Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông intracom
- 74 trang
- file .pdf
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trường, Đảng và nhà nước ta đã từng bước hoàn thiện các
cơ chế chính sách, hoàn thiện quy trình quản lý kinh tế thích hợp nhằm tạo điều
kiện cho nền kinh tế phát triển. Công tác quản lý dự án cũng dần được hoàn chỉnh
hơn thực hiện một cách có hệ thống và bài bản hơn và dần được điều chỉnh phù
hợp với nền kinh tế thị trường của nước ta.
Hiện nay, tại các doanh nghiệp, công tác quản lý dự án cũng đã được quan tâm
nhiều hơn, Scác doanh nghiệp đã đầu tư lớn cho công tác này. Và quản lý dự án
cũng mang lại hiệu quả nâng cao chất lượng các công trình, giảm thiểu rủi ro cho
các dự án của doanh nghiệp. Khi công tác quản lý dự án được quan tâm đúng mực,
các dự án của doanh nghiệp sẽ đạt hiệu quả cao hơn, mang lại lợi nhuận nhiều hơn
cho doanh nghiệp, nần cao uy tín của các doanh nghiệp. Vì vậy, hiệu quả của các
dự án của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào công tác quản lý dự án.
Bên cạnh đó, công tác quản lý dự án còn tồn tại một số hạn chế như quá trình
quản lý chưa được hoàn thiện. Vì vậy, các doanh nghiệp đôi khi áp dụng sai các
quy chế quản lý dự án, hay quy trình quản lý không phù hợp với thực tế của doanh
nghiệp. Điều này làm cho công tác quản lý chưa mang lại hiệu quả cao cho các dự
án.
Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao
thông INTRACOM người viết nhận thấy công tác quản lý dự án tại công ty tuy đạt
được những hiệu quả lớn, nhưng vẫn còn tồn tại một số những hạn chế cần được
quan tâm hơn nữa. Với kiến thức đã được học trong trường và kinh nghiệm thu
thập được trong thời gian thực tập tại công ty, người viết chọn nghiên cứu chuyên
đề “Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng nhà ở tại Công ty cổ phần đầu tư
xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM”. Cơ cấu bài viết gồm 2 chương:
Chương 1: Công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần đầu tư xây
dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM.
Chương 2: Định hướng và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư
xây dựng nhà ở tại công ty.
Trong khoảng thời gian không dài thực tập tại công ty cổ phần đầu tư và xây
dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM, cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô
1
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
giáo hướng dẫn TS. Đinh Đào Ánh Thủy và sự chỉ bảo tận tình những kiến thức
thực tế của Ban lãnh đạo, các cán bộ công nhân viên tại công ty INTRACOM
người viết đã hoàn thành tốt chuyên đề của mình. Trong quá trình thực tập và tìm
hiểu, do thời gian thực tập không nhiều, các kiến thức kinh nghiệm thực tế người
viết chưa có, tuy đã cố gắng rất nhiều, song bài viết không tránh khỏi những sai
sót, người viết kính mong nhận được sự đánh giá đóng góp ý kiến của cô giáo
hướng dẫn và các anh chị trong công ty để bài viết thực sự là một tài liệu tốt góp
phần nào nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự án tại các doanh nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội tháng 05 năm 2010
Sinh viên thực hiện
Phạm Thị Ngoan
2
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Chương 1: Công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần
đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM
I. Tổng quan chung về công ty INTRACOM và tình hình đầu tư xây dựng nhà
ở tại công ty.
1. Tổng quan chung về công ty INTRACOM
1.1 Quá trình hình thành, các ngành nghề kinh doanh chính của công ty
Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM tiền thân là Công
ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị 100% vốn nhà nước. Chính thức
hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ năm 2006.
Công ty hoạt động theo nhiều ngành nghề lĩnh vực như xây dựng và kinh doanh
bất động sản đầu tư quản lý dự án xây dựng và lắp đặt các công trình, tư vấn, kinh
doanh dịch vụ và một số ngành khác, phấn đấu trở thành một công ty lớn mạnh có
tiềm lực cũng như uy tín ngày một nâng cao.
1.2 Tình hình đầu tư phát triển của công ty những năm qua
1.2.1 Các hoạt động đầu tư trong nội bộ công ty
Đầu tư vào nguồn nhân lực
Có thể nói ở các công ty thì nguồn nhân lực đóng vai trò ảnh hưởng trực tiếp
tới chất lượng sản phẩm mà công ty đó tạo ra vì vậy công ty luôn chú trọng tới
việc đầu tư vào nguồn nhân lực.
Đầu tư mua sắm trang thiết bị, hoàn thiện cơ sở vật chất trong công ty
Là công ty chuyên đầu tư xây dựng các công trình nhà ở và thuỷ điện vì vậy
công ty luôn chú trọng đầu tư vào nâng cao hệ thống trang thiết bị nhằm nâng cao
hiệu quả cho người lao động, cũng như đảm bảo chất lượng các công trình và theo
kịp tiến độ mà khách hàng yêu cầu.
1.2.2 Đầu tư ra ngoài công ty
Đầu tư vào lĩnh vực xây dựng luôn là tôn chỉ, là hướng đi chính cho công ty
từ khi thành lập cho tới nay. Việc đầu tư vào các công trình xây dựng luôn được
đầu tư đúng mức với nguồn vốn tự có của công ty và nguồn vốn đi vay ngân hàng.
3
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Các công trình xây dựng cũng mang lại đa phần lợi nhuận cho công ty. Đầu tư cho
các công trình xây dựng thường chiếm 75% quỹ đầu tư của công ty, với các công
trình thuỷ điện hay nhà ở, số vốn cần lớn vì vậy công ty cũng có những chính sách
đầu tư với tỷ lệ vốn phù hợp cho từng công trình mà công ty thực hiện.
2. Tình hình xây dựng nhà ở tại công ty
2.1 Vai trò của xây dựng nhà ở đối với tình hình kinh doanh của công ty
Đầu tư xây dựng nhà ở là một trong hai mảng sản xuất kinh doanh của công ty,
mang lại lợi nhuận lớn cho công ty, là thế mạnh của công ty, khẳng định vị thế của
công ty trên thương trường. Hoạt động đầu tư xây dựng nhà ở luôn được công ty
quan tâm nhiều nhất, do đây là hoạt động mũi nhọn của công ty, đi cùng sự hình
thành và phát triển công ty. Từ công tác nghiên cứu các dự án chuẩn bị đầu tư, cho
tới việc thực hiện các dự án và quản lý vận hành các dự án đó. Các dự án nhà ở của
công ty thường là các dự án xây chung cư và văn phòng cho thuê, bên cạnh đó là
những biệt thự thấp tầng. Đa phần các dự án không phải là nguồn vốn nhà nước,
mà là nguồn vốn của công ty và các nguồn vốn vay ngân hàng cũng như các nguồn
mà công ty huy động được. Việc quản lý dự án đang được công ty thực hiện với
nhiều dự án, trong đó dự án nhà luôn được quan tâm nhiều nhất do đặc thù xây
dựng nhà đa phần là để bán và các văn phòng cho thuê, vì vậy việc quản lý đặt ra
rất cấp thiết.
2.2 Các dự án nhà ở tiêu biểu của công ty trong các năm qua
Các dự án nhà mà công ty đã và đang thực hiện trong thời gian vừa qua
4
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Bảng 1: Bảng các dự án nhà ở do công ty INTRACOM quản lý
STT Tên dự án Tên thường Địa điểm ĐT Tổng mức
gọi ĐT
1 Dự án khu văn phòng, Dự án BĐS Xã Trung Văn - 625 tỷ đồng
dịch vụ công cộng và – Intracom 1 Từ Liêm – Hà Nội
nhà ở để bán
2 Dự án văn phòng, nhà ở Dự án BĐS Xã Phú Diễn – Từ 212 tỷ đồng
tái định cư, nhà ở để bán – Intracom 2 Liêm – Hà Nội
3 Dự án nhà ở cho giáo Dự án BĐS Cổ Nhuế - Từ
viên, cán bộ CNV học – Intracom 3 Liêm – Hà Nội
viện cảnh sát
4 Dự án nhà ở Intracom 4 Dự án BĐS Xã Phú Diễn – Từ
cho người có thu nhập – Intracom 4 Liêm – Hà Nội
thấp
5 Dự án khu nhà ở Dự án BĐS Khu đô thị mới 180 tỷ đồng
Intracom 5 – Intracom 5 Xuân Phương - Từ
Liêm – Hà Nội
6 Dự án chung cư Xuân Dự án BĐS Khu đô thị mới 211 tỷ đồng
Phương – Intracom 6 – Intracom 6 Xuân Phương - Từ
Liêm – Hà Nội
7 Dự án nhà ở cao tầng Dự án BĐS Xã Vĩnh Ngọc –
kết hợp văn phòng – Intracom 7 Đông Anh – Hà
Nội
8 Dự án xây dựng nhà để Dự án BĐS Mạc Thị Bưởi –
bán – Intracom 9 Hai Bà Trưng –
Hà Nội
10 Dự án công ty 208 - Dự án BĐS Đại Kim – Hoàng
INTRACOM – Intracom Mai – Hà Nội
11 Dự án xây nhà ở và văn Dự án BĐS số 9 Lê Đại Hành
phòng cho thuê – Intracom – Ninh Bình
(Nguồn: Phòng dự án nhà 1)
5
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
II. Thực trạng công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần đầu tư xây
dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM
1. Khái quát tình hình đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty các năm qua
Tình hình xây dựng nhà ở của công ty các năm qua có sự phát triển đáng kể
khi công ty đã nhận thấy vai trò của việc xây dựng nhà ở đối với tình hình phát
triển của công ty.
- Quản lý dự án là một yêu cầu bắt buộc khi thực hiện các dự án. Việc quản lý
dự án giúp cho công ty có thể kiểm soát tình hình sử dụng vốn, nhân lực, nguồn
lực của dự án, tiến độ các công trình… Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch,
điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm
bảo cho dự án hoàn thành đứng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và
đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng
phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
- Quản lý dự án là một yêu cầu bắt buộc khi thực hiện dự án nói chung và các
dự án nhà ở nói riêng. Bởi vì mỗi dự án đều sử dụng một nguồn lực riêng, mà đa
phần các nguồn lực rất lớn, vì vậy sẽ là không hoàn thành được các mục tiêu đã đề
ra cho các dự án nếu không có một kế hoạch quản lý phù hợp. Bên cạnh đó thời
gian thực hiện các dự án thường dài do đó quản lý dự án sẽ điều phối các nguồn
lực cũng như thời gian một cách hợp lý. Mỗi dự án thường gồm nhiều khâu rất
phức tạp và có tính chất công việc, nguồn lực, thời gian, tiến độ và nhiệm vụ khác
nhau. Vì vậy việc quản lý dự án cho phép liên kết các bộ phận, các khâu với nhau,
tạo ra một dự án liền mạch.
- Hoạt động quản lý dự án nhà ở tại công ty được hiện một cách thường
xuyên. Việc quản lý các dự án nhà ở được ban quản lý dự án phối hợp cùng các
phòng dự án nhà và các phòng ban khác thực hiện. Quản lý diễn ra trên mọi mặt
của dự án, nó có tác dụng gắn kết các phần các bộ phận của dự án với nhau, làm
cho dự án hoạt động một cách linh hoạt và có hệ thống. Hoạt động quản lý dự án
được tiến hành qua tất cả các giai đoạn của dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai
đoạn thực hiện dự án đầu tư, giai đoạn nghiệm thu công trình tới giai đoạn dịch vụ
khi vận hành và khai thác dự án.
- Các nội dung của quản lý dự án bao gồm: lập kế hoạch tổng thể dự án; quản
lý phạm vi; quản lý thời gian và tiến độ dự án; quản lý chất lượng dự án; quản lý
6
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
chi phí; quản lý hoạt động cung ứng mua bán; quản lý rủi ro dự án; quản lý nhân
lực; quản lý thông tin.
- Theo nghị định 12/2009/NĐ-CP của chính phủ thì quản lý thi công xây
dựng công trình bao gồm: quản lý chất lượng xây dựng; quản lý tiến độ xây dựng;
quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình; quản lý an toàn lao động trên
công trường xây dựng; quản lý môi trường xây dựng. Tuy nhiên, việc quản lý dự
án nhà ở thường đơn giản hơn so với các dự án khác, do dự án nhà ở đa phần là các
dự án là nguồn vốn tự có và vốn vay, rất ít dự án sử dụng vốn nhà nước vì vậy việc
quản lý dự án cũng dễ dàng và thuận tiện hơn.
- Công tác quản lý dự án đã và đang được công ty thực hiện với tất cả các dự
án nhà ở tại công ty, các dự án do công ty làm chủ đầu tư, cũng như các dự án do
tổng công ty là chủ đầu tư, công ty chỉ là đơn vị chỉ định thực hiện các dự án đó.
Tuy nhiên, việc quản lý mỗi dự án nhà ở khác nhau là khác nhau, do đặc thù của
mỗi dự án ở có các mục tiêu khác nhau, địa điểm khác nhau, nguồn vốn khác nhau,
hướng tới các đối tượng khác nhau … Vì vậy, với mỗi dự án công ty cần có một
chiến lược quản lý dự án phù hợp với từng dự án đó.
2. Các mô hình quản lý hoạt động xây dựng nhà ở tại công ty
Đa phần các dự án do công ty tự làm chủ đầu tư, một số còn lại là các dự án
do tổng công ty làm chủ đầu tư, uỷ nhiệm cho công ty làm chủ đầu tư thứ phát,
thực hiện và quản lý các dự án đó. Với mỗi dự án, công ty luôn thành lập một ban
quản lý dự án. Ban quản lý cũng được công ty quản lý và giám sát các hoạt động
quản lý dự án. Có vị trí tương ứng với một phòng ban trong công ty, thực hiện các
nghĩa vụ và trách nhiệm như một phòng ban chính. Đa phần các dự án sẽ có một
ban quản lý dự án riêng, gồm nhân sự trong ban quản lý dự án và các phòng đầu tư
dự án nhà 1, 2. Tổ chức thực hiện và chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị công
ty và Giám đốc công ty nhằm hướng các dự án của công ty được quản lý theo hình
thức “ Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án”.
- Sơ đồ tổ chức quản lý dự án: Cơ cấu tổ chức quản lý dự án, chức năng,
nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty được thể hiện trong sơ đồ sau:
7
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 1: Tổ chức quản lý dự án của công ty (Nguồn: BQL dự án1)
TT Trách nhiệm Nội dung
Ban quản lý dự án Công tác chuẩn bị
I
(BQLDA)
Kiểm tra, lập báo cáo CĐT về điều kiện
1 KSDA khởi công XD công trình
2 BQLDA Lập DT chi phí QLDA/Lập KH đấu thầu
P.KH-KT hoặc Tổ Thẩm định
II
thẩm định đấu thầu
1 HĐQT Công ty Không đạt Phê duyệt
2 BQLDA Lựa chọn nhà thầu thi công
3 Tổ thẩm định đấu thầu Thẩm định
HĐQT hoặc Giám đốc Không đạt
4 Phê duyệt
Công ty
Chủ đầu tư, BQLDA, Khởi công XD/Thi công XD
III
Nhà thầu thi công
BQLDA, Tư vấn giám Quản lý hợp Quản lý thi Quản lý giám
1 sát (TVGS), Nhà thầu đồng công sát
thi công
8
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
KSDA, TVGS, Nhà
2 GS chất Giám sát GS ATLĐ,
thầu thi công lượng tiến độ VSMT
Tổ chức nghiệm thu vật liệu, thiết bị,
TVGS, Kỹ thuật của sản phẩm chế tạo sãn trước khi đưa
3
Nhà thầu TC (KTTC) vào công trình
4 TVGS, KTTC, KSDA Tổ chức nghiệm thu công việc Không đạt
PTrách TVGS, KTTC,
5 Tổ chức nghiệm thu bộ phận, giai đoạn TC
KSDA công trình
PGĐPT, KSDA, ĐD
Tổ chức nghiệm thu hạng mục/công trình
theo PL và PTTVGS,
6
ĐD Nhà thầu TC và
KTTC
KSDA, Tư vấn giám Tập hợp hồ sơ pháp lý, QLCL
7
sát, Nhà thầu TC
Nhà thầu chứng nhận
8 sự phù hợp chất lượng Chứng nhận sự phù hợp chất lượng CT
CT
Chủ đầu tư, KSDA,
ĐD theo PL và Ng.thu bàn giao đưa dự án vào sử dụng
9
PTTVGS, Nhà thầu
TC, Nhà thầu Thiết kế
Chủ đầu tư, BQLDA,
10 Báo cáo quyết toán dự án
Nhà thầu thi công
Chủ đầu tư, BQLDA, Tổng kết, thanh lý hợp đồng
11
Nhà thầu thi công
9
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Nhiệm vụ của các phòng ban: trong công tác quản lý dự án mỗi phòng ban có
một nhiệm vụ riêng tạo thành một thể thống nhất để thực hiện các liên tục các công
việc:
- Ban quản lý dự án: nhiệm vụ của ban quản lý dự án là phối hợp cùng với các
phòng ban khác thực hiện nhiệm vụ quản lý các dự án mà công ty làm chủ đầu tư
cũng như tổng thầu. Ban quản lý dự án có nhiệm vụ chính như sau:
+ Giải phóng mặt bằng, nhận giao đất và chuẩn bị mặt bằng cho dự án.
Công tác giải phóng và bàn giao mặt bằng được ban quản lý dự án thực hiện trong
thời kì đầu thực hiện dự án.
+ Giám sát thi công xây dựng công trình: việc giám sát thi công xây dựng
công trình được ban quản lý dự án thực hiện một cách thường xuyên và có hệ
thống. Việc thi công công trình như thế nào, chất lượng của công trình, thời gian
tiến độ công trình, phụ thuộc vào giai đoạn thi công công trình vì vậy ban quản lý
dự án luôn chú trọng giám sát thi công để tạo hiệu quả tốt nhất cho dự án.
+ Nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán công trình: khi công trình thực
hiện xong, việc nghiệm thu bàn giao công trình cho khách hàng theo hợp đồng sẽ
được ban quản lý dự án thực hiện. Nghiệm thu bàn giao công trình phải được thực
hiện theo các bước đã định, theo một trình tự nhất định để đảm bảo cho công tác
nghiệm thu đạt hiệu quả, mang lại cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất.
+ Quản lý chất lượng tiến độ công trình cũng như vệ sinh an toàn lao động
công trình xây dựng.
+ Xây dựng chiến lược cho từng giai đoạn của dự án.
+ Báo cáo chủ đầu tư và một số bộ phận liên quan về tình hình thực hiện các
công việc của dự án, tiến độ thực hiện dự án, tiến độ giải ngân nguồn vốn, tình
hình sử dụng nguồn nhân lực hàng tháng, hàng quý, hàng năm cũng như khi hoàn
thành xong một giai đoạn. Báo cáo quyết toán dự án nghiệm thu công trình cho
chủ đầu tư và khách hàng.
10
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
+ Thực hiện một số công tác khác liên quan tới dự án
- Các phòng ban khác: các phòng ban chức năng trong công ty thực hiện nhiệm
vụ của mình để trợ giúp cho ban quản lý dự án trong các công tác nghiệp vụ để dự
án có thể thực hiện đúng theo tiến độ và những mục tiêu đã đề ra. Nhiệm vụ của
các phòng ban chủ yếu là như sau:
+ Chuẩn bị đầu tư.
+ Lập dự án kinh doanh, tiếp thị sản phẩm và cách huy động vốn.
+ Kiểm tra kiểm soát chất lượng, khối lượng, tiến độ công việc, cũng như
thu xếp nguồn vốn cho dự án đảm bảo nguồn vốn của dự án luôn được thực hiện
một cách liên tục.
3. Nội dung quản lý dự án nhà ở tại công ty
3.1 Lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch dự án: là việc tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, xác định
mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việc
cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn
thành tốt các mục tiêu đã xác định của dự án.
Công ty lập các kế hoạch tổng thể cho các dự án nhà ở, các kế hoạch chi tiết
cho từng nội dung của dự án. Công tác lập kế hoạch sẽ do phòng dự án nhà thực
hiện. Kế hoạch sau khi được lập sẽ được trình ban giám đốc xem xét và phê duyệt.
- Lập kế hoạch tổng thể cho dự án nhà ở: kế hoạch tổng thể là một kế hoạch
bao quát các nội dung của dự án. Lập kế hoạch tổng thể bao gồm những nội dung
chủ yếu sau:
+ Đưa ra sự cần thiết và mục tiêu của dự án một cách tổng quan nhất.
+ Địa điểm xây dựng dự án cũng như điều kiện của khu đất, phân tích các
điều kiện của khu đất, và tính phù hợp khi thực hiện dự án trên khu đất.
+ Phương hướng giải phóng mặt bằng trên điều kiện đã phân tích những đặc
điểm của khu đất.
+ Hình thức đầu tư của dự án.
11
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
+ Các nguồn vốn đầu tư cho dự án, kế hoạch thu hồi vốn cũng như thanh toán
các nguốn vốn huy động được.
+ Tiến độ thực hiện dự án.
Đa phần các kế hoạch tổng thể của dự án nhà của công ty được lập một cách
khá tốt, phù hợp với các dự án và phát huy việc thực hiện các dự án theo đúng kế
hoạch và nguồn lực đã đề ra. Từ đó tạo điều kiện cho các bộ phận khác thực hiện
các kế hoạch chi tiết hơn cho dự án như: kế hoạch thời gian, chi phí, nguồn nhân
lực, quản lý chất lượng dự án, quản lý kế hoạch doanh thu.
- Kế hoạch về thời gian của dự án: kế hoạch về thời gian là việc dự tính thời
gian cụ thể, các mốc thời gian sau:
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc, khoảng thời gian thực hiện dự án.
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của các công việc.
+ Mối quan hệ trước – sau, cũng như thời gian hoàn thành công việc trước để
làm các công việc tiếp theo.
Kế hoạch thời gian được phòng dự án nhà lập một cách có hệ thống kĩ lưỡng
và chính xác, bởi kế hoạch thời gian có ảnh hưởng lớn tới các nguồn lực cũng như
chất lượng của dự án. Dựa vào kinh nghiệm về các dự án đã làm, cũng như yêu cầu
về thời gian để đảm bảo chất lượng cho các công trình, nhân sự của phòng Dự án
nhà sẽ lập kế hoạch thời gian cho dự án theo quy mô của từng dự án, chất lượng
yêu cầu riêng của khách hàng hay nhà tài trợ đối với dự án đó mà lập ra một kế
hoạch thời gian phù hợp cho từng dự án. Kế hoạch thời gian sẽ được thể hiện bằng
sơ đồ Gantt, phân tách công việc, và tiến độ các công việc.
- Kế hoạch về quản lý chất lượng của dự án: trong quá trình chuẩn bị dự án,
giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn vận hành dự án, công ty luôn phải chú trọng
tới chất lượng của dự án. Đảm bảo chất lượng các công trình, giúp công ty tạo uy
tín cho khách hàng và bạn hàng, tạo tính cạnh tranh tốt với các đối thủ, khẳng định
vị thế của công ty trên thương trường. Việc lập kế hoạch chất lượng của dự án là
đưa ra các chỉ tiêu chất lượng đối với toàn dự án, các hạng mục của công trình, và
các công việc của từng dự án, qua đó không chỉ chủ đầu tư mà những người có liên
quan tới dự án, như nhà tài trợ, khách hàng và các cơ quan có thẩm quyền biết,
theo dõi và quản lý chất lượng dự án.
12
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
- Kế hoạch phân phối nguồn lực cho các dự án: từ tiến độ của dự án, ngân
sách của dự án và yêu cầu chất lượng của dự án, phòng dự án sẽ lập kế hoạch phân
phối nguồn lực cho dự án, nguồn nhân lực và nguồn vốn cho dự án phải được phân
phối cho từng giai đoạn của dự án phù hợp với tính chất và khối lượng công việc
của các giai đoạn đó qua đó đảm bảo tiến độ cho dự án tốt hơn.
+ Phân phối nguồn nhân lực cho dự án: dự tính số lao động cho dự án cũng
như cho từng giai đoạn, từng công việc của dự án, chất lượng nguồn nhân lực phù
hợp với từng công việc của dự án.
+ Phân phối nguồn vốn cho dự án: nguồn vốn của dự án sẽ được xác định
trong phần kế hoạch chi phí của dự án, nguồn vốn cho tổng thể dự án, cũng như
cho từng hạng mục công trình, từng công việc của dự án, qua đó có phương hướng
thu xếp nguồn vốn trong suốt quá trình của dự án, cũng như các giai đoạn, các
công việc của dự án. Dự trù các thay đổi trong nguồn vốn và hướng giải quyết các
thay đổi sao cho không ảnh hưởng tới tiến độ cũng như chất lượng của dự án.
+ Máy móc thiết bị, công cụ thi công, dụng cụ phục vụ cho dự án: Nguồn lực
của dự án trong đó máy móc thiết bị giữ vai trò quan trọng, đảm bảo tiến độ của dự
án. Vì vậy cần có hướng thuê mua máy móc thiết bị phục vụ cho dự án. Phòng dự
án nhà có nhiệm vụ tính toán mức sử dụng máy móc cho dự án, từng giai đoạn của
dự án, cũng như các công việc.
- Kế hoạch chi phí cho dự án nhà ở: lập kế hoạch chi phí cho dự án là một
trong những công việc được đặt lên hàng đầu khi lập kế hoạch cho dự án. Bao gồm
các công việc sau:
+ Tính tổng mức đầu tư của dự án.
+ Tính các chi phi cho từng hạng mục, từng giai đoạn của dự án bao gồm các
chi phí sau: chi phí xây dựng, chi phí quản lý dự án, chi phí bảo hiểm cho công
trình, chi phí thẩm tra dự án, thẩm tra các hạng mục công trình, chi phí kiểm soát
công trình dự án, chi phí lãi vay, chi phí khấu hao, chi phí tư vấn đầu tư, xây dựng,
chi phí dự phòng, các chi phí khác
Việc lập kế hoạch chi phí cho dự án được thực hiện căn cứ vào các thông tư
nghị định của Chính phủ, bộ Xây dựng và các bộ ban ngành có liên quan. Các nghị
định, thông tư như: nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 về quản lý dự án
13
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
công trình; nghị định 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý
chi phí đầu tư xây dựng công trình; nghị định số 03/2008/NĐ-CP ngày 7/01/2008
của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 99/2007/NĐ-CP
ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;
thông tư số 05/200TT-BXD ngày 25/07/2007 hướng dẫn về việc lập và quản lý chi
phí đầu tư xây dựng công trình; thông tư số 12/2008/TT-BXD của Bộ xây dựng
hướng dẫn lập và quản lý chi phí khảo sát xây dựng; văn bản số 1751/BXD-VP
ngày 14/08/2007 công bố Định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây
dựng công trình; văn bản số 208/BXD-VP công bố Chỉ số giá xây dựng quý III,
quý IV và năm 2008 và văn bản số 292/BXD-KTXD công bố Suất vốn đầu tư xây
dựng công trình năm 2008.
Có rất nhiều yếu tố tác động làm thay đổi dự án và chi phí của dự án mà người
lập dự án không thể lường trước được, vì vậy mỗi dự án luôn có một phần chi phí
dự phòng để đảm bảo dự án bị ảnh hưởng nhiều khi chi phí thay đổi với dự tính
ban đầu, bảm bảo tính hiệu quả cho dự án.
- Kế hoạch doanh thu của các dự án nhà ở: phòng dự án nhà sẽ xây dựng kế
hoạch doanh thu cho dự án của mình hợp lý và chi tiết cho từng năm hoạt động của
dự án. Để lập kế hoạch doanh thu thì phòng dự án nhà phải xác định suất đầu tư và
giá trị phân bổ chi phí cho các giai đoạn của dự án, qua đó hình thành giá thành
đầu tư, thêm vào đó phần lợi nhuận ước tính, xác định được giá kinh doanh từng
hạng mục cũng như doanh thu của dự án.
3.2 Quản lý phạm vi
Quản lý phạm vi của dự án: là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục
đích mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực
hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án. Dự án phải có một phạm vi
được xác định rõ ràng cụ thể, để hoàn thành tốt dự án của mình. Phạm vi dự án thể
hiện mối quan hệ ràng buộc bởi 3 yếu tố: thời gian, chất lượng và nguồn lực của
dự án. Sự tương tác giữa các yếu tố này giúp chúng ta tìm ra phạm vi cho mỗi dự
án, và thực hiện dự án tốt trong các phạm vi đó.
Các bước quản lý phạm vi dự án ở công ty bao gồm 5 bước sau: Lập kế
hoạch phạm vi, duyệt phạm vi, kiểm tra giám sát thay đổi phạm vi, quản lý thay
đổi phạm vi, các phương hướng quản lý thay đổi.
14
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
- Lập kế hoạch phạm vi: kế hoạch phạm vi của dự án xác định các mục tiêu
chung và mục tiêu cụ thể cho dự án, địa điểm, thời gian thực hiện dự án, ranh giới
của lô đất và các công việc cần thực hiện của dự án. Việc xác định kế hoạch phạm
vi là bước đầu cho dự án đi vào thực hiện, khi đã có sự kết hợp một cách hoàn
chỉnh các mối quan hệ giữa thời gian các yếu tố: thời gian, chất lượng và nguồn
lực thì dự án mới có thể thực hiện một cách có hiệu quả.
- Các mục tiêu của dự án: cần xác định mục tiêu của dự án để thực hiện dự
án của mình, đáp ứng các mục tiêu đó. Thông thường mục tiêu chung của dự án
nhà ở đó là xây dựng các dự án, những khu nhà ở, khu văn phòng, các nhà dịch vụ
chức năng phục vụ cho cuộc sống và chỗ ở cho khách hàng. Góp phần nâng cao
chất lượng cho các khu đô thị, đóng góp vào quỹ nhà đất cho tỉnh thành mà công
ty xây dựng, đáp ứng nhiều hơn nữa nhu cầu về chỗ ở cho khách hàng với các
công trình mới đầy đủ cơ sở hạ tầng đáp.
Mục tiêu riêng của từng dự án: mỗi dự án nhà lại có một mục tiêu riêng. Ví
dụ dự án giành cho người dân tái định cư, dự án xây chung cư nhà ở thấp tầng và
văn phòng cho thuê, dự án INTRCOM1, INTRACOM 2. INTRACOM 5,
INTRACOM 6, INTRACOM 7; dự án xây dựng nhà ở cho cán bộ công nhân viên,
nhà ở cho người có thu nhập thấp. Mục tiêu cụ thể của các dự án thường bao gồm
các mục tiêu cụ thể về kiến trúc, nội ngoại thất, việc thi công các công trình, đảm
bảo thiết kế công trình, đảm bảo tiến độ thời gian cũng như chi phí công trình. Các
thông số kĩ thuật, quy hoạch chi tiết, hồ sơ thiết kế phê duyệt công trình, tiến độ dự
án, chất lượng dự án, và các nguồn lực thực hiện dự án để đảm bảo tiến độ và thực
hiện nó với các yêu cầu kỹ thuật cũng như chất lượng dự án. Mục tiêu tiện ích và
phù hợp với nhu cầu của khách hàng luôn là những mục tiêu hàng đầu của các
công trình dự án nhà; hình thức kết cấu đẹp, tiện lợi, hiện đại, bền vững, đảm bảo
nhu cầu của khách hàng. Về phía công ty thì mục tiêu của dự án là tạo công ăn
việc làm cho cán bộ công nhân viên, nâng cao năng lực kinh doanh của công ty,
tạo doanh thu, lợi nhuận cho công ty.
- Phạm vi của dự án được xác định trên cơ sở mối quan hệ của 3 yếu tố thời
gian, chất lượng và nguồn lực: để đảm bảo chất lượng của dự án, nếu thời gian quá
ngắn thì cũng không thể thực hiện đúng như yêu cầu của dự án, và nguồn lực cũng
phải được đầu tư theo kế hoạch của dự án. Thường một yếu tố thay đổi làm cho
một hoặc cả hai yếu tố còn lại thay đổi. Vì vậy quản lý thay đổi phạm vi cần thực
15
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
hiện các công việc là: khi một yếu tố trong 3 yếu tố đó thay đổi phải điều chỉnh các
yếu tố khác sao cho vẫn đảm bảo chất lượng của dự án trong khoảng đã lên theo kế
hoạch, bởi vì chất lượng của dự án không thể thấp hơn mức mà dự án đã định và
cố gắng giữ cho chất lượng dự án luôn trong một khoảng an toàn nhất định; thứ hai
đó là khi không có sự thay đổi nào của các yếu tố, thì quản lý phạm vi của dự án,
công ty cần thực hiện sao cho yếu tố chất lượng luôn đảm bảo trong khi đó các yếu
tố về thời gian và nguồn lực được rút ngắn, hoặc với các yếu tố thời gian và nguồn
lực có sẵn thì quản lý sao cho chất lượng công trình là lớn nhất.
- Giám sát và quản lý sự thay đổi phạm vi của các dự án: phạm vi công trình
luôn có sự thay đổi trong giai đoạn thực hiện so với kế hoạch đề ra. Vì vậy việc
quản lý phạm vi là sao cho những thay đổi phạm vi trong quá trình thực hiện dự án
không ảnh hưởng quá nhiều tới dự án. Khi có sự thay đổi trong phạm vi của dự án,
ban quản lý dự án cần xử lý các thay đổi này bằng cách xử lý mối quan hệ giữa 3
yếu tố đã nêu trên. Hiện nay, nhiều công ty đã sử dụng các phần mền để quản lý
phạm vi của dự án, công ty và ban quản lý dự án cũng đã sử dụng phần mền
Microsoft Project để tiến hành quản lý phạm vi của các dự án của mình.
Khi đi vào cụ thể với mỗi dự án ban quản lý dự án sẽ có những công việc và
cách quản lý riêng cho từng dự án. Quản lý phạm vi của dự án đối với mỗi dự án
cũng khác nhau, xong nó đều đi theo một quy trình như sau: lập kế hoạch phạm vi;
xác định phạm vi; kiểm tra, giám sát phạm vi; quản lý thay đổi phạm vi
16
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 2 : Quy trình quản lý phạm vi
Các công việc cần thực hiện Phòng ban thực hiện
Lập kế hoạch phạm vi
Phòng đầu tư dự án nhà ở
Xác định phạm vi, xem xét và
trình duyệt phạm vi Đại diện ban Giám đốc
Kiểm tra, giám sát phạm vi Cán bộ giám sát và kiểm tra
Quản lý thay đổi phạm vi Trưởng ban QLDA, trưởng
phòng đầu tư dự án nhà
- Giám sát thay đổi phạm vi: ban quản lý dự án phối hợp với các phòng ban
chức năng trong công ty tiến hành giám sát những thay đổi trong phạm vi của dự
án so với kế hoạch đã đề ra ban đầu, tuân theo những thiết kế đưa ra ban đầu để
hoàn thành tốt dự án theo kế hoạch, những thay đổi không được chấp thuận không
được đưa vào quá trình thực hiện dự án. Trong trường hợp có những thay đổi thì
ban quản lý dự án cũng như các phòng ban có chức năng cần có báo cáo cho Hội
đồng quản trị và ban giám đốc xem xét, khi những thay đổi đó được Hội đồng
quản trị phê duyệt thì mới được thực hiện. Khi xem xét những thay đổi, Hội đồng
quản trị luôn xem xét những ảnh hưởng của các thay đổi đó tới dự án một cách kỹ
lưỡng, cũng như phân tích của các phòng ban về ảnh hưởng của sự thay đổi đó tới
dự án tới thời gian, nguồn lực và chất lượng của dự án.
3.3 Quản lý thời gian và tiến độ
Việc quản lý thời gian của các dự án rất quan trọng, đặc biệt là với dự án
nhà thì việc quản lý thời gian càng được đặt lên hàng đầu, khi thời gian của dự án
đã được lập trong kế hoạch của dự án, và có cam kết với khách hàng và nhà tài trợ,
vì vậy quản lý thời gian là một công tác quản lý quan trọng trong quản lý dự án.
17
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Quản lý thời gian tiến độ dự án bao gồm các công việc sau: lập kế hoạch thời gian
cho dự án, phân phối thời gian thực hiện các công việc của dự án; giám sát thực
hiện các công việc theo đúng thời gian của dự án; quản lý tiến độ thời gian. Công
cụ để quản lý thời gian và tiến độ của dự án là biểu đồ Gantt và các bảng biểu phụ
trợ cho công tác thi công dự án.
- Lập kế hoạch thời gian thực hiện và tiến độ của các dự án nhà ở: trước tiên
cần thực hiện phân tách công việc và dựa trên cơ sở đó, thời gian thực hiện các
công việc của dự án để có hướng quản lý phù hợp. Sau đó phòng dự án nhà sẽ thực
hiện xác lập các mốc thời gian quan trọng của dự án, thời gian từng giai đoạn của
dự án, thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án, thời gian dự trữ của dự án. Việc ước
lượng thời gian của các công việc đa phần là do kinh nghiệm trong nghề dựa vào
quy mô của dự án và tính chất các công việc, khối lượng công việc để xác định và
lập kế hoạch thời gian của các công việc đó. Trong đó nêu rõ tổng thời gian của dự
án, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc của dự án, thời gian cụ thể của các công
việc, các giai đoạn của dự án.
- Phân phối thời gian: khi đã có kế hoạch thời gian của dự án, chúng ta thực
hiện việc phân phối thời gian cho các công việc, các giai đoạn của dự án. Việc
phân phối thời gian cho dự án cần được thực hiện trên tổng thể dự án và có hướng
quản lý trong suốt thời gian dự án thực hiện để đảm bảo thời gian của dự án được
hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra. Phân phối thời gian dự án bao gồm việc phân
phối thời gian cho đơn vị thiết kế, cho đơn vị thi công đối với các hạng mục cụ thể
của công trình, phân phối thời gian bàn giao công trình và đưa công trình vào hoạt
động. Phân phối thời gian chính là sự thực hiện các công việc của dự án theo kế
hoạch đề ra. Việc phân phối thời gian cần được thực hiện trên sơ đồ Pert của dự
án. Để phân phối thời gian dự án một cách hợp lý thì người quản lý dự án cần nắm
rõ tính chất các công việc trong dự án cũng như thời gian yêu cầu của các công
việc. Phân phối thời gian của dự án sao cho không chỉ đảm bảo các công việc được
thực hiện theo đúng khoảng thời gian cần thiết của dự án mà cần có một khoảng
thời gian dự trữ của một số công việc yêu cầu, bên cạnh đó là đảm bảo tính trước
sau của các công việc trong quá trình thực hiện dự án.
- Giám sát và quản lý thời gian, tiến độ của dự án: Trong quá trình thực hiện
dự án thì ban quản lý dự án, đơn vị thi công dự án, cơ quan có chức năng đều có
chức năng kiểm tra và giám sát việc thực hiện các công việc trong dự án. Quản lý
18
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
thời gian và tiến độ của dự án trong giai đoạn thi công được chú trọng nhất trong
các dự án vì đây là giai đoạn quan trọng nhất của dự án chiếm đa phần thời gian
của dự án vì vậy một thay đổi tiến độ của dự án trong giai đoạn này sẽ ảnh hưởng
nhiều tới dự án. Nếu có sự thay đổi khi thực hiện dự án so với kế hoạch đề ra, thì
ban quản lý dự án cần có sự điều chỉnh các công việc khác có thể kéo dài hay rút
ngắn, để vẫn đảm bảo tiến độ dự án. Nếu những thay đổi của công việc ảnh hưởng
tới tiến độ toàn dự án thì ban quản lý dự án cần lập báo cáo trình chủ đầu tư. Và
chủ đầu tư báo cáo cơ quan có thẩm quyền quyết định đầu tư để ra quyết định có
chấp nhận những thay đổi đó hay không. Sau đó khi tổng tiến độ mới của dự án
được phê duyệt thì chủ đầu tư có chức năng thông báo cho khách hàng, nhà tài trợ
tiến độ dự án mới được phê duyệt.
Để việc quản lý tiến độ dự án có hiệu quả công ty nên ban hành chế độ khen
thưởng, cũng như phạt đối với các dự án, các công trình điều này sẽ kích thích các
chủ thầu công trình thực hiện tốt dự án của mình. Hàng tuần, tháng, quý và hàng
năm cần họp giao ban để các bộ phận nắm rõ tình hình của dự án qua đó có cách
phương pháp điều chỉnh phù hợp với thời gian hiện tại để công trình luôn hoàn
thành theo kế hoạch. Ban quản lý báo cáo tiến độ của dự án trong các giai đoạn
trong các cuộc họp giao ban.
3.4 Quản lý chi phí
Chi phí của dự án được lập và quản lý dựa vào các căn cứ quy định của nhà
nước sau: Căn cứ vào nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủ
về quản lý đầu tư xây dựng công trình, nghị định 112/2006/NĐ-CP của Chính phủ
về việc sửa đổi bổ sung một số điều NĐ 16/2005/NĐ-CP, nghị định 99/2007/NĐ-
CP ngày 13/06/2007 của Chính phủ về quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công
trình, quyết định 15/2008/QĐ-BXD về việc Ban hành Định mức chi phí quy hoạch
xây dựng, nghị định số 112/2009/NĐ-CP ngày 22/2/2009 của Chính phủ về quản
lý chi phí đầu tư xây dựng công trình áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân liên
quan đến việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình tại các dự án sử dụng
30% vốn nhà nước trở lên, thông tư số 05/2007/TT-BXD ngày 25/07/2007 của bộ
xây dựng hướng dẫn việc lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình, văn
bản số 1751/BXD-VP ngày 14/08/2007 của Bộ xây dựng về việc công bố định
mức chi phí quản lý dự án và tư vấn xây dựng công trình, nghị định 209/2004/NĐ-
CP của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng, quyết định
19
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
33/2004/QĐ-BTC ngày 12/04/2004 của Bộ tài chính về việc ban hành quy tắc,
biểu phí bảo hiểm, xây dựng, lắp đặt.
- Phương pháp tính chi phí và các loại chi phí của dự án nhà ở
Xác định, tính toán chi phí dự toán của việc được thực hiện; tính toán chi phí
thực của công việc đã thực hiện; tính toán các biến động chi phí: Chưa sử dụng hết
chi phí hoặc vượt quá chi phí đề ra; tính toán hiệu suất chi phí: hiệu quả của dự án
trên một đồng chi phí, cũng như việc sử dụng chi phí đã hiệu quả hay chưa; xác
định những khoản dự phòng mà dự án cần sử dụng khi có những thay đổi, cần sử
dụng bao nhiêu chi phí dự phòng để đảm bảo tiến độ dự án.
Tổng mức đầu tư được lập bao gồm các chi phí sau: chi phí xây dựng; chi
phí thiết bị; chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí quản lý dự án; chi phí
tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng (Nghị định
112/2009/NĐ-CP của chính phủ) trong đó mỗi loại chi phí có một quy định thành
phần các loại chi phí nhỏ hơn bên trong, cũng như phần trăm so với chi phí xây
dựng của dự án
Chi phí xây dựng: gồm chi phí xây dựng công trình, hạng mục công trình;
chi phí phá dỡ công trình; chi phí san lấp mặt bằng xây dựng; chi phí xây dựng
công trình tạm công trình phụ trợ phục vụ cho thi công dự án; nhà tạm tại hiện
trường để ở và điều hành thi công dự án.
Chi phí xây dựng công trình = ∑ (Si x Zi)
Trong đó
Si : Diện tích sàn xây dựng từng loại công trình theo quy định được duyệt (
công trình nhà ở thấp tầng, cao tầng và các công trình công cộng …)
Zi : Suất đầu tư 1m2 sàn xây dựng của từng loại công trình tương ứng do
ban quản lý dự án đề xuất
- Quy trình vay vốn của công ty tại các ngân hàng: Việc vay vốn sẽ do phòng
Tài chính kế toán làm việc với bên ngân hàng. Dựa vào các kế hoạch sản xuất kinh
doanh mà phòng kế hoạch cung cấp, dự toán ngân sách của các công trình trong
năm, tiến độ giải ngân của các công trình mà phòng Tài chính kế toán sẽ lên kế
hoạch xin hạn mức ngân hàng trong năm cũng như tiến độ giải ngân cụ thể từng
tháng. Phòng tài chính kế toán dựa vào nhu cầu vốn của công ty trong năm, nguồn
20
Lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trường, Đảng và nhà nước ta đã từng bước hoàn thiện các
cơ chế chính sách, hoàn thiện quy trình quản lý kinh tế thích hợp nhằm tạo điều
kiện cho nền kinh tế phát triển. Công tác quản lý dự án cũng dần được hoàn chỉnh
hơn thực hiện một cách có hệ thống và bài bản hơn và dần được điều chỉnh phù
hợp với nền kinh tế thị trường của nước ta.
Hiện nay, tại các doanh nghiệp, công tác quản lý dự án cũng đã được quan tâm
nhiều hơn, Scác doanh nghiệp đã đầu tư lớn cho công tác này. Và quản lý dự án
cũng mang lại hiệu quả nâng cao chất lượng các công trình, giảm thiểu rủi ro cho
các dự án của doanh nghiệp. Khi công tác quản lý dự án được quan tâm đúng mực,
các dự án của doanh nghiệp sẽ đạt hiệu quả cao hơn, mang lại lợi nhuận nhiều hơn
cho doanh nghiệp, nần cao uy tín của các doanh nghiệp. Vì vậy, hiệu quả của các
dự án của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào công tác quản lý dự án.
Bên cạnh đó, công tác quản lý dự án còn tồn tại một số hạn chế như quá trình
quản lý chưa được hoàn thiện. Vì vậy, các doanh nghiệp đôi khi áp dụng sai các
quy chế quản lý dự án, hay quy trình quản lý không phù hợp với thực tế của doanh
nghiệp. Điều này làm cho công tác quản lý chưa mang lại hiệu quả cao cho các dự
án.
Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao
thông INTRACOM người viết nhận thấy công tác quản lý dự án tại công ty tuy đạt
được những hiệu quả lớn, nhưng vẫn còn tồn tại một số những hạn chế cần được
quan tâm hơn nữa. Với kiến thức đã được học trong trường và kinh nghiệm thu
thập được trong thời gian thực tập tại công ty, người viết chọn nghiên cứu chuyên
đề “Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng nhà ở tại Công ty cổ phần đầu tư
xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM”. Cơ cấu bài viết gồm 2 chương:
Chương 1: Công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần đầu tư xây
dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM.
Chương 2: Định hướng và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư
xây dựng nhà ở tại công ty.
Trong khoảng thời gian không dài thực tập tại công ty cổ phần đầu tư và xây
dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM, cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô
1
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
giáo hướng dẫn TS. Đinh Đào Ánh Thủy và sự chỉ bảo tận tình những kiến thức
thực tế của Ban lãnh đạo, các cán bộ công nhân viên tại công ty INTRACOM
người viết đã hoàn thành tốt chuyên đề của mình. Trong quá trình thực tập và tìm
hiểu, do thời gian thực tập không nhiều, các kiến thức kinh nghiệm thực tế người
viết chưa có, tuy đã cố gắng rất nhiều, song bài viết không tránh khỏi những sai
sót, người viết kính mong nhận được sự đánh giá đóng góp ý kiến của cô giáo
hướng dẫn và các anh chị trong công ty để bài viết thực sự là một tài liệu tốt góp
phần nào nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự án tại các doanh nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội tháng 05 năm 2010
Sinh viên thực hiện
Phạm Thị Ngoan
2
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Chương 1: Công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần
đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM
I. Tổng quan chung về công ty INTRACOM và tình hình đầu tư xây dựng nhà
ở tại công ty.
1. Tổng quan chung về công ty INTRACOM
1.1 Quá trình hình thành, các ngành nghề kinh doanh chính của công ty
Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM tiền thân là Công
ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị 100% vốn nhà nước. Chính thức
hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ năm 2006.
Công ty hoạt động theo nhiều ngành nghề lĩnh vực như xây dựng và kinh doanh
bất động sản đầu tư quản lý dự án xây dựng và lắp đặt các công trình, tư vấn, kinh
doanh dịch vụ và một số ngành khác, phấn đấu trở thành một công ty lớn mạnh có
tiềm lực cũng như uy tín ngày một nâng cao.
1.2 Tình hình đầu tư phát triển của công ty những năm qua
1.2.1 Các hoạt động đầu tư trong nội bộ công ty
Đầu tư vào nguồn nhân lực
Có thể nói ở các công ty thì nguồn nhân lực đóng vai trò ảnh hưởng trực tiếp
tới chất lượng sản phẩm mà công ty đó tạo ra vì vậy công ty luôn chú trọng tới
việc đầu tư vào nguồn nhân lực.
Đầu tư mua sắm trang thiết bị, hoàn thiện cơ sở vật chất trong công ty
Là công ty chuyên đầu tư xây dựng các công trình nhà ở và thuỷ điện vì vậy
công ty luôn chú trọng đầu tư vào nâng cao hệ thống trang thiết bị nhằm nâng cao
hiệu quả cho người lao động, cũng như đảm bảo chất lượng các công trình và theo
kịp tiến độ mà khách hàng yêu cầu.
1.2.2 Đầu tư ra ngoài công ty
Đầu tư vào lĩnh vực xây dựng luôn là tôn chỉ, là hướng đi chính cho công ty
từ khi thành lập cho tới nay. Việc đầu tư vào các công trình xây dựng luôn được
đầu tư đúng mức với nguồn vốn tự có của công ty và nguồn vốn đi vay ngân hàng.
3
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Các công trình xây dựng cũng mang lại đa phần lợi nhuận cho công ty. Đầu tư cho
các công trình xây dựng thường chiếm 75% quỹ đầu tư của công ty, với các công
trình thuỷ điện hay nhà ở, số vốn cần lớn vì vậy công ty cũng có những chính sách
đầu tư với tỷ lệ vốn phù hợp cho từng công trình mà công ty thực hiện.
2. Tình hình xây dựng nhà ở tại công ty
2.1 Vai trò của xây dựng nhà ở đối với tình hình kinh doanh của công ty
Đầu tư xây dựng nhà ở là một trong hai mảng sản xuất kinh doanh của công ty,
mang lại lợi nhuận lớn cho công ty, là thế mạnh của công ty, khẳng định vị thế của
công ty trên thương trường. Hoạt động đầu tư xây dựng nhà ở luôn được công ty
quan tâm nhiều nhất, do đây là hoạt động mũi nhọn của công ty, đi cùng sự hình
thành và phát triển công ty. Từ công tác nghiên cứu các dự án chuẩn bị đầu tư, cho
tới việc thực hiện các dự án và quản lý vận hành các dự án đó. Các dự án nhà ở của
công ty thường là các dự án xây chung cư và văn phòng cho thuê, bên cạnh đó là
những biệt thự thấp tầng. Đa phần các dự án không phải là nguồn vốn nhà nước,
mà là nguồn vốn của công ty và các nguồn vốn vay ngân hàng cũng như các nguồn
mà công ty huy động được. Việc quản lý dự án đang được công ty thực hiện với
nhiều dự án, trong đó dự án nhà luôn được quan tâm nhiều nhất do đặc thù xây
dựng nhà đa phần là để bán và các văn phòng cho thuê, vì vậy việc quản lý đặt ra
rất cấp thiết.
2.2 Các dự án nhà ở tiêu biểu của công ty trong các năm qua
Các dự án nhà mà công ty đã và đang thực hiện trong thời gian vừa qua
4
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Bảng 1: Bảng các dự án nhà ở do công ty INTRACOM quản lý
STT Tên dự án Tên thường Địa điểm ĐT Tổng mức
gọi ĐT
1 Dự án khu văn phòng, Dự án BĐS Xã Trung Văn - 625 tỷ đồng
dịch vụ công cộng và – Intracom 1 Từ Liêm – Hà Nội
nhà ở để bán
2 Dự án văn phòng, nhà ở Dự án BĐS Xã Phú Diễn – Từ 212 tỷ đồng
tái định cư, nhà ở để bán – Intracom 2 Liêm – Hà Nội
3 Dự án nhà ở cho giáo Dự án BĐS Cổ Nhuế - Từ
viên, cán bộ CNV học – Intracom 3 Liêm – Hà Nội
viện cảnh sát
4 Dự án nhà ở Intracom 4 Dự án BĐS Xã Phú Diễn – Từ
cho người có thu nhập – Intracom 4 Liêm – Hà Nội
thấp
5 Dự án khu nhà ở Dự án BĐS Khu đô thị mới 180 tỷ đồng
Intracom 5 – Intracom 5 Xuân Phương - Từ
Liêm – Hà Nội
6 Dự án chung cư Xuân Dự án BĐS Khu đô thị mới 211 tỷ đồng
Phương – Intracom 6 – Intracom 6 Xuân Phương - Từ
Liêm – Hà Nội
7 Dự án nhà ở cao tầng Dự án BĐS Xã Vĩnh Ngọc –
kết hợp văn phòng – Intracom 7 Đông Anh – Hà
Nội
8 Dự án xây dựng nhà để Dự án BĐS Mạc Thị Bưởi –
bán – Intracom 9 Hai Bà Trưng –
Hà Nội
10 Dự án công ty 208 - Dự án BĐS Đại Kim – Hoàng
INTRACOM – Intracom Mai – Hà Nội
11 Dự án xây nhà ở và văn Dự án BĐS số 9 Lê Đại Hành
phòng cho thuê – Intracom – Ninh Bình
(Nguồn: Phòng dự án nhà 1)
5
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
II. Thực trạng công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần đầu tư xây
dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM
1. Khái quát tình hình đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty các năm qua
Tình hình xây dựng nhà ở của công ty các năm qua có sự phát triển đáng kể
khi công ty đã nhận thấy vai trò của việc xây dựng nhà ở đối với tình hình phát
triển của công ty.
- Quản lý dự án là một yêu cầu bắt buộc khi thực hiện các dự án. Việc quản lý
dự án giúp cho công ty có thể kiểm soát tình hình sử dụng vốn, nhân lực, nguồn
lực của dự án, tiến độ các công trình… Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch,
điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm
bảo cho dự án hoàn thành đứng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và
đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng
phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
- Quản lý dự án là một yêu cầu bắt buộc khi thực hiện dự án nói chung và các
dự án nhà ở nói riêng. Bởi vì mỗi dự án đều sử dụng một nguồn lực riêng, mà đa
phần các nguồn lực rất lớn, vì vậy sẽ là không hoàn thành được các mục tiêu đã đề
ra cho các dự án nếu không có một kế hoạch quản lý phù hợp. Bên cạnh đó thời
gian thực hiện các dự án thường dài do đó quản lý dự án sẽ điều phối các nguồn
lực cũng như thời gian một cách hợp lý. Mỗi dự án thường gồm nhiều khâu rất
phức tạp và có tính chất công việc, nguồn lực, thời gian, tiến độ và nhiệm vụ khác
nhau. Vì vậy việc quản lý dự án cho phép liên kết các bộ phận, các khâu với nhau,
tạo ra một dự án liền mạch.
- Hoạt động quản lý dự án nhà ở tại công ty được hiện một cách thường
xuyên. Việc quản lý các dự án nhà ở được ban quản lý dự án phối hợp cùng các
phòng dự án nhà và các phòng ban khác thực hiện. Quản lý diễn ra trên mọi mặt
của dự án, nó có tác dụng gắn kết các phần các bộ phận của dự án với nhau, làm
cho dự án hoạt động một cách linh hoạt và có hệ thống. Hoạt động quản lý dự án
được tiến hành qua tất cả các giai đoạn của dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai
đoạn thực hiện dự án đầu tư, giai đoạn nghiệm thu công trình tới giai đoạn dịch vụ
khi vận hành và khai thác dự án.
- Các nội dung của quản lý dự án bao gồm: lập kế hoạch tổng thể dự án; quản
lý phạm vi; quản lý thời gian và tiến độ dự án; quản lý chất lượng dự án; quản lý
6
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
chi phí; quản lý hoạt động cung ứng mua bán; quản lý rủi ro dự án; quản lý nhân
lực; quản lý thông tin.
- Theo nghị định 12/2009/NĐ-CP của chính phủ thì quản lý thi công xây
dựng công trình bao gồm: quản lý chất lượng xây dựng; quản lý tiến độ xây dựng;
quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình; quản lý an toàn lao động trên
công trường xây dựng; quản lý môi trường xây dựng. Tuy nhiên, việc quản lý dự
án nhà ở thường đơn giản hơn so với các dự án khác, do dự án nhà ở đa phần là các
dự án là nguồn vốn tự có và vốn vay, rất ít dự án sử dụng vốn nhà nước vì vậy việc
quản lý dự án cũng dễ dàng và thuận tiện hơn.
- Công tác quản lý dự án đã và đang được công ty thực hiện với tất cả các dự
án nhà ở tại công ty, các dự án do công ty làm chủ đầu tư, cũng như các dự án do
tổng công ty là chủ đầu tư, công ty chỉ là đơn vị chỉ định thực hiện các dự án đó.
Tuy nhiên, việc quản lý mỗi dự án nhà ở khác nhau là khác nhau, do đặc thù của
mỗi dự án ở có các mục tiêu khác nhau, địa điểm khác nhau, nguồn vốn khác nhau,
hướng tới các đối tượng khác nhau … Vì vậy, với mỗi dự án công ty cần có một
chiến lược quản lý dự án phù hợp với từng dự án đó.
2. Các mô hình quản lý hoạt động xây dựng nhà ở tại công ty
Đa phần các dự án do công ty tự làm chủ đầu tư, một số còn lại là các dự án
do tổng công ty làm chủ đầu tư, uỷ nhiệm cho công ty làm chủ đầu tư thứ phát,
thực hiện và quản lý các dự án đó. Với mỗi dự án, công ty luôn thành lập một ban
quản lý dự án. Ban quản lý cũng được công ty quản lý và giám sát các hoạt động
quản lý dự án. Có vị trí tương ứng với một phòng ban trong công ty, thực hiện các
nghĩa vụ và trách nhiệm như một phòng ban chính. Đa phần các dự án sẽ có một
ban quản lý dự án riêng, gồm nhân sự trong ban quản lý dự án và các phòng đầu tư
dự án nhà 1, 2. Tổ chức thực hiện và chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị công
ty và Giám đốc công ty nhằm hướng các dự án của công ty được quản lý theo hình
thức “ Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án”.
- Sơ đồ tổ chức quản lý dự án: Cơ cấu tổ chức quản lý dự án, chức năng,
nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty được thể hiện trong sơ đồ sau:
7
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 1: Tổ chức quản lý dự án của công ty (Nguồn: BQL dự án1)
TT Trách nhiệm Nội dung
Ban quản lý dự án Công tác chuẩn bị
I
(BQLDA)
Kiểm tra, lập báo cáo CĐT về điều kiện
1 KSDA khởi công XD công trình
2 BQLDA Lập DT chi phí QLDA/Lập KH đấu thầu
P.KH-KT hoặc Tổ Thẩm định
II
thẩm định đấu thầu
1 HĐQT Công ty Không đạt Phê duyệt
2 BQLDA Lựa chọn nhà thầu thi công
3 Tổ thẩm định đấu thầu Thẩm định
HĐQT hoặc Giám đốc Không đạt
4 Phê duyệt
Công ty
Chủ đầu tư, BQLDA, Khởi công XD/Thi công XD
III
Nhà thầu thi công
BQLDA, Tư vấn giám Quản lý hợp Quản lý thi Quản lý giám
1 sát (TVGS), Nhà thầu đồng công sát
thi công
8
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
KSDA, TVGS, Nhà
2 GS chất Giám sát GS ATLĐ,
thầu thi công lượng tiến độ VSMT
Tổ chức nghiệm thu vật liệu, thiết bị,
TVGS, Kỹ thuật của sản phẩm chế tạo sãn trước khi đưa
3
Nhà thầu TC (KTTC) vào công trình
4 TVGS, KTTC, KSDA Tổ chức nghiệm thu công việc Không đạt
PTrách TVGS, KTTC,
5 Tổ chức nghiệm thu bộ phận, giai đoạn TC
KSDA công trình
PGĐPT, KSDA, ĐD
Tổ chức nghiệm thu hạng mục/công trình
theo PL và PTTVGS,
6
ĐD Nhà thầu TC và
KTTC
KSDA, Tư vấn giám Tập hợp hồ sơ pháp lý, QLCL
7
sát, Nhà thầu TC
Nhà thầu chứng nhận
8 sự phù hợp chất lượng Chứng nhận sự phù hợp chất lượng CT
CT
Chủ đầu tư, KSDA,
ĐD theo PL và Ng.thu bàn giao đưa dự án vào sử dụng
9
PTTVGS, Nhà thầu
TC, Nhà thầu Thiết kế
Chủ đầu tư, BQLDA,
10 Báo cáo quyết toán dự án
Nhà thầu thi công
Chủ đầu tư, BQLDA, Tổng kết, thanh lý hợp đồng
11
Nhà thầu thi công
9
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Nhiệm vụ của các phòng ban: trong công tác quản lý dự án mỗi phòng ban có
một nhiệm vụ riêng tạo thành một thể thống nhất để thực hiện các liên tục các công
việc:
- Ban quản lý dự án: nhiệm vụ của ban quản lý dự án là phối hợp cùng với các
phòng ban khác thực hiện nhiệm vụ quản lý các dự án mà công ty làm chủ đầu tư
cũng như tổng thầu. Ban quản lý dự án có nhiệm vụ chính như sau:
+ Giải phóng mặt bằng, nhận giao đất và chuẩn bị mặt bằng cho dự án.
Công tác giải phóng và bàn giao mặt bằng được ban quản lý dự án thực hiện trong
thời kì đầu thực hiện dự án.
+ Giám sát thi công xây dựng công trình: việc giám sát thi công xây dựng
công trình được ban quản lý dự án thực hiện một cách thường xuyên và có hệ
thống. Việc thi công công trình như thế nào, chất lượng của công trình, thời gian
tiến độ công trình, phụ thuộc vào giai đoạn thi công công trình vì vậy ban quản lý
dự án luôn chú trọng giám sát thi công để tạo hiệu quả tốt nhất cho dự án.
+ Nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán công trình: khi công trình thực
hiện xong, việc nghiệm thu bàn giao công trình cho khách hàng theo hợp đồng sẽ
được ban quản lý dự án thực hiện. Nghiệm thu bàn giao công trình phải được thực
hiện theo các bước đã định, theo một trình tự nhất định để đảm bảo cho công tác
nghiệm thu đạt hiệu quả, mang lại cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất.
+ Quản lý chất lượng tiến độ công trình cũng như vệ sinh an toàn lao động
công trình xây dựng.
+ Xây dựng chiến lược cho từng giai đoạn của dự án.
+ Báo cáo chủ đầu tư và một số bộ phận liên quan về tình hình thực hiện các
công việc của dự án, tiến độ thực hiện dự án, tiến độ giải ngân nguồn vốn, tình
hình sử dụng nguồn nhân lực hàng tháng, hàng quý, hàng năm cũng như khi hoàn
thành xong một giai đoạn. Báo cáo quyết toán dự án nghiệm thu công trình cho
chủ đầu tư và khách hàng.
10
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
+ Thực hiện một số công tác khác liên quan tới dự án
- Các phòng ban khác: các phòng ban chức năng trong công ty thực hiện nhiệm
vụ của mình để trợ giúp cho ban quản lý dự án trong các công tác nghiệp vụ để dự
án có thể thực hiện đúng theo tiến độ và những mục tiêu đã đề ra. Nhiệm vụ của
các phòng ban chủ yếu là như sau:
+ Chuẩn bị đầu tư.
+ Lập dự án kinh doanh, tiếp thị sản phẩm và cách huy động vốn.
+ Kiểm tra kiểm soát chất lượng, khối lượng, tiến độ công việc, cũng như
thu xếp nguồn vốn cho dự án đảm bảo nguồn vốn của dự án luôn được thực hiện
một cách liên tục.
3. Nội dung quản lý dự án nhà ở tại công ty
3.1 Lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch dự án: là việc tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, xác định
mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việc
cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn
thành tốt các mục tiêu đã xác định của dự án.
Công ty lập các kế hoạch tổng thể cho các dự án nhà ở, các kế hoạch chi tiết
cho từng nội dung của dự án. Công tác lập kế hoạch sẽ do phòng dự án nhà thực
hiện. Kế hoạch sau khi được lập sẽ được trình ban giám đốc xem xét và phê duyệt.
- Lập kế hoạch tổng thể cho dự án nhà ở: kế hoạch tổng thể là một kế hoạch
bao quát các nội dung của dự án. Lập kế hoạch tổng thể bao gồm những nội dung
chủ yếu sau:
+ Đưa ra sự cần thiết và mục tiêu của dự án một cách tổng quan nhất.
+ Địa điểm xây dựng dự án cũng như điều kiện của khu đất, phân tích các
điều kiện của khu đất, và tính phù hợp khi thực hiện dự án trên khu đất.
+ Phương hướng giải phóng mặt bằng trên điều kiện đã phân tích những đặc
điểm của khu đất.
+ Hình thức đầu tư của dự án.
11
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
+ Các nguồn vốn đầu tư cho dự án, kế hoạch thu hồi vốn cũng như thanh toán
các nguốn vốn huy động được.
+ Tiến độ thực hiện dự án.
Đa phần các kế hoạch tổng thể của dự án nhà của công ty được lập một cách
khá tốt, phù hợp với các dự án và phát huy việc thực hiện các dự án theo đúng kế
hoạch và nguồn lực đã đề ra. Từ đó tạo điều kiện cho các bộ phận khác thực hiện
các kế hoạch chi tiết hơn cho dự án như: kế hoạch thời gian, chi phí, nguồn nhân
lực, quản lý chất lượng dự án, quản lý kế hoạch doanh thu.
- Kế hoạch về thời gian của dự án: kế hoạch về thời gian là việc dự tính thời
gian cụ thể, các mốc thời gian sau:
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc, khoảng thời gian thực hiện dự án.
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của các công việc.
+ Mối quan hệ trước – sau, cũng như thời gian hoàn thành công việc trước để
làm các công việc tiếp theo.
Kế hoạch thời gian được phòng dự án nhà lập một cách có hệ thống kĩ lưỡng
và chính xác, bởi kế hoạch thời gian có ảnh hưởng lớn tới các nguồn lực cũng như
chất lượng của dự án. Dựa vào kinh nghiệm về các dự án đã làm, cũng như yêu cầu
về thời gian để đảm bảo chất lượng cho các công trình, nhân sự của phòng Dự án
nhà sẽ lập kế hoạch thời gian cho dự án theo quy mô của từng dự án, chất lượng
yêu cầu riêng của khách hàng hay nhà tài trợ đối với dự án đó mà lập ra một kế
hoạch thời gian phù hợp cho từng dự án. Kế hoạch thời gian sẽ được thể hiện bằng
sơ đồ Gantt, phân tách công việc, và tiến độ các công việc.
- Kế hoạch về quản lý chất lượng của dự án: trong quá trình chuẩn bị dự án,
giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn vận hành dự án, công ty luôn phải chú trọng
tới chất lượng của dự án. Đảm bảo chất lượng các công trình, giúp công ty tạo uy
tín cho khách hàng và bạn hàng, tạo tính cạnh tranh tốt với các đối thủ, khẳng định
vị thế của công ty trên thương trường. Việc lập kế hoạch chất lượng của dự án là
đưa ra các chỉ tiêu chất lượng đối với toàn dự án, các hạng mục của công trình, và
các công việc của từng dự án, qua đó không chỉ chủ đầu tư mà những người có liên
quan tới dự án, như nhà tài trợ, khách hàng và các cơ quan có thẩm quyền biết,
theo dõi và quản lý chất lượng dự án.
12
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
- Kế hoạch phân phối nguồn lực cho các dự án: từ tiến độ của dự án, ngân
sách của dự án và yêu cầu chất lượng của dự án, phòng dự án sẽ lập kế hoạch phân
phối nguồn lực cho dự án, nguồn nhân lực và nguồn vốn cho dự án phải được phân
phối cho từng giai đoạn của dự án phù hợp với tính chất và khối lượng công việc
của các giai đoạn đó qua đó đảm bảo tiến độ cho dự án tốt hơn.
+ Phân phối nguồn nhân lực cho dự án: dự tính số lao động cho dự án cũng
như cho từng giai đoạn, từng công việc của dự án, chất lượng nguồn nhân lực phù
hợp với từng công việc của dự án.
+ Phân phối nguồn vốn cho dự án: nguồn vốn của dự án sẽ được xác định
trong phần kế hoạch chi phí của dự án, nguồn vốn cho tổng thể dự án, cũng như
cho từng hạng mục công trình, từng công việc của dự án, qua đó có phương hướng
thu xếp nguồn vốn trong suốt quá trình của dự án, cũng như các giai đoạn, các
công việc của dự án. Dự trù các thay đổi trong nguồn vốn và hướng giải quyết các
thay đổi sao cho không ảnh hưởng tới tiến độ cũng như chất lượng của dự án.
+ Máy móc thiết bị, công cụ thi công, dụng cụ phục vụ cho dự án: Nguồn lực
của dự án trong đó máy móc thiết bị giữ vai trò quan trọng, đảm bảo tiến độ của dự
án. Vì vậy cần có hướng thuê mua máy móc thiết bị phục vụ cho dự án. Phòng dự
án nhà có nhiệm vụ tính toán mức sử dụng máy móc cho dự án, từng giai đoạn của
dự án, cũng như các công việc.
- Kế hoạch chi phí cho dự án nhà ở: lập kế hoạch chi phí cho dự án là một
trong những công việc được đặt lên hàng đầu khi lập kế hoạch cho dự án. Bao gồm
các công việc sau:
+ Tính tổng mức đầu tư của dự án.
+ Tính các chi phi cho từng hạng mục, từng giai đoạn của dự án bao gồm các
chi phí sau: chi phí xây dựng, chi phí quản lý dự án, chi phí bảo hiểm cho công
trình, chi phí thẩm tra dự án, thẩm tra các hạng mục công trình, chi phí kiểm soát
công trình dự án, chi phí lãi vay, chi phí khấu hao, chi phí tư vấn đầu tư, xây dựng,
chi phí dự phòng, các chi phí khác
Việc lập kế hoạch chi phí cho dự án được thực hiện căn cứ vào các thông tư
nghị định của Chính phủ, bộ Xây dựng và các bộ ban ngành có liên quan. Các nghị
định, thông tư như: nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 về quản lý dự án
13
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
công trình; nghị định 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý
chi phí đầu tư xây dựng công trình; nghị định số 03/2008/NĐ-CP ngày 7/01/2008
của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 99/2007/NĐ-CP
ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;
thông tư số 05/200TT-BXD ngày 25/07/2007 hướng dẫn về việc lập và quản lý chi
phí đầu tư xây dựng công trình; thông tư số 12/2008/TT-BXD của Bộ xây dựng
hướng dẫn lập và quản lý chi phí khảo sát xây dựng; văn bản số 1751/BXD-VP
ngày 14/08/2007 công bố Định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây
dựng công trình; văn bản số 208/BXD-VP công bố Chỉ số giá xây dựng quý III,
quý IV và năm 2008 và văn bản số 292/BXD-KTXD công bố Suất vốn đầu tư xây
dựng công trình năm 2008.
Có rất nhiều yếu tố tác động làm thay đổi dự án và chi phí của dự án mà người
lập dự án không thể lường trước được, vì vậy mỗi dự án luôn có một phần chi phí
dự phòng để đảm bảo dự án bị ảnh hưởng nhiều khi chi phí thay đổi với dự tính
ban đầu, bảm bảo tính hiệu quả cho dự án.
- Kế hoạch doanh thu của các dự án nhà ở: phòng dự án nhà sẽ xây dựng kế
hoạch doanh thu cho dự án của mình hợp lý và chi tiết cho từng năm hoạt động của
dự án. Để lập kế hoạch doanh thu thì phòng dự án nhà phải xác định suất đầu tư và
giá trị phân bổ chi phí cho các giai đoạn của dự án, qua đó hình thành giá thành
đầu tư, thêm vào đó phần lợi nhuận ước tính, xác định được giá kinh doanh từng
hạng mục cũng như doanh thu của dự án.
3.2 Quản lý phạm vi
Quản lý phạm vi của dự án: là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục
đích mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực
hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án. Dự án phải có một phạm vi
được xác định rõ ràng cụ thể, để hoàn thành tốt dự án của mình. Phạm vi dự án thể
hiện mối quan hệ ràng buộc bởi 3 yếu tố: thời gian, chất lượng và nguồn lực của
dự án. Sự tương tác giữa các yếu tố này giúp chúng ta tìm ra phạm vi cho mỗi dự
án, và thực hiện dự án tốt trong các phạm vi đó.
Các bước quản lý phạm vi dự án ở công ty bao gồm 5 bước sau: Lập kế
hoạch phạm vi, duyệt phạm vi, kiểm tra giám sát thay đổi phạm vi, quản lý thay
đổi phạm vi, các phương hướng quản lý thay đổi.
14
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
- Lập kế hoạch phạm vi: kế hoạch phạm vi của dự án xác định các mục tiêu
chung và mục tiêu cụ thể cho dự án, địa điểm, thời gian thực hiện dự án, ranh giới
của lô đất và các công việc cần thực hiện của dự án. Việc xác định kế hoạch phạm
vi là bước đầu cho dự án đi vào thực hiện, khi đã có sự kết hợp một cách hoàn
chỉnh các mối quan hệ giữa thời gian các yếu tố: thời gian, chất lượng và nguồn
lực thì dự án mới có thể thực hiện một cách có hiệu quả.
- Các mục tiêu của dự án: cần xác định mục tiêu của dự án để thực hiện dự
án của mình, đáp ứng các mục tiêu đó. Thông thường mục tiêu chung của dự án
nhà ở đó là xây dựng các dự án, những khu nhà ở, khu văn phòng, các nhà dịch vụ
chức năng phục vụ cho cuộc sống và chỗ ở cho khách hàng. Góp phần nâng cao
chất lượng cho các khu đô thị, đóng góp vào quỹ nhà đất cho tỉnh thành mà công
ty xây dựng, đáp ứng nhiều hơn nữa nhu cầu về chỗ ở cho khách hàng với các
công trình mới đầy đủ cơ sở hạ tầng đáp.
Mục tiêu riêng của từng dự án: mỗi dự án nhà lại có một mục tiêu riêng. Ví
dụ dự án giành cho người dân tái định cư, dự án xây chung cư nhà ở thấp tầng và
văn phòng cho thuê, dự án INTRCOM1, INTRACOM 2. INTRACOM 5,
INTRACOM 6, INTRACOM 7; dự án xây dựng nhà ở cho cán bộ công nhân viên,
nhà ở cho người có thu nhập thấp. Mục tiêu cụ thể của các dự án thường bao gồm
các mục tiêu cụ thể về kiến trúc, nội ngoại thất, việc thi công các công trình, đảm
bảo thiết kế công trình, đảm bảo tiến độ thời gian cũng như chi phí công trình. Các
thông số kĩ thuật, quy hoạch chi tiết, hồ sơ thiết kế phê duyệt công trình, tiến độ dự
án, chất lượng dự án, và các nguồn lực thực hiện dự án để đảm bảo tiến độ và thực
hiện nó với các yêu cầu kỹ thuật cũng như chất lượng dự án. Mục tiêu tiện ích và
phù hợp với nhu cầu của khách hàng luôn là những mục tiêu hàng đầu của các
công trình dự án nhà; hình thức kết cấu đẹp, tiện lợi, hiện đại, bền vững, đảm bảo
nhu cầu của khách hàng. Về phía công ty thì mục tiêu của dự án là tạo công ăn
việc làm cho cán bộ công nhân viên, nâng cao năng lực kinh doanh của công ty,
tạo doanh thu, lợi nhuận cho công ty.
- Phạm vi của dự án được xác định trên cơ sở mối quan hệ của 3 yếu tố thời
gian, chất lượng và nguồn lực: để đảm bảo chất lượng của dự án, nếu thời gian quá
ngắn thì cũng không thể thực hiện đúng như yêu cầu của dự án, và nguồn lực cũng
phải được đầu tư theo kế hoạch của dự án. Thường một yếu tố thay đổi làm cho
một hoặc cả hai yếu tố còn lại thay đổi. Vì vậy quản lý thay đổi phạm vi cần thực
15
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
hiện các công việc là: khi một yếu tố trong 3 yếu tố đó thay đổi phải điều chỉnh các
yếu tố khác sao cho vẫn đảm bảo chất lượng của dự án trong khoảng đã lên theo kế
hoạch, bởi vì chất lượng của dự án không thể thấp hơn mức mà dự án đã định và
cố gắng giữ cho chất lượng dự án luôn trong một khoảng an toàn nhất định; thứ hai
đó là khi không có sự thay đổi nào của các yếu tố, thì quản lý phạm vi của dự án,
công ty cần thực hiện sao cho yếu tố chất lượng luôn đảm bảo trong khi đó các yếu
tố về thời gian và nguồn lực được rút ngắn, hoặc với các yếu tố thời gian và nguồn
lực có sẵn thì quản lý sao cho chất lượng công trình là lớn nhất.
- Giám sát và quản lý sự thay đổi phạm vi của các dự án: phạm vi công trình
luôn có sự thay đổi trong giai đoạn thực hiện so với kế hoạch đề ra. Vì vậy việc
quản lý phạm vi là sao cho những thay đổi phạm vi trong quá trình thực hiện dự án
không ảnh hưởng quá nhiều tới dự án. Khi có sự thay đổi trong phạm vi của dự án,
ban quản lý dự án cần xử lý các thay đổi này bằng cách xử lý mối quan hệ giữa 3
yếu tố đã nêu trên. Hiện nay, nhiều công ty đã sử dụng các phần mền để quản lý
phạm vi của dự án, công ty và ban quản lý dự án cũng đã sử dụng phần mền
Microsoft Project để tiến hành quản lý phạm vi của các dự án của mình.
Khi đi vào cụ thể với mỗi dự án ban quản lý dự án sẽ có những công việc và
cách quản lý riêng cho từng dự án. Quản lý phạm vi của dự án đối với mỗi dự án
cũng khác nhau, xong nó đều đi theo một quy trình như sau: lập kế hoạch phạm vi;
xác định phạm vi; kiểm tra, giám sát phạm vi; quản lý thay đổi phạm vi
16
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 2 : Quy trình quản lý phạm vi
Các công việc cần thực hiện Phòng ban thực hiện
Lập kế hoạch phạm vi
Phòng đầu tư dự án nhà ở
Xác định phạm vi, xem xét và
trình duyệt phạm vi Đại diện ban Giám đốc
Kiểm tra, giám sát phạm vi Cán bộ giám sát và kiểm tra
Quản lý thay đổi phạm vi Trưởng ban QLDA, trưởng
phòng đầu tư dự án nhà
- Giám sát thay đổi phạm vi: ban quản lý dự án phối hợp với các phòng ban
chức năng trong công ty tiến hành giám sát những thay đổi trong phạm vi của dự
án so với kế hoạch đã đề ra ban đầu, tuân theo những thiết kế đưa ra ban đầu để
hoàn thành tốt dự án theo kế hoạch, những thay đổi không được chấp thuận không
được đưa vào quá trình thực hiện dự án. Trong trường hợp có những thay đổi thì
ban quản lý dự án cũng như các phòng ban có chức năng cần có báo cáo cho Hội
đồng quản trị và ban giám đốc xem xét, khi những thay đổi đó được Hội đồng
quản trị phê duyệt thì mới được thực hiện. Khi xem xét những thay đổi, Hội đồng
quản trị luôn xem xét những ảnh hưởng của các thay đổi đó tới dự án một cách kỹ
lưỡng, cũng như phân tích của các phòng ban về ảnh hưởng của sự thay đổi đó tới
dự án tới thời gian, nguồn lực và chất lượng của dự án.
3.3 Quản lý thời gian và tiến độ
Việc quản lý thời gian của các dự án rất quan trọng, đặc biệt là với dự án
nhà thì việc quản lý thời gian càng được đặt lên hàng đầu, khi thời gian của dự án
đã được lập trong kế hoạch của dự án, và có cam kết với khách hàng và nhà tài trợ,
vì vậy quản lý thời gian là một công tác quản lý quan trọng trong quản lý dự án.
17
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Quản lý thời gian tiến độ dự án bao gồm các công việc sau: lập kế hoạch thời gian
cho dự án, phân phối thời gian thực hiện các công việc của dự án; giám sát thực
hiện các công việc theo đúng thời gian của dự án; quản lý tiến độ thời gian. Công
cụ để quản lý thời gian và tiến độ của dự án là biểu đồ Gantt và các bảng biểu phụ
trợ cho công tác thi công dự án.
- Lập kế hoạch thời gian thực hiện và tiến độ của các dự án nhà ở: trước tiên
cần thực hiện phân tách công việc và dựa trên cơ sở đó, thời gian thực hiện các
công việc của dự án để có hướng quản lý phù hợp. Sau đó phòng dự án nhà sẽ thực
hiện xác lập các mốc thời gian quan trọng của dự án, thời gian từng giai đoạn của
dự án, thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án, thời gian dự trữ của dự án. Việc ước
lượng thời gian của các công việc đa phần là do kinh nghiệm trong nghề dựa vào
quy mô của dự án và tính chất các công việc, khối lượng công việc để xác định và
lập kế hoạch thời gian của các công việc đó. Trong đó nêu rõ tổng thời gian của dự
án, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc của dự án, thời gian cụ thể của các công
việc, các giai đoạn của dự án.
- Phân phối thời gian: khi đã có kế hoạch thời gian của dự án, chúng ta thực
hiện việc phân phối thời gian cho các công việc, các giai đoạn của dự án. Việc
phân phối thời gian cho dự án cần được thực hiện trên tổng thể dự án và có hướng
quản lý trong suốt thời gian dự án thực hiện để đảm bảo thời gian của dự án được
hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra. Phân phối thời gian dự án bao gồm việc phân
phối thời gian cho đơn vị thiết kế, cho đơn vị thi công đối với các hạng mục cụ thể
của công trình, phân phối thời gian bàn giao công trình và đưa công trình vào hoạt
động. Phân phối thời gian chính là sự thực hiện các công việc của dự án theo kế
hoạch đề ra. Việc phân phối thời gian cần được thực hiện trên sơ đồ Pert của dự
án. Để phân phối thời gian dự án một cách hợp lý thì người quản lý dự án cần nắm
rõ tính chất các công việc trong dự án cũng như thời gian yêu cầu của các công
việc. Phân phối thời gian của dự án sao cho không chỉ đảm bảo các công việc được
thực hiện theo đúng khoảng thời gian cần thiết của dự án mà cần có một khoảng
thời gian dự trữ của một số công việc yêu cầu, bên cạnh đó là đảm bảo tính trước
sau của các công việc trong quá trình thực hiện dự án.
- Giám sát và quản lý thời gian, tiến độ của dự án: Trong quá trình thực hiện
dự án thì ban quản lý dự án, đơn vị thi công dự án, cơ quan có chức năng đều có
chức năng kiểm tra và giám sát việc thực hiện các công việc trong dự án. Quản lý
18
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
thời gian và tiến độ của dự án trong giai đoạn thi công được chú trọng nhất trong
các dự án vì đây là giai đoạn quan trọng nhất của dự án chiếm đa phần thời gian
của dự án vì vậy một thay đổi tiến độ của dự án trong giai đoạn này sẽ ảnh hưởng
nhiều tới dự án. Nếu có sự thay đổi khi thực hiện dự án so với kế hoạch đề ra, thì
ban quản lý dự án cần có sự điều chỉnh các công việc khác có thể kéo dài hay rút
ngắn, để vẫn đảm bảo tiến độ dự án. Nếu những thay đổi của công việc ảnh hưởng
tới tiến độ toàn dự án thì ban quản lý dự án cần lập báo cáo trình chủ đầu tư. Và
chủ đầu tư báo cáo cơ quan có thẩm quyền quyết định đầu tư để ra quyết định có
chấp nhận những thay đổi đó hay không. Sau đó khi tổng tiến độ mới của dự án
được phê duyệt thì chủ đầu tư có chức năng thông báo cho khách hàng, nhà tài trợ
tiến độ dự án mới được phê duyệt.
Để việc quản lý tiến độ dự án có hiệu quả công ty nên ban hành chế độ khen
thưởng, cũng như phạt đối với các dự án, các công trình điều này sẽ kích thích các
chủ thầu công trình thực hiện tốt dự án của mình. Hàng tuần, tháng, quý và hàng
năm cần họp giao ban để các bộ phận nắm rõ tình hình của dự án qua đó có cách
phương pháp điều chỉnh phù hợp với thời gian hiện tại để công trình luôn hoàn
thành theo kế hoạch. Ban quản lý báo cáo tiến độ của dự án trong các giai đoạn
trong các cuộc họp giao ban.
3.4 Quản lý chi phí
Chi phí của dự án được lập và quản lý dựa vào các căn cứ quy định của nhà
nước sau: Căn cứ vào nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủ
về quản lý đầu tư xây dựng công trình, nghị định 112/2006/NĐ-CP của Chính phủ
về việc sửa đổi bổ sung một số điều NĐ 16/2005/NĐ-CP, nghị định 99/2007/NĐ-
CP ngày 13/06/2007 của Chính phủ về quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công
trình, quyết định 15/2008/QĐ-BXD về việc Ban hành Định mức chi phí quy hoạch
xây dựng, nghị định số 112/2009/NĐ-CP ngày 22/2/2009 của Chính phủ về quản
lý chi phí đầu tư xây dựng công trình áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân liên
quan đến việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình tại các dự án sử dụng
30% vốn nhà nước trở lên, thông tư số 05/2007/TT-BXD ngày 25/07/2007 của bộ
xây dựng hướng dẫn việc lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình, văn
bản số 1751/BXD-VP ngày 14/08/2007 của Bộ xây dựng về việc công bố định
mức chi phí quản lý dự án và tư vấn xây dựng công trình, nghị định 209/2004/NĐ-
CP của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng, quyết định
19
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
33/2004/QĐ-BTC ngày 12/04/2004 của Bộ tài chính về việc ban hành quy tắc,
biểu phí bảo hiểm, xây dựng, lắp đặt.
- Phương pháp tính chi phí và các loại chi phí của dự án nhà ở
Xác định, tính toán chi phí dự toán của việc được thực hiện; tính toán chi phí
thực của công việc đã thực hiện; tính toán các biến động chi phí: Chưa sử dụng hết
chi phí hoặc vượt quá chi phí đề ra; tính toán hiệu suất chi phí: hiệu quả của dự án
trên một đồng chi phí, cũng như việc sử dụng chi phí đã hiệu quả hay chưa; xác
định những khoản dự phòng mà dự án cần sử dụng khi có những thay đổi, cần sử
dụng bao nhiêu chi phí dự phòng để đảm bảo tiến độ dự án.
Tổng mức đầu tư được lập bao gồm các chi phí sau: chi phí xây dựng; chi
phí thiết bị; chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí quản lý dự án; chi phí
tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng (Nghị định
112/2009/NĐ-CP của chính phủ) trong đó mỗi loại chi phí có một quy định thành
phần các loại chi phí nhỏ hơn bên trong, cũng như phần trăm so với chi phí xây
dựng của dự án
Chi phí xây dựng: gồm chi phí xây dựng công trình, hạng mục công trình;
chi phí phá dỡ công trình; chi phí san lấp mặt bằng xây dựng; chi phí xây dựng
công trình tạm công trình phụ trợ phục vụ cho thi công dự án; nhà tạm tại hiện
trường để ở và điều hành thi công dự án.
Chi phí xây dựng công trình = ∑ (Si x Zi)
Trong đó
Si : Diện tích sàn xây dựng từng loại công trình theo quy định được duyệt (
công trình nhà ở thấp tầng, cao tầng và các công trình công cộng …)
Zi : Suất đầu tư 1m2 sàn xây dựng của từng loại công trình tương ứng do
ban quản lý dự án đề xuất
- Quy trình vay vốn của công ty tại các ngân hàng: Việc vay vốn sẽ do phòng
Tài chính kế toán làm việc với bên ngân hàng. Dựa vào các kế hoạch sản xuất kinh
doanh mà phòng kế hoạch cung cấp, dự toán ngân sách của các công trình trong
năm, tiến độ giải ngân của các công trình mà phòng Tài chính kế toán sẽ lên kế
hoạch xin hạn mức ngân hàng trong năm cũng như tiến độ giải ngân cụ thể từng
tháng. Phòng tài chính kế toán dựa vào nhu cầu vốn của công ty trong năm, nguồn
20