ cung cÊp cÇn vËn dông
mét c¸ch s¸ng t¹o nguyªn t¾c “ kh«ng nªn chØ cã mét nhµ cung cÊp ”. Muèn
vËy ph¶i nghiªn cøu toµn diÖn vµ kÜ c¸c nhµ cung cÊp tríc khi ®a ra quyÕt ®Þnh
chän lùa, ph¶i ®¸nh gi¸ ®îc kh¶ n¨ng hiÖn t¹i vµ tiÒm Èn cña hä trong viÖc
cung øng hµng ho¸ cho doanh nghiÖp. ViÖc lùa chän nhµ cung cÊp víi gi¸ rÎ
nhÊt còng nh víi chi phÝ vËn t¶i nhá nhÊt ¶nh hëng kh«ng nhá tíi gi¸ thµnh
s¶n phÈm, lµm t¨ng lîi nhuËn. V× vËy viÖc lùa chän nhµ cung cÊp cã ý nghÜa
rÊt quan träng ®èi víi nhµ qu¶n trÞ.
Cã nhiÒu quan ®iÓm kh¸c nhau vÒ lùa chän nhµ cung cÊp. Quan ®iÓm
truyÒn thèng cho r»ng ph¶i thêng xuyªn chän nhµ cung cÊp v× cã nh thÕ míi
cã thÓ lùa chän ®îc nhµ cung cÊp víi gi¸ c¶ ®em l¹i víi chi phÝ thÊp nhÊt. Hä
thêng thay ®æi nhµ cung cÊp b»ng c¸c biÖn ph¸p: thêng xuyªn tÝnh to¸n lùa
chän ngêi cÊp hµng, tæ chøc ®Êu thÇu cho mçi lÇn cÊp hµng...
Cã quan ®iÓm hoµn toµn ngîc l¹i: th«ng qua marketing lùa chän ngêi
cÊp hµng thêng xuyªn cÊp hµng víi ®é tin cËy cao, chÊt lîng ®¶m b¶o vµ gi¸
c¶ hîp lý...
Cã hai lo¹i nhµ cung cÊp chñ yÕu: ngêi cung cÊp ®· s½n cã trªn thÞ trêng
vµ ngêi cung cÊp míi xuÊt hiÖn.
Nh÷ng ngêi cung cÊp míi xuÊt hiÖn thêng tù t×m ®Õn giíi thiÖu xin ®îc
cung cÊp hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp ®ang cã nhu cÇu. Con ®êng t×m ®Õn cña
nhµ cung cÊp cã thÓ trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp. Doanh nghiÖp còng cã thÓ tù t×m
®Õn nhµ cung cÊp th«ng qua héi chî triÓn l·m, qua giíi thiÖu, qua t¹p chÝ, qua
niªm qi¸m, qua gäi thÇu...
Qua ph©n tÝch c¸c nh©n tè ¶nh hëng ®Õn cung øng so s¸nh vµ c©n nh¾c
nh÷ng ngêi cÊp hµng, doanh nghiÖp cã thÓ chän ngêi cÊp hµng cho m×nh. C¸c
nguyªn t¾c lùa chän ®îc ®Æt ra c©n nh¾c lµ:
+ NÕu lùa chän qu¸ Ýt nhµ cung cÊp mµ doanh nghiÖp mua hµng víi sè lîng
mua nhiÒu doanh nghiÖp cã lîi thÕ mua hµng víi gi¸ u ®·i, vÒ l©u dµi cã thÓ
trë thµnh kh¸ch hµng truyÒn thèng... nhng l¹i cã h¹n chÕ lµ rñi ro cao khi nhµ
cung cÊp gÆp r¾c rèi kh«ng cã ®ñ hµng hoÆc kh«ng cã hµng cung cÊp cho
doanh nghiÖp trong trêng hîp ®ã doanh nghiÖp sÏ kh«ng kÞp chuÈn bÞ ®ñ hµng
®Ó b¸n, ®«i khi bÞ Ðp gi¸...
+ Ngîc l¹i nÕu lùa chän nhiÒu nhµ cung cÊp cho m×nh cã u ®iÓm lµ gi¶m ®îc
®é rñi ro, tr¸nh ®îc sù Ðp gi¸... nhng l¹i cã h¹n chÕ lµ kh«ng ®îc gi¶m gi¸ do
mua Ýt, doanh nghiÖp khã trë thµnh b¹n hµng truyÒn thèng, tÝnh æn ®Þnh vÒ gi¸
14
c¶ vµ chÊt lîng kh«ng cao... c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn cã sù lùa chän hîp lý. Ngoµi
ra c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn chó ý ®Õn vÊn ®Ò sau:
+ §èi víi nh÷ng mÆt hµng mµ doanh nghiÖp ®ang s½n cã nhµ cung øng (tøc lµ
nh÷ng mÆt hµng doanh nghiÖp ®ang kinh doanh) th× viÖc cã cÇn ph¶i t×m kiÕm
c¸c nhµ cung cÊp míi hay kh«ng cÇn ph¶i dùa trªn nguyªn t¾c “ nÕu c¸c nhµ
cung cÊp cßn lµm cho chóng ta hµi lßng th× cßn tiÕp tôc mua hµng cña hä ”
+ §èi víi nh÷ng hµng ho¸ míi ®îc ®a vµo danh môc mÆt hµng kinh doanh
cña doanh nghiÖp hoÆc trong trêng hîp ph¶i t×m kiÕm nhµ cung cÊp míi th×
cÇn ph¶i tiÕn hµnh nghiªn cøu kÜ c¸c nhµ cung cÊp.
Ph¬ng ph¸p ®ª lùa chän:
+ X©y dùng hµng lo¹t c¸c tiªu vµ cho ®iÓm c¸c nhµ cung cÊp kh¸c nhau ®Ó
cã quyÕt ®Þnh lùa chän.
Trªn c¬ së danh s¸ch ®· lËp ë trªn tiÕn hµnh lùa chän c¸c nhµ cung cÊp dùa
trªn c¸c tiªu thøc kh¸c nhau g¾n víi môc tiªu cña viÖc mua hµng ®· x¸c ®Þnh.
C¸c tiªu thøc ®Ó lùa chän nhµ cung cÊp:
+ VÞ thÕ vµ uy tÝn cña nhµ cung cÊp trªn th¬ng trêng( so víi c¸c nhµ cung
cÊp kh¸c)
+ VÞ trÝ cña nhµ cung cÊp trong c¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn.
+ Kh¶ n¨ng tµi chÝnh cña c¸c nhµ cung cÊp: hä ®ang ë giai ®o¹n æn ®Þnh vµ
ph¸t triÓn víi t×nh h×nh tµi ch×nh lµnh m¹nh hay ®ang trong thêi k× thua lç vµ
cã khã kh¨n vÒ tµi chÝnh.
+ Uy tÝn cña nhµ cung cÊp: uy tÝn vÒ chÊt lîng s¶n phÈm, uy tÝn trong viÖc
giao nhËn hµng ho¸( ®óng thêi h¹n, ®¶m b¶o chÊt lîng s¶n phÈm)
+ C¸c dÞch vô sau b¸n hµng cña nhµ cung cÊp.
+ VÞ trÝ ®Þa lÝ cña nhµ cung cÊp: ®iÒu nµy ¶nh hëng ®Õn kh¼ n¨ng giao hµng.
+ Kh¶ n¨ng thÝch øng cña nhµ cung cÊp víi thÞ trêng nãi chung vµ nh÷ng
®ßi hái cña doanh nghiÖp nãi riªng. ®Æc biÖt khi xem xÐt c¸c nhµ cung cÊp
ph¶i xem xÐt ®Õn kh¶ n¨ng thay ®æi, tèc ®é ph¶n øng tríc yªu cÇu thay ®æi..
Sau ®ã doanh nghiÖp tiÕn hµnh cho ®iÓm tõng tiªu thøc cã g¾n víi hÖ sè
quan träng, tõ ®ã x¸c ®Þnh ®îc tæng sè ®iÓm cña mçi nhµ cung cÊp. Dùa vµo
tæng sè ®iÓm ®Ó lùa chän nhµ cung cÊp cho doanh nghiÖp.
c) Th¬ng lîng vµ ®Æt hµng.
Sau khi ®· cã trong tay danh s¸ch c¸c nhµ cung cÊp ®· lùa chän doanh
nghiÖp tiÕn hµnh th¬ng lîng vµ ®Æt hµng ®Ó ®i ®Õn kÝ kÕt hîp ®ång mua b¸n
víi hä.
15
Th¬ng lîng gi÷a doanh nghiÖp víi nhµ cung cÊp thùc chÊt lµ viÖc gi¶i
bµi to¸n mua hµng víi hµm môc tiªu lµ c¸c môc tiªu ®· x¸c ®Þnh vµ c¸c rµng
buéc b»ng c¸c rµng buéc chÆt vµ rµng buéc láng. Nh÷ng rµng nµy liªn quan
®Õn sè lîng hµng ho¸, chñng lo¹i hµng ho¸, chÊt lîng hµng ho¸,gi¸ c¶, c¸c
®iÒu kiÖn liªn quan ®Õn viÖc mua hµng, c¸c biÖn ph¸p xö lÝ nÕu nh vi ph¹m
hîp ®ång vµ ®Ó cã thÓ ®i ®îc ®Õn tho¶ thuËn chung th× hai bªn cÇn ph¶i ph©n
chia c¸c rµng buéc chÆt vµ rµng buéc láng.
Trong qu¸ tr×nh th¬ng lîng vµ ®Æt hµng th× th¬ng luîng gi÷ mét vÞ trÝ
quan träng ¶nh hëng tíi quyÕt ®Þnh mua hµng. C¸c vÊn ®Ò cÇnth¬ng lîng bao
gåm:
- C¸c tiªu chuÈn kÜ thuËt cña hµng ho¸ cÇn mua vÒ mÉu m·, chÊt lîng, ph¬ng
tiÖn vµ ph¬ng ph¸p kiÓm tra.
- Gi¸ c¶ vµ sù giao ®éng vÒ gÝa c¶ khi gi¸ c¶ trªn thÞ trêng lóc giao hµng cã
biÕn ®éng
- Ph¬ng thøc thanh to¸n ngay, chuyÓn kho¶n, tÝn dông chøng tõ … vµ x¸c
®Þnh thêi h¹n thanh to¸n.
- Thêi gian vµ ®Þa ®iÓm giao hµng : ®Þa ®iÓm giao hµng liªn quan ®Õn chi
phÝ vËn chuyÓn, ®iÒu kiÖn giao th«ng vËn t¶i nªn ghi cô thÓ khi nµo th× giao
hµng, ghi râ giao hµng mét lÇn hay nhiÒu lÇn, ai giao cho ai…
Khi ®· tham gia ®µm ph¸n th¬ng lîng víi c¸c ®èi t¸c, doanh nghiÖp ph¶i
lùa chän nh÷ng nh©n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, kh¶ n¨ng giao tiÕp tèt.
Cã nh vËy, doanh nghiÖp míi ®¹t ®îc c¸c môc ®Ých cña m×nh trong ®µm ph¸n.
Sau khi ®· tho¶ thuËn c¸c ®iÒu kiÖn trong bíc th¬ng lîng nÕu chÊp nhËn,
doanh nghiÖp cÇn tiÕn hµnh kÝ kÕt hîp ®ång hay ®¬n hµng b»ng v¨n b¶n. §©y
lµ c¬ së ®Ó c¸c bªn cïng thùc hiÖn theo vµ khi x¶y ra tranh chÊp th× nã lµ b»ng
chøng ®Ó ®a ra träng tµi kinh tÕ. Hîp ®ång ®¬n hµng ph¶i ®îc lËp thµnh nhiÒu
b¶n (Ýt nhÊt lµ hai b¶n). Doang nghiÖp tiÕn hµnh ®Æt hµng víi c¸c nha cung cÊp
b»ng mét trong nh÷ng h×nh thøc sau:
+ KÝ kÕt hîp ®ång mua – b¸n. ®©y lµ h×nh thc mang t×nh ph¸p lÝ cao nhÊt.
Néi dung cña hîp ®ång mua – b¸n bao gåm:
. Tªn, ®Þa chØ cña c¸c bªn mua- b¸n hoÆc ngêi ®¹i diÖn cho c¸c bªn.
. Tªn, sè lîng, quy c¸ch, phÈm chÊt cña hµng ho¸.
. §¬n gi¸ vµ ph¬ng ®Þnh gi¸.
Ph¬ng ph¸p vµ ®iÒu kiÖn giao nhËn.
. §iÒu kiÖn vËn chuyÓn.
16
. Ph¬ng thøc vµ ®iÒu kiÖn thanh to¸n(thêi h¹n thanh to¸n, h×nh thøc vµ ph-
¬ng thøc thanh to¸n, c¸c ®iÒu kiÖn u ®·i trong thanh to¸n nÕu cã)
+ §¬n ®Æt hµng ( ®øng tªn ngêi mua) ®©y lµ h×nh thøc mang tÝnh ph¸p lÝ
thÊp h¬n h×nh thøc trªn.
+ Ho¸ ®¬n b¸n hµng. ( ®øng tªn ngêi b¸n) ®©y lµ h×nh thøc mang tÝnh ph¸p
lÝ thÊp nhÊt.
Sau khi doanh nghiÖp ®ång ý ®Æt hµng nÕu ph¸ vì hîp ®ång doanh
nghiÖp sÏ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm tríc ph¸p luËt.
d) Theo dâi vµ kiÓm tra giao nhËn hµng:
ViÖc giao nhËn hµng ®îc thùc hiÖn trªn c¬ së hîp ®ång tuy nhiªn cÇn
®«n ®èc, thóc giôc c¸c nhµ cung cÊp nhanh chãng chuyÓn hµng ®Ó tr¸nh t×nh
tr¹ng hµng ®Õn chËm lµm ¶nh hëng tíi ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh
nghiÖp, lµm gi¸n ®o¹n qu¸ tr×nh lu th«ng. CÇn gi¸m s¸t, theo dâi toµn bé qu¸
tr×nh giao hµng xem bªn cung cÊp cã thùc hiÖn ®óng c¸c ®iÒu kiÖn ghi trong
hîp ®ång kh«ng. Cô thÓ:
+ Hµng ho¸ nhËp kho ph¶i nghiÖm thu cÈn thËn: lµm tèt kh©u nµy hay kh«ng
sÏ ¶nh hëng ®Õn kinh doanh sau nµy cña doanh nghiÖp, ng¨n ngõa thÊt tho¸t
tµi s¶n, ng¨n chÆn c¸c hµng ho¸ kÐm phÈm chÊt vµo tay ngêi tiªu dïng nh»m
n©ng cao uy tÝn cña c«ng ty.
+ KiÓm tra sè lîng: c¨n cø vµo hîp ®ång thu mua, ®èi chiÕu chøng tõ, kiÓm
tra kiÖn hµng, kiÓm kª sè lîng. NÕu kh«ng cã g× sai sãt kÝ vµo biªn b¶n nhËn
hµng.
+ KiÓm tra chÊt lîng: c¨n cø vµo hîp ®ång mua hµng vµ ®¬n hµng kiÓm tra
tªn hµng ho¸, mÉu m·, chÊt lîng. NÕu ph¸t hiÖn hµng ho¸ vµ ®¬n hµng kh«ng
phï hîp nh hµng bÞ háng, bao b× bÞ thñng, tõ chèi nhËn hµng ®ång thêi lËp
biªn b¶n vµ b¸o ngay cho ngêi cung cÊp.
Sau khi lµm thñ tôc nhËp hµng ho¸ xong ngêi qu¶n lÝ kho hµng kÝ vµo
biªn b¶n nhËp hµng, kho gi÷ mét b¶n, kÕ to¸n gi÷ mét b¶n, göi mét b¶n cho
ngêi cung cÊp, ®Õn ®©y qu¸ tr×nh thu mua kÕt thóc.
e) §¸nh gi¸ kÕt qu¶ thu mua:
Sau mçi lÇn kÕt thóc hîp ®ång mua hµng, doanh nghiÖp cÇn tæ chøc
®¸nh gi¸ kÕt qu¶ vµ hiÖu qu¶ mua hµng. C¬ së cña viÖc ®¸nh gi¸ lµ nh÷ng môc
tiªu mua hµng ®îc x¸c ®Þnh ngay tõ ®Çu còng nh møc ®é phï hîp cña ho¹t
®éng mua hµng víi môc tiªu b¸n hµng vµ môc tiªu tµi chÝnh cña doanh
nghiÖp. Cã thÓ x¶y ra hai trêng hîp:
17
+ Trêng hîp 1: NÕu tho¶ m·n nhu cÇu nghÜa lµ ngêi cung cÊp ®¸p øng ®îc
c¸c cho nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó cho ®Çu vµo ®îc æn ®Þnh. Nh vËy
quyÕt ®Þnh mua hµng cña doanh nghiÖp lµ cã kÕt qu¶ vµ cã hiÖu qu¶.
+ Trêng hîp 2: NÕu kh«ng tho¶ m·n th× quyÕt ®Þnh mua hµng cña doanh
nghiÖp lµ sai lÇm, doanh nghiÖp ph¶i tiÕp tôc t×m kiÕm l¹i nhµ cung cÊp míi,
t×m ra vµ kh¾c phôc nh÷ng sai sãt ®Ó tr¸nh ph¹m ph¶i sai lÇm ®ã.
ViÖc ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng ph¶i lµm râ nh÷ng thµnh c«ng còng
nh nh÷ng mÆt tån t¹i cña ho¹t ®éng mua hµng, ®o lêng sù ®ãng gãp cña c¸c
thµnh viªn, tõng bé phËn cã liªn quan, ®ång thêi lµm râ tr¸ch nhiÖm cña mçi
c¸ nh©n vµ mçi bé phËn.
Trªn ®©y lµ tÊt c¶ qu¸ tr×nh mua hµng cña doanh nghiÖp, ho¹t ®éng
qu¶n trÞ lu«n g¾n liÒn víi tõng bíc cña qu¸ tr×nh nµy tõ kh©u khëi ®iÓm ®Õn
kh©u kÕtthóc. BÊt kÓ mét sai sãt nµo cña nhµ qu¶n trÞ còng ®Òu ¶nh hëng ®Õn
kÕt qu¶ mua hµng, tõ ®ã ¶nh hëng ®Õn kÕt qu¶ b¸n ra cña doanh nghiÖp.
1.3 Sù cÇn thiÕt vµ ph¬ng híng c¬ b¶n nh»m n©ng cao
c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng.
1.3.1 Sù cÇn thiÕt ph¶i n©ng cao c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng trong doanh
nghiÖp th¬ng m¹i.
Trong ®iÒu kiÖn kinh doanh ngµy nay c¸c doanh nghiÖp lu«n ph¶i chÞu
søc Ðp c¹nh tranh rÊt nhiÒu chÝnh v× vËy ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i t×m
c¸ch lµm sao duy tr× ®îc ho¹t ®éng kinh doanh trong ®iÒu kiÖn ®ã ®ång thêi
doanh nghiÖp ph¸t triÓn ®i lªn. H¬n n÷a ®ßi hái cña kh¸ch hµng ngµy cµng cao
lu«n cã sù thay ®æi trong mua b¸n hµng ho¸. ChÝnh v× vËy viÖc n©ng cao c«ng
t¸c qu¶n trÞ mua hµng lµ mét trong c¸c gi¶i ph¸p gióp doanh nghiÖp ®¹t ®îc
hiÖu qu¶ kinh doanh cña m×nh. H¬n n÷a viÖc t¹o nguån hµng lµ nghiÖp vô ®Çu
tiªn më ®Çu cho ho¹t ®éng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh.
Muèn cã s¶n phÈm ®em b¸n trªn thÞ trêng th× ph¶i cã hµng ho¸ ®Çu vµo. Tuy
nhiªn kh«ng ph¶i lóc nµo doanh nghiÖp còng cã ®ñ hµng ®Ó b¸n. Trong nhiÒu
trêng hîp doanh nghiÖp cã thÓ kh«ng mua ®îc hµng ®Ó b¸n.
- N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng gãp phÇn n©ng hiÖu qu¶
ho¹t ®éng kinh doanh, n©ng cao kh¶ n¨ng c¹nh tranh vµ uy tÝn cña doanh
nghiÖp trªn thÞ thÞ trêng. ViÖc lËp kÕ ho¹ch mua hµng chÝnh x¸c gióp cho
doanh nghiÖp cã thÓ t¨ng nhanh vßng chu chuyÓn vèn, ®em l¹i hiÖu qu¶ sö
dông vèn. Së dÜ nh vËy v× viÖc lËp kÕ ho¹ch mua hµng ®îc c¨n cø trªn møc
tiªu thô s¶n phÈm, do ®ã s¶n phÈm mua hµng sÏ ®îc cung øng hÕt kh«ng cßn
t×nh tr¹ng ø ®äng hµng ho¸, ®ång vèn lu ®éng ®îc lu chuyÓn nhanh. MÆt kh¸c
khi doanh nghiÖp cã mèi quan hÖ tèt víi nhµ cung øng, doanh nghiÖp cã thÓ
18
mua hµng víi gi¸ rÎ h¬n, nh vËy gi¸ thµnh sÏ thÊp vµ doanh nghiÖp cã kh¶
n¨ng c¹nh tranh so víi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh qua gi¸ thµnh. H¬n n÷a qu¶n trÞ
tèt mua hµng cßn gióp cho doanh nghiÖp gi¶m thiÓu chi phÝ ph¸t sinh do hµng
ho¸ kÐm phÈm chÊt, chi phÝ b¶o qu¶n, chi phÝ kho b·i, chi phÝ hao hôt ngoµi
®Þnh møc … kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña doanh nghiÖp cßn thÓ hiÖn ë uy tÝn cña
doanh nghiÖp trong viÖc kÞp thêi cung øng ra thÞ trêng khi cã nhu cÇu, mµ
muèn lµm ®îc ®iÒu ®ã th× b¾t buéc c¸c doanh nghiÖp ph¶i qu¶n lÝ tèt ho¹t
®éng mua hµng.
- N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cßn gióp cho doanh
nghiÖp ®¶m b¶o tÝnh thêng xuyªn, ®Òu ®Æn cña ho¹t ®éng kinh doanh. Ngay tõ
kh©u ®Çu tiªn cña ho¹t ®éng mua hµng nÕu doanh nghiÖp kh«ng qu¶n lÝ tèt
ho¹t ®éng mua hµng sÏ bÞ chËm trÔ. Ch¼ng h¹n khi mua hµng doanh nghiÖp
kh«ng thóc giôc bªn b¸n chuÈn bÞ giao hµng ®óng hÑn, cã thÓ hµng ho¸ sÏ bÞ
giao chËm so víi dù kiÕn. HoÆc doanh nghiÖp kh«ng tæ chøc kiÓm tra kÜ lìng
sè lîng vµ chÊt lîng hµng ho¸ tríc khi giao nhËn, sau khi giao nhËn vÒ kho
doanh nghiÖp míi ph¸t hiÖn ra thiÕu hµng, hµng hãa kÐm phÈm chÊt doanh
nghiÖp míi tr¶ cho bªn b¸n lµm lì hµng ho¸ ®Ó b¸n ra cho kh¸ch hµng, doanh
nghÞªp sÏ mÊt ®i lîi nhuËn vµ uy tÝn cña m×nh. Ngoµi ra, doanh nghiÖp cã thÓ
ph¶i mÊt c«ng t×m kiÕm nhµ cung øng míi. Khi qu¶n lÝ dù tr÷, nh©n viªn kho
sÏ ¶nh hëng ®Õn khèi lîng hµng ho¸ dù tr÷ cho chu k× kinh doanh tiÕp theo
hoÆc kh«ng lµm tèt kh©u nghiÖp vô vÒ kh©u dù tr÷ lµm hµng ho¸ bÞ háng hãc,
kh«ng gi÷ ®îc chÊt lîng, g©y mÊt m¸t hµng ho¸ lµm tæn thÊt lín cho doanh
nghiÖp. TÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng mua hµng v× môc tiªu chung cña doanh nghiÖp.
- N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng gióp cho ho¹t ®éng tµi
chÝnh cña doanh thuËn lîi nh viÖc thu håi vèn nhanh…Do ®ã khi lËp kÕ ho¹ch
mua hµng doanh nghiÖp dùa trªn c¬ së møc tiªu thô s¶n phÈm, do ®ã s¶n
phÈm cung øng sÏ ®îc tiªu thô hÕt kh«ng cßn t×nh tr¹ng hµng ho¸ bÞ ø ®äng
nÕu cã th× kh«ng ®¸ng kÓ. §ång vèn quay vßng nhanh. MÆt kh¸c khi doanh
nghiÖp cã mèi quan hÖ tèt víi nhµ cung øng cã thÓ mua ®îc hµng ho¸ víi gi¸
rÎ h¬n, ®îc u tiªn trong trêng hîp hµng hãa khan hiÕm hay nªn c¬n sèt nh vËy
doanh nghiÖp sÏ tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ kinh doanh hay cã thÓ thu ®îc lîi
nhuËn.
- N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cã t¸c dông ®èi víi lÜnh vùc
s¶n xuÊt hay nhËp khÈu. Nã ®¶m b¶o thÞ trêng cho doanh nghiÖp cã hµng ho¸
®Ó cung øng t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó æn ®Þnh nguån hµng cung øng víi c¸c ®¬n vÞ
kinh doanh.
19
1.3.2 C¸c nh©n tè ¶nh hëng ®Õn c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng.
a) C¸c nh©n tè bªn trong ¶nh hëng tíi c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng.
- KÕ ho¹ch vµ t×nh h×nh tiªu thô hµng ho¸:
+ ChiÕn lîc kinh doanh:
ChiÕn lîc kinh doanh cã vai trß quan träng ®èi víi sù tån t¹i vµ ph¸t
triÓn cña doanh nghiÖp. Doanh nghiÖp ®Æc biÖt coi träng qu¶n lÝ ho¹t ®éng
kinh doanh cña m×nh theo chiÕn lîc. Bëi v× chiÕn lîc kinh doanh gióp doanh
nghiÖp thÊy râ môc ®Ých, híng ®i cña m×nh. ChiÕn lîc kinh doanh gióp doanh
nghiÖp n¾m b¾t ®îc c¬ héi trªn thÞ trêng vµ t¹o ®îc lîi thÕ c¹nh tranh trªn th-
¬ng trêng b»ng c¸c nguån lùc cã h¹n cho doanh nghiÖp víi kÕt qu¶ cao nh»m
®¹t ®îc môc tiªu ®Ò ra. Do ®ã chiÕn lîc kinh doanh cã ¶nh hëng rÊt lín ®Õn
qu¸ tr×nh mua hµng do ®ã qu¶n trÞ mua hµng còng ph¶i phô thuéc vµo chiÕn l-
îc, tuú theo chiÕn lîc trong tõng giai ®o¹n mµ c¸c nhµ qu¶n trÞ mua hµng ®a ra
kÕ ho¹ch mua hµng hîp lÝ.
+ KÕ ho¹ch chi tiÕt:
Sau khi x¸c ®Þnh nhu cÇu trong c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh mua hµng nhµ qu¶n trÞ
ph¶i ®a ra ®îc mét kÕ ho¹ch mua hµng chi tiÕt, ph¶i lùa chän ®îc mÆt hµng
cung øng. KÕ ho¹ch mua hµng chi tiÕt hîp lÝ ph¶i ®¶m b¶o lµm sao cã ®ñ lîng
hµng dù tr÷ nhÊt ®Þnh phï hîp víi nhu cÇu b¸n ra. NÕu kÕ ho¹ch kh«ng hîp lÝ
sÏ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng thõa hoÆc thiÕu hµng dù tr÷ g©y ø ®äng vÒ vèn.
Trong ho¹t ®éng kinh doanh c¸c doanh nghiÖp thêng kinh doanh nhiÒu mÆt
hµng. Mçi mÆt hµng l¹i chiÕm vai trß, vÞ trÝ nhÊt ®Þnh. Cã nh÷ng mÆt hµng gi÷
vÞ trÝ chñ ®¹o vµ còng cã nh÷ng mÆt hµng gi÷ vÞ trÝ thø yÕu. Nh÷ng mÆt hµng
chñ ®¹o lµ nh÷ng mÆt hµng ®em l¹i doanh thu vµ lîi nhuËn lín mÆc dï thËm
chÝ sè lîng cña chóng chiÕm tû träng nhá trong mÆt hµng kinh doanh, nÕu
thiÕu nh÷ng mÆt hµng nµy sÏ ¶nh hëng lín ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh
cña doanh nghiÖp. V× vËy doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã chÝnh s¸ch mÆt hµng cã
sù chän lùa.
§Ó cã mét kÕ ho¹ch mua hµng chi tiÕt, hîp lÝ, ®óng ®¾n doanh nghiÖp cÇn
ph¶i tr¶ lêi c©u hái:
Mua c¸i g× ? ®Ó tr¶ lêi ®îc c©u hái nµy doanh nghiÖp cÇn ph¶i biÕt ®îc
nhu cÇu cña kh¸ch hµng cÇn g× bëi doanh nghiÖp lµ ngêi b¸n c¸i kh¸ch hµng
cÇn mua chø kh«ng ph¶i c¸i doanh nghiÖp cã.
Mua khi nµo? x¸c ®Þnh thêi ®iÓm mua hµng, mua khi nµo lµ hîp lÝ nhÊt
vµ ®óng thêi ®iÓm nhÊt.
20
Trong nh÷ng n¨m qua nÒn kinh tÕ níc ta ®· vµ ®ang chuyÓn ho¸ m¹nh
mÏ sang c¬ chÕ thÞ trêng, theo ®Þnh híng x· héi chñ nghÜa cã sù qu¶n lý cña
nhµ níc.
Trong c¬ chÕ thÞ trêng, ®Ó thùc hiÖn chiÕn lîc ph¸t triÓn cña nÒn kinh
tÕ, c¸c doanh nghiÖp ®· vµ ®ang kh¾c phôc nh÷ng khã kh¨n, víng m¾c cßn tån
t¹i cña cña chÕ cò. Tõ c¬ chÕ qu¶n lý tËp trung quan liªu bao cÊp bíc sang c¬
chÕ qu¶n trÞ kinh doanh phï hîp víi c¬ chÕ thÞ trêng. Sau h¬n mêi n¨m ®æi
míi nÒn kinh tÕ, níc ta ®· cã nh÷ng thµnh tùu lín t¹o nªn mét bíc ngoÆt lÞch
sö trong sù ph¸t triÓn kinh tÕ cña ®Êt níc. Do vËy c¸c doanh nghiÖp muèn
®øng v÷ng trªn thÞ trêng th× ph¶i n¾m v÷ng ®îc thÞ hiÕu cña ngêi tiªu dïng,
gi¶m chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh, n©ng cao chÊt lîng s¶n phÈm ®Ó ®¸p øng nhu cÇu,
thÞ hiÕu ®ã.
Tuy nhiªn kh«ng ph¶i ngÉu nhiªn mµ cã ®îc sù ph¸t triÓn nh vËy, nã
®ßi hái ph¶i cã sù t duy, lÒ lèi vµ phong c¸ch lµm viÖc trong nÒn kinh tÕ thÞ tr-
êng. §èi víi mçi doanh nghiÖp vai trß cña ngêi lao ®éng lµ rÊt quan träng,
®©y lµ ®iÒu kiÖn ®Ó cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn. Mét ngêi l·nh ®¹o tµi n¨ng,
quyÕt ®o¸n cã thÓ dÉn tíi doanh nghiÖp vît qua mäi khã kh¨n ®ång thêi cã
thÓ doanh nghiÖp ph¸t triÓn, toµn diÖn. ChÝnh v× vËy mµ viÖc n©ng cao hiÖu
qu¶ trong c«ng t¸c qu¶n trÞ lµ v« cïng quan träng.
Trong thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé em nhËn
thÊy c«ng ty nµy lµ c«ng ty nhµ níc vèn còng chuyÓn m×nh tõ c¬ chÕ tËp trung
quan liªu bao cÊp sang nÒn kinh tÕ thÞ trêng, ®Ó theo kÞp víi nhÞp ®é ph¸t triÓn
cña thêi ®¹i c«ng ty còng ®· cã rÊt nhiÒu sù thay ®æi vÒ ph¬ng thøc kinh
doanh cña m×nh, thay ®æi vÒ ph¬ng thøc b¸n hµng, ph¬ng thøc tiªu thô... tuy
nhiªn ho¹t ®éng mua hµng vÉn cha ®ù¬c quan t©m thùc sù. §©y lµ vÊn ®Ò mµ
kh«ng chØ cña c«ng ty nµy mµ gÇn nh nã tån t¹i trong hÇu hÕt c¸c doanh
nghiÖp quèc doanh. Ho¹t ®éng mua hµng rÊt Ýt ®îc quan t©m ®Õn nh ho¹t ®éng
b¸n hµng. C¸c doanh nghiÖp quan t©m ®Õn viÖc mang l¹i lîi nhuËn cho doanh
nghiÖp h¬n lµ quan t©m ®Õn tiÕt kiÖm chi phÝ mua hµng. ViÖc mua hµng cha ®-
îc ®¸nh gi¸ t¬ng xøng víi vÞ trÝ cña nã. Trong khi mua hµng l¹i lµ kh©u tiªn,
c¬ b¶n cña ho¹t ®éng kinh doanh, lµ ®iÒu kiÖn ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh cña
doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn. Mua hµng nh»m t¹o tiÒn ®Ò vËt chÊt cho
ho¹t ®éng b¸n hµng, ho¹t ®«ng b¸n hµng cã ®îc tèt hay kh«ng phô thuéc rÊt
nhiÒu vµo ho¹t ®éng mua hµng. H¬n n÷a mua hµng tèt t¹o ®iÒu kiÖn t¨ng lîi
1
nhuËn. ChÝnh v× vËy mµ em ®· chän ®Ò tµi “N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c
qu¶n trÞ mua hµng” lµm ®Ò tµi cho luËn v¨n tèt nghiÖp cña m×nh. §©y lµ mét
dÞp tèt ®Ó em cã thÓ hiÓu râ ¬n vÒ ho¹t ®éng qu¶n trÞ mua hµng trong doanh
nghiÖp kh«ng chØ trªn lý thuyÕt mµ cßn th«ng qua thùc tÕ.
Ngoµi phÇn më ®Çu vµ phÇn kÕt luËn ®Ò tµi gåm ba ch¬ng lín:
Ch¬ng 1: c¬ së lý luËn chung vÒ qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp
thng m¹i.
Ch¬ng 2: Kh¶o s¸t vµ ®¸nh gi¸ vÒ c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng
ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé.
Ch¬ng3: Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng
t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé.
Ch¬ng 1:
C¬ së lý luËn cña qu¶n trÞ mua hµng
trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i
1.1 Ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng
m¹i
1.1.1 TÇm quan träng cña ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng
m¹i
Mua hµng lµ ho¹t ®éng ®Çu tiªn nh»m t¹o ra yÕu tè ®Çu vµo (®èi víi
doanh nghiÖp th¬ng m¹i yÕu tè ®Çu vµo lµ nguån hµng) mét c¸ch ®Çy ®ñ, kÞp
thêi, ®ång bé, ®óng quy c¸ch, chñng lo¹i, chÊt lîng, phï hîp víi nhu cÇu cña
kh¸ch hµng vµ kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp.
Díi gãc ®é cña nhµ qu¶n trÞ th× mua hµng hoµn toµn tr¸i ngù¬c víi b¸n
hµng. NÕu b¸n hµng cã nghÜa lµ t¹o ra mét nhu cÇu vÒ s¶n phÈm hµng ho¸ vµ
2
dÞch vô mét c¸ch cã hÖ thèng vµ t×m c¸ch lµm t¨ng ý thøc vÒ nhu cÇu ®ã th×
mua hµng lµ phñ nhËn hoÆc ®×nh ho·n nhu cÇu ®ã cho tíi khi t×m ra ® îc ®iÒu
kiÖn mua hµng tèt. Thùc chÊt, mua hµng biÓu hiÖn mèi quan hÖ gi÷a ngêi víi
ngêi
Mua hµng lµ c¸c ho¹t ®éng nghiÖp vô cña c¸c doanh nghiÖp sau khi xem
xÐt, t×m hiÓu vÒ chñ hµng vµ cïng víi chñ hµng bµn b¹c, tho¶ thuËn ®iÒu kiÖn
mua b¸n, thùc hiÖn c¸c thñ tôc mua b¸n, thanh to¸n vµ c¸c nghiÖp vô giao
nhËn, vËn chuyÓn nh»m t¹o nªn lùc lîng hµng ho¸ t¹i doanh nghiÖp víi sè l-
îng, chÊt lîng, cu cÊu ®¸p øng c¸c nhu cÇu cña dù tr÷, b¸n hµng phôc vô cho
kh¸ch hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt.
+ VÞ trÝ cña ho¹t ®éng mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i
Mua hµng lµ nghiÖp vô më ®Çu cho ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh
nghiÖp, ®©y lµ kh©u më ®Çu cho lu chuyÓn hµng ho¸, mua ®óng chñng lo¹i,
mÉu m·, sè lîng, vµ chÊt lîng th× dÉn ®Õn mua vµ b¸n tèt h¬n. Trong c¬ chÕ
thÞ trêng th× b¸n hµng lµ kh©u quan träng nhng mua hµng lµ tiÒn ®Ò t¹o ra lîng
hµng ban ®Çu ®Ó triÓn khai toµn bé hÖ thèng kinh doanh cña doanh nghiÖp.
VËy nªn mua hµng lµ nghiÖp vô më ®Çu quy tr×nh kinh doanh cña doanh
nghiÖp, mua lµ tiÒn ®Ò ®Ó b¸n vµ ®¹t ®îc lîi nhuËn. Trªn thùc tÕ kh©u b¸n
hµng khã h¬n mua hµng nhng hµng vi hay bÞ m¾c sai lÇm nhÊt l¹i lµ hµnh vi
mua hµng vµ nghiÖp vô mua hµng cã vÞ trÝ rÊt quan träng ®èi víi c¸c doanh
nghiÖp vµ c¸c nhµ kinh doanh.
+ Mua hµng cã vai trß quan träng trong ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh
nghiÖp ë chç:
- Mua hµng nh»m t¹o tiÒn ®Ò vËt chÊt cho ho¹t ®éng b¸n hµng. C¸c doanh
nghiÖp muèn b¸n hµng ra thÞ trêng th× ph¶i cã tiÒn ®Ò vËt chÊt tøc lµ ph¶i cã
yÕu tè ®Çu vµo. C¸c yÕu tè ®Çu vµo chÝnh lµ hµng ho¸, nguyªn nhiªn vËt liÖu
cña doanh nghiÖp. Mua hµng sÏ gióp cho doanh nghiÖp cã hµng ho¸ trong tay
tõ ®ã b¸n ra thÞ trêng. Víi chøc n¨ng mua ®i b¸n l¹i doanh nghiÖp lu«n mong
muèn phÊn ®Êu ®Ó mua ®îc hµng ho¸ víi chi phÝ thÊp nhÊt, cã thÓ tho¶ m·n
tèt nhÊt nhu cÇu cña kh¸ch hµng, ®¸p øng mét c¸ch tèt nhÊt nhu cÇu cña
kh¸ch hµng ®Ó thu hót kh¸ch hµng vÒ phÝa m×nh. Môc ®Ých kinh doanh cña
doanh nghiÖp lµ t×m kiÕm lîi nhuËn tèi ®a do ®ã ph¶i tÝnh ®Õn mua hµng víi
sè lîng vµ gi¸ c¶ hîp lý tr¸nh t×nh tr¹ng hµng thõa hay thiÕu ®Òu kh«ng tèt
cho ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. Mua hµng gãp phÇn n©ng cao
kh¶ n¨ng c¹nh tranh cho doanh nghiÖp trªn thÞ trêng. §iÒu nµy thÓ hiÖn chi
phÝ mua hµng cña doanh nghiÖp (bao gåm c¶ gi¸ mua hµng cña doanh nghiÖp
vµ nh÷ng chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng cu¶ doanh nghiÖp nh chi
3
phÝ ®Æt hµng, chi phÝ vËn chuyÓn... ) sÏ lµm cho gi¸ ®Çu vµo trªn mét ®¬n vÞ
cao vµ tõ ®ã lµm cho gi¸ b¸n cao.
- Mua hµng ®¶m b¶o cã ®ñ lîng hµng b¸n ra cho kh¸ch hµng theo ®óng yªu
cÇu cña hä. §èi víi doanh nghiÖp th¬ng m¹i khi mua hµng nÕu mua ph¶i hµng
kÐm chÊt lîng, kÐm phÈm chÊt, mÉu m·, chñng lo¹i, kÝch cì kh«ng phï hîp,
lçi mèt th× kh¸ch hµng sÏ kh«ng chÊp nhËn nh÷ng s¶n phÈm ®ã. Mµ kh¸ch
hµng ®· kh«ng chÊp nhËn nh÷ng s¶n phÈm ®ã th× ho¹t ®éng kinh doanh kh«ng
®¹t hiÖu qu¶. Môc ®Ých cña doanh nghiÖp lµ ph¶i lµm sao ®Ó kh¸ch hµng c¶m
thÊy hµi lßng vÒ s¶n phÈm cña m×nh ®Ó thu hót kh¸ch hµng. Kh¸ch hµng lµ ng-
¬× cuèi cïng bá tiÒn tói ra ®Ó mua s¶n phÈm cña doanh nghiÖp, lµ ng¬× quyÕt
®Þnh sù tån t¹i cña doanh nghiÖp hay kh«ng. Cho nªn cã kh¸ch hµng th× doanh
nghiÖp míi cã ®îc doanh thu vµ thu ®îc lîi nhuËn. Mua hµng phï hîp víi yªu
cÇu cña kh¸ch hµng, phï hîp víi yªu cÇu kinh doanh gióp cho ho¹t ®éng kinh
doanh th¬ng m¹i tiÕn hµnh thuËn lîi, kÞp thêi, ®Èy nhanh ®îc tèc ®é lu chuyÓn
hµng ho¸, t¹o ®iÒu kiÖn gi÷ chø tÝn vµ n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh. Mua
hµng lµ mét trong nh÷ng kh©u quan träng nh»m thóc ®Èy qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, l-
u th«ng hµng ho¸, t¹o ra lîi nhuËn trong kinh doanh, n©ng cao ®êi sèng c¸n bé
c«ng nh©n viªn, t¹o ®iÒu kiÖn tiÕp thu khoa häc kü thuËt cña thÕ giíi.
1.1.2 C¸c ph¬ng ph¸p vµ quy t¾c mua hµng trong doanh nghiÖp
th¬ng m¹i
1.1.2.1 C¸c ph¬ng ph¸p mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i.
a) C¨n cø vµo quy m« mua hµng
Mua hµng theo nhu cÇu: Lµ h×nh thøc mua hµng trong cña doanh
nghiÖp th¬ng m¹i trong ®ã khi doanh nghiÖp cÇn mua hµng víi sè lîng bao
nhiªu th× sÏ tiÕn hµnh mua bÊy nhiªu tøc lµ mçi lÇn mua hµng chØ mua võa ®ñ
nhu cÇu b¸n ra cña doanh nghiÖp trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh. §Ó cã ®uîc
quyÕt ®Þnh lîng hµng sÏ mua trong tõng lÉn, doanh nghiÖp ph¶i c¨n cø vµo
diÔn biÕn thÞ trêng, tèc ®é tiªu thô s¶n phÈm vµ xem xÐt lîng hµng thùc tÕ cña
doanh nghiÖp.
Lîng b¸n hµng dù kiÕn + tån ®Çu kú + tån cuèi k×
Lîng hµng thÝch hîp =
mét lÇn mua sè vßng chu chuyÓn hµng ho¸ dù kiÕn
Ph¬ng ph¸p nµy cã u ®iÓm sau:
4
+ C¬ së ®Ó x¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng ®¬n gi¶n. Nhu cÇu mua hµng ®îc x¸c
®Þnh xuÊt ph¸t tõ kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp hay cña c¸c bé phËn, lîng
hµng ho¸ dù tr÷ thùc tÕ ®Çu k× vµ kÕ ho¹ch dù tr÷ cho k× b¸n tiÕp theo.
+ Lù¬ng tiÒn bá ra cho tõng lÇn mua hµng lµ kh«ng lín l¾m nªn gióp cho
doanh nghiÖp thu håi vèn nhanh vµ do mua bao nhiªu b¸n hÕt bÊy nhiªu nªn
lù¬ng hµng ho¸ dù tr÷ Ýt. Do vËy sÏ tr¸nh ®îc t×nh tr¹ng ø ®äng vèn, tiÕt kiÖm
®ù¬c chi phÝ b¶o qu¶n, gi÷ g×n hµng ho¸ vµ c¸c chi phÝ kh¸c. §iÒu ®ã lµm t¨ng
nhanh tèc ®é chu chuyÓn cña vèn
+ Qu¸ tr×nh mua hµng diÔn ra nhanh chãng, thuËn lîi nªn gióp cho doanh
nghiÖp tr¸nh ®ù¬c nh÷ng rñi ro do biÕn ®éng vÒ gi¸ hay do nhu cÇu vÒ hµng
ho¸ thay ®æi, gi¶m thiÓu nh÷ng thiÖt h¹i do thiªn tai (ho¶ ho¹n, lò lôt... ) hay
chiÕn tranh g©y ra.
Bªn c¹nh ®ã mua hµng theo nhu cÇu cßn cã nhù¬c ®iÓm cÇn lu ý:
+ V× lù¬ng hµng mua vÒ Ýt chØ ®ñ b¸n ra ë møc ®é b×nh thêng nªn nÕu viÖc
nhËp hµng bÞ trÔ hay hµng b¸n ch¹y h¬n møc b×nh thõ¬ng th× doanh nghiÖp cã
nguy c¬ thiÕu hµng.
+ Chi phÝ mua hµng thõ¬ng cao, doanh nghiÖp kh«ng ®ù¬c hëng c¸c u ®·i mµ
ngêi b¸n hµng dµnh cho. Doanh nghiÖp bÞ mÊt c¬ héi kinh doanh trªn thÞ trêng
khi trªn thÞ trêng cã c¬n sèt vÒ hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp ®ang kinh doanh,
lóc ®ã môc tiªu lîi nhuËn cña doanh nghiÖp sÏ kh«ng ®¹t ®ù¬c, doanh nghiÖp
sÏ kh«ng thÓ thu ®îc lîi nhuËn “siªu ng¹ch ”.
Mua hµng theo l« lín: Mua hµng theo l« lín lµ lù¬ng hµng mua mét lÇn
nhiÒu h¬n nhu cÇu b¸n ra cña doanh nghiÖp trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh.
Trªn c¬ së dù ®o¸n nhu cÇu trong mét kho¶n thêi gian nhÊt ®Þnh nµo ®ã. Dùa
vµo mét sè luËn cø ta cã thÓ x¸c ®Þnh ®îc sè lîng hµng tèi u cÇn nhËp bëi vËy
ta biÕt r»ng tæng chi phÝ cho viÖc nh©p hµng sÏ nhá nhÊt khi chi phÝ lu tr÷ hµng
ho¸ b»ng víi chi phÝ mua hµng.
NÕu ta gäi: C-Tæng chi phÝ
- Chi phÝ mét lÇn mua hµng
- Chi phÝ b¶o qu¶n ®¬n vÞ hµng ho¸ trong mét ®¬n vÞ thêi gian
C - Sè lîng ®¬n vÞ hµng ho¸ cÇn thiÕt trong mét ®¬n vÞ thêi gian
Q - Sè lîng hµng ho¸ thu mua mét lÇn
Gi¶ thiÕt Q kh«ng ®æi vµ sè lîng hµng ho¸ dù tr÷ trong kho b»ng Q/2 th× ta
cã:
Q=
5
C= * (Q/2) + *Q/D)
C«ng thøc nµy cho ta thÊy lîng hµng nhËp tèi u víi tæng chi phÝ thu mua, b¶o
qu¶n lµ thÊp nhÊt.
Tõ ®ã cã thÓ thÊy mua theo l« cã nh÷ng u ®iÓm sau:
+ Chi phÝ mua hµng cã thÓ gi¶m ®îc vµ doanh nghiÖp cã thÓ nhËn ®îc nh÷ng u
®·i cña c¸c nhµ cung cÊp.
+ Chñ ®éng chän ®îc c¸c nhµ cung cÊp uy tÝn nªn Ýt gÆp rñi ro khi nhËp hµng
+ Cã thÓ chíp ®îc thêi c¬ nÕu cã nh÷ng “ c¬n sèt ” thÞ trêng, do ®ã cã thÓ thu
®îc lîi nhuËn “ siªu ng¹ch ”.
Song nã còng kh«ng tr¸nh ®îc nh÷ng nhîc ®iÓm ph¸t sinh nhÊt ®Þnh ®ã lµ:
+ Ph¶i sö dông mét lîng vèn hµng ho¸ lín ®iÒu nµy g©y ra nh÷ng khã kh¨n tµi
chÝnh cho doanh nghiÖp, lµm gi¶m hiÖu qu¶ sö dông vèn cña doanh nghiÖp
+ Chi phÝ b¶o qu¶n, b¶o hiÓm hµng ho¸ lín.
+ Rñi ro (thiªn tai, mÊt c¾p, l¹c mèt, h¹ gi¸ ) cao.
b) C¨n cø vµo h×nh thøc mua
TËp trung thu mua: Nh÷ng doanh nghiÖp cã quy m« lín thêng cã
nh÷ng bé phËn chuyªn tr¸ch thu mua theo nhãm hµng, mÆt hµng. Ph¬ng ph¸p
thu mua nµy cã u ®iÓm lµ tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ nhng nã cã nhîc ®iÓm lµ mua
b¸n t¸ch rêi nhau, nhiÒu khi mua hµng vÒ kh«ng b¸n ®îc v× kh«ng phï hîp víi
nhu cÇu cña ngêi tiªu dïng.
Ph©n t¸n thu mua: Trong ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp kho¸n cho tõng quÇy
hµng, hä ph¶i tù lo vèn vµ nguån hµng kinh doanh. ¦u ®iÓm cña ph¬ng ph¸p
nµy lµ n¾m ch¾c ®îc nhu cÇu, thÞ trêng mua vµ b¸n g¾n liÒn nhau. Nhîc ®iÓm
lµ sè lîng mua b¸n Ýt, gi¸ c¶ cao, chi phÝ kÝ kÕt t¨ng.
Liªn kÕt thu mua ph©n t¸n tiªu thô: §©y lµ h×nh thøc mµ c¸c doanh
nghiÖp nhá thêng ¸p dông do ®iÒu kiÖn vèn Ýt, mét sè cöa hµng liªn kÕt víi
nhau cïng thu mua hµng ho¸, sau ®ã ph©n phèi l¹i cho c¸c cöa hµng tiªu thô.
¦u ®iÓm cña h×nh thøc mua hµng nµy lµ do mua nhiÒu nªn mua ®îc gi¸ thÊp,
tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ vËn chuyÓn trªn mét ®¬n vÞ hµng ho¸, chi phÝ ®i l¹i cña
c¸n bé thu mua vµ mét sè chi phÝ kh¸c liªn quan. Nhng còng cã nhîc ®iÓm lµ
do mua nhiÒu nªn ph¶i chi phÝ b¶o qu¶n, hao hôt t¨ng, tèc ®é chu chuyÓn vèn
chËm.
c) C¨n cø vµo thêi h¹n tÝn dông
Mua ®Õn ®©u thanh to¸n ®Õn ®ã (mua thanh to¸n ngay) theo ph¬ng
thøc nµy th× khi nhËn ®îc hµng ho¸ do bªn b¸n giao th× doanh nghiÖp ph¶i lµm
thñ tôc cho bªn b¸n
6
Mua giao hµng tríc: sau khi bªn b¸n giao hµng cho doanh nghiÖp,
doanh nghiÖp ®· nhËn ®îc hµng ho¸ sau mét thêi gian doanh nghiÖp míi ph¶i
thanh to¸n l« hµng ®ã.
Mua ®Æt tiÒn tríc nhËn hµng sau: sau khi kÝ hîp ®ång mua b¸n hµng
ho¸ víi nhµ cung cÊp doanh nghiÖp ph¶i tr¶ mét kho¶n tiÒn (cã thÓ lµ mét
phÇn l« hµng hay toµn bé gi¸ trÞ cña l« hµng) ®Õn thêi h¹n giao hµng bªn b¸n
sÏ tiÕn hµnh giao hµng cho bªn mua.
d) C¨n cø theo nguån hµng:
Mua trong níc: §©y lµ h×nh thøc mua mµ mäi ho¹t ®éng mua cña
doanh nghiÖp ®îc tiÕn hµnh trong ph¹m vi mét quèc gia. Nguån hµng ®ã ®îc
s¶n xuÊt trong níc.
Mua tõ níc ngoµi(nhËp khÈu): §©y lµ h×nh thøc doanh nghiÖp mua
hµng tõ níc ngoµi vÒ ®Ó phôc vô cho viÖc kinh doanh ë trong níc. Trog ®ã cã
hai h×nh thøc nhËp khÈu:
+ NhËp khÈu uû th¸c lµ h×nh thøc nhËp khÈu trong ®ã c«ng ty ®ãng vai trß
lµm trung gian ®Ó tiÕn hµnh c¸c nghiÖp vô nhËp khÈu hµng ho¸ vµ thiÕt bÞ m¸y
mãc níc ngoµi vµo ViÖt Nam theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng ntrong níc. Trong
ho¹t ®éng dÞch vô nµy c«ng ty kh«ng ph¶i sö dông vèn cña m×nh vµ ®îc hëng
mét kho¶n gäi lµ phÝ uû th¸c.
+ NhËp khÈu trùc tiÕp lµ h×nh thøc nhËp khÈu trong ®ã c«ng ty thùc hiÖn tõ
kh©u ®Çu ®Õn kh©u cuèi tõ khi t×m hiÓu nhu cÇu cña thÞ trêng ®Ó mua ®Õn khi
b¸n hµng vµ thu tiÒn vÒ b»ng vèn cña m×nh.
Cïng víi c¸ch thøc ph©n lo¹i nh trªn cßn cã nhiÒu c¸ch ph©n lo¹i kh¸c
nh: ph©n lo¹i theo ph¬ng thøc mua theo hîp ®ång, ph¬ng thøc mua trùc tiÕp
hay gi¸n tiÕp, ph¬ng thøc mua theo hîp ®ång hay mua theo ®¬n hµng, mua
bu«n hay mua lÎ...Mçi ph¬ng ph¸p trªn ®Òu cã nh÷ng u vµ nhîc ®iÓm riªng
nªn c¸c doanh nghiÖp tuú vµo thùc tr¹ng cña m×nh trong tõng thêi ®iÓm, tõng
giai ®o¹n nhÊt ®Þnh ®Ó quyÕt ®Þnh xem m×nh nªn theo ph¬ng thøc nµo lµ thuËn
tiÖn nhÊt vµ tèt nhÊt.
1.1. 2. 2 C¸c quy t¾c ®¶m b¶o mua hµng cã hiÖu qu¶.
+ Quy t¾c mua hµng cña nhiÒu nhµ cung cÊp: doanh nghiÖp nªn lùa chän cho
m×nh mét sè lîng nhµ cung cÊp nhÊt ®Þnh. §iÒu ®ã sÏ gióp cho doanh nghiÖp
ph©n t¸n ®îc rñi ro bëi ho¹t ®éng mua hµng cã thÓ gÆp nhiÒu rñi ro tõ phÝa nhµ
cung cÊp. NÕu nh doanh nghiÖp chØ mua hµng cña mét nhµ cung cÊp duy nhÊt
hoÆc mét sè Ýt th× khi rñi ro x¶y ra doanh nghiÖp ph¶i g¸nh chÞu tÊt c¶ vµ rÊt
7
khã kh¾c phôc. Nh÷ng rñi ro x¶y ra trong mua hµng lµ rÊt ®a d¹ng: nã cã thÓ
x¶y ra do thÊt b¹i trong kinh doanh hay rñi ro kh¸c mµ b¶n th©n c¸c nhµ cung
cÊp gÆp ph¶i nh thiÕu nguyªn vËt liÖu, c«ng nh©n ®×nh c«ng, chiÕn tranh, do
nh÷ng trôc trÆc trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn hay do sù bÊt tÝn cña c¸c nhµ cung
cÊp. Víi ý nghÜ ph©n t¸n rñi ro, nhiÒu ngêi gäi nguyªn t¾c thø nhÊt lµ nguyªn
t¾c “kh«ng bá tiÒn vµo mét tói ”. Ngoµi ra nguyªn t¾c nµy cßn t¹o sù c¹nh
tranh gi÷a c¸c nhµ cung cÊp. NÕu hµng ho¸ ®Çu vµo cña doanh nghiÖp chØ ®îc
mua tõ mét hay mét sè rÊt Ýt nhµ cung cÊp th× nh÷ng nhµ cung cÊp nµy cã thÓ
Ðp gi¸ vµ ¸p ®Æt c¸c ®iÒu kiÖn mua b¸n hµng cho doanh nghiÖp. Khi doanh
nghiÖp tá ý ®Þnh mua hµng cña nhiÒu ngêi th× b¶n th©n c¸c nhµ cung cÊp sÏ ®a
ra nh÷ng ®iÒu kiÖn hÊp dÉn vÒ gi¸ c¶, giao nhËn, thanh to¸n ®Ó thu hót ngêi
mua vÒ phÝa m×nh.
Tuy nhiªn khi thùc hiÖn nguyªn t¾c nµy c¸c doanh nghiÖp cÇn lu ý lµ
trong sè c¸c nhµ cung cÊp cña m×nh nªn chän ra mét nhµ cung cÊp chÝnh ®Ó
x©y dùng mèi quan hÖ lµm ¨n l©u dµi, bÒn v÷ng dùa trªn c¬ së tin tëng vµ gióp
®ì lÉn nhau. Nhµ cung cÊp chÝnh lµ nhµ cung cÊp mµ doanh nghiÖp mua hµng
cña hä nhiÒu h¬n vµ thêng xuyªn. V× vËy doanh nghiÖp cã thÓ dÔ dµng nhËn
®îc nhiÒu u ®·i tõ phÝa nhµ cung cÊp nµy h¬n so víi nh÷ng kh¸ch hµng kh¸c,
thËm chÝ cßn ®îc hä gióp ®ì khi doanh nghiÖp gÆp khã kh¨n (®îc hëng tÝn
dông m¹i khi thiÕu vèn, ®îc u tiªn mua hµng khi hµng ho¸ khan hiÕm,...) vµ
doanh nghiÖp thêng trë thµnh kh¸ch hµng truyÒn thèng cña c¸c nhµ cung cÊp.
Ngîc l¹i doanh nghiÖp còng cÇn ph¶i gióp ®ì nhµ cung cÊp khi hä gÆp khã
kh¨n.
+ Quy t¾c lu«n gi÷ thÕ chñ ®éng tríc c¸c nhµ cung cÊp: nÕu ngêi b¸n hµng
cÇn ph¶i t¹o ra mét nhu cÇu vÒ s¶n phÈm hay dÞch vô mét c¸ch cã hÖ thèng vµ
t×m c¸ch ph¸t triÓn nhu cÇu ®ã ë c¸c kh¸ch hµng cña m×nh, th× ngêi mua hµng
l¹i ph¶i lµm ®iÒu ngîc l¹i, tøc lµ ph¶i t×m c¸ch phñ nhËn hay ®×nh ho·n nhu
cÇu ®ã mét c¸ch cã ý thøc cho ®Õn khi t×m ®îc nh÷ng ®iÒu kiÖn mua hµng tèt
h¬n. §i mua hµng lµ gi¶i mét sè bµi to¸n víi v« sè rµng buéc kh¸c nhau. Cã
nh÷ng “ rµng buéc chÆt ” (®iÒu kiÖn kh«ng thÓ nh©n nhîng ®îc) vµ cã nh÷ng “
rµng buéc láng ” (®iÒu kiÖn cã thÓ nh©n nhîng ®îc). Trong khi ®ã c¸c nhµ
cung cÊp lu«n lu«n ®a ra nh÷ng th«ng tin phong phó vµ hÊp dÉn vÒ gi¸ c¶, chÊt
lîng, ®iÒu kiÖn vËn chuyÓn vµ thanh to¸n, c¸c dÞch vô sau b¸n... nÕu kh«ng
tØnh t¸o, quyÒn chñ ®éng cña doanh nghiÖp víi t c¸ch lµ ngêi mua sÏ mÊt dÇn
vµ sÏ tù nguyÖn trë thµnh n« lÖ cho nhµ cung cÊp mµ quªn ®i nh÷ng “rµng
buéc chÆt ” ®Ó råi ph¶i lo ®èi phã víi c¸c rñi ro. V× vËy ®Ó kh«ng trë thµnh n«
8
lÖ cho nhµ cung cÊpv× vËy c¸ch ®¬n gi¶n nhÊt lµ ghi ®Çy ®ñ tÊt c¶ c¸c lêi høa
cña ngêi b¸n hµng, sau ®ã tæng hîp chóng vµo trong mét hîp ®ång vµ b¾t ngêi
b¸n kÝ vµo ®Êy. Lóc nµy ta sÏ buéc ngêi b¸n hµng th¬ng lîng víi m×nh mét
c¸ch chñ ®éng víi nh÷ng ®iÒu kiÖn cã lîi
+ Quy t¾c ®¶m b¶o “sù hîp lý ” trong t¬ng quan quyÒn lîi gi÷a doanh nghiÖp
víi nhµ cung cÊp: nÕu doanh nghiÖp khi mua hµng chÊp nhËn nh÷ng ®iÒu kiÖn
bÊt lîi cho m×nh th× sÏ ¶nh hëng xÊu ®Õn hiÖu qu¶ mua hµng vµ cã nguy c¬ bÞ
gi¶m ®¸ng kÓ vÒ lîi nhuËn kinh doanh. Ngîc l¹i, nÕu doanh nghiÖp cè t×nh
“Ðp ” nhµ cung cÊp ®Ó ®¹t ®îc lîi Ých cña m×nh mµ kh«ng quan t©m ®Õn lîi Ých
cña nhµ cung cÊp th× dÔ gÆp trôc trÆc trong viÖc tho¶ thuËn (kh«ng ®¹t ®îc sù
tho¶ thuËn) vµ thùc hiÖn hîp ®ång (hîp ®ång cã nguy c¬ kh«ng thùc hiÖn ®-
îc). §¶m b¶o sù “ hîp lý ” vÒ lîi Ých kh«ng chØ lµ ®iÒu kiÖn c¬ b¶n ®Ó doanh
nghiÖp vµ nhµ cung cÊp gÆp ®îc nhau vµ cïng nhau thùc hiÖn hîp ®ång, t¹o
ch÷ tÝn trong quan hÖ lµm ¨n l©u dµi, mµ cßn gióp cho doanh nghiÖp gi÷ ®îc
sù tØnh t¸o, s¸ng suèt trong ®µm ph¸n, tr¸nh nh÷ng ®iÒu ®¸ng tiÕc cã thÓ x¶y
ra.
1.2 Vai trß vµ néi dung cña qu¶n trÞ mua hµng trong
doanh nghiÖp th¬ng m¹i.
1.2.1 Môc tiªu vµ vai trß cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th-
¬ng m¹i.
+) Kh¸i niÖmvÒ qu¶n trÞ mua hµng:
Theo c¸ch tiÕp cËn qu¸ tr×nh: qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¸ tr×nh ho¹ch
®Þnh, tæ chøc, l·nh ®¹o ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t ho¹t ®éng mua hµng cña doanh
nghiÖp th¬ng m¹i nh»m thùc hiÖn môc tiªu b¸n hµng.
Theo c¸ch tiÕp cËn t¸c nghiÖp: Qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¶n trÞ b»ng c¸c
bíc c«ng viÖc nh x¸c ®Þnh nhu cÇu, t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp, theo dâi vµ
kiÓm tra viÖc giao nhËn, ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng nh»m ®¹t ®îc c¸c môc
tiªu ®· x¸c ®Þnh.
Qu¸ tr×nh mua hµng lµ qu¸ tr×nh ph©n tÝch ®Ó ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua
hµng g×? cña ai, víi sè lîng vµ gÝ c¶ nh thÕ nµo. §©y lµ mét qu¸ tr×nh phøc t¹p
®îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×, nã liªn quan ®Õn viÖc sö dông c¸c kÕt qu¶
ph©n tÝch c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ, cung øng.
+ Môc tiªu cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i:
Do mua hµng lµ kh©u ®Çu tiªn, c¬ b¶n cña ho¹t ®éng kinh doanh, lµ
®iÒu kiÖn ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn, ®Ó
c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cã hiÖu qu¶ th× môc tiªu c¬ b¶n cña ho¹t ®éng
9
mua hµng lµ ®¶m b¶o an toµn cho b¸n ra, ®¶m b¶o chÊt lîng mua hµng, vµ
mua hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt.
- §¶m b¶o an toµn cho b¸n ra thÓ hiÖn tríc hÕt lµ hµng mua ph¶i ®ñ vÒ sè l-
îng vµ c¬ cÊu tr¸nh t×nh tr¹ng thõa hay thiÕu dÉn ®Õn ø ®äng hµng ho¸ hay
gi¸n ®o¹n kinh doanh lµm ¶nh hëng ®Õn lu th«ng hµng ho¸. MÆt kh¸c hµng
mua ph¶i phï hîp víi nhu cÇu cña kh¸ch hµng v× kh¸ch hµng lµ ngêi tiªu dïng
s¶n phÈm do c«ng ty b¸n ra. C«ng ty cã tån t¹i hay kh«ng phô thuéc vµo
kh¸ch hµng. Cuèi cïng lµ ®¶m b¶o sao cho viÖc mua hµng, vËn chuyÓn Ýt gÆp
rñi ro (do giao hµng chËm, ¸ch t¾c trong kh©u vËn chuyÓn... ). Ch¼ng h¹n nh
®óng vµo thêi ®iÓm nµo ®ã, mét mÆt hµng ®ang lªn” c¬n sèt ” mµ theo ®óng
tÝnh to¸n cña doanh nghiÖp hµng sÏ vÒ ®óng vµo thêi ®iÓm ®ã nhng do viÖc
giao hµng chËm doanh nghiÖp sÏ mÊt ®i c¬ héi thu ®îc lîi nhuËn “siªu ng¹ch
” vµ cã thÓ sÏ dÉn ®Õn t×nh huèng doanh nghiÖp mÊt kh¸ch hµng do uy tÝn cña
hä bÞ gi¶m sót.
- §¶m b¶o chÊt lîng hµng mua vµo thÓ hiÖn ë chç hµng ph¶i cã chÊt lîng mµ
kh¸ch hµng cã thÓ chÊp nhËn ®îc. Quan ®iÓm phæ biÕn hiÖn nay trong c¶ s¶n
xuÊt, lu th«ng vµ tiªu dïng lµ cÇn cã nh÷ng hµng ho¸ cã chÊt lîng tèi u chø
kh«ng ph¶i cã chÊt lîng tèi ®a. ChÊt lîng tèi ®a lµ møc chÊt lîng mµ t¹i ®ã
hµng ho¸ ®¸p øng tèt nhÊt mét nhu cÇu nµo ®ã cña ngêi mua vµ nh vËy ngêi
b¸n hay ngêi s¶n xuÊt cã thÓ thu ®îc nhiÒu lîi nhuËn nhÊt. Cßn chÊt lîng tèi
®a lµ møc chÊt lîng ®¹t ®îc cao nhÊt cña doanh nghiÖp khi sö dông c¸c yÕu tè
®Çu vµo ®Ó t¹o ra s¶n phÈm, møc chÊt lîng nµy cã thÓ cao h¬n hoÆc thÊp h¬n
chÊt lîng tèi u nhng tr×nh ®é sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña doanh nghiÖp cha
tèi u
- §¶m b¶o mua hµng víi chi phÝ thÊp nhÊt nh»m t¹o nh÷ng ®iÒu kiÖn thuËn
lîi cho viÖc x¸c ®Þnh gi¸ b¸n hµng. Doanh nghiÖp cã thÓ h¹ gi¸ b¸n thÊp h¬n
c¸c ®èi thñ c¹nh tranh ®Ó kÐo kh¸ch hµng vÒ phÝa m×nh. Chi phÝ mua hµng
kh«ng chØ thÓ hiÖn ë gi¸ b¸n mµ cßn thÓ hiÖn ë chç mua hµng ë ®©u, cña ai, sè
lîng lµ bao nhiªu... ®Ó chi phÝ giao dÞch, ®Æt hµng, chi phÝ vËn chuyÓn lµ thÊp
nhÊt. C¸c môc tiªu trªn kh«ng ph¶i lóc nµo còng thèng nhÊt nhau ®îc v× th«ng
thêng ®Ó ®¹t ®îc c¸i nµy con ngêi sÏ ph¶i hy sinh c¸i kh¸c hay mÊt ®i mét thø
kh¸c. Ch¼ng h¹n thêng x¶y ra m©u thuÉn gi÷a chÊt lîng vµ gi¸ c¶, chÊt lîng
tèt th× gi¸ cao vµ ngîc l¹i. Ngoµi ra môc tiªu mua hµng cßn m©u thuÉn víi c¸c
môc tiªu cña c¸c chøc n¨ng kh¸c. V× vËy khi x¸c ®Þnh môc tiªu mua hµng cÇn
®Æt chóng trong tæng thÓ c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp vµ tuú tõng ®iÒu kiÖn
cô thÓ mµ x¾p xÕp thø tù u tiªn gi÷a c¸c môc tiªu mua hµng ®¶m b¶o sao cho
10
ho¹t ®éng mua hµng ®ãng gãp tÝch cùc nhÊt vµo viÖc hoµn thµnh c¸c môc tiªu
chung cña doanh nghiÖp.
+) TÇm quan träng cña qu¶n trÞ mua hµng :
Qu¶n trÞ mua hµng cã ý nghÜa quan träng ®èi víi mét doanh nghiÖp thÓ
hiÖn ë chç ph¶i tæ chøc, chØ ®¹o, kiÓm so¸t ho¹t ®éng mua hµng sao cho mua
®îc hµng thêng xuyªn, ®Òu ®Æn vµ kÞp thêi, cung cÊp hµng ho¸ phï hîp víi
nhu cÇu vÒ sè lîng, c¬ cÊu, chñng lo¹i víi chÊt lîng tèt, gi¸ c¶ hîp lÝ. Qu¶n trÞ
mua hµng ®îc ph¶n ¸nh th«ng qua viÖc ph©n tÝch c¸c bíc cña qu¸ tr×nh mua
hµng ®ã lµ viÖc ph©n tÝch, lùa chän ®Ó ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua hµng. §©y lµ qu¸
tr×nh phøc t¹p ®îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×. Nã liªn quan ®Õn viÖc sö
dông c¸c kÕt qu¶ ph©n tÝch c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ cung øng nh: ®¸nh gi¸ m«i
trêng chung hiÖn t¹i vµ t¬ng lai; thùc tr¹ng vÒ cung cÇu hµng ho¸ ®ã trªn thÞ
trêng; cu cÊu thÞ trêng cña s¶n phÈm; gi¸ c¶ hiÖn hµnh vµ dù b¸o; thêi h¹n
giao hµng vµ c¸c ®iÒu kiÖn, ®iÒu kho¶n; t×nh h×nh tµi chÝnh; l·i suÊt trong níc
vµ ngoµi; chi phÝ lu kho vµ hµng lo¹t c¸c vÊn ®Ò kh¸c. Tæ chøc tèt viÖc mua
hµng lµ c¬ së ®Ó thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña qu¶n trÞ mua hµng vµ nãi réng ra
lµ cña doanh nghiÖp.
1.2.2 Néi dung cña qu¶n trÞ mua hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i
§Ó triÓn khai cã hiÖu qu¶ ho¹t ®éng mua hµng, khai th¸c tèt nhÊt nguån
hµng phôc vô cho nhu cÇu kinh doanh, c¸c nhµ qu¶n trÞ mua hµng cÇn thùc
hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng. Qu¶n trÞ mua hµng lµ qu¸ tr×nh ph©n tÝch,
lùa chän vµ ®i ®Õn quyÕt ®Þnh mua, mua c¸i g× ?, mua bao nhiªu ?, mua cña
ai ?, gi¸ c¶ vµ c¸c ®iÒu kiÖn thanh to¸n nh thÕ nµo ?... §©y lµ mét qu¸ tr×nh
phøc t¹p ®îc lÆp ®i, lÆp l¹i thµnh mét chu k×, nã liªn quan ®Õn viÖc sö dông
c¸c kÕt qu¶ ph©n tÝch, c¸c yÕu tè trong qu¶n lÝ cung øng nh ®¸nh gi¸ m«i tr-
êng chung, hiÖn t¹i vµ triÓn väng, thùc tr¹ng vÒ cung - cÇu hµng ho¸ trªn thÞ
trêng c¬ cÊu thÞ trêng cña s¶n phÈm víi thùc tr¹ng vµ thùc tiÔn th¬ng m¹i, gi¸
c¶ hiÖn hµnh vµ dù b¸o, thêi h¹n giao hµng vµ c¸c ®iÒu kho¶n, t×nh h×nh vËn
t¶i vµ chi phÝ vËn chuyÓn, chi phÝ ®Æt hµng l¹i, t×nh h×nh tµi chÝnh, l·i suÊt
trongX¸c
níc®Þnh
vµ ngoµi íc, chi vµ lu
T×mphÝ lùakho... vµ hµng ng lc¸c vÊn ®ÒTheo
Th¬lo¹t kh¸c.dâi§Óvµqu¸
nhu cÇu chän nhµ îng vµ thùc hiÖn
tr×nh mua hµng ®îc tèt c¸c nhµ
cung cÊp hµng
qu¶n trÞ mua®Æt hµng tèt qu¸
cÇn thùc hiÖn giao tr×nh
hµng
mua hµng.
S¬ ®å qu¸ tr×nh mua hµng trong doanh nghiÖp
Tho¶ m·n Kh«ng tho¶ m·n
11
§¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng
a ) X¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng:
Mua hµng lµ ho¹t ®éng xuÊt ph¸t tõ nhu cÇu do vËy tríc khi mua hµng
nhµ qu¶n trÞ ph¶i x¸c ®Þnh ®îc nhu cÇu mua hµng cña doanh nghiÖp trong mçi
thêi k×. Thùc chÊt cña giai ®o¹n nµy lµ tr¶ lêi cho c©u tr¶ lêi lµ mua c¸i g×,
mua bao nhiªu, chÊt lîng nh thÕ nµo.
- Mua c¸i g×? phô thuéc vÇo nhu vÇu b¸n ra ®Ó x¸c ®Þnh. Mua c¸i g× doanh
nghiÖp cÇn tøc lµ thÞ trêng cÇn.
§Ó x¸c ®Þnh xem m×nh cÇn mua c¸i g× th× doanh nghiÖp ph¶i ®i nghiªn
cøu t×m hiÓu xem kh¸ch hµng cÇn g×, n¾m ch¾c nhu cÇu cña kh¸ch hµng ®Ó
tho¶ m·n. Nghiªn cøu thÞ trêng gióp cho c¸c doanh nghiÖp x¸c ®Þnh ®îc nhu
cÇu, tõ ®ã x¸c ®Þnh ®îc tæng cung hµng ho¸, ®©y lµ kÕ ho¹ch t¹o nguån vµ
mua hµng. §ång thêi x¸c ®Þnh cô thÓ lîng cung cña tõng khu vùc, tõng chñng
lo¹i ®Ó lùa chän chñ hµng, ph¬ng thøc mua hµng phï hîp, ®¶m b¶o sè lîng,
lo¹i hµng mua, thêi gian mua phï hîp víi kÕ ho¹ch b¸n ra cña doanh nghiÖp,
t¹o ra lîi nhuËn hîp ph¸p, hiÖu qu¶.
Mua víi sè lîng bao nhiªu? ®Ó x¸c ®Þnh ®îc sè lîng hµng ho¸ mua vµo
lµ bao nhiªu trªn thùc tÕ ngêi ta thêng dùa vµo c«ng thøc c©n ®èi lu chuyÓn.
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong ®ã:
M - Lîng hµng ho¸ cÇn mua vµo trong toµn bé k× kinh doanh.
B – Lîng hµng b¸n ra (theo kÕ ho¹ch) cña doanh nghiÖp trong k×
D dk- Lîng hµng ho¸ tån kho cña doanh nghiÖp ®Çu k× kinh doanh
D ck –Lîng hµng ho¸ dù tr÷ cuèi k× (kÕ ho¹ch) ®Ó chuÈn bÞ cho k× kinh
doanh tiÕp theo.
Dhh- §Þnh møc hao hôt (nÕu cã)
12
Tõ c«ng thøc c©n ®èi cã thÓ x¸c ®Þnh ®îc nhu cÇu mua vµo trong k× nh
sau:
M = B + D ck – D dk +Dhh
C«ng thøc trªn ®îc dïng ®Ó x¸c ®Þnh nhu cÇu mua vµo cña tõng mÆt
hµng. Tæng lîng hµng mua vµo cña doanh nghiÖp b»ng tæng c¸c lîng hµng
mua vµo cña tõng mÆt hµng.
ChÊt lîng mua vµo nh thÕ nµo? x¸c ®Þnh theo nhu cÇu b¸n ra cña doanh
nghiÖp. Mua vµo phô thuéc vµo møc b¸n ra cña doanh nghiÖp c¶ vÒ sè lîng,
chÊt lîng, c¬ cÊu.
Yªu cÇu vÒ chÊt lîng:
+ Doanh nghiÖp ph¶i ®a ra môc tiªu chÊt lîng ®èi víi hµng ho¸ mua vµo.
+ CÇn chó ý theo ®uæi môc tiªu chÊt lîng tèi u chø kh«ng ph¶i môc tiªu
chÊt lîng tèi ®a. ChÊt lîng tèi u lµ mµ t¹i ®ã hµng ho¸ ®¸p øng mét c¸ch tèt
nhÊt mét chu cÇu nµo ®o cña ngêi mua vµ nh vËy ngêi b¸n hay ngêi s¶n xuÊt
cã thÓ thu ®îc nhiÒu lîi nhuËn nhÊt. Cßn chÊt lîng tèi ®a lµ møc chÊt lîng ®¹t
®îc cao nhÊt cña doanh nghiÖp khi sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo ®Ó t¹o ra s¶n
phÈm, møc chÊt lîng nµy cã thÓ cao h¬n hoÆc thÊp h¬n møc chÊt lîng tèi u
nhng tr×nh ®é sö dông c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña doanh nghiÖp cha tèi u.
+ Ngoµi ra doanh nghiÖp cÇn chó ý ®Õn yªu cÇu vÒ c¬ cÊu, chñng lo¹i, mÉu
m·, thêi gian ®Ó ®¶m b¶o ®îc môc tiªu chi phÝ vµ môc tiªu an toµn.
ViÖc x¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng sÏ gióp doanh nghiÖp cã ®îc lîng
hµng tèi u mµ doanh nghiÖp sÏ mua tõ ®ã míi cã thÓ t×m vµ lùa chän nhµ cung
cÊp cho phï hîp.
b) T×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp.
Thùc chÊt lµ ®Ó tr¶ lêi c©u hái mua cña ai. §Ó thùc hiÖn ®îc môc tiªu
trªn doanh nghiÖp ph¶i ®i t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp. C©u hái ®Æt ra lµ
doanh nghiÖp sÏ t×m ë ®©u vµ nh thÕ nµo.
T×m nhµ cung cÊp: Cã rÊt nhiÒu c¸ch mµ doanh nghiÖp th¬ng m¹i cã
thÓ t×m kiÕm nh÷ng nhµ cung cÊp tiÒm tµng. Doanh nghiÖp cã thÓ t×m th«ng
qua c¸c h×nh thøc:
+ Th«ng qua ch¬ng tr×nh qu¶ng c¸o, giíi thiÖu cña nhµ cung cÊp.
+ Th«ng qua héi chî, triÓn l·m.
+ Th«ng qua ®¬n th chµo hµng.
+ Th«ng qua héi nghÞ kh¸ch hµng.
C¸c danh s¸ch trªn cµng ®Çy ®ñ cµng tèt.
13
Lùa chän nhµ cung cÊp: Khi lùa chän c¸c nhµ cung cÊp cÇn vËn dông
mét c¸ch s¸ng t¹o nguyªn t¾c “ kh«ng nªn chØ cã mét nhµ cung cÊp ”. Muèn
vËy ph¶i nghiªn cøu toµn diÖn vµ kÜ c¸c nhµ cung cÊp tríc khi ®a ra quyÕt ®Þnh
chän lùa, ph¶i ®¸nh gi¸ ®îc kh¶ n¨ng hiÖn t¹i vµ tiÒm Èn cña hä trong viÖc
cung øng hµng ho¸ cho doanh nghiÖp. ViÖc lùa chän nhµ cung cÊp víi gi¸ rÎ
nhÊt còng nh víi chi phÝ vËn t¶i nhá nhÊt ¶nh hëng kh«ng nhá tíi gi¸ thµnh
s¶n phÈm, lµm t¨ng lîi nhuËn. V× vËy viÖc lùa chän nhµ cung cÊp cã ý nghÜa
rÊt quan träng ®èi víi nhµ qu¶n trÞ.
Cã nhiÒu quan ®iÓm kh¸c nhau vÒ lùa chän nhµ cung cÊp. Quan ®iÓm
truyÒn thèng cho r»ng ph¶i thêng xuyªn chän nhµ cung cÊp v× cã nh thÕ míi
cã thÓ lùa chän ®îc nhµ cung cÊp víi gi¸ c¶ ®em l¹i víi chi phÝ thÊp nhÊt. Hä
thêng thay ®æi nhµ cung cÊp b»ng c¸c biÖn ph¸p: thêng xuyªn tÝnh to¸n lùa
chän ngêi cÊp hµng, tæ chøc ®Êu thÇu cho mçi lÇn cÊp hµng...
Cã quan ®iÓm hoµn toµn ngîc l¹i: th«ng qua marketing lùa chän ngêi
cÊp hµng thêng xuyªn cÊp hµng víi ®é tin cËy cao, chÊt lîng ®¶m b¶o vµ gi¸
c¶ hîp lý...
Cã hai lo¹i nhµ cung cÊp chñ yÕu: ngêi cung cÊp ®· s½n cã trªn thÞ trêng
vµ ngêi cung cÊp míi xuÊt hiÖn.
Nh÷ng ngêi cung cÊp míi xuÊt hiÖn thêng tù t×m ®Õn giíi thiÖu xin ®îc
cung cÊp hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp ®ang cã nhu cÇu. Con ®êng t×m ®Õn cña
nhµ cung cÊp cã thÓ trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp. Doanh nghiÖp còng cã thÓ tù t×m
®Õn nhµ cung cÊp th«ng qua héi chî triÓn l·m, qua giíi thiÖu, qua t¹p chÝ, qua
niªm qi¸m, qua gäi thÇu...
Qua ph©n tÝch c¸c nh©n tè ¶nh hëng ®Õn cung øng so s¸nh vµ c©n nh¾c
nh÷ng ngêi cÊp hµng, doanh nghiÖp cã thÓ chän ngêi cÊp hµng cho m×nh. C¸c
nguyªn t¾c lùa chän ®îc ®Æt ra c©n nh¾c lµ:
+ NÕu lùa chän qu¸ Ýt nhµ cung cÊp mµ doanh nghiÖp mua hµng víi sè lîng
mua nhiÒu doanh nghiÖp cã lîi thÕ mua hµng víi gi¸ u ®·i, vÒ l©u dµi cã thÓ
trë thµnh kh¸ch hµng truyÒn thèng... nhng l¹i cã h¹n chÕ lµ rñi ro cao khi nhµ
cung cÊp gÆp r¾c rèi kh«ng cã ®ñ hµng hoÆc kh«ng cã hµng cung cÊp cho
doanh nghiÖp trong trêng hîp ®ã doanh nghiÖp sÏ kh«ng kÞp chuÈn bÞ ®ñ hµng
®Ó b¸n, ®«i khi bÞ Ðp gi¸...
+ Ngîc l¹i nÕu lùa chän nhiÒu nhµ cung cÊp cho m×nh cã u ®iÓm lµ gi¶m ®îc
®é rñi ro, tr¸nh ®îc sù Ðp gi¸... nhng l¹i cã h¹n chÕ lµ kh«ng ®îc gi¶m gi¸ do
mua Ýt, doanh nghiÖp khã trë thµnh b¹n hµng truyÒn thèng, tÝnh æn ®Þnh vÒ gi¸
14
c¶ vµ chÊt lîng kh«ng cao... c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn cã sù lùa chän hîp lý. Ngoµi
ra c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn chó ý ®Õn vÊn ®Ò sau:
+ §èi víi nh÷ng mÆt hµng mµ doanh nghiÖp ®ang s½n cã nhµ cung øng (tøc lµ
nh÷ng mÆt hµng doanh nghiÖp ®ang kinh doanh) th× viÖc cã cÇn ph¶i t×m kiÕm
c¸c nhµ cung cÊp míi hay kh«ng cÇn ph¶i dùa trªn nguyªn t¾c “ nÕu c¸c nhµ
cung cÊp cßn lµm cho chóng ta hµi lßng th× cßn tiÕp tôc mua hµng cña hä ”
+ §èi víi nh÷ng hµng ho¸ míi ®îc ®a vµo danh môc mÆt hµng kinh doanh
cña doanh nghiÖp hoÆc trong trêng hîp ph¶i t×m kiÕm nhµ cung cÊp míi th×
cÇn ph¶i tiÕn hµnh nghiªn cøu kÜ c¸c nhµ cung cÊp.
Ph¬ng ph¸p ®ª lùa chän:
+ X©y dùng hµng lo¹t c¸c tiªu vµ cho ®iÓm c¸c nhµ cung cÊp kh¸c nhau ®Ó
cã quyÕt ®Þnh lùa chän.
Trªn c¬ së danh s¸ch ®· lËp ë trªn tiÕn hµnh lùa chän c¸c nhµ cung cÊp dùa
trªn c¸c tiªu thøc kh¸c nhau g¾n víi môc tiªu cña viÖc mua hµng ®· x¸c ®Þnh.
C¸c tiªu thøc ®Ó lùa chän nhµ cung cÊp:
+ VÞ thÕ vµ uy tÝn cña nhµ cung cÊp trªn th¬ng trêng( so víi c¸c nhµ cung
cÊp kh¸c)
+ VÞ trÝ cña nhµ cung cÊp trong c¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn.
+ Kh¶ n¨ng tµi chÝnh cña c¸c nhµ cung cÊp: hä ®ang ë giai ®o¹n æn ®Þnh vµ
ph¸t triÓn víi t×nh h×nh tµi ch×nh lµnh m¹nh hay ®ang trong thêi k× thua lç vµ
cã khã kh¨n vÒ tµi chÝnh.
+ Uy tÝn cña nhµ cung cÊp: uy tÝn vÒ chÊt lîng s¶n phÈm, uy tÝn trong viÖc
giao nhËn hµng ho¸( ®óng thêi h¹n, ®¶m b¶o chÊt lîng s¶n phÈm)
+ C¸c dÞch vô sau b¸n hµng cña nhµ cung cÊp.
+ VÞ trÝ ®Þa lÝ cña nhµ cung cÊp: ®iÒu nµy ¶nh hëng ®Õn kh¼ n¨ng giao hµng.
+ Kh¶ n¨ng thÝch øng cña nhµ cung cÊp víi thÞ trêng nãi chung vµ nh÷ng
®ßi hái cña doanh nghiÖp nãi riªng. ®Æc biÖt khi xem xÐt c¸c nhµ cung cÊp
ph¶i xem xÐt ®Õn kh¶ n¨ng thay ®æi, tèc ®é ph¶n øng tríc yªu cÇu thay ®æi..
Sau ®ã doanh nghiÖp tiÕn hµnh cho ®iÓm tõng tiªu thøc cã g¾n víi hÖ sè
quan träng, tõ ®ã x¸c ®Þnh ®îc tæng sè ®iÓm cña mçi nhµ cung cÊp. Dùa vµo
tæng sè ®iÓm ®Ó lùa chän nhµ cung cÊp cho doanh nghiÖp.
c) Th¬ng lîng vµ ®Æt hµng.
Sau khi ®· cã trong tay danh s¸ch c¸c nhµ cung cÊp ®· lùa chän doanh
nghiÖp tiÕn hµnh th¬ng lîng vµ ®Æt hµng ®Ó ®i ®Õn kÝ kÕt hîp ®ång mua b¸n
víi hä.
15
Th¬ng lîng gi÷a doanh nghiÖp víi nhµ cung cÊp thùc chÊt lµ viÖc gi¶i
bµi to¸n mua hµng víi hµm môc tiªu lµ c¸c môc tiªu ®· x¸c ®Þnh vµ c¸c rµng
buéc b»ng c¸c rµng buéc chÆt vµ rµng buéc láng. Nh÷ng rµng nµy liªn quan
®Õn sè lîng hµng ho¸, chñng lo¹i hµng ho¸, chÊt lîng hµng ho¸,gi¸ c¶, c¸c
®iÒu kiÖn liªn quan ®Õn viÖc mua hµng, c¸c biÖn ph¸p xö lÝ nÕu nh vi ph¹m
hîp ®ång vµ ®Ó cã thÓ ®i ®îc ®Õn tho¶ thuËn chung th× hai bªn cÇn ph¶i ph©n
chia c¸c rµng buéc chÆt vµ rµng buéc láng.
Trong qu¸ tr×nh th¬ng lîng vµ ®Æt hµng th× th¬ng luîng gi÷ mét vÞ trÝ
quan träng ¶nh hëng tíi quyÕt ®Þnh mua hµng. C¸c vÊn ®Ò cÇnth¬ng lîng bao
gåm:
- C¸c tiªu chuÈn kÜ thuËt cña hµng ho¸ cÇn mua vÒ mÉu m·, chÊt lîng, ph¬ng
tiÖn vµ ph¬ng ph¸p kiÓm tra.
- Gi¸ c¶ vµ sù giao ®éng vÒ gÝa c¶ khi gi¸ c¶ trªn thÞ trêng lóc giao hµng cã
biÕn ®éng
- Ph¬ng thøc thanh to¸n ngay, chuyÓn kho¶n, tÝn dông chøng tõ … vµ x¸c
®Þnh thêi h¹n thanh to¸n.
- Thêi gian vµ ®Þa ®iÓm giao hµng : ®Þa ®iÓm giao hµng liªn quan ®Õn chi
phÝ vËn chuyÓn, ®iÒu kiÖn giao th«ng vËn t¶i nªn ghi cô thÓ khi nµo th× giao
hµng, ghi râ giao hµng mét lÇn hay nhiÒu lÇn, ai giao cho ai…
Khi ®· tham gia ®µm ph¸n th¬ng lîng víi c¸c ®èi t¸c, doanh nghiÖp ph¶i
lùa chän nh÷ng nh©n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, kh¶ n¨ng giao tiÕp tèt.
Cã nh vËy, doanh nghiÖp míi ®¹t ®îc c¸c môc ®Ých cña m×nh trong ®µm ph¸n.
Sau khi ®· tho¶ thuËn c¸c ®iÒu kiÖn trong bíc th¬ng lîng nÕu chÊp nhËn,
doanh nghiÖp cÇn tiÕn hµnh kÝ kÕt hîp ®ång hay ®¬n hµng b»ng v¨n b¶n. §©y
lµ c¬ së ®Ó c¸c bªn cïng thùc hiÖn theo vµ khi x¶y ra tranh chÊp th× nã lµ b»ng
chøng ®Ó ®a ra träng tµi kinh tÕ. Hîp ®ång ®¬n hµng ph¶i ®îc lËp thµnh nhiÒu
b¶n (Ýt nhÊt lµ hai b¶n). Doang nghiÖp tiÕn hµnh ®Æt hµng víi c¸c nha cung cÊp
b»ng mét trong nh÷ng h×nh thøc sau:
+ KÝ kÕt hîp ®ång mua – b¸n. ®©y lµ h×nh thc mang t×nh ph¸p lÝ cao nhÊt.
Néi dung cña hîp ®ång mua – b¸n bao gåm:
. Tªn, ®Þa chØ cña c¸c bªn mua- b¸n hoÆc ngêi ®¹i diÖn cho c¸c bªn.
. Tªn, sè lîng, quy c¸ch, phÈm chÊt cña hµng ho¸.
. §¬n gi¸ vµ ph¬ng ®Þnh gi¸.
Ph¬ng ph¸p vµ ®iÒu kiÖn giao nhËn.
. §iÒu kiÖn vËn chuyÓn.
16
. Ph¬ng thøc vµ ®iÒu kiÖn thanh to¸n(thêi h¹n thanh to¸n, h×nh thøc vµ ph-
¬ng thøc thanh to¸n, c¸c ®iÒu kiÖn u ®·i trong thanh to¸n nÕu cã)
+ §¬n ®Æt hµng ( ®øng tªn ngêi mua) ®©y lµ h×nh thøc mang tÝnh ph¸p lÝ
thÊp h¬n h×nh thøc trªn.
+ Ho¸ ®¬n b¸n hµng. ( ®øng tªn ngêi b¸n) ®©y lµ h×nh thøc mang tÝnh ph¸p
lÝ thÊp nhÊt.
Sau khi doanh nghiÖp ®ång ý ®Æt hµng nÕu ph¸ vì hîp ®ång doanh
nghiÖp sÏ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm tríc ph¸p luËt.
d) Theo dâi vµ kiÓm tra giao nhËn hµng:
ViÖc giao nhËn hµng ®îc thùc hiÖn trªn c¬ së hîp ®ång tuy nhiªn cÇn
®«n ®èc, thóc giôc c¸c nhµ cung cÊp nhanh chãng chuyÓn hµng ®Ó tr¸nh t×nh
tr¹ng hµng ®Õn chËm lµm ¶nh hëng tíi ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh
nghiÖp, lµm gi¸n ®o¹n qu¸ tr×nh lu th«ng. CÇn gi¸m s¸t, theo dâi toµn bé qu¸
tr×nh giao hµng xem bªn cung cÊp cã thùc hiÖn ®óng c¸c ®iÒu kiÖn ghi trong
hîp ®ång kh«ng. Cô thÓ:
+ Hµng ho¸ nhËp kho ph¶i nghiÖm thu cÈn thËn: lµm tèt kh©u nµy hay kh«ng
sÏ ¶nh hëng ®Õn kinh doanh sau nµy cña doanh nghiÖp, ng¨n ngõa thÊt tho¸t
tµi s¶n, ng¨n chÆn c¸c hµng ho¸ kÐm phÈm chÊt vµo tay ngêi tiªu dïng nh»m
n©ng cao uy tÝn cña c«ng ty.
+ KiÓm tra sè lîng: c¨n cø vµo hîp ®ång thu mua, ®èi chiÕu chøng tõ, kiÓm
tra kiÖn hµng, kiÓm kª sè lîng. NÕu kh«ng cã g× sai sãt kÝ vµo biªn b¶n nhËn
hµng.
+ KiÓm tra chÊt lîng: c¨n cø vµo hîp ®ång mua hµng vµ ®¬n hµng kiÓm tra
tªn hµng ho¸, mÉu m·, chÊt lîng. NÕu ph¸t hiÖn hµng ho¸ vµ ®¬n hµng kh«ng
phï hîp nh hµng bÞ háng, bao b× bÞ thñng, tõ chèi nhËn hµng ®ång thêi lËp
biªn b¶n vµ b¸o ngay cho ngêi cung cÊp.
Sau khi lµm thñ tôc nhËp hµng ho¸ xong ngêi qu¶n lÝ kho hµng kÝ vµo
biªn b¶n nhËp hµng, kho gi÷ mét b¶n, kÕ to¸n gi÷ mét b¶n, göi mét b¶n cho
ngêi cung cÊp, ®Õn ®©y qu¸ tr×nh thu mua kÕt thóc.
e) §¸nh gi¸ kÕt qu¶ thu mua:
Sau mçi lÇn kÕt thóc hîp ®ång mua hµng, doanh nghiÖp cÇn tæ chøc
®¸nh gi¸ kÕt qu¶ vµ hiÖu qu¶ mua hµng. C¬ së cña viÖc ®¸nh gi¸ lµ nh÷ng môc
tiªu mua hµng ®îc x¸c ®Þnh ngay tõ ®Çu còng nh møc ®é phï hîp cña ho¹t
®éng mua hµng víi môc tiªu b¸n hµng vµ môc tiªu tµi chÝnh cña doanh
nghiÖp. Cã thÓ x¶y ra hai trêng hîp:
17
+ Trêng hîp 1: NÕu tho¶ m·n nhu cÇu nghÜa lµ ngêi cung cÊp ®¸p øng ®îc
c¸c cho nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó cho ®Çu vµo ®îc æn ®Þnh. Nh vËy
quyÕt ®Þnh mua hµng cña doanh nghiÖp lµ cã kÕt qu¶ vµ cã hiÖu qu¶.
+ Trêng hîp 2: NÕu kh«ng tho¶ m·n th× quyÕt ®Þnh mua hµng cña doanh
nghiÖp lµ sai lÇm, doanh nghiÖp ph¶i tiÕp tôc t×m kiÕm l¹i nhµ cung cÊp míi,
t×m ra vµ kh¾c phôc nh÷ng sai sãt ®Ó tr¸nh ph¹m ph¶i sai lÇm ®ã.
ViÖc ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng ph¶i lµm râ nh÷ng thµnh c«ng còng
nh nh÷ng mÆt tån t¹i cña ho¹t ®éng mua hµng, ®o lêng sù ®ãng gãp cña c¸c
thµnh viªn, tõng bé phËn cã liªn quan, ®ång thêi lµm râ tr¸ch nhiÖm cña mçi
c¸ nh©n vµ mçi bé phËn.
Trªn ®©y lµ tÊt c¶ qu¸ tr×nh mua hµng cña doanh nghiÖp, ho¹t ®éng
qu¶n trÞ lu«n g¾n liÒn víi tõng bíc cña qu¸ tr×nh nµy tõ kh©u khëi ®iÓm ®Õn
kh©u kÕtthóc. BÊt kÓ mét sai sãt nµo cña nhµ qu¶n trÞ còng ®Òu ¶nh hëng ®Õn
kÕt qu¶ mua hµng, tõ ®ã ¶nh hëng ®Õn kÕt qu¶ b¸n ra cña doanh nghiÖp.
1.3 Sù cÇn thiÕt vµ ph¬ng híng c¬ b¶n nh»m n©ng cao
c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng.
1.3.1 Sù cÇn thiÕt ph¶i n©ng cao c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng trong doanh
nghiÖp th¬ng m¹i.
Trong ®iÒu kiÖn kinh doanh ngµy nay c¸c doanh nghiÖp lu«n ph¶i chÞu
søc Ðp c¹nh tranh rÊt nhiÒu chÝnh v× vËy ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i t×m
c¸ch lµm sao duy tr× ®îc ho¹t ®éng kinh doanh trong ®iÒu kiÖn ®ã ®ång thêi
doanh nghiÖp ph¸t triÓn ®i lªn. H¬n n÷a ®ßi hái cña kh¸ch hµng ngµy cµng cao
lu«n cã sù thay ®æi trong mua b¸n hµng ho¸. ChÝnh v× vËy viÖc n©ng cao c«ng
t¸c qu¶n trÞ mua hµng lµ mét trong c¸c gi¶i ph¸p gióp doanh nghiÖp ®¹t ®îc
hiÖu qu¶ kinh doanh cña m×nh. H¬n n÷a viÖc t¹o nguån hµng lµ nghiÖp vô ®Çu
tiªn më ®Çu cho ho¹t ®éng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh.
Muèn cã s¶n phÈm ®em b¸n trªn thÞ trêng th× ph¶i cã hµng ho¸ ®Çu vµo. Tuy
nhiªn kh«ng ph¶i lóc nµo doanh nghiÖp còng cã ®ñ hµng ®Ó b¸n. Trong nhiÒu
trêng hîp doanh nghiÖp cã thÓ kh«ng mua ®îc hµng ®Ó b¸n.
- N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng gãp phÇn n©ng hiÖu qu¶
ho¹t ®éng kinh doanh, n©ng cao kh¶ n¨ng c¹nh tranh vµ uy tÝn cña doanh
nghiÖp trªn thÞ thÞ trêng. ViÖc lËp kÕ ho¹ch mua hµng chÝnh x¸c gióp cho
doanh nghiÖp cã thÓ t¨ng nhanh vßng chu chuyÓn vèn, ®em l¹i hiÖu qu¶ sö
dông vèn. Së dÜ nh vËy v× viÖc lËp kÕ ho¹ch mua hµng ®îc c¨n cø trªn møc
tiªu thô s¶n phÈm, do ®ã s¶n phÈm mua hµng sÏ ®îc cung øng hÕt kh«ng cßn
t×nh tr¹ng ø ®äng hµng ho¸, ®ång vèn lu ®éng ®îc lu chuyÓn nhanh. MÆt kh¸c
khi doanh nghiÖp cã mèi quan hÖ tèt víi nhµ cung øng, doanh nghiÖp cã thÓ
18
mua hµng víi gi¸ rÎ h¬n, nh vËy gi¸ thµnh sÏ thÊp vµ doanh nghiÖp cã kh¶
n¨ng c¹nh tranh so víi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh qua gi¸ thµnh. H¬n n÷a qu¶n trÞ
tèt mua hµng cßn gióp cho doanh nghiÖp gi¶m thiÓu chi phÝ ph¸t sinh do hµng
ho¸ kÐm phÈm chÊt, chi phÝ b¶o qu¶n, chi phÝ kho b·i, chi phÝ hao hôt ngoµi
®Þnh møc … kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña doanh nghiÖp cßn thÓ hiÖn ë uy tÝn cña
doanh nghiÖp trong viÖc kÞp thêi cung øng ra thÞ trêng khi cã nhu cÇu, mµ
muèn lµm ®îc ®iÒu ®ã th× b¾t buéc c¸c doanh nghiÖp ph¶i qu¶n lÝ tèt ho¹t
®éng mua hµng.
- N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cßn gióp cho doanh
nghiÖp ®¶m b¶o tÝnh thêng xuyªn, ®Òu ®Æn cña ho¹t ®éng kinh doanh. Ngay tõ
kh©u ®Çu tiªn cña ho¹t ®éng mua hµng nÕu doanh nghiÖp kh«ng qu¶n lÝ tèt
ho¹t ®éng mua hµng sÏ bÞ chËm trÔ. Ch¼ng h¹n khi mua hµng doanh nghiÖp
kh«ng thóc giôc bªn b¸n chuÈn bÞ giao hµng ®óng hÑn, cã thÓ hµng ho¸ sÏ bÞ
giao chËm so víi dù kiÕn. HoÆc doanh nghiÖp kh«ng tæ chøc kiÓm tra kÜ lìng
sè lîng vµ chÊt lîng hµng ho¸ tríc khi giao nhËn, sau khi giao nhËn vÒ kho
doanh nghiÖp míi ph¸t hiÖn ra thiÕu hµng, hµng hãa kÐm phÈm chÊt doanh
nghiÖp míi tr¶ cho bªn b¸n lµm lì hµng ho¸ ®Ó b¸n ra cho kh¸ch hµng, doanh
nghÞªp sÏ mÊt ®i lîi nhuËn vµ uy tÝn cña m×nh. Ngoµi ra, doanh nghiÖp cã thÓ
ph¶i mÊt c«ng t×m kiÕm nhµ cung øng míi. Khi qu¶n lÝ dù tr÷, nh©n viªn kho
sÏ ¶nh hëng ®Õn khèi lîng hµng ho¸ dù tr÷ cho chu k× kinh doanh tiÕp theo
hoÆc kh«ng lµm tèt kh©u nghiÖp vô vÒ kh©u dù tr÷ lµm hµng ho¸ bÞ háng hãc,
kh«ng gi÷ ®îc chÊt lîng, g©y mÊt m¸t hµng ho¸ lµm tæn thÊt lín cho doanh
nghiÖp. TÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng mua hµng v× môc tiªu chung cña doanh nghiÖp.
- N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng gióp cho ho¹t ®éng tµi
chÝnh cña doanh thuËn lîi nh viÖc thu håi vèn nhanh…Do ®ã khi lËp kÕ ho¹ch
mua hµng doanh nghiÖp dùa trªn c¬ së møc tiªu thô s¶n phÈm, do ®ã s¶n
phÈm cung øng sÏ ®îc tiªu thô hÕt kh«ng cßn t×nh tr¹ng hµng ho¸ bÞ ø ®äng
nÕu cã th× kh«ng ®¸ng kÓ. §ång vèn quay vßng nhanh. MÆt kh¸c khi doanh
nghiÖp cã mèi quan hÖ tèt víi nhµ cung øng cã thÓ mua ®îc hµng ho¸ víi gi¸
rÎ h¬n, ®îc u tiªn trong trêng hîp hµng hãa khan hiÕm hay nªn c¬n sèt nh vËy
doanh nghiÖp sÏ tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ kinh doanh hay cã thÓ thu ®îc lîi
nhuËn.
- N©ng cao chÊt lîng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cã t¸c dông ®èi víi lÜnh vùc
s¶n xuÊt hay nhËp khÈu. Nã ®¶m b¶o thÞ trêng cho doanh nghiÖp cã hµng ho¸
®Ó cung øng t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó æn ®Þnh nguån hµng cung øng víi c¸c ®¬n vÞ
kinh doanh.
19
1.3.2 C¸c nh©n tè ¶nh hëng ®Õn c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng.
a) C¸c nh©n tè bªn trong ¶nh hëng tíi c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng.
- KÕ ho¹ch vµ t×nh h×nh tiªu thô hµng ho¸:
+ ChiÕn lîc kinh doanh:
ChiÕn lîc kinh doanh cã vai trß quan träng ®èi víi sù tån t¹i vµ ph¸t
triÓn cña doanh nghiÖp. Doanh nghiÖp ®Æc biÖt coi träng qu¶n lÝ ho¹t ®éng
kinh doanh cña m×nh theo chiÕn lîc. Bëi v× chiÕn lîc kinh doanh gióp doanh
nghiÖp thÊy râ môc ®Ých, híng ®i cña m×nh. ChiÕn lîc kinh doanh gióp doanh
nghiÖp n¾m b¾t ®îc c¬ héi trªn thÞ trêng vµ t¹o ®îc lîi thÕ c¹nh tranh trªn th-
¬ng trêng b»ng c¸c nguån lùc cã h¹n cho doanh nghiÖp víi kÕt qu¶ cao nh»m
®¹t ®îc môc tiªu ®Ò ra. Do ®ã chiÕn lîc kinh doanh cã ¶nh hëng rÊt lín ®Õn
qu¸ tr×nh mua hµng do ®ã qu¶n trÞ mua hµng còng ph¶i phô thuéc vµo chiÕn l-
îc, tuú theo chiÕn lîc trong tõng giai ®o¹n mµ c¸c nhµ qu¶n trÞ mua hµng ®a ra
kÕ ho¹ch mua hµng hîp lÝ.
+ KÕ ho¹ch chi tiÕt:
Sau khi x¸c ®Þnh nhu cÇu trong c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh mua hµng nhµ qu¶n trÞ
ph¶i ®a ra ®îc mét kÕ ho¹ch mua hµng chi tiÕt, ph¶i lùa chän ®îc mÆt hµng
cung øng. KÕ ho¹ch mua hµng chi tiÕt hîp lÝ ph¶i ®¶m b¶o lµm sao cã ®ñ lîng
hµng dù tr÷ nhÊt ®Þnh phï hîp víi nhu cÇu b¸n ra. NÕu kÕ ho¹ch kh«ng hîp lÝ
sÏ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng thõa hoÆc thiÕu hµng dù tr÷ g©y ø ®äng vÒ vèn.
Trong ho¹t ®éng kinh doanh c¸c doanh nghiÖp thêng kinh doanh nhiÒu mÆt
hµng. Mçi mÆt hµng l¹i chiÕm vai trß, vÞ trÝ nhÊt ®Þnh. Cã nh÷ng mÆt hµng gi÷
vÞ trÝ chñ ®¹o vµ còng cã nh÷ng mÆt hµng gi÷ vÞ trÝ thø yÕu. Nh÷ng mÆt hµng
chñ ®¹o lµ nh÷ng mÆt hµng ®em l¹i doanh thu vµ lîi nhuËn lín mÆc dï thËm
chÝ sè lîng cña chóng chiÕm tû träng nhá trong mÆt hµng kinh doanh, nÕu
thiÕu nh÷ng mÆt hµng nµy sÏ ¶nh hëng lín ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh
cña doanh nghiÖp. V× vËy doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã chÝnh s¸ch mÆt hµng cã
sù chän lùa.
§Ó cã mét kÕ ho¹ch mua hµng chi tiÕt, hîp lÝ, ®óng ®¾n doanh nghiÖp cÇn
ph¶i tr¶ lêi c©u hái:
Mua c¸i g× ? ®Ó tr¶ lêi ®îc c©u hái nµy doanh nghiÖp cÇn ph¶i biÕt ®îc
nhu cÇu cña kh¸ch hµng cÇn g× bëi doanh nghiÖp lµ ngêi b¸n c¸i kh¸ch hµng
cÇn mua chø kh«ng ph¶i c¸i doanh nghiÖp cã.
Mua khi nµo? x¸c ®Þnh thêi ®iÓm mua hµng, mua khi nµo lµ hîp lÝ nhÊt
vµ ®óng thêi ®iÓm nhÊt.
20