Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của công ty cổ phần công trình giao thông hải phòng

  • 65 trang
  • file .doc
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
Më ®Çu
Lý do chän ®Ò tµi
HiÖn nay, ViÖt Nam ®ang dÇn kh¼ng ®Þnh vÞ trÝ cña m×nh trªn tr êng quèc tÕ
®ßi hái mçi c¬ quan, tæ chøc, ®¬n vÞ cÇn nç lùc rÊt nhiÒu, trong ®ã ®Æc biÖt lµ
sù cè g¾ng kh«ng chót mÖt mái cña c¸c nhµ qu¶n trÞ trong viÖc hoµn thµnh vµ
hoµn thµnh mét c¸ch xuÊt s¾c nhiÖm vô cña m×nh ®îc giao phã.
Nh÷ng ®ãng gãp cña c«ng t¸c v¨n phßng ®èi víi ho¹t ®éng cña doanh
nghiÖp ®· ®îc thõa nhËn.Bëi vËy cÇn cã ®îc c¸i nh×n ®óng ®Ó cã sù quan t©m,
®Çu t ®óng møc ®Ó cã nh÷ng bíc ®i ®óng ®¾n trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh
doanh cña mçi doanh nghiÖp.
Cæ phÇn ho¸ Doanh nghiÖp lµ mét bíc ngoÆt quan träng ®èi víi C«ng ty Cæ
phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng.Trong qu¸ tr×nh cæ phÇn ho¸, c«ng ty
mét mÆt ®îc kh¼ng ®Þnh n¨ng lùc qu¶n lý, mét mÆt lµ nh÷ng khã kh¨n ®Ó tån
t¹i vµ ph¸t triÓn h¬n n÷a. §Ó lµm ®îc ®iÒu nµy c«ng ty ®· kh«ng ngõng ¸p
dông nh÷ng KH- KT hiÖn ®¹i, n©ng cao tr×nh ®é cña c«ng nh©n kü thuËt, hoµn
thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý, ®Æc biÖt lµ kh¼ng ®Þnh vai trß cña v¨n phßng ®Ó trë
thµnh trî thñ ®¾c lùc cho l·nh ®¹o vµ c«ng ty nãi chung.
Trong qu¸ tr×nh häc tËp vµ nghiªn cøu c¸c m«n häc chuyªn ngµnh qu¶n trÞ
v¨n phßng, t«i ®· nhËn thøc ®îc tÇm quan träng cña v¨n phßng vµ ho¹t ®éng
v¨n phßng ®èi víi doanh nghiÖp.Trong thêi gian thùc tËp, ®îc t×m hiÓu t×nh
h×nh thùc tÕ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i C«ng ty Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng
H¶i Phßng, do ®ã t«i ®· chän ®Ò tµi: Mét sè gi¶i ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu
qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng cña C«ng ty Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i
Phßng lµm néi dung cña luËn v¨n tèt nghiÖp.
Môc tiªu Vµ NHIÖm vô nghiªn cøu
X©y dùng v¨n phßng v÷ng m¹nh lµ yÕu tè tÊt yÕu ®Ó gióp c¬ quan, tæ chøc
®æi míi ph¬ng thøc l·nh ®¹o vµ lÒ lèi lµm viÖc, n©ng cao chÊt lîng vµ hiÖu
qu¶, hiÖu lùc cña c«ng t¸c l·nh ®¹o.Do vËy, viÖc t¨ng cêng x©y dùng tæ chøc
vµ c¶i c¸ch ho¹t ®éng v¨n phßng cña c¬ quan, tæ chøc ®îc quan t©m ®Æc biÖt.
Môc tiªu vµ nhiÖm vô nghiªn cøu cña luËn v¨n:
+ Nghiªn cøu lý luËn vÒ v¨n phßng: kh¸i niÖm, chøc n¨ng, nhiÖm vô.Lý
luËn vÒ ho¹t ®éng v¨n phßng: vai trß, ý nghÜa cña viÖc tæ chøc khoa häc
c«ng t¸c v¨n phßng, c¸c yÕu tè ¶nh hëng ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n
phßng…
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 1
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
+ §¸nh gi¸ ho¹t ®éng v¨n phßng ë C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng: qu¸ tr×nh
h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn c«ng ty, ngµnh nghÒ kinh doanh, kh¸i qu¸t vÒ phßng
TC- HC, c¸c nghiÖp vô chÝnh, thuËn lîi, tån t¹i…
+ §Ò xuÊt mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng ë
C«ng ty: ®Þnh híng chung, gi¶i ph¸p cô thÓ…
Ph¹m vi nghiªn cøu
Thùc tÕ cã nhiÒu c¸ch hiÓu vµ quan niÖm kh¸c nhau vÒ ho¹t ®éng v¨n
phßng ph¶n ¸nh nhËn thøc vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô cña v¨n phßng ë mçi thêi
kú lÞch sö vµ trong nh÷ng hoµn c¶nh ph¸t sinh quan hÖ nhÊt ®Þnh. Néi dung
luËn v¨n nµy ®i s©u t×m hiÓu vÒ thùc tÕ ho¹t ®éng v¨n phßng ë C«ng ty
CPCTGT H¶i Phßng.
Ph¬ng ph¸p nghiªn cøu
LuËn v¨n ¸p dông ph¬ng ph¸p luËn biÖn chøng. Ph¬ng ph¸p nµy cô thÓ
bao gåm ba ph¬ng ph¸p chÝnh lµ: nghiªn cøu tµi liÖu vÒ lý luËn v¨n phßng vµ
ho¹t ®éng v¨n phßng, quan s¸t vµ ph©n tÝch, so s¸nh víi thùc tÕ v¨n phßng vµ
ho¹t ®éng v¨n phßng ë C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng.
KÕt cÊu cña luËn v¨n
Bè côc cña luËn v¨n gåm 3 ch¬ng:
Ch¬ng 1: LÝ luËn chung vÒ v¨n phßng vµ ho¹t ®éng v¨n phßng.
Ch¬ng 2: Thùc tÕ vÒ ho¹t ®éng v¨n phßng cña C«ng ty Cæ phÇn C«ng tr×nh
Giao th«ng H¶i Phßng.
Ch¬ng 3: Mét sè biÖn ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
CPCTGT H¶i Phßng.
Ch¬ng 1
LÝ luËn chung vÒ v¨n phßng vµ ho¹t ®éng
v¨n Phßng
1.1 LÝ luËn chung vÒ v¨n phßng
1.1.1 Kh¸i niÖm v¨n phßng
NÒn kinh tÕ níc ta hiÖn nay ®· vµ ®ang ®øng tríc mu«n vµn c¬ héi ®Ó héi
nhËp ph¸t triÓn còng nh ph¶i ®èi mÆt víi rÊt nhiÒu khã kh¨n, thö th¸ch ®Ó cã thÓ
tån t¹i, ph¸t triÓn ®óng híng trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng ngµy cµng ®a d¹ng ho¸,
hiÖn ®¹i ho¸.V× vËy, mçi doanh nghiÖp tæ chøc ph¶i t×m cho m×nh mét vÞ trÝ, mét
lîi thÕ v÷ng vµng trªn th¬ng trêng ®Ó cã ®ñ søc c¹nh tranh vµ cã kh¶ n¨ng ph¸t
triÓn hoµ nhÞp cïng nÒn kinh tÕ thÕ giíi.
Muèn lµm ®îc ®iÒu ®ã th× buéc c¸c nhµ qu¶n lý ph¶i th«ng minh, n¨ng
®éng, s¸ng t¹o vµ nh¹y bÐn n¾m b¾t c¸c th«ng tin mét c¸ch nhanh chãng vµ chÝnh
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 2
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
x¸c. H¬n bao giê hÕt, v¨n phßng cÇn kh¼ng ®Þnh ®îc vÞ trÝ quan träng cña m×nh
trong viÖc hç trî qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh, ra quyÕt ®Þnh cña c¸c nhµ qu¶n lý.
Cã mét sè kh¸i niÖm c¬ b¶n vÒ V¨n phßng díi c¸c gãc ®é kh¸c nhau:(theo
Th.s TrÇn ThÞ Ngµ, 2006, Bµi gi¶ng cho líp QT901P trêng §HDLHP).
* XÐt theo ph¬ng diÖn tæ chøc:V¨n phßng lµ mét ®¬n vÞ cÊu thµnh cña tæ chøc.
* XÐt theo tiªu chÝ chøc n¨ng : V¨n phßng lµ mét thùc thÓ tån t¹i ®Ó thùc hiÖn c¸c
ho¹t ®éng tham mu, tæng hîp, hËu cÇn theo yªu cÇu cña c¸c nhµ qu¶n lý.
* XÐt theo tÝnh chÊt ho¹t ®éng : V¨n phßng lµ mét thùc thÓ tån t¹i ®Ó thùc hiÖn viÖc
qu¶n lý th«ng tin phôc vô cho c«ng t¸c ®iÒu hµnh cña nhµ qu¶n trÞ.
* Ngoµi ra cßn cã thÓ hiÓu: V¨n phßng lµ trô së lµm viÖc, lµ ®Þa ®iÓm giao tiÕp ®èi
néi, ®èi ngo¹i cña c¬ quan, doanh nghiÖp.
Trong thùc tÕ v¨n phßng cßn ®îc tæ chøc ho¹t ®éng t¬ng ®èi ®éc lËp nh mét c¸nh
tay nèi dµi cña c¬ quan cÊp trªn trùc tiÕp, mét c¬ cÊu tæ chøc thay mÆt c¬ quan, ®¬n vÞ
thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô ë ngoµi c¬ quan, ®¬n vÞ chÝnh.
Trong mét sè trêng hîp kh¸c, v¨n phßng gÇn nh lµ mét c¬ quan hoµn chØnh, lµ h×nh bãng
thu nhá cña c¬ quan chÝnh nh c¸c v¨n phßng ®¹i diÖn cña c¸c tæ chøc, doanh nghiÖp t¹i c¸c
vïng, khu vùc hay ë níc ngoµi .
V¨n phßng còng ®îc dïng ®Ó gäi c¸c tæ chøc ®éc lËp ®îc ph¸p luËt thõa nhËn víi tªn
gäi nh : v¨n phßng luËt s, v¨n phßng t vÊn, v¨n phßng nghÞ sÜ, v¨n phßng kiÕn tróc s...
Khi thùc hiÖn ho¹t ®éng hËu cÇn víi nhiÖm vô qu¶n lý c¬ së vËt chÊt vµ tµi chÝnh,
v¨n phßng cßn ®îc hiÓu nh mét “thñ kho” vÒ tµi chÝnh, tµi s¶n.
LuËn v¨n nµy xem xÐt v¨n phßng theo c¸ch nh×n nhËn chung nhÊt.V¨n phßng
®îc hiÓu lµ bé m¸y ho¹t ®éng lµm viÖc tæng hîp cña ®¬n vÞ doanh nghiÖp, lµ n¬i
lµm viÖc vÒ giÊy tê, n¬i nµo thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng, s¶n xuÊt hµng ho¸, lµm dÞch
vô hoÆc lµm c«ng viÖc hµnh chÝnh ®Òu cã n¬i giao dÞch b»ng giÊy tê th× gäi lµ
v¨n phßng.V¨n phßng bao gåm toµn bé qu¸ tr×nh thu thËp, xö lý, chuyÓn t¶i
th«ng tin tõ ®Çu vµo ®Õn ®Çu ra phôc vô cho qu¸ tr×nh tæ chøc, ®iÒu hµnh mäi
ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.
Nh vËy, v¨n phßng cã thÓ ®îc xem xÐt nh mét hÖ thèng bao gåm c¸c t¸c
nghiÖp ®Çu vµo vµ ®Çu ra cã nh÷ng tÝnh chÊt ®Æc thï nhÊt ®Þnh. §Çu vµo ®ã lµ c¸c
ho¹t ®éng trî gióp l·nh ®¹o tæ chøc, qu¶n lý, sö dông toµn bé c¸c nguån th«ng
tin vÒ nh÷ng lÜnh vùc chÝnh trÞ, kinh tÕ, x· héi, hµnh chÝnh, m«i trêng...theo c¸c
ph¬ng ¸n kh¸c nhau nh»m thu ®îc nh÷ng kÕt qu¶ tèi u trong tõng ho¹t ®éng cña
c¬ quan, tæ chøc. §Çu ra lµ c¸c ho¹t ®éng ph©n phèi, chuyÓn t¶i, thu thËp, xö lý
c¸c th«ng tin ph¶n håi trong néi bé vµ tõ bªn ngoµi c¬ quan, tæ chøc theo yªu
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 3
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
cÇu cña l·nh ®¹o.Toµn bé nh÷ng ho¹t ®éng ®ã gãp phÇn vµ trî gióp c«ng t¸c
®iÒu hµnh th«ng tin trong c¬ quan nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ khai th¸c, sö dông
th«ng tin trong qu¸ tr×nh qu¶n lý, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc.
HiÓu mét c¸ch toµn diÖn h¬n: V¨n phßng lµ mét thùc thÓ tån t¹i kh¸ch quan
trong mçi tæ chøc, lµ bé m¸y ®iÒu hµnh tæng hîp cña c¬ quan, lµ n¬i thu thËp vµ xö
lý th«ng tin nh»m hç trî cho ho¹t ®éng qu¶n lý cña c¸c nhµ l·nh ®¹o, lµ n¬i ch¨m
lo mäi vÊn ®Ò vÒ hËu cÇn vµ ®¶m b¶o vËt chÊt cho ho¹t ®éng cña c¬ quan.
1.1.2 Chøc n¨ng cña V¨n phßng
C©u hái ®îc ®Æt ra lµ “V× sao ë mçi c¬ quan, tæ chøc, ®¬n vÞ l¹i cÇn ph¶i quan
t©m vµ ®Èy m¹nh c«ng t¸c v¨n phßng?”.V× v¨n phßng hç trî cho l·nh ®¹o, cho tæ
chøc rÊt nhiÒu trong viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Doanh nghiÖp hay tæ chøc nµo dï
cã qui m« lín hay nhá, còng ®Òu cã v¨n phßng lµ cöa ngâ trung t©m, lµ n¬i liªn
kÕt c¸c mèi liªn hÖ vµ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c ®iÒu hµnh, qu¶n lý. §Ó
thÓ hiÖn râ ®îc ®iÒu ®ã, chóng ta nghiªn cøu v¨n phßng víi hai chøc n¨ng chÝnh:
1.1.2.1. Chøc n¨ng tham mu, tæng hîp.
§Ó ®¹t ®îc hiÖu qu¶ cao trong l·nh ®¹o, chØ ®¹o, ®iÒu hµnh ®ßi hái c¸c nhµ
qu¶n lý ph¶i cã mÆt ë mäi lóc, mäi n¬i vµ ph¶i tinh th«ng trªn mäi lÜnh vùc. §ång
thêi ph¶i nhanh chãng ®a ra ®îc quyÕt ®Þnh qu¶n lý chÝnh x¸c, kÞp thêi ®Ó gi¶i
quyÕt mäi vÊn ®Ò ph¸t sinh trong thùc tÕ. §iÒu ®ã ®· vît qua kh¶ n¨ng cña c¸c nhµ
qu¶n lý, ®ßi hái ph¶i cã mét lùc lîng trî gióp hä trªn mäi ph¬ng diÖn, ®ã lµ c«ng
t¸c tham mu, tæng hîp.
Chøc n¨ng tham mu, tæng hîp cña v¨n phßng ®îc ph¶n ¸nh th«ng qua ho¹t ®éng
cã tÝnh ®a d¹ng vµ tæng hîp trong viÖc tham vÊn cho qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh cña l·nh
®¹o. Cô thÓ lµ “tham mu” bao hµm néi dung tham vÊn, cßn “tæng hîp” liªn quan
®Õn qu¸ tr×nh thèng kª, xö lý th«ng tin phôc vô cho ho¹t ®éng qu¶n lý.
Ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc diÔn ra phô thuéc vµo nhiÒu yÕu tè kh¸c nhau
cã tÝnh chñ quan hoÆc kh¸ch quan nh : tæ chøc bé m¸y, quy chÕ ho¹t ®éng, con ng-
êi, trang thiÕt bÞ, c¬ së vËt chÊt, phong c¸ch l·nh ®¹o cña thñ trëng...
Muèn cã quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, khoa häc ngêi l·nh ®¹o kh«ng thÓ chØ dùa vµo ý
chÝ chñ quan cña m×nh cßn ph¶i xÐt ®Õn nh÷ng yÕu tè kh¸ch quan nh ý kiÕn tham
gia cña c¸c cÊp qu¶n lý, cña nh÷ng ngêi trî góp. ViÖc thu thËp, ph©n tÝch vµ tæng
hîp nh÷ng ý kiÕn ®ã th«ng thêng vµ phÇn lín ®îc thùc hiÖn bëi bé phËn v¨n
phßng. Ho¹t ®éng nµy mang tÝnh tham vÊn vµ chuyªn m«n s©u nh»m trî gióp l·nh
®¹o lùa chän quyÕt ®Þnh tèi u. MÆt kh¸c, kÕt qu¶ tham vÊn xuÊt ph¸t tõ viÖc xö lý
khoa häc, ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c nh÷ng th«ng tin ®Çu vµo, ®Çu ra, kÓ c¶ nh÷ng th«ng
tin ph¶n håi mµ v¨n phßng thu thËp ®îc. Nh vËy, tham mu cÇn cã sù tæng hîp vµ
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 4
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
tæng hîp lµ ®Ó tham mu. §ång thêi, v¨n phßng cã chøc n¨ng gióp l·nh ®¹o c¬ quan
®iÒu hoµ, phèi hîp c¸c ho¹t ®éng chung cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc.
1.1.2.2. Chøc n¨ng hËu cÇn
C«ng t¸c hËu cÇn lµ c«ng t¸c chuÈn bÞ c¸c ®iÒu kiÖn cho sù ho¹t ®éng b×nh th-
êng cña tæ chøc. Lµm tèt c«ng t¸c hËu cÇn cã nghÜa lµ v¨n phßng ®· n©ng cao hiÖu
qu¶ lµm viÖc cña doanh nghiÖp. HËu cÇn thêng lµ nh÷ng c«ng viÖc dÞch vô nh t¹o
ra c¬ së vËt chÊt, hç trî mäi trang thiÕt bÞ, ph¬ng tiÖn cho ngêi lao ®éng ®Ó n©ng
cao n¨ng suÊt lao ®éng, t¨ng thªm hiÖu qu¶ lµm viÖc.
C«ng t¸c hËu cßn lµ diÖn m¹o cña c¬ quan, thùc hiÖn nhiÖm vô qu¶n lý c¸c
kho¶n tiÕt kiÖm ®¶m b¶o cho ®êi sèng cña CBCNV. Bªn c¹nh ®ã, c«ng t¸c hËu cÇn
còng ®îc coi nh c«ng cô qu¶n lý hiÖu qu¶. ViÖc chuÈn bÞ c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch sÏ
gãp phÇn vµo viÖc hoµn thµnh tèt c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch ®ã còng nh viÖc tæ chøc
thµnh c«ng c¸c héi nghÞ, héi th¶o.
Tãm l¹i, v¨n phßng lµ ®Çu mèi gióp viÖc cho l·nh ®¹o th«ng qua 2 chøc n¨ng
quan träng trªn. C¸c chøc n¨ng nµy võa tån t¹i ®éc lËp võa hç trî bæ sung cho nhau
nh»m kh¼ng ®Þnh sù cÇn thiÕt kh¸ch quan ph¶i tån t¹i v¨n phßng ë mçi doanh
nghiÖp.
1.1.3 NhiÖm vô cña v¨n phßng
Trªn c¬ së c¸c chøc n¨ng nh ®· tr×nh bµy ë trªn, v¨n phßng cÇn thùc hiÖn c¸c
nhiÖm vô cô thÓ nh sau:
Mét lµ, x©y dùng vµ ®«n ®èc viÖc thùc hiÖn ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c cña
c¬ quan ch¬ng tr×nh ®ã; bè trÝ, s¾p xÕp ch¬ng tr×nh lµm viÖc hµng tuÇn, th¸ng, quý,
6 th¸ng, n¨m cña c¬ quan.
Hai lµ, thu thËp, xö lý, qu¶n lý vµ cung cÊp th«ng tin cho l·nh ®¹o ®ång thêi
tæng hîp, b¸o c¸o t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c¸c ®¬n vÞ trong c¬ quan.
Ba lµ, ®Ò xuÊt, kiÕn nghÞ c¸c biÖn ph¸p thùc hiÖn phôc vô sù chØ ®¹o vµ ®iÒu
hµnh cña thñ trëng.
Bèn lµ, t vÊn v¨n b¶n cho thñ trëng vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tÝnh ph¸p lý vµ kü
thuËt so¹n th¶o v¨n b¶n cña c¬ quan ban hµnh.
N¨m lµ, thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷, gi¶i quyÕt c¸c v¨n th, tê tr×nh cña c¸c
®¬n vÞ vµ c¸ nh©n theo quy chÕ cña c¬ quan, theo dâi viÖc gi¶i quyÕt c¸c v¨n b¶n
®ã.
S¸u lµ, tæ chøc giao tiÕp trong néi bé c¬ quan víi bªn ngoµi vµ hç trî viÖc tiÕp
kh¸ch, tiÕp d©n, tæ chøc phôc vô c¸c cuéc häp, lÔ nghi kh¸nh tiÕt, thùc hiÖn, c«ng
t¸c lÔ t©n, tiÕp kh¸ch mét c¸ch khoa häc vµ v¨n minh, gi÷ vai trß lµ chiÕc cÇu nèi
c¬ quan, m×nh víi c¸c c¬ quan kh¸c, còng nh víi nh©n d©n nãi chung.
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 5
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
BÈy lµ, lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh, dù to¸n kinh phÝ hµng n¨m, hµng quý, dù kiÕn
ph©n phèi h¹n møc kinh phÝ, b¸o c¸o kÕ to¸n, c©n ®èi hµng quý, hµng n¨m; chi tr¶
tiÒn l¬ng, tiÒn thëng, chi tiªu nghiÖp vô theo chÕ ®é cña Nhµ níc vµ quyÕt ®Þnh cña
thñ trëng.
T¸m lµ, mua s¾m trang thiÕt bÞ, x©y dùng c¬ b¶n, söa ch÷a, qu¶n lý c¬ së vËt
chÊt, kü thuËt, ph¬ng tiÖn lµm viÖc cña c¬ quan, b¶o ®¶m c¸c yªu cÇu hËu cÇn cho
ho¹t ®éng vµ c«ng t¸c cña c¬ quan.
ChÝn lµ, tæ chøc vµ thùc hiÖn c«ng t¸c y tÕ, b¶o vÖ søc khoÎ, b¶o vÖ trËt tù, an
toµn c¬ quan.
Mêi lµ, thêng xuyªn kiÖn toµn bé m¸y, x©y dùng vµ n©ng cao chÊt lîng ®éi ngò
nh©n viªn v¨n phßng, tõng bíc hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c hµnh chÝnh- v¨n phßng, chØ
®¹o vµ híng dÉn nghiÖp vô v¨n phßng cho c¸c v¨n phßng cÊp díi hoÆc ®¬n vÞ
chuyªn m«n khi cÇn thiÕt.
1.2. LÝ luËn chung vÒ ho¹t ®éng v¨n phßng
1.2.1 Vai trß cña ho¹t ®éng v¨n phßng
Vai trß cña c«ng t¸c v¨n phßng ®îc thÓ hiÖn qua viÖc thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c
chøc n¨ng, nhiÖm vô cô thÓ cña nã.
Tríc hÕt, ho¹t ®éng cña v¨n phßng lµ mét kh©u quan träng trong d©y chuyÒn
cña c¶ hÖ thèng c¸c c¬ quan nhµ níc nh»m thùc hiÖn ho¸ c¸c chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch
cña §¶ng vµ nhµ níc trong cuéc sèng.
Víi nhiÖm vô lµ ®Çu mèi thu nhËn vµ xö lý th«ng tin phôc vô l·nh ®¹o v¨n
phßng, cung cÊp nh÷ng c¨n cø khoa häc cho viÖc ban hµnh quyÕt ®Þnh qu¶n lý nhµ
níc, b¶o ®¶m cho ho¹t ®éng thèng nhÊt, liªn tôc, kÞp thêi cña c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ,
theo ®óng c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n ®îc nhµ níc giao.
Th«ng tin, xÐt vÒ hiÖu qu¶ sö dông, lu«n g¾n liÒn víi hiÖu qu¶ qu¶n lý. MÆt
kh¸c, th«ng tin còng bæ sung vµ n©ng cao chÊt lîng cña kiÓm tra trong qu¶n lý nhµ
níc.Th«ng tin lµ ®èi tîng lao ®éng cña c¸n bé, c«ng chøc, lµ c«ng cô ®¾c lùc cña
ngêi qu¶n lý, lµ nhu cÇu thêng xuyªn trong ®êi sèng nhµ níc, x· héi còng nh tõng
con ngêi, tõng tÕ bµo cña x· héi. B»ng viÖc thu nhËn vµ xö lý th«ng tin cña c¸c v¨n
phßng, c¸c cÊp qu¶n lý ban hµnh c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý theo ®óng tr×nh tù, thñ tôc,
thÈm quyÒn tíi c¸c ®èi tîng qu¶n lý, ®ã lµ ®iÒu kiÖn tiªn quyÕt ®Ó c¸c chñ tr¬ng,
chÝnh s¸ch cña §¶ng, ph¸p luËt cña nhµ níc ®i vµo cuéc sèng. §ång thêi, v¨n
phßng còng lµ n¬i tiÕp nhËn, trùc tiÕp triÓn khai hoÆc ®«n ®èc viÖc thùc hiÖn c¸c
quyÕt ®Þnh qu¶n lý mµ c¬ quan m×nh cã nghÜa vô thùc hiÖn.
Ho¹t ®éng cña v¨n phßng gãp phÇn quan träng trong viÖc duy tr× c¸c ho¹t ®éng
thêng xuyªn, liªn tôc, bÒn v÷ng theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt cña hÖ thèng c¬ quan
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 6
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
hµnh chÝnh nãi chung vµ ho¹t ®éng cña mçi c¬ quan nãi riªng. Gãp phÇn duy tr×
sù æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn toµn diÖn cña x· héi. Ho¹t ®éng cña v¨n phßng lµ mét
chuçi c¸c ho¹t ®éng thêng xuyªn, liªn tôc tríc hÕt ®îc ®¶m b¶o th«ng qua viÖc lËp
vµ ®«n ®èc thùc hiÖn c¸c ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch. LËp kÕ ho¹ch vµ tæ chøc thùc hiÖn
theo kÕ ho¹ch lµ nhiÖm vô träng t©m hµng ®Çu cña v¨n phßng. Cã kÕ ho¹ch, viÖc
®iÒu hµnh c«ng viÖc sÏ tËp trung vµo c¸c môc tiªu, cã thÓ øng phã ®îc víi nh÷ng
biÕn ®éng, nh÷ng thay ®æi cã thÓ x¶y ra trong qu¸ tr×nh qu¶n lý còng nh t¹o kh¶
n¨ng tiÕt kiÖm trong ho¹t ®éng cña v¨n phßng.
V¨n phßng lµ ®Çu mèi t¹o nªn sù phèi hîp, hîp t¸c gi÷a c¸c ®¬n vÞ, bé phËn
trong c¬ quan nh»m ph¸t huy søc m¹nh tæng hîp cña c¶ hÖ thèng. Ho¹t ®éng cña
v¨n phßng cã t¸c dông n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng, hiÖu qu¶ c«ng t¸c trong toµn
c¬ quan. Ngoµi viÖc tham mu gióp l·nh ®¹o c¬ quan ban hµnh c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n
lý, v¨n phßng lu«n lu«n cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra, ®«n ®èc viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt
®Þnh cña c¸c ®¬n vÞ cã liªn quan vµ gióp cho l·nh ®¹o ®a ra ph¬ng ¸n gi¶i quyÕt kÞp
thêi, nhanh chãng.
V¨n phßng ®¶m b¶o phôc vô c¸c ®iÒu kiÖn c¬ së vËt chÊt, kü thuËt phôc vô c¸c
ho¹t ®éng, b¶o ®¶m trËt tù, an toµn cña c¬ quan. Lµm tèt c«ng t¸c hËu cÇn v¨n
phßng sÏ gãp phÇn quan träng vµo viÖc n©ng cao hiÖu lùc, hiÖu qu¶ lµm viÖc cña c¬
quan, tæ chøc.
1.2.2. ý nghÜa cña viÖc tæ chøc khoa häc c«ng t¸c v¨n phßng
Mäi ho¹t ®éng cña v¨n phßng cã ®îc diÔn ra liªn tôc vµ hiÖu qu¶ hay kh«ng lµ
hoµn toµn phô thuéc vµo c¸ch bè trÝ , s¾p xÕp nh©n viªn khoa häc, hîp lý còng nh
nghÖ thuËt ®iÒu hµnh, qu¶n lý cña nhµ l·nh ®¹o.ViÖc tæ chøc c«ng t¸c v¨n phßng
mét c¸ch khoa häc cã ý nghÜa v« cïng quan träng v× nã quyÕt ®Þnh tíi sù thµnh
c«ng, ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp.
1.2.2.1. T¹o tiÒn ®Ò ph¸t triÓn cho mçi c¬ quan, tæ chøc.
Sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña mçi c¬ quan, tæ chøc liªn quan ®Õn nhiÒu yÕu tè,
trong ®ã cã nh÷ng yÕu tè tiªn quyÕt kh¼ng ®Þnh vÞ trÝ cña c¬ quan, tæ chøc trong hÖ
thèng c¸c chñ thÓ qu¶n lý nh : ®Þa bµn ho¹t ®éng, lÜnh vùc ho¹t ®éng, quy m«, chÊt
lîng, ®èi thñ c¹nh tranh...Nh÷ng vÊn ®Ò ®ã liªn quan mËt thiÕt ®Õn néi dung cña
c«ng t¸c v¨n phßng, mµ tríc hÕt lµ viÖc thu thËp, ph©n tÝch vµ xö lý th«ng tin ®Ó cã
thÓ cã ®îc nh÷ng dù b¸o chÝnh x¸c, ®óng ®¾n phôc vô cho viÖc qu¶n lý, ®iÒu hµnh
cña l·nh d¹o ®èi víi c¬ quan, tæ chøc. Mét khi nh÷ng c«ng viÖc ®ã ®îc tÝnh to¸n
kü lìng vµ thùc hiÖn ®Çy ®ñ, cã khoa häc sÏ lµ c¬ së v÷ng ch¾c cho sù ph¸t triÓn
cña c¬ quan, tæ chøc.V¨n phßng thêng xuyªn lµ n¬i gãp phÇn quan träng trong viÖc
x©y dùng c¸c ch¬ng tr×nh lín, c¸c kÕ ho¹ch dµi h¹n, c¸c quy chÕ ho¹t ®éng cña mçi
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 7
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
c¬ quan, c¸c ho¹t ®éng ®ã mang tÝnh ®Þnh híng, l©u dµi vµ cã tÇm quan träng víi
bÊt cø c¬ quan nµo.
1.2.2.2. Gi¶m thêi gian l·ng phÝ vµ nh÷ng ¸ch t¾c trong tiÕp nhËn, xö lý, chuyÓn
t¶i th«ng tin phôc vô cho ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc.
Trong thêi kú “bïng næ th«ng tin” nh hiÖn nay, mäi th¾ng lîi trong ho¹t ®éng cña
mçi c¬ quan, tæ chøc ®îc quyÕt ®Þnh bëi lîi thÕ vÒ th«ng tin. Nhng viÖc thu thËp,
xö lý vµ chuyÓn t¶i th«ng tin l¹i phô thuéc vµo sù ph©n c«ng, giao tr¸ch nhiÖm, lÒ
lèi vµ ph¬ng ph¸p lµm viÖc, còng nh tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé, c«ng chøc
v¨n phßng. Bëi vËy, tæ chøc khoa häc c«ng t¸c v¨n phßng sÏ gi¶m bít ®îc thêi
gian l·ng phÝ vµ nh÷ng ¸ch t¾c trong xö lý vµ lu chuyÓn th«ng tin. VÊn ®Ò cÇn
quan t©m chÝnh lµ hîp lý ho¸ tæ chøc vµ biªn chÕ sao cho chøc n¨ng, nhiÖm vô cña
mçi bé phËn, mçi c¸n bé, c«ng chøc ph¶i ®îc ph©n ®Þnh râ rµng. §Ó tiÕn tíi môc
tiªu ®ã cÇn x©y dùng vµ thùc hiÖn quy chÕ ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc. §ã lµ
nh÷ng quyÕt ®Þnh vÒ lÒ lèi, nÒ nÕp lµm viÖc ë tõng bé phËn. Chóng kh¼ng ®Þnh t¹o
lËp vµ rµng buéc c¸c mèi quan hÖ c«ng t¸c gi÷a l·nh ®¹o víi nh©n viªn, gi÷a c¸c bé
phËn víi nhau...Môc tiªu chung kh«ng thÓ ®¹t hiÖu qu¶ cao nÕu quy chÕ x©y dùng
kh«ng ®¹t yªu cÇu mµ dÔ dÉn tíi sù vËn hµnh rêi r¹c cña tõng m¾t xÝch trong c¬
cÊu vËn hµnh cña bé m¸y tæ chøc. Do ®ã, viÖc tæ chøc khoa häc c«ng t¸c v¨n
phßng trë nªn hÕt søc cÇn thiÕt trong mäi ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc.
1.2.2.3. T¨ng cêng kh¶ n¨ng sö dông c¸c nguån lùc.
C¸c nguån lùc cña c¬ quan, tæ chøc tån t¹i díi nhiÒu d¹ng nh : nh©n lùc, vËt lùc
vµ trÝ lùc. C¸c nguån lùc ®ã chØ cã thÓ ®îc huy ®éng, sö dông mét c¸ch cã hiÖu qu¶
khi ¸p dông nh÷ng ph¬ng thøc t¸c ®éng vµ vËn hµnh chóng mét c¸ch khoa häc. Tr-
íc hÕt, yÕu tè con ngêi lµ kh«ng thÓ thiÕu trong ho¹t ®éng cña mçi c¬ quan, tæ
chøc.YÕu tè nµy ph¶i lµ mét khèi thèng nhÊt vÒ hµnh ®éng, lµ sù tæng hoµ, phèi
hîp nhÞp nhµng nh÷ng tr¸ch nhiÖm vµ sù hiÓu biÕt kh¸c nhau. H¬n thÕ n÷a, sù hoµ
®ång, ®oµn kÕt gióp ®ì lÉn nhau gi÷a c¸c thµnh viªn lµ mét ®iÒu kiÖn quan träng
®Ó ®i tíi môc tiªu chung.Tõ ®ã cÇn tiÕp cËn yÕu tè con ngêi díi c¸ch nh×n thËt khoa
häc, tõ mäi gãc ®é, kh«ng thÓ phiÕn diÖn. Con ngêi lu«n híng tíi viÖc hîp lý ho¸
nh÷ng ho¹t ®éng cña m×nh, trong ®ã cã viÖc sö dông nh÷ng ®iÒu kiÖn vËt lùc vµ trÝ
lùc sao cho cã hiÖu qu¶ nhÊt. Sù nhËn thøc thÕ giíi kh¸ch quan ngµy cµng mét s©u
s¾c h¬n, nh÷ng thiÕt bÞ ngµy mét hiÖn ®¹i, ®a chøc n¨ng h¬n lµ nh÷ng trî thñ ®¾c
lùc cho viÖc tèi u ho¸ nh÷ng ho¹t ®éng cña con ngêi trªn mäi lÜnh vùc.Tuy nhiªn,
nÕu kh«ng biÕt kÕt hîp sao cho khoa häc, ®óng ®¾n, phï hîp víi ph¸p luËt th× c¸c
nguån lùc cã thÓ sÏ kh«ng ®îc huy ®éng vµ sö dông hiÖu qu¶.
1.2.2.4. Thùc hiÖn tiÕt kiÖm chi phÝ cho c«ng t¸c v¨n phßng
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 8
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
C«ng t¸c v¨n phßng diÔn ra thêng xuyªn, liªn tôc vµ cÇn ®Õn nh÷ng chi phÝ ®¸ng
kÓ cho nh÷ng t¸c nghiÖp qu¶n lý v¨n phßng mang tÝnh gi¸n tiÕp. Nh÷ng chi phÝ
hµnh chÝnh- v¨n phßng cã thÓ chiÕm kho¶ng 5-10% tæng chi phÝ cho ho¹t ®éng
chung vµ sÏ ®îc tÝnh vµo gi¸ thµnh s¶n phÈm. ViÖc gi¶m bít kho¶n chi phÝ nµy lµ
hÕt søc cÇn thiÕt vµ viÖc ®ã hoµn toµn cã thÓ thùc hiÖn ®îc mét khi c«ng t¸c v¨n
phßng ®îc tèi u ho¸ trªn nh÷ng c¬ së khoa häc nhÊt ®Þnh.
1.2.2.5.N©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng cña c¬ quan, tæ chøc
N¨ng suÊt lao ®éng chÞu ¶nh hëng vµ phô thuéc vµo nhiÒu yÕu tè kh¸c nhau.
Nh÷ng yÕu tè liªn quan ®Õn tæ chøc bé m¸y, c¬ cÊu vµ c¸c nguyªn t¾c vËn hµnh bé
m¸y ®ã, nh÷ng yÕu tè con ngêi vµ vËt chÊt phôc vô sù vËn hµnh ...C¸c yÕu tè nÕu
®îc tæ chøc mét c¸ch khoa häc sÏ gãp phÇn n©ng cao hiÖu suÊt lao ®éng cña mçi c¬
quan, tæ chøc. Mét trong nh÷ng tiÒn ®Ò quan träng ®Ó tiÕn hµnh hiÖu qu¶ c¸c ho¹t
®éng v¨n phßng chÝnh lµ t©m lý lao ®éng.Trong ®iÒu kiÖn t©m lý tho¶i m¸i, chñ
®éng, hoµ hîp con ngêi sÏ ph¸t huy hÕt ®îc nh÷ng kh¶ n¨ng s¸ng t¹o, nh÷ng thÕ
m¹nh cña m×nh.
ChÝnh v× thÕ, v¨n phßng cÇn tham mu x©y dùng vµ thùc hiÖn mét quy chÕ ho¹t
®éng d©n chñ, khuyÕn khÝch ngêi lao ®éng vÒ tinh thÇn còng nh vËt chÊt...
1.2.3. C¸c yÕu tè ¶nh hëng ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng
V¨n phßng lµ mét tæ chøc thuéc c¬ cÊu cña mét c¬ quan tæ chøc cã chøc n¨ng
tham mu, tæng hîp cho l·nh ®¹o vµ ®¶m b¶o hËu cÇn nh»m thùc hiÖn nhiÖm vô
chÝnh trÞ cña c¬ quan, tæ chøc ®ã.
V¨n phßng lµ mét thùc thÓ tån t¹i kh¸ch quan, lu«n vËn ®éng chÞu sù chi phèi
cña c¸c yÕu tè m«i trêng vµ nã ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña v¨n
phßng. Râ rµng, doanh nghiÖp muèn cã ®ñ søc c¹nh tranh vµ tån t¹i trªn th¬ng tr-
êng th× b¾t buéc c¸c nhµ qu¶n lý ph¶i n¨ng ®éng nghiªn cøu t×m ra c¸c biÖn ph¸p
tèi u ®Ó tËn dông c¬ héi còng nh kh¾c phôc khã kh¨n, duy tr× nh÷ng t¸c ®éng tÝch
cùc cña c¸c yÕu tè nh»m ®¹t ®îc môc tiªu ®· ®Ò ra cña doanh nghiÖp nãi chung,
cña v¨n phßng nãi riªng. Bëi thÕ, c©u hái ®Æt ra lµ “ Ho¹t ®éng v¨n phßng ®· ph¶i
chÞu sù t¸c ®éng cña c¸c yÕu tè bªn trong vµ bªn ngoµi nh thÕ nµo? ”.
H×nh 1: S¬ ®å c¸c yÕu tè ¶nh hëng ®Õn ho¹t ®éng v¨n phßng
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 9
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
YÕu Nguån
tè nh©n
tæ lùc
chøc
c¬ chÕ ®iÒu kiÖn
ho¹t V¨n c¬ së
®éng phßng vËt chÊt
cña g¾n víi
v¨n hiÖn ®¹i
phßng ho¸
BÇu
kh«ng
khÝ
lµm
viÖc
1.2.3.1 YÕu tè tæ chøc
Ho¹t ®éng cña v¨n phßng tríc hÕt phô thuéc vµo chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn
h¹n cña c¬ quan cÊp trªn trùc tiÕp cña v¨n phßng, ph¹m vi ¶nh hëng ®èi tîng ®iÒu
chØnh, c¸c mèi quan hÖ, c¸c nghÜa vô vµ quyÒn lîi mµ c¬ quan ®ã tham gia. Chøc
n¨ng, nhiÖm vô cña v¨n phßng còng cã thÓ ®îc quy ®Þnh bëi c¬ quan cÊp trªn mét
cÊp hoÆc do cÊp trªn trùc tiÕp quy ®Þnh. C¸c ®iÒu kiÖn trªn quy ®Þnh quy m« vµ tÝnh
chÊt ho¹t ®éng cña mçi v¨n phßng. C¸c quy ®Þnh ®ã cïng víi c¸c chÕ ®é, chÝnh
s¸ch kh¸c cña nhµ níc còng t¹o ra khung ph¸p lý cÇn thiÕt cho ho¹t ®éng cña mçi
v¨n phßng.
Mçi doanh nghiÖp ho¹t ®éng ®Òu dùa trªn sù qu¶n lý cña Nhµ níc th«ng qua hÖ
thèng qu¶n lý b»ng quy ®Þnh, ph¸p luËt do Nhµ níc ban hµnh. Nh÷ng chÝnh s¸ch,
quy ®Þnh cña nhµ níc vÒ v¨n phßng t¹o ra hµnh lang ph¸p lý chung cho qu¸ tr×nh
®Þnh híng ph¸t triÓn cña mçi doanh nghiÖp. HÖ thèng chÝnh s¸ch cña mçi doanh
nghiÖp ®ßi hái lu«n ®îc hoµn chØnh cho phï hîp víi t×nh h×nh ph¸t triÓn trong mçi
thêi kú vµ mang tÝnh kh¶ thi cao lµ c¬ së ®Ó ho¹t ®éng v¨n phßng thùc hiÖn hiÖu
qu¶, n©ng cao uy tÝn cña l·nh ®¹o v¨n phßng vµ t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng cña nh©n
viªn.Nh÷ng chÝnh s¸ch hoÆc quy ®Þnh bÊt hîp lý, mang tÝnh h×nh thøc hoÆc ®îc
h×nh thµnh mét c¸ch ®éc ®o¸n, chñ quan sÏ dÉn ®Õn sù rèi lo¹n trong néi bé, sù
mÊt niÒm tin, rÖu r· tinh thÇn, sù chèng ®èi vµ ®¬ng nhiªn kÕt qu¶ thùc thi thÊp.
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 10
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
Cïng trong yÕu tè tæ chøc nµy, v¨n phßng chÞu ¶nh hëng trong mèi quan hÖ t¬ng
t¸c víi c¸c ®¬n vÞ kh¸c trong c¬ quan. Do vËy, mäi ho¹t ®éng gi÷a c¸c phßng ban,
®¬n vÞ víi V¨n phßng ph¶i biÕt kÕt hîp mËt thiÕt, ®ång bé víi nhau trong c«ng
viÖc.
1.2.3.2 Nguån nh©n lùc
Trong qu¸ tr×nh chuyÓn ®æi c¬ chÕ qu¶n lý hiÖn nay, yÕu tè con ngêi cã ý nghÜa
to lín ®èi víi ho¹t ®éng v¨n phßng.YÕu tè nµy ngµy cµng cã vai trß hÕt søc quan
träng v× trong thêi gian qua viÖc ®µo t¹o nguån nh©n lùc cho c«ng t¸c v¨n phßng
kh«ng ®îc coi träng. MÆt kh¸c, c¬ cÊu lao ®éng v¨n phßng hiÖn nay ®ang thay ®æi
m¹nh mÏ do c¸c quy ®Þnh míi cña Nhµ níc vÒ viÖc c¬ quan nhµ níc kh«ng thùc
hiÖn mét sè lo¹i c«ng viÖc mµ v¨n phßng tríc ®©y vÉn thùc hiÖn.ViÖc ¸p dông c¸c
biÖn ph¸p qu¶n lý míi nh kho¸n chi hµnh chÝnh, thùc hiÖn c¬ chÕ kho¸n víi c¸c
®¬n vÞ sù nghiÖp...
Nguån nh©n lùc trong v¨n phßng liªn quan mËt thiÕt ®Õn ý thøc tæ chøc qu¶n lý,
kh¶ n¨ng l·nh ®¹o, ý thøc lµm viÖc cña bé m¸y v¨n phßng. NÕu nhµ l·nh ®¹o biÕt
khai th¸c yÕu tè nµy díi nghÖ thuËt qu¶n lý cã khoa häc sÏ thu©n lîi cho viÖc vËn
hµnh bé m¸y v¨n phßng thêng xuyªn, linh ho¹t.
YÕu tè con ngêi trong v¨n phßng bao gåm: nhµ l·nh ®¹o, nh©n viªn, kh¸ch hµng,
®èi t¸c...¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn hiÖu qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp nãi chung
vµ kÕt qu¶ lµm viÖc cña v¨n phßng nãi riªng.
*C¸c nhµ l·nh ®¹o:
Lµ ngêi qu¶n lý, ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng trong v¨n phßng. Doanh nghiÖp cã
®¹t ®îc môc tiªu ®Ò ra hay kh«ng lµ phô thuéc vµo ho¹t ®éng v¨n phßng cã khoa
häc hay kh«ng, phô thuéc vµo kh¶ n¨ng qu¶n lý, th«ng minh, quyÕt ®o¸n, nh¹y
bÐn cña ngêi l·nh ®¹o. §Ó qu¶n lý tèt bé m¸y v¨n phßng, ngêi l·nh ®¹o cÇn cã mét
sè phÈm chÊt c¬ b¶n sau:
+ Cã tÇm nh×n chiÕn lîc.
+ Cã tham väng thµnh ®¹t.
+ Cã kü n¨ng qu¶n lý cÇn thiÕt nh lËp kÕ ho¹ch, kiÓm tra, ph©n c«ng c«ng viÖc,
®éng viªn khuyÕn khÝch nh©n viªn lµm viÖc cã hiÖu qu¶, bè trÝ, s¾p xÕp c«ng viÖc
sao cho ®óng ngêi, ®óng viÖc ®Ó ph¸t huy cao nhÊt kh¶ n¨ng cña tõng nh©n viªn.
+ Cã kü n¨ng giao tiÕp tèt.
*Nh©n viªn
§©y lµ nh©n tè t¸c ®éng trùc tiÕp ®Õn qu¸ tr×nh hoµn thµnh c«ng viÖc cña v¨n
phßng. NÕu nh nh©n viªn hiÓu râ ®îc chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh, cña v¨n
phßng th× kh¶ n¨ng hoµn thµnh tèt nhiÖm vô cña hä sÏ cao h¬n. Ngîc l¹i, ho¹t
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 11
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
®éng v¨n phßng sÏ gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n nÕu nh nh©n viªn v¨n phßng kh«ng hiÓu
râ chøc n¨ng, nhiÖm vô, kh«ng cã th¸i ®é ®óng mùc víi c«ng viÖc cña v¨n phßng.
§Ó thùc thi hiÖu qu¶ c¸ nh©n nh©n viªn cÇn c¸c yÕu tè cÊu thµnh n¨ng lùc c«ng
t¸c, bao gåm: kiÕn thøc, kh¶ n¨ng vµ hµnh vi phï hîp víi nhiÖm vô. Cô thÓ lµ, nh©n
viªn v¨n phßng cÇn cã:
+ KiÕn thøc, hiÓu biÕt vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô.
+ C¸c kü n¨ng cÇn thiÕt ®Ó cã thÓ hoµn thµnh tèt c«ng viÖc.
+ C¸ch øng xö, th¸i ®é cÇn thiÕt trong c«ng viÖc: cÇn cï, cÈn thËn, linh ho¹t, s¸ng
t¹o; gióp ®ì, hç trî l·nh ®¹o, ®oµn kÕt, th©n thiÖn víi c¸c nh©n viªn kh¸c.
 C¸c nh©n viªn cÇn cã ®îc sù quan t©m, hç trî, chØ ®¹o tõ phÝa nhµ qu¶n lý
®Ó hoµn thµnh tèt nhiÖm vô ®îc giao phã. §Ó cã thÓ gÆt h¸i ®îc kÕt qu¶ cao trong
c«ng viÖc th× ®ßi hái cã sù phèi hîp nhÞp nhµng, hµi hoµ gi÷a nghÖ thuËt qu¶n lý
cña nhµ l·nh ®¹o cïng sù ®oµn kÕt, gióp ®ì lÉn nhau gi÷a c¸c nh©n viªn trong v¨n
phßng.
*Kh¸ch hµng, ®èi t¸c...
§©y lµ kim chØ nam cho sù ph¸t triÓn cña ho¹t ®éng v¨n phßng. Nh©n tè nµy v«
cïng quan träng víi sø mÖnh duy tr× vµ ph¸t triÓn doanh nghiÖp, cã liªn quan tíi kÕ
ho¹ch ph¸t triÓn h×nh ¶nh cña doanh nghiÖp trong t¬ng lai. Ho¹t ®éng v¨n phßng
®óng híng lµ ph¶i cã sù kÕt hîp khÐo lÐo gi÷a lîi Ých cña ngêi tiªu dïng vµ lîi Ých
cña doanh nghiÖp. Cã nh thÕ doanh nghiÖp míi t¹o ®îc sù tin tëng víi kh¸ch hµng
còng nh uy tÝn víi ®èi t¸c lµm ¨n l©u dµi.
1.2.3.3 C¬ chÕ ho¹t ®éng cña v¨n phßng
C¬ chÕ ho¹t ®éng cña c¬ quan hµnh chÝnh nhµ níc nãi chung vµ ho¹t ®éng cña
tæ chøc v¨n phßng nãi riªng ®ang cã nhiÒu c¶i tiÕn.
Vai trß cña v¨n phßng ngµy cµng ®îc ®¸nh gi¸ ®Çy ®ñ vµ râ rµng.Sù rµng buéc
tr¸ch nhiÖm gi÷a v¨n phßng vµ c¸c ®¬n vÞ chuyªn m«n ngµy cµng ®îc cñng cè.V¨n
phßng ngµy cµng cã tr¸ch nhiÖm h¬n trong nhiÖm vô liªn kÕt phèi hîp gi÷a c¸c ®¬n
vÞ trong c¬ quan, cã vai trß ngµy cµng quan träng trong thùc hiÖn c¸c quy chÕ c«ng
khai, d©n chñ, chèng l·ng phÝ vµ n¹n tham nhòng.
1.2.3.4 BÇu kh«ng khÝ lµm viÖc
Khoa häc ®· chøng minh bÇu kh«ng khÝ lµm viÖc cã ¶nh hëng rÊt lín ®Õn n¨ng
suÊt lao ®éng cña CBCNV, lµm ¶nh hëng ®Õn hiÖu qu¶ cña mäi ho¹t ®éng trong
v¨n phßng. Bªn c¹nh viÖc s¾p xÕp n¬i lµm viÖc, muèn t¨ng n¨ng suÊt vµ hiÖu qu¶
c«ng viÖc th× c¸c nhµ l·nh ®¹o ph¶i quan t©m ®Õn nh÷ng yÕu tè t¸c ®éng ®Õn con
ngêi nh»m t¹o bÇu kh«ng khÝ lµm viÖc dÔ chÞu, sao cho nh©n viªn cã ý thøc lµm
chñ cao. Con ngêi thêng bÞ ¶nh hëng bëi hai yÕu tè: t©m lý vµ sinh lý.
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 12
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
- VÒ t©m lý: NÕu lµm viÖc trong mét m«i trêng tèt, ®Çy ®ñ ¸nh s¸ng, cã nhiÖt ®é thÝch
hîp, tho¸ng khÝ, th× hä sÏ c¶m thÊy tho¶i m¸i vµ h¨ng say lµm viÖc.
- VÒ sinh lý: NÕu nh©n viªn ®îc lµm viÖc trong m«i trêng yªn tÜnh, tho¸ng ®·ng
th× hä sÏ khoÎ kho¾n h¬n, cã hng phÊn h¬n ®Ó thùc hiÖn mäi c«ng viÖc mét c¸ch tèt
nhÊt.
Ngîc l¹i, bÇu kh«ng khÝ lµm viÖc mµ nÆng nÒ vµ c¨ng th¼ng th× sÏ dÉn ®Õn t×nh
tr¹ng ch¸n chêng, kh«ng thiÕt tha víi c«ng viÖc ¶nh hëng tíi kÕt qu¶ lµm viÖc cña
nh©n viªn v¨n phßng.
Do vËy, bÇu kh«ng khÝ lµm viÖc cho nh©n viªn v¨n phßng cÇn ®îc quan t©m,
chó ý nhiÒu h¬n lµ nhiÖm vô quan träng cña c¸c nhµ l·nh ®¹o.
1.2.3.5 §iÒu kiÖn c¬ së vËt chÊt g¾n víi hiÖn ®¹i ho¸
Chóng ta ®ang chøng kiÕn sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña c¸c c«ng nghÖ míi trong
hÇu hÕt c¸c lÜnh vùc. C¬ chÕ vËn hµnh vµ ®iÒu kiÖn lµm viÖc cña v¨n phßng hiÖn ®¹i
®ang ngµy cµng xa l¹ víi c¸ch thøc ho¹t ®éng truyÒn thèng, ®iÒu ®ã ®ßi hái ph¶i cã
sù ®Çu t thÝch ®¸ng, toµn diÖn cho c«ng t¸c v¨n phßng.
* ) YÕu tè c¬ së vËt chÊt, trang thiÕt bÞ
Mäi trang thiÕt bÞ v¨n phßng lµ c«ng cô truyÒn t¶i vµ thùc hiÖn viÖc ra quyÕt ®Þnh
qu¶n lý cña l·nh ®¹o. YÕu tè nµy cã ¶nh hëng lín ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý, ®iÒu hµnh
cña l·nh ®¹o còng nh chÊt lîng c«ng viÖc.Trang thiÕt bÞ tuy ®Çy ®ñ nhng s¾p xÕp
kh«ng khoa häc, hîp lý th× viÖc truyÒn ®¹t quyÕt ®Þnh cña nhµ qu¶n lý tÊt yÕu sÏ
gÆp khã kh¨n.V× vËy, yÕu tè nµy ®ßi hái kh«ng chØ ®ñ vÒ sè lîng, phï hîp víi nhu
cÇu qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh mµ cßn ph¶i ®¶m b¶o tÝnh hiÖn ®¹i ho¸ vµ c¸c nhµ
qu¶n lý ph¶i biÕt bè trÝ s¾p xÕp thËt khoa häc mang tÝnh thÈm mü, tr¸nh l·ng phÝ...
*) YÕu tè khoa häc c«ng nghÖ
Ngµy nay víi sù tiÕn bé vît bËc cña khoa häc c«ng nghÖ ®· gióp cho qu¸ tr×nh tæ
chøc qu¶n lý, s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp trë nªn thuËn lîi vµ t¨ng n¨ng
suÊt lao ®éng, c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña l·nh ®¹o nhanh chãng, kÞp thêi, chÝnh
x¸c. Khi v¨n phßng ®îc ¸p dông khoa häc c«ng nghÖ hiÖn ®¹i sÏ gióp cho c¸c ho¹t
®éng v¨n phßng ngµy cµng chuyªn nghiÖp, nhanh chãng, chÝnh x¸c, kÞp thêi vµ tèi
u ho¸ nghiÖp vô v¨n phßng. §Çu t trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i trong v¨n phßng trë thµnh
xu thÕ tÊt yÕu cña bÊt cø doanh nghiÖp nµo muèn n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý, n¨ng
lùc c¹nh tranh trªn th¬ng trêng.
Nh×n chung, bé phËn v¨n phßng trong bÊt cø doanh nghiÖp nµo còng tån t¹i,
ph¸t triÓn díi sù ¶nh hëng trùc tiÕp cña c¸c yÕu tè trªn. NhiÖm vô ®Æt ra cho c¸c
nhµ qu¶n trÞ cïng víi c¸c nh©n viªn v¨n phßng cña m×nh lu«n nghiªn cøu t×m
gi¶i ph¸p duy tr× sù t¸c ®éng tÝch cùc cña c¸c yÕu tè ®ã nh»m cñng cè bé m¸y
v¨n phßng ph¸t triÓn nãi riªng vµ uy tÝn cña doanh nghiÖp nãi chung.
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 13
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
Ch¬ng 2
Thùc tÕ ho¹t ®éng v¨n phßng cña c«ng ty c«ng tr×nh
giao th«ng h¶i phßng
2.1 Giíi thiÖu chung vÒ C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng
2.1.1 Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng.
- Tªn giao dÞch: C«ng ty Cæ phÇn C«ng tr×nh giao th«ng H¶i Phßng
- Tªn viÕt t¾t : HP - TRANSECO Jointstock Company
- Trô së chÝnh : 155 NiÖm NghÜa - Lª Ch©n - Thµnh phè H¶i Phßng
- §iÖn tho¹i :(84-31) 856438 - 85881
- Sè Fax : (84 - 31) 856727
2.1.1.1 Giai ®o¹n tríc khi cæ phÇn ho¸
C«ng ty ®îc thµnh lËp vµo ngµy 16/01/1970 theo QuyÕt ®Þnh sè 2214/UBND cña
UBND Thµnh phè H¶i Phßng, víi tªn gäi tríc ®©y lµ C«ng ty CÇu ®êng trùc thuéc Së
giao th«ng c«ng chÝnh H¶i Phßng. C«ng ty lµ doanh nghiÖp h¹ng 1 chuyªn x©y dùng
c¸c c«ng tr×nh giao th«ng.
Ngµy 12/11/1992, C«ng ty ®îc thµnh lËp l¹i theo quyÕt ®Þnh sè 1291/Q§-TCCQ cña
Chñ tÞch UBND Thµnh phè H¶i Phßng vÒ viÖc chuyÓn ®æi tªn thµnh C«ng ty Cæ phÇn c«ng
tr×nh giao th«ng H¶i Phßng.
Lµ mét Doanh nghiÖp Nhµ níc, C«ng ty cã ®Çy ®ñ t c¸ch ph¸p nh©n, cã
con dÊu riªng, cã tµi kho¶n giao dÞch t¹i Ng©n hµng §Çu t vµ ph¸t triÓn H¶i
Phßng.
C«ng ty Cæ phÇn c«ng tr×nh giao th«ng H¶i Phßng ®îc cæ phÇn ho¸ theo
quyÕt ®Þnh sè 562/Q§-UB ngµy 04/3/2004 cña Chñ tÞch Uû ban nh©n d©n thµnh
phè H¶i Phßng vÒ viÖc tiÕn hµnh cæ phÇn ho¸ C«ng ty c«ng tr×nh giao th«ng H¶i
Phßng.
Mét sè th«ng tin c¬ b¶n vÒ C«ng ty t¹i thêi ®iÓm cæ phÇn ho¸.
a. Vèn kinh doanh t¹i thêi ®iÓm cæ phÇn ho¸ (31/12/2003)
Vèn kinh doanh t¹i thêi ®iÓm cæ phÇn ho¸ : 11.080.425.687®
Trong ®ã: Ph©n theo c¬ cÊu vèn
+ Vèn cè ®Þnh : 8.099.702.546®
+ Vèn lu ®éng : 980.723.141®
 Ph©n theo nguån h×nh thµnh
+ Vèn ng©n s¸ch : 6.637.226.693®
+ Vèn tù bæ sung : 4.443.198.994®
b. T×nh h×nh ho¹t ®éng cña C«ng ty tríc khi cæ phÇn ho¸
* ThÞ trêng:
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 14
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
+ Nh÷ng n¨m qua, C«ng ty ®· më réng liªn doanh liªn kÕt víi c¸c Tæng
C«ng ty lín nh CIENCO1, Th¨ng Long, B¹ch §»ng, CIENCO 8 vµ c¸c doanh
nghiÖp ho¹t ®éng cïng ngµnh nghÒ ®Ó tham gia thÇu c¸c c«ng tr×nh khu vùc H¶i
Phßng, Hµ Néi, Qu¶ng Ninh, Cao B»ng, Hµ Giang, Ninh B×nh vµ c¸c tØnh khu vùc
miÒn Trung vµ miÒn Nam. C«ng ty ®· ®îc Thµnh phè, Së GTCC H¶i Phßng giao lµ
chñ ®Çu t c¸c dù ¸n lín cña Thµnh phè, nh dù ¸n x©y dùng CÇu BÝnh, ®èi t¸c liªn
doanh khu kinh tÕ §×nh Vò...
+ C«ng ty ®· tham gia thi c«ng c¸c dù ¸n lín cña Bé GTVT nh ®êng Hå ChÝ
Minh, Quèc lé 1A Thêng TÝn - CÇu GiÏ, Quèc lé 18 Néi Bµi - B¾c Ninh, thi c«ng
th¶m bª t«ng mµu ®« thÞ Hµ Néi, Asphalt ho¸ ®êng ®« thÞ H¶i Phßng.
+ S¶n phÈm bª t«ng nhùa Asphalt cña C«ng ty ®îc t vÊn trong níc vµ níc
ngoµi ®¸nh gi¸ cao. C¸c c«ng nghÖ bª t«ng dù øng lùc cho thi c«ng cÇu lµng nghÒ
truyÒn thèng cña C«ng ty kh«ng ngõng ®îc t¨ng cêng vµ ph¸t triÓn. C«ng ty ®· thi
c«ng hÖ thèng cÇu bª t«ng dù øng lùc c«ng nghÖ cao, ®óc dÇm cã chiÒu dµi 33m
cho c«ng tr×nh Quèc lé 18 B¾c Ninh - Néi Bµi, c«ng tr×nh Quèc lé 2 Hµ Giang,
c«ng tr×nh Quèc lé 3 Hoµ B×nh.
* §Çu t ph¸t triÓn
Trong nh÷ng n¨m qua, C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng ®· chó träng ®Õn viÖc
®Çu t nh»m n©ng cao n¨ng lùc s¶n xuÊt. S¶n phÈm bª t«ng Asphalt ®· ®îc ph¸t triÓn
m¹nh tõ chç chØ cã 1 tr¹m cã c«ng su¸t 24T/h, nay C«ng ty ®· ®Çu t vµ cã 4 tr¹m
víi c«ng suÊt 30T/h, 48T/h, 60T/h vµ 120T/h cïng víi c¸c trang thiÕt bÞ ®ång bé
cho viÖc thi c«ng nÒn mÆt ®êng theo tiªu chuÈn quèc tÕ.
2.1.1.2. Giai ®o¹n cæ phÇn ho¸ C«ng ty
Ngµy 14/02/2005, C«ng ty C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng cã quyÕt ®Þnh
chuyÓn thµnh C«ng ty Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng theo h×nh thøc
b¸n mét phÇn vèn Nhµ níc hiÖn cã t¹i Doanh nghiÖp kÕt hîp víi ph¸t hµnh cæ
phiÕu nh»m thu hót thªm vèn ®Ó thµnh lËp C«ng ty Cæ phÇn.
C«ng ty cã vèn ®iÒu lÖ : 12.600.000.000®
Trong ®ã:
+ Vèn cæ ®«ng Nhµ níc : 6.804.000.000® (chiÕm 54%)
+ Vèn cæ ®«ng Doanh nghiÖp : 5.266.000.000® (chiÕm 41,79%)
+ Vèn cæ ®«ng ngoµi Doanh nghiÖp : 530.000.000® (chiÕm 4,21%)
H×nh2 : B¶ng chØ tiªu ph¶n ¶nh t×nh h×nh tµi chÝnh C«ng ty tõ 2006 ®Õn 2008
Mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh t×nh h×nh tµi chÝnh C«ng ty tõ n¨m 2006 ®Õn n¨m
2008.
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 15
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
ChØ tiªu N¨m 2006 N¨m 2007 N¨m 2008
1. Doanh thu thuÇn(®ång) 110.000.000.000 121.000.000.000 133.100.000.000
2. Gi¸ vèn hµng b¸n(®ång) 99.000.000.000 108.900.000.000 119.700.000.000
3. Lîi nhuËn gép (®ång) 11.000.000.000 12.100.000.000 13.310.000.000
4. Nép NS nhµ níc(®ång) 1.681.803.633 1.951.574.178 2.735.737.530
5. Lao ®éng (ngêi) 650 700 750
6.Thu nhËp BQ (ngêi/th¸ng) 1.500.000 1.800.000 2.000.000
Nguån: phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh
Nh×n vµo c¸c chØ tiªu trªn, ta cã thÓ nhËn thÊy 3 n¨m qua, doanh thu cña C«ng ty
t¨ng lªn. Bªn c¹nh ®ã, c¸c kho¶n nép ng©n s¸ch, lîi nhuËn vµ thu nhËp b×nh qu©n
hµng n¨m cña ngêi lao ®éng còng t¨ng lªn, ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn æn
®Þnh. §iÒu nµy chøng tá C«ng ty lu«n b¸m s¸t c¸c gi¶i ph¸p ®Ò ra ®Ó chØ ®¹o thùc
hiÖn nhiÖm vô ®óng híng, t¨ng cêng qu¶n lý, kiÓm tra, ®«n ®èc trªn tÊt c¶ c¸c lÜnh
vùc tµi chÝnh kÕ to¸n, tiÕn ®é thi c«ng, chÊt lîng c«ng tr×nh. KÕt qu¶ nµy lµ sù nç
lùc cña tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn h¨ng say lao ®éng s¶n xuÊt, sù qu¶n lý vµ
ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ cña Gi¸m ®èc cïng víi c¸c phßng ban trong C«ng ty.
2.1.2. Ngµnh nghÒ kinh doanh:
C«ng ty Cæ phÇn c«ng tr×nh giao th«ng H¶i Phßng cã c¸c ngµnh nghÒ kinh
doanh chÝnh sau:
- X©y dùng c¸c c«ng tr×nh giao th«ng.
- S¶n xuÊt cÊu kiÖn bª t«ng ®óc s½n
- Kinh doanh m¸y mãc thiÕt bÞ, ph¬ng tiÖn vËn t¶i, vËt t, nguyªn nhiªn vËt
liÖu phôc vô s¶n xuÊt.
- X©y dùng c¸c c«ng tr×nh d©n dông, c«ng nghiÖp, nhµ ë.
- ThiÕt kÕ kÕt cÊu c«ng tr×nh d©n dông, nhµ ë, c«ng tr×nh cÇu ®êng.
- XuÊt nhËp khÈu vËt t thiÕt bÞ.
- C¸c ho¹t ®éng kinh doanh kh¸c ®îc ph¸p luËt cho phÐp.
2.1.3. §Æc ®iÓm tæ chøc vµ qui tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt
* §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt :
Lµ mét ngµnh x©y l¾p ho¹t ®éng diÔn ra díi ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt thiÕu tÝnh æn
®Þnh, lu«n biÕn ®æi theo ®Þa ®iÓm vµ giai ®o¹n thi c«ng. Qu¸ tr×nh s¶n xuÊt mang
®Æc thï cña ngµnh x©y dùng c¬ b¶n, chi phÝ lín, thêi gian kÐo dµi, qu¸ tr×nh s¶n
xuÊt phøc t¹p chia lµm nhiÒu giai ®o¹n, nhu cÇu vÒ vèn lín.
* Qui tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt :
Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt c¸c mÆt hµng chñ yÕu cña C«ng ty ®îc thÓ
hiÖn qua s¬ ®å díi ®©y:
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 16
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 17
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
H×nh 3: Quy tr×nh c«ng nghÖ cña C«ng ty.
§µo lÊp san Lµm nÒn Chång ®¸ héc R¶i ®¸
nÒn ®­êng ch©n khay 2x4
Lu nÐn T­íi nhùa Lu nÐn
R¶i th¶m T­íi nhùa
Lu nÐn ASFAN dÝnh b¸m
2.1.4 ThuËn lîi v à khã kh¨n cña C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng.
a. ThuËn lîi
- Tríc hÕt lµ sù chØ ®¹o, quan t©m cña l·nh ®¹o. L·nh ®¹o c«ng ty lu«n ®Ò cao
ph¬ng ch©m hµnh ®éng:
“ TÝch cùc chñ ®éng
Kh¾c phôc khã kh¨n
Lao ®éng s¸ng t¹o
Hoµn thµnh tèt nhiÖm vô”
- C«ng ty cã ®éi ngò c¸n bé kü s, c«ng nh©n lµnh nghÒ nhiÖt t×nh, cã tr¸ch
nhiÖm víi c«ng viÖc vµ nhiÖm vô ®îc giao, cã t©m huyÕt g¾n bã víi c«ng ty, cã
chuyªn ngµnh x©y dùng cÇu ®êng, cã kh¶ n¨ng thi c«ng vµ qu¶n lý nh÷ng c«ng
tr×nh lín yªu cÇu kü thuËt cao.
- ViÖc n©ng cÊp ®Çu t, c¶i tiÕn d©y chuyÒn s¶n xuÊt th¶m bª t«ng Asphalt, tr¹m
bª t«ng th¬ng phÈm c«ng suÊt cao, hiÖn ®¹i, tõng bíc ®¸p øng ®îc c«ng t¸c ®Êu
thÇu c¸c c«ng tr×nh giao th«ng, c«ng tr×nh x©y dùng vµ c¹nh tranh trong ®iÒu kiÖn
c¬ chÕ thÞ trêng.
- C«ng t¸c ®iÒu hµnh cã c¶i tiÕn vµ ®¹t hiÖu qu¶ ë nhiÒu mÆt, kh¾c phôc ®îc
nhiÒu sai sãt, tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ, ph¸t huy ®îc tÝnh n¨ng ®éng, s¸ng t¹o mang l¹i
kÕt qu¶ thiÕt thùc.
b. Khã kh¨n :
- Sau khi cæ phÇn ho¸, t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng ty còng gÆp mét sè khã
kh¨n nh viÖc thu håi c«ng nî thÊp, mÆt kh¸c c«ng ty n©ng cÊp c¶i t¹o hµng lo¹t
m¸y mãc thiÕt bÞ vµ ®Çu t thªm tr¹m bª t«ng xi m¨ng cã c«ng suÊt cao vµ s¾p xÕp
l¹i c¸c tæ chøc phßng ban, xÝ nghiÖp thµnh viªn.
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 18
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
- Gi¸ c¶ vËt liÖu x©y dùng, m¸y mãc thiÕt bÞ lu«n biÕn ®éng nªn khiÕn cho kÕ
ho¹ch s¶n xuÊt, doanh thu mäi kÕ ho¹ch kh¸c ®Òu bÞ thu hÑp.
- Sè lao ®éng v× ®iÒu kiÖn tuæi t¸c, nghÒ nghiÖp kh«ng cã kh¶ n¨ng ®µo t¹o l¹i,
tr×nh ®é vÒ tay nghÒ, c«ng t¸c qu¶n lý kh«ng thÓ ®¶m b¶o ®îc yªu cÇu cña doanh
nghiÖp sau khi chuyÓn ®æi sang C«ng ty Cæ phÇn.
- Gi¸ hµng ho¸ s¶n phÈm dÞch vô phôc vô ®êi sèng t¨ng cao, ¶nh hëng ®Õn søc
mua vµ ®êi sèng CBCNV.
2.1.5 ChiÕn lîc, híng ph¸t triÓn kinh doanh trong nh÷ng n¨m tíi
- TiÕp tôc s¶n xuÊt kinh doanh theo ngµnh, nghÒ ®· ®îc ®¨ng kÝ :
 X©y dùng c¸c c«ng tr×nh giao th«ng, c¸c c«ng tr×nh d©n dông, c«ng nghiÖp,
nhµ ë. S¶n xuÊt cÊu kiÖn bª t«ng ®óc s½n.
 Kinh doanh m¸y mãc thiÕt bÞ, ph¬ng tiÖn vËn t¶i, vËt t, nguyªn nhiªn vËt liÖu
phôc vô s¶n xuÊt. ThiÕt kÕ kÕt cÊu c«ng tr×nh d©n dông, nhµ ë, c«ng tr×nh cÇu
®êng.
- Chó träng, quan t©m h¬n ®Õn viÖc ®Çu t c¸c trang thiÕt bÞ ®ång bé cho viÖc thi
c«ng nÒn mÆt ®êng theo tiªu chuÈn quèc tÕ.
- TiÕp tôc më réng liªn doanh liªn kÕt víi c¸c Tæng C«ng ty lín nh Th¨ng Long,
CIENCO 1, CIENCO 8 vµ c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng cïng ngµnh nghÒ ®Ó tham
gia thÇu c¸c c«ng tr×nh x©y l¾p...
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 19
Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng C«ng ty
Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng
2.1.6 C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty
a. S¬ ®å tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty
H×nh 4: C¬ cÊu tæ chøc C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng
§¹i héi ®ång
cæ ®«ng
Ban kiÓm
so¸t
Héi ®ång
qu¶n trÞ
Gi¸m ®èc
Phã gi¸m ®èc ®iÒu Phã gi¸m ®èc
hµnh s¶n xuÊt néi chÝnh
Phßng KT Phßng vËt t Phßng kÕ to¸n Phßng dù ¸n Phßng tæ chøc
kü thuËt thiÕt bÞ tµi vô hµnh chÝnh
XN cÇu XN cÇu XN cung øng XN thi c«ng XN bª t«ng
®êng 1 ®êng 2 vËt t c¬ giíi Asphalt
Nguån : phßng Tæ chøc- Hµnh chÝnh
Sinh viªn: Hoµng ThÞ Thu HiÒn Líp: QT 901P 20