Luận văn;luận văn thạc sĩ;luận án tiến sĩ;tài liệu; khóa luận tốt nghiệp; báo cáo khoa học;đồ án tốt nghiệp;khoán luận 19072015003115
- 45 trang
- file .pdf
17-Aug-12
MỤC TIÊU
• Môn học này được thiết kế nhằm giúp
bạn:
1. Hiểu rõ vai trò của họp báo
2. Có kỹ năng tổ chức các buổi họp báo
1
17-Aug-12
NỘI DUNG
• Vai trò họp báo
• Cách thức tổ chức
• Phân tích tình huống thực tiễn
MỤC TIÊU TỔ CHỨC
HỌP BÁO?
2
17-Aug-12
MỤC TIÊU TỔ CHỨC HỌP BÁO
‐ Nhằm hỗ trợ cho chiến dịch truyền
thông
‐ Xây dựng và phát triển thương
hiệu/nhãn hiệ
hiệ / hã hiệu
‐ Cải thiện hay làm thay đổi nhận
thức của KHMT đối với thương
hiệu/nhãn hiệu
‐ Phát triển tối đa các hiệu ứng
truyền thông chạm đến cảm xúc
của KHMT
MỤC TIÊU TỔ CHỨC HỌP BÁO
• Tổ chức họp báo để đánh bóng thương hiệu của doanh
nghiệp
• Củng cố và tạo niềm tin đối với đối tác & người tiêu dùng
• Thông qua buổi họp báo để cung cấp thông tin ra thị trường
và mời gọi đầu tư, hợp tác
• Kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông
3
17-Aug-12
Khi có sự kiện
Khi cần truyền thông
Khi có khủng hoảng
Khi cần công bố sản phẩm, dịch vụ mới
Thay đổi nhân sự ở những vị trí quan trọng…
Tổ chức chương trình khuyến mãi lớn
Tổ chức chương trình từ thiện với quy mô lớn
4
17-Aug-12
5
17-Aug-12
Những hình thức tương tự có
PV báo chí
• Lễ khai trương, khởi công
• Kỷ niệm ngày thành lập
• Lễ tung sản phẩm mới
• Những cuộc gặp gỡ, đối thoại
thân mật với báo giới
TÍNH CHẤT CỦA BUỔI HỌP
BÁO
• Hợp pháp (có giấy phép của Sở
Văn hóa – Thông tin)
• Nghiêm túc
• Chia sẻ thông tin
• Đối thoại cởi mở và trung thực
6
17-Aug-12
CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỌP
BÁO
• Sơ đồ quy trình tổ chức họp báo
HỌP NẮM BẮT NỘI DUNG/MỤC ĐÍCH
CT
7
17-Aug-12
HỌP TEAM
- Hình thành ý tưởng chủ đạo
- Triển khai kế hoạch tổ chức
- Phân công nhân sự hỗ trợ
- Xây dựng timeline
Các câu hỏi quan trọng
1. Mục đích họp báo là gì ?
2 Mục
2. M tiê tiêu cụ thể muốn
ố đạt
đ t được
đ là gì?
ì?
3. Ai tổ chức chính, phối hợp với ai ?
4. Chương trình cụ thể khi họp báo là gì?
5. Khi nào tổ chức?
6. Tổ chức ở đâu ?
7 Khách mời là ai?
7.
8. Ai sẽ tham gia trong chương trình ?
9. Ngân sách tổ chức
8
17-Aug-12
Xác định mục tiêu cụ thể của
buổi họp báo
– Tổng số tin bài, đầu báo sẽ đăng tải?
– Số tin bài, đầu báo trong nhóm báo
trọng yếu sẽ đăng tải?
– 100% PV hài lòng và có thiện cảm với
chủ thể
– Hiệu q
quả truyền
y thông:g chính xác, trung
g
thực, tích cực => tạo thiện cảm đối với
công chúng
– Dư luận phản hồi tích cực
‐ Hình thành ý tưởng chủ đạo
+ Văn hóa
+ Định vị
+ Insight
+ Thông điệp
+ Mục tiêu PR
9
17-Aug-12
CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỌP BÁO
‐ Viết chương trình Proposal (R.O.I)
+ Relevance
+ Originality
+ Impact
-Lên bảng phân công nhiệm vụ cụ thể
cho từng bộ phận
- Đến thời gian quy định thu lại dữ liệu
và chứa vào 1 folder chuẩn bị
chương trình
- Lên ngân sách chi tiết
10
17-Aug-12
- Khảo sát địa điểm tổ chức (nội dung khảo sát địa điểm)
- Lên nội dung, kịch bản chương trình.
-Tuyển PG
-Làm việc với MC, nhóm múa/ca sĩ
Kế hoạch địa điểm
• Lập danh sách các địa điểm cần khảo sát
• Lên kế họach khảo sát các địa điểm
– Đưa ra một
ộ khoản thời giang thích hợp
ợp để
hòan tất việc khảo sát và quyết định chọn
địa điểm
– Phác thảo sơ đồ mặt bằng địa điểm
– Thử hình dung nhiều phương án bố trí mặt
bằng khác nhau trước khi quyết định chọn
phương án tốt nhất
– Chụp ảnh toàn bộ địa điểm: bên ngoài, bên
trong, các vị trí trọng yếu
11
17-Aug-12
Kế hoạch địa điểm
• Đưa ra tiêu chí lựa chọn địa điểm:
– Trung tâm thành phố hay tại trụ sở
chính?
– Kết cấu tòa nhà
– Không gian phòng họp
– Sân khấu
– Điều hòa
– Âm thanh – Sân khấu
– Ánh sáng
– Thời gian dàn dựng, thực hiện
– Cho thuê dụng cụ
Kế hoạch địa điểm
‐ Bàn ghế
‐ Thiết bị nghe nhìn
ạp che
‐ Rạp c e
‐ Sắp xếp chỗ ngồi
‐ Điều kiện vệ sinh
‐ An ninh, bảo vệ
‐ Bãi đỗ xe
‐ Xử lý rác thải
12
17-Aug-12
NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
Trình tự của một buổi họp báo:
•Đón tiếp các phóng viên, phát tài liệu và
thông cáo báo chí
•Đại diện cho công ty nêu lý do của cuộc
họp báo
NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
• Nhấn mạnh lại mục đích của cuộc họp
báo
• Mong muốn được hỗ trợ về truyền
thông
• Các bài thuyết trình
• Q&A
• Kết thúc
13
17-Aug-12
Cấu trúc chương trình họp báo
• 8h30‐9h30 : Đón khách mời, dùng
tiệc nhẹ
• 9h35 : Khai mạc họp báo
• 9h37‐9h50 : Chủ tọa phát biểu
TCBC
• 9h55‐11h00 : Hỏi‐đáp dành cho
PVBC
• 11h05 : Cảm ơn‐kết thúc họp báo
• 11h06‐11h30 : Tặng quà, khách mời
KỊCH BẢN
- Có 3 loại kịch bản cơ bản:
- Kịch bản ý tưởng (Concept)
- Kịch bản đề cương (Program Flow)
- Kịch bản thực hiện
14
17-Aug-12
KỊCH BẢN
‐ Kịch bản ý tưởng
+ Thể hiện ý tưởng chủ đạo
+ Phác
ác tthảo
ảo một
ột số nội
ộ du
dung/
g/ hoạt
oạt
động chính của họp báo
KỊCH BẢN
‐ Kịch bản đề cương
+ Hình thành cấu trúc và trình tự
chương trình
+ Sắp xếp các nội dung cụ thể theo trình
tự
+ Ước đoán thời gian/thời lượng của
từng nội dung
+ Ước
Ướ đ đoán
á thời
hờ gian/thời
/ hờ llượng cho
h
toàn bộ chương trình
15
17-Aug-12
KỊCH BẢN
‐ Kịch bản thực hiện/chi tiết
+ Bảng liệt kê các hoạt động diễn ra tại
ọp báo
họp
+ Chỉ rõ hoạt động nào, diễn ra tại vị trí
nào, lúc nào
+ Mô tả cụ thể diễn biến
+ Nêu đích danh người phụ trách từng
diễn biến
+ Toàn bộ diễn biến trong họp báo tái
hiện trên giấy
Checklist họp báo
stt Công việc Phụ trách Hoàn
thành
1 Thời gian
Chọn thời gian tổ chức họp báo
Kiểm tra thời gian này có trùng sk lớn không
?
2 Lựa chọn địa điểm
Đưa ra một số địa điểm họp báo. Kiểm tra
xem địa điểm đã bị đặt trước chưa ?
Lấy báo giá và lựa chọn
Lưu ý âm thanh, Asáng, bãi đậu xe,…
3 Chuẩn bị cho họp báo
Chuẩn bị phòng họp
Badkdrop, âm thanh, ánh sáng
Nước uống
Biển chỉ dẫn
16
17-Aug-12
Checklist họp báo
stt Công việc Phụ Hoàn
trách thành
4 Khách mời
Lên danh sách và gởi thư mời. Điện thoại
confirm
5 Người thuyết trình
Chuẩn bị form thuyết trình, Lên phương án trả
lời PV
Chuẩn bị tài liệu và thông cáo báo chí.
Giới thiệu sản phẩm hoặc minh họa sản phẩm
Phiên dịch nếu cần
6 Lễ tâ
tân
Chọn lựa lễ tân tiếp đón tốt, Lập danh sách nhà
báo
Trang phục, phân công vị trí tiếp đón, cài hoa,
nhận namecard
7 Hậu cần
Nước uống cho khách. Quà tặng cho nhà báo
Hoa, văn phòng phẩm. Vật dụng in ấn, laptop,..
MC là người nắm giữ hơn 50 % thành công và
là linh hồn của chương trình
- Cần chọn MC chất giọng và ngoại hình phù hợp
với chương trình
- Kiểm tra lịch làm việc của MC
- Ký hợp đồng
ồ thể
ể hiện sự ràng buộc về
ề thời gian
làm việc (MC nên đến trước chương trình 45
phút, cập nhật danh sách khách mời và gút lại nội
dung chương trình lần cuối
17
17-Aug-12
- Đặt ra yêu cầu trang phục với MC (có những
chương trình về thời trang hoặc chương trình
đặc biệt sẽ mặc trang phục của Ban tổ chức)
- Gửi MC Script chương trình trước nhất một
ngày cho MC. Giúp MC nắm rõ nội dung
chương trình.
trình Cần đọc chính xác tên của các
VIP người nước ngoài
- Chuẩn bị folder chỉnh tề cho MC
Hồng Phượng Hải Chuyên Tường Vân
18
17-Aug-12
Anh Quân Phước Anh
Đỗ Thụy Phương Thảo
Ngoài những MC kể trên còn có MC Ngọc Hương, Việt Phong,
Ngọc Nga, Phương Ái…
19
17-Aug-12
- Kiểm tra lịch làm việc của nhóm múa và tuyển lễ tân cho
chương trình
- Soạn
S h
hợp đồ
đồng và
à ký với
ới nhóm
hó múa
ú (quy
( đị h thời
định hời gian,
i
trang phục, bài hát/múa)
- PG dặn cách trang điểm
- Lên công ty lấy trang phục trước 1 ngày (trang phục cần
được ủi ngay
g y ngắn,
g dặn dò cả trang
gpphục lót - nếu mặc đầm
ống, buổi tối sẽ trang điểm đậm hơn sáng)
- Phân công nhiệm vụ và vị trí
TUYỂN LỄ TÂN
• Tùy theo tính chất cuộc họp báo mà tuyển lễ tân
cho phù hợp
• Chọn trang phục cho Lễ tân
• Cần đáp ứng yêu cầu của khách mời
• Huấn luyện lễ tân
Nhiệm vụ của lễ tân trong buổi HB:
• Đón tiếp khách mời
• Xác nhận khách mời có mặt (ký tên,
tên nhận name
card…)
• Phát Press Kit
• Gởi quà tặng (cuối chương trình)
20
MỤC TIÊU
• Môn học này được thiết kế nhằm giúp
bạn:
1. Hiểu rõ vai trò của họp báo
2. Có kỹ năng tổ chức các buổi họp báo
1
17-Aug-12
NỘI DUNG
• Vai trò họp báo
• Cách thức tổ chức
• Phân tích tình huống thực tiễn
MỤC TIÊU TỔ CHỨC
HỌP BÁO?
2
17-Aug-12
MỤC TIÊU TỔ CHỨC HỌP BÁO
‐ Nhằm hỗ trợ cho chiến dịch truyền
thông
‐ Xây dựng và phát triển thương
hiệu/nhãn hiệ
hiệ / hã hiệu
‐ Cải thiện hay làm thay đổi nhận
thức của KHMT đối với thương
hiệu/nhãn hiệu
‐ Phát triển tối đa các hiệu ứng
truyền thông chạm đến cảm xúc
của KHMT
MỤC TIÊU TỔ CHỨC HỌP BÁO
• Tổ chức họp báo để đánh bóng thương hiệu của doanh
nghiệp
• Củng cố và tạo niềm tin đối với đối tác & người tiêu dùng
• Thông qua buổi họp báo để cung cấp thông tin ra thị trường
và mời gọi đầu tư, hợp tác
• Kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông
3
17-Aug-12
Khi có sự kiện
Khi cần truyền thông
Khi có khủng hoảng
Khi cần công bố sản phẩm, dịch vụ mới
Thay đổi nhân sự ở những vị trí quan trọng…
Tổ chức chương trình khuyến mãi lớn
Tổ chức chương trình từ thiện với quy mô lớn
4
17-Aug-12
5
17-Aug-12
Những hình thức tương tự có
PV báo chí
• Lễ khai trương, khởi công
• Kỷ niệm ngày thành lập
• Lễ tung sản phẩm mới
• Những cuộc gặp gỡ, đối thoại
thân mật với báo giới
TÍNH CHẤT CỦA BUỔI HỌP
BÁO
• Hợp pháp (có giấy phép của Sở
Văn hóa – Thông tin)
• Nghiêm túc
• Chia sẻ thông tin
• Đối thoại cởi mở và trung thực
6
17-Aug-12
CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỌP
BÁO
• Sơ đồ quy trình tổ chức họp báo
HỌP NẮM BẮT NỘI DUNG/MỤC ĐÍCH
CT
7
17-Aug-12
HỌP TEAM
- Hình thành ý tưởng chủ đạo
- Triển khai kế hoạch tổ chức
- Phân công nhân sự hỗ trợ
- Xây dựng timeline
Các câu hỏi quan trọng
1. Mục đích họp báo là gì ?
2 Mục
2. M tiê tiêu cụ thể muốn
ố đạt
đ t được
đ là gì?
ì?
3. Ai tổ chức chính, phối hợp với ai ?
4. Chương trình cụ thể khi họp báo là gì?
5. Khi nào tổ chức?
6. Tổ chức ở đâu ?
7 Khách mời là ai?
7.
8. Ai sẽ tham gia trong chương trình ?
9. Ngân sách tổ chức
8
17-Aug-12
Xác định mục tiêu cụ thể của
buổi họp báo
– Tổng số tin bài, đầu báo sẽ đăng tải?
– Số tin bài, đầu báo trong nhóm báo
trọng yếu sẽ đăng tải?
– 100% PV hài lòng và có thiện cảm với
chủ thể
– Hiệu q
quả truyền
y thông:g chính xác, trung
g
thực, tích cực => tạo thiện cảm đối với
công chúng
– Dư luận phản hồi tích cực
‐ Hình thành ý tưởng chủ đạo
+ Văn hóa
+ Định vị
+ Insight
+ Thông điệp
+ Mục tiêu PR
9
17-Aug-12
CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỌP BÁO
‐ Viết chương trình Proposal (R.O.I)
+ Relevance
+ Originality
+ Impact
-Lên bảng phân công nhiệm vụ cụ thể
cho từng bộ phận
- Đến thời gian quy định thu lại dữ liệu
và chứa vào 1 folder chuẩn bị
chương trình
- Lên ngân sách chi tiết
10
17-Aug-12
- Khảo sát địa điểm tổ chức (nội dung khảo sát địa điểm)
- Lên nội dung, kịch bản chương trình.
-Tuyển PG
-Làm việc với MC, nhóm múa/ca sĩ
Kế hoạch địa điểm
• Lập danh sách các địa điểm cần khảo sát
• Lên kế họach khảo sát các địa điểm
– Đưa ra một
ộ khoản thời giang thích hợp
ợp để
hòan tất việc khảo sát và quyết định chọn
địa điểm
– Phác thảo sơ đồ mặt bằng địa điểm
– Thử hình dung nhiều phương án bố trí mặt
bằng khác nhau trước khi quyết định chọn
phương án tốt nhất
– Chụp ảnh toàn bộ địa điểm: bên ngoài, bên
trong, các vị trí trọng yếu
11
17-Aug-12
Kế hoạch địa điểm
• Đưa ra tiêu chí lựa chọn địa điểm:
– Trung tâm thành phố hay tại trụ sở
chính?
– Kết cấu tòa nhà
– Không gian phòng họp
– Sân khấu
– Điều hòa
– Âm thanh – Sân khấu
– Ánh sáng
– Thời gian dàn dựng, thực hiện
– Cho thuê dụng cụ
Kế hoạch địa điểm
‐ Bàn ghế
‐ Thiết bị nghe nhìn
ạp che
‐ Rạp c e
‐ Sắp xếp chỗ ngồi
‐ Điều kiện vệ sinh
‐ An ninh, bảo vệ
‐ Bãi đỗ xe
‐ Xử lý rác thải
12
17-Aug-12
NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
Trình tự của một buổi họp báo:
•Đón tiếp các phóng viên, phát tài liệu và
thông cáo báo chí
•Đại diện cho công ty nêu lý do của cuộc
họp báo
NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
• Nhấn mạnh lại mục đích của cuộc họp
báo
• Mong muốn được hỗ trợ về truyền
thông
• Các bài thuyết trình
• Q&A
• Kết thúc
13
17-Aug-12
Cấu trúc chương trình họp báo
• 8h30‐9h30 : Đón khách mời, dùng
tiệc nhẹ
• 9h35 : Khai mạc họp báo
• 9h37‐9h50 : Chủ tọa phát biểu
TCBC
• 9h55‐11h00 : Hỏi‐đáp dành cho
PVBC
• 11h05 : Cảm ơn‐kết thúc họp báo
• 11h06‐11h30 : Tặng quà, khách mời
KỊCH BẢN
- Có 3 loại kịch bản cơ bản:
- Kịch bản ý tưởng (Concept)
- Kịch bản đề cương (Program Flow)
- Kịch bản thực hiện
14
17-Aug-12
KỊCH BẢN
‐ Kịch bản ý tưởng
+ Thể hiện ý tưởng chủ đạo
+ Phác
ác tthảo
ảo một
ột số nội
ộ du
dung/
g/ hoạt
oạt
động chính của họp báo
KỊCH BẢN
‐ Kịch bản đề cương
+ Hình thành cấu trúc và trình tự
chương trình
+ Sắp xếp các nội dung cụ thể theo trình
tự
+ Ước đoán thời gian/thời lượng của
từng nội dung
+ Ước
Ướ đ đoán
á thời
hờ gian/thời
/ hờ llượng cho
h
toàn bộ chương trình
15
17-Aug-12
KỊCH BẢN
‐ Kịch bản thực hiện/chi tiết
+ Bảng liệt kê các hoạt động diễn ra tại
ọp báo
họp
+ Chỉ rõ hoạt động nào, diễn ra tại vị trí
nào, lúc nào
+ Mô tả cụ thể diễn biến
+ Nêu đích danh người phụ trách từng
diễn biến
+ Toàn bộ diễn biến trong họp báo tái
hiện trên giấy
Checklist họp báo
stt Công việc Phụ trách Hoàn
thành
1 Thời gian
Chọn thời gian tổ chức họp báo
Kiểm tra thời gian này có trùng sk lớn không
?
2 Lựa chọn địa điểm
Đưa ra một số địa điểm họp báo. Kiểm tra
xem địa điểm đã bị đặt trước chưa ?
Lấy báo giá và lựa chọn
Lưu ý âm thanh, Asáng, bãi đậu xe,…
3 Chuẩn bị cho họp báo
Chuẩn bị phòng họp
Badkdrop, âm thanh, ánh sáng
Nước uống
Biển chỉ dẫn
16
17-Aug-12
Checklist họp báo
stt Công việc Phụ Hoàn
trách thành
4 Khách mời
Lên danh sách và gởi thư mời. Điện thoại
confirm
5 Người thuyết trình
Chuẩn bị form thuyết trình, Lên phương án trả
lời PV
Chuẩn bị tài liệu và thông cáo báo chí.
Giới thiệu sản phẩm hoặc minh họa sản phẩm
Phiên dịch nếu cần
6 Lễ tâ
tân
Chọn lựa lễ tân tiếp đón tốt, Lập danh sách nhà
báo
Trang phục, phân công vị trí tiếp đón, cài hoa,
nhận namecard
7 Hậu cần
Nước uống cho khách. Quà tặng cho nhà báo
Hoa, văn phòng phẩm. Vật dụng in ấn, laptop,..
MC là người nắm giữ hơn 50 % thành công và
là linh hồn của chương trình
- Cần chọn MC chất giọng và ngoại hình phù hợp
với chương trình
- Kiểm tra lịch làm việc của MC
- Ký hợp đồng
ồ thể
ể hiện sự ràng buộc về
ề thời gian
làm việc (MC nên đến trước chương trình 45
phút, cập nhật danh sách khách mời và gút lại nội
dung chương trình lần cuối
17
17-Aug-12
- Đặt ra yêu cầu trang phục với MC (có những
chương trình về thời trang hoặc chương trình
đặc biệt sẽ mặc trang phục của Ban tổ chức)
- Gửi MC Script chương trình trước nhất một
ngày cho MC. Giúp MC nắm rõ nội dung
chương trình.
trình Cần đọc chính xác tên của các
VIP người nước ngoài
- Chuẩn bị folder chỉnh tề cho MC
Hồng Phượng Hải Chuyên Tường Vân
18
17-Aug-12
Anh Quân Phước Anh
Đỗ Thụy Phương Thảo
Ngoài những MC kể trên còn có MC Ngọc Hương, Việt Phong,
Ngọc Nga, Phương Ái…
19
17-Aug-12
- Kiểm tra lịch làm việc của nhóm múa và tuyển lễ tân cho
chương trình
- Soạn
S h
hợp đồ
đồng và
à ký với
ới nhóm
hó múa
ú (quy
( đị h thời
định hời gian,
i
trang phục, bài hát/múa)
- PG dặn cách trang điểm
- Lên công ty lấy trang phục trước 1 ngày (trang phục cần
được ủi ngay
g y ngắn,
g dặn dò cả trang
gpphục lót - nếu mặc đầm
ống, buổi tối sẽ trang điểm đậm hơn sáng)
- Phân công nhiệm vụ và vị trí
TUYỂN LỄ TÂN
• Tùy theo tính chất cuộc họp báo mà tuyển lễ tân
cho phù hợp
• Chọn trang phục cho Lễ tân
• Cần đáp ứng yêu cầu của khách mời
• Huấn luyện lễ tân
Nhiệm vụ của lễ tân trong buổi HB:
• Đón tiếp khách mời
• Xác nhận khách mời có mặt (ký tên,
tên nhận name
card…)
• Phát Press Kit
• Gởi quà tặng (cuối chương trình)
20