Hoàn thiện bộ máy quản lý tại công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động
- 89 trang
- file .doc
PhÇn më ®Çu
Ngµy nay, níc ta ®ang tõng bíc ph¸t triÓn vµ hoµn
thiÖn mét nÒn kinh tÕ thÞ trêng ®Þnh híng x· héi chñ
nghÜa. §iÒu nµy ®Æt ra cho c¸c doanh nghiÖp hµng lo¹t c¸c
vÊn ®Ò cÇn ph¶i thay ®æi vµ hoµn thiÖn. Trong c¸c vÊn
®Ò ®îc ®Æt ra ®èi víi c¸c doanh nghiÖp th× viÖc n©ng cao
hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ
mét trong nh÷ng vÊn ®Ò næi cém, hÕt søc phøc t¹p vµ quan
träng.
Trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng th× hiÖu qu¶ ho¹t ®éng
s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp ®îc x¸c ®Þnh lµ
hiÖu qu¶ kinh tÕ x· héi cña c¸c ho¹t ®éng ®ã. Nh×n chung,
môc tiªu cña mét doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong nÒn kinh tÕ
thÞ trêng lµ lîi nhuËn tèi ®a. Trong khi ®ã, hiÖu qu¶ kinh tÕ
x· héi, viÖc tèi ®a ho¸ lîi nhuËn cña c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt
kinh doanh cã ®¹t ®îc hay kh«ng lµ phô thuéc rÊt nhiÒu yÕu
tè, trong ®ã yÕu tè hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý
doanh nghiÖp lµ mét yÕu tè c¬ b¶n vµ mang tÝnh quyÕt
®Þnh.
Trong khi ®ã ë níc ta, ¶nh hëng cña c¬ chÕ kinh tÕ cò
vÉn cßn tån t¹i xÐt ë nhiÒu gãc ®é. C¸c ¶nh hëng nµy thêng
mang tÝnh tiªu cùc, ®Æc biÖt lµ trong lÜnh vùc qu¶n lý vµ
tõ ®ã ¶nh hëng tíi hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kinh
doanh.
Trong thùc tÕ, bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp ë níc ta ®-
îc ®¸nh gi¸ thÊp h¬n so víi bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp
cña c¸c níc cã nÒn kinh tÕ thÞ trêng ph¸t triÓn cao vÒ hiÖu
qu¶ ho¹t ®éng. Do ®ã, trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ toµn
cÇu, c¹nh tranh khèc liÖt th× vÊn ®Ò n©ng cao hiÖu qu¶
cña bé m¸y qu¶n lý cô thÓ h¬n lµ hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n
1 Trang
lý doanh nghiÖp lµ mét vÊn ®Ò hÕt søc cÊp b¸ch vµ quan
träng ®èi víi c¸c doanh nghiÖp níc ta ngµy nay.
Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cã c¸c néi
dung lµ:
- Hoµn thiÖn c¬ cÊu bé m¸y.
- Hoµn thiÖn c«ng t¸c c¸n bé.
- Hoµn thiÖn c¬ chÕ qu¶n lý.
Ta thÊy r»ng hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp
lµ mét c«ng viÖc hÕt søc phøc t¹p ®ßi hái ph¶i thùc hiÖn
tõng bíc vµ ph¶i cã mét sù nghiªn cøu tû mØ, khoa häc.
Lµ mét sinh viªn khoa Khoa häc qu¶n lý, chuyªn ngµnh
qu¶n lý kinh tÕ, sau mét thêi gian häc tËp vµ nghiªn cøu t¹i
trêng vµ thùc tËp t¹i C«ng ty T¹p phÈm vµ B¶o hé lao ®éng -
Bé Th¬ng m¹i, em lùa chän ®Ò tµi thùc tËp chuyªn ®Ò cña
m×nh lµ: "Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty T¹p
phÈm vµ B¶o hé lao ®éng".
Do tr×nh ®é vµ tµi liÖu cßn h¹n chÕ nªn b¸o c¸o thùc
tËp chuyªn ®Ò nµy cña em kh«ng thÓ tr¸nh khái sai sãt vµ
thiÕt sãt, rÊt mong ®îc c¸c thÇy c« gi¸o cho ý kiÕn nhËn xÐt
®Ó em cã thÓ hiÓu vÊn ®Ò ®Çy ®ñ h¬n n÷a.
Em xin ch©n thµnh c¸m ¬n thÇy, c« gi¸o, c« gi¸o híng
dÉn: TiÕn sÜ NguyÔn ThÞ Ngäc HuyÒn vµ c¸c c« chó trong
C«ng ty T¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng gióp ®ì em hoµn
thµnh b¶n b¸o c¸o thùc tËp chuyªn ®Ò nµy.
Hµ Néi, ngµy th¸ng n¨m 2001
Sinh viªn thùc hiÖn
Vò Quang Minh
2 Trang
Ch¬ng I
Lý luËn c¬ b¶n vÒ bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp
I. Bé m¸y qu¶n lý vµ c¬ cÊu tæ chøc cña doanh nghiÖp.
1. Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
1.1. Kh¸i niÖm bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
a. Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ g×?
Ta ®· biÕt, qu¶n lý lµ sù t¸c ®éng liªn tôc, cã tæ chøc,
híng ®Ých cña chñ thÓ qu¶n lý lªn ®èi têng qu¶n lý nh»m
®¹t ®îc môc tiªu qu¶n lý ®Ò ra trong ®iÒu kiÖn biÕn ®æi
cña m«i trêng.
Trong mét doanh nghiÖp ta thÊy sù qu¶n lý lµ hÕt søc
phøc t¹p bëi v×:
3 Trang
- TÝnh chÊt c«ng viÖc cña mét doanh nghiÖp lµ rÊt ®a
d¹ng vµ phøc t¹p.
- Thùc chÊt cña qu¶n lý doanh nghiÖp lµ qu¶n lý con
ngêi mµ con ngêi th× rÊt phøc t¹p.
- M«i trêng doanh nghiÖp lu«n lu«n biÕn ®æi tõng
ngµy, tõng giê...
VËy viÖc t¸c ®éng liªn tôc lªn ®èi tîng qu¶n lý nh»m
®¹t ®îc môc tiªu cña qu¶n lý doanh nghiÖp kh«ng thÓ chØ
do mét ngêi ®¶m nhËn mµ ta cÇn ph¶i chia t¸ch c¸c c«ng
viÖc, ®èi tîng qu¶n lý ra ®Ó ph©n chia mçi nhµ qu¶n lý thùc
hiÖn qu¶n lý mét phÇn c«ng viÖc vµ mét phÇn ®èi tîng. Tuy
nhiªnm ®Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh thÓ, híng tíi môc tiªu
chung cña doanh nghiÖp th× c¸c bé phËn ph¶i cã c¸c mèi
quan hÖ chÆt chÏ víi nhau vµ tõ ®ã h×nh thµnh kh¸i niÖm
bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ tËp hîp c¸c bé phËn,
ph©n hÖ víi tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh ®îc ph©n
c«ng thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý.
b. TÝnh chÊt cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cã c¸c tÝnh chÊt sau:
- TÝnh ®a d¹ng:
§èi víi mçi doanh nghiÖp, do tÝnh chÊt riªng vÒ ngµnh
nghÒ kinh doanh, lÜnh vùc kinh doanh, môc ®Ých, môc tiªu,
quy m« ho¹t ®éng, thÞ trêng... tõ ®ã viÖc qu¶n lý mçi
doanh nghiÖp lµ cã nh÷ng ®iÓm kh¸c nhau nhÊt ®Þnh vµ
v× vËy bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp kh«ng ®ång nhÊt ®èi
víi mäi doanh nghiÖp mµ chóng rÊt ®a d¹ng, phô thuéc vµo
tÝnh chÊt cña mçi doanh nghiÖp.
- TÝnh c©n b»ng ®éng:
4 Trang
XÐt trong mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh, ch¼ng h¹n
mét giai ®o¹n chiÕn lîc th× bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cã
thÓ cã tr¹ng th¸i c©n b»ng t¹m thêi. Tuy nhiªn nÕu nh×n
nhËn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp trong toµn bé qu¸ tr×nh
ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp th× ta thÊy bé m¸y qu¶n lý
doanh nghiÖp lu«n biÕn ®«Ø ®Ó phï hîp víi nh÷ng biÕn ®æi
cña doanh nghiÖp vµ m«i trêng.
- TÝnh hÖ thèng.
Trong bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cã c¸c bé phËn,
ph©n hÖ. Mçi bé phËn, ph©n hÖ ®¶m nhiÖm mét chøc n¨ng
qu¶n lý nhÊt ®Þnh vµ v× vËt h×nh thµnh c¸c cÊp bËc qu¶n
lý trong bé m¸y. C¸c bé phËn, ph©n hÖ kh«ng ho¹t ®éng
mét c¸ch hoµn toµn riªng biÖt mµ chóng cã mçi liªn hÖ chÆt
chÏ víi nhau t¹o thµnh mét chØnh thÓ bé m¸y.
c. Vai trß cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
Trong mét hÖ thèng lµ mét doanh nghiÖp ta thÊy r»ng
bé m¸y qu¶n lý ®ãng vai trß lµ chñ thÓ qu¶n lý, thùc hiÖn
c¸c t¸c ®éng híng ®Ých tíi ®èi tîng vµ kh¸ch thÓ cña doanh
nghiÖp nh»m ®¹t ®îc môc tiªu cña doanh nghiÖp ®· ®Ò ra.
V× vËy vai trß cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ hÕt søc
quan träng cô thÓ lµ:
Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng
qu¶n lý doanh nghiÖp bao gåm c¸c chøc n¨ng qu¶n lý xÐt
theo qu¸ tr×nh lµ: kÕ ho¹ch, tæ chøc, ®iÒu hµnh, kiÓm tra
vµ c¸c chøc n¨ng qu¶n lý ph©n chia theo lÜnh vùc qu¶n lý
nh: Tµi chÝnh, nh©n lùc, s¶n xuÊt, Marketing, nghiªn cøu vµ
ph¸t triÓn...
Trong mét sè doanh nghiÖp th× bé m¸y qu¶n lý doanh
nghiÖp cã vai trß quyÕt ®Þnh tíi sù tån t¹i, ph¸t triÓn hoÆc
5 Trang
diÖt vong cña doanh nghiÖp, nã ®îc coi lµ mét c¬ quan ®Çu
n·o ®iÒu khiÓn mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, phèi hîp
ho¹t ®éng gi÷a c¸c bé phËn, t¸c ®éng tíi ngêi lao ®éng vµ
tõ ®ã t¸c ®éng ®Õn n¨ng suÊt lao ®éng cña doanh nghiÖp.
1.2. CÊu tróc cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp bao gåm ba yÕu tè c¬
b¶n lµ: C¬ cÊu tæ chøc, c¸c bé qu¶n lý vµ c¬ chÕ ho¹t ®éng
cña bé m¸y trong ®ã:
C¬ cÊu tæ chøc x¸c ®Þnh c¸c bé phËn, ph©n hÖ, c¸c
phßng ban chøc n¨ng cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau. Mçi
phßng ban, bé phËn ®îc chuyªn m«n ho¸, cã nh÷ng tr¸ch
nhiÖm, quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh nh»m thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng
qu¶n lý .
- C¸n bé qu¶n lý : lµ nh÷ng ngêi ra quyÕt ®Þnh vµ
chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña m×nh.
- C¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y: X¸c ®Þnh nguyªn t¾c
lµm viÖc cña bé m¸y qu¶n lý vµ c¸c mèi liªn hÖ c¬ b¶n ®Ó
®¶m b¶o sù phèi hîp ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn nh»m ®¹t
®îc môc tiªu chung ®Ò ra.
1.3. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
a. TÝnh tÊt yÕu cña viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý
doanh nghiÖp.
Nh ®· tr×nh bµy ë phÇn trªn, ta thÊy r»ng mét trong
c¸c tÝnh chÊt c¬ b¶n cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ
tÝnh c©n b»ng ®éng. Tõ ®ã ta thÊy r»ng nÕu xÐt trong
toµn bé qu¸ tr×nh tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña mét doanh
nghiÖp th× bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lu«n lu«n cÇn
ph¶i biÕn ®æi vµ hoµn thiÖn v× c¸c lý do sau:
6 Trang
- Doanh nghiÖp dï lµ doanh nghiÖp s¶n xuÊt hay lµ
doanh nghiÖp kinh doanh thuÇn tuý (doanh nghiÖp th¬ng
m¹i) ®Òu ho¹t ®éng trong mét m«i trêng kinh doanh nhÊt
®Þnh.
M«i trêng kinh doanh nµy bao hµm c¸c yÕu tè nh luËt
ph¸p, chÝnh trÞ, v¨n ho¸, m«i trêng kinh doanh quèc tÕ,
kh¸ch hµng, ®èi thñ c¹nh tranh, ®æi thñ c¹nh tranh tiÒm
n¨ng, nhµ cung cÊp...
C¸c yÕu tè thuéc m«i trêng nµy lu«n lu«n biÕn ®éng
hµng n¨m, hµng quý, hµng th¸ng, hµng ngµy, th¹m chÝ
hµng giê. V× vËy c¸c ho¹t ®éng ng¾n h¹n hoÆc dµi h¹n cña
doanh nghiÖp còng ph¶i biÕn ®æi theo, c¸c kÕ ho¹ch chiÕn
lîc vµ t¸c nghiÖp thay ®æi. Mµ bé m¸y qu¶n lý ®îc t¹o lËp
®Ó thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch chiÕn lîc vµ t¸c nghiÖp vµ v×
vËy nã ph¶i biÕn ®æi vµ hoµn thiÖn ®Ó phï hîp víi t×nh
h×nh míi.
- §iÒu kiÖn kinh doanh thay ®æi trong doanh nghiÖp
còng nh thay ®æi cña m«i trêng thêng t¹o ra c¸c c¬ héi vµ
®e do¹ ®èi víi c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kinh doanh cña
doanh nghiÖp vµ v× vËy cÇn ph¶i thay ®æi, hoµn thiÖn bé
m¸y qu¶n lý ®Ó tËn dông thêi c¬, tr¸nh ®îc c¸c mèi ®e
do¹ nh»m ®a doanh nghiÖp ®¹t ®îc môc tiªu sím h¬n dù
kiÕn.
- Cµng ngµy, tr×nh ®é khoa häc kü thuËt cµng ph¸t
triÓn t¹o ra c¸c m¸y mãc thiÕt bÞ hiÖn ®¹i, d©y chuyÒn
c«ng nghÖ tiªn tiÕn ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n lý ph¶i n¾m b¾t
kÞp thêi vµ v× vËy cÇn ph¶i hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý .
- Khi quy m« cña doanh nghiÖp thay ®æi tÊt yÕu dÉn
®Õn bé m¸y qu¶n lý thay ®æi cho phï hîp.
7 Trang
- §èi víi c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam hiÖn nay, do ¶nh
hëng tiªu cùc cña c¬ chÕ tËp trung quan liªu bao cÊp tríc
®©y ®· lµm cho h¹n chÕ vÒ nhiÒu mÆt ®Æc biÖt lµ vÒ bé
m¸y qu¶n lý. Tríc ®©y, do thùc hiÖn c¬ chÕ kÕ ho¹ch ho¸
tËp trung, mäi chØ tiªu kÕ ho¹ch ®Òu ®îc rãt tõ trªn xuèng,
c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp kh«ng cÇn ph¶i quan t©m tíi
thÞ trêng, kh¸ch hµng, ®èi thñ c¹nh tranh, nhµ cung cÊp,
hiÖu qu¶ kinh doanh,... do vËy ®· t¹o nªn mét ®éi ngò c¸n
bé qu¶n lý doanh nghiÖp kÐm n¨ng ®éng vµ do vËy khi nÒn
kinh tÕ chuyÓn sang ho¹t ®éng theo c¬ chÕ thÞ trêng c¹nh
tranh, c¸c thµnh phÇn kinh tÕ ho¹t ®éng b×nh ®¼ng, c¹nh
tranh quèc tÕ... th× c¬ chÕ cò vµ ®éi ngò c¸n bé cò tá ra
khã phï hîp nÕu hä kh«ng tù häc tËp vµ hoµn thiÖn. Tãm l¹i,
khi ho¹t ®éng trong c¬ chÕ thÞ trêng c¹nh tranh ngµy nay,
c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam cÇn hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý
cña m×nh.
Nh×n chung, viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh
nghiÖp lµ mét tÊt yÕu kh¸ch quan ®èi víi mäi nÒn kinh tÕ ë
mäi giai ®o¹n ph¸t triÓn, ®Æc biÖt lµ ®èi víi c¸c doanh
nghiÖp ViÖt Nam hiÖn nay.
b. Néi dung hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý.
§Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý,
c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cña
m×nh theo híng ®¬n gi¶n, gän nhÑ vµ cã hiÖu lùc ®Ó ®¶m
b¶o cho hÖ thèng nµy lµm viÖc tèi u, mang l¹i hiÖu qu¶ kinh
tÕ cao cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, kinh doanh cña doanh
nghiÖp.
Néi dung hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý gåm:
8 Trang
- Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y tøc lµ hoµn thiÖn
viÖc ph©n chia c¸c phong ban chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn
h¹n cña mçi phßng ban sao cho c¬ cÊu trë nªn tèi u, tinh
gi¶m, gän nhÑ, tiÕt kiÖm.
- Hoµn thiÖn c«ng t¸c c¸n bé: Bao gåm hoµn thiÖn viÖc
tuyÓn dông c¸n bé, sö dông c¸n bé, di chuyÓn c¸n bé, tr¶
c«ng cho c¸n bé vµ ph¸t triÓn c¸n bé.
- Hoµn thiÖn c¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y: Tøc lµ
hoµn thiÖn c¸c nguyªn t¾c ho¹t ®éng cña bé m¸y, hoµn
thiÖn sù phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn, c¸c phßng ban vµ c¸c c¸
nh©n nh»m thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý.
c. Qu¸ tr×nh hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
§Ó hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp, tríc hÕt ta
cÇn ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ bé m¸y hiÖn cã xem bé m¸y
hiÖn t¹i ®· ®¸p øng ®îc yªu c©ï hay cha, vµ ®· tèi u hay
cha.
§Ó ph©n tÝch bé m¸y ta lÇn lît ph©n tÝch ba yÕu tè c¬
b¶n cña nã lµ:
- Ph©n tÝch c¬ cÊu tæ chøc.
- Ph©n tÝch c«ng t¸c c¸n bé.
- Ph©n tÝch c¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y.
Tõ nh÷ng ph©n tÝch trªn ta rót ra nhËn xÐt vÒ nh÷ng -
u, khuyÕt ®iÓm, t×m ra nguyªn nh©n vµ tõ ®ã ®a ra
nh÷ng biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn bé m¸y.
9 Trang
2. C¬ cÊu tæ chøc.
2.1. Kh¸i niÖm c¬ cÊu tæ chøc.
C¬ cÊu tæ chøc lµ tæng hîp c¸c bé phËn (®¬n vÞ vµ c¸
nh©n) kh¸c nhau, cã mèi quan hÖ phô thuéc lÉn nhau, ®îc
chuyªn m«n ho¸ vµ cã nh÷ng tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n nhÊt
®Þnh ®îc bè trÝ theo nh÷ng cÊp, nh÷ng kh©u kh¸c nhau
nh»m ®¶m b¶o thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý vµ phôc vô
môc ®Ých chung ®· x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp.
Ta thÊy r»ng, b¶n chÊt cña viÖc tån t¹i c¬ cÊu tæ chøc
lµ dù ph©n chia quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm trong qu¶n lý.
V× vËy c¬ cÊu tæ chøc mét mÆt ph¶n ¸nh c¬ cÊu tr¸ch
nhiÖm cña mçi ngêi trong doanh nghiÖp, mÆt kh¸c t¸c ®éng
tÝch cùc ®Õn viÖc ph¸t triÓn doanh nghiÖp.
Trong c¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp ta thÊy cã c¸c cÊp
qu¶n lý, vÝ dô cÊp C«ng ty, cÊp ®¬n vÞ, cÊp chøc n¨ng...
C¸c cÊp qu¶n lý nµy ph¶n ¸nh sù ph©n chia chøc n¨ng qu¶n
lý theo chiÒu däc (trùc tuyÕn) thÓ hiÖn sù tËp trung ho¸
trong qu¶n lý. Trong c¬ cÊu ta thÊy c¸c bé phËn, phßng ban
chøc n¨ng nh phßng tæ chøc, phßng tµi chÝnh, phßng
Marketing, phßng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn, phßng s¶n
xuÊt... c¸c bé phËn, phßng ban nµy thÓ hiÖn sù ph©n chia
chøc n¨ng qu¶n lý theo chiÒu ngan, biÓu thÞ sù chuyªn m«n
ho¸ trong ph©n c«ng lao ®éng qu¶n lý.
2.2. C¸c lo¹i h×nh c¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp.
Trªn thùc tÕ, mçi tæ chøc tån t¹i cã mét c¬ cÊu tæ chøc
x¸c ®Þnh, tuy nhiªn tuú vµo tõng ®Æc ®iÓm cña mçi tæ
chøc mµ cã c¸c lo¹i h×nh c¬ cÊu tæ chøc kh¸c nhau. §Ó
1 Trang
ph©n lo¹i c¬ cÊu tæ chøc ngêi ta thêng dùa trªn hai quan
®iÓm sau:
- Ph©n lo¹i c¬ cÊu tæ chøc theo ph¬ng ph¸p tiÕp cËn
hÖ thèng.
- Ph©n lo¹i c¬ cÊu tæ chøc trªn quan ®iÓm chiÕn lîc.
§èi víi tæ chøc lµ mét doanh nghiÖp th× viÖc ph©n lo¹i
c¬ cÊu tæ chøc thêng ®îc xem xÐt dùa trªn quan ®iÓm
chiÕn lîc.
Theo quan ®iÓm chiÕn lîc th× thêng cã 5 lo¹i h×nh c¬
cÊu tæ chøc qu¶n lý doanh nghiÖp c¬ b¶n sau:
a. C¬ cÊu gi¶n ®¬n.
C¬ cÊu gi¶n ®¬n lµ mét lo¹i h×nh c¬ cÊu ®¬n gi¶n
nhÊt. Trong c¬ cÊu nµy th× c¸c chøc n¨ng qu¶n lý hÇu hÕt
tËp trung vµo mét ngêi qu¶n lý doanh nghiÖp. HÇu nh kh«ng
cã sù chuyªn m«n ho¸ trong ph©n c«ng lao ®éng qu¶n lý.
- ¦u ®iÓm cña c¬ cÊu nµy lµ gän nhÑ, quyÒn lùc tËp
trung vµo sè Ýt ngêi (mét ngêi) vµ v× vËy c¸c quyÕt ®Þnh
cã thÓ ®îc ®a ra vµ thùc hiÖn nhanh chãng...
- Nhîc ®iÓm cña c¬ cÊu nµy lµ do quyÒn lùc, tr¸ch
nhiÖm tËp trung vµo mét sè Ýt ngêi nªn kh¶ n¨ng ra quyÕt
®Þnh sai lÇm lµ cao.
- Kh¶ n¨ng øng dông: Lo¹i h×nh c¬ cÊu nµy chØ cã thÓ
¸p dông cho c¸c doanh nghiÖp rÊt nhá, tÝnh chÊt kinh doanh
®¬n gi¶n, ch¼ng h¹n c¸c doanh nghiÖp t nh©n mét chñ,
kinh doanh ®¬n mÆt hµng, c¸c cöa hµng nhá...
b. C¬ cÊu chøc n¨ng.
C¸c chøc n¨ng qu¶n lý mét doanh nghiÖp ®îc ph©n
chia theo chiÒu däc hoÆc chiÒu ngang.
Theo chiÒu ngang, trong qu¶n lý doanh nghiÖp c¸c chøc
n¨ng nh: qu¶n lý nh©n sù, qu¶n lý Marketing, qu¶n lý tµi
1 Trang
chÝnh, s¶n xuÊt... t¬ng øng víi c¸c chøc n¨ng qu¶n lý trªn,
bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp h×nh thµnh mét lo¹i h×nh c¬
cÊu cã cÊu tróc chøc n¨ng. ë ®©y, c¸c ho¹t ®éng t¬ng tù
®îc ph©n nhãm thµnh c¸c phßng ban: Nh©n sù, Marketing,
tµi chÝnh, s¶n xuÊt... theo s¬ ®å nh sau:
Tæng gi¸m ®èc
Phã Phã Phã Phã
tæng tæng tæng tæng
gi¸m gi¸m gi¸m gi¸m
®èc s¶n ®èc tµi ®èc ®èc
xuÊt chÝnh nh©n sù Marketin
g
Trong c¬ cÊu trªn, tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch chung, mçi
phã tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch mét lÜnh vùc t¬ng øng.
- ¦u ®iÓm:
+ C¬ cÊu chøc n¨ng ph©n chia c¸c nhiÖm vô rÊt râ
rµng, thÝch hîp víi nh÷ng lÜnh vùc c¸ nh©n ®îc ®µo t¹o.
+Trong c¬ cÊu nµy, c«ng viÖc dÔ gi¶i thÝch, phÇn lín
c¸c nh©n viªn ®Òu dÔ dµng hiÓu c«ng viÖc cña phßng ban
m×nh vµ c«ng viÖc cña m×nh.
+ C¬ cÊu chøc n¨ng thùc hiÖn chÆt chÏ chÕ ®é mét
thñ trëng.
- Nhîc ®iÓm:
+ Khã kiÓm so¸t thÞ trêng.
+ Cã hiÖn tîng qu¸ tæng hîp néi dung ho¹t ®éng mét
chøc n¨ng.
- Kh¶ n¨ng øng dông:
1 Trang
+ C¬ cÊu nµy phï hîp víi nh÷ng tæ chøc ho¹t ®éng
®¬n lÜnh vùc, ®¬n s¶n phÈm, ®¬n thÞ trêng.
+ C¬ cÊu chøc n¨ng phï hîp víi c¸c tæ chøc võa vµ nhá.
c. C¬ cÊu theo ®¬n vÞ. (LÜnh vùc/S¶n phÈm /ThÞ tr-
êng).
C¬ cÊu nµy ph©n nhãm c¸c c¸ nh©n vµ nguån lùc theo
lÜnh vùc ho¹t ®éng, s¶n phÈm hoÆc thÞ trêng.
V× vËy h×nh thµnh nªn 3 lo¹i c¬ cÊu c¬ së ®ã lµ c¬
cÊu theo lÜnh vùc, c¬ cÊu theo s¶n phÈm vµ c¬ cÊu theo thÞ
trêng.
* C¬ cÊu theo lÜnh vùc:
Héi ®ång qu¶n trÞ
Tæng gi¸m ®èc
Gi¸m ®èc phô Gi¸m ®èc phô Gi¸m ®èc phô
tr¸ch lÜnh vùc tr¸ch c¸c dÞch tr¸ch m¹ng líi
chÕ t¹o vô tµi chÝnh kh¸ch s¹n
+ Theo s¶n phÈm.Héi ®ång qu¶n trÞ
Tæng gi¸m ®èc
Phã tæng gi¸m Phã tæng gi¸m Phã tæng gi¸m
®èc xe m¸y ®èc « t« ®èc
1 Trang
+ Theo thÞ trêng:
Héi ®ång qu¶n trÞ
Tæng gi¸m ®èc
Gi¸m ®èc phô Gi¸m ®èc phô Gi¸m ®èc phô
tr¸ch thÞ trêng tr¸ch thÞ trêng tr¸ch thÞ trêng
Ch©u Mü Ch©u ¢u trong níc
- ¦u ®iÓm:
+ C¬ cÊu theo s¸t qu¸ tr×nh qu¶n lý g¾n cïng víi c¸c
môc tiªu chiÕn lîc.
+ Lo¹i c¬ cÊu nµy thùc hiÖn chuyªn m«n ho¸ theo
nh÷ng yÕu tè mµ tæ chøc ®Æc biÖt quan t©m.
- Nhîc ®iÓm:
+ C¶n trë qu¸ tr×nh tæng hîp c¸c chøc n¨ng do ®ã
gi¶m kh¶ n¨ng sö dông c¸c chuyªn gia cho c¸c ho¹t ®éng
kh¸c nhau.
- Kh¶ n¨ng ¸p dông:
1 Trang
+ C¬ cÊu theo ®¬n vÞ ®îc ¸p dông cho c¸c doanh
nghiÖp cã quy m« lín, ho¹t ®éng ®a lÜnh vùc, ®a s¶n
phÈm, ®a thÞ trêng. Th«ng thêng c¬ cÊu cña nh÷ng tæ chøc
doanh nghiÖp nµy lµ c¬ cÊu hç hîp cña ba lo¹i h×nh c¬ cÊu
®¬n vÞ trªn. C¬ cÊu hçn hîp cã thÓ ®îc biÓu diÔn theo so
®å sau:
Héi ®ång qu¶n trÞ
Tæng gi¸m ®èc
Phã tæng gi¸m Phã tæng gi¸m Gi¸m ®èc phô
®èc phô tr¸ch ®èc s¶n phÈm tr¸ch c¸c dÞch
thÞ trêng «t« vô tµi chÝnh
Gi¸m ®èc Gi¸m ®èc Gi¸m ®èc Gi¸m ®èc
thÞ trêng thÞ trêng b¶o hiÓm tµi chÝnh
néi ®Þa quèc tÕ doanh
nghiÖp
d. C¬ cÊu ma trËn.
1 Trang
C¸c cÊu tróc trªn lµ nh»m ®Ó phèi hîp sù tËp trung vµo
thÞ trêng vµ chøc n¨ng lùa chän viÖc tæ chøc. C¬ cÊu ma
trËn lµ mét lo¹i h×nh c¬ cÊu mµ hai lo¹i tËp trung trªn ®Òu
®îc coi lµ quan träng trong c¬ cÊu tæ chøc. C¬ cÊu ma trËn
thêng ®îc sö dông trong c¸c dù ¸n ph¸t triÓn cña c¸c ngµnh
c«ng nghiÖp lín.
Trong c¬ cÊu ma trËn, bªn c¹nh c¸c tuyÕn vµ c¸c bé
phËn chøc n¨ng, trong c¬ cÊu h×nh thµnh nªn nh÷ng ch¬ng
tr×nh hoÆc dù ¸n ®Ó thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu lín, quan
träng, mang tÝnh ®éc lËp t¬ng ®èi vµ cÇn tËp trung nguån
lùc.
Trong c¬ cÊu ma trËn, l·nh ®¹o ch¬ng tr×nh, dù ¸n cã
thÓ sö dông nh÷ng bé phËn, nh÷ng ph©n hÖ, nh÷ng ngêi
trong tæ chøc ®Ó thùc hiÖn ch¬ng tr×nh, dù ¸n theo quy
chÕ chÝnh thøc.
C¬ cÊu ma trËn cã thÓ ®îc biÓu diÔn theo s¬ ®å sau:
L·nh ®¹o tæ chøc
L·nh ®¹o L·nh ®¹o L·nh ®¹o L·nh ®¹o
tuyÕn 1 .. tuyÕn n chøc n¨ng .. chøc n¨ng
. 1 . n
L·nh ®¹o dù
¸n 1
L·nh ®¹o dù
¸n 2
L·nh ®¹o dù 1 Trang
¸n 3
- ¦u ®iÓm:
+ C¬ cÊu ma trËn cã ®é linh ho¹t lín.
+ Cã kh¶ n¨ng tËp trung nguån lùc vµo c¸c kh©u xung
yÕu.
+ Sö dông ®îc c¸c chuyªn gia giái trong c¸c lÜnh vùc
kh¸c nhau cña tæ chøc ®Ó ®i ®Õn môc tiªu.
+ Cã thÓ dÔ dµng phèi hîp ho¹t ®éng.
- Nhîc ®iÓm:
+ Khã phèi hîp ho¹t ®éng cña nh÷ng ngêi l·nh ®¹o ch-
¬ng tr×nh, dù ¸n vµ nh÷ng ngêi l·nh ®¹o trong c¸c bé phËn,
ph©n hÖ kh¸c.
+ C¬ cÊu phøc t¹p, tèn kÐm, kh«ng bÒn.
- Kh¶ n¨ng øng dông:
+ C¬ cÊu nµy ®îc ¸p dông réng r·i trong thùc tÕ, ®Æc
biÖt lµ vµo nh÷ng n¨m 70 ë Ch©u ¢u vµ Ch©u Mü. ë ViÖt
Nam hiÖn nay ®ang ph¸t triÓn lo¹i h×nh c¬ cÊu nµy.
+ Trong khi øng dông c¬ cÊu ma trËn cÇn th©n träng,
trong tæ chøc t¹i mét thêi ®iÓm kh«ng nªn cã qu¸ nhiÒu c¸c
ch¬ng tr×nh, dù ¸n.
e. C¬ cÊu hçn hîp.
Trong thùc tÕ, c¸c tæ chøc thêng sö dông mét hçn hîp
c¸c h×nh thøc c¬ cÊu. Ngêi ta mong muèn ph©n chia con
ngêi vµ nguån lùc b»ng hai ph¬ng ph¸p cïng mét lóc, nh ë
1 Trang
quan ®iÓm cña c¬ c©u ma trËn ®· ®a ra, nh»m c©n b»ng
c¸c lîi thÕ vµ bÊt lîi cña mçi ph¬ng ph¸p.
C¬ cÊu hçn hîp ®îc sö dông réng r·i trong c¸c tæ chøc
kinh doanh lín ë ViÖt Nam ®Æc biÖt lµ c¸c Tæng C«ng ty 90
vµ 91. T¹i c¸c Tæng C«ng ty nµy, ph©n chia theo chøc n¨ng
vÉn chiÕm chñ ®¹o nhng do quy m«, chñng lo¹i s¶n phÈm
vµ thÞ trêng ®îc më réng, c¸c ph©n chia thep s¶n phÈm, thÞ
trêng ®îc sö dông hç hîp trong c¬ cÊu.
2.3. Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp.
a. C¬ së kh¸ch quan cña hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc
cña c¸c doanh nghiÖp.
Nh ®· tr×nh bµy trong phÇn tríc, hoµn thiÖn bé m¸y
qu¶n lý doanh nghiÖp bao gåm ba néi dung c¬ b¶n lµ: Hoµn
thiÖn c¬ cÊu tæ chøc, hoµn thiÖn c«ng t¸c c¸n bé vµ hoµn
thiÖn c¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y.
Ta thÊy r»ng viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc lµ mét tÊt
yÕu kh¸ch quan bëi v×:
- Khi doanh nghiÖp ph¸t triÓn th× c¸c môc ®Ých, yªu
cÇu, c«ng viÖc, tÇm qu¶n lý thay ®æi vµ v× vËy cÇn ph¶i
thay ®æi, hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc cho phï hîp.
- C¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp khi ®îc thiÕt lËp th× do
nh÷ng lý do chñ quan hay kh¸ch quan nµo ®ã thêng cha ®¹t
®Õn møc ®é tèi u, c¸c sai sãt trong m« h×nh cha tèi u ®ã
sÏ ¶nh hëng bÊt lîi ®Õn qu¸ tr×nh qu¶n lý vµ ho¹t ®éng cña
doanh nghiÖp v× vËy ®Ó t¨ng hiÖu qu¶ cña bé m¸y qu¶n lý
ta cÇn ph¶i hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ cho ®Õn khi nã ®¹t ®Õn
sù tèi u.
b. Qu¸ tr×nh hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp.
1 Trang
§Ó hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc th× tríc hÕt ph¶i nghiªn
cøu mét c¸ch kü lìng c¬ cÊu hiÖn cã vµ tiÕn hµnh ®¸nh gi¸
c¬ cÊu ®ã theo nh÷ng chØ tiªu nhÊt ®Þnh. §Ó ph©n tÝch
®îc c¬ cÊu ta cÇn biÓu diÔn c¬ cÊu díi d¹ng s¬ ®å. Tõ s¬
®å ta cã thÓ chØ râ quan hÖ phô thuéc cña tõng bé phËn vµ
c¸c chøc n¨ng mµ nã ph¶i thi hµnh.
TiÕp theo ph©n tÝch t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chøc
n¨ng ®· quy ®Þnh cho tõng bé phËn. Ph©n tÝch khèi lîng
c«ng t¸c cña mçi bé phËn, ph¸t hiÖn nh÷ng kh©u yÕu.
Ph©n tÝch viÖc chia quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cho c¸c
bé phËn, c¸c cÊp qu¶n lý.
ViÖc ph©n tÝch c¬ cÊu cÇn tr¶ lêi c¸c c©u hái sau:
- C¬ cÊu hiÖn t¹i ®· ®¸p øng ®îc c¸c yªu cÇu cña
chiÕn lîc cha?
- §iÓm cha hîp lý cña c¬ cÊu lµ g×? Nguyªn nh©n?
- CÇn ph¶i hoµn thiÖn c¬ cÊu theo híng nµo?
Trªn c¬ së ®ã ®a ra c¸c gi¶i ph¸p, ph¬ng ¸n ®Ó hoµn
thiÖn c¬ cÊu. ViÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu cÇn ®îc qu¶n lý tøc lµ
ph¶i ®îc lËp kÕ ho¹ch, tæ chøc hoµn thiÖn, ®iÒu hµnh viÖc
hoµn thiÖn vµ kiÓm tra viÖc hoµn thiÖn.
II. C¸n bé qu¶n lý vµ c«ng t¸c c¸n bé.
1. C¸n bé qu¶n lý.
1.1. Kh¸i niÖm c¸n bé qu¶n lý.
Cã hai ®Þnh nghÜa c¸n bé qu¶n lý nh sau:
+ §Þnh nghÜa 1: C¸n bé qu¶n lý lµ nh÷ng ngêi thùc
hiÖn nh÷ng môc tiªu nhÊt ®Þnh th«ng qua nh÷ng ngêi kh¸c.
1 Trang
+ §Þnh nghÜa 2: C¸n bé qu¶n lý lµ nh÷ng ngêi cã thÈm
quyÒn ra quyÕt ®Þnh dï lµ ®îc ph©n quyÒn hay uû quyÒn.
1.2. Ph©n lo¹i c¸n bé qu¶n lý.
Trong doanh nghiÖp, c¸n bé qu¶n lý cã thÓ ph©n chia
theo nhiÒu tiªu chÝ nh sau:
* Theo cÊp bËc qu¶n lý:
Theo cÊp bËc qu¶n lý th× trong doanh nghiÖp, c¸n bé
qu¶n lý ®îc ph©n chia thµnh: c¸n bé qu¶n lý cÊp cao, c¸n bé
qu¶n lý cÊp trung vµ c¸n bé qu¶n lý cÊp c¬ së.
- C¸n bé cÊp cao: Lµ nh÷ng ngêi cã quyÒn ra c¸c quyÕt
®Þnh mang tÝnh chiÕn lîc.
Trong thùc tÕ, nh÷ng ngêi cã ¶nh hëng lín tíi c¸c quyÕt
®Þnh mang tÝnh chiÕn lîc còng ®îc coi lµ c¸n bé qu¶n lý cÊp
cao.
- C¸n bé qu¶n lý cÊp trung: Lµ nh÷ng ngêi cã th¶m
quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh chiÕn thuËt. Nh÷ng quyÕt ®Þnh
chiÕm thuËt lµ nh÷ng quyÕt ®Þnh cã liªn quan ®Õn nh÷ng
bé phËn, ph©n hÖ cña hÖ thèng.
- C¸n bé qu¶n lý cÊp c¬ së: Lµ nh÷ng ngêi cã thÈm
quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh mang tÝnh t¸c nghiÖp cho nh÷ng
®¬n vÞ c¬ së cña hÖ thèng.
* Ph©n chia theo lÜnh vùc qu¶n lý cã: C¸n bé qu¶n lý
Marketing, c¸n bé qu¶n lý nh©n sù, c¸n bé qu¶n lý s¶n xuÊt,
c¸n bé qu¶n lý tµi chÝnh...
- C¸n bé qu¶n lý Marketing: Lµ nh÷ng ngêi cã quyÒn ra
c¸c quyÕt ®Þnh vÒ chiÕn lîc Marketing vµ c¸c kÕ ho¹ch t¸c
nghiÖp.
2 Trang
Ngµy nay, níc ta ®ang tõng bíc ph¸t triÓn vµ hoµn
thiÖn mét nÒn kinh tÕ thÞ trêng ®Þnh híng x· héi chñ
nghÜa. §iÒu nµy ®Æt ra cho c¸c doanh nghiÖp hµng lo¹t c¸c
vÊn ®Ò cÇn ph¶i thay ®æi vµ hoµn thiÖn. Trong c¸c vÊn
®Ò ®îc ®Æt ra ®èi víi c¸c doanh nghiÖp th× viÖc n©ng cao
hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ
mét trong nh÷ng vÊn ®Ò næi cém, hÕt søc phøc t¹p vµ quan
träng.
Trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng th× hiÖu qu¶ ho¹t ®éng
s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp ®îc x¸c ®Þnh lµ
hiÖu qu¶ kinh tÕ x· héi cña c¸c ho¹t ®éng ®ã. Nh×n chung,
môc tiªu cña mét doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong nÒn kinh tÕ
thÞ trêng lµ lîi nhuËn tèi ®a. Trong khi ®ã, hiÖu qu¶ kinh tÕ
x· héi, viÖc tèi ®a ho¸ lîi nhuËn cña c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt
kinh doanh cã ®¹t ®îc hay kh«ng lµ phô thuéc rÊt nhiÒu yÕu
tè, trong ®ã yÕu tè hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý
doanh nghiÖp lµ mét yÕu tè c¬ b¶n vµ mang tÝnh quyÕt
®Þnh.
Trong khi ®ã ë níc ta, ¶nh hëng cña c¬ chÕ kinh tÕ cò
vÉn cßn tån t¹i xÐt ë nhiÒu gãc ®é. C¸c ¶nh hëng nµy thêng
mang tÝnh tiªu cùc, ®Æc biÖt lµ trong lÜnh vùc qu¶n lý vµ
tõ ®ã ¶nh hëng tíi hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kinh
doanh.
Trong thùc tÕ, bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp ë níc ta ®-
îc ®¸nh gi¸ thÊp h¬n so víi bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp
cña c¸c níc cã nÒn kinh tÕ thÞ trêng ph¸t triÓn cao vÒ hiÖu
qu¶ ho¹t ®éng. Do ®ã, trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ toµn
cÇu, c¹nh tranh khèc liÖt th× vÊn ®Ò n©ng cao hiÖu qu¶
cña bé m¸y qu¶n lý cô thÓ h¬n lµ hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n
1 Trang
lý doanh nghiÖp lµ mét vÊn ®Ò hÕt søc cÊp b¸ch vµ quan
träng ®èi víi c¸c doanh nghiÖp níc ta ngµy nay.
Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cã c¸c néi
dung lµ:
- Hoµn thiÖn c¬ cÊu bé m¸y.
- Hoµn thiÖn c«ng t¸c c¸n bé.
- Hoµn thiÖn c¬ chÕ qu¶n lý.
Ta thÊy r»ng hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp
lµ mét c«ng viÖc hÕt søc phøc t¹p ®ßi hái ph¶i thùc hiÖn
tõng bíc vµ ph¶i cã mét sù nghiªn cøu tû mØ, khoa häc.
Lµ mét sinh viªn khoa Khoa häc qu¶n lý, chuyªn ngµnh
qu¶n lý kinh tÕ, sau mét thêi gian häc tËp vµ nghiªn cøu t¹i
trêng vµ thùc tËp t¹i C«ng ty T¹p phÈm vµ B¶o hé lao ®éng -
Bé Th¬ng m¹i, em lùa chän ®Ò tµi thùc tËp chuyªn ®Ò cña
m×nh lµ: "Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty T¹p
phÈm vµ B¶o hé lao ®éng".
Do tr×nh ®é vµ tµi liÖu cßn h¹n chÕ nªn b¸o c¸o thùc
tËp chuyªn ®Ò nµy cña em kh«ng thÓ tr¸nh khái sai sãt vµ
thiÕt sãt, rÊt mong ®îc c¸c thÇy c« gi¸o cho ý kiÕn nhËn xÐt
®Ó em cã thÓ hiÓu vÊn ®Ò ®Çy ®ñ h¬n n÷a.
Em xin ch©n thµnh c¸m ¬n thÇy, c« gi¸o, c« gi¸o híng
dÉn: TiÕn sÜ NguyÔn ThÞ Ngäc HuyÒn vµ c¸c c« chó trong
C«ng ty T¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng gióp ®ì em hoµn
thµnh b¶n b¸o c¸o thùc tËp chuyªn ®Ò nµy.
Hµ Néi, ngµy th¸ng n¨m 2001
Sinh viªn thùc hiÖn
Vò Quang Minh
2 Trang
Ch¬ng I
Lý luËn c¬ b¶n vÒ bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp
I. Bé m¸y qu¶n lý vµ c¬ cÊu tæ chøc cña doanh nghiÖp.
1. Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
1.1. Kh¸i niÖm bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
a. Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ g×?
Ta ®· biÕt, qu¶n lý lµ sù t¸c ®éng liªn tôc, cã tæ chøc,
híng ®Ých cña chñ thÓ qu¶n lý lªn ®èi têng qu¶n lý nh»m
®¹t ®îc môc tiªu qu¶n lý ®Ò ra trong ®iÒu kiÖn biÕn ®æi
cña m«i trêng.
Trong mét doanh nghiÖp ta thÊy sù qu¶n lý lµ hÕt søc
phøc t¹p bëi v×:
3 Trang
- TÝnh chÊt c«ng viÖc cña mét doanh nghiÖp lµ rÊt ®a
d¹ng vµ phøc t¹p.
- Thùc chÊt cña qu¶n lý doanh nghiÖp lµ qu¶n lý con
ngêi mµ con ngêi th× rÊt phøc t¹p.
- M«i trêng doanh nghiÖp lu«n lu«n biÕn ®æi tõng
ngµy, tõng giê...
VËy viÖc t¸c ®éng liªn tôc lªn ®èi tîng qu¶n lý nh»m
®¹t ®îc môc tiªu cña qu¶n lý doanh nghiÖp kh«ng thÓ chØ
do mét ngêi ®¶m nhËn mµ ta cÇn ph¶i chia t¸ch c¸c c«ng
viÖc, ®èi tîng qu¶n lý ra ®Ó ph©n chia mçi nhµ qu¶n lý thùc
hiÖn qu¶n lý mét phÇn c«ng viÖc vµ mét phÇn ®èi tîng. Tuy
nhiªnm ®Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh thÓ, híng tíi môc tiªu
chung cña doanh nghiÖp th× c¸c bé phËn ph¶i cã c¸c mèi
quan hÖ chÆt chÏ víi nhau vµ tõ ®ã h×nh thµnh kh¸i niÖm
bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ tËp hîp c¸c bé phËn,
ph©n hÖ víi tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh ®îc ph©n
c«ng thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý.
b. TÝnh chÊt cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cã c¸c tÝnh chÊt sau:
- TÝnh ®a d¹ng:
§èi víi mçi doanh nghiÖp, do tÝnh chÊt riªng vÒ ngµnh
nghÒ kinh doanh, lÜnh vùc kinh doanh, môc ®Ých, môc tiªu,
quy m« ho¹t ®éng, thÞ trêng... tõ ®ã viÖc qu¶n lý mçi
doanh nghiÖp lµ cã nh÷ng ®iÓm kh¸c nhau nhÊt ®Þnh vµ
v× vËy bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp kh«ng ®ång nhÊt ®èi
víi mäi doanh nghiÖp mµ chóng rÊt ®a d¹ng, phô thuéc vµo
tÝnh chÊt cña mçi doanh nghiÖp.
- TÝnh c©n b»ng ®éng:
4 Trang
XÐt trong mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh, ch¼ng h¹n
mét giai ®o¹n chiÕn lîc th× bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cã
thÓ cã tr¹ng th¸i c©n b»ng t¹m thêi. Tuy nhiªn nÕu nh×n
nhËn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp trong toµn bé qu¸ tr×nh
ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp th× ta thÊy bé m¸y qu¶n lý
doanh nghiÖp lu«n biÕn ®«Ø ®Ó phï hîp víi nh÷ng biÕn ®æi
cña doanh nghiÖp vµ m«i trêng.
- TÝnh hÖ thèng.
Trong bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cã c¸c bé phËn,
ph©n hÖ. Mçi bé phËn, ph©n hÖ ®¶m nhiÖm mét chøc n¨ng
qu¶n lý nhÊt ®Þnh vµ v× vËt h×nh thµnh c¸c cÊp bËc qu¶n
lý trong bé m¸y. C¸c bé phËn, ph©n hÖ kh«ng ho¹t ®éng
mét c¸ch hoµn toµn riªng biÖt mµ chóng cã mçi liªn hÖ chÆt
chÏ víi nhau t¹o thµnh mét chØnh thÓ bé m¸y.
c. Vai trß cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
Trong mét hÖ thèng lµ mét doanh nghiÖp ta thÊy r»ng
bé m¸y qu¶n lý ®ãng vai trß lµ chñ thÓ qu¶n lý, thùc hiÖn
c¸c t¸c ®éng híng ®Ých tíi ®èi tîng vµ kh¸ch thÓ cña doanh
nghiÖp nh»m ®¹t ®îc môc tiªu cña doanh nghiÖp ®· ®Ò ra.
V× vËy vai trß cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ hÕt søc
quan träng cô thÓ lµ:
Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng
qu¶n lý doanh nghiÖp bao gåm c¸c chøc n¨ng qu¶n lý xÐt
theo qu¸ tr×nh lµ: kÕ ho¹ch, tæ chøc, ®iÒu hµnh, kiÓm tra
vµ c¸c chøc n¨ng qu¶n lý ph©n chia theo lÜnh vùc qu¶n lý
nh: Tµi chÝnh, nh©n lùc, s¶n xuÊt, Marketing, nghiªn cøu vµ
ph¸t triÓn...
Trong mét sè doanh nghiÖp th× bé m¸y qu¶n lý doanh
nghiÖp cã vai trß quyÕt ®Þnh tíi sù tån t¹i, ph¸t triÓn hoÆc
5 Trang
diÖt vong cña doanh nghiÖp, nã ®îc coi lµ mét c¬ quan ®Çu
n·o ®iÒu khiÓn mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, phèi hîp
ho¹t ®éng gi÷a c¸c bé phËn, t¸c ®éng tíi ngêi lao ®éng vµ
tõ ®ã t¸c ®éng ®Õn n¨ng suÊt lao ®éng cña doanh nghiÖp.
1.2. CÊu tróc cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp bao gåm ba yÕu tè c¬
b¶n lµ: C¬ cÊu tæ chøc, c¸c bé qu¶n lý vµ c¬ chÕ ho¹t ®éng
cña bé m¸y trong ®ã:
C¬ cÊu tæ chøc x¸c ®Þnh c¸c bé phËn, ph©n hÖ, c¸c
phßng ban chøc n¨ng cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau. Mçi
phßng ban, bé phËn ®îc chuyªn m«n ho¸, cã nh÷ng tr¸ch
nhiÖm, quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh nh»m thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng
qu¶n lý .
- C¸n bé qu¶n lý : lµ nh÷ng ngêi ra quyÕt ®Þnh vµ
chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña m×nh.
- C¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y: X¸c ®Þnh nguyªn t¾c
lµm viÖc cña bé m¸y qu¶n lý vµ c¸c mèi liªn hÖ c¬ b¶n ®Ó
®¶m b¶o sù phèi hîp ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn nh»m ®¹t
®îc môc tiªu chung ®Ò ra.
1.3. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
a. TÝnh tÊt yÕu cña viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý
doanh nghiÖp.
Nh ®· tr×nh bµy ë phÇn trªn, ta thÊy r»ng mét trong
c¸c tÝnh chÊt c¬ b¶n cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ
tÝnh c©n b»ng ®éng. Tõ ®ã ta thÊy r»ng nÕu xÐt trong
toµn bé qu¸ tr×nh tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña mét doanh
nghiÖp th× bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lu«n lu«n cÇn
ph¶i biÕn ®æi vµ hoµn thiÖn v× c¸c lý do sau:
6 Trang
- Doanh nghiÖp dï lµ doanh nghiÖp s¶n xuÊt hay lµ
doanh nghiÖp kinh doanh thuÇn tuý (doanh nghiÖp th¬ng
m¹i) ®Òu ho¹t ®éng trong mét m«i trêng kinh doanh nhÊt
®Þnh.
M«i trêng kinh doanh nµy bao hµm c¸c yÕu tè nh luËt
ph¸p, chÝnh trÞ, v¨n ho¸, m«i trêng kinh doanh quèc tÕ,
kh¸ch hµng, ®èi thñ c¹nh tranh, ®æi thñ c¹nh tranh tiÒm
n¨ng, nhµ cung cÊp...
C¸c yÕu tè thuéc m«i trêng nµy lu«n lu«n biÕn ®éng
hµng n¨m, hµng quý, hµng th¸ng, hµng ngµy, th¹m chÝ
hµng giê. V× vËy c¸c ho¹t ®éng ng¾n h¹n hoÆc dµi h¹n cña
doanh nghiÖp còng ph¶i biÕn ®æi theo, c¸c kÕ ho¹ch chiÕn
lîc vµ t¸c nghiÖp thay ®æi. Mµ bé m¸y qu¶n lý ®îc t¹o lËp
®Ó thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch chiÕn lîc vµ t¸c nghiÖp vµ v×
vËy nã ph¶i biÕn ®æi vµ hoµn thiÖn ®Ó phï hîp víi t×nh
h×nh míi.
- §iÒu kiÖn kinh doanh thay ®æi trong doanh nghiÖp
còng nh thay ®æi cña m«i trêng thêng t¹o ra c¸c c¬ héi vµ
®e do¹ ®èi víi c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kinh doanh cña
doanh nghiÖp vµ v× vËy cÇn ph¶i thay ®æi, hoµn thiÖn bé
m¸y qu¶n lý ®Ó tËn dông thêi c¬, tr¸nh ®îc c¸c mèi ®e
do¹ nh»m ®a doanh nghiÖp ®¹t ®îc môc tiªu sím h¬n dù
kiÕn.
- Cµng ngµy, tr×nh ®é khoa häc kü thuËt cµng ph¸t
triÓn t¹o ra c¸c m¸y mãc thiÕt bÞ hiÖn ®¹i, d©y chuyÒn
c«ng nghÖ tiªn tiÕn ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n lý ph¶i n¾m b¾t
kÞp thêi vµ v× vËy cÇn ph¶i hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý .
- Khi quy m« cña doanh nghiÖp thay ®æi tÊt yÕu dÉn
®Õn bé m¸y qu¶n lý thay ®æi cho phï hîp.
7 Trang
- §èi víi c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam hiÖn nay, do ¶nh
hëng tiªu cùc cña c¬ chÕ tËp trung quan liªu bao cÊp tríc
®©y ®· lµm cho h¹n chÕ vÒ nhiÒu mÆt ®Æc biÖt lµ vÒ bé
m¸y qu¶n lý. Tríc ®©y, do thùc hiÖn c¬ chÕ kÕ ho¹ch ho¸
tËp trung, mäi chØ tiªu kÕ ho¹ch ®Òu ®îc rãt tõ trªn xuèng,
c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp kh«ng cÇn ph¶i quan t©m tíi
thÞ trêng, kh¸ch hµng, ®èi thñ c¹nh tranh, nhµ cung cÊp,
hiÖu qu¶ kinh doanh,... do vËy ®· t¹o nªn mét ®éi ngò c¸n
bé qu¶n lý doanh nghiÖp kÐm n¨ng ®éng vµ do vËy khi nÒn
kinh tÕ chuyÓn sang ho¹t ®éng theo c¬ chÕ thÞ trêng c¹nh
tranh, c¸c thµnh phÇn kinh tÕ ho¹t ®éng b×nh ®¼ng, c¹nh
tranh quèc tÕ... th× c¬ chÕ cò vµ ®éi ngò c¸n bé cò tá ra
khã phï hîp nÕu hä kh«ng tù häc tËp vµ hoµn thiÖn. Tãm l¹i,
khi ho¹t ®éng trong c¬ chÕ thÞ trêng c¹nh tranh ngµy nay,
c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam cÇn hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý
cña m×nh.
Nh×n chung, viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh
nghiÖp lµ mét tÊt yÕu kh¸ch quan ®èi víi mäi nÒn kinh tÕ ë
mäi giai ®o¹n ph¸t triÓn, ®Æc biÖt lµ ®èi víi c¸c doanh
nghiÖp ViÖt Nam hiÖn nay.
b. Néi dung hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý.
§Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý,
c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cña
m×nh theo híng ®¬n gi¶n, gän nhÑ vµ cã hiÖu lùc ®Ó ®¶m
b¶o cho hÖ thèng nµy lµm viÖc tèi u, mang l¹i hiÖu qu¶ kinh
tÕ cao cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, kinh doanh cña doanh
nghiÖp.
Néi dung hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý gåm:
8 Trang
- Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y tøc lµ hoµn thiÖn
viÖc ph©n chia c¸c phong ban chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn
h¹n cña mçi phßng ban sao cho c¬ cÊu trë nªn tèi u, tinh
gi¶m, gän nhÑ, tiÕt kiÖm.
- Hoµn thiÖn c«ng t¸c c¸n bé: Bao gåm hoµn thiÖn viÖc
tuyÓn dông c¸n bé, sö dông c¸n bé, di chuyÓn c¸n bé, tr¶
c«ng cho c¸n bé vµ ph¸t triÓn c¸n bé.
- Hoµn thiÖn c¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y: Tøc lµ
hoµn thiÖn c¸c nguyªn t¾c ho¹t ®éng cña bé m¸y, hoµn
thiÖn sù phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn, c¸c phßng ban vµ c¸c c¸
nh©n nh»m thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý.
c. Qu¸ tr×nh hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp.
§Ó hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp, tríc hÕt ta
cÇn ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ bé m¸y hiÖn cã xem bé m¸y
hiÖn t¹i ®· ®¸p øng ®îc yªu c©ï hay cha, vµ ®· tèi u hay
cha.
§Ó ph©n tÝch bé m¸y ta lÇn lît ph©n tÝch ba yÕu tè c¬
b¶n cña nã lµ:
- Ph©n tÝch c¬ cÊu tæ chøc.
- Ph©n tÝch c«ng t¸c c¸n bé.
- Ph©n tÝch c¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y.
Tõ nh÷ng ph©n tÝch trªn ta rót ra nhËn xÐt vÒ nh÷ng -
u, khuyÕt ®iÓm, t×m ra nguyªn nh©n vµ tõ ®ã ®a ra
nh÷ng biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn bé m¸y.
9 Trang
2. C¬ cÊu tæ chøc.
2.1. Kh¸i niÖm c¬ cÊu tæ chøc.
C¬ cÊu tæ chøc lµ tæng hîp c¸c bé phËn (®¬n vÞ vµ c¸
nh©n) kh¸c nhau, cã mèi quan hÖ phô thuéc lÉn nhau, ®îc
chuyªn m«n ho¸ vµ cã nh÷ng tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n nhÊt
®Þnh ®îc bè trÝ theo nh÷ng cÊp, nh÷ng kh©u kh¸c nhau
nh»m ®¶m b¶o thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý vµ phôc vô
môc ®Ých chung ®· x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp.
Ta thÊy r»ng, b¶n chÊt cña viÖc tån t¹i c¬ cÊu tæ chøc
lµ dù ph©n chia quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm trong qu¶n lý.
V× vËy c¬ cÊu tæ chøc mét mÆt ph¶n ¸nh c¬ cÊu tr¸ch
nhiÖm cña mçi ngêi trong doanh nghiÖp, mÆt kh¸c t¸c ®éng
tÝch cùc ®Õn viÖc ph¸t triÓn doanh nghiÖp.
Trong c¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp ta thÊy cã c¸c cÊp
qu¶n lý, vÝ dô cÊp C«ng ty, cÊp ®¬n vÞ, cÊp chøc n¨ng...
C¸c cÊp qu¶n lý nµy ph¶n ¸nh sù ph©n chia chøc n¨ng qu¶n
lý theo chiÒu däc (trùc tuyÕn) thÓ hiÖn sù tËp trung ho¸
trong qu¶n lý. Trong c¬ cÊu ta thÊy c¸c bé phËn, phßng ban
chøc n¨ng nh phßng tæ chøc, phßng tµi chÝnh, phßng
Marketing, phßng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn, phßng s¶n
xuÊt... c¸c bé phËn, phßng ban nµy thÓ hiÖn sù ph©n chia
chøc n¨ng qu¶n lý theo chiÒu ngan, biÓu thÞ sù chuyªn m«n
ho¸ trong ph©n c«ng lao ®éng qu¶n lý.
2.2. C¸c lo¹i h×nh c¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp.
Trªn thùc tÕ, mçi tæ chøc tån t¹i cã mét c¬ cÊu tæ chøc
x¸c ®Þnh, tuy nhiªn tuú vµo tõng ®Æc ®iÓm cña mçi tæ
chøc mµ cã c¸c lo¹i h×nh c¬ cÊu tæ chøc kh¸c nhau. §Ó
1 Trang
ph©n lo¹i c¬ cÊu tæ chøc ngêi ta thêng dùa trªn hai quan
®iÓm sau:
- Ph©n lo¹i c¬ cÊu tæ chøc theo ph¬ng ph¸p tiÕp cËn
hÖ thèng.
- Ph©n lo¹i c¬ cÊu tæ chøc trªn quan ®iÓm chiÕn lîc.
§èi víi tæ chøc lµ mét doanh nghiÖp th× viÖc ph©n lo¹i
c¬ cÊu tæ chøc thêng ®îc xem xÐt dùa trªn quan ®iÓm
chiÕn lîc.
Theo quan ®iÓm chiÕn lîc th× thêng cã 5 lo¹i h×nh c¬
cÊu tæ chøc qu¶n lý doanh nghiÖp c¬ b¶n sau:
a. C¬ cÊu gi¶n ®¬n.
C¬ cÊu gi¶n ®¬n lµ mét lo¹i h×nh c¬ cÊu ®¬n gi¶n
nhÊt. Trong c¬ cÊu nµy th× c¸c chøc n¨ng qu¶n lý hÇu hÕt
tËp trung vµo mét ngêi qu¶n lý doanh nghiÖp. HÇu nh kh«ng
cã sù chuyªn m«n ho¸ trong ph©n c«ng lao ®éng qu¶n lý.
- ¦u ®iÓm cña c¬ cÊu nµy lµ gän nhÑ, quyÒn lùc tËp
trung vµo sè Ýt ngêi (mét ngêi) vµ v× vËy c¸c quyÕt ®Þnh
cã thÓ ®îc ®a ra vµ thùc hiÖn nhanh chãng...
- Nhîc ®iÓm cña c¬ cÊu nµy lµ do quyÒn lùc, tr¸ch
nhiÖm tËp trung vµo mét sè Ýt ngêi nªn kh¶ n¨ng ra quyÕt
®Þnh sai lÇm lµ cao.
- Kh¶ n¨ng øng dông: Lo¹i h×nh c¬ cÊu nµy chØ cã thÓ
¸p dông cho c¸c doanh nghiÖp rÊt nhá, tÝnh chÊt kinh doanh
®¬n gi¶n, ch¼ng h¹n c¸c doanh nghiÖp t nh©n mét chñ,
kinh doanh ®¬n mÆt hµng, c¸c cöa hµng nhá...
b. C¬ cÊu chøc n¨ng.
C¸c chøc n¨ng qu¶n lý mét doanh nghiÖp ®îc ph©n
chia theo chiÒu däc hoÆc chiÒu ngang.
Theo chiÒu ngang, trong qu¶n lý doanh nghiÖp c¸c chøc
n¨ng nh: qu¶n lý nh©n sù, qu¶n lý Marketing, qu¶n lý tµi
1 Trang
chÝnh, s¶n xuÊt... t¬ng øng víi c¸c chøc n¨ng qu¶n lý trªn,
bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp h×nh thµnh mét lo¹i h×nh c¬
cÊu cã cÊu tróc chøc n¨ng. ë ®©y, c¸c ho¹t ®éng t¬ng tù
®îc ph©n nhãm thµnh c¸c phßng ban: Nh©n sù, Marketing,
tµi chÝnh, s¶n xuÊt... theo s¬ ®å nh sau:
Tæng gi¸m ®èc
Phã Phã Phã Phã
tæng tæng tæng tæng
gi¸m gi¸m gi¸m gi¸m
®èc s¶n ®èc tµi ®èc ®èc
xuÊt chÝnh nh©n sù Marketin
g
Trong c¬ cÊu trªn, tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch chung, mçi
phã tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch mét lÜnh vùc t¬ng øng.
- ¦u ®iÓm:
+ C¬ cÊu chøc n¨ng ph©n chia c¸c nhiÖm vô rÊt râ
rµng, thÝch hîp víi nh÷ng lÜnh vùc c¸ nh©n ®îc ®µo t¹o.
+Trong c¬ cÊu nµy, c«ng viÖc dÔ gi¶i thÝch, phÇn lín
c¸c nh©n viªn ®Òu dÔ dµng hiÓu c«ng viÖc cña phßng ban
m×nh vµ c«ng viÖc cña m×nh.
+ C¬ cÊu chøc n¨ng thùc hiÖn chÆt chÏ chÕ ®é mét
thñ trëng.
- Nhîc ®iÓm:
+ Khã kiÓm so¸t thÞ trêng.
+ Cã hiÖn tîng qu¸ tæng hîp néi dung ho¹t ®éng mét
chøc n¨ng.
- Kh¶ n¨ng øng dông:
1 Trang
+ C¬ cÊu nµy phï hîp víi nh÷ng tæ chøc ho¹t ®éng
®¬n lÜnh vùc, ®¬n s¶n phÈm, ®¬n thÞ trêng.
+ C¬ cÊu chøc n¨ng phï hîp víi c¸c tæ chøc võa vµ nhá.
c. C¬ cÊu theo ®¬n vÞ. (LÜnh vùc/S¶n phÈm /ThÞ tr-
êng).
C¬ cÊu nµy ph©n nhãm c¸c c¸ nh©n vµ nguån lùc theo
lÜnh vùc ho¹t ®éng, s¶n phÈm hoÆc thÞ trêng.
V× vËy h×nh thµnh nªn 3 lo¹i c¬ cÊu c¬ së ®ã lµ c¬
cÊu theo lÜnh vùc, c¬ cÊu theo s¶n phÈm vµ c¬ cÊu theo thÞ
trêng.
* C¬ cÊu theo lÜnh vùc:
Héi ®ång qu¶n trÞ
Tæng gi¸m ®èc
Gi¸m ®èc phô Gi¸m ®èc phô Gi¸m ®èc phô
tr¸ch lÜnh vùc tr¸ch c¸c dÞch tr¸ch m¹ng líi
chÕ t¹o vô tµi chÝnh kh¸ch s¹n
+ Theo s¶n phÈm.Héi ®ång qu¶n trÞ
Tæng gi¸m ®èc
Phã tæng gi¸m Phã tæng gi¸m Phã tæng gi¸m
®èc xe m¸y ®èc « t« ®èc
1 Trang
+ Theo thÞ trêng:
Héi ®ång qu¶n trÞ
Tæng gi¸m ®èc
Gi¸m ®èc phô Gi¸m ®èc phô Gi¸m ®èc phô
tr¸ch thÞ trêng tr¸ch thÞ trêng tr¸ch thÞ trêng
Ch©u Mü Ch©u ¢u trong níc
- ¦u ®iÓm:
+ C¬ cÊu theo s¸t qu¸ tr×nh qu¶n lý g¾n cïng víi c¸c
môc tiªu chiÕn lîc.
+ Lo¹i c¬ cÊu nµy thùc hiÖn chuyªn m«n ho¸ theo
nh÷ng yÕu tè mµ tæ chøc ®Æc biÖt quan t©m.
- Nhîc ®iÓm:
+ C¶n trë qu¸ tr×nh tæng hîp c¸c chøc n¨ng do ®ã
gi¶m kh¶ n¨ng sö dông c¸c chuyªn gia cho c¸c ho¹t ®éng
kh¸c nhau.
- Kh¶ n¨ng ¸p dông:
1 Trang
+ C¬ cÊu theo ®¬n vÞ ®îc ¸p dông cho c¸c doanh
nghiÖp cã quy m« lín, ho¹t ®éng ®a lÜnh vùc, ®a s¶n
phÈm, ®a thÞ trêng. Th«ng thêng c¬ cÊu cña nh÷ng tæ chøc
doanh nghiÖp nµy lµ c¬ cÊu hç hîp cña ba lo¹i h×nh c¬ cÊu
®¬n vÞ trªn. C¬ cÊu hçn hîp cã thÓ ®îc biÓu diÔn theo so
®å sau:
Héi ®ång qu¶n trÞ
Tæng gi¸m ®èc
Phã tæng gi¸m Phã tæng gi¸m Gi¸m ®èc phô
®èc phô tr¸ch ®èc s¶n phÈm tr¸ch c¸c dÞch
thÞ trêng «t« vô tµi chÝnh
Gi¸m ®èc Gi¸m ®èc Gi¸m ®èc Gi¸m ®èc
thÞ trêng thÞ trêng b¶o hiÓm tµi chÝnh
néi ®Þa quèc tÕ doanh
nghiÖp
d. C¬ cÊu ma trËn.
1 Trang
C¸c cÊu tróc trªn lµ nh»m ®Ó phèi hîp sù tËp trung vµo
thÞ trêng vµ chøc n¨ng lùa chän viÖc tæ chøc. C¬ cÊu ma
trËn lµ mét lo¹i h×nh c¬ cÊu mµ hai lo¹i tËp trung trªn ®Òu
®îc coi lµ quan träng trong c¬ cÊu tæ chøc. C¬ cÊu ma trËn
thêng ®îc sö dông trong c¸c dù ¸n ph¸t triÓn cña c¸c ngµnh
c«ng nghiÖp lín.
Trong c¬ cÊu ma trËn, bªn c¹nh c¸c tuyÕn vµ c¸c bé
phËn chøc n¨ng, trong c¬ cÊu h×nh thµnh nªn nh÷ng ch¬ng
tr×nh hoÆc dù ¸n ®Ó thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu lín, quan
träng, mang tÝnh ®éc lËp t¬ng ®èi vµ cÇn tËp trung nguån
lùc.
Trong c¬ cÊu ma trËn, l·nh ®¹o ch¬ng tr×nh, dù ¸n cã
thÓ sö dông nh÷ng bé phËn, nh÷ng ph©n hÖ, nh÷ng ngêi
trong tæ chøc ®Ó thùc hiÖn ch¬ng tr×nh, dù ¸n theo quy
chÕ chÝnh thøc.
C¬ cÊu ma trËn cã thÓ ®îc biÓu diÔn theo s¬ ®å sau:
L·nh ®¹o tæ chøc
L·nh ®¹o L·nh ®¹o L·nh ®¹o L·nh ®¹o
tuyÕn 1 .. tuyÕn n chøc n¨ng .. chøc n¨ng
. 1 . n
L·nh ®¹o dù
¸n 1
L·nh ®¹o dù
¸n 2
L·nh ®¹o dù 1 Trang
¸n 3
- ¦u ®iÓm:
+ C¬ cÊu ma trËn cã ®é linh ho¹t lín.
+ Cã kh¶ n¨ng tËp trung nguån lùc vµo c¸c kh©u xung
yÕu.
+ Sö dông ®îc c¸c chuyªn gia giái trong c¸c lÜnh vùc
kh¸c nhau cña tæ chøc ®Ó ®i ®Õn môc tiªu.
+ Cã thÓ dÔ dµng phèi hîp ho¹t ®éng.
- Nhîc ®iÓm:
+ Khã phèi hîp ho¹t ®éng cña nh÷ng ngêi l·nh ®¹o ch-
¬ng tr×nh, dù ¸n vµ nh÷ng ngêi l·nh ®¹o trong c¸c bé phËn,
ph©n hÖ kh¸c.
+ C¬ cÊu phøc t¹p, tèn kÐm, kh«ng bÒn.
- Kh¶ n¨ng øng dông:
+ C¬ cÊu nµy ®îc ¸p dông réng r·i trong thùc tÕ, ®Æc
biÖt lµ vµo nh÷ng n¨m 70 ë Ch©u ¢u vµ Ch©u Mü. ë ViÖt
Nam hiÖn nay ®ang ph¸t triÓn lo¹i h×nh c¬ cÊu nµy.
+ Trong khi øng dông c¬ cÊu ma trËn cÇn th©n träng,
trong tæ chøc t¹i mét thêi ®iÓm kh«ng nªn cã qu¸ nhiÒu c¸c
ch¬ng tr×nh, dù ¸n.
e. C¬ cÊu hçn hîp.
Trong thùc tÕ, c¸c tæ chøc thêng sö dông mét hçn hîp
c¸c h×nh thøc c¬ cÊu. Ngêi ta mong muèn ph©n chia con
ngêi vµ nguån lùc b»ng hai ph¬ng ph¸p cïng mét lóc, nh ë
1 Trang
quan ®iÓm cña c¬ c©u ma trËn ®· ®a ra, nh»m c©n b»ng
c¸c lîi thÕ vµ bÊt lîi cña mçi ph¬ng ph¸p.
C¬ cÊu hçn hîp ®îc sö dông réng r·i trong c¸c tæ chøc
kinh doanh lín ë ViÖt Nam ®Æc biÖt lµ c¸c Tæng C«ng ty 90
vµ 91. T¹i c¸c Tæng C«ng ty nµy, ph©n chia theo chøc n¨ng
vÉn chiÕm chñ ®¹o nhng do quy m«, chñng lo¹i s¶n phÈm
vµ thÞ trêng ®îc më réng, c¸c ph©n chia thep s¶n phÈm, thÞ
trêng ®îc sö dông hç hîp trong c¬ cÊu.
2.3. Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp.
a. C¬ së kh¸ch quan cña hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc
cña c¸c doanh nghiÖp.
Nh ®· tr×nh bµy trong phÇn tríc, hoµn thiÖn bé m¸y
qu¶n lý doanh nghiÖp bao gåm ba néi dung c¬ b¶n lµ: Hoµn
thiÖn c¬ cÊu tæ chøc, hoµn thiÖn c«ng t¸c c¸n bé vµ hoµn
thiÖn c¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y.
Ta thÊy r»ng viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc lµ mét tÊt
yÕu kh¸ch quan bëi v×:
- Khi doanh nghiÖp ph¸t triÓn th× c¸c môc ®Ých, yªu
cÇu, c«ng viÖc, tÇm qu¶n lý thay ®æi vµ v× vËy cÇn ph¶i
thay ®æi, hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc cho phï hîp.
- C¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp khi ®îc thiÕt lËp th× do
nh÷ng lý do chñ quan hay kh¸ch quan nµo ®ã thêng cha ®¹t
®Õn møc ®é tèi u, c¸c sai sãt trong m« h×nh cha tèi u ®ã
sÏ ¶nh hëng bÊt lîi ®Õn qu¸ tr×nh qu¶n lý vµ ho¹t ®éng cña
doanh nghiÖp v× vËy ®Ó t¨ng hiÖu qu¶ cña bé m¸y qu¶n lý
ta cÇn ph¶i hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ cho ®Õn khi nã ®¹t ®Õn
sù tèi u.
b. Qu¸ tr×nh hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp.
1 Trang
§Ó hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc th× tríc hÕt ph¶i nghiªn
cøu mét c¸ch kü lìng c¬ cÊu hiÖn cã vµ tiÕn hµnh ®¸nh gi¸
c¬ cÊu ®ã theo nh÷ng chØ tiªu nhÊt ®Þnh. §Ó ph©n tÝch
®îc c¬ cÊu ta cÇn biÓu diÔn c¬ cÊu díi d¹ng s¬ ®å. Tõ s¬
®å ta cã thÓ chØ râ quan hÖ phô thuéc cña tõng bé phËn vµ
c¸c chøc n¨ng mµ nã ph¶i thi hµnh.
TiÕp theo ph©n tÝch t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chøc
n¨ng ®· quy ®Þnh cho tõng bé phËn. Ph©n tÝch khèi lîng
c«ng t¸c cña mçi bé phËn, ph¸t hiÖn nh÷ng kh©u yÕu.
Ph©n tÝch viÖc chia quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cho c¸c
bé phËn, c¸c cÊp qu¶n lý.
ViÖc ph©n tÝch c¬ cÊu cÇn tr¶ lêi c¸c c©u hái sau:
- C¬ cÊu hiÖn t¹i ®· ®¸p øng ®îc c¸c yªu cÇu cña
chiÕn lîc cha?
- §iÓm cha hîp lý cña c¬ cÊu lµ g×? Nguyªn nh©n?
- CÇn ph¶i hoµn thiÖn c¬ cÊu theo híng nµo?
Trªn c¬ së ®ã ®a ra c¸c gi¶i ph¸p, ph¬ng ¸n ®Ó hoµn
thiÖn c¬ cÊu. ViÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu cÇn ®îc qu¶n lý tøc lµ
ph¶i ®îc lËp kÕ ho¹ch, tæ chøc hoµn thiÖn, ®iÒu hµnh viÖc
hoµn thiÖn vµ kiÓm tra viÖc hoµn thiÖn.
II. C¸n bé qu¶n lý vµ c«ng t¸c c¸n bé.
1. C¸n bé qu¶n lý.
1.1. Kh¸i niÖm c¸n bé qu¶n lý.
Cã hai ®Þnh nghÜa c¸n bé qu¶n lý nh sau:
+ §Þnh nghÜa 1: C¸n bé qu¶n lý lµ nh÷ng ngêi thùc
hiÖn nh÷ng môc tiªu nhÊt ®Þnh th«ng qua nh÷ng ngêi kh¸c.
1 Trang
+ §Þnh nghÜa 2: C¸n bé qu¶n lý lµ nh÷ng ngêi cã thÈm
quyÒn ra quyÕt ®Þnh dï lµ ®îc ph©n quyÒn hay uû quyÒn.
1.2. Ph©n lo¹i c¸n bé qu¶n lý.
Trong doanh nghiÖp, c¸n bé qu¶n lý cã thÓ ph©n chia
theo nhiÒu tiªu chÝ nh sau:
* Theo cÊp bËc qu¶n lý:
Theo cÊp bËc qu¶n lý th× trong doanh nghiÖp, c¸n bé
qu¶n lý ®îc ph©n chia thµnh: c¸n bé qu¶n lý cÊp cao, c¸n bé
qu¶n lý cÊp trung vµ c¸n bé qu¶n lý cÊp c¬ së.
- C¸n bé cÊp cao: Lµ nh÷ng ngêi cã quyÒn ra c¸c quyÕt
®Þnh mang tÝnh chiÕn lîc.
Trong thùc tÕ, nh÷ng ngêi cã ¶nh hëng lín tíi c¸c quyÕt
®Þnh mang tÝnh chiÕn lîc còng ®îc coi lµ c¸n bé qu¶n lý cÊp
cao.
- C¸n bé qu¶n lý cÊp trung: Lµ nh÷ng ngêi cã th¶m
quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh chiÕn thuËt. Nh÷ng quyÕt ®Þnh
chiÕm thuËt lµ nh÷ng quyÕt ®Þnh cã liªn quan ®Õn nh÷ng
bé phËn, ph©n hÖ cña hÖ thèng.
- C¸n bé qu¶n lý cÊp c¬ së: Lµ nh÷ng ngêi cã thÈm
quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh mang tÝnh t¸c nghiÖp cho nh÷ng
®¬n vÞ c¬ së cña hÖ thèng.
* Ph©n chia theo lÜnh vùc qu¶n lý cã: C¸n bé qu¶n lý
Marketing, c¸n bé qu¶n lý nh©n sù, c¸n bé qu¶n lý s¶n xuÊt,
c¸n bé qu¶n lý tµi chÝnh...
- C¸n bé qu¶n lý Marketing: Lµ nh÷ng ngêi cã quyÒn ra
c¸c quyÕt ®Þnh vÒ chiÕn lîc Marketing vµ c¸c kÕ ho¹ch t¸c
nghiÖp.
2 Trang