Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty thhh mtv tổng công ty cntt nam triệu

  • 98 trang
  • file .doc
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
LỜI MỞ ĐẦU
 Lý do chọn đề tài
Sự nghiệp đổi mới của Đảng và Nhà nước ta đã và đang đạt được những thắng
lợi to lớn. Trong đó thành tựu về chiến lược phát triển kinh tế xã hội được đánh giá
là một thành tựu nổi bật khi mà nền kinh tế nước ta chuyển từ kế hoạch hoá tập
trung sang nền kinh tế thị trường năng động.
Việt Nam trên con đường đi lên CNXH, công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại
hoá đất nước có nhiều bước phát triển mới, đặc biệt quá trình hội nhập vào nền
kinh tế thế giới đã và đang tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức cho các doanh
nghiệp Việt Nam.
Một thực tế có thể dễ dàng nhận thấy là để quản lý hoạt động sản xuất kinh
doanh có hiệu quả các doanh nghiệp cần phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác
nhau. Một trong những công cụ quản lý vô cùng quan trọng, không thể thiếu ở bất
kỳ doanh nghiệp nào đó là nghiệp vụ quản lý thông tin. Thông tin được xử lý đúng
cách là tiền đề cho bộ máy của công ty hoạt động có hiệu quả. Bộ phận quản lý
thông tin cho các cơ quan, tổ chức được gọi là văn phòng. Văn phòng được coi là
“cửa ngõ” của cơ quan, tổ chức, là tai, là mắt, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo
bởi văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành. Văn phòng còn
là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi,
văn bản đến. Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng quan hệ
trực tiếp tới các phòng ban trong tổ chức. Với vị trí hoạt động đa dạng đó văn
phòng được coi là thứ vũ khí không thể thiếu được của các nhà quản trị. Công tác
văn phòng vì thế cũng góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động
của cơ quan, tổ chức.
Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của ngành đóng tàu, Tổng công ty Công
nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu (Nasico) với cơ sở vật chất, dây chuyền công nghệ
đóng tàu tiên tiến, đội ngũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật trẻ,
lành nghề và có quy mô lớn trong Tập đoàn đang ngày càng phát triển toàn diện và
bền vững, nâng cao năng lực cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế, thực hiện
thành công mục tiêu: “Xây dựng Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ (CNTT) Nam
Triệu trở thành một trong những đơn vị chủ lực của Tập đoàn Công nghiệp tàu
thuỷ Việt Nam”.
Để thực hiện được mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu
đó là nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng. Trong quá trình thực tập em nhận
thấy công tác văn phòng tại Tổng công ty bên cạnh những kết quả đã đạt được vẫn
1
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục. Chính vì vậy em đã lựa chọn đề
tài “Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty THHH MTV Tổng Công ty CNTT Nam Triệu” với mong muốn đóng góp
một phần nhỏ vào việc củng cố, hoàn thiện nhằm phát huy hơn nữa hiệu quả hoạt
động văn phòng tại Tổng công ty.
 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng.
- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT
Nam Triệu để thấy được những điểm mạnh, điểm yếu; trên cơ sở đó đề xuất những
kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng tại Tổng công ty.
 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu
Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của khoá luận là cơ sở lý luận về văn phòng
và công tác văn phòng; thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Tổng công ty CNTT
Nam Triệu, cụ thể là:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty.
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Tổng công ty, đặc biệt
là của bộ máy văn phòng.
- Nghiên cứu thực trạng về công tác văn phòng tại Tổng công ty như: công tác
tham mưu, tổng hợp; công tác thông tin; công tác văn thư - lưu trữ; công tác tổ
chức hội nghị, hội thảo; công tác hậu cần, phục vụ.
- Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của văn phòng Tổng công ty; chỉ ra
những điểm mạnh, những mặt còn hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó.
- Đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của
công tác văn phòng tại Tổng công ty.
 Phương pháp nghiên cứu
Khoá luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây:
- Phương pháp duy vật biện chứng.
- Phương pháp điều tra, khảo sát.
- Phương pháp đối thoại, phỏng vấn.
- Phương pháp thống kê.
- Phương pháp so sánh.
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp tổng hợp.
Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
2
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnh vai trò
quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các
chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Nó đảm bảo cho
công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động
thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Vậy văn phòng là gì?
Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khác nhau
- Theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức.
- Theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
- Theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
- Ngoài ra, văn phòng còn có thể hiểu:
+ Văn phòng là trụ sở làm việc của doanh nghiệp, tổ chức xã hội, cơ quan Nhà
nước. Ví dụ: văn phòng Trường Đại học Dân lập Hải Phòng…
+ Văn phòng là nơi làm việc của một cá nhân thường có chức danh. Ví dụ:
văn phòng luật sư, văn phòng Thủ tướng, văn phòng Chính phủ…
+ Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động liên quan đến văn bản, giấy tờ, sổ sách…
+ Văn phòng là nơi đóng bộ máy điều hành của đơn vị.
+ Văn phòng là bộ mặt của các tổ chức.
Tóm lại:
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức; là nơi làm
việc của các cấp quản trị doanh nghiệp, quản trị đơn vị; nơi đặt đầu não quản lý;
là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan. Văn phòng thể hiện là nơi thu, phát
các loại thông tin (thông tin cấp trên, thông tin cấp dưới, thông tin bên ngoài,
thông tin nội bộ) nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo. Văn
phòng là nơi chăm lo mọi vấn đề hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho
hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. Vì vậy mọi tổ chức không thể
thiếu được văn phòng.
1.1.2. Vị trí của văn phòng
Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức bởi vì các cơ quan, tổ chức
luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến
3
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
và văn bản nội bộ. Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng
liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban và đơn vị khác trong tổ chức. Chính
vì vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”,
“phòng ở” cho lãnh đạo.
Văn phòng là bộ phận gần gũi, luôn có mối quan hệ mật thiết với các nhà lãnh
đạo, nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng có nhiệm
vụ trợ giúp về công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ thuật phục
vụ cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong
quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Văn phòng
có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; giữ vai trò là cầu
nối giữa tổ chức với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cơ quan cấp dưới và với nhân dân.
Khác với các bộ phận khác trong cơ quan, văn phòng thực hiện nhiệm vụ
mang tính thường xuyên, liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm
việc cả ngày lẫn đêm; ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động; trong những
ngày nghỉ lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin
thông suốt cho cơ quan.
1.1.3. Vai trò của văn phòng
Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất yếu khách
quan. Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và
chất lượng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu
não vừa là bộ mặt của cơ quan; là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin
kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý; đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ
quan, đơn vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện trên các phương diện sau:
Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của
cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua
văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách
nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của
lãnh đạo cơ quan. Như vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng. Các bộ phận,
phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phòng không làm việc
thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ.
Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ
đối ngoại của cơ quan. Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan, tổ
chức. Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng. Từ
4
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những
kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng.
Nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.
Văn phòng còn là nơi giải quyết mọi vấn đề của cơ quan. Ví dụ: khi trang
thiết bị trong cơ quan bị hỏng thì phải thông qua bộ phận văn phòng để trình văn
bản cho thủ trưởng ký để giải quyết.
Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng là bộ
máy làm việc giúp thủ trưởng. Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiện
các mục tiêu của nhà quản lý như việc ra văn bản; tập hợp đưa ra các phương án…
Thứ tư, văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của
cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân,
phòng ban tới thủ trưởng để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan, tổ chức.
Thứ năm, văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong và
ngoài tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộ
phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên
quan. Các thông tin phản hồi cũng được thông qua văn phòng để chuyển đến thủ
trưởng.
Thứ sáu, văn phòng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt
động của các phòng ban, đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng như: xây
dựng mới, sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động…
1.1.4. Chức năng của văn phòng
Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị cho
các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan để có được năng suất cao nhất, hiệu quả nhất.
Do vậy văn phòng có chức năng sau:
1.1.4.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải quan tâm đẩy mạnh công tác văn phòng
vì văn phòng hỗ trợ rất nhiều cho lãnh đạo, cho tổ chức trong việc ra các quyết
định quản lý.
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn
phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng về vấn đề thống kê, xử lý thông tin, dữ liệu
nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất của hai nội dung này
nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan. Nếu
hai chức năng này tách rời nhau thì hoạt động quản lý sẽ rơi vào tình trạng thiếu
căn cứ khoa học, phiến diện và chủ quan.
 Chức năng tham mưu
5
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố,
trong đó yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý. Vì vậy, để ra được những quyết
định đúng đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cần căn cứ vào
những yếu tố khách quan như: những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý,
của nhân viên cấp dưới, của những người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến
đó được văn phòng chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo
những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản
lý. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham
vấn vừa mang tính chuyên sâu.
 Chức năng tổng hợp
Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết. Tất cả
những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ
những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi
trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu
thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý.
Quá trình thu thập và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và
trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý.
Đó cũng là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này
không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai
trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.
1.1.4.2. Chức năng hậu cần
Đây là chức năng mà bất kỳ văn phòng nào cũng có. Hoạt động của bất kỳ cơ
quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa,
các công cụ, thiết bị, tài chính… Các điều kiện và phương tiện này phải được quản
lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ
cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị; cho các bộ phận và cá nhân trong tổ chức.
Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Phương châm
hoạt động chung của công tác văn phòng là: “chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”.
Trụ sở và văn phòng cần phải được xếp đặt phù hợp với mỗi loại công việc,
với mọi cán bộ công chức trong từng điều kiện, từng môi trường cụ thể.
Những vật dụng thường xuyên như các nguồn tài chính cung cấp cho hoạt
động của cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc
kỳ hạn sử dụng.
Để cơ quan, tổ chức có thể hoạt động thì cần phải có những nguyên liệu, vật
liệu, phương tiện và tài chính. Song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương
6
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào đối với mỗi cơ
quan, tổ chức.
Tóm lại:
Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua
các chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa
hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại, duy
trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó.
1.1.5. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng người ta lại phân thành
các chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗi
không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi
là những nhiệm vụ. Theo những chức năng nêu trên, văn phòng có thể xây dựng
nhiều nhiệm vụ. Ví dụ: với chức năng tham mưu sẽ có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm
vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay nhiệm vụ đột xuất.
Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, tham mưu về công tác
tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự…Đó là những nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng phải
thực hiện chức năng tham mưu. Tương tự như vậy với chức năng hậu cần và tổng
hợp. Với cách tiếp cận này, nhiệm vụ chính của văn phòng tập trung vào các công
việc sau đây:
1.1.5.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị
Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo
những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động.
Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị. Do tính chất hoạt
động, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cần
phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh
đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của
cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà
văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.
1.1.5.2. Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Các phòng ban, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các
chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Bản chiến lược chỉ dự định cho
thời gian dài 10-20 năm; còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt
động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần…cần phải có kế hoạch, chương trình
7
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
cụ thể. Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà
có nhiều loại khác nhau như kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài
chính… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng
và thực hiện. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các
kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ
trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn
đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện.
Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản
phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng
bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn
thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ được làm ra với
chất lượng tốt, giá thành giảm. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế
hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp
với nhau mật thiết và đồng bộ hơn.
1.1.5.3. Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin
bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, hành chính…; những
thông tin thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin
là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu
quả. Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có người trợ
giúp trong lĩnh vực này. Người trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng. Văn
phòng được coi như “cổng gác thông tin” vì tất cả thông tin đến hay đi đều được
chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng. Tất cả những thông tin tiếp nhận
được (cả bên ngoài và nội bộ) đều được văn phòng phân loại theo những kênh
thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong văn
phòng. Nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì vậy
văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác văn thư - lưu trữ
khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu
thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý một cách khoa học và đáp ứng được yêu cầu quản
lý thì lãnh đạo sẽ có được những quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
Nếu không, quyết định của họ sẽ không hiệu quả, gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu
của đơn vị.
1.1.5.4. Trợ giúp về văn bản
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện
nay có rất nhiều cơ quan, tổ chức sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều
8
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản
để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế,
chính trị, xã hội… phải tuân thủ một cách chặt chẽ các quy định về công tác lưu trữ
và ban hành văn bản.
Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều
chỉnh các vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn
bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức
như hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự…Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ để
các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như: điều lệ, nội quy, quy chế,
các quyết định hành chính.
Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm
quyền, có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận
nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải
nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và
chuyển phát thông tin. Bộ phận đó chính là văn phòng.
1.1.5.5. Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ
quan, tổ chức
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có các
yếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sự
hoạt động của tổ chức, vừa là vật trung gian để gắn kết tổ chức với môi trường.
Đồng thời nó còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt được
mục tiêu của tổ chức.
Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của
mình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện truyền và nhận thông tin,
các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục. Vì
vậy văn phòng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt
động của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu các yếu tố đó không được
cung cấp đầy đủ về chất lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn
không đúng, giá thành cao…đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để
làm tốt nhiệm vụ cung ứng này các cơ quan, tổ chức thường ưu tiên tạo điều kiện
thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ.
1.1.5.6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm
thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần
9
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn
bộ hệ thống.
Tuy nhiên cũng cần phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú của
công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu
nhiệm vụ đặt ra. Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các
cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung. Trong đó
sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phòng. Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng
yêu cầu rất cao trong công tác tổ chức quản lý và điều hành công việc.
1.1.5.7. Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng
nói riêng
Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức, văn
phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại; vừa
lập quy vừa thực thi; vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ quan, tổ chức.
Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn phòng (tham mưu
tổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối
với hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì lý do đó mà ngoài bộ phận nhân sự làm
việc trong giờ hành chính văn phòng còn có một bộ phận phải làm việc vào ban
đêm, làm việc cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin
thông suốt cho cơ quan, tổ chức.
Như vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và
đơn vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác
bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức theo dõi các hoạt động của
mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì hoạt động của văn
phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong
toàn cơ quan, tổ chức.
1.1.6. Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức
1.1.6.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc
 Tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải
được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc. Mọi hoạt động
của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan
hệ phải xác định rõ ràng.
Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết
hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp
10
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để
tránh sự trùng lặp không cần thiết.
 Phân công công việc
Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công công
việc phải dựa vào những cơ sở sau:
- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền. Hai yếu tố này do luật (pháp
luật) quy định. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác
nhau. Vì vậy, đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức
đó là hoàn toàn khác nhau. Từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan, đơn
vị đó cũng khác nhau.
- Phân công theo khối lượng công việc. Việc phân công này phải dựa vào kế
hoạch công tác được duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu của
công việc trong thực tế.
- Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức đó là
biên chế cơ quan.
- Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người
đảm nhiệm.
- Không có tổ chức, con người nào lại không được phân công nhiệm vụ.
- Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều
người đảm nhiệm.
1.1.6.2. Điều hành công việc văn phòng
Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt
động văn phòng.
Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dưới quyền
thực hiện tốt nhất công việc được giao; đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách chính
xác và kịp thời triển khai công việc được giao.
Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu
cần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc để đem lại hiệu quả
cao nhất.
Để tránh hiện tượng trì trệ của công việc văn phòng thì công tác điều hành
phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của người thực thi.
- Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hoà, có thể hỗ trợ nhau trong
khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan.
- Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện.
11
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
1.1.6.3. Xây dựng quy chế làm việc
Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải được cụ thể hoá bằng hệ thống
văn bản. Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức để cụ thể hoá cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách
nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hoá quan hệ công tác, cách thức
phối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng.
Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại:
Thứ nhất là quy chế mang tính quy phạm chung được áp dụng cho toàn bộ các
cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết
các nhiệm vụ như: tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo…
Thứ hai là quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị,
phòng ban mang tính chất đặc thù.
Quy chế làm việc tốt góp phần:
- Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi công vụ.
- Có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tuỳ tiện.
- Là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ.
- Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan, tổ chức.
- Là công cụ để phát huy dân chủ trong cơ quan, tổ chức.
- Là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp.
- Gián tiếp tạo năng suất lao động.
- Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát.
1.1.6.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn
phòng. Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành
động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao.
Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiện
cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên
những hiểu biết của mình về “vấn đề” mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người đang
quan tâm.
Qua hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ biến, truyền bá;
những khó khăn, thách thức được bàn bạc, tháo gỡ; các công việc được triển khai
nhanh và ít sai sót mang lại hiệu quả tốt hơn.
Về mặt kinh tế, nếu hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin bổ
ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ quan,
thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc.
12
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
1.1.6.5. Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ
Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư - lưu trữ rất quan trọng.
Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt
và có hiệu quả.
 Công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin quản
lý bằng văn bản. Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo văn bản,
lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước,
doanh nghiệp và các tổ chức xã hội.
Nội dung của công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng văn bản: đó là việc soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, duyệt
văn bản, trình ký, in ấn và ban hành văn bản.
- Quản lý văn bản bao gồm: quản lý văn bản đi, lưu trữ văn bản, lập và nộp hồ sơ.
- Quản lý con dấu.
Công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu về tính
nhanh chóng, chính xác, tính bí mật và tính hiện đại.
 Công tác lưu trữ
Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học những
văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết.
Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:
- Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức tài liệu
phông lưu trữ quốc gia như: phân loại; xác định giá trị; bổ sung tài liệu vào các
phòng, kho lưu trữ; thống kê và kiểm tra tài liệu; tổ chức phòng đọc, giới thiệu,
công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu.
- Nghiệp vụ lưu trữ cần phải được tiến hành theo phương pháp khoa học lưu
trữ. Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ là xây dựng hệ thống lý luận khoa học về lưu trữ.
- Xây dựng một hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ương đến cơ sở, có sự
chỉ đạo và quản lý thống nhất, có những quy định chặt chẽ về lựa chọn, bổ sung,
bảo quản và sử dụng tài liệu, áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức tài liệu.
Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác lưu trữ bao gồm:
- Phân loại tài liệu lưu trữ.
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
- Bổ sung tài liệu vào các phông, kho lưu trữ.
- Thống kê tài liệu lưu trữ.
13
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tiêu huỷ tài liệu khi đến hạn.
1.1.6.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị
Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và
trong hoạt động văn phòng nói riêng.
Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có
ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo
cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận được cung cấp đầy đủ
các thông tin cần thiết. Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả
cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý,
mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện
các mục đích sau:
- Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị.
- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm:
+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức.
+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó.
+ Tổ chức và sử dụng các nguồn lực sao cho có hiệu quả cao nhất.
+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan, tổ chức.
+ Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.1.6.7. Công tác hậu cần
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm
việc của cơ quan; cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động; các điều kiện
vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm:
- Quản lý chi tiêu, kinh phí (lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền
thưởng, công tác phí, giao dịch, khánh tiết…).
- Quản lý biên chế quỹ lương, tài sản cố định, vật tư.
- Đảm bảo điều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức.
- Các loại công vụ khác như:
+ Phục vụ phương tiện đi lại, phục vụ các chuyến công tác cho lãnh đạo cơ quan.
+ Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ nhân viên trong tổ chức.
14
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
+ Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan, tổ chức.
+ Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, lễ tân,
khánh tiết của cơ quan.
+ Dịch vụ sửa chữa vừa và nhỏ cho cơ quan, tổ chức.
+ Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan, tổ chức.
Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng
đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.
1.1.6.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực
Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng tuỳ thuộc vào việc sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên vô
cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn
bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ
giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của các thành viên trong
tổ chức nói riêng.
Công tác quản lý nguồn nhân lực bao gồm các nội dung sau:
- Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên
trong cơ quan, đơn vị.
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quyết định ban hành trong cơ quan.
- Quản lý về số lượng, chất lượng lao động.
- Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ công nhân viên.
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực.
- Chế độ chính sách cho người lao động.
- Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng.
1.1.7. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng
Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trường văn phòng
phù hợp với yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế văn
phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn nhân lực và thực hiện các hoạt động
văn phòng.
Tổ chức khoa học văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ
quan, tổ chức, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả
cao.
Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, tổ chức.
Vì vậy văn phòng có được tổ chức khoa học mới đảm bảo cho các hoạt động của
cơ quan diễn ra trôi chảy, thuận lợi, không chồng chéo và giảm bớt gánh nặng cho
thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
15
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan, tổ chức phải được tiến hành thường
xuyên, kịp thời nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau:
- Trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong văn
phòng để có thể bố trí, sắp xếp đúng người, đúng việc. Đây là cơ sở cho công tác
quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao.
- Căn cứ vào các hoạt động tâm lý xã hội tác động đến cơ quan và văn phòng.
- Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng.
1.1.8. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng
Văn phòng của cơ quan, đơn vị khi đi vào hoạt động sẽ chịu nhiều ảnh hưởng
của các yếu tố.
Thứ nhất là việc sắp xếp nhân sự. Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt
động văn phòng của cơ quan. Nếu việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa
học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì sẽ không đem lại
hiệu quả trong công việc. Tuỳ theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có
thể lựa chọn, bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu
của tổ chức dựa trên cơ sở cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực.
Thứ hai là tổ chức lao động. Tổ chức lao động là việc áp dụng những biện
pháp tổng hợp, kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào thực hiện công
việc văn phòng nhằm khai thác một cách có hiệu quả nhất các nguồn vật chất và
lao động; đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khoẻ cho cán bộ công
nhân viên. Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản
xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp đều nhằm làm cho người
lao động làm việc có hiệu quả cao, làm cho bản thân người lao động ngày càng
hoàn thiện và phát triển.
Thứ ba là công tác công nghệ thông tin. Do sự phát triển không ngừng của
khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông
tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn phòng chỉ được
thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả của công tác văn
phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính vì
vậy yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn, ảnh
hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét,
áp dụng kịp thời.
Thứ tư là công tác văn thư - lưu trữ. Công tác văn thư - lưu trữ nằm trong
nghiệp vụ hành chính. Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng
16
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng
đem lại hiệu quả cao.
Thứ năm là môi trường làm việc. Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng
trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn
phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của
nhân viên. Nó tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn phòng
có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng, giúp tạo dựng động
cơ, thúc đẩy nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này cũng góp phần làm giảm
bớt sự mệt mỏi, căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể chất. Điều này sẽ làm cải thiện
năng suất và chất lượng công việc, hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện.
Các yếu tố của môi trường làm việc bao gồm:
- Y tế và phúc lợi
- Sự sạch sẽ trong văn phòng
- Sự an toàn
- Trang trí văn phòng
- Nhiệt độ văn phòng
- Âm thanh, tiếng ồn
- Yếu tố văn hoá tổ chức
1.1.9. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng
Thuật ngữ nguyên tắc được hiểu là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức
và cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc được xây dựng trên cơ sở thực tiễn do
vậy nó không phải là bất biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi các nguyên tắc
cũng thay đổi theo.
Việc tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan phải đảm bảo theo đúng các
nguyên tắc được ban hành, sau đây là một số nguyên tắc chính
1.1.9.1. Nguyên tắc pháp chế
Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng
ban hành buộc mọi cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải thực hiện đúng, đầy đủ,
nghiêm chỉnh và chính xác.
Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng và ban
hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận và tuân theo các quy chế,
quy định đó. Đồng thời nhà quản trị phải giáo dục, tuyên truyền cho các thành viên
trong văn phòng thực hiện nghiêm chỉnh. Trong quá trình thực hiện nếu ai vi phạm
sẽ chịu hình thức xử lý tuỳ thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ
quan, tổ chức.
17
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
1.1.9.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nguyên tắc này nhằm đảm bảo thu hút cán bộ công nhân viên cùng tham gia
vào công tác quản lý của cơ quan, tổ chức. Đối với hoạt động văn phòng nguyên
tắc này nhằm phát huy tối đa năng lực, tinh thần trách nhiệm của các cá nhân trong
tổ chức. Đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực, hiệu quả
của hoạt động văn phòng.
1.1.9.3. Nguyên tắc liên tục
Văn phòng của cơ quan, tổ chức là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm
bảo thực hiện các dịch vụ hành chính đáp ứng các nhu cầu của tổ chức. Do vậy,
dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt. Nguyên tắc này thể hiện trong
thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính,
thực hiện chế độ thường trực, giải quyết công việc hàng ngày; chế độ phân công uỷ
quyền trách nhiệm; các chế độ về báo cáo, thống kê, văn thư…không để xảy ra
tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn
vị với nhau.
1.1.9.4. Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm
Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là tập hợp
những người có mối quan hệ với nhau thông qua hệ thống quyền hạn và trách
nhiệm chung để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức. Bởi vậy quyền hạn và trách
nhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức. Có
nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng với thẩm quyền được giao.
Nguyên tắc này là con đường dẫn tới thành công của tổ chức do đó cần phải
được coi trọng thực hiện.
1.1.9.5. Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên
môn nghiệp vụ hành chính
Vì nhà quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức, tạo
động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của người quản lý tỷ lệ thuận với phạm vi
quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý. Điều đó có nghĩa là người
quản lý có trình độ chuyên môn nghiệp vụ càng cao thì phạm vi và cấp bậc quản lý
cho phép sẽ càng lớn.
Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh, vai
trò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng. Người lãnh đạo phải kịp
thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh cho
công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng.
18
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
1.2. Công tác văn phòng
1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng
Nếu hiểu công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:
- Ở đầu vào, công tác văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo, tổ
chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội,
hành chính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết
quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Ở đầu ra, công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu
và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu
cầu của lãnh đạo.
Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử
dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt
được kết quả mong muốn.
1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có
thể khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong cơ quan, tổ chức.
Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là tai, là mắt của
cơ quan, tổ chức…Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương khoa học thì
công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành chính
sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và sử dụng thông tin để có thể ra
được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cho tổ chức và cho xã hội.
Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và
coi thông tin có quan hệ sống còn. Hoạt động thông tin lại gắn với công tác văn
phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ cơ
quan, tổ chức nào.
Tuy nhiên, để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng
đòi hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách
khoa học. Thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn
phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng
trì trệ, yếu kém là biểu hiện của sự thiếu quan tâm của lãnh đạo. Chánh văn phòng,
Phó chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng, Phó phòng Hành chính (cơ quan không
có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng. Hàng
ngày, Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công
19
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về công tác
văn phòng.
1.2.3. Hiệu quả của công tác văn phòng
Cơ quan, tổ chức muốn đi vào hoạt động cần phải có nguồn nhân lực, vật lực,
tài lực và hệ thống thông tin. Song hiệu quả hoạt động phải tuỳ thuộc vào phương
thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của văn phòng
mỗi cơ quan, tổ chức. Phương châm hoạt động chung của công tác văn phòng đó
là: “chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”.
Công thức:
H = K/C
Trong đó: H: hiệu quả
K: kết quả
C: chi phí
Văn phòng tuy không phải là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất, không trực
tiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho tổ chức nhưng những chi phí mà văn phòng bỏ
ra để phục vụ cho hoạt động của mình và hoạt động của các phòng ban khác không
phải là nhỏ. Đó là chi phí điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm, tiền xăng xe ô
tô, chi phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các khoản chi phí phục vụ cho việc sửa
chữa lớn nhỏ khu văn phòng…Nếu các khoản chi phí này được sử dụng một cách
hợp lý, tiết kiệm sẽ giảm thiểu một khoản chi phí khá lớn trong tổng chi phí của
toàn cơ quan, tổ chức.
Để đạt hiệu quả cao nhất thì đòi hỏi văn phòng phải có những kế hoạch,
chương trình hành động phù hợp mà không làm lãng phí nguồn kinh phí của cơ
quan, tổ chức.
Ngoài ra, hiệu quả của công tác văn phòng còn thể hiện ở khía cạnh định tính
tức là thực hiện đúng quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước.
Kết luận:
Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng nêu trên, ta thấy
văn phòng giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Văn phòng là mắt
xích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau; là tiền đề cho cơ quan, tổ
chức phát triển. Bởi vậy trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng
không thể thiếu được bộ phận văn phòng. Từ đó, nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng là việc làm hết sức cần thiết đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường hiện nay
với những đòi hỏi ngày càng khắt khe trên tất cả các lĩnh vực, trong đó có công tác
văn phòng.
20
Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o
Líp: QT 901P