Huẩn bị cho chương trình phát triển liên hợp quốc

  • 65 trang
  • file .pdf
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HỌC
PHÂN TÍCH CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TẠI
MICROSOFT, TOYOTA VÀ VINAMILK
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Nhóm thực hiện
Lớp K21- Ngày 3- Nhóm 1
Thành viên:
1. Trần Văn Cường
2. Võ Minh Đăng
3. Đặng Thị Thu Hương
4. Nguyễn Thị Phượng
5. Nguyễn Thị Su Sê
6. Nguyễn Hữu Tín
7. Nguyễn Thị Trang
8. Trần Ngọc Uyển
9. Nguyễn Thị Anh Vân
10. Trần Thị Thùy Vân
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
MỤC LỤC
GIỚI THIỆU .............................................................................................................. 1
CHƯƠNG I- KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ CÁC CHỨC NĂNG
QUẢN TRỊ ................................................................................................................. 2
1.1. Khái niệm quản trị ............................................................................................ 2
1.2. Các chức năng quản trị ..................................................................................... 3
1.3. Chức năng hoạch định ...................................................................................... 3
1.4. Chức năng tổ chức ............................................................................................ 4
1.5. Chức năng điều khiển ....................................................................................... 8
1.6. Chức năng kiểm soát ...................................................................................... 15
CHƯƠNG II- GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT, TOYOTA VÀ VINAMILK ........... 18
2.1. Microsoft ........................................................................................................ 18
2.2. Toyota ............................................................................................................ 19
2.3. Vinamilk ........................................................................................................ 21
CHƯƠNG III- PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH TẠI MICROSOFT,
TOYOTA & VINAMILK ......................................................................................... 23
3.1. Chức năng hoạch định tại Microsoft ............................................................... 23
3.2. Chức năng quản trị tại Toyota......................................................................... 25
3.3. Chức năng hoạch định tại Vinamilk ................................................................ 27
3.4. So sánh chức năng hoạch định tại Microsoft, Toyota và Vinamilk .................. 27
CHƯƠNG IV- PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TẠI MICROSOFT,
TOYOTA VÀ VINAMILK ...................................................................................... 31
4.1. Chức năng tổ chức tại Microsoft ..................................................................... 31
4.2. Chức năng tổ chức tại Toyota ......................................................................... 33
4.3. Chức năng tổ chức tại Vinamilk ..................................................................... 39
4.4. So sánh chức năng tổ chức tại Microsoft, Toyota và Vinamilk ....................... 40
CHƯƠNG V- PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN TẠI MICROSOFT,
TOYOTA & VINAMILK ......................................................................................... 43
5.1. Chức năng điều khiển tại Microsoft ................................................................ 43
5.2. Chức năng điều khiển tại Toyota .................................................................... 45
5.3. Chức năng điều khiển tại Vinamilk ................................................................. 47
5.4. So sánh chức năng điều khiển tại Microsoft, Toyota và Vinamilk................... 47
CHƯƠNG VI- PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT TẠI MICROSOFT,
TOYOTA & VINAMILK ......................................................................................... 53
6.1. Chức năng kiểm soát tại Microsoft ................................................................. 53
6.2. Chức năng kiểm soát tại Toyota...................................................................... 54
6.3. Chức năng kiểm soát tại Vinamilk .................................................................. 56
6.4. So sánh chức năng kiểm soát tại Microsoft, Toyota và Vinamilk .................... 57
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 58
PHỤ LỤC I Vị trí của các thương hiệu xe hơi trong bảng xếp hạng năm 2011......... 59
PHỤ LỤC II- Tình huống về sự thất bại của Toyota ................................................. 60
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................. 61
GIỚI THIỆU
Quản trị là một khoa học, đồng thời cũng là một nghệ thuật. Khoa học quản trị
giúp chúng ta biết các lý thuyết một cách có hệ thống và vận dụng để giải quyết các
vấn đề thực tiễn, không dựa vào suy nghĩ chủ quan, cá nhân. Nghệ thuật quản trị chính
là khả năng nhà quản trị vận dụng linh hoạt và sáng tạo các lý thuyết vào thực tiễn, tân
dụng cơ hội, nắm bắt thời cơ và sử dụng kinh nghiệm, biết kết hợp giữa trực giác với
hiểu biết khoa học.
Đóng vai trò là nền tảng của quản trị chính là các chức năng quản trị. Nhà quản
trị thực hiện các chức năng quản trị để đạt được đến những mục tiêu của tổ chức.
Nhằm góp phần làm rõ tính khoa học, cũng như là nghệ thuật trong nghệ quản
trị, nhóm đã lựa chọn đề tài “Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft,
Toyota và Vinamilk” làm đề tài tiểu luận môn Quản trị học của mình. Microsoft,
Toyota và Vinamilk là ba công ty đã có lịch sử hoạt động lâu đời, nên các phương
pháp quản trị đã được định hình, đồng thời cũng là ba công ty đại diện cho ba nền văn
hóa khác nhau, ba ngành nghề kinh doanh khác nhau, và ba quy mô hoạt động khác
nhau. Do vậy, việc lựa chọn ba công ty này sẽ giúp cho tiểu luận trình bày được một
cái nhìn bao quát về sự đa dạng của thực tiễn hoạt động quản trị.
Trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm đã sử dụng nền tảng lý thuyết từ Giáo
trình Quản trị học của Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Kinh tế Thành phố
Hồ Chí Minh, cùng những tài liệu tham khảo về thực tiễn hoạt động quản trị tại các
công ty được tiến hành nghiên cứu (Microsoft, Toyota và Vinamilk). Đồng thời, nhóm
cũng đã nhận được nhiều ý kiến đóng góp từ tập thể lớp K21- Ngày 3 và của TS
Nguyễn Hải Quang. Nhóm xin ghi nhận và chân thành cám ơn những ý kiến quí báu
đó.
TpHCM, tháng 02- 2012
Nhóm 1- Lớp Cao học Ngày 3 – K21
Khoa Quản trị Kinh doanh
Đại học Kinh tế TphCM
________________________________________________________________________________1
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
CHƯƠNG I- KHÁI QUÁT CHUNG VỀ
QUẢN TRỊ VÀ CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ
1.1. Khái niệm quản trị
Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quản trị
Theo Mary Parke Follett: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua
người khác” . Định nghĩa này cho rằng nhà quản trị đạt được mục tiêu của tổ chức
bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không chỉ tự mình
hoàn thành công việc.
Koontz và O’Donnell viết : “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con
người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và
trong mọi cơ sở đều có nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong
đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và
mục tiêu đã định”. Phát biểu này nhấn mạnh đến sự cần thiết phải thiết kế một bộ máy
quản lý hữu hiệu để có thể điều hành, phối hợp hoạt động của toàn bộ tổ chức hướng
tới mục tiêu đã đề ra.
Một định nghĩa khác của James Stonner và Stephen Robbín: “Quản trị là tiến
trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên
trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục
tiêu đã đề ra”.
Robert Kreitner đã đa ra định nghĩa về quản trị khá rõ ràng: “Quản trị là tiến
trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của
tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi. Trọng tâm của quá trình này là sử
dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn”.
Trong các định nghĩa trên, có thể nhận thấy:
- Quản trị là hoạt động cần thiết khách quan khi con người cùng làm việc với
nhau
- Quản trị là hoạt động hướng về mục tiêu (có mục đích)
- Quản trị là sử dụng có hiệu quả nguồn lực để đạt được mục tiêu
- Con người đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị
________________________________________________________________________________2
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
- Hoạt động quản trị chịu sự tác động của môi trường biến đổi không ngừng.
1.2. Các chức năng quản trị
Có nhiều ý kiến khác nhau về sự phân chia các chức năng quản trị: Vào thập
niên 30, Gulick và Urwick nêu ra bảy chức năng quản trị: Hoạch định (Planning), Tổ
chức (Organizing), Nhân sự (Staffing), Chỉ huy (Directing), Phối hợp (Coordinating),
Kiểm tra (Reviewing) và Tài chính (Budgeting); viết tắt các chức năng này thành công
thức nổi tiếng POSDCORB. Henri Fayol thì đưa ra năm chức năng là hoạch định, tổ
chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra. Những năm cuối thập niên 80 trở lại đây, giữa
các nhà khoa học và quản trị của Mỹ có sự bàn luận về số các chức năng quản trị là
bốn hay năm chức năng. Gần đây những tác phẩm về quản trị của các tác giả James
Stoner và Stephen Robbins chia các chức năng quản trị thành bốn chức năng là hoạch
định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát. Nhìn chung, sự phân biệt bốn hay năm chức
năng là do các ý kiến khác biệt về quản trị nhân sự.
Trong tiểu luận này, quản trị được chia làm bốn chức năng là hoạch định, tổ
chức, điều khiển và kiểm soát.
1.3. Chức năng hoạch định
Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọn lựa
những biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đó. Tất cả các nhà
quản trị từ cấp cao đến cấp thấp đều làm công việc hoạch định. Hoạch định không
những vạch ra con đường để đi tới mục tiêu mà còn chỉ ra những giải pháp để giảm
thiểu các rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động của một tổ chức.
1.2.1. Tác dụng của hoạch định:
- Tạo ra tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị.
- Phối hợp mọi nỗ lực của tổ chức trong quá trình thực hiện mục tiêu.
- Tập trung vào các mục tiêu tránh lãng phí.
- Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức.
- Tăng độ linh hoạt và thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài.
- Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra hữu hiệu.
1.3.2. Mục tiêu- nền tảng của hoạch định
________________________________________________________________________________3
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
Sứ mạng (Mission): Sứ mạng là bản tuyên bố về lý do tồn tại của tổ chức, nó
xác định phạm vi và các hoạt động kinh doanh cơ bản của một tổ chức. Sứ mạng mô
tả các khát vọng, các giá trị và những lý do hiện hữu của một tổ chức. Nội dung của
bản sứ mạng thường chỉ rõ các khách hàng, thị trường và các hướng nỗ lực mong đợi.
Một bản sứ mạng tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho việc thiết lập các mục tiêu và kế
hoạch một cách có hiệu quả. Chính vì lẽ đó, trước khi hoạch định các mục tiêu và kế
hoạch hoạt động các nhà quản trị phải nhận thức đúng về sứ mạng của tổ chức.
Tầm nhìn (Vission): Tầm nhìn như là một bản đồ chỉ ra lộ trình một công ty
dự định để phát triển và tăng cường các hoạt động kinh doanh của nó. Tầm nhìn vẽ ra
một bức tranh về nơi mà công ty muốn đến và cung cấp một sự chỉ dẫn hợp lý cho
việc đi đến đâu. Mục đích của tầm nhìn để tập trung làm sáng tỏ: (1) Phương hướng
tương lai của công ty; (2) Những thay đổi về sản phẩm, khách hàng, thị trường và
công nghệ của công ty để hoàn thiện: vị thế thị trường hiện tại, triển vọng tương lai
Mục tiêu (Goal/ Objective): Những trạng thái hoặc những cột mốc mà tổ chức
mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu là phương tiện
để thực hiện sứ mạng của tổ chức. Qua thời gian các mục tiêu có khuynh hướng tịnh
tiến đến việc thực hiện sứ mạng của tổ chức. Trong quá trình hoạt động của tổ chức có
thể có nhiều mục tiêu
1.4. Chức năng tổ chức
Nội dung chức năng tổ chức được xem xét bao gồm việc phân chia và hình
thành các bộ phận trong tổ chức, xây dựng cơ cấu tổ chức nhằm xác lập các mối quan
hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, và những cơ sở khoa học
để thiết kế cấu trúc tổ chức ví dụ như vấn đề tầm hạn quản trị, tập quyền, phân quyền,
và ủy quyền trong quản trị.
Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà các tổ chức thường hay
nhắm tới là: (1) Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực; (2) Xây dựng
nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh; (3) Tổ chức công việc khoa học; (4) Phát hiện,
uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức; (5) Phát huy hết
sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có; (6) Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng
với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị.
________________________________________________________________________________4
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
1.4.1. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức
Có 6 nguyên tắc
1. Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm
báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình.
2. Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của doanh nghiệp cũng phải phù hợp
với mục tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh
nghiệp.
3. Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công
việc giữa các đơn vị với nhau.
4. Hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc tiết kiệm chi
phí.
5. Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với
sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt
trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ
chức.
6. Nguyên tắc an toàn và tin cậy: Bộ máy tổ chức phải có khả năng chịu
được những tác động bên trong và môi trường bên ngoài trong những
giới hạn nhất định.
________________________________________________________________________________5
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
1.4.2. Các cơ cấu tổ chức cơ bản
1.4.2.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến
1.4.2.2. Cơ cấu tổ chức chức năng
________________________________________________________________________________6
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
1.4.2.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng
1.4.2.4. Cơ cấu tổ chức ma trận
________________________________________________________________________________7
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
1.4.2.5. Cơ cấu tổ chức theo địa lý
1.4.2.6. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
1.5. Chức năng điều khiển
Chức năng điều khiển trong quản trị được xác định như là một quá trình tác
động đến con người, hướng dẫn, thúc đẩy họ sẵn sàng và nhiệt tình thực hiện những
nhiệm vụ được giao.
________________________________________________________________________________8
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
Nội dung chức năng điều khiển liên quan đến các vấn đề:
1. Lãnh đạo con người, hướng họ vào việc thực hiện tốt mục tiêu và nhiệm
vụ của tổ chức
2. Động viên con người trong tổ chức nỗ lực làm việc
3. Thông tin hiệu quả, tạo thuận lợi cho con người làm việc với tổ chức
4. Xử lý kịp thời các xung đột xảy ra có liên quan đến tổ chức
1.5.1. Lãnh đạo
1.5.1.1. Khái niệm lãnh đạo
Có nhiều cách hiểu khác nhau về lãnh đạo
- Lãnh đạo là tìm cách ảnh hưởng đến người khác để đạt được các mục tiêu
của tổ chức
- Lãnh đạo là chỉ dẫn điều khiển, ra lệnh và đi trước
- Lãnh đạo là tác động đến người khác, truyền cảm hứng, khơi dậy lòng nhiệt
huyết của họ đối với công việc, tổ chức và những người xung quanh.
1.5.1.2 Phân loại phong cách lãnh đạo
1.5.1.2.1. Phân loại phong cách lãnh đạo theo mức độ tập trung quyền lực
(quan điểm của Kurt Lewin)
- Phong cách lãnh đạo độc đoán: được đặc trưng bởi sự áp đặt của nhà quản trị
đối với nhân viên. Các nhân viên chỉ thuần túy là người nhận và thi hành mệnh lệnh.
Nhà quản trị cũng thường xuyên kiểm tra giám sát chặt chẽ cấp dưới trong quá trình
thực hiện nhiệm vụ
- Phong cách lãnh đạo dân chủ: Nhà quản trị thường tham khảo bàn bạc, lắng
nghe ý kiến cấp dưới trước khi ra quyết định. Trong phong cách này người lãnh đạo
giao bớt quyền lực cho cấp dưới và sử dụng thông tin hai chiều
- Phong cách tự do: Nhà quản trị sử dụng rất ít quyền lực, họ dành cho cấp
dưới nhiều quyền để tự giải quyết vấn đề. Vai trò của nhà quản trị ở đây là giúp đỡ tạo
điều kiện cho cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ thông qua việc cung cấp thông tin và các
phương tiện cần thiết khác
1.5.1.2.2. Phân loại theo mức độ quan tâm đến công việc và quan tâm đến
con người ( mô hình của Đại học bang OHIO)
________________________________________________________________________________9
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
Căn cứ vào mức độ quan tâm của nhà quản trị đến công việc (quan tâm đến sự
phát triển của tổ chức, đến công việc ví dụ quyết định đầu tư công nghệ mới, cải tiến
quy trình sản xuất, thay đổi phương pháp làm việc…) và mức độ quan tâm đến con
người (quan tâm đến nhu cầu của nhân viên, tạo điều kiện thỏa mãn nhu cầu của họ,
cải thiện bầu không khí làm việc, chăm lo đời sống nhân viên…) có thể chia làm 4
loại phong cách lãnh đạo như hình vẽ
1.5.1.2.3. Sơ đồ mạng lưới thể hiện phong cách lãnh đạo của R. Blake và J.
Mouton
Sơ đồ lưới về phong cách lãnh đạo được xây dựng căn cứ trên mức độ quan
tâm đến sản xuất (công việc) và mức độ quan tâm đến con người (tương đương với
hai tiêu thức của mô hình trên), nhưng ở đây các mức độ được phân biệt chi tiết hơn
(9 mức độ cho mỗi tiêu thức). Trên sơ đồ lưới (xem hình vẽ) có 5 phong cách đặc
trưng đó là:
- Phong cách 1.1. Nhà quản trị thể hiện sự quan tâm đến công việc và con
người ở mức thấp. Cách quản trị này sẽ làm cho tình hình hoạt động của công ty ngày
càng xấu đi nếu nội bộ trì trệ và cấp dưới thiếu khả năng làm việc độc lập. Trong
________________________________________________________________________________10
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
trường hợp công việc đang tiến triển tốt, trình độ và nhận thức của cấp dưới đã được
nâng cao, phong cách này thể hiện mức độ ủy quyền cao và tạo cơ hội tối đa cho cấp
dưới độc lập giải quyết công việc.
- Phong cách 1.9. Nhà quản trị quan tâm tối đa đến con người nhưng ít quan
tâm đến công việc. Phong cách quản trị này thường chú trọng duy trì mối quan hệ con
người và làm hài lòng họ, đôi khi mang tính xuê xoa kiểu gia đình nên trong trường
hợp khi quá trình sản xuất- kinh doanh chưa phát triển tốt, nếu không quan tâm đúng
mức đến phát triển công việc sẽ không đạt kết quả mong muốn.
- Phong cách 9.1. Nhà quản trị quan tâm tối đa đến công việc nhưng ít quan
tâm đến con người Phong cách quản trị này mang tính độc đoán cao nên nó chỉ thích
hợp trong những trường hợp nhất định.
Hình Sơ đồ lưới thể hiện phong cách lãnh đạo của R. Blake & J. Mouton
- Phong cách 9.9. Nhà quản trị quan tâm tối đa đến công việc và đến con
người. Đây là phong cách quản trị theo tinh thần đồng đội, trong đó nhà quản trị
hướng nhân viên toàn tâm toàn ý với công việc chung trên cơ sở mối quan hệ tôn
trọng và tin cậy lẫn nhau.
________________________________________________________________________________11
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
- Phong cách 5.5. Nhà quản trị quan tâm đến công việc và con người ở mức độ
vừa phải. Đây là phong cách quản trị đạt đến sự cân đối giữa mức độ thực hiện công
việc và duy trì tinh thần làm việc của nhân viên ở mức độ thỏa đáng.
1.5.2. Động viên
1.5.2.1. Khái niệm về động viên
Động viên là tạo ra sự hăng hái nhiệt tình và trách nhiệm hơn trong quá trình
thực hiện công việc của các cấp dưới, qua đó làm cho công việc được hoàn thành với
hiệu quả cao.
1.5.2.2. Các lý thuyết về động viên
1.5.2.2.1. Thuyết phân cấp các nhu cầu của A. Maslow
________________________________________________________________________________12
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
1.5.2.2.2. Thuyết E.R.G của Clayton Alderfer
1.5.2.2.3. Thuyết 2 yếu tố của Herzberg
________________________________________________________________________________13
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
1.5.2.2.4. Thuyết về bản chất con người của Mc. Gregor
1.5.3. Thông tin
Để ra một quyết định đúng, nhà quản trị cần thu thập và xử lý những thông tin
cần thiết. Muốn người lao động nắm được những mục tiêu phát triển của tổ chức cũng
như những nhiệm vụ (công việc) mà họ phải thực hiện, nhà quản trị cần phải truyền
đạt thông tin cho họ. Để nắm được tiến độ thực hiện, những khó khăn đang cản trở
tiến độ thực hiện công việc và giải quyết kịp thời, nhà quản trị phải thu thập và phân
tích các thông tin, lắng nghe những phản hồi từ nhân viên, từ cấp dưới lên. Điều này
cho thấy thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị. Có thể coi thông tin như
là máu trong một cơ thể sống, không có máu để nuôi cơ thể, sự sống sẽ không còn!
Không có thông tin, người quản trị cũng không thể điều hành được tổ chức.
1.5.4 Quản trị xung đột
Quản trị xung đột là một trong mười vai trò của nhà quản trị. Những nhà quản
trị hữu hiệu phải biết chủ động biến đổi, quản trị xung đột và giữ cho xung đột ở trong
giới hạn có thể chấp nhận được.
Quan điểm cổ điển cho rằng xung đột biểu hiện một sự lệch lạc bên trong một
tổ chức, trái lại quan điểm hành vi thì cho rằng xung đột là một hậu quả tự nhiên
không tránh được của bất cứ tổ chức nào. Quan điểm này cũng cho rằng xung đột là
tai hại nên cần phải tránh.
________________________________________________________________________________14
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
Quan điểm tương tác mới xuất hiện gần đây cho rằng một số xung đột là rất
cần thiết cho một tổ chức hay một đơn vị có thể thực thi có hiệu quả. Quan điểm này
phân ra 2 loại xung đột có lợi và có hại cho chức năng.
Các lưu ý khi giải quyết xung đột:
1. Phải làm dịu cảm xúc để lắng nghe nhau.
2. Tìm ra nguyên nhân gốc rễ của xung đột.
3. Đứng trên quan điểm công việc để giải quyết mâu thuẩn.
1.6. Chức năng kiểm soát
1.6.1 Khái niệm
Kiểm soát là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều
đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục
tiêu theo như kế hoạch hoặc các quyết định đã được đề ra.
________________________________________________________________________________15
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
Khi triển khai một kế hoạch, cần phải kiểm soát để phát hiện sự chệch hướng
khỏi kế hoạch và đề ra biện pháp khắc phục. Trong nhiều trường hợp, kiểm soát vừa
tạo điều kiện đề ra mục tiêu mới hình thành kế hoạch mới, cải thiện cơ cấu tổ chức
nhân sự và thay đổi kỹ thuật điều khiển.
Những công cụ kiểm soát trong quản trị là những tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số
thống kê và các sự kiện cơ bản khác, có thể được biểu diễn bằng các loại hình đồ thị,
biểu bảng nhằm làm nổi bật những dữ kiện mà các nhà quản trị quan tâm.
1.6.2 Tiến trình kiểm soát:
1.6.3. Các nguyên tắc kiểm soát
- Kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và
căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát.
- Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản
trị.
- Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu.
- Kiểm soát phải khách quan.
- Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp.
- Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế.
- Việc kiểm soát phải đưa đến hành động.
1.6.4. Các loại hình kiểm soát
1.6.4.1. Kiểm soát lường trước
Đây là loại hình kiểm soát được thực hiện trước khi hoạt động chưa xảy ra,
bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước. Kiểm
________________________________________________________________________________16
Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk