Khóa luận phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh và tác dụng đến hoạt động quản trị nhân lực tại công ty cổ phần fmb
- 17 trang
- file .pdf
Lựa chọn 1 vị trí quản lý trong 1 công ty. Xây dựng bản mô tả công việc, bản
yêu cầu công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho
vị trí công việc đó và phân tích tác dụng của 3 bản đó đến hoạt động quản lý
doanh nghiệp của doanh nghiệp
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................ 1
Phần 1. Phân tích công việc....................................................................... 3
1.1. Bản mô tả công việc ................................................................................ 3
1.2. Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện ...................................... 4
1.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc ........................................................ 5
Phần 2. Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh và tác dụng
đến hoạt động QTNL tại công ty cổ phần FMB...................................... 6
2.1. Giới thiệu về công ty FMB ...................................................................... 6
2.1.1. Giới thiệu chung ................................................................................. 6
2.1.2. Các mốc quan trọng ........................................................................... 6
2.2. Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh tại FMB ............... 8
2.2.1. Bản mô tả công việc............................................................................ 8
2.2.2. Bản yêu cầu công việc với người thực hiện ....................................... 10
2.2.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc .................................................. 11
2.3. Tác dụng của bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người
thực hiện và bản tiêu chuẩn công việc đến hoạt động QTNL tại công ty
cổ phần FMB ................................................................................................ 11
2.3.1. Tác dụng của bản mô tả công việc .................................................... 11
2.3.2. Tác dụng của bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện ........... 13
Phần 3. Kết luận ...................................................................................... 14
TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................... 15
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phải tăng cường
tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình, vấn đề cạnh tranh giữa
các doanh nghiệp ngày càng lớn. Để tạo được ưu thế trong cạnh tranh đòi hỏi
các doanh nghiệp phải nâng cao hiệu quả các vấn đề như Marketing, tài chính,
sản suất ... Muốn nâng cao hiệu quả các vấn đề trên một trong những yếu không
thể thiếu được của doanh nghiệp đó là “nguồn nhân lực”.
Nguồn nhân lực là thành phần quan trọng nhất trong các nguồn lực đầu vào,
vì vậy bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tạo được ưu thế trong cạnh tranh cũng cần
phải có nguồn nhân lực có chất lượng phù hợp với tổ chức. Để có được nguồn nhân
lực đáp ứng được yêu cầu của tổ chức/ doanh nghiệp thì điều kiện tiên quyết là các
nhà quản trị cần phải xác định được vị trí, yêu cầu, nhiệm vụ của từng người lao
động, điều đó có nghĩa là cần phải tiến hành phân tích công việc.
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị
nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở
cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Trong quá trình phân tích đó, nhà quản trị
nhân sự xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với
người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để thu thập các dữ liệu và
thông tin liên quan đến công việc đó.
Vì vậy bài viết này chúng tôi chọn vị trí “Giám đốc kinh doanh tại công ty
FMB” để xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với
người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc từ đó nêu lên tác dụng của
chúng đến hoạt động quản trị nhân lực tại công ty FPT.
1
Bài viết được chia làm 3 phần:
Phần 1. Phân tích công việc
Phần 2. Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh và tác dụng
đến hoạt động QTNL tại công ty cổ phần FMB
Phần 3. Kết luận
2
Phần 1. Phân tích công việc
Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách
có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong
tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì nhờ có phân tích công
việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao
động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; và nhờ đó, người lao động cũng
hiều được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc.
Đồng thời phân tích công việc là điều kiện để có thể thực hiện được các hoạt
động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả thông qua việc giúp cho
người quản lý có thể đưa ra được các quyết định nhân sự như tuyển dụng, đề bạt,
thù lao…dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứ không phải dựa
trên những tiêu chuẩn mơ hồ mang tính chủ quan.
Đối với mỗi công việc cụ thể, có thể thu thập một số lượng khá lớn các
thông tin quan trọng có liên quan đến công việc đó. Các tư liệu và thông tin thu
thập được sẽ được xử lý phù hợp tùy thuộc vào mục đích của phân tích công
việc. Tuy nhiên, chúng thường được hệ thống hóa và trình bày dưới dạng các
bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản tiêu
chuẩn thực hiện công việc. Đó là những công cụ hữu ích cho tất cả những ai có
liên quan tới các chức năng quản lý nhân sự trong một tổ chức.
1.1. Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ,
trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đên một công việc
cụ thể.
Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung:
3
Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của
công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo
trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương…Phần này cũng còn
thường bao gồm một hoặc vài câu tóm tắt về mục đich hoặc chức năng của công
việc.
Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần
tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm
thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao
động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao
phải thực hiện các nhiệm vụ đó.
Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các
máy móc công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ
sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều
kiện khác có liên quan.
Bản mô tả công việc nên ngắn gọn, súc tích và nên sử dụng các động từ
hành động, có tính quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nghĩa vụ
chính. Nói chung, không có một hình thức cụ thể nào được coi là tốt nhất mà các
công ty khác nhau sẽ sử dụng các hình thức khác nhau để mô tả về các công
việc.
1.2. Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi
của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm
cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần,
thể lực và các yêu cầu cụ thể khác
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện chỉ bao gồm các yêu
cầu về chuyên môn có liên quan rõ ràng tới việc thực hiện công việc ở mức có
thể chấp nhận được. Không nên có những yêu cầu quá cao mà không cần thiết
4
để thực hiện công việc, đặc biệt là những yêu cầu về đào tạo không cần thiết
hoặc thể hiện sự phân biệt đối xử đối với người lao động (giới tính, dân tộc…).
Các yêu cầu của công việc với người thực hiện có thể được viết riêng thành một
văn bản, cũng có thể được viết gộp trong một văn bản cùng với phần mô tả công
việc.
1.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản
ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được
quy định trong bản mô tả công việc.
Ở các doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được
thể hiện dưới các dạng khác nhau. Có doanh nghiệp xây dựng một cách có hệ
thống các bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng công việc; có nơi lại chỉ
giao hẹn bằng miệng hoặc bằng các điều khoản nhất thời giữa người lãnh đạo và
cấp dưới.
Ưu điểm của các tiêu chuẩn thực hiện công việc được diễn đạt viết so với
các tiêu chuẩn bằng miệng là ở chỗ nó giúp cho các tổ chức có thể kiểm soát
được sự phát triển của mình, đồng thời đó chính là một phương tiện thuận lợi
cho trao đổi và tái hiện thông tin giữa người lao động và người quản lý.
5
Phần 2. Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh và tác
dụng đến hoạt động QTNL tại công ty cổ phần FMB
2.1. Giới thiệu về công ty FMB
2.1.1. Giới thiệu chung
Công ty TNHH công nghệ di động FPT (tên giao dịch quốc tế là FPT
Mobile - viết tắt là FMB) là thành viên của Công ty Cổ phần Phát triển và Đầu
tư Công nghệ FPT. FPT Mobile hiện là nhà phân phối chính thức, nhà cung cấp
dịch vụ được ủy quyền của ba nhãn hiệu điện thoại di động hàng đầu thế giới là
Samsung, Motorola và HTC trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Ngoài ra công ty còn
cung cấp các sản phẩm mang thương hiệu F-Mobile.
Công ty TNHH công nghệ di động FPT bao gồm:
Hệ thống văn phòng tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần
Thơ và Hải Phòng.
07 showroom và gần 500 đại lý, cửa hàng trải rộng trên toàn quốc, FPT
Mobile luôn đem đến cho các khách hàng những sản phẩm và dịch vụ hoàn hảo
nhất.
Và 03 trung tâm bảo hành tại Hà Nội, 03 trung tâm tại thành phố Hồ Chí
Minh, 1 trung tâm tại Đà Nẵng và 1 trung tâm tại Cần Thơ cùng với các điểm
bảo hành ủy quyền tại các tỉnh, thành phố, FPT Mobile luôn đảm bảo khách
hàng sẽ nhận được sự chăm sóc dù đang ở bất cứ đâu tại Việt Nam.
2.1.2. Các mốc quan trọng
Đầu tháng 6 năm 2009, FPT Mobile tung ra thị trường Việt Nam 3 dòng
ĐTDĐ giá rẻ mang thương hiệu F-Mobile, gồm các dòng máy B230, B660,
B890, với mức giá dưới 2 triệu đồng.
6
Năm 2007, FPT Mobile là nhà bảo trợ công nghệ cho cuộc thi Viết trò chơi
trên điện thoại di động - Mobile Labs. Cuộc thi do Công ty FPT tổ chức.
Cuối năm 2005, FPT Mobile trở thành đại lý chính thức phân phối Sim Thẻ
của Vinaphone, MobiFone, S-Fone và Viettel trên toàn quốc. Bên cạnh việc
cung cấp Sim Thẻ tới các đại lý và khách hàng với giá cả hợp lý, FPT Mobile đã
tiến hành xây dựng website www.thegioisim.com.vn. Thông qua website này,
khách hàng có thể mua hoặc đấu giá trực tuyến những số sim rất đẹp với giá cả
hợp lý.
Năm 2004, FPT Mobile cùng nhà tài trợ Samsung Vina tổ chức cuộc thi
Viết trò chơi cho điện thoại di động - Mobile Games, lần đầu tiên tại Việt Nam
nhằm tạo ra một sân chơi và cơ hội cho các ban trẻ yêu thích công nghệ thông
tin. Là một cuộc thi thường niên, Mobile Games là cuộc thi thể hiện những
mong muốn và đóng góp của FPT Mobile nhằm phát triển các tài năng công
nghệ thông tin Việt Nam.
Sự phát triển của FPT Mobile được đánh dấu bằng những giải thưởng lớn
và các hợp đồng đại lý ký với những nhà đối tác hàng đầu trong lĩnh vực điện
thoại di động :
Giải thưởng “Biggest VMS Distributor” các năm 1996, 1997 và 1998
Giải thưởng “ Best Marketing” của Alcatel năm 1997
Trở thành nhà phân phối và cung cấp dịch vụ chính thức của Motorola từ
tháng 2 năm 1996
Trở thành nhà phân phối và cung cấp dịch vụ chính thức của Samsung từ
tháng 6 năm 2000
7
2.2. Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh tại FMB
2.2.1. Bản mô tả công việc
Lập bản mô tả công việc rõ ràng trước khi tiến hành việc thuê nhân công
sẽ giúp cho việc lựa chọn các ứng viên sẽ giúp cho công ty rút ngắn được thời
gian tuyển dụng và dễ dàng hơn trong việc tuyển dụng đúng người. Công việc
này gồm hai phần – tóm tắt trách nhiệm cần đảm đương của công việc, và lên
danh mục các nhiệm vụ chính cần được thực hiện.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
- Chức danh công việc: Giám đốc công ty FMB
- Mã hiệu: 0.01-CV/MB/HDCV/FMB
- Lần ban hành/sửa đổi: 1/0
- Ngày hiệu lực: 11/5/2009
- Chế độ làm việc: Theo qui định của công ty và luật lao động
- Chế độ báo cáo: Báo cáo Ban Tổng giám đốc FPT
2.2.1.1. Trách nhiệm chung
Cán bộ Trách nhiệm
Phụ Kiểm tra việc nắm rõ bản MTCV của cán bộ thực hiện. Đảm bảo
trách các điều kiện cần thiết để cán bộ thực hiện hoàn thành các nhiệm
vụ/công việc với các kết quả đáp ứng yêu cầu.
Thực Đọc bản MTCV trước khi thực hiện lần đầu tiên các nhiệm vụ/công
hiện việc được yêu cầu trong MTCV. Thực hiện nghiêm chỉnh theo
MTCV.
Chất Kiểm tra việc tuân thủ theo MTCV của cán bộ thực hiện các nhiệm
lượng vụ/công việc và báo cáo cho cán bộ phụ trách nếu cần.
2.2.1.2. Các công việc
8
STT Nhiệm vụ/Công việc
1. Lập và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh của công ty
2. Phê duyệt và kiểm soát các hợp đồng cấp công ty
3. Xác định và tổ chức triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng
Báo cáo về hoạt động kinh doanh của công ty cho lãnh đạo công ty
4.
chuyên trách
Chịu trách nhiệm trong hoạt động SXKD trước HĐQT, Ban Tổng
5.
Giám đốc FPT và các cơ quan quản lý NN khác
6. Phê duyệt phương án kinh doanh
7. Phê duyệt chính sách và giá bán
8. Quan hệ đối tác nước ngoài
9. Quản lý hoạt động kinh doanh
10. Phê duyệt danh sách các nhà cung ứng
11. Tham gia kiểm soát và xây dựng hệ thống chất lượng
Đảm bảo sự phù hợp các hoạt động của công ty với hệ thống chất
12.
lượng FPT
13. Tổ chức, điều hành các cuộc họp liên quan đến chất lượng
14. Tổ chức việc Xác định và triển khai các hành động KPPN
15. Xử lý khiếu nại khách hàng cấp công ty
16. Phê duyệt các chỉ tiêu chất lượng liên quan
17. Báo cáo công tác của FMB với HĐQT, Ban TGĐ FPT
2.2.1.3. Điều kiện làm việc
Điều kiện làm việc Ban Tổng giám đốc FMB
Vị trí làm việc Có phòng làm việc riêng (tuỳ điều kiện của
công ty)
Trang thiết bị Máy tính xách tay, điện thoại, điện thoại di
động, IP Phone bàn ghế, tủ, fax, Internet...
Tài chính Theo yêu cầu của công việc cụ thể
9
2.2.2. Bản yêu cầu công việc với người thực hiện
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện đối với chức danh Giám
đốc công ty FMB nằm trong phần “V. Phẩm chất cá nhân “ của bản mô tả công
việc. Đây thực chất cũng nêu lên các tiêu chuẩn cần có đối với người đảm nhận
vị trí quản lý này. Nếu tách phần này ra, ta sẽ có được bản yêu cầu công việc cụ
thể như sau:
Phẩm chất cá nhân Yêu cầu
Trình độ học vấn Đại học
Trình độ chuyên môn Bách khoa, Kinh tế, ngoại thương, luật...
Trình độ ngoại ngữ Sử dụng được tiếng Anh
Kinh nghiệm thực tế Có kinh nghiệm làm việc tại FPT ít nhất 2
năm. Hiểu biết sản phẩm. Có kỹ năng quản
lý
Đào tạo ban đầu MB/STQT/FMB
và đào tạo theo yêu cầu của công ty
Yêu cầu khác - Nhiệt tình, chăm chỉ, cận thận, nhanh nhẹn
- Có khả năng lập, theo dõi và thực hiện kế
hoạch kinh doanh theo định kỳ.
- Có khả năng xử lý tình huống , giải quyết
vấn, giao tiếp và thuyết trình hiệu quả.
- Có khả năng thu hút, tổ chức, quản lý, đào
tạo và phát triển nhân viên.
- Có khả năng lãnh đạo và xây dựng và làm
mạnh văn hóa tổ chức.
- Am hiểu về hoạt động marketing và bán
hàng trong lĩnh vực phân phối hàng CNTT
10
2.2.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
FPT không xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể cho chức
danh này vì tất cả các tiêu chuẩn sẽ được cụ thể hóa bằng chỉ tiêu kế hoạch cho
từng thời kỳ. Tuy nhiên có thể dựa vào chỉ tiêu kế hoạch cho một kỳ kinh doanh,
ta có thể xây dựng một bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho chức danh Giám
đốc kinh doanh như sau:
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (Quý II/ 2010)
STT Nội dung
Báo cáo với Tổng Giám đốc kết quả hoạt động kinh doanh quý
1.
I/2010.
Xây dựng kế hoạch thâm nhập thị trường tại 3 tỉnh: Nam Định, Thái
2.
Bình, Hà Nam.
Hoàn thành ký kết hợp đồng nhập khẩu điện thoại F-mobile mới với
3.
nhà sản xuất nước ngoài.
Hoàn thành kế hoạch tăng thị phần phân phối điện thoại di động trên
4.
địa bàn Hà Nội lên 65% .
5. Hoàn thành kế hoạch lợi nhuận quý II
2.3. Tác dụng của bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người
thực hiện và bản tiêu chuẩn công việc đến hoạt động QTNL tại công ty cổ
phần FMB
2.3.1. Tác dụng của bản mô tả công việc
Một bản mô tả công việc không rõ ràng, rắc rối hoặc không chính xác có
thể khiến nhà quản lý khó gắn kết giữa công việc với người thực hiện bởi vì nhà
quản lý, người thực hiện công việc không thể biết chắc chắn công việc đòi hỏi
những gì. Một bản mô tả công việc chính xác cũng rất cần thiết trong quá trình
tuyển mộ, đăng các yết thị việc làm hoặc khi thực hiện các công việc tuyển dụng
khác. Nó giúp nhà quản lý thấy một cách rõ ràng là họ đang tìm kiếm năng lực
11
yêu cầu công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho
vị trí công việc đó và phân tích tác dụng của 3 bản đó đến hoạt động quản lý
doanh nghiệp của doanh nghiệp
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................ 1
Phần 1. Phân tích công việc....................................................................... 3
1.1. Bản mô tả công việc ................................................................................ 3
1.2. Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện ...................................... 4
1.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc ........................................................ 5
Phần 2. Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh và tác dụng
đến hoạt động QTNL tại công ty cổ phần FMB...................................... 6
2.1. Giới thiệu về công ty FMB ...................................................................... 6
2.1.1. Giới thiệu chung ................................................................................. 6
2.1.2. Các mốc quan trọng ........................................................................... 6
2.2. Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh tại FMB ............... 8
2.2.1. Bản mô tả công việc............................................................................ 8
2.2.2. Bản yêu cầu công việc với người thực hiện ....................................... 10
2.2.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc .................................................. 11
2.3. Tác dụng của bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người
thực hiện và bản tiêu chuẩn công việc đến hoạt động QTNL tại công ty
cổ phần FMB ................................................................................................ 11
2.3.1. Tác dụng của bản mô tả công việc .................................................... 11
2.3.2. Tác dụng của bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện ........... 13
Phần 3. Kết luận ...................................................................................... 14
TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................... 15
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phải tăng cường
tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình, vấn đề cạnh tranh giữa
các doanh nghiệp ngày càng lớn. Để tạo được ưu thế trong cạnh tranh đòi hỏi
các doanh nghiệp phải nâng cao hiệu quả các vấn đề như Marketing, tài chính,
sản suất ... Muốn nâng cao hiệu quả các vấn đề trên một trong những yếu không
thể thiếu được của doanh nghiệp đó là “nguồn nhân lực”.
Nguồn nhân lực là thành phần quan trọng nhất trong các nguồn lực đầu vào,
vì vậy bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tạo được ưu thế trong cạnh tranh cũng cần
phải có nguồn nhân lực có chất lượng phù hợp với tổ chức. Để có được nguồn nhân
lực đáp ứng được yêu cầu của tổ chức/ doanh nghiệp thì điều kiện tiên quyết là các
nhà quản trị cần phải xác định được vị trí, yêu cầu, nhiệm vụ của từng người lao
động, điều đó có nghĩa là cần phải tiến hành phân tích công việc.
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị
nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở
cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Trong quá trình phân tích đó, nhà quản trị
nhân sự xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với
người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để thu thập các dữ liệu và
thông tin liên quan đến công việc đó.
Vì vậy bài viết này chúng tôi chọn vị trí “Giám đốc kinh doanh tại công ty
FMB” để xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với
người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc từ đó nêu lên tác dụng của
chúng đến hoạt động quản trị nhân lực tại công ty FPT.
1
Bài viết được chia làm 3 phần:
Phần 1. Phân tích công việc
Phần 2. Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh và tác dụng
đến hoạt động QTNL tại công ty cổ phần FMB
Phần 3. Kết luận
2
Phần 1. Phân tích công việc
Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách
có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong
tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì nhờ có phân tích công
việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao
động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; và nhờ đó, người lao động cũng
hiều được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc.
Đồng thời phân tích công việc là điều kiện để có thể thực hiện được các hoạt
động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả thông qua việc giúp cho
người quản lý có thể đưa ra được các quyết định nhân sự như tuyển dụng, đề bạt,
thù lao…dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứ không phải dựa
trên những tiêu chuẩn mơ hồ mang tính chủ quan.
Đối với mỗi công việc cụ thể, có thể thu thập một số lượng khá lớn các
thông tin quan trọng có liên quan đến công việc đó. Các tư liệu và thông tin thu
thập được sẽ được xử lý phù hợp tùy thuộc vào mục đích của phân tích công
việc. Tuy nhiên, chúng thường được hệ thống hóa và trình bày dưới dạng các
bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản tiêu
chuẩn thực hiện công việc. Đó là những công cụ hữu ích cho tất cả những ai có
liên quan tới các chức năng quản lý nhân sự trong một tổ chức.
1.1. Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ,
trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đên một công việc
cụ thể.
Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung:
3
Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của
công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo
trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương…Phần này cũng còn
thường bao gồm một hoặc vài câu tóm tắt về mục đich hoặc chức năng của công
việc.
Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần
tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm
thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao
động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao
phải thực hiện các nhiệm vụ đó.
Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các
máy móc công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ
sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều
kiện khác có liên quan.
Bản mô tả công việc nên ngắn gọn, súc tích và nên sử dụng các động từ
hành động, có tính quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nghĩa vụ
chính. Nói chung, không có một hình thức cụ thể nào được coi là tốt nhất mà các
công ty khác nhau sẽ sử dụng các hình thức khác nhau để mô tả về các công
việc.
1.2. Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi
của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm
cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần,
thể lực và các yêu cầu cụ thể khác
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện chỉ bao gồm các yêu
cầu về chuyên môn có liên quan rõ ràng tới việc thực hiện công việc ở mức có
thể chấp nhận được. Không nên có những yêu cầu quá cao mà không cần thiết
4
để thực hiện công việc, đặc biệt là những yêu cầu về đào tạo không cần thiết
hoặc thể hiện sự phân biệt đối xử đối với người lao động (giới tính, dân tộc…).
Các yêu cầu của công việc với người thực hiện có thể được viết riêng thành một
văn bản, cũng có thể được viết gộp trong một văn bản cùng với phần mô tả công
việc.
1.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản
ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được
quy định trong bản mô tả công việc.
Ở các doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được
thể hiện dưới các dạng khác nhau. Có doanh nghiệp xây dựng một cách có hệ
thống các bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng công việc; có nơi lại chỉ
giao hẹn bằng miệng hoặc bằng các điều khoản nhất thời giữa người lãnh đạo và
cấp dưới.
Ưu điểm của các tiêu chuẩn thực hiện công việc được diễn đạt viết so với
các tiêu chuẩn bằng miệng là ở chỗ nó giúp cho các tổ chức có thể kiểm soát
được sự phát triển của mình, đồng thời đó chính là một phương tiện thuận lợi
cho trao đổi và tái hiện thông tin giữa người lao động và người quản lý.
5
Phần 2. Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh và tác
dụng đến hoạt động QTNL tại công ty cổ phần FMB
2.1. Giới thiệu về công ty FMB
2.1.1. Giới thiệu chung
Công ty TNHH công nghệ di động FPT (tên giao dịch quốc tế là FPT
Mobile - viết tắt là FMB) là thành viên của Công ty Cổ phần Phát triển và Đầu
tư Công nghệ FPT. FPT Mobile hiện là nhà phân phối chính thức, nhà cung cấp
dịch vụ được ủy quyền của ba nhãn hiệu điện thoại di động hàng đầu thế giới là
Samsung, Motorola và HTC trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Ngoài ra công ty còn
cung cấp các sản phẩm mang thương hiệu F-Mobile.
Công ty TNHH công nghệ di động FPT bao gồm:
Hệ thống văn phòng tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần
Thơ và Hải Phòng.
07 showroom và gần 500 đại lý, cửa hàng trải rộng trên toàn quốc, FPT
Mobile luôn đem đến cho các khách hàng những sản phẩm và dịch vụ hoàn hảo
nhất.
Và 03 trung tâm bảo hành tại Hà Nội, 03 trung tâm tại thành phố Hồ Chí
Minh, 1 trung tâm tại Đà Nẵng và 1 trung tâm tại Cần Thơ cùng với các điểm
bảo hành ủy quyền tại các tỉnh, thành phố, FPT Mobile luôn đảm bảo khách
hàng sẽ nhận được sự chăm sóc dù đang ở bất cứ đâu tại Việt Nam.
2.1.2. Các mốc quan trọng
Đầu tháng 6 năm 2009, FPT Mobile tung ra thị trường Việt Nam 3 dòng
ĐTDĐ giá rẻ mang thương hiệu F-Mobile, gồm các dòng máy B230, B660,
B890, với mức giá dưới 2 triệu đồng.
6
Năm 2007, FPT Mobile là nhà bảo trợ công nghệ cho cuộc thi Viết trò chơi
trên điện thoại di động - Mobile Labs. Cuộc thi do Công ty FPT tổ chức.
Cuối năm 2005, FPT Mobile trở thành đại lý chính thức phân phối Sim Thẻ
của Vinaphone, MobiFone, S-Fone và Viettel trên toàn quốc. Bên cạnh việc
cung cấp Sim Thẻ tới các đại lý và khách hàng với giá cả hợp lý, FPT Mobile đã
tiến hành xây dựng website www.thegioisim.com.vn. Thông qua website này,
khách hàng có thể mua hoặc đấu giá trực tuyến những số sim rất đẹp với giá cả
hợp lý.
Năm 2004, FPT Mobile cùng nhà tài trợ Samsung Vina tổ chức cuộc thi
Viết trò chơi cho điện thoại di động - Mobile Games, lần đầu tiên tại Việt Nam
nhằm tạo ra một sân chơi và cơ hội cho các ban trẻ yêu thích công nghệ thông
tin. Là một cuộc thi thường niên, Mobile Games là cuộc thi thể hiện những
mong muốn và đóng góp của FPT Mobile nhằm phát triển các tài năng công
nghệ thông tin Việt Nam.
Sự phát triển của FPT Mobile được đánh dấu bằng những giải thưởng lớn
và các hợp đồng đại lý ký với những nhà đối tác hàng đầu trong lĩnh vực điện
thoại di động :
Giải thưởng “Biggest VMS Distributor” các năm 1996, 1997 và 1998
Giải thưởng “ Best Marketing” của Alcatel năm 1997
Trở thành nhà phân phối và cung cấp dịch vụ chính thức của Motorola từ
tháng 2 năm 1996
Trở thành nhà phân phối và cung cấp dịch vụ chính thức của Samsung từ
tháng 6 năm 2000
7
2.2. Phân tích công việc cho vị trí giám đốc kinh doanh tại FMB
2.2.1. Bản mô tả công việc
Lập bản mô tả công việc rõ ràng trước khi tiến hành việc thuê nhân công
sẽ giúp cho việc lựa chọn các ứng viên sẽ giúp cho công ty rút ngắn được thời
gian tuyển dụng và dễ dàng hơn trong việc tuyển dụng đúng người. Công việc
này gồm hai phần – tóm tắt trách nhiệm cần đảm đương của công việc, và lên
danh mục các nhiệm vụ chính cần được thực hiện.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
- Chức danh công việc: Giám đốc công ty FMB
- Mã hiệu: 0.01-CV/MB/HDCV/FMB
- Lần ban hành/sửa đổi: 1/0
- Ngày hiệu lực: 11/5/2009
- Chế độ làm việc: Theo qui định của công ty và luật lao động
- Chế độ báo cáo: Báo cáo Ban Tổng giám đốc FPT
2.2.1.1. Trách nhiệm chung
Cán bộ Trách nhiệm
Phụ Kiểm tra việc nắm rõ bản MTCV của cán bộ thực hiện. Đảm bảo
trách các điều kiện cần thiết để cán bộ thực hiện hoàn thành các nhiệm
vụ/công việc với các kết quả đáp ứng yêu cầu.
Thực Đọc bản MTCV trước khi thực hiện lần đầu tiên các nhiệm vụ/công
hiện việc được yêu cầu trong MTCV. Thực hiện nghiêm chỉnh theo
MTCV.
Chất Kiểm tra việc tuân thủ theo MTCV của cán bộ thực hiện các nhiệm
lượng vụ/công việc và báo cáo cho cán bộ phụ trách nếu cần.
2.2.1.2. Các công việc
8
STT Nhiệm vụ/Công việc
1. Lập và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh của công ty
2. Phê duyệt và kiểm soát các hợp đồng cấp công ty
3. Xác định và tổ chức triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng
Báo cáo về hoạt động kinh doanh của công ty cho lãnh đạo công ty
4.
chuyên trách
Chịu trách nhiệm trong hoạt động SXKD trước HĐQT, Ban Tổng
5.
Giám đốc FPT và các cơ quan quản lý NN khác
6. Phê duyệt phương án kinh doanh
7. Phê duyệt chính sách và giá bán
8. Quan hệ đối tác nước ngoài
9. Quản lý hoạt động kinh doanh
10. Phê duyệt danh sách các nhà cung ứng
11. Tham gia kiểm soát và xây dựng hệ thống chất lượng
Đảm bảo sự phù hợp các hoạt động của công ty với hệ thống chất
12.
lượng FPT
13. Tổ chức, điều hành các cuộc họp liên quan đến chất lượng
14. Tổ chức việc Xác định và triển khai các hành động KPPN
15. Xử lý khiếu nại khách hàng cấp công ty
16. Phê duyệt các chỉ tiêu chất lượng liên quan
17. Báo cáo công tác của FMB với HĐQT, Ban TGĐ FPT
2.2.1.3. Điều kiện làm việc
Điều kiện làm việc Ban Tổng giám đốc FMB
Vị trí làm việc Có phòng làm việc riêng (tuỳ điều kiện của
công ty)
Trang thiết bị Máy tính xách tay, điện thoại, điện thoại di
động, IP Phone bàn ghế, tủ, fax, Internet...
Tài chính Theo yêu cầu của công việc cụ thể
9
2.2.2. Bản yêu cầu công việc với người thực hiện
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện đối với chức danh Giám
đốc công ty FMB nằm trong phần “V. Phẩm chất cá nhân “ của bản mô tả công
việc. Đây thực chất cũng nêu lên các tiêu chuẩn cần có đối với người đảm nhận
vị trí quản lý này. Nếu tách phần này ra, ta sẽ có được bản yêu cầu công việc cụ
thể như sau:
Phẩm chất cá nhân Yêu cầu
Trình độ học vấn Đại học
Trình độ chuyên môn Bách khoa, Kinh tế, ngoại thương, luật...
Trình độ ngoại ngữ Sử dụng được tiếng Anh
Kinh nghiệm thực tế Có kinh nghiệm làm việc tại FPT ít nhất 2
năm. Hiểu biết sản phẩm. Có kỹ năng quản
lý
Đào tạo ban đầu MB/STQT/FMB
và đào tạo theo yêu cầu của công ty
Yêu cầu khác - Nhiệt tình, chăm chỉ, cận thận, nhanh nhẹn
- Có khả năng lập, theo dõi và thực hiện kế
hoạch kinh doanh theo định kỳ.
- Có khả năng xử lý tình huống , giải quyết
vấn, giao tiếp và thuyết trình hiệu quả.
- Có khả năng thu hút, tổ chức, quản lý, đào
tạo và phát triển nhân viên.
- Có khả năng lãnh đạo và xây dựng và làm
mạnh văn hóa tổ chức.
- Am hiểu về hoạt động marketing và bán
hàng trong lĩnh vực phân phối hàng CNTT
10
2.2.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
FPT không xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể cho chức
danh này vì tất cả các tiêu chuẩn sẽ được cụ thể hóa bằng chỉ tiêu kế hoạch cho
từng thời kỳ. Tuy nhiên có thể dựa vào chỉ tiêu kế hoạch cho một kỳ kinh doanh,
ta có thể xây dựng một bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho chức danh Giám
đốc kinh doanh như sau:
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (Quý II/ 2010)
STT Nội dung
Báo cáo với Tổng Giám đốc kết quả hoạt động kinh doanh quý
1.
I/2010.
Xây dựng kế hoạch thâm nhập thị trường tại 3 tỉnh: Nam Định, Thái
2.
Bình, Hà Nam.
Hoàn thành ký kết hợp đồng nhập khẩu điện thoại F-mobile mới với
3.
nhà sản xuất nước ngoài.
Hoàn thành kế hoạch tăng thị phần phân phối điện thoại di động trên
4.
địa bàn Hà Nội lên 65% .
5. Hoàn thành kế hoạch lợi nhuận quý II
2.3. Tác dụng của bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người
thực hiện và bản tiêu chuẩn công việc đến hoạt động QTNL tại công ty cổ
phần FMB
2.3.1. Tác dụng của bản mô tả công việc
Một bản mô tả công việc không rõ ràng, rắc rối hoặc không chính xác có
thể khiến nhà quản lý khó gắn kết giữa công việc với người thực hiện bởi vì nhà
quản lý, người thực hiện công việc không thể biết chắc chắn công việc đòi hỏi
những gì. Một bản mô tả công việc chính xác cũng rất cần thiết trong quá trình
tuyển mộ, đăng các yết thị việc làm hoặc khi thực hiện các công việc tuyển dụng
khác. Nó giúp nhà quản lý thấy một cách rõ ràng là họ đang tìm kiếm năng lực
11