Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cp thuơng mại và dịch vụ tổng hợp long anh

  • 78 trang
  • file .pdf
LUẬN VĂN:
Kế toán tiền lương và các khoản
trích theo lương tại Công ty CP
Thuơng mại Và Dịch Vụ Tổng
Hợp Long Anh
Lời mở đầu
Trong thời đại ngày nay với cơ thế thị trường mở cửa thì tiền lương là một vấn đề
rất quan trọng. Đó là khoản thù lao cho công lao động của người lao động.
Lao động là hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm tác động biến đổi
các vật tự nhiên thành những vật phẩm có ích đáp ứng nhu cầu của con người. Trong
Doanh nghiệp lao động là yếu tố cơ bản quyết định quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Muốn làm cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được
diễn ra liên tục, thường xuyên chúng ta phải tái tạo sức lao động hay ta phải trả thù lao
cho người lao động trong thời gian họ tham gia sản xuất kinh doanh.
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động
tương ứng với thời gian, chất lượng và kết quả lao động mà họ đã cống hiến. Tiền
lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, ngoài ra người lao động còn
được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp, BHXH, Tiền thưởng… Đối với
doanh nghiệp thì chi phí tiền lương là một bộ phận chi phí cấu thành nên giá thành sản
phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý, hạch toán
tốt lao động và tính đúng thù lao của người lao động, thanh toán tiền lương và các khoản
liên quan kịp thời sẽ kích thích người lao động quan tâm đến thời gian và chất lượng lao
động từ đó nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi
nhuận cho doanh nghiệp.
Từ đó thấy kế toán tiền lương là các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
cũng rất quan trọng. Do vậy em chọn đề tài “Kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương tại Công ty CP Thuơng mại Và Dịch Vụ Tổng Hợp Long Anh ”
CHƯƠNG I
Lý luận chung về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh
nghiệp
1.1. Đặc điểm, vai trò, vị trí của tiền lương và các khoản trích theo tiền lương
trong doanh nghiệp.
1.1.1.Bản chất và chức năng của tiền lương
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền phần sản phẩm xã hội trả cho người lao động
tương ứng với thời gian chất lượng và kết quả lao động mà họ đã cống hiến. Như vậy
tiền lương thực chất là khoản trù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động trong
thời gian mà họ cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương có thể biểu hiện bằng tiền
hoặc bằng sản phẩm. Tiền lương có chức năng vô cùng quan trọng nó là đòn bẩy kinh
tế vừa khuyến khích người lao động chấp hành kỷ luật lao động, đảm bảo ngày công,
giờ công, năng suất lao động, vừa tiết kiệm chi phí về lao động, hạ giá thành sản phẩm
tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.1.2 . Vai trò và ý nghĩa của tiền lương
1.1.2.1.Vai trò của tiền lương
Tiền lương có vai trò rất to lớn nó làm thoả mãn nhu cầu của người lao động.
Vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, người lao động đi làm
cốt là để cho doanh nghiệp trả thù lao cho họ bằng tiền lương để đảm bảo cuộc sống
tối thiểu cho họ. Đồng thời đó cũng là khoản chi phí doanh nghiệp bỏ ra trả cho người
lao động vì họ đã làm ra sản phẩm cho doanh nghiệp. Tiền lương có vai trò như một
nhịp cầu nối giữa người sử dụng lao động với người lao động. Nếu tiền lương trả cho
người lao động không hợp lý sẽ làm cho ngưòi lao động không đảm bảo ngày công và
kỉ luật lao động cũng như chất lượng lao động. Lúc đó doanh nghiệp sẽ không đạt
được mức tiết kiệm chi phí lao động cũng như lợi nhuận cần có được để doanh nghiệp
tồn tại lúc này cả hai bên đều không có lợi. Vì vậy việc trả lương cho người lao động
cần phải tính toán một cách hợp lý để cả hai bên cùng có lợi đồng thời kích thích
người lao động tự giác và hăng say lao động.
1.1.2.2 . ý nghĩa của tiền lương
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Ngoài ra người lao
động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp BHXH, tiền thưởng,
tiền ăn ca… Chi phí tiền lương là một phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm,
dịch vụ cho doanh nghiệp sản xuất ra. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý, hạch toán tốt
lao động, trên cở sở đó tính đúng thù lao lao động, thanh toán kịp thời tiền lương và
các khoản liên quan từ đó kích thích người lao động quan tâm đến thời gian, kết quả và
chất lượng lao động, chấp hành tốt kỷ luật lao động, nâng cao năng suất lao động, góp
phần tiết kiện chi phí về lao động sống, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho
doanh nghiệp đồng thời tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người
lao động.
1.1.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới tiền lương
Giờ công, ngày công lao động, năng suất lao động, cấp bậc hoặc chức danh,
thang lương quy định, số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, độ tuổi, sức khoẻ,
trang thiết bị kỹ thuật đều là những nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương cao hay thấp
+Giờ công: Là số giờ mà người lao động phải làm việc theo quy định.
Ví Dụ: 1 ngày công phải đủ 8 giờ… nếu làm không đủ thì nó có ảnh hưởng rất
lớn đến sản xuất sản phẩm, đến năng suất lao động và từ đó ảnh hưởng đến tiền lương
của người lao động.
+Ngày công: Là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương của người lao động,
ngày công quy định trong tháng là 22 ngày. Nếu người lao động làm thay đổi tăng
hoặc giảm số ngày lao việc thì tiền lương của họ cũng thay đổi theo.
+Cấp bậc, Chức danh: Căn cứ vào mức lương cơ bản của các cấp bậc, chức vụ,
chức danh mà CBCNV hưởng lương theo hệ số phụ cấp cao hay thấp theo quy định
của nhà nước do vậy lương của CBCNV cũng bị ảnh hưỏng rất nhiều.
+Số lượng chất lượng hoàn thành cũng ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương. Nếu
làm được nhiều sản phẩm có chất lượng tốt đúng tiêu chuẩn và vượt mức số sản phẩm
được giao thì tiền lương sẽ cao. Còn làm ít hoặc chất lượng sản phẩm kém thì tiền
lương sẽ thấp.
+Độ tuổi và sức khoẻ cũng ảnh hưởng rất ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương.
Nếu cùng 1 công việc thì người lao động ở tuổi 30 – 40 có sức khoẻ tốt hơn và làm tốt
hơn những người ở độ tuổi 50 – 60.
+Trang thiết bị, kỹ thuật, công nghệ cũng ảnh hưởng rất lớn tới tiền lương. Với
1 trang thiết bị cũ kỹ và lạc hậu thì không thể đem lại những sản phẩm có chất lượng
cao và cũng không thể đem lại hiệu quả sản xuất như những trang thiết bị kỹ thuật
công nghệ tiên tiến hiện đại được. Do vậy ảnh hưởng tới số lượng và chất lượng sản
phẩm hoàn thành cũng từ đó nó ảnh hưởng tới tiền lương.
1.2. Các hình thức tiền lương trong Doanh Nghiệp
1.2.1. Hình thức tiền lương theo thời gian: Tiền lương trả cho người lao động
tính theo thời gian làm việc, cấp bậc hoặc chức danh và thang lương theo quy định
theo 2 cách: Lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng
- Lương thời gian giản đơn được chia thành:
+Lương tháng: Tiền lương trả cho người lao động theo thang bậc lương
quy định gồm tiền lương cấp bặc và các khoản phụ cấp (nếu có). Lương tháng thường
được áp dụng trả lương nhân viên làm công tác quản lý hành chính, quản lý kinh tế và
các nhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất.
+Lương ngày: Được tính bằng cách lấy lương tháng chia cho số ngày
làm việc theo chế độ. Lương ngày làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH phải trả CNV,
tính trả lương cho CNV trong những ngày hội họp, học tập, trả lương theo hợp đồng.
+Lương giờ: Được tính bằng cách lấy lương ngày chia cho số giờ làm
việc trong ngày theo chế độ. Lương giờ thường làm căn cứ để tính phụ cấp làm thêm
giờ.
- Lương thời gian có thưởng: là hình thức tiền lương thời gian giản đơn
kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất.
Hình thức tiền lương thời gian mặc dù đã tính đến thời gian làm việc thực tế,
tuy nhiên nó vẫn còn hạn chế nhất định đó là chưa gắn tiền lương với chất lượng và kết
quả lao động, vì vậy các doanh nghiệp cần kết hợp với các biện pháp khuyến khích vật
chất, kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động nhằm tạo cho người lao động tự giác làm
việc, làm việc có kỷ luật và năng suất cao.
1.2.2. Hình thức tiền lương theo sản phẩm
Hình thức lương theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động được tính
theo số lượng, chất lượng của sản phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã làm
xong được nghiệm thu. Để tiến hành trả lương theo sản phẩm cần phải xây dựng được
định mức lao động, đơn giá lương hợp lý trả cho từng loại sản phẩm, công việc được
cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, phải kiểm trả, nghiệm thu sản phẩm chặt chẽ.
1.2.2.1. Theo sản phẩm trực tiếp: Là hình thức tiền lương trả cho người lao
động được tính theo số lượng sản lượng hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá
lương sản phẩm. Đây là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính lương
phải trả cho CNV trực tiếp sản xuất hàng loạt sản phẩm.
1.2.2.2. Trả lương theo sản phẩm có thưởng: Là kết hợp trả lưong theo sản
phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp và chế độ tiền thưởng trong sản xuất ( thưởng tiết kiệm
vật tư, thưởng tăng suất lao động, năng cao chất lượng sản phẩm ).
1.2.2.3 Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: Theo hình thức này tiền lương trả cho
người lao động gồm tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp và tiền lương tính theo tỷ
lệ luỹ tiến căn cứ vào mức độ vượt định mức lao động của họ. Hình thức này nên áp
dụng ở những khâu sản xuất quan trọng, cần thiết phải đẩy nhanh tiến độ sản xuất hoặc
cần động viên công nhân phát huy sáng kiến phá vỡ định mức lao động.
1.2.2.4. Theo sản phẩm gián tiếp: Được áp dụng để trả lương cho công nhân
làm các công việc phục vụ sản xuất ở các bộ phận sản xuất như: công nhân vận chuyển
nguyên vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Trong trường hợp này căn
cứ vào kết quả sản xuất của lao động trực tiếp để tính lương cho lao động phục vụ sản
xuất.
` 1.2.2.5. Theo khối lượng công việc: Là hình thức tiền lương trả theo sản phẩm
áp dụng cho những công việc lao động đơn giản, công việc có tính chất đột xuất như:
khoán bốc vác, khoán vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm.
1.2.3.Các hình thức đãi ngộ khác ngoài tiền lương: Ngoài tiền lương, BHXH,
công nhân viên có thành tích trong sản xuất, trong công tác được hưởng khoản tiền
thưởng, việc tính toán tiền lương căn cứ vào quyết định và chế độ khen thưởng hiện
hành
Tiền thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng, căn cứ vào kết quả bình xét A,B,C và
hệ số tiền thưởng để tính.
Tiền thưởng về sáng kiến nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, tăng
năng suất lao động căn cứ vào hiệu quả kinh tế cụ thể để xác định.
1.3. Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT,và KPCĐ
1.3.1 Quỹ tiền lương: Là toàn bộ số tiền lương trả cho số CNV của doanh nghiệp
do doanh nghiệp quản lý, sử dụng và chi trả lương. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp
gồm:
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế và các
khoản phụ cấp thường xuyên như phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp khu vực….
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất, do những
nguyên nhân khách quan, thời gian nghỉ phép.
- Các khoản phụ cấp thường xuyên: phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách nhiệm,
phụ cấp khu vực, phụ cấp công tác lưu động, phụ cấp thu hút.
- Về phương diện hạch toán kế toán, quỹ lương của doanh nghiệp được chia
thành 2 loại : tiền lương chính, tiền lương phụ.
+ Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời
gian họ thực hiện nhiệm vụ chính: gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp.
+ Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian
họ thực hiện nhiệm vụ chính của họ, thời gian người lao động nghỉ phép, nghỉ lễ tết,
ngừng sản xuất được hưởng lương theo chế độ.
Trong công tác hạch toán kế toán tiền lương chính của công nhân sản xuất được
hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm, tiền lương phụ của công
nhân sản xuất được hạch toán và phân bổ gián tiếp vào chi phí sản xuất các loại sản
phẩm có liên quan theo tiêu thức phân bổ thích hợp.
1.3.2. Quỹ bảo hiểm xã hội
Quỹ BHXH là khoản tiền được trích lập theo tỉ lệ quy định là 20% trên tổng
quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm
giúp đỡ họ về mặt tinh thần và vật chất trong các trường hợp CNV bị ốm đau, thai sản,
tai nạn, mất sức lao động…
Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền
lương phải trả CNV trong kỳ, Theo chế độ hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp tiến
hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 20% trên tổng số tiền lương cơ bản phải trả công
nhân viên trong tháng, trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối
tượng sử dụng lao động, 5% trừ vào lương của người lao động.
Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp công nhân viên có tham gia đóng góp
quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động, cụ thể:
- Trợ cấp công nhân viên ốm đau, thai sản.
- Trợ cấp công nhân viên khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp.
- Trợ cấp công nhân viên khi về hưu, mất sức lao động.
- Chi công tác quản lý quỹ BHXH
Theo chế độ hiện hành, toàn bộ số trích BHXH được nộp lên cơ quan quản lý
quỹ bảo hiểm để chi trả các trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động.
Tại doanh nghiệp hàng tháng doanh nghiệp trực tiếp chi trả BHXH cho CNV bị
ốm đau, thai sản…Trên cơ sở các chứng từ hợp lý hợp lệ. Cuối tháng doanh nghiệp,
phải thanh quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH.
1.3.3 Quỹ Bảo Hiểm Y Tế
Quỹ BHYT là khoản tiền được tính toán và trích lập theo tỉ lệ quy định là 3%
trên tổng quỹ lương cơ bản phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty
nhằm phục vụ, bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ cho người lao động. Cơ quan Bảo Hiểm
sẽ thanh toán về chi phí khám chữa bệnh theo tỉ lệ nhất định mà nhà nước quy định
cho những người đã tham gia đóng bảo hiểm.
Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương
phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành, toàn bộ quỹ BHYT được nộp
lên cơ quan chuyên môn chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động thông
qua mạng lưới y tế.
1.3.4. Kinh phí công đoàn:
Kinh Phí Công Đoàn là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ là 2% trên tổng quỹ
lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm
chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời duy trì hoạt của
công đoàn tại doanh nghiệp.
Theo chế độ hiện hành hàng tháng doanh nghiệp trích 2% kinh phí công đoàn
trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng và tính hết vào chi
phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động. Toàn bộ số kinh phí công
đoàn trích được một phần nộp lên cơ quan công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh
nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. Kinh phí công đoàn
được trích lập để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo,
bảo vệ quyền lợi cho người lao động.
1.4. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo
lương.
Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động, tiền lương có hiệu quả, kế toán
lao động, tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
-Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng,
thời gian và kết quả lao động.Tính đúng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền lương và
các khoản liên quan khác cho người lao động trong doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình
huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền
lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương
- Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ,
đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương. Mở sổ thẻ kế toán và hạch toán
lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp.
- Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương, các khoản
theo lương vào chi phi sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng lao động.
-Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương,
đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp.
1.5 Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
1.5.1. Hạch toán số lượng lao động: Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm
công hàng tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đến phòng kế toán để tập
hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng
chấm công kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người làm việc, bao nhiêu
người nghỉ với lý do gì.
Hằng ngày tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm sẽ chấm công cho từng người
tham gia làm việc thực tế trong ngày tại nơi mình quản lý sau đó cuối tháng các phòng
ban sẽ gửi bảng chấm công về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương sẽ
tập hợp và hạch toán số lượng công nhân viên lao động trong tháng.
1.5.2. Hạch toán thời gian lao động:
Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là Bảng Chấm Công
Bảng Chấm Công là bảng tổng hợp dùng để theo dõi ngày công thực tế làm
việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã hội của từng người cụ thể và từ đó để có
căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao
động trong doanh nghiệp.
Hằng ngày tổ trưởng (phòng, ban, nhóm…) hoặc người được uỷ quyền căn cứ
vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người trong
ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các kí hiệu quy
định trong bảng. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm
công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng
bảo hiểm xã hội… về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương
và bảo hiểm xã hội. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng
người rồi tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34,
35, 36. Ngày công quy định là 8 giờ nếu giờ còn lẻ thì đánh thêm dấu phẩy ví dụ: 24
công 4 giờ thì ghi 24,4
Bảng Chấm Công có thể chấm công tổng hợp: Chấm công ngày và chấm công
giờ, chấm công nghỉ bù nên tại phòng kế toán có thể tập hợp tổng số liệu thời gian lao
động của từng người. Tuỳ thuộc vào điều kiện, đặc điểm sản xuất, công tác và trình độ
hạch toán đơn vị có thể sử dụng một trong các phương pháp chấm công sau đây:
Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc
khác như họp…thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công trong ngày đó.
Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì
chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công việc thực hiện công việc
đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương
thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm.
1.5.3.Hạch toán kết quả lao động: Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc
công việc hoàn thành. Do phiếu là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công
việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động nên nó làm cơ sở để kế toán
lập bảng thanh toán tiền lương h oặc tiền công cho người lao động. Phiếu này được lập
thành 02 liên: 1 liên lưu và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh
toán cho người lao động và phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người
nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành được dùng trong trường hợp doanh nghiệp
áp dụng theo hình thức lương trả theo sản phẩm trực tiếp hoặc lương khoán theo khối
lượng công việc. Đây là những hình thức trả lương tiến bộ nhất đúng nguyên tắc phân
phối theo lao động, nhưng đòi hỏi phải có sự giám sát chặt chẽ và kiểm tra chất lượng
sản phẩm một cách nghiêm ngặt.
1.5.4. Tính tiền lương cho người lao động: Căn cứ vào bảng chấm công để biết
thời gian động cũng như số ngày công lao động của người sau đó tại từng phòng ban,
tổ nhóm lập bảng thanh toán tiền lương cho từng người lao động ngoài Bảng Chấm
Công ra thì các chứng từ kèm theo là bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời
gian lao động hoặc công việc hoàn thành.
Bảng thanh toán tiền lương: Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương phụ
cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm
việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh đồng thời là căn cứ để thống kê về lao
động tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận (
phòng, ban, tổ, nhóm…) tương ứng với bảng chấm công.
Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như: Bảng
chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công
việc hoàn thành. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toán tiền lương lập
bảng thanh toán tiền lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu
chi và phát lương. Bảng này được lưu tại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, người lao
động phải trực tiếp vào cột “ ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay.
Từ Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiền
lương lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
1.6.Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
1.6.1.Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ
Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm
các biểu mẫu sau:
Mẫu số 01-LĐTL Bảng chấm công
Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương
Mẫu số 03-LĐTL Phiếu nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội
Mẫu số 04-LĐTL Danh sách người lao động hưởng BHXH
Mẫu số 05-LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng
Mẫu số 06-LĐTL Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn chỉnh
Mẫu số 07-LĐTL Phiếu báo làm thêm giờ
Mẫu số 08-LĐTL Hợp đồng giao khoán
Mẫu số 09-LĐTL Biên bản điều tra tai nạn lao động
1.6.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
1.6.2.1. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 334- Phải trả công nhân viên .
Và tài khoản TK 338- Phải trả, phải nộp khác.
+ TK 334 phản ánh các khoản phải trả công nhân viên và tình hình thanh toán
các khoản đó( gồm: tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc thu nhập của
công nhân viên)
Kết cấu của TK 334- Phải trả CNV
Bên Nợ
+ Các khoản tiền lương( tiền công) tiền thưởng và các khoản khác đã trả đã
ứng trước cho CNV
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của CNV
Bên Có:
+Các khoản tiền lương( tiền công) tiền thưởng và các khoản khác phải trả
CNV
Dư có: Các khoản tiền lương( tiền công) tiền thưởng và các khoản khác còn
phải trả CNV
Dư nợ: (cá biệt) Số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả
TK 141,138,338,333 TK 334 TK622
Tiền lương phải trả công
Các khoản khấu trừ vào nhân sản xuất
Lương CNV
TK 111 TK627
Thanh toán tiền lương và các
Khoản khác cho CNV bằng TM Tiền lương phải trả nhân
viên phân xưởng
TK 512 TK 641,642
Thanh toán lương bằng sản phẩm Tiền lương phải trả nhân viên
Bán hàng, quản lý DN
TK3331 TK3383
BHXH phải trả
Sơ đồ 1.1: Hạch toán các khoản phải trả CNV
+ Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác : Dùng để phản ánh các khoản phải
trả, phải nộp cho cơ quan quản lý, tổ chức đoàn thể xã hội.
Kết cấu của tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác.
Bên Nợ:
+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản khác có liên quan.
+ BHXH phải trả công nhân viên.
+ Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị.
+ Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý.
+ Kết chuyển doanh thu nhận trước sang TK 511.
+ Các khoảnđã trả, đã nộp khác.
Bên Có:
+ Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết ( chưa xác định rõ nguyên nhân).
+ Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể trong và ngoài đơn Vị.
+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ BHXH, BHYT trừ vào lương công nhân viên.
+ BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù.
+ Các khoản phải trả phải nộp khác.
Dư Có :
+ Số tiền còn phải trả, phải nộp khác.
+ Giá trị tài sản thừa còn chờ giải quyết.
Dư Nợ : ( Nếu có ) Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp.
TK 338 có 6 tài khoản cấp 2
3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết.
3382 – Kinh phí công đoàn.
3383 – BHXH.
3384 – BHYT.
3387 – Doanh thu nhận trước.
3388 – Phải trả, phải nộp khác.
TK 334 TK 338 TK622,627,641,642
BHXH trả thay Trích BHXH, BHYT, KPCĐ
Lương CNV 19% tính vào chi phí SXKD
TK 111,112 TK334
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ BHXH, BHYT trừ vào
Hoặc chi BHXH, KPCĐ tại DN lương công nhân viên 6%
Sơ đồ 1.2: Hạch toán các khoản trích theo lương
1.6.2.2. Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Hàng tháng căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ liên quan
khác kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả công nhân viên và phân bổ vào chi phí
sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng lao động, việc phân bổ thực hiện trên
“ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Kế toán ghi:
Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 627 -Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641-Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241-XDCB dở dang
Có TK 334-Phải trả công nhân viên
Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên trong tháng, kế toán ghi:
+Trường hợp thưởng cuối năm, thưởng thường kỳ:
Nợ TK 431- Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Có TK 334- Phải trả công nhân viên
+Trường hợp thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thưởng tiết kiệm vật tư,
thưởng năng suất lao động:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334- Phải trả công nhân viên
Tiền ăn ca phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp:
Nợ TK 622, 627, 641, 642…
Có TK 334 : Phải trả CNV
Các khoản khấu trừ vào lương của CNV: khoản tạm ứng chi không hết khoản
bồi thường vật chất, BHXH, BHYT Công Nhân Viên phải nộp, thuế thu nhập phải
nộp ngân sách nhà nước, ghi:
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên
Có TK 141- Tạm ứng
Có TK 138 -Phải thu khác
Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác
Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
Hàng tháng căn cứ vào tổng số tiền lương phải trả công nhân viên trong tháng
kế toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí sản xúât kinh
doanh của các bộ phận sử dụng lao động:
Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp.
Nợ TK 627 - Chi phí sán xuất chung
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác.
BHXH, BHYT khấu trừ vào tiền lương công nhân viên:
Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác.
Tính trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên khi CNV bị ốm đau, thai sản:
Nợ TK 338(3383) - Phải trả, phải nộp khác.
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên.
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan chuyên trách.
Nợ TK 338-- Phải trả, phải nộp khác.
Có TK 111, 112.
Khi chi tiêu sử dụng kinh phí công đoàn tại doanh nghiệp:
Nợ TK 338(3382) - Phải trả, phải nộp khác.
Có TK 111- Tiền mặt.
Thanh toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên:
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên
Có TK 111- Tiền mặt
1.7. Hình thức sổ kế toán: Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc áp dụng hình thức sổ kế
toán là hoàn toàn khác nhau có thể áp dụng một trong bốn hình thức sau:
- Nhật Ký Chung
- Nhật Ký Sổ Cái
- Chứng Từ Ghi Sổ
- Nhật Ký Chứng Từ
+ Nhật Ký Chung: Là hình thức kế toán đơn giản số lượng sổ sách gồm: Sổ
nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng
tâm là sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của
nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp
vụ kinh tế phát sinh.
Chứng từ gốc
Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối TK
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng
Đối chiếu
Sơ đồ 1.3: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chung
+Nhật Ký Sổ Cái: Là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số
lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ, các loại sổ cũng như hình thức Nhật Ký Chung. Đặc
trưng cơ bản của hình thức kế toán này là: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết
hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ
kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ
Cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp Sổ/ thẻ kế toán
chứng từ gốc chi tiết
Sổ quỹ tiền mặt và
Bảng tổng hợp
sổ tài sản
Nhật ký Sổ cái chi tiết
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng
Đối chiếu
Sơ đồ 1.4: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
+ Nhật Ký Chứng Từ: Hình thức này có đặc trưng riêng về số lượng và loại sổ.
Trong hình thức Nhật Ký Chứng Từ có 10 Nhật Ký Chứng Từ, được đánh số từ Nhật
Ký Chứng Từ số 1-10. Hình thức kế toán này nó tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các
nghiệp vụ kinh tế đó theo tài khoản đối ứng Nợ. Nhật Ký Chứng Từ kết hợp chặt chẽ
việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với các nghiệp vụ
theo nội dung kinh tế và kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên
cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
Chứng từ gốc và các bảng
phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi
(1-11) (1-10) tiết (theo đối tượng)
Bảng tổng hợp chi
Sổ cái
tiết (theo đối tượng)
tài khoản
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng
Đối chiếu
Sơ đồ 1.5: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ
+ Chứng từ ghi sổ: Là hình thức kế toán Chứng Từ Ghi Sổ được hình thành sau
các hình thức Nhật Ký Chung và Nhật Ký Sổ Cái. Nó tách việc ghi Nhật Ký với việc
ghi sổ cái thành 2 bước công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế
toán, khắc phục những bạn chế của hình thức Nhật Ký Sổ Cái. Đặc trưng cơ bản là căn
cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng Từ Ghi Sổ. Chứng từ này do kế toán
lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có